APV Nyhedsbrev nr. 5 - december 2015 INDHOLD Fysisk APV: Frist 1. december 2015 husk dokumentation i arbejdsmiljødatabasen i LIS Psykisk APV: Trivselsundersøgelsen er afsluttet svarprocent på 88 % Rapporterne er på vej o Trivselsrapport Krænkende adfærd o Kommentarrapport o Prioriteringskortet samt nyt inspirationsmateriale om social kapital APV for ledere og små arbejdsmiljøpladser Tværgående rapporter og hovedrapporten Mulighed for tilkøb af ekstra rapporter Seminarer med hjælp og inspiration til opfølgningsarbejdet Opfølgningsmateriale på AMBUonline Tidsplanen: APV2015 Yderligere spørgsmål: apv@mbu.aarhus.dk og 23 37 32 81
Fysisk APV: Frist 1. december I løbet af efteråret skal der gennemføres fysisk APV på alle arbejdspladser i Børn og Unge. Der er metodefrihed til, hvordan den fysiske APV foretages det er således op til jer, om I vil gennemføre den fysiske APV ved at lave en rundgang, et spørgeskema, drøfte det fysiske arbejdsmiljø på et personalemøde eller noget helt fjerde. Deadline for gennemførelse og dokumentation for den fysiske APV er senest i dag tirsdag den 1. december. Det er et lovmæssigt krav, at der er skriftlighed omkring APV en. I lever op til kravet om skriftlighed ved at indberette jeres fysiske APV i Arbejdsmiljødatabasen i LIS. På AMBUonline kan I finde inspirationsmateriale til den fysiske APV og løbende APV, ligesom I finder en vejledning til arbejdsmiljødatabasen. Vejledningen er også vedhæftet denne ugepakke. AMBUonline APV og trivselsundersøgelse Materialer Fysisk APV Psykisk APV: Trivselsundersøgelsen er afsluttet Dataindsamlingen til trivselsundersøgelsen blev afsluttet den 8. november og hele 88 % af Børn og Unges 10.418 månedslønnede medarbejdere, har svaret på spørgeskemaet om deres psykiske arbejdsmiljø. Svarprocenten er 4 procentpoint højere end svarprocenten i 2013 og 2014, og 11 procentpoint højere end svarprocenten i 2011. Det er flot deltagelsesprocent, for en undersøgelse med over 10.000 deltagere det kan vi alle være stolte af. Rapporterne er på vej På fredag den 4. december 2015 kl. 7.00 er de lokale rapporter tilgængelige i arbejdsmiljødatabasen i LIS. Det betyder, at det er muligt for jer, at gå ind og hente jeres lokale rapporter (se vedhæftet vejledning: Sådan hentes rapporterne). I forbindelse med trivselsundersøgelsen 2015 er der udarbejdet tre typer af rapporter: Trivselsrapporter, Kommentarrapporter, Prioriteringskort og inspirationsmateriale til social kapital. I alle rapporterne er besvarelser fra ledere og medarbejdere holdt adskilt. Medarbejderrapporterne følger opbygningen i arbejdsmiljøorganisationen (MEDorganisationen).
Det vil sige: En rapport for hver arbejdsmiljøgruppe, en rapport for hvert MEDudvalg og en rapport for hvert områdemedudvalg. Lederrapporterne følger ledelseslinjen med en rapport for lederne under eksempelvis en dagtilbudleder, på en skole eller i et FUområde. Valideringen har dannet baggrund for, om en persons besvarelser er rapporteret som medarbejder eller leder. For alle rapporter gælder, at der skal være minimum 5 besvarelser for, at der er der udarbejdet en rapport. Husk: Rapporterne er et udgangspunkt for en dialog om arbejdspladsens arbejdsmiljø og trivsel. Det er ikke en facitliste. Rapporterne skal ses i forlængelse af det allerede igangværende arbejde med trivslen, og de initiativer og indsatser I arbejder med på nuværende tidspunkt. Hvis der er fejl eller mangler i trivselsrapporterne kontaktes Rambøll på telefon 51 61 80 80 eller mail skemasupport@ramboll.dk Trivselsrapporten I trivselsrapporten fremgår resultaterne i en oversigt og fordelt på de enkelte dimensioner og spørgsmål. Når I læser trivselsrapporten, er det vigtigt at have for øje, at farvemarkeringen angiver jeres egen udvikling siden den seneste trivselsundersøgelse. Det betyder helt konkret at I sagtens kan have en negativ egen udvikling, mens I fortsat ligger på et højt niveau, ligesom I kan have en positiv egen udvikling og fortsat have et lavt niveau. Det er derfor vigtigt, når I læser rapporten og oversigten, at være opmærksomme på de yderste to kolonner til højre (på side 4), som angiver henholdsvis arbejdspladstypens resultater generelt og Børn og Unges gennemsnit. Eventuelle lokale spørgsmål er kun afrapporteret på laveste niveau (dvs. arbejdsmiljøgrupperne). Krænkende adfærd Der afrapporteres kun krænkende adfærd for større og sammenlagte enheder, fx dagtilbud, skoler, fritidscenterniveau og lign. med mindst 15 besvarelser. Svarende til niveauet over arbejdsmiljøgruppe-niveauet, hvilket oftest vil være på MED-udvalgsniveau. De etiske retningslinjer for anvendelsen af spørgeskemaet (vedtaget af fællesmedudvalget) foreskriver, at de personer, som deltager i en trivselsundersøgelsen, også har ret til at kende
resultaterne. Det påhviler derfor de ledere, der modtager rapporter indeholdende afrapportering af krænkende adfærd, at formidle disse resultater til de relevante arbejdsmiljøgrupper. Leder og den/de relevante arbejdsmiljøgrupper aftaler konkret, hvordan det gøres. Kommentarrapport I kommentarrapporterne fremgår de åbne besvarelser og kommentarer som er angivet i trivselsundersøgelsen. Der udarbejdes kun kommentarrapporter på det laveste niveau, det vil sige på arbejdsmiljøgruppeniveauet. Hvis der er bemærkninger i kommentarrapporten, der eventuelt skal anonymiseres, er det arbejdsmiljøgruppen, der beslutter dette, inden kommentarrapporten deles med resten af medarbejdergruppen. Helt konkret betyder det, at arbejdsmiljøgruppen sammen: 1) gennemlæser kommentarrapporten, 2) overstreger hvis der er noget, der skal overstreges, 3) videreformidler kommentarrapporten med overstregninger til medarbejdergruppen. Prioriteringskort og inspirationsmateriale til social kapital I forbindelse med trivselsundersøgelsen er der ligesom ved de seneste ordinære trivselsundersøgelser udarbejdet et prioriteringskort, der er et hjælpeværktøj til arbejdsmiljøgruppen. Prioriteringskortet kan hjælpe med at prioritere indsatser for at forbedre jobtilfredsheden på arbejdspladsen. Som noget nyt er der i forbindelse med APV2015 udarbejdet et inspirationsmateriale til social kapital. Inspirationsmaterialet indgår i den samme rapport som prioriteringskortet. I inspirationsmaterialet til social kapital finder I et materiale til, hvordan man kan arbejde videre med at styrke og vedligeholde den social sociale kapital på arbejdspladsen uanset hvilket niveau af social kapital man har på arbejdspladsen. APV for ledere og små arbejdsmiljøpladser Der skal gennemføres APV for alle medarbejdere og ledere i Børn og Unge. Ligesom for alle andre medarbejdere skal der således også laves en APV-handleplan for ledere. Det kan fx være
for de pædagogiske ledere i et dagtilbud, en ledergruppe på en skole eller i et fritidscenter. I arbejdsmiljødatabasen i LIS dokumenteres væsentlige fokusområder og indsatser. For arbejdspladser med under fem besvarelser er der ikke dannet en rapport. Det betyder at man må foretage en arbejdspladsvurdering for det psykiske arbejdsmiljø på anden vis - det samme gør sig gældende for ledergrupper, hvor der heller ikke har været nok besvarelser til at danne en rapport. På AMBUonline findes der materiale til, hvordan man kan gennemføre trivselsundersøgelse, når man har få medarbejdere/ledere samt en vejledning omkring APV for ledere. Tværgående rapporter og hovedrapport Foruden rapporterne til hver enkelt arbejdsmiljøgruppe, MEDudvalg og ledergrupperne laves der en samlet hovedrapport for hele Børn og Unge. Hovedrapporten indeholder Børn og Unges samlede resultater siden den seneste måling, og den bearbejder de forskellige analyser og præsenterer samtidig forslag til fokusområder for trivselsarbejdet i den kommende periode. Hovedrapporten udarbejdes af Rambøll og offentliggøres den 15. december 2015. HMU vil forholde sig til trivselsundersøgelsen i begyndelsen af det nye år. Mulighed for tilkøb af ekstra rapporter Der er mulighed for at bestille ekstrarapporter direkte ved Rambøll, hvis man har særlige ønsker til at få særlige rapporter. Det kan eksempelvis være at få en trivselsrapport for undervisningspersonalet i henholdsvis indskoling, mellemtrin og udskoling. For at overholde principperne om anonymitet skal der dog være minimum fem besvarelser og der skal være minimum fem personer tilbage i den gruppe som besvarelsen til den ekstra rapport tages fra. På AMBUonline findes den skabelon, som skal anvendes til bestilling af ekstrarapporter: AMBUonline APV og trivselsundersøgelse Materialer Rapporter (skemaet er også vedhæftet dette nyhedsbrev) Rapporter der er bestilt senest 9. november 2015 koster 1.500 kr. og leveres d. 10. december. Rapporter bestilt efter 9. november 2015 koster 2.000 kr. Leveringen sker midt og slutningen
af måneden første gang i slutningen af december. Betaling for ekstra rapporter afregnes direkte mellem arbejdspladsen i Børn og Unge og Rambøll. Seminarer med hjælp og inspiration til opfølgningsarbejdet Som opfølgning på APV målingen, er vi i HRKT i fuld gang med at udarbejde en række arbejdsseminarer til at understøtte og inspirere arbejdsmiljøgruppernes arbejde med APV opfølgningen. Temaer for arbejdsseminarerne rummer både tilbud til nyetablerede arbejdsmiljøgrupper samt til de mere erfarne og vil blive endeligt fastlagt, når hovedrapporten er udarbejdet og vi har indikationer på, hvilke temaer, der især udfordrer arbejdsmiljøet i Børn og Unge. Alle arbejdsseminarer vil blive bygget op omkring arbejdet med udvikling af arbejdsmiljøet lokalt. Derfor vil der være flest arbejdsseminarer, der udbydes til arbejdsmiljøgruppen eller MED som målgruppe og det er ambitionen, at I som deltagere på arbejdsseminaret får taget nogle konkrete skridt videre som effekt af arbejdet på seminaret. Primo januar vil der blive lavet en samlet oversigt over alle arbejdsseminarer og I vil få mulighed for at melde jer til det, der er relevant for jer. Arbejdsseminarerne vil blive udbudt fra begyndelsen af det nye år og et godt stykke ind i foråret. Arbejdsseminarerne vil blive annonceret via kursusportalen, i ugepakken og et nyhedsbrev i begyndelsen af 2016. Opfølgningsmateriale på AMBU-online På AMBU-online kan I finde materiale til det opfølgende arbejde med trivselsundersøgelsen. Både under APV-siden, men også på resten af portalen, eksempelvis under A-Å.
Tidsplan: APV2015 Tidspunkt 1.december Aktivitet Arbejdsmiljøgrupperne har seneste foretaget fysisk APV (dokumentation i arbejdsmiljødatabasen i LI) 4. december kl. 7.00 Offentliggørelse af trivselsrapport, kommentarrapport samt prioriteringskort og inspirationsmateriale til social kapital i arbejdsmiljødatabasen i LIS. Primo december Arbejdsmiljøgruppen mødes og drøfter rapportens resutlater. Arbejdsmiljøgruppen gennemlæser kommentarrapport og aftaler, hvis afsnit skal anonymiseres. 15. december kl. 15.00 Offentliggørelse af hovedrapport 1. marts 2016 Frist for indberetning ag lokale handleplaner for trivselsundersøgelsen. Yderligere spørgsmål: Kontakt APV-hotline Hvis I har spørgsmål, så kontakt APV-hotline på tlf. 23 37 32 81 eller skriv en mail til apv@mbu.aarhus.dk.