Handlingsplan for Retten i Næstved 2013 Fokusområde RETSAFDELINGEN Det overordnede mål for afdelingen i 2013 er, at få organiseret og implementeret en ny team-model. Dommerne organiseres i 2 teams, som arbejder fast sammen med 2 teams i afdelingen. Derudover oprettes der et 3. team, som foretager de tværgående opgaver, såsom oprettelse af civile sager, afsigelse af u-domme, oprettelse og berammelse af straffesager. Notarialforretning og et egentligt småsagssekretariat kan også placeres i dette team, men det vil den videre planlægning afklare. Team-modellen forventes implementeret i september 2013. Formålet ved en omstruktering vil være bl.a.: Kortere berammelsestider Vi vil øge fokus på berammelser af straffesager ved at samle opgaven i et specielt team. Optælling af berammede og aflyste sager (gammel bunke) foretages ugentligt ved afrapportering til præsidenten. Statistik for ændringer i sagsmængden trækkes hvert kvartal og gennemses for eventuelle gamle sager Afdelingsleder/ Berammelsesteamet (SIGL+SMO+GIS - gammel straffesagsbunke) Kompetenceudvikling Nye sager skal berammes straks ved modtagelse. Der udarbejdes i februar 2013 en kompenceudviklingsplan for hver enkelt medarbejder. Kompenceplanerne drøftes og aftales under MU-samtaler i februar/marts 2013. Alle/afdelingsleder Mere ensartethed i opgaveløsningen Pr. 1. januar 2013 havde vi 280 uberammede Dommerne indleder arbejdet med drøftelse af ensartethed i juristanklager-sager. Målet er, at disse er berammet opgaveløsningen allerede i foråret 2013. ved udgangen af marts 2013. Dette skal ske ved, at Sekretærerne inddeles i teams og og udvælges herefter til der dagligt berammes 7 sager. Der føres dagligt arbejdsgrupper. liste over berammede og aflyste sager. Dommergruppen/afdelingsleder Møde med advokatforeningen om byretternes fælles vejledning i behandling af civile sager. 4. kvartal Funktionschefen/Dommerne/AEL L:\Administrationen\Retten i Næstved Handlingsplan 2013.xlsx Side 1 af 10
Sygefravær Liste over opståede ledige tider opdateres løbende, så tiderne udnyttes. Udsatte hovedforhandlinger berammes inden første retsmødes afslutning sammen med parterne. Når sager aflyses/omberammes, berammes for så vidt muligt med det samme en anden sag på den opståede ledige tid. Dagligt/på afdelingsmøder Afdelingsleder L:\Administrationen\Retten i Næstved Handlingsplan 2013.xlsx Side 2 af 10
Indsatsområde for Administration/Præsidentsekretariat/Service 2013 Digitalisering Fokus på at sikre, at embedet altid har det bedst Løbende CAR + LSO + CHNI mulige it-udstyr inden for de udstukne rammer for domstolene. Indkøber ipads til alle jurister og afdelingsledere. 1.kvartal 2013 LSO Uddata 198 lagres elektronisk i dokumentarkiv. 1.kvartal 2013 KAR Interne IT-kurser, herunder i brug af ipads 1.kvartal 2013 LSO Multifunktionsmaskiner, sikre optimal drift. 1.-2.kvartal 2013 CAR + LSO Mål og værdier Tovholder i implementeringen af Mål og Værdier Løbende CAR ved embedet Spille værdispil forestå spil af værdispil i de Inden udløbet af 3. kvartal 2013 CAR enkelte afdelinger Social kapital sikre at afdelingen er præget af en Løbende Alle høj social kapital. Forestå ledelsesudviklingsprojektet i samarbejde 3.og 4. kvartal 2013 CAR med AS3 Konkrete forbedringer Sygefraværsprojektet løber til udgangen af 1. kvartal. Herefter laves status over projektet, hvor der sammenlignes med tal fra før projektets begyndelse. Derefter sikre fortsat fokus på sygefravær ved regelmæssig udsendelse af sygefraværstal og drøftelse af disse i afdelingen og ved at sikre at fraværspolitikken overholdes, herunder at fraværssamtaler afholdes. CAR + KAR + LSO Rengøringskontrakt skal i udbud i 2013 i 2.+ 3. kvartal 2013 CAR + PEPO samarbejde med andre embeder. Fortsætte gennemgang og nedskrivning af forretningsgange Inden udløbet af 4. kvartal 2013 KAR + JOJE + LSO + JESZ + UST + SPD + GIN + LENHAN + AFP Kompetenceudvikling færdiggøres vedr. løn Inden udløbet af 3. kvartal 2013 KAR L:\Administrationen\Retten i Næstved Handlingsplan 2013.xlsx Side 3 af 10
Forestå trivselsmåling og brugerundersøgelse. Bestemmes af Domstolsstyrelsen CAR + KAR + LSO + JESZ Fortsætte arbejdet med ny personalehåndbog Løbende CAR + KAR + LSO + udvalg Færdiggøre vejledning for behandling af udestående afgiftsbeløb i skiftesager. Gennemgang og ny vurdering af serviceopgaver som følge af ændret bemanding 1.kvartal 2013 1.kvartal 2013 KAR + AFP + skifteretten CAR + KAR + MTP + FIC Udarbejde vedligeholdelsesplan Inden udgangen af 4. kvartal 2013 CAR + KAR + MTP + FIC Kommunikationspolitik Påbegyndes af 3. kvartal 2013 CAR L:\Administrationen\Retten i Næstved Handlingsplan 2013.xlsx Side 4 af 10
SKIFTERETTEN 1.Konkrete forbedringer af kvalitet, service og effektivitet i rettens ydelser. Sagsbehandlingstiderne Opretholdelse af følgende forventede Der gøres fuldstændig status 2 gange i året omkring den 1. sagsbehandlingstider ved udgangen af 2013: maj 2013 henholdsvis den 1. oktober 2013. Henvendelser om sager: Post behandles som Herudover sker der løbende opfølgning. strakspost og som regel indenfor 2-3 dage. Der er dog post der skal forbi jurist, så samlet set vil der kunne gå over en uge. Klager får straks en bekræftelse på modtagelsen. Krav anmeldt af kreditor bliver først besvaret når boet er udleveret. Dødsbo Udsendelse af telefonbrev sker ved oprettelse af Løbende sagen. Telefonmøde holdes når kontaktpersonen ringer. Løbende Udsendelse af blanketter efter telefonmøde samme Løbende dag eller dagen efter telefonmødet. Afholdelse af 1. gangsmøde i skifteretten 2-4 uger Løbende efter dødsfaldet. Anmodninger om boets udlevering tages til følge Løbende indenfor 1 uge efter modtagelsen udenfor særlige spidsbelastningsperioder (ophobning af dødsfald). Boafgiftsberegning afsendes senest 2 uger efter modtagelsen af godkendelse fra SKAT. Løbende L:\Administrationen\Retten i Næstved Handlingsplan 2013.xlsx Side 5 af 10
Insolvens Gældssaneringssager berammes hurtigt efter oprettelsen til mødeafholdelse indenfor 3-5 uger Løbende Konkursbegæringer. Møde afholdt indenfor 1-2 uger og egenkonkursbegæringer straks. Tvangsopløsninger berammes straks ved oprettelsen med mødeafholdelse indenfor 4 uger. Løbende Løbende Sygefravær Ægtefælleskifter berammes med mødeafholdelse Løbende indenfor 4-6 uger. Retten er med i sygefraværsprojekt med andre Der følges løbende op, holdes øje med sygefraværet. Vi institutioner. Vi vil være opmærksomme på at have følger sygefraværspolitikken, og holder øje for hinanden og hjælpe hinanden hvor det er sygefraværssamtaler. Vi vil løbende på afdelingsmøder tale muligt, for ad den vej at skabe trivsel i afdelingen. om status for afdelingens sygefravær. Afdelingen har aftalt, Styrkelse af trivslen blandt medarbejderne i at holde fælles frokost i forlængelse af det lange afdelingen ved øget fokus på sociale arrangementer mandagsmøde for at styrke sammenholdet. for medarbejderne i afdelingen. Alle Bedre kommunikation Afdelingen arbejder målrettet på at opretholde et godt omdømme, navnlig ved at være en professionel og driftssikker afdeling, der tilbyder god behandling og god betjening og i tilgang til arbejdet har fokus på afdelingens brugere og kvalitet, ved følgende: At sikre at brugerne behandles respektfuldt og oplever en kompetent og fyldestgørende besvarelse af brugernes personlige, skriftlige, digitale eller telefoniske henvendelser. Fortsat vedligeholde god kontakt til samarbejdspartnere, herunder autoriserede bobestyrerer, skifterettens medhjælpere, bedemænd og politi, blandt andet ved udarbejdelse af vejledninger og afholdelse af møder til styrkelse af samarbejdet. 1/5 og 1/10-2013 (alle) L:\Administrationen\Retten i Næstved Handlingsplan 2013.xlsx Side 6 af 10
Møde med de autoriserede bobestyrere. Det blev på sidste møde foreslået, at en del af mødet var opdelt for sekretærer og jurister. Møde med advokater i retskredsen, der påtager sig hvervet som bobehandlere Møde med advokater der behandler gældssaneringssager Se på andre retters hjemmesider for at få ideer til at forbedre vores egen. Hjemmesiden opdateres med svar på ofte stillede spørgsmål. Forventes holdt i efteråret 2013 når ny bobestyrer er fundet. Forventes holdt i løbet af året. Forventes afholdt i løbet af 2013. BBA + KAR MLP BBA + TISU Møde med bedemænd holdes i foråret 2013. Leanprojekt fortsættes i 2013. Der holdes en lean-dag i marts måned 2013. L:\Administrationen\Retten i Næstved Handlingsplan 2013.xlsx Side 7 af 10
Kvalitetsindsats Afdelingen arbejder målrettet på at sikre at arbejdet er karakteriseret ved fælles sager, gode og veltrimmede processer, som sikrer ensartet behandling af brugerne. Afdelingen fokuserer særligt på følgende: 1/5 og 1/10-2013 Vedligeholde og fortsat videreudvikle medarbejdernes kompetencer, herunder medarbejderens deltagelse i interne og eksterne kurser. 1/5 og 1/10-2013 Afholdelse af løbende afdelingsmøder med erfaringsudveksling, og koordinering af ensartet praksis. På lange mandagsmøder tages faglige emner af særlig interesse for alle op. 1/5 og 1/10-2013 Bidrage aktivt til projektet Danmarks Domstole værdier og mål Faste møder med afdelingens jurister hver uge. I en fortløbende turnus med personalet fra afdelingens arbejdsområder dødsbo, insolvens. 1/5 og 1/10-2013 Færdiggørelse af visdomsbog påbegyndt i forbindelse med leanprojekt. Skal godkendes af jurist. 1/5 og 1/10-2013 MLP for bobestyrerboer og andre boer. Afdelingen deltager i implementeringen af Mål og Løbende Alle værdier. Digitalisering Afdelingen implementerer nye digitale tiltag Sker løbende løbende ved intern undervisning af medarbejderne. Afdelingen arbejder på at udfase de gamle printere og gå over til at bruge multimediemaskinen. Sker løbende L:\Administrationen\Retten i Næstved Handlingsplan 2013.xlsx Side 8 af 10
Fogedretten Sagsbehandlingstider Auktioner Fastholde den stramme berammelse af auktioner. Løbende SUBL og MONJO Juristsager Visiteres hos Susan, har vist sig at have stor effekt hvorfor det fastholdes. Berammes til 1. ledige jurist. Fogedsager Fogedretten varetager oplæring af personale til at varetage de nye sagsområder, betalingspåkrav og notarforretning. Fogedretten oplærer indrokeret personale i fogedret. Løbende Er sat i gang Justeres hver måned SUBL og MONJO HDS og MONJO Betalingspåkrav Fogedretten overordnet mål er at alle medarbejder Faglig oplæring er sat i gang januar 2013 kan varetage sagsområdet. Notarforretninger Fogedretten målsætning at kunne afdække Det er sat i gang området uden at der skønnes at være et behov for yderligere oplæring af personale. Områder kræver i en periode fra 1. februar til 30. september 2013 at der afsættes yderligere resurser, idet fogedretten hjælper retsafdelingen. CMM og LIHO MONJO Social kapital: Fogedretten har stadig fokus på trivsel i afdelingen. Hver dag Alle Sygefravær: Har fortsat fokus på sygefraværet Fast punkt på månedlige møde. Alle Kvalitetsindsats Kontor Løbende opfølgning på Lean i fogedsager. At personalet stadig overværer hinandens møder, for at Den enkelte medarbejder sikre at alle få fifén med. Jurister Påbegyndt Lean på tvangsauktioner Bedre Kommunikation Fokus på uddatakontrol i breve/ retsbøger. Læse breve/retsbøger igennem før de sendes. Alle Mere ensartethed i sagsbehandling Fogedretten har netop gennemført et stort møde med 3 andre embeder med sigte på øget samarbejde, ensartethed i sagsbehandlingen og kommunikation med advokaterne m.v. 2 gang om året Erfa møde for fogedrettens afdelingsledelse. Stormøde afholdt den 4. februar 2013 SUBL og MONJO Bidrage aktivt til projektet Danmarks Domstole Værdier og mål Øget opmærksomhed på de overordnede værdier. Vil løbende have punktet med på vores månedens møder. Alle har et ansvar L:\Administrationen\Retten i Næstved Handlingsplan 2013.xlsx Side 9 af 10
Digitalisering og It-understøttelse Fogedretten anvender allerede Jfsdokumentarkivet i tvangsauktioner. Fogedrettens It- Er sat i gang. Og følger den løbende udvikling. ansvarlig skal på kursus i marts 2013. ANEA Tidssvarende kommunikation Alle indkaldelser sendes på mail til samarbejdspartnerne, herunder politiet. Er sat i gang Alle L:\Administrationen\Retten i Næstved Handlingsplan 2013.xlsx Side 10 af 10