Privatlivspolitik for medarbejdere

Transkript

1 UNIVERSITY COLLEGE LILLEBÆLT Privatlivspolitik for medarbejdere Retningslinjer for registrering, håndtering og anvendelse af data om medarbejdere hos UCL Vedtaget på HSU den 16. november 2015

2 Indhold 1. Formål Medarbejderdata Registrering Anvendelse Persondata Oplysningsret Lagring og backup Overvågning og logning... 4

3 1. Formål UCL s privatlivspolitik for medarbejdere beskriver: Hvilke oplysninger UCL indsamler, og hvad UCL bruger disse data til. Hvordan UCL håndterer, opbevarer og beskytter disse oplysninger (herunder lovkrav o.lign.) Hvordan du kan få indsigt i disse oplysninger. 2. Medarbejderdata 2.1 Registrering UCL indsamler og opbevarer oplysninger om dig, fx: Navn, adresse, cpr-nr., lønindplacering, referater fra mus-samtaler, ansøgninger om ny-løn, syge- og fraværsdage, ferie, samt ansættelsesmæssige forhold og sager. 2.2 Anvendelse Personoplysninger bruges alene i forbindelse med den nødvendige administrative varetagelse af den enkeltes ansættelsesforhold. Personoplysninger afgives aldrig til tredjepart. Undtaget herfor er tilfælde, hvor der er tale om en ekstern leverandør der, for at kunne levere den funktionalitet UCL efterspørger, har behov for at tilgå/overføre disse data mellem systemer som UCL benytter. I disse tilfælde sikres det bl.a. med en revisionserklæring fra leverandøren, at fuld fortrolighed og gældende lovgivning overholdes. Ovenstående informationer er i forskelligt omfang at finde i UCL s IT-systemer (SIS, Navision, TeamShare, SLS, Smartklik mv.). Der findes en tilgængelig instruks for anvendelsen af hvert af disse systemer, som den enkelte system-ejer (en leder i UCL) er ansvarlig for at vedligeholde. Alle brugere er ansvarlige for enhver brug af deres personlige adgange og konti og har pligt til at håndtere passwords mv. forsvarligt, således at de ikke kommer andre i hænde. 3. Persondata Jf. persondataloven bliver dine personlige oplysninger opbevaret sikkert og fortroligt. UCL gemmer personlige oplysninger på computere med begrænset adgang, som er placeret i kontrollerede faciliteter, og vores sikkerhedsforanstaltninger kontrolleres løbende for at afgøre, om vores brugeroplysninger håndteres forsvarligt, og under stadig hensyntagen til den enkelte ansattes rettigheder. Adgang til personoplysninger gives kun til ansatte, der i arbejdets medfør har behov for dette. Personoplysninger slettes eller anonymiseres løbende efterhånden som det formål, de blev indsamlet til, afsluttes.

4 Personoplysninger gemmes højst i 12 måneder efter brug. Det logges hvem der tilgår systemerne hvornår. Når personoplysninger flyttes mellem UCL s-systemer, sker det på sikre og krypterede forbindelser. Hvis UCL s administration sender data til eksterne samarbejdspartnere, sker der også på sikre og krypterede forbindelser. UCL kan ikke garantere sikkerheden ved andre dataoverførsler via internettet. Fx via andre mailservere eller offentligt tilgængelige løsninger på internettet. Det betyder, at der kan være en risiko for, at andre uberettiget tiltvinger sig adgang til oplysninger, når data sendes og opbevares elektronisk. Dette bør undgås. Personfølsomme data må kun sendes via krypterede dokumenter / forbindelser. Hvis du som medarbejder sender personfølsomme data på usikre forbindelser, sker det på eget ansvar, og du vil kunne være ansvarspådragende, hvis det handler om andres fortrolige data. 4. Oplysningsret Du kan altid som ansat få oplyst hvilke personoplysninger, der er lagret om dig. Hvis du ønsker adgang til de oplysninger, som er registreret om dig hos UCL, skal du rette henvendelse til Personale-teamet i UCL. Er der registreret forkerte data, eller har du andre indsigelser, kan du rette henvendelse samme sted. Du har mulighed for at få indsigt i, hvilke informationer, der er registreret om dig, og du kan gøre indsigelse mod en registrering i henhold til reglerne i Persondataloven. 5. Lagring og backup Elektroniske data, du selv fabrikerer, skaffer eller modtager bør gemmes på UCL s fællesdrev, ESDH-system eller i din mailbox. Her bliver der taget løbende backup, som opbevares et sikkert eksternt sted i typisk 6 måneder. Dette betyder at en leder (via kontakt til IT-afdelingen) kan rekvirere adgang til dine data tilbage i tid. Også selv om du har slettet dem her og nu. Adgangen til dine gamle data vil ikke ske, uden at du underrettes. 6. Overvågning og logning Overvågning og logning af vores IT-systemer sker alene af hensyn til drift, fejlretning, sikkerhed, genetablering og dokumentation. Adgang til logning og overvågning er begrænset til personale, hvis opgave det er at sikre ITdriften. Disse skal respektere fortrolighed og tavshedspligt. Brugernes personlige og evt. private data og filer bliver behandlet i overensstemmelse med bestemmelserne i persondataloven.

5 Private (dvs. ikke-arbejdsrelaterede) data og dokumenter bør som hovedregel ikke gemmes på UCL s mail eller fællesdrev. Heller ikke billeder, videoer og andet, der optager meget lagerplads og er ressourcekrævende i backup. Videoer og store fotofiler (fx fra undervisningsbrug) som det ikke længere er nødvendigt at gemme, skal slettes fra fællesdrev, da de kan optage megen lagerplads.