UCL CAMPUS ODENSE. Flytteinformation. Sådan foregår nedpakning og udpakning på Niels Bohrs Allé 1

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "UCL CAMPUS ODENSE. Flytteinformation. Sådan foregår nedpakning og udpakning på Niels Bohrs Allé 1"

Simone Christoffersen
5 år siden
Visninger:

1 UCL CAMPUS ODENSE Flytteinformation Sådan foregår nedpakning og udpakning på Niels Bohrs Allé 1 Teknik og Bygninger Juni 2016

2 Indhold 1. Generelt om flytning Hovedtidslinje Oprydning og udsmidning Ned- og udpakning... 4 Faglokaler... 4 Kontorer 4 Dine egne materialer og ting... 4 Dette tæller ikke med i de tre flyttekasser... 5 Tag private ejendele med hjem... 5 Flytning og udpakning... 5 Fælles materialer og hylder... 5 Fælles materialer... 5 Studenter-, personalesager, mødereferater og dagsordner... 6 Møbler og kunst... 6 Depoter 6 Tekøkkener... 6 Diverse løsøre Særligt vedrørende IT Kontaktpersoner... 7

3 1. Generelt om flytning UCL har valgt den store pakke i flytteudbuddet. Det betyder, at flyttefirmaet håndterer hele processen fra nedpakning til flytning og udpakning på Niels Bohrs Allé 1, både i kontorer og faglokaler. Udpakningen i kontorer og fællesarealer sker efter de tegninger, som er udarbejdet sammen med PLUS-kontoret arkitekter i løbet af 2015 og Faglokalerne er indrettet sammen med uddannelseschefer og lokale kontaktpersoner. Bibliotekerne og CFU s samlinger har selvstændige indretningsforløb. Flyttefirmaet ADAM har vundet udbuddet. ADAM har blandt andet erfaring fra VIA UC, som har samlet en række uddannelser og aktiviteter på Ceresgrunden i Aarhus. I denne vejledning kan du læse mere om, hvordan flytningen vil foregå. 2. Hovedtidslinje Oprydning skal være afsluttet Nedpakning af biblioteker Nedpakning af faglokaler Nedpakning af CFU Nedpakning kontorer/ depoter Flytteperiode Udpakning af kontorer Udpakning af faglokaler afsluttet Udpakning af depoter afsluttet Udpakning af CFU afsluttet 7. juli 24. juni 4. juli 11. juli 15. juli 11. juli 15. juli 18. juli 29. juli 1. august 10. august 4. august 12. august 15. august 15. august 19. august 3. Oprydning og udsmidning Det er afgørende vigtigt, at alle medarbejdere har afsluttet oprydning og udsmidning 7. juli. Det gælder alle rum undtagen papirarkiver i kældrene. faglokaler teorilokaler kontorer OBS: materialer vedr. studenter-, personalesager, mødereferater og dagsordner må ikke kasseres, men flyttes til depot på Niels Bohrs Allé depotrum

4 personalestuer mødelokaler grupperum trapperum og gangarealer andre smårum Den lokale leder har ansvar for at sikre, at oprydning og udsmidning er foretaget senest 7. juli. Tag stilling: skal diverse løsøre og materialer pakkes i faglokalerne, sættes i depoter, smides ud? Pedellerne kan hjælpe med bortskafning af affald efter behov. 4. Ned- og udpakning Faglokaler Alle uddannelseschefer har udpeget lokale kontaktpersoner, som flyttefirmaet kan kontakte i forbindelse med nedpakning og udpakning. Se oversigt over kontaktpersoner på mit.ucl.dk i løbet af uge 25. Både kontaktpersonerne og andre med tilknytning til faglokalerne skal være opmærksomme på materialer og løsøre, som med tiden er flyttet til fx gangarealer, trapperum, personalestuer, undervisningslokaler mv. Disse genstande og materialer skal være tilbage i faglokalerne senest 11. juli. Kontorer Dine egne materialer og ting Dit eget materiale må højst fylde, hvad der svarer til 1,8 hyldemeter og kan være i 3 flyttekasser. Flyttefirmaet pakker dine ting ned. Mærk dine materialer med de fortrykte etiketter, som udleveres via den lokale pedel i løbet af uge 26. Tøm rullekabinetter og skuffer. Lad nøglen sidde i låsen eller sæt den fast på møblet med tape, men aflås ikke Pak dit eget lager af kuverter, blokke, kuglepenne etc. sammen i en fælles kasse for dit kommende arbejdsrum. Mærk kassen kontorartikler. Få kassen ved din pedel Find dit lokalenummer på mit.ucl.dk/ucl-campus-odense under Flytteproces og indflytning. Tag din bærbare pc med hjem!

5 Vær opmærksom på, at dine materialer ikke vil være tilgængelige i flytteperioden. Derfor er det vigtigt at tage eventuelle materialer med hjem, hvis de skal bruges i perioden fra nedpakning til udpakning Når du går på ferie, skal der kun være det tilbage på ved din plads, som skal flyttes med: Bøger, ringbind og mapper Kontorartikler Særligt ergonomi- eller IT-udstyr, fx mus og tastatur, head set, busy-light, webcam samt kontorstole til specialbehov, hvis det er aftalt i foråret med din leder: Mærkes med teksten personligt udstyr Medarbejdere med 100 % ratio desuden Diverse bakker, dokumentholdere, regnemaskiner Rullekabinetter, såfremt det er aftalt under indretningsprocessen. Husk at tømme dem helt inden sommerferien! Dette tæller ikke med i de tre flyttekasser Skærme, dock-ins, tastatur, mus og stationære pc er: pakkes af IT-Afdelingen og flyttefirmaet Bordlamper: nedpakkes af flyttefirma og monteres på Niels Bohrs Allé efter behov Planter: gennemgås, sorteres og placeres på campus af plantefirmaet i samarbejde med Teknik og Bygninger. Planter, som du selv har købt og er særligt glad for, skal du tage med hjem! Tag private ejendele med hjem Ting og sager, som du selv har købt eller medbragt, skal du tage med hjem. F. eks. vaser, potteplanter, kaffekopper og kunst. Flytning og udpakning Inden sommerferien offentliggøres en oversigt over alle medarbejderes præcise placering. Her vil indholdet i dine egne flyttekasser være pakket ud, når du møder ind 15. august. Din hylde eller reol vil være mærket med dit navn. Desuden er der lockers med kodelås i forberedelseslokalerne. De er ikke fordelt på personer ved indflytning. Fælles materialer og hylder Fælles materialer Materialer til afdelingens fælles hyldemeter skal markeres med lokalenummer på Niels Bohrs Allé. Af tegningerne fra Pluskontoret Arkitekter fremgår det, hvor mange hyldemeter, der er hhv. personlige og fælles i lokalernes reoler. Den lokale leder laver et samlet overblik over de fælles materialers omfang og placering. Se tegningerne på mit.ucl.dk/endeligetegninger.

6 Flyttefirmaet pakker de fælles materialer ud på de placeringer, der er aftalt i forbindelse med indretningsprocessen. Ud over de fælles materialer, som skal være tilgængelige i arbejdsrummene, er der mulighed for at markere materialer til depot. Studenter-, personalesager, mødereferater og dagsordner Disse sager og dokumenter må ikke smides ud. Hvis de ikke indgår i de fælles materialer, som skal være tilgængelige i arbejdsrummene, skal den lokale leder sikre, at materialer vedr. studenter-, personalesager, mødereferater og dagsordner markeres depot samt uddannelsens/afdelingens navn. Flyttefirmaet placerer materialerne i uddannelsens/afdelingens depot på Niels Bohrs Allé. Møbler og kunst Alt inventar håndteres af Teknik og Bygninger borde, stole, reoler, lamper, rullekabinetter, opvaskemaskiner, køleskabe, pengeskabe etc. Flyttefirmaet opmærker og flytter UCL s kunstværker. Værkerne er kurateret af kunstner Malene Bach og UCL s brugerkunstudvalg og ophænges af Teknik og Bygninger. Værker, der ikke hænges op, flyttes til depot. Depoter Flyttefirmaet håndterer nedpakning i samarbejde med pedeller og uddannelseschefer. Alle lokale ledere sikrer, at dørene til hver deres depoter er markeret, så det fremgår, hvem det er tilknyttet. Uddannelser og afdelinger, der i dag har materialer i samme depot, markerer deres respektive områder med afmærkningsbånd. Flyttefirmaet sørger for at afmontere og genmontere reoler. Endvidere pakker flyttefirmaet materialerne ud i de nye depoter. Tekøkkener Den lokale pedel sørger for nedpakning. Tingene pakkes ud i oaser og tekøkkener. Tag private ejendele med hjem. Diverse løsøre De lokale ledere har ansvaret for, at diverse løsøre pakkes i kasser, hvis det skal med til campus: f.eks. flag, vaser, lydører, ting og sager fra mødelokaler og lign. Disse flyttes til depot, hvis ikke andet er angivet. 5. Særligt vedrørende IT IT-udstyret vil være opsat og netværket klar til brug 15. august. På UCL Campus Odense bruges Targus USB-dockingstationer, når en arbejdsplads skal være fleksibel og kunne bruges med forskellige typer bærbare computere.

7 Dockingstationen forbindes til computeren med et USB-kabel for at give adgang til ekstern skærm, mus og tastatur. For at computeren kan snakke sammen med dockingstationen, skal der installeres et lille program på computeren. Hvis du ikke tidligere har brugt din computer med en USBdockingstation, kan du finde en vejledning på mit.ucl.dk/ucl-campus-odense under Flytteproces og indflytning. TIP: Allerede nu kan du installere programmet til Targus docking-stationen, så den er klar til brug fra første dag på campus. 6. Kontaktpersoner Spørgsmål til selve flytningen og retningslinjer for mærkning og nedpakning: Michael Bonrud Helleskov, mobil , Helle Ravn, mobil , Spørgsmål vedr. håndtering af arkiver: Katrine Raunsø Larsen, mobil , Lokale kontaktpersoner for faglokaler: se mit.ucl.dk fra uge 25 Øvrige spørgsmål kan rettes til din lokale leder eller sendes til

Relaterede dokumenter

UCL CAMPUS ODENSE. Flytteinformation. Sådan foregår nedpakning og udpakning på Niels Bohrs Allé 1

UCL CAMPUS ODENSE. Flytteinformation. Sådan foregår nedpakning og udpakning på Niels Bohrs Allé 1 UCL CAMPUS ODENSE Flytteinformation Sådan foregår nedpakning og udpakning på Niels Bohrs Allé 1 Teknik og Bygninger December 2016 Indhold 1. Generelt om flytning... 3 2. Hovedtidslinje... 3 3. Oprydning