REPRÆSENTANTSKABSMØDE

Transkript

1 REPRÆSENTANTSKABSMØDE Mandag den 28. maj KL Aarhussalen Skt. Knuds Torv 3 1.sal - Aarhus DETTE HÆFTE INDEHOLDER: Dagsorden for repræsentantskabsmødet Forretningsorden for repræsentantskabsmødet Regnskaber / organisationen, afdelingerne Budgetlægning 2019 Indkomne forslag - 1 stk. Lones bagsidesang

2 Indhold Dette hæfte indeholder den endelige dagsorden med tilhørende bilag til repræsentantskabsmødet i ALBOA, Almen Boligorganisation Aarhus, mandag den 28. maj kl i Aarhussalen, Skt. Knuds Torv 3, 1., 8000 Aarhus C. Materialet er omdelt til samtlige afdelingsbestyrelsesmedlemmer og organisationsbestyrelsesmedlemmer torsdag den 17. maj vedlagt organisationsbestyrelsens beretning for 2017 samt Find-vej folder. Side: Dagsorden for ordinært repræsentantskabsmøde 3 Forretningsorden for repræsentantskabsmødet - dagsord. pkt. 1 4 Regnskab - organisationen dagsord. pkt Regnskab - beboelsesafdelinger og institutioner dagsord. pkt Budget dagsord. pkt Indkomne forslag - dagsord. pkt a. Forslag vedr. afdelingssammenlægning og administrationsbidragets sammensætning Organisationsbestyrelsens bilag til forslaget Kredsdelegerede 5. kreds - kandidatliste - dagsord. pkt. 12.b. 30 Lones bagsidesang 32 Før mødet vil der, i lighed med sidste år, blive serveret et varmt måltid mad (kl ). Tilmelding: Du kan stadig tilmelde dig digitalt på ALBOAs hjemmeside. Scan QR-koden eller skriv denne adresse i din browser: Tilmelding: SENEST: tirsdag den 22. maj VESTERGÅRDSVEJ 15 // 8260 VIBY J TLF // POST@ALBOA LAYOUT/PRINT: ALBOAGrafisk // // JAR 2 Materiale til repræsentantskabsmøde 28. maj 2018

3 Viby, den 17. maj 2018 Vi skal gøre opmærksom på vedtægternes 7, stk. 5 samt 9, stk. 1 vedr. adgang til repræsentantskabsmødet. Til afdelingsbestyrelsesmedlemmer og medlemmer af organisationsbestyrelsen i ALBOA. I forlængelse af indkaldelse til repræsentantskabsmøde i ALBOA, dateret den 25. april 2018, fremsendes hermed endelig dagsorden for repræsentantskabsmødet: Mandag den 28. maj 2018, kl Aarhussalen, Skt. Knuds Torv 3, 1., 8000 Aarhus C DAGSORDEN 1. Godkendelse af forretningsorden for repræsentantskabsmødet. 2. Valg af dirigent/dirigenter. 3. Aflæggelse af organisationsbestyrelsens beretning for det senest forløbne år. 4. Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskab med tilhørende revisionsberetning. 5. Budgetlægningen for Orientering om fagligt samarbejde med DOMI. 7. Præsentation af MitALBOA. 8. Behandling af forslag: a. Forslag fra Håndværkerparkens afdelinger 40, 43, 45, 49, 53, 60, 66, 69, 68 og 77: Afdelingssammenlægning og administrationsbidragets sammensætning. Organisationsbestyrelsens bilag til forslaget: Model med grundbidrag på kr og et loft på 100 kr./mdr. i huslejevirkning - vedtaget i organisationsbestyrelsen 22. marts Valg af formand for organisationsbestyrelsen for 2 år. Michael Korsholm - modtager genvalg. 10. Valg af organisationsbestyrelsesmedlemmer for 2 år: Tonny Mikkelsen - modtager genvalg. Ole Rix Østergaard - modtager genvalg. Lone Terkildsen - modtager genvalg. Niels Skov Nielsen - modtager genvalg. 11. Valg af 3 suppleanter til organisationsbestyrelsen. 12. Valg til udvalg: a. Kursusudvalg: Valg af 1 medlem for 2 år. - På valg: Per Christiansen, afdeling 46 - Hirsevænget. b. Kredsdelegerede jf. beslutning af 24. april 2016 Valg af 17 medlemmer for 2 år 13. Valg af revisor. 14. Eventuelt. Med venlig hilsen Michael Korsholm formand Materiale til repræsentantskabsmøde 28. maj

4 DAGSORDENEN PKT. 1 Forretningsorden FORRETNINGSORDEN FOR REPRÆSENTANTSKABSMØDER 1. Repræsentantskabsmødet vælger 2 dirigenter, der leder forhandlingerne og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen og påser, at vedtægterne og denne forretningsorden overholdes. 2. Direktøren fungerer som referent. 3. I protokollen fra mødet indføres et sammendrag af forhandlingerne, indeholdende svar på konkret stillede spørgsmål, alle stillede forslag, vedtagelser samt resultat af afstemninger. 4. Protokollen underskrives af referenten, formanden og dirigenterne. 5. Repræsentantskabet vælger et stemmeudvalg til at bistå dirigenterne ved afstemninger. 6. Antallet af stemmeudvalgsmedlemmer fastsættes af dirigenterne. 7. Begæring om ordet til forhandlingerne sker ved henvendelse til dirigenterne med oplysning om navn, og den afdeling man kommer fra. 8. Taletiden er ubegrænset indtil dirigenterne eller repræsentantskabsmødet måtte fastsætte en begrænsning. 9. Såfremt en taler ikke holder sig til den foreliggende sag, kan dirigenterne, efter en påmindelse fratage vedkommende ordet. 10. Indlæg og forslag til et punkt på dagsordenen kan ikke fremsættes efter at debatten om det pågældende punkt er afsluttet. 11. Ændringsforslag til de stillede forslag skal ske skriftligt til dirigenterne i underskreven stand. 12. Dirigenterne skal sørge for at alle afstemninger er behørige. 13. Dirigenterne afgør om afstemninger skal ske skriftligt eller ved håndsoprækning med en stemmeseddel i hånden. 14. Forlanger 1 repræsentantskabsmedlem skriftlig afstemning skal dette efterkommes såfremt 1/3 af de fremmødte repræsentantskabsmedlemmer stemmer herfor. 15. Ved valg af formand gælder, at såfremt der kun foreslås én kandidat til posten betragtes vedkommende som valgt uden afstemning. Foreslås flere end 2 personer og opnår ingen af de foreslåede absolut flertal (mere end halvdelen af de afgivne stemmer) foretages bundet omvalg mellem de to personer som har opnået størst stemmetal. 16. Ved valg af øvrige medlemmer til bestyrelsen og suppleanter for disse kan der maksimalt stemmes på det antal repræsentanter, der skal vælges. Afstemningen skal være skriftlig. 17. Stemmesedler, der indeholder flere navne eller navne på personer, som ikke er bragt i forslag, er ugyldige. 18. Såfremt der kun foreslås det antal kandidater der skal vælges, betragtes disse som valgt uden afstemning. 19. Uden for dagsordenen kan ingen få ordet undtagen for påtale, hvis dirigenterne misligholder forretningsordenen. 4 Materiale til repræsentantskabsmøde 28. maj 2018

5 DAGSORDENEN PKT. 4 Regnskaber 2017 BILAG TIL DAGSORDENEN PKT. 4 XX Organisationens regnskab 2017 XX Beboelsesafdelinger & institutioner, regnskaber 2017 Organisationsregnskabet for 2017 udviser et overskud på kr mod et budgetteret overskud på kr Altså en positiv afvigelse på kr Den væsentligste årsag til overskuddet er, som i afdelingerne, at det i 2017 lykkedes ALBOA at få et bedre afkast end budgetteret. Afkastet blev 1,83% mod budgetteret 0,50%. Årets meroverskud kan forklares således: Renteindtægter Mødeudgifter, kontingenter m.v Øvrige afvigelser netto I alt Regnskab Regnskab Regnskab Regnskab Hovedtal Egenkapital pr. almene lejemålsenhed , , , ,4 Disponibel arbejdskapital pr. almene lejemålsenhed 3.065, , , ,8 Disponibel dispositionsfond pr. almene lejemålsenhed 7.116, , , ,5 Ønsker du at se det fulde regnskab kan du hente det her: > Om ALBOA - Mere om organisationen > Regnskaber og budgetter, ALBOA. Du kan også henvende dig til Cindie B. Hansen, teamleder økonomi, tlf Materiale til repræsentantskabsmøde 28. maj

6 BOLIGORGANISATIONEN - REGNSKAB FOR PERIODEN 1. JANUAR DECEMBER 2017: BOLIGSELSKAB TILSYNSFØRENDE KOMMUNE LBF-Boligorganisationsnr. 715 Kommunenr. 751 ALBOA Aarhus Kommune Vestergårdsvej 15 Rådhuspladsen 2, Postbox Viby J 8000 Aarhus C Tlf.: Tlf.: Fax: post@alboa.dk SE-nr.: Antal Antal Bruttoetageareal à lejemåls- Antal lejemåls- Lejemål afd. lejemål i alt (m2) enhed enheder Almene lejeboliger , ,0 Ungdomsboliger , ,0 Ældreboliger , ,0 Boligoplysninger i alt , ,0 Enkeltværelser (uden selvstændigt køkken) ,0 15,0 Fælleshus ,0 0,0 Andre lejemål - Erhvervslejemål ,0 1 pr. påbegyndt 60 m2 71,0 - Institutioner ,5 1 pr. påbegyndt 60 m2 169,0 - Garager/carporte ,2 1/5 200,2 Afdelinger i alt , ,2 Antal lejemåls- Boligorganisationen administrerer følgende eksterne foretagender: Antal Antal lejemål enheder Egmontgården, Viby J ,0 Bofællesskabet Stenhøj, Beder 1-0,0 Andelsboligforeningen Holme Parkvej 1 9 9,0 Afdelinger i alt ,0 6 Materiale til repræsentantskabsmøde 28. maj 2018

7 Regnskab Budget Budget Konto Note Beskrivelse ej revideret ej revideret UDGIFTER Udgifter Ordinære udgifter BOLIGORGANISATIONEN - RESULTATOPGØRELSE - UDGIFTER: 501 Bestyrelsesvederlag m.v.: 1. Afdelinger i drift , * Mødeudgifter, kontingenter m.v , * Personaleudgifter , * Kontorholdsudgifter (inkl. EDB-drift) , * Kontorlokaleudgifter , * Afskrivninger, driftsmidler , * Særlige aktiviteter , Revision , Bruttoadministrationsudgifter , * Renteudgifter (inkl. kurstab, obligationer m.v.) , * Henlæggelse af afdelingernes bidrag m.v. til dipositionsfonden samt indbetalinger til L , Samlede ordinære udgifter , * Ekstraordinære udgifter , Udgifter i alt , Overskudsfordeling: 1. Henlæggelse til arbejdskapitalen , Udgifter og evt. overskud i alt , RESULTATOPGØRELSE - INDTÆGTER: Regnskab Budget Budget Konto Note Beskrivelse ej revideret ej revideret INDTÆGTER Ordinære indtægter 601 Administrationsbidrag: * 1. Egne afdelinger i drift, hovedaktivitet , * 2. Andet støttet boligbyggeri, hovedaktivitet , * 3. Sideaktivitetsafdelinger 8.878, * Lovmæssige gebyrer m.v. og særlige ydelse , * Renteindtægter (inkl. realiserede kursgevinster, obligationer m.v.) , Afdelingens bidrag mv. til dispositionsfonden , Nybyggeri: 1. Byggesagshonorar 0, Forbedringsarbejder m.v.: 1. Byggesagshonorar , Samlede ordinære indtægter , * Ekstraordinære indtægter , Indtægter i alt , Indtægter og evt. underskud i alt , Materiale til repræsentantskabsmøde 28. maj

8 BOLIGORGANISATIONEN - BALANCE PR. 31. DECEMBER AKTIVER: Regnskab Regnskab Konto Note Beskrivelse Anlægsaktiver Materielle anlægsaktiver AKTIVER 701 * Administrationsbygning , Kontantværdi pr. 31. december Heraf grundværdi * Inventar , * IT-anlæg , Materielle anlægsaktiver i alt , Finansielle anlægsaktiver 712 Garantikapital i anden virksomhed , Dispositionsfond / lån til afdelinger , * Kapitalindskud, sideaktiviteter , * Indskud i Landsbyggefonden , Finansielle anlægsaktiver i alt , Anlægsaktiver i alt , Omsætningsaktiver Tilgodehavender * Afdelinger i drift , * Afdelinger under opførelse 0, Debitorer , Andre tilgodehavender , Forudbetalte udgifter , Tilgodehavende renter mv , * Værdipapirer (omsættelige) / obligationsbeholdning , Likvide beholdninger: 1. Kassebeholdning , * 2. Bankbeholdning , Omsætningsaktiver i alt , Aktiver i alt , Materiale til repræsentantskabsmøde 28. maj 2018

9 BOLIGORGANISATIONEN - BALANCE PR. 31. DECEMBER PASSIVER: Regnskab Regnskab Konto Note Beskrivelse Egenkapital PASSIVER 801 * Boligorganisationsandele , * Dispositionsfond , * Arbejdskapital , Egenkapital ialt , Langfristet gæld 811 Prioritetsgæld, administrationsbygning , Langfristet gæld i alt , Kortfristet gæld 821 * 1. Afdelinger i drift , * Bankgæld , Leverandører , Skyldige omkostninger , Feriepengeforpligtelse , * Anden kortfristet gæld , Kortfristet gæld i alt , * Passiver i alt , Eventualforpligtelser Materiale til repræsentantskabsmøde 28. maj

10 BOLIGORGANISATIONEN - PÅTEGNING: Påtegning Forretningsførers påtegning: Foranstående årsregnskab er opstillet efter lovgivningen og vedtægternes regler. Viby J., den 16. april 2018 Svend Erik Møller direktør TIL DEN ØVERSTE MYNDIGHED I BOLIGORGANISATIONEN ALBOA REVISIONSPÅTEGNING PÅ ÅRSREGNSKABET Konklusion Vi har revideret årsregnskabet for boligorganisationen ALBOA for regnskabsåret 1. januar december 2017, der omfatter resultatopgørelse, balance og noter, herunder anvendt regnskabspraksis. Årsregnskabet udarbejdes efter lov om almene boliger og driftsbekendtgørelsens krav til almene boligorganisationers regnskabsaflæggelse. Det er vores opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af boligorganisationens aktiver, passiver og økonomiske stilling pr. 31. december 2017 samt af resultatet af boligorganisationens aktiviteter for regnskabsåret 01. januar december 2017 i overensstemmelse med lov om almene boliger og driftsbekendtgørelsens krav til almene boligorganisationers regnskabsaflæggelse. Grundlag for konklusion Vi har udført vores revision i overensstemmelse med internationale standarder om revision og de yderligere krav, der er gældende i Danmark, samt god offentlig revisionsskik, idet revisionen udføres på grundlag af Standarderne for Offentlig Revision (SOR) og bestemmelserne i revisionsinstruksen for almene boligorganisationer. Vores ansvar ifølge disse standarder og krav er nærmere beskrevet i revisionspåtegningens afsnit "Revisors ansvar for revisionen af årsregnskabet". Vi er uafhængige af boligorganisationen i overensstemmelse med internationale etiske regler for revisorer (IESBA s etiske regler) og de yderligere krav, der er gældende i Danmark, ligesom vi har opfyldt vores øvrige etiske forpligtelser i henhold til disse regler og krav. Det er vores opfattelse, at det opnåede revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for vores konklusion. Fremhævelse af forhold vedrørende revisionen Boligorganisationen har i overensstemmelse med lov om almene boliger og driftsbekendtgørelsens krav til almene boligorganisationers regnskabsaflæggelse medtaget de af bestyrelsen godkendte budgetter som sammenligningstal i resultatopgørelsen. Budgetterne har, som det fremgår af årsregnskabet, ikke været underlagt revision. Ledelsens ansvar for årsregnskabet Ledelsen har ansvaret for udarbejdelsen af et årsregnskab, der giver et retvisende billede i overensstemmelse med lov om almene boliger og driftsbekendtgørelsens krav til almene boligorganisationers regnskabsaflæggelse. Ledelsen har endvidere ansvaret for den interne kontrol, som ledelsen anser for nødvendig for at udarbejde et årsregnskab uden væsentlig fejlinformation, uanset om den skyldes besvigelser eller fejl. Ved udarbejdelsen af årsregnskabet er ledelsen ansvarlig for at vurdere boligorganisatonens evne til at forsætte driften, at oplyse om forhold vedrørende forsat drift, hvor dette er relevant, samt at udarbejde årsregnskabets på grundlag af regnskabsprincippet om fortsat drift, medmindre ledelsen enten har til hensigt at likvidere boligorganisationen, indstille driften eller ikke har andet realistisk alternativ end at gøre dette. Revisors ansvar for revisionen af årsregnskabet. Vores mål er at opnå høj grad af sikkerhed for, om årsregnskabet som helhed er uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl, og at afgive en revisionspåtegning med en konklusion. Høj grad af sikkerhed er et højt niveau af sikkerhed, men er ikke en garanti for, at en revision, der udføres i overensstemmelse med internationale standarder om revision og de yderligere krav, der er gældende i Danmark, samt god offentlig revisionsskik, jf. SOR og revisionsinstruksen for almene boligorganisationer, altid vil afdække væsentlig fejlinformation, når sådan findes. Fejlinformationer kan opstå som følge af besvigelser eller fejl og kan betragtes som væsentlige, hvis det med rimelighed kan forventes, at de enkeltvis eller samlet har indflydelse på de økonomiske beslutninger, som regnskabsbrugerne træffer på grundlag af årsregnskabet. 10 Materiale til repræsentantskabsmøde 28. maj 2018

11 BOLIGORGANISATIONEN - PÅTEGNING: Påtegning Som led i en revision, der udføres i overensstemmelse med internationale standarder om revision og de yderligere krav, der er gældende i Danmark, samt god offentlig revisionsskik, jf. SOR og revisionsinstruksen for almene boligorganisationer, foretager vi faglige vurderinger og opretholder professionel skepsis under revisionen. Herudover: Identificerer og vurderer vi risikoen for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl, udformer og udfører revisionshandlinger som reaktion på disse risici samt opnår revisionsbevis, der er tilstrækkeligt og egnet til at danne grundlag for vores konklusion. Risikoen for ikke at opdage væsentlig fejlinformation forårsaget af besvigelser er højere end ved væsentlig fejlinformation forårsaget af fejl, idet besvigelser kan omfatte sammensværgelser, dokumentfalsk, bevidste udeladelser, vildledning eller tilsidesættelse af intern kontrol. Opnår vi forståelse af den interne kontrol med relevans for revisionen for at kunne udforme revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne, men ikke for at kunne udtrykke en konklusion om effektiviteten af boligorganisationens interne kontrol. Tager vi stilling til, om den regnskabspraksis, som er anvendt af ledelsen, er passende, samt om de regnskabsmæssige skøn og tilknyttede oplysninger, som ledelsen har udarbejdet, er rimelige. Konkluderer vi, om ledelsens udarbejdelse af årsregnskabet på grundlag af regnskabsprincippet om fortsat drift er passende, samt om der på grundlag af det opnåede revisionsbevis er væsentlig usikkerhed forbundet med begivenheder eller forhold, der kan skabe betydelig tvivl om boligorganisationens evne til at fortsætte driften. Hvis vi konkluderer, at der er en væsentlig usikkerhed, skal vi i vores revisionspåtegning gøre opmærksom på oplysninger herom i årsregnskabet eller, hvis sådanne oplysninger ikke er tilstrækkelige, modificerer vores konklusion. Vores konklusioner er baseret på det revisionsbevis, der er opnået frem til datoen for vores revisionspåtegning. Fremtidige begivenheder eller forhold kan dog medføre, at boligorganisationen ikke længere kan fortsætte driften. Tager vi stilling til den samlede præsentation, struktur og indhold af årsregnskabet, herunder noteoplysninger, samt om årsregnregnskabet afspejler de underliggende transaktioner og begivenheder på en sådan måde, at der gives et retvisende billede heraf. Vi kommunikerer med den øverste ledelse om blandt andet det planlagte omfang og den tidsmæssige placering af revisionen samt betydelige revisionsmæssige observationer, herunder eventuelle betydelige mangler i intern kontrol, som vi identificerer under revisionen. Udtalelse om ledelsesberetningen Ifølge driftsbekendtgørelsen skal der afgives en årsberetning, som kan sidestilles med en ledelsesberetning. Ledelsen er ansvarlig for årsberetningen. Vores konklusion om årsregnskabet omfatter ikke årsberetningen, og vi udtrykker ingen form for konklusion med sikkerhed om årsberetningen. I tilknytning til vores revision af årsregnskabet er det vores ansvar at læse årsberetningen og i den forbindelse overveje, om årsberetningen er væsentlig inkonsistent med årsregnskabet eller vores viden opnået ved revisionen eller på anden måde synes at indeholde væsentlig fejlinformation. Vores ansvar er derudover at overveje, om årsberetningen indeholder krævede oplysninger i henhold til lov om almene boliger og driftsbekendtgørelsen. Baseret på det udførte arbejde er det vores opfattelse, at årsberetningen er i overensstemmelse med årsregnskabet og er udarbejdet i overensstemmelse med kravene i lov om almene boliger og driftsbekendtgørelsen. Vi har ikke fundet væsentlig fejlinformation i årsberetningen. Udtalelse om juridisk-kritisk revision, sparsommelighed og effektivitet Ledelsen er ansvarlig for, at de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis, og at der er taget skyldige hensyn til kravet om sparsommelighed og effektivitet ved forvaltningen af de midler og driften i boligorganisationen, der er omfattet af årsregnskabet. Materiale til repræsentantskabsmøde 28. maj

12 BOLIGORGANISATIONEN - PÅTEGNING: Påtegning I tilknytning til vores revision af årsregnskabet er det i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik vores ansvar at udvælge relevante emner til såvel juridisk-kritisk revision, som revision af sparsommelighedsaspektet og effektivitetsapektet. Ved juridisk-kritisk revision efterprøver vi med høj grad af sikkerhed for de udvalgte emner, om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I relation til sparsommelighedsaspektet og effektivitetsaspektet vurderer vi med høj grad af sikkerhed, om de undersøgte systemer, processer eller dispositioner understøtter sparsommelighed og effektivitet ved forvaltningen af de midler og driften af boligorganisationen, der er omfattet af årsregnskabet. Hvis vi på grundlag af det udførte arbejde konkluderer, at der er anledning til væsentlige kritiske bemærkninger, skal vi rapportere herom. Vi har ingen væsentlige kristiske bemærkninger at rapportere i den forbindelse. Aarhus, den 26. april 2018 Beierholm Statsautoriseret Revisionspartnerselskab CVR-nr Klaus Kristiansen Statsaut. revisor MNE-nr.: MNE8497 Organisationsbestyrelsens påtegning: Foranstående årsregnskab har været forelagt undertegnede bestyrelse til godkendelse. Viby J., den 25. april 2018 Michael Korsholm Kim Schmidt Jensen Ole Rix Østergaard formand næstformand Niels Skov Nielsen Troels Munthe Tonny Mikkelsen Carsten Bach Mikkelsen Lone Terkildsen Mads Madsen Øverste myndigheds påtegning: Foranstående årsregnskab har været forelagt undertegnede øverste myndighed til godkendelse. Aarhus C, den 28. maj 2018 Michael Korsholm formand Kim Schmidt Jensen næstformand dirigent dirigent 12 Materiale til repræsentantskabsmøde 28. maj 2018

13 BOLIGORGANISATIONEN - SPØRGESKEMA: Spørgeskema Boligorg. Note Spørgsmål Ja Nej Irrelevant 1. Giver indtægter fra byggesagshonorarer sammenholdt med byggeaktivitetens omfang set over de seneste 5 år anledning til tvivl om, hvor -vidt udgifter og indtægter vedrørende byggeri er i balance? X 2. Er sædvanlige afskrivning på driftsmidler undladt eller ændret? X 3. Er der foretaget opskrivning på aktiver? X 4. Skønnes der at kunne være risiko for tab og/eller likviditetsproblemer som følge af: a. Investeringer (herunder projekteringsudgifter)? X b. Udestående fordringer, herunder udlån til afdelinger? X c. Løbende retssager? X d. Pantsætninger, kautions- og garantiforpligtelser (herunder afdelingernes forpligtelser), leje- og leasingkontrakter eller andre væsentlige X økonomiske forpligtelser? e. Andre forhold? X 5. Er der anvendt midler af dispositionsfonden til dækning af afdelingers tab 1 som følge af lejeledighed? X 6. Er forfaldne ydelser betalt for sent? X 7. Giver bedømmelsen af boligorganisationens soliditet og likviditet anledning til tvivl om, hvorvidt der er fuld sikkerhed for opfyldelse af boligorganisationens forpligtelser, herunder normal afvikling af mellemregningsgæld til afdelinger? X 8. Er der efter regnskabsårets afslutning indtruffet begivenheder af betydning for bedømmelsen af økonomien? X AfdelingeNote Spørgsmål Ja Nej Irrelevant 9. Er der afdelinger: a. Hvor årets regnskabsresultat sammenholdt med regnskabsresultaterne fra de to foregående år tyder på, at der tilbagevendende bliver budgetteret med et overskud, der overstiger opsamlede underskud og X underfinansiering? b. 2 Med underskudssaldi og/eller underfinansiering? X 10. Er der afdelinger med udlejningsvanskeligheder? X 11. Skønnes der at være risiko for tab og/eller likviditetsproblemer som følge af: a. Investeringer i ubebyggede grunde eller anden fast ejendom? X b. Løbende retssager? X c. Overskridelse af den godkendte anskaffelsessum (skema B) for ejendomme under opførelse? X d. Aktiverede projekteringsudgifter? X e. Udestående fordringer, herunder udlån til boligorganisationen eller andre debitorer? X f. Andre forhold? X 12. Er der afdelinger, hvor de akkumulerede henlæggelser skønnes utilstrækkelige i relation til de forventede fremtidige udgifter vedrørende: a. 3 Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse? X b. 3 Istandsættelse ved fraflytning? X c. 3 Tab ved fraflytning? X 13. Skønnes der at være tvivl om, hvorvidt der er uomtvistelig god sikkerhed for afdelingernes henlagte midler? X Materiale til repræsentantskabsmøde 28. maj

14 BOLIGORGANISATIONEN - SPØRGESKEMA: Spørgeskema Noter 1. Der er dækket lejetab i 41 afdelinger for i alt kr , Der er underskudssaldo i: Afdeling Gartnervænget ,94 3. Det er vor vurdering, at afdelingernes henlæggelser som udgangspunkt er på et passende niveau. Gennemførelse af langtidsplanerne for planlagt og periodisk vedligeholdelse, udarbejdet sammen med budget 2018, for perioden har vist, at 36 afdelinger ikke har henlæggelser nok til at dække udgifterne til planlagt og periodisk vedligeholdelse. For disse afdelinger er der udarbejdet en finansieringsplan detailbeskrevet for den enkelte afdeling. Der er 11 af disse afdelinger, som søger om renoveringsstøtte hos Landsbyggefonden. For disse afdelingers vedkommende afventes tilbagemelding fra Landsbyggefonden. For nærmere specifikation henvises der til de udarbejdede finansieringsplaner. Udgifterne til istandsættelse ved fraflytning og tab ved fraflytning kan udvise betydelige udsving fra år til år i de enkelte afdelinger. Henlæggelserne justeres løbende i forhold til opståede behov. 14 Materiale til repræsentantskabsmøde 28. maj 2018

15 BOLIGORGANISATIONEN - SPØRGESKEMA: Spørgeskema Forretningsførerens påtegning Viby J., den 16. april 2018 Svend Erik Møller direktør Organisationsbestyrelsens påtegning Viby J., den 25. april 2018 Michael Korsholm formand Kim Schmidt Jensen næstformand Den uafhængige revisors erklæring Til Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter Vi har gennemgået besvarelsen af vedlagte spørgeskema for boligorganisation ALBOA for regnskabsåret 1. januar december Besvarelsen udarbejdes med henblik på at informere Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter om særlige regnskabsmæssige forhold for ALBOA for regnskabsåret 1. januar december Ledelsen i ALBOA har ansvaret for besvarelsen af spørgeskemaet. Vores ansvar er på grundlag af vores gennemgang at udtrykke en konklusion om besvarelsen af spørgeskemaet. Den udførte gennemgang Vi har udført vores gennemgang i overensstemmelse med den internationale standard om andre erklæringsopgaver med sikkerhed og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning med henblik på at opnå begrænset sikkerhed for, at besvarelsen ikke indeholder væsentlig fejlinformation. Vores gennemgang har været begrænset til først og fremmest at omfatte forespørgsler til ledelse og medarbejdere samt analytiske handlinger og giver derfor mindre sikkerhed end en revision. Ved vores vurdering af besvarelsen har vi taget udgangspunkt i vores arbejde udført i forbindelse med vores revision af årsregnskabet 1. januar december Årsregnskabet har vi forsynet med en revisionspåtegning uden forbehold og supplerende oplysninger. Vi har endvidere vurderet de af ledelsen udførte skøn, der er foretaget i forbindelse med besvarelsen. Det er vores opfattelse, at den udførte gennemgang giver et tilstrækkeligt grundlag for vores konklusion. Konklusion Ved den udførte gennemgang er vi ikke blevet bekendt med forhold, der giver os anledning til at konkludere, at besvarelsen af spørgeskemaet ikke i al væsentlighed afspejler de i spørgeskemaet regnskabsmæssige forhold, som gør sig gældende for ALBOA for regnskabsåret 1. januar december Aarhus, den 26. april 2018 Beierholm Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Klaus Kristiansen statsaut. revisor MNE-nr.: MNE8497 Materiale til repræsentantskabsmøde 28. maj

16 16 Materiale til repræsentantskabsmøde 28. maj 2018

17 DAGSORDENEN PKT. 4 beboelsesafdelinger & institutioner BILAG TIL DAGSORDENEN PKT. 4 ALBOAs afdelinger fik overskud på næsten 25 millioner kroner 2017 var et godt år for regnskaberne i ALBOAs afdelinger. Samtlige afdelinger kommer ud af 2017 med et overskud, og i alt er overskuddet på næsten 25 millioner kroner. Overskuddet svarer til cirka fem procent af det samlede årlige budget på 472 millioner kroner. Overskuddet bliver indregnet i budgetterne for de kommende tre år og bliver på den måde betalt tilbage til afdelingerne. Her kan du læse overordnet om regnskaberne og få indblik i, hvilke faktorer der har givet det store overskud. Regnskab Budget Afvigelse Konto Specifikationer Materiale til repræsentantskabsmøde 28. maj

18 Afd Antal boliger Antal m² Resultat konto (407) Resultat 2017 Egenkapital Underfinansiering konto (303) Underskud Samlede aktiver Henlæggelser Afdeling Grundtvigsvej , , , ,93 Afdeling Højbjergparken , , , ,89 Afdeling Runde Gård , , , ,86 Afdeling Frederiksparken , , , ,16 Afdeling Øster Allé , , , ,69 Afdeling Hømosevej , , , ,70 Afdeling Saralystparken I og III , , , ,65 Afdeling Byvangen , , , ,54 Afdeling Saralystparken II , , , ,18 Afdeling Lykkesholms Allé , , , ,62 Afdeling Vestergårdsparken , , , ,19 Afdeling Grønnegården , , , ,21 Afdeling Stenkildeparken , , , ,80 Afdeling Altangangshuset , , , ,86 Afdeling Dalvangen , , , ,11 Afdeling Høvænget , , , ,37 Afdeling M.P. Hansensvej , , , ,29 Afdeling Ny Vestergårdspark I , , , ,97 Afdeling Ny Vestergårdspark II , , , ,77 Afdeling Elverdalsparken , , , ,97 Afdeling Gartnervænget , , , ,99 Afdeling Olaf Rudes Vej , , , ,22 Afdeling Rundhøj I , , , ,70 Afdeling Søndervangen I , , , ,18 Afdeling Rundhøj II , , , ,62 Afdeling Kjærslund , , , ,33 Afdeling Ny Vestergårdspark III , , , ,87 Afdeling Gyvelparken , , , ,85 Afdeling Kærgårdsparken , , , ,63 Afdeling Rundhøj Kollegiet , ,24 0, ,24 Afdeling Søndervangen II , , , ,74 Afdeling Ungdomspensionen ,00 0,00 0,00 0,00 Afdeling Abildgade , , , ,90 Afdeling Vårkjærparken , , , ,53 Afdeling Kalkærparken , , , ,74 Afdeling Byagerparken , , , ,68 Afdeling Vejlby Vest , , , ,88 Afdeling Tranbjergparken , , , ,65 Afdeling Hjulbjergvej , , , ,19 Afdeling Håndværkerparken I , , , ,98 Opsamlet resultat I alt 18 Materiale til repræsentantskabsmøde 28. maj 2018

19 Afdeling L.A. Ringsvej , , , ,37 Afdeling Egelundsparken , , , ,64 Afdeling Håndværkerparken II , , , ,85 Afdeling Fiskergade , , , ,22 Afdeling Håndværkerparken III , , , ,86 Afdeling Hirsevænget , , , ,74 Afdeling Råhøjparken , , , ,41 Afdeling Virkelyst , , , ,66 Afdeling Håndværkerparken IV , , , ,95 Afdeling Beboerhuset , , , ,47 Afdeling Rybo , , , ,71 Afdeling Katrinebo , , , ,42 Afdeling Håndværkerparken V , , , ,10 Afdeling Bavnebakken, Kolt , , , ,87 Afdeling Ældreboliger Bavnebakken , , , ,76 Afdeling Bofællesskab Bavnebakken , , , ,97 Afdeling Ingerslevs Boulevard , , , ,77 Afdeling Damtoften , , , ,92 Afdeling Generatoren , , , ,79 Afdeling Håndværkerparken VI , , , ,53 Afdeling Stavtrup Vænge , , , ,33 Afdeling Absalonsgade , , , ,76 Afdeling Bøgeskovparken , , , ,27 Afdeling Børupvænget , , , ,27 Afdeling Bofællesskab Skejbyparken , , , ,50 Afdeling Håndværkerparken VII , , , ,44 Afdeling Kunneruphøj , , , ,34 Afdeling Holme Parkvej , , , ,41 Afdeling Håndværkerparken VIII , , , ,70 Afdeling Jegstruphøj , , , ,35 Afdeling Porskjær , , , ,50 Afdeling Klokkeblomstvej , , , ,59 Afdeling Frisenholt , , , ,00 Afdeling Frisenholt , , , ,16 Afdeling Søndervang Kollegiet , , , ,73 Afdeling Engelundsvej , , , ,21 Afdeling Hvidmosegård , , , ,64 Afdeling Engelundsvej , , , ,78 Afdeling Pilevangen , , , ,10 Afdeling Salamanderparken , , , ,40 Afdeling Svaneparken , , , ,55 Afdeling Bofællesskabet Stenhøj, Beder , , , , Materiale til repræsentantskabsmøde 28. maj

20 Afd Resultat konto (407) Resultat 2017 Egenkapital Underfinansiering konto (303) Underskud Samlede aktiver Henlæggelser Opsamlet resultat I alt Afdeling Det boligsociale arbejde Rundh , , , ,48 Afdeling Børnehave og vuggestue Rund , , , ,01 Afdeling Sprogskolen ,00 0,00 0,00 0,00 Afdeling Øster Allé institutioner , , , ,56 Afdeling Børnehaven Spiren , , , ,74 Afdeling Børnehaven Næshøj , , , ,05 Afdeling Børnehave og vuggestuetrane , , , ,64 Afdeling Kjærslund institutioner , , , ,98 Afdeling Myrholmsvej , ,63-0, ,32 Afdeling Aktivitetscentret Abildhus , , , ,21 Afdeling Byagerparken institutioner (By , , , ,21 Afdeling Vejlby Vest institutioner , , , ,88 Afdeling Aldersint. børneinstitutioner Tr , , , ,06 Afdeling Vuggestuen Hjulbjergvej , , , ,16 Afdeling Vuggestuen Amaliegården, Be , , , ,22 Afdeling Integreret institution, Stavtrup , , , ,22 Afdeling Servicefunktion, Skejbyparken , , , ,38 Afdeling 389 -Basen , ,00 0, , Materiale til repræsentantskabsmøde 28. maj 2018

21 DAGSORDENEN PKT. 5 budget 2019 BILAG TIL DAGSORDENEN PKT. 5 Organisationsbestyrelsen godkendte på organisationsbestyrelsesmødet i april 2018 principperne og forudsætningerne for budgettet for Loven foreskriver at man skal budgettere så kostægte som muligt. Det betyder kort fortalt: at nettoadministrationsudgiften må opkræves i administrationsbidrag eller at afdelingerne i drift tilsammen betaler et administrationsbidrag, som dækker driftsadministrationen i ALBOA. For 2019 betyder dette at organisationsbestyrelsen foreløbigt har fast et administrationsbidrag på kr pr. lejemålsenhed. Administrationsbidraget er beregnet med udgangspunkt i det udsendte budgetoplæg for 2019, som fremgår af de efterfølgende sider. Oversigt over administrationsomkostninger: Budget Budget : Bruttoadministrationsudgifter (konto 530) Andet støttet boligbyggeri (konto 601.2) Sideaktivitets-afdelinger (konto 601.3) Lovmæssige gebyrer m.v. og særlige ydelser (konto 602) Byggesagshonorar (konto 605/606) Nettoadministrationsudgift vedr. egne afdelinger i drift i alt , Nettoadministrationsudgift vedr. egne afdelinger i drift pr. lejemålsenhed Organisationsbestyrelsen beslutter administrationsbidraget endeligt i maj-juni. Materiale til repræsentantskabsmøde 28. maj

22 BOLIGORGANISATIONEN - BUDGETOPLÆG 2019: Boligorganisation Tilsynsførende kommune Boligorganisationsnr Kommunenr. 751 ALBOA Aarhus Kommune Vestergårdsvej 15 Rådhuspladsen 2, Postbox Viby J 8000 Aarhus C Tlf.: Fax: post@alboa.dk aarhus.kommune@aarhus.dk CVR/SE-nr.: Boligorganisationen omfatter i alt: Antal Antal lejemål Bruttoetageareal i alt (m2) à lejemålsenhed Antal lejemålsenheder Boliger ,0 Enkeltværelser ,0 Erhvervslejemål pr. påbeg. 60m2 73,0 Institutioner pr. påbeg. 60m2 164,0 Garager/carporte /5 191,6 Afdelinger i alt ,6 Boligorganisationen administrerer følgende eksterne foretagender: Antal Antal lejemål Antal lejemålsenheder Bofællesskabet Stenhøj, Beder 0 0 0,0 Egmontgården, Viby J ,0 Andelsboligforeningen Holme Parkvej 1 9 9,0 Afdelinger i alt ,0 22 Materiale til repræsentantskabsmøde 28. maj 2018

23 Konto Specifikation Regnskab Budget Budget Afvigelse Udgifter Ordinære udgifter BOLIGORGANISATIONEN - BUDGETOPLÆG 2019: 501 Bestyrelsesvederlag m.v , Mødeudgifter, kontingenter m.v , Personaleudgifter , Kontorholdsudgifter , Kontorlokaleudgifter , Afskrivninger , Særlige aktiviteter , Revision , Bruttoadministrationsudgifter , Renteudgifter (incl. kurstab) , Henlæggelse af afdelingernes bidrag m.v. til dispositionsfonden , Samlede ordinære udgifter , Ekstraordinære udgifter 541 Ekstraordinære udgifter , Udgifter i alt , Overskudsfordeling 1. Henlæggelse til arbejdskapitalen , Henlæggelse til dispositionsfonden 0, Udgifter og evt. overskud i alt , Materiale til repræsentantskabsmøde 28. maj

24 Konto Specifikation Regnskab Budget Budget Afvigelse Indtægter BOLIGORGANISATIONEN - BUDGETOPLÆG 2019: Ordinære indtægter 601 Administrationsbidrag , Lovmæssige gebyrer m.v. og særlige ydelser , Renteindtægter , Afdelingernes bidrag m.v. til dispositionsfonden , Nybyggeri 0, Forbedringsarbejder m.v , Samlede ordinære indtægter , Ekstraordinære indtægter 611 Ekstraordinære indtægter , Indtægter i alt , Indtægter og underskud i alt , Materiale til repræsentantskabsmøde 28. maj 2018

25 DAGSORDENEN PKT. 8 Indkomne forslag BILAG TIL DAGSORDENEN PKT a. Forslag fra afdelingerne i Håndværkerparken, Holme Parkvej og Hvidmosegård: Afdelingssammenlægning og administrationsbidragets sammensætning. Organisationsbestyrelsens bilag til forslaget: Model med grundbidrag på kr og et loft på 100 kr./mdr. i huslejevirkning - vedtaget i organisationsbestyrelsen 22. marts 2018 Materiale til repræsentantskabsmøde 28. maj

26 Forslag 8a 26 Materiale til repræsentantskabsmøde 28. maj 2018

27 Forslag 8a Materiale til repræsentantskabsmøde 28. maj

28 Bilag Organisationsbestyrelsens bilag til Håndværkerparkens forslag til dagsordenens pkt. 8.a. ANTAL LEJEMÅLSENHEDER BUDGET 2018 Fast bidrag Bidrag pr. Administrations- Tilskud AFVIGELSE AFVIGELSE AFVIGELSE Afdelinger Lejligh. Værelser Erhverv Institution Garage SUM pr. afd. lejemålsenhed bidrag v/fast bidrag Loft kr. 100 pr. år pr. lejemål pr. måned Afdeling Grundtvigsvej 30,0 0,0 0,0 0,0 0,0 30, Afdeling Højbjergparken 48,0 0,0 1,0 0,0 0,8 49, Afdeling Runde Gård 142,0 0,0 6,0 0,0 0,0 148, Afdeling Frederiksparken 54,0 0,0 0,0 0,0 1,8 55, Afdeling Øster Allé 120,0 0,0 3,0 0,0 6,4 129, Afdeling Hømosevej 12,0 0,0 0,0 0,0 0,0 12, Afdeling Saralystparken I og III 267,0 0,0 5,0 0,0 6,2 278, Afdeling Byvangen 130,0 0,0 6,0 0,0 2,2 138, Afdeling Saralystparken II 79,0 0,0 0,0 0,0 7,4 86, Afdeling Lykkesholms Allé 25,0 0,0 0,0 0,0 0,2 25, Afdeling Vestergårdsparken 156,0 0,0 2,0 0,0 6,8 164, Afdeling Grønnegården 80,0 0,0 2,0 0,0 2,4 84, Afdeling Stenkildeparken 168,0 0,0 24,0 0,0 17,6 209, Afdeling Altangangshuset 13,0 0,0 0,0 0,0 0,0 13, Afdeling Dalvangen 10,0 0,0 0,0 0,0 0,0 10, Afdeling Høvænget 53,0 0,0 0,0 0,0 4,0 57, Afdeling M.P. Hansensvej 12,0 0,0 0,0 0,0 0,0 12, Afdeling Ny Vestergårdspark I 101,0 0,0 1,0 0,0 8,0 110, Afdeling Ny Vestergårdspark II 99,0 0,0 0,0 0,0 0,0 99, Afdeling Elverdalsparken 39,0 0,0 5,0 0,0 3,0 47, Afdeling Gartnervænget 53,0 0,0 0,0 0,0 0,0 53, Afdeling Olaf Rudes Vej 78,0 0,0 2,0 0,0 3,8 83, Afdeling Rundhøj I 105,0 0,0 0,0 0,0 3,4 108, Afdeling Søndervangen I 144,0 0,0 0,0 0,0 11,6 155, Afdeling Rundhøj II 84,0 0,0 1,0 0,0 4,0 89, Afdeling Kjærslund 380,0 2,0 1,0 0,0 22,8 405, Afdeling Ny Vestergårdspark III 93,0 0,0 0,0 0,0 0,0 93, Afdeling Gyvelparken 69,0 0,0 0,0 0,0 0,0 69, Afdeling Kærgårdsparken 90,0 0,0 0,0 0,0 2,8 92, Afdeling Rundhøj Kollegiet 69,0 0,0 0,0 3,0 1,2 73, Afdeling Søndervangen II 284,0 10,0 0,0 0,0 19,0 313, Afdeling Abildgade 79,0 0,0 3,0 0,0 6,6 88, Afdeling Vårkjærparken 183,0 3,0 0,0 0,0 8,0 194, Afdeling Kalkærparken 118,0 0,0 1,0 1,0 14,0 134, Afdeling Byagerparken 229,0 0,0 0,0 0,0 4,0 233, Afdeling Vejlby Vest 592,0 0,0 3,0 0,0 11,2 606, Afdeling Tranbjergparken 304,0 0,0 1,0 0,0 0,0 305, Afdeling Hjulbjergvej 85,0 0,0 0,0 0,0 2,4 87, Afdeling Håndværkerparken I 140,0 0,0 0,0 0,0 0,0 140, Afdeling L.A. Ringsvej 37,0 0,0 0,0 0,0 0,0 37, Afdeling Egelundsparken 138,0 0,0 0,0 0,0 6,2 144, Afdeling Håndværkerparken II 154,0 0,0 0,0 0,0 1,2 155, Afdeling Fiskergade 32,0 0,0 0,0 0,0 0,6 32, Afdeling Håndværkerparken III 32,0 0,0 0,0 0,0 0,0 32, Afdeling Hirsevænget 126,0 0,0 0,0 0,0 0,0 126, Afdeling Råhøjparken 221,0 0,0 0,0 0,0 3,2 224, Afdeling Virkelyst 33,0 0,0 0,0 0,0 0,0 33, Afdeling Håndværkerparken IV 135,0 0,0 4,0 0,0 0,0 139, Afdeling Beboerhuset 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 17, Afdeling Rybo 27,0 0,0 0,0 0,0 0,0 27, Materiale til repræsentantskabsmøde 28. maj 2018