DaluxFM vejledning til leverandører

Transkript

1 DaluxFM vejledning til leverandører Indhold Introduktion til DaluxFM... 2 Hvorfor har vi valgt DaluxFM?... 2 Sådan bruger du DaluxFM... 3 Brug af DaluxFM app... 4 Behandling af opgaver... 6 Ansvarlig for opgaven... 7 Bekræft eller afvis opgaven... 8 Du påtager dig opgaven... 9 Du afviser opgaven Kommunikation og opgavelog Opgaven er udført Udførsel afvist Brug af DaluxFM web Opgaveoverblik Hvis du er koordinator/daluxfm administrator Send besked til kunde Administration af virksomhed og medarbejdere Brug af DaluxFM app som administrator

2 Introduktion til DaluxFM I denne vejledning vil du få svar og hjælp til at bruge DaluxFM leverandørmodul til web og den tilhørende app. Du kan som leverandør bruge webløsningen og app en til at se og håndtere dine opgaver, både på farten og på kontoret. Som administrator af DaluxFM får du en koordinerende rolle, hvor du har overblikket over alle virksomhedens opgaver og mulighed for at fordele opgaver til dine kollegaer. Du kan desuden oprette og administrere brugere af DaluxFM og skal godkende opgavernes udførsel, inden de sendes tilbage til ATP Ejendomme. Læs mere om administratorrollen på side 16. Hvorfor har vi valgt DaluxFM? ATP Ejendommes Servicecenter benytter DaluxFM, så både vi og vores eksterne leverandører har samme historik på de opgaver, som vi sender ud af huset. Tidligere har denne historik primært ligget i mails, og referencerne har derfor været svære i opgavehåndteringen. Med DaluxFM får hver opgave et unikt Opgave ID-nummer, som følger opgaven fra indmelding til arkivering. Samtidig får lejere, forvaltere og inspektører samt projektledere ét sted at indmelde opgaver nemt og tilgængeligt og med automatisk mailkvittering på indmeldingen. Leverandører og ATP Ejendommes Servicecenter bliver desuden ligestillet i muligheden for at dokumentere opgavens fremgang ved hjælp af billeder, vedhæftede dokumenter og kommentarer, hvilket vil blive tilknyttet opgavens historik i DaluxFM. Du er altid velkommen til at kontakte os på servicecenter@atp-ejendomme.dk, hvis du har problemer med at logge ind, eller hvis du er i tvivl om, hvordan DaluxFM skal benyttes. 2

3 Sådan bruger du DaluxFM Som leverandør vil du blive oprettet i DaluxFM med den mailadresse, som vi har registreret på dig. Det vil også være til den mailadresse, at vi sender dig oplysningerne om dit login til DaluxFM. Dit login kan benyttes både til DaluxFM app en og web-versionen. Mailen indeholder links til at hente app en til ios eller Android. Hvis man ønsker at benytte web-versionen, kan den findes på dette link: 3

4 Brug af DaluxFM app Start med at downloade app en DaluxFM. Du kan som nævnt finde den i både App Store og på Google Play. Første gang du benytter app en, skal du oplyse Kunde som er: Atpe. Tryk på Fortsæt for at logge ind. 4

5 Du skal nu angive de loginoplysninger, som du har modtaget i mailen fra os og trykke Log ind. Når du er logget ind, vil du møde siden med dit opgaveoverblik. Her kan du se hvor mange nye og igangværende opgaver, som du har. 5

6 Opgaveoverblikket består af følgende undermenuer: Nye, ubekræftede Bekræftede Udførte, afventer koordinator Afviste af koordinator Udførte, afventer kunde Afviste af kunde Udførte, godkendte Afviste af leverandør Nye opgaver, som du enten skal bekræfte eller afvise Opgaver, du har bekræftet at udføre Kun relevant ved intern koordinator/administrator hos leverandøren. De opgaver, som du har udført og som mangler at blive godkendt af din kollega, inden de sendes videre til ATP Ejendomme Kun relevant ved intern koordinator/administrator hos leverandøren. De opgaver, du har udført, men som din kollega har afvist udførslen af Opgaver, der afventer ATP Ejendommes godkendelse Opgaver, som ATP Ejendomme har afvist udførslen af Opgaver, der er udført og godkendt af ATP Ejendomme Opgaver, som du har afvist at udføre Oversigten opdateres ved at swipe ned. Behandling af opgaver Bemærk, at du altid vil modtage en mail, når der er kommet en ny opgave med dig som ansvarlig. Klik på mappen Nye, ubekræftede for at se dine nye opgaver. Du får her et overblik over de nye opgaver, som du enten skal afvise eller bekræfte. Farverne yderst til venstre er en indikation på den deadline, der er angivet på opgaven: Der er mindst én dag til deadline Deadline er i dag. Kontakt ATP Ejendommes Servicecenter, hvis deadline ikke kan overholdes Deadline er overskredet, kontakt ATP Ejendommes Servicecenter 6

7 Klik dig ind på den enkelte opgave for at se detaljerne. Ansvarlig for opgaven Øverst kan du se Opgave ID-nummeret. På telefonikonet kan du få vist, hvem fra ATP Ejendomme og hos leverandøren, der er ansvarlige for opgaven. 7

8 Bekræft eller afvis opgaven Når du har læst opgaven igennem, skal du enten bekræfte eller afvise opgaven. Bekræft eller afvis opgaven ved at bruge den hvide pil nederst til højre. 8

9 Du påtager dig opgaven Når du bekræfter en opgave, betyder det, at du påtager dig at udføre opgaven som beskrevet. Ved bekræftelse skal du skrive en kommentar samt angive en udførselsdato. ATP Ejendomme har sat en deadline på opgaven, og din udførsel skal derfor ligge før den fastsatte deadline ellers kan opgaven ikke bekræftes. Hvis du vurderer, at det bliver en udfordring at overholde deadline, skal du kontakte ATP Ejendommes Servicecenter for at aftale nærmere. Når du trykker på Gem øverst til højre, sendes oplysningerne til ATP Ejendomme, og opgaven vil blive gemt i mappen Bekræftede på din forside. 9

10 Du afviser opgaven Hvis du ikke mener opgaven er mulig for dig at løse, eller hvis den er blevet tildelt forkert, har du også mulighed for at afvise opgaven. Skriv altid en kommentar, hvorfor du har valgt at afvise opgaven. Når du trykker på Gem øverst til højre, sendes oplysningerne til ATP Ejendomme, og opgaven vil blive gemt i mappen Afviste af leverandør på din forside. 10

11 Kommunikation og opgavelog Nederst på opgaven findes en log med bl.a. kommentarer, der knytter sig til opgaven. Det er også her, at du kan følge opgavens status. Du kan sende en mail til den ansvarlige på opgaven ved at trykke på navnet og vælge Send . 11

12 Opgaven er udført Når opgaven er udført, skal du gå ind på opgaven og vælge Udfør på den hvide pil. Du skal skrive en kommentar og meget gerne tage et billede af den udførte opgave, hvis det giver mening det vil lette vores godkendelse af opgaven. Du skal ikke udfylde tidsforbrug. Når du trykker på Gem øverst til højre, vil opgaven blive gemt i mappen Udførte, afventer koordinator, hvis I har en intern koordinator i din virksomhed, eller i mappen Udførte, afventer kunde, hvis det er ATP Ejendomme, der skal godkende opgavens udførsel. Udførsel afvist Hvis det vurderes, at opgaven ikke er færdiggjort, eller ikke er korrekt udført, kan udførslen blive afvist af den interne koordinator i din virksomhed eller af ATP Ejendomme. Du vil i de tilfælde få tilsendt en mail og opgaven vil blive gemt under Afviste af koordinator eller Afviste af kunde. Det vil typisk fremgå i opgaveloggen, hvorfor udførslen er afvist, og du kan også tage kontakt til den opgaveansvarlige hos ATP Ejendomme ved spørgsmål. 12

13 Brug af DaluxFM web Webløsningen er især god til de leverandører, der har personale på kontoret til at fordele de indkomne opgaver. I de tilfælde kan der oprettes en DaluxFM administrator hos leverandøren, som har flere muligheder og rettigheder end de øvrige DaluxFM brugere. Der vil derfor også være forskel på, hvordan dit skærmbillede ser ud alt afhængig af, om du er oprettet med administratorrettigheder eller ej. Log ind ved at bruge oplysningerne fra mailen. Opgaveoverblik Dine opgaver er opdelt i visninger efter status, som du kender det fra app en. Du kan finde dine opgaver under de enkelte visninger. Nedenfor ses Nye, ubekræftede : 13

14 Dobbeltklik på opgaven for at se alle detaljerne. 14

15 I webløsningen skal du bekræfte, afvise og melde opgaver som udført ved at bruge knapperne i statuslinjen. 15

16 Hvis du er koordinator/daluxfm administrator Er du ansat i en virksomhed, hvor du fordeler opgaver til dine kollegaer, skal du bruge denne guide. Du har af ATP Ejendomme fået tildelt administratorrettigheder til DaluxFM. Du kan derfor se flere oplysninger og har flere muligheder end i standard webløsningen for leverandører. Du har som administrator mulighed for at se alle virksomhedens opgaver og kan skifte status på vegne af dine kollegaer. Din menu ser således ud: Opgaver kan tildeles til den af dine kollegaer, der skal udføre opgaven. Enten ved at benytte knappen Tildel på menulinjen eller ved at åbne opgaven og vælge en medarbejder under Tildel opgave. 16

17 Send besked til kunde Hvis der er behov for at sende en besked til ATP Ejendomme, kan det gøres direkte fra den enkelte opgave. Fordelen ved at kommunikere fra opgaven er, at alle beskeder logges i opgavehistorikken, og dermed er synlige for såvel din virksomhed som for ATP Ejendomme. Åbn opgaven og klik på Send besked til kunde. Skriv din besked og tryk på Send. Beskeden kan nu ses i historikken nederst på opgaven. Den ansvarlige hos ATP Ejendomme vil samtidig modtage en mail med beskeden. 17

18 Administration af virksomhed og medarbejdere Du har rettigheder til at administrere, herunder oprette og slette dine kollegaers adgang til DaluxFM. Brug knappen Rediger virksomhed på din menulinje. Du kan nu redigere i opgavefordelingen samt brugere fra din virksomhed. Hvis din virksomhed har besluttet, at alle opgaver skal fordeles af dig som administrator, skal du markere Alle nye opgaver skal gå til en koordinator. Alternativt vil alle nye opgaver kunne ses af alle virksomhedens DaluxFM brugere. Ved brug af en intern koordinator skal du angive, hvem der skal fungere som koordinator, og om opgaver skal godkendes af intern koordinator, inden de sendes til godkendelse hos ATP Ejendomme. 18

19 For at tilføje, redigere eller slette brugere, skal du benytte knapperne under Brugere. Når der tilføjes en ny bruger/kontaktperson, er det nedenstående oplysninger, der skal udfyldes. Husk, at sætte flueben i Mobiladgang og/eller Webadgang for at den nye bruger kan benytte app en eller webløsningen. Hvis du sætter flueben i Administrator, vil den nye bruger få administratorrettigheder for virksomheden. Når den nye bruger er oprettet, vil Dalux sende en mail med login-oplysningerne. 19

20 Brug af DaluxFM app som administrator I app en vil du som administrator kunne se alle virksomhedens opgaver og ikke kun dem med dig som ansvarlig. Du vil på samme måde som i webløsningen kunne fordele opgaver til kollegaer, godkende opgaver fra dine kollegaer m.v. 20