Vejledning til anvendelse af fuldmagt på virk.dk

Transkript

1 Vejledning til anvendelse af fuldmagt på virk.dk Ønsker du vejledning til en specifik område, kan du gå direkte til det ved at klikke på det i listen nedenfor. Generelt om fuldmagter... 2 Fuldmagt på virk.dk... 2 Hvilke indberetninger kan der gives fuldmagt til?... 2 Hvem kan bruge fuldmagter og hvad kræver det?... 2 Fuldmagtsgiver... 4 Giv fuldmagt - Trin for trin med skærmbilleder... 5 Rediger eksisterende fuldmagt... 9 Slet fuldmagt... 9 Fuldmagtshaver Opret ny gruppe, tilknyt fuldmagt og medarbejdere trin for trin Rediger eksisterende gruppe trin for trin Tilføj fuldmagt Tilføj medarbejder

2 Generelt om fuldmagter Fuldmagt på virk.dk På virk.dk kan en række indberetninger til forskellige myndigheder foretages digitalt. Nogle indberetninger kræver dog rettigheder fx til at se personfølsomme oplysninger. Ønsker du at andre personer/medarbejdere udenfor virksomheden skal indberette på dine vegne, skal du give dem fuldmagt til at indberette digitalt på virk.dk. Den person/medarbejder udenfor virksomheden, som får fuldmagt, indestår alene for at foretage indberetninger i overensstemmelse med virksomhedens bemyndigelse og interesse. Fuldmagten er gældende indtil den slettes af virksomheden. Eksempel på anvendelse af fuldmagter: En virksomhed med ansatte skal søge refusion for en syg medarbejder. Virksomheden har outsourcet administrationen til et lønbureau eller en revisor. Virksomheden giver revisoren/lønbureauet fuldmagt til at foretage deres indberetninger til myndighederne via virk.dk Revisoren/lønbureauet søger refusion på virk.dk på virksomhedens vegne. Hvilke indberetninger kan der gives fuldmagt til? Anvendelse af fuldmagter på virk.dk giver eksterne brugere tilladelse til at udfylde og indsende digitale indberetninger på virk.dk, som kræver bestemte rettigheder, f.eks. retten til at søge om sygedagpengerefusion på virk.dk. En fuldmagt oprettes altid på CVR nr og alle eller udvalgte underliggende P numre. Findes der underliggende se-nr er de omfattet af fuldmagten, men der kan ikke gives fuldmagt alene til et underliggende se-nr. Bemærk særligt om SE nummer. Du skal være opmærksom på, at fuldmagter ikke kan tildeles særskilt til SE numre. Dette skyldes, at et SE-nummer er et internt administrativt nummer, som virksomheden anvender i forhold til SKAT. Hvem kan bruge fuldmagter og hvad kræver det? Fuldmagter til at lave indberetninger på virk.dk kan fx gives, hvis man ønsker at et lønbureau, en revisor eller en anden udenfor virksomhedens CVR nr., skal foretage indberetningerne der kræver rettigheder på virk.dk på virksomhedens vegne. For at give fuldmagt eller indberette på virk.dk kræves det, at man har en medarbejdersignatur. Bemærk For at få tildelt rettigheder til en medarbejder, skal den pågældende person på forhånd være registreret som bruger på virk.dk (dvs. have været logget ind mindst en gang tidligere på virk.dk med en medarbejdersignatur). 2

3 Oprettelse af en fuldmagt kræver, at både fuldmagtsgiveren 1 og fuldmagtshaveren 2 har en medarbejder signatur. Se flowet fra start til slut herunder Flow Fuldmagtsgiver Fuldmagtshaver Fuldmagtshaver Opretter fuldmagt på virk.dk tilføjer brugerne Indberetter for virksomheden på virk.dk Indberetning Fuldmagtsgiver Giver Fuldmagtshaver digital indberetning Virk.dk digital indberetning Myndighed Indberetning der ønskes lavet af revisor/løn bureau eller lign. Den virksomhed som skal indberette til myndigheden, men som ønsker andre skal gøre det via virk.dk Fuldmagten bliver givet med rettigheder til CVR nr. Revisor/løn bureau eller lign som får fuldmagten til at kunne indberette på virk.dk på fuldmagtsgivers vegne Indberetninge n der skal laves digitalt på virk.dk Brugeren logger ind på virk.dk og foretager den digitale indberetningen på virksomhedens vegne Indberetninge n bliver sendt digitalt til den ansvarlige myndighed Myndigheden modtager indberetninge n 1 Fuldmagtsgiver er den, der giver fuldmagt, til at andre kan indberette på deres vegne 2 Fuldmagtshaver er den, der skal indberette på vegne af virksomheden på virk.dk. 3

4 Fuldmagtsgiver Hvis du vil lade andre indberette for din virksomhed på Virk.dk, skal du først give dem en fuldmagt. En fuldmagt giver eksterne brugere adgang til at lave digitale indberetninger på virk.dk, hvor der kræves specifikke rettigheder eksempelvis ret til at anmode om refusion. Fuldmagtsgiver opretter fuldmagten på virk.dk. Herefter er det fuldmagtshaveren, som skal tilknytte de medarbejdere, der skal indberette på virk.dk. Det vil således være fuldmagtshaver, der tilknytter eller fjerner medarbejdere (brugere) på fuldmagten. Til det skal du bruge en medarbejdersignatur, som kan bestilles på NemID.nu. Hvis du har spørgsmål til bestilling eller installation af din medarbejdersignatur, kan DanID hjælpe dig på tlf Når du har din medarbejdersignatur, skal du logge på Virk.dk for at få en brugerprofil. Følg nedenstående vejledning for at give fx din revisor mulighed for at indberette på Virk.dk på din virksomheds vegne. 4

5 Giv fuldmagt - Trin for trin med skærmbilleder 1. Gå til Forsiden af Virk.dk 2. Log ind med din medarbejdersignatur 5

6 3. Vælg Mit Virk.dk i højre side. 4. Vælg Brugeradministration i højre side. 5. Vælg Avanceret tildeling af rettigheder i venstre side 6. Indtast CVR-nummeret på virksomheden, du vil give fuldmagt til, under afsnittet Opret fuldmagt. 6

7 7. Tryk på Opret ny fuldmagt. 8. Vælg en P-enhed eller alle P-enheder. Nogle løsninger kræver, at der vælges alle P-enheder. 9. Tilknyt de rettigheder, som du vil give fuldmagt til. Du skal klikke på Tilknyt rettighed til fuldmagt for hver rettighed, du vil give fuldmagt til. 10. Tryk Gem, når du er færdig med at tildele rettigheder. I ovenstående tilfælde er Helle Steeval fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen ved at give en fuldmagt til Foreningen til fremme af support på Virk.dk 7

8 11. Der skal stå Dine ændringer er nu gemt øverst på siden 12. Fuldmagten er nu oprettet 13. Kontakt modtageren af fuldmagten, når oprettelsen er foretaget. Fuldmagten træder først i kraft, når fuldmagtshaver har oprettet en brugergruppe, tilknyttet fuldmagten og tildelt medarbejdere til gruppen. 8

9 Rediger eksisterende fuldmagt 1. Gå til Forsiden af Virk.dk 2. Log ind med din medarbejdersignatur 3. Vælg Mit Virk.dk i højre side. 4. Vælg Brugeradministration i højre side. 5. Vælg Avanceret tildeling af rettigheder i venstre side 6. Find fuldmagten på liste og klik på den, hvis du ønsker at se eller redigere den. Fuldmagter er angivet med type Fuldmagt. Husk at gemme, hvis du har lavet ændringer. Slet fuldmagt Hvis du ikke længere ønsker, at fuldmagten skal gælde, kan denne slettes, så fuldmagtshaver ikke længere kan indberette for jeres CVR nr. Du sletter fuldmagten på følgende måde: 1. Gå til Forsiden af Virk.dk 2. Log ind med din medarbejdersignatur 3. Vælg Mit Virk.dk i højre side. 4. Vælg Brugeradministration i højre side. 5. Vælg Avanceret tildeling af rettigheder i venstre side 6. Find fuldmagten på liste og vælg fjern. 7. Fuldmagten er nu slettet og det er ikke længere muligt at indberette på den slettede fuldmagt./ CVR nr. 9

10 Fuldmagtshaver Fuldmagtshaver er den, der skal indberette på vegne af virksomheden på Virk.dk. Når fuldmagtshaver får besked fra fuldmagtsgiver om, at fuldmagten er oprettet, skal der oprettes en gruppe til at administrere fuldmagten. En gruppe består af de personer hos jer, der kan foretage indberetninger. Brugergrupper En brugergruppe består af de medarbejdere hos fuldmagtshaver, som kan indberette på vegne af en anden virksomhed. Virk administratoren skal først oprette grupperne, og derefter tilføje medarbejdere til gruppen. Grupperne kan hvis der er behov for det opdeles i Team, Afdeling, Funktion el. lign. Når du opretter en brugergruppe, så husk denne rækkefølge: Opret gruppen Tilknyt brugere til gruppen Tilknyt fuldmagt til gruppen En gruppe kan indeholde flere fuldmagter. Hvis en fuldmagt tilføjes en eksisterende gruppe, kan de medarbejdere, der er tilknyttet gruppen, automatisk anvende fuldmagten. Der findes 2 måder at organisere anvendelsen af fuldmagter på: 1 gruppe, 1 fuldmagt Når brugeren skal indberette for andre CVR numre, skal brugeren tilknyttes den gruppe, der indeholder den pågældende fuldmagt. 1 gruppe, flere fuldmagter Brugerne bliver tilknyttet gruppen, gruppen indeholder flere fuldmagter, brugeren kan indberette for de tilknyttede fuldmagter/ CVR numre. Husk: Fuldmagten skal oprettes af fuldmagtsgiver før den kan tilknyttes gruppen. Rettighederne til fuldmagten gives af fuldmagtsgiver og skal derfor ikke tildeles gruppen 10

11 Opret ny gruppe, tilknyt fuldmagt og medarbejdere trin for trin 1. Gå til Forsiden af Virk.dk 2. Log ind med din medarbejdersignatur 11

12 3. Vælg Mit Virk.dk i højre side. 4. Vælg Brugeradministration i højre side. 5. Vælg Avanceret tildeling af rettigheder i venstre side 12

13 6. Vælg Opret ny gruppe 7. Vælg alle p-enheder. P-enheden er tildelt hos fuldmagtsgiver 8. Gruppens navn: her skrives det ønskede navn 9. Beskrivelse: Her kan der indtastes kommentar til dig selv. (valgfrit) Gruppens rettigheder, brugere i denne gruppe og tilknyttede fuldmagter kan åbnes og lukkes ved at trykke på dem. 10. Gruppens rettigheder: Rettighederne er tildelt hos fuldmagtsgiver og denne funktion skal derfor ikke anvendes i forbindelse med fuldmagter. Der skal ikke tilknyttes nogen rettigheder. 11. Brugere i denne gruppe: Brugerne, der skal anvende fuldmagten tilknyttes til gruppen ved at vælge brugeren på drop down menu og herefter vælge knappen tilknyt bruger til denne gruppe. 13

14 12. Tilknyttede fuldmagter: indtast CVR nr på fuldmagtsgiver og vælg find 13. Fuldmagten som fuldmagtsgiver har oprettet fremkommer, klik på fuldmagten 14. Fuldmagten ligger nu i listen over fuldmagter tilknyttet denne gruppe. 14

15 15. En gruppe kan være tilknyttet et ubegrænset antal fuldmagter 16. Tryk gem 17. Du skal være opmærksom på, at der skal stå dine ændringer er nu gemt øverst på siden 18. Gruppen er nu oprettet og brugerne er tilknyttet fuldmagten og de kan indberette på vegne af fuldmagtsgiver. 15

16 Rediger eksisterende gruppe trin for trin Tilføj fuldmagt 1. Gå til Forsiden af Virk.dk 2. Log ind med din medarbejdersignatur 3. Vælg Mit Virk.dk i højre side. 4. Vælg Brugeradministration i højre side. 5. Vælg Avanceret tildeling af rettigheder i venstre side 6. Find gruppen i oversigten og vælg gruppen. 7. Nederst på siden ved Tilknyt ny ekstern gruppe fra virksomhed med CVR.nr. indtastes fuldmagtsgiveres CVR nr. og klik derefter på søg 8. Fuldmagten fremkommer på listen 9. Vælg fuldmagten ved at klikke på den 10. Tryk Gem 11. Du skal være opmærksom på, at der skal stå dine ændringer er nu gemt øverst på siden 16

17 Tilføj medarbejder 1. Gå til Forsiden af Virk.dk 2. Log ind med din medarbejdersignatur 3. Vælg Mit Virk.dk i højre side. 4. Vælg Brugeradministration i højre side. 5. Vælg Avanceret tildeling af rettigheder i venstre side 6. Find gruppen i oversigten og vælg gruppen. 7. Nederst på siden ved Tilknyt ny ekstern gruppe fra virksomhed med CVR.nr. indtastes fuldmagtsgiveres CVR nr. og klik derefter på søg 8. Fuldmagten fremkommer på listen 9. Vælg fuldmagten ved at klikke på den 10. Tryk Gem 11. Du skal være opmærksom på, at der skal stå dine ændringer er nu gemt øverst på siden 12. Vælg den brugergruppe du ønsker at tilføje medarbejdere til 13. klik på brugere i denne gruppe, så gruppen folder sig ud. 14. Vælg bruger og tilknyt brugeren til brugergruppen. 15. Ved klik på Gem er fuldmagten opdateret. Der skal stå dine ændringer nu gemt 17