Fælles møde mellem Akademisk Råd og Fakultetssamarbejdsudvalget. Karnapsalen, Otto Mønsted Hallen Nørre Allé 53, 2200 København N (Institut for Idræt)

Transkript

1 D E T N A T U R - O G B I O V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Til medlemmerne af Akademisk Råd og Fakultetssamarbejdsudvalget på gl. LIFE og gl. NAT M Ø D E I N D K A L D E L S E 14. SEPTEMBER 2012 Forum Fælles møde mellem Akademisk Råd og Fakultetssamarbejdsudvalget FAKULTETSSEKRETARIATET BÜLOWSVEJ 17 Mødedato: Onsdag d. 19. september 2012, Kl FREDERIKSBERG C Sted: Karnapsalen, Otto Mønsted Hallen Nørre Allé 53, 2200 København N (Institut for Idræt) TLF DIR MOB Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsordenen 2. Status for den økonomiske udvikling på fakultetet efter 2. kvartal (Q2) Sagsfremstilling pkt. 2 Bilag 2.1: Q for gl. LIFE Bilag 2.2: Q for gl. NAT 3. Standardforretningsorden for institutråd på SCIENCE Sagsfremstilling pkt. 3 med høringsmateriale og foreliggende høringssvar Bilag 3.1: Vedtægter for KU 4. Plan for strategiproces på SCIENCE Sagsfremstilling pkt. 4 Bilag 4.1: Strategier og handlingsplaner for SCIENCE 5. Orienteringer (mundtlige) 6. Eventuelt stla@science.ku.dk REF: STLA SAG: / Sagsnr. oplyses ved henv. Kl afholdes i samme lokale budgetseminar for Akademisk Råd, Fakultetssamarbejdsudvalget, Fakultetsarbejdsmiljøudvalget og SCI- ENCE ledelsesteam samt fakultetets institutadministratorer, administrationschefer, kontorchefer og næstformænd i lokale samarbejdsudvalg.

2 D E T N A T U R - O G B I O V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Punkt 2 AR og FSU 19. september 2012 S A G S F R E M S T I L L I N G 14. SEPTEMBER 2012 Status for den økonomiske udvikling på fakultetet efter 2. kvartal (Q2) FAKULTETSSEKRETARIATET Sagstype Godkendelse Orientering Strategisk drøftelse BÜLOWSVEJ FREDERIKSBERG C Indstilling Fakultetsledelsen vil orientere om den økonomiske udvikling på fakultetet efter 2. kvartal (Q2), jf. de vedlagte oversigter. TLF DIR MOB Bilag 2.1: Q for gl. LIFE Bilag 2.2: Q for gl. NAT stla@science.ku.dk REF: STLA SAG: / Sagsnr. oplyses ved henv.

3 D E T N A T U R - O G B I O V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Bilag 2.1 AR og FSU møde 19. september 2012 SLT, FSU, AR m.fl. Q for gl. LIFE Indledning Hvert kvartal afholdes der Q-møder med institutterne og afdelingerne i fakultetssekretariatet. Q-møderne bruges bl.a. til at drøfte Q-prognosen, dvs. skønnet for hvor stort fakultetets overskud vil være ved udgangen af året. På bagggrund af institutternes indmeldte prognoser, efterfølgende drøftelser med institutterne, samt møde med universitetsdirektøren den 17. august 2012 om fakultetets samlede prognose, er den endelige Q prognose blevet fastlagt. I det følgende redegøres for resultatet af budgetopfølgningen efter 2. kvartal 2012 (Q2-2012). Q2-prognosen Nedenstående tabel viser Q2-prognosen og sammenholder den med primobudget 2012 og regnskabstal for JULI 2012 BÜLOWSVEJ FREDERIKSBERG C TLF DIR FAX jhn@life.ku.dk JOURNALNUMMER CVR.NR REF: JHN Primobudget Q2-prognose Regnskab ÅTD 2012 Regnskab ÅTD i procent Endeligt regnskab Regnskab ÅTD 2011 ÅTD i procent af ende- Årets priser mio. kr /1-30/ af Q prognose /1-30/ ligt regnskab Indtægter , , ,2 71,1% , ,1 68,4% 2 Løn 950,5 952,0 470,9 49,5% 925,3 468,2 50,6% 3 Drift 524,6 562,7 240,8 42,8% 545,0 224,9 41,3% 5 Finansielle poster 0,2 0,1 0,4 0,5-0,0 Udgifter i alt 1.475, ,8 712,1 47,0% 1.470,8 693,0 47,1% Resultat 0,0-12,4-356,1-29,9-334,1 Note 1): ÅTD er en forkortelse for ÅR Til Dato. I Q2-sammenhæng er det forbruget fra januar til og med juni Note 2): Indtægter og overskud angives med et negativt fortegn, mens udgifter og underskud angives med et positivt fortegn.

4 - 2 - Gl. LIFE forventer samlter et overskud på ca. 12,4 mio. kr. ved Q Der forventes et overskud på 16,3 mio. kr. på biblioteket, fakultetsservice, campusservice og centrale konti, og et mindre underskud på 3,9 mio. kr. på institutniveau. Ved primobudgettet var der forventet et budget i balance, og ved Q1 var der forventet et overskud på 2,7 mio. kr. Både de samlede indtægter og udgifter forventes at stige. Indtægterne forventes at stige fra 1.475,3 mio. kr. ved primobudgettet til 1.527,3 mio. kr. ved Q2. Udgifterne forventes at stige fra 1.475,3 mio. kr. ved primobudgettet til 1.514,8 mio. kr. ved Q2. Der er ikke ændret ved STÅ-prognosen fra primobudgettet til Q STÅ er fortsat estimeret til STÅ. Nedenfor redegøres for de væsentligste ændringer: 1) På ekstern virksomhed (VT30-60) budgetteres med 22,5 mio. kr. mere i indtægter og med 15,0 mio. kr. mere i udgifter. Af de øgede indtægter forventes 5,4 mio. kr. på VT30 på Institut for Mindre Husdyrs Sygdomme, og skyldes at IMHS har opjusteret sin forventning til omsætningen i 2012 på Dyrehospitalet. Der forventes et samlet overskud på 7,5 mio. kr. på VT30, som genereres primært af IPH, IMHS og S&L. På VT60 forventes øget omsætning på 13,8 mio. kr., og skyldes især at S&L og IFV har opjusteret deres forventede omsætning på VT60. 2) På ordinær virksomhed forventes 29,4 mio. kr. mere i indtægter og 24,6 mio. kr. mere i udgifter. 3) De øgede indtægter på VT 10 forventes i form af øgede finanslovsindtægter i forhold til primobudgettet på ca. 6 mio. kr. (13 EUpræmieringer og bevilling til Sustainability Science Center). Endvidere øgede overheadindtægter på ca. 12,6 mio. kr., samt øgede indtægter på ca. 8 mio. kr. vedr. refusioner fra sager mellem Københavns Universitet og SKAT om mødemoms og energiafgifter (Der var budgetlagt 9 mio. kr., men der er modtaget 17 mio. kr. i 2012). 4) De øgede udgifter på VT 10 forventes i form af øgede lønudgifter på ca. 5,2 mio. kr. og øgede driftsudgifter på ca. 19,4 mio. kr. Forventningen om øgede udgifter er i nogen grad baseret på et skøn i Økonomi og regnskab om, at øgede indtægter i løbet af året også vil afføde øgede udgifter på de institutter der modtager indtægterne.

5 - 3 - Q2-resultatet opdelt på virksomhedstyper og på institutter I vedlagte bilag 1 er Q2-prognosen opdelt på virksomhedstyper og på institutter. Med venlig hilsen Jan Hansen Kopi m/bilag: B Kopi u/bilag: Erindringsdato: I:\group\bud\2012\5\53\532\Q-prognoser KU\Q1\Orientering om Q til SLT m fl.doc

6 Bilag 1. Q2-prognose opdelt på virksomhedstyper og på institutter. Q2-prognose opdelt på virksomhedstyper: Årets priser, mio. kr. Primobudget 2012 Q2-prognose 2012 Regnskab ÅTD Regnskab ÅTD i procent af Q2-prognose Endeligt regnskab 2011 Regnskab ÅTD 2011 ÅTD i procent af endeligt regnskab 1/1-30/ VT 10 1 Indtægter -940,4-969,8-825,3 85,1% -976,8-800,4 81,9% Almindelig virksomhed (OV) 2 Løn 675,7 680,9 341,8 50,2% 671,3 348,0 51,8% 3 Drift 264,5 283,9 130,1 45,8% 285,9 121,5 42,5% 5 Finansielle poster 0,2 0,1 0,2 0,5 0,2 Total 0,0-4,9-353,2-19,1-330,7 VT 30 1 Indtægter -32,2-37,9-19,6 51,7% -42,4-17,8 41,9% Indtægtsdækket virksomhed (IV) 2 Løn 7,4 6,7 4,0 60,1% 9,4 3,4 36,5% 3 Drift 24,8 23,7 12,5 53,0% 22,1 11,0 49,8% 5 Finansielle poster 0,0 0,0 0,3 0,2 0,0 Total 0,0-7,5-2,8-10,8-3,3 VT 50 1 Indtægter -460,5-463,5-198,2 42,8% -443,2-192,3 43,4% Tilskudsfinansieret 2 Løn 254,6 249,3 118,0 47,3% 236,4 111,7 47,2% forskningsvirksomhed (IFV) 3 Drift 205,9 214,2 80,1 37,4% 207,0 80,9 39,1% 5 Finansielle poster 0,0 0,0 0,0-0,2-0,2 Total 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 VT 60 1 Indtægter -42,3-56,1-25,1 44,8% -38,2-16,6 43,5% Andre tilskudsfinansierede 2 Løn 12,8 15,1 7,1 46,8% 8,2 5,1 62,2% aktiviteter (ATA) 3 Drift 29,5 41,0 18,1 44,1% 30,0 11,5 38,4% 5 Finansielle poster 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Total 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Resultat hele gl. LIFE 0,0-12,4-356,0-29,9-334,0 Institutternes resultater ved primobudget 2012, Q1-2012, Q og regnskab 2011: Mio. kr. årets priser Budget 2012 Prognose 2012 Prognose 2012 Regnskab 2011 Primo Q Q Endeligt Institut for Basal Husdyr og Veterinæ 0,0 0,9 0,9 4, Institut for Produktionsdyr og Heste -0,1-0,1 1,4 3, Institut for Mindre Husdyrs Sygdomm 0,0 0,1-0,2-1, Institut for Veterinær Sygdomsbiolog 0,0 1,7-0,6-5, Institut for Plantebiologi og Bioteknol 0,0-3,5 0,0 2, Skov & Landskab 0,0-1,0-0,6 0, Institut for Jordbrug og Økologi -0,1-1,3-0,9 1, Institut for Fødevarevidenskab 0,0 1,7 1,8-1, Institut for Grundvidenskab og Miljø 0,0 1,9 1,9 2, Institut for Human Ernæring 0,0-1,1 0,1-1, Fødevareøkonomisk Institut 0,0 0,0 0,0 2, Levnedsmiddelcenter - LIFE 0,0 0,0 0,0 1,8 Biblioteket 0,0-0,1-0,1-0,3 Fakultetsservice 0,0-0,1-0,7-3,7 Campusservice 0,0-2,3-1,8 2,0 Gl. LIFE centralt 0,2 0,5-13,7-37,5 I alt gl. LIFE 0,0-2,7-12,4-29,9 G:\FALLES\DEKANSEKRETARIATET\FSU\FSU \AR FSU\AR FSU bilag ØKO 22 Månedsrapporter VT10-60 LIFE Q2-2012

7 D E T N A T U R - O G B I O V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Bilag 2.2 AR og FSU møde 19. september 2012 Til SLT, FSU, AR S A G S N O T A T 22. AUGUST 2012 Vedr.: Q NAT ØKONOMI OG REGNSKAB Sagsbehandler: Rasmus Borum Rydahl Indledning Hvert kvartal afholdes der Q-møder med institutterne og afdelingerne i fakultetssekretariatet. Q-møderne bruges bl.a. til at drøfte Q-prognosen dvs. skønnet over fakultetets resultat ved udgangen af året. På baggrund af institutternes indmeldte prognoser, efterfølgende drøftelser med institutterne, samt møde med universitetsdirektøren om fakultetets samlede prognose, er den endelige Q prognose blevet fastlagt. I det følgende redegøres kort for resultatet af budgetopfølgningen efter 2. kvartal 2012 (Q2-2012). BÜLOWSVEJ 17 DK-1870 FREDERIKSBERG MOB rbr@science.ku.dk REF: RBR Q2-resultatet Nedenstående tabel viser Q2-prognosen og sammenholder den med primobudget 2012 og Q1 samt regnskab Tabel 1. Q2-prognosen 2012 Årets priser i m io. kr. Primobudget 2012 Q1-prognose 2012 Q2-prognose 2012 Regnskab 2012 ÅTD ÅTD % af Q2-prognose Regnskab 2011 ÅTD Regnskab 2011 endeligt ÅTD i % af regnskab 2011 Art niv. 1 1 Indtægter ,4% % 2 Løn ,4% % 3 Drift ,5% % 5 Finansielle poster ,4% % Resultat

8 Note 1): ÅTD er en forkortelse for År-Til-Dato. I Q2-sammenhæng er det forbruget fra januar til og med juni Note 2): Indtægter og overskud angives med et negativt fortegn, mens udgifter og underskud angives med et positivt fortegn. SIDE 2 AF 4 SCIENCE forventer et overskud på ca. 63,9 mio. kr. ved Q Det er en forbedring på 26 mio. kr. i forhold til primobudgettet. Både de samlede indtægter og udgifter forventes at stige. Indtægterne forventes at stige ca. 108 mio. kr. fra 1.514,3 mio. kr. ved primobudgettet til 1.622,7 mio. kr. ved Q2. Udgifterne forventes at stige ca. 83 mio. kr. fra 1.476,3 mio. kr. ved primobudgettet til mio. kr. ved Q2. Nedenfor redegøres for de væsentligste ændringer: 1) Ekstern virksomhed: de budgetterede indtægter er steget fra 565,7 mio. kr. i primobudgettet til 631,8 mio. kr. i Q2. Den øgede omsætning ift. primobudgettet skyldes nye projekter, herunder bl.a. 14,2 mio. kr. til Charles Marcus på NBI og en række bevillinger fra Det Europæiske Forskningsråd og lignende. 2) Ordinær virksomhed: der budgetteres med øgede indtægter på 36,5 mio. kr. og øgede udgifter på 12 mio. kr. i forhold til primobudgettet. De øgede indtægter på VT 10 skyldes: Stigning i diverse indtægter (ca. 19,8 mio. kr.). Heraf er ca. 11,7 mio. kr., der skyldes to vundne skattesager: En sag vedrørende momsrefusion af mødeudgifter tilbage fra slutningen af 1990 erne og en sag vedrørende refusion af energiafgifter fra tidligere år samt afledte procesrenter. Stigende overførsler af overhead fra ekstern virksomhed (ca. 6,6 mio. kr.) Øget salg af varer og tjenester eksternt (ca. 6,9 mio. kr.). Flere finanslovsindtægter (ca. 3,1 mio. kr.): - Medfinansiering af Beijing Genomic Institute. - Forventede overhead i forbindelse med elever og praktikanter samt frikøb af fælles tillidsrepræsentanter. - Øgede STÅ indtægter fra HUM på 1.3 mio. kr. - Modtagelse af studiemiljømidler: 165 tkr. Stigningen modvirkes til dels af et fald i budgettet for feltstationer mv. på 1 mio. pga. overflytning af Sustainability Science Center fra NAT til LIFE.

9 SIDE 3 AF 4 I nedenstående tabeller er Q2-prognosen opdelt på virksomhedstyper i tabel 2 og på institutter i tabel 3. Tabel 2. Q2-prognosen fordelt på virksomhedstyper 3) De øgede udgifter på VT 10 kan forklares ved: Etableringsomkostninger til Charlie Marcus og Peter Lodahl på NBI og fusionsomkostninger, særligt på it-området. En forventning om stigende lønudgifter på 20 mio. kr. i forhold til primobudgettet. Disse stigninger ligger hovedsagligt på løngrupperne VIP, Ph.d. og TAP-FU. En del af lønudgiftsstigningen modsvares af et fald i driftsforbruget på ca. 9 mio. kr., så udgifterne på den ordinære virksomhed samlet set stiger med 11 mio. kr. ved Q2 i forhold til primobudgettet. Q2- Primobudget Q1-prognose prognose Regnskab ÅTD i % af Regnskab 2011 Regnskab 2011 ÅTD i % af Årets priser mio. kr. Art niv ÅTD Q2-prognose ÅTD endeligt regnskab Almindelig virksomhed 1 Indtægter ,2% ,0% (OV) 2 Løn ,9% ,6% 3 Drift ,7% ,9% 5 Finansielle poster ,7% ,2% Total Indtægtsdækket 1 Indtægter ,9% ,0% virksomhed (IV) 2 Løn ,2% ,8% 3 Drift ,5% ,3% Total Tilskudsfinansieret 1 Indtægter ,4% ,5% forskningsvirksomhed (IFV) 2 Løn ,3% ,7% 3 Drift ,4% ,7% 5 Finansielle poster ,6% ,3% Total Andre tilskudsfinansierede 1 Indtægter ,0% ,5% aktiviteter (ATA) 2 Løn ,2% ,9% 3 Drift ,4% ,2% 5 Finansielle poster ,0% ,8% Total Resultat ,9% Af tabel 3 fremgår det, hvorledes forbedringen af årets forventede resultat fordeler sig mellem institutterne. Heraf ses, at alle institutter budgetterer med enten nulresultat eller overskud med undtagelse af NBI og Campus Service Nord.

10 Tabel 3. Institutternes resultater ved primobudgettet, Q1, Q2 og regnskab 2011 SIDE 4 AF 4 Budgetteret resultat ved Q Mio. kr. årets priser Primobudget 2012 Q1-prognose 2012 Q2-prognose 2012 Regnskab 2011 endeligt Institut for Matematiske Fag Niels Bohr Institutet Institut for Geografi og Geologi Datalogisk Institut Institut for Idræt Institut for Naturfagenes Didaktik Kemisk Institut Statens Naturhistoriske Museum Biologisk Institut Campus Service Nord - Driftsledelse Fakultetet i øvrigt 1) Resutalt ) Fakultet i øvrigt omfatter fakultetssekretariatet, centre, feltstationer samt energirefusioner, øremærkede investeringer og afskrivninger for 2012 mv.

11 KØBENHAVNS UNIVERSITET Fællesmøde mellem AR og FSU 19. sept pkt. 3 SAGSFREMSTILLING 14. SEPTEMBER 2012 Høring ang. udkast til standardforretningsorden for institutråd Sagstype Godkendelse Orientering Strategisk drøftelse Indstilling Rektor har bedt dekanerne på Københavns Universitet om at sikre en bred høring omkring det foreliggende udkast til standardforretningsorden for de kommende institutråd. På SCIENCE blev udkastet kort før sommerferien sendt til høring i AR, FSU, LSU, studienævn og studenterorganisationer. Vedlagt fremsendes de indkomne LSU- høringssvar. D.d. er der modtaget svar fra Datalogisk Institut Institut for Ernæring, Fysisk aktivitet og Idræt Fødevareøkonomisk institut Kemisk Institut Statens Naturhistoriske Museum FOOD Institut for Plante- og Miljøvidenskab Høringssvar fra de resterende institutters LSU eftersendes. Ud over svar fra LSU er også vedlagt høringssvar fra HSU s B-side, samt oprindelige bilag fra Rektorsekretariatet.

12 Med input fra vedlagte bilag ønskes en drøftelse i FSU og AR omkring foreliggende udkast til standardforretningsorden. Alle indkomne høringssvar vil blive vedlagt fakultets samlede svar, som indsendes til rektor ultimo september. SIDE 2 AF 2 Sagsbehandler/afdeling: Jeppe Berggreen Høj Bilagsoversigt 1. Høringssvar fra institutterne 2. Høringssvar fra HSU s B-side 3. Tidsplan for høringsproces 4. Udkast til standardforretningsorden 5. Vedtægter fra Københavns Universitet (vedlagt separat p.g.a. omfang)

13 DATALOGISK INSTITUT KØBENHAVNS UNIVERSITET Jeppe Berggreen Høj Claus Thomsen Bemærkninger fra Datalogisk Institut til udkast til forretningsorden for institutråd Datalogisk Institut har modtaget udkast til standardforretningsorden for de nye institutråd i høring. Udkastet har været udsendt på instituttets intranet og omtalt i instituttets interne nyhedsbrev. Instituttets samarbejdsudvalg har behandlet udkastet til forretningsorden på et ekstraordinært møde torsdag den 6. september Ligeledes har udkastet været sendt i høring til fagrådet for datalogi og til fagrådet for naturvidenskab og IT. På baggrund af den interne høringsproces har Datalogisk Institut følgende bemærkninger: Ad 1, stk. 1. Det fremgår ikke med tydelighed, at institutrådet er et høringsorgan uden formel beslutningskompetence, Ad 1, stk. 2. Institutrådets kompetence er ikke fastlagt i forretningsordenen. Datalogisk Institut finder, at rådenes kompetence bør fastlægges lokalt på det enkelte institut, hvorfor instituttet støtter udkastet på dette punkt. Instituttet vil primært henlægge spørgsmål om instituttets strategi til institutrådet. Afgrænsningen af kompetencen i forhold til samarbejdsudvalget er vanskelig, hvorfor instituttet vurderer, at formuleringen af forretningsorden bør åbne mulighed for, at visse emner både kan drøftes i institutrådet og i samarbejdsudvalget. Herved undgås en situation, hvor kompetencespørgsmål bliver et tema i sig selv og opgaver strander på grund af disse kompetencespørgsmål. Endvidere overvejer instituttet at henlægge spørgsmål om studiemiljø til institutrådet. Studiemiljø henhører på nuværende tidspunkt under instituttets undervisningsudvalg og under instituttets arbejdsmiljøudvalg, som efter vedtægterne er åbent for studerende. Ad 2. Datalogisk Institut kan tilslutte sig, at forretningsordenen ikke fastsætter en fordelingsnøgle mellem de enkelte grupper af ansat- 14. SEPTEMBER 2012 DATALOGISK INSTITUT UNIVERSITETSPARKEN KØBENHAVN Ø TLF DIR FAX schultz@diku.dk REF: LIIS SAG: / Sagsnr. oplyses ved henv.

14 te. Forretningsordenen bør inden for rammerne af vedtægten overlade det til institutterne selv at fastsætte en fordelingsnøgle for repræsentationen af VIP/TAP/PhD og studerende. De studerendes repræsentation bør følge de enkelte uddannelser, som instituttet udbyder. Det kan evt. præciseres, at der kan/skal vælges et antal suppleanter. Ad 4. Det foreslås i stk. 5, at rådets materiale skal gøres offentligt tilgængeligt, medmindre der er tale om fortroligt materiale og af stk. 7, at det godkendte referat skal lægges på instituttets hjemmeside på KUnet. Datalogisk Institut skal hertil bemærke, at instituttet har en hjemmeside som er offentligt tilgængelig og et institut-intranet, som er tilgængeligt for ansatte og i et vist omfang for studerende. Da instituttet agter at henlægge strategiske drøftelser til institutrådet, findes det mest hensigtsmæssigt, at mødemateriale kun gøres tilgængeligt på instituttets intranet på KUnet og ikke på instituttets hjemmeside. Ad 5. Det foreslås, at institutrådet skal afholde mindst 4 møder årligt. Instituttet vurderer, at 2 årlige møder vil være tilstrækkeligt, da instituttet herudover fortsat agter at afholde institutmøder for samtlige ansatte og studerende to gange årligt. Ad 12. Det fremgår af udkastet, at medlemmerne har pligt til at deltage i møderne. Det er uklart, hvad der skal være konsekvenserne af manglende deltagelse. Skal mødet blot udsættes eller skal fravær give anledning til disciplinære sanktioner? Ad 13. I udkastet nævnes afstemninger i sager. Datalogisk Institut anser institutrådet for et dialogforum med høringsret og ikke som et besluttende organ, som stemmer om rådets udtalelser. Det bør være muligt for institutrådet at fremkomme med divergerende holdninger til de enkelte emner. Et krav om afstemning vil forudsætte, at forretningsordenen fastsætter afstemningsregler. Datalogisk Institut vil dog anbefale, at man undlader helt at kræve afstemning om de enkelte dagsordenspunkter. SIDE 2 AF 2 Med venlig hilsen Lisa Ibenfeldt Schultz Sekretariatsleder

15 Jeppe Berggreen Høj Fra: Bjarke Bak Christensen Sendt: 14. september :00 Til: Jeppe Berggreen Høj Cc: Claus Aagaard Thomsen Emne: SV: Høring om institutråd Vedhæftede filer: Bilag_ Forretningsorden udkast_ FOOD LSUs høringssvar.doc; Høringssvar_Til rektor_forretningsorden til IR.DOCX Kære Jeppe Hermed høringssvar fra FOODs LSU. LSU er delte i holdningen vedr. mødeledelse. Ledelsessiden mener at det er formandens ledelsesret, at beslutte om en anden evt. skal lede mødet. Det indsatte er således et kompromis. Mvh Bjarke Fra: Claus Aagaard Thomsen Sendt: 4. juli :06 Til: Arne Astrup; Bjarke Bak Christensen; erik@math.ku.dk; Henrik Zobbe; dolin@ind.ku.dk; kk@bio.ku.dk; martinz@diku.dk; Mikael Bols; mmeldgaard@snm.ku.dk; Morten Pejrup; Niels Elers Koch; robert@fys.ku.dk; Svend Christensen; jwojtaszewski@ifi.ku.dk Cc: renner@science.ku.dk; mron@science.ku.dk; stla@science.ku.dk; Jeppe Berggreen Høj Emne: Høring om institutråd Kære institutledere Dekanen har fra rektor modtaget vedhæftede materiale angående oprettelsen af institutråd på Københavns Universitet. Som det fremgår, skal vi på SCIENCE: 1) sikre en bred høringsproces omkring det udkast forretningsorden for institutrådene, som er udarbejdet 2) sikre at der på vores institutter bliver gennemført drøftelser omkring størrelsen og sammensætningen af institutrådene. Ift. 1) I bedes sørge for, at jeres lokale samarbejdsudvalg behandler det fremsendte udkast til forretningsorden. Herudover vil I få mulighed diskutere og give input til udkastet på kommende SLT møder. Deadline for indsendelse af høringssvar fra jeres LSU er 14. september. Svarene sendes til Jeppe Berggreen Høj (jebh@life.ku.dk) med mig cc (clth@life.ku.dk). Ift. 2) I bedes sikre en bred drøftelse af rådenes størrelse og sammensætning på instituttet og derefter indstille en beslutning til dekanen ang. størrelse og sammensætning (og evt. repræsentationsområder) af institutråd. Deadline for indstilling til dekanen er 22. oktober. Indstilling sendes til Jeppe Berggreen Høj (jebh@life.ku.dk) med mig cc (clth@life.ku.dk). Vedlagt er desuden til orientering en overordnet tidsplan for høringsprocessen ang. standardforrretningsorden samt drøftelse af sammensætning af institutråd på SCIENCE. Spørgsmål til ovenstående kan stiles til Jeppe Berggreen Høj eller mig. Rigtig god sommer 1

16 Claus Claus Thomsen Sekretariatschef Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet Københavns Universitet Bülowsvej Frederiksberg C DIR MOB clth@life.ku.dk 2

17 Til rektor Københavns Universitet Høring vedr. Standardforretningsorden for Institutråd: Svar fra LSU ved Institut for Fødevarevidenskab (FOOD) LSU ved FOOD ser positivt på det fremsendte udkast til standardforretningsorden for IR. Vi har dog en del forslag til ændringer i forretningsordenen som det fremgår af det vedlagte bilag. En del af disse er identiske med de ændringer, der er foreslået af Medarbejdersiden i HSU; derfor har vi taget udgangspunkt i deres bilag. Bemærk dog at vi ikke bakker op om HSU s forslag til ændringer i paragraf 1 og har ændret ordlyden i andre afsnit. Herudover foreslår vi at sproget så vidt muligt rettes til så det lyder mere nutidigt og er forståeligt dansk. I den forbindelse bør som minimum de to ord, som er markeret med en kommentarboks, erstattes af mere dagligdags ord eller vendinger. Med venlig hilsen LSU på FOOD (Institut for Fødevarevidenskab)

18 Standardforretningsorden for Institutråd ved Københavns Universitet 1. I henhold til 22, stk. 6 i vedtægten for Københavns Universitet fastsætter rektor hermed en standardforretningsorden til brug for universitetets Institutråd. Det påhviler herefter det enkelte råd at udarbejde en forretningsorden ud fra standardforretningsorden, jf. 41, stk.4 i vedtægten for Københavns Universitet. Standardforretningsorden for Institutråd ved Københavns Universitet 1. I henhold til 41, stk. 1 i vedtægten for Københavns Universitet nedsætter institutlederen et institutråd for at sikre medbestemmelse til og medinddragelse af det videnskabelige personale, herunder ansatte ph.d.-studerende, det teknisk administrative personale og de studerende om instituttets forhold vedr. uddannelse og forskning. Stk. 2. Efter drøftelse i institutrådet fastsætter institutlederen institutrådets opgaver. Institutlederen påser, at institutrådet i sin virksomhed ikke varetager opgaver, der rettelig henhører under akademisk råd, studienævnet, ph.d.-udvalget og det lokale samarbejdsudvalg Stk. 3. Dekanen godkender institutrådets størrelse og sammensætning efter indstilling fra institutlederen, jf. 2 og 3. Sammensætningen skal sikre repræsentation af det videnskabelige personale, herunder ansatte ph.d.-studerende, det teknisk administrative personale og de studerende. Stk. 3. På fakulteter uden institutter kan dekanen beslutte at nedsætte et fakultetsråd efter reglerne i nærværende standardforretningsorden og med samme opgaver som et institutråd, jf. 1, stk. 2. Fakultetsrådets opgaver følger af denne forretningsorden. Alternativt kan akademisk råd anvendes som fakultetsråd på fakulteter uden institutter. Anvendes akademisk råd er de valgte observatører fuldgyldige medlemmer af fakultetsrådet for så vidt angår de opgaver, der varetages af akademisk råd i dets egenskab af fakultetsråd. Ligesom dekanen ved anvendelse af akademisk råd som fakultetsråd er født formand for fakultetsrådet. Medlemstal, konstitution m.v. 2. Institutrådet har institutlederen som født formand og består derudover af 6-12 repræsentanter valgt af henholdsvis det videnskabelige personale, herunder ansatte ph.d.-studerende, det tekniskadministrative personale og de studerende i henhold til reglerne i universitetets valgstatut. Stk. 2. I særlige tilfælde kan dekanen efter indstilling fra institutlederen dog fastsætte et højere antal af medlemmer i institutrådet. Stk. 3. Formanden kan, efter aftale med institutrådet, tilforordne en række af instituttets medarbejdere, fx viceinstitutledere, forskningsgruppe ledere og studieledere. Sådanne tilforordnede har taleret, men ikke stemmeret. Stk. 4. Formanden kan, efter aftale med institutrådet, indbyde ikke-medlemmer til i nærmere angivet omfang at deltage i institutrådets møder som observatører. De øvrige medlemmer af institutrådet kan ligeledes, efter aftale med institutrådet,anmode formanden om at indbyde en eller flere ikkemedlemmer til i nærmere angivet omfang at deltage i institutrådets møder som observatører. Observatører kan gives taleret, men ikke stemmeret.

19 3. Institutrådets medlemmer fra det videnskabelige personale og det teknisk administrative personale er valgt for en periode på 3 år. Institutrådets studentermedlemmer er valgt for en periode på 1 år. Stk. 2. Efter nyvalg af repræsentanter for det videnskabelige personale og det teknisk administrative personale til institutrådet, afholder institutrådet konstituerende møde senest 1 måned efter afholdt valg. Formanden foranstalter indkaldelse til mødet. På mødet orienterer den formanden om institutrådets arbejde, og institutrådet fastsætter en mødeplan. Stk. 3. På det konstituerende møde skal der vælges en næstformand, blandt de indvalgte medarbejdere. NVælges en næstformanden deltager i tilrettelæggelsen af institutrådets møder. Ordinære og ekstraordinære møder, skriftlig behandling 4. Institutrådet udøver sin virksomhed i møder. Ordinære møder afholdes på universitetet. Formanden kan dog beslutte, at høringer eller lign. kan gennemføres ved skriftlig (eller elektronisk) behandling, herunder ved elektronisk korrespondance. Stk. 2. Møderne er offentlige. Formanden kan dog bestemme, at dørene skal lukkes under behandlingen af enkelte punkter på dagsordenen, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes nødvendigt. Dørene skal lukkes ved behandling af sager, hvor det er nødvendigt at hemmeligholde oplysninger for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Dekanen, eller en af denne, udpeget person har ret til at overvære en sags behandling for lukkede døre Stk. 3. I sager, der i medfør af stk. 2 behandles for lukkede døre, har deltagerne tavshedspligt. Stk. 4. Enhver har, uden taleret, adgang til at overvære institutrådets offentlige møder. Såfremt en tilhører forstyrrer forhandlingerne, kan formanden udelukke den pågældende eller om fornødent samtlige tilhørere fra mødet. Stk. 5. Rådets mødemateriale, herunder dagsordener og beslutningsreferater, gøres offentligt tilgængelige. Sager, dokumenter eller oplysninger, der er omfattet af lovgivningens regler om tavshedspligt, offentliggøres dog ikke. Stk. 6. Mødemateriale lægges på instituttets hjemmeside på KUnet hurtigst muligt efter, at materialet er udsendt til medlemmer, og til eventuelle tilforordnede og observatører. Stk. 7. Det godkendte referat fra det åbne møde lægges på instituttets hjemmeside på KUnet hurtigst muligt efter mødets afholdelse. 5. Institutrådet skal afholde møde mindst 4 gange om året. Stk. 2. Udover de ordinære møder kan formanden indkalde institutrådet til ekstraordinære møder, når det skønnes påkrævet.

20 Stk. 3. Formanden skal indkalde institutrådet, når en tredjedel af rådets medlemmer eller samtlige medlemmer af mindst én af de repræsenterede valggrupper skriftligt fremsætter begæring herom med angivelse af dagsorden. Mødet skal i så fald afholdes inden 14 dage efter formandens modtagelse af begæringen. Såfremt begæringen vedrører en sag, hvor en tidsfrist indebærer, at sagen ændrer karakter eller forpasses, er formanden pligtig at forsøge mødet afholdt inden fristens udløb. 6. Er et medlem forhindret i at deltage i et møde i institutrådet, skal afbud meddeles formanden inden mødet. Formanden tager stilling til, om der skal indkalders en suppleant, jf. dog Formanden har ansvar for elektronisk udsendelse af foreløbig dagsorden senest 105 arbejdsdage før mødets afholdelse. Såfremt særlige grunde gør det påkrævet, kan indkaldelse med kortere varsel finde sted. Dagsorden skal indeholde oplysning om hvilke sager, der vil komme til behandling på mødet. Stk. 2. Dagsorden udsendes elektronisk til hvert enkelt medlem af institutrådet. Stk. 3. Institutrådets enkelte medlemmer kan kræve punkter optaget på dagsordenen. Dagsordenspunkter til ordinære møder samt materiale til disse skal være formanden i hænde senest 8 dage før mødets afholdelse. Stk. 4. Formanden drager omsorg for, at det for mødet relevante materiale i videst muligt omfang udsendes elektronisk sammen med dagsordenen mindst fem dage før mødet. i det omfang det skønnes påkrævet af hensyn til medlemmernes forhåndsorientering. Mødeledelse. 8. Formanden leder som udgangspunkt mødet. Der kan dog vælges en anden mødeleder. Dette kunne f.eks. ske som sidste punkt på dagsordenen, hvor mødelederen til det næste møde vælges.formanden træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende mødets ledelse. Stk. 2. Medlemmer, der ønsker ordet, skal henvender sig til mødelederenformanden. Mødelederen Formanden kan bestemme, at taletiden begrænses. 2 medlemmer kan dog forlange afstemning om mødelederensformandens afgørelse. Stk. 3. Ved formandens fravær overtager næstformanden mødeledelsen. Er der ikke valgt en næstformand overtages mødeledelsen af en viceinstitutleder. 9. Sagerne behandles i mødet i den orden, som mødelederenformanden bestemmer efter drøftelse i institutrådet, og dagsordensrækkefølgen kan herved fraviges. Stk. 2. Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet vedrørende dagsordenen, herunder med henblik på spørgsmålet om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt, jf. dog 4, stk Sager, der skal afgøres ved skriftlig behandling, sendes af formanden efter aftale med næstformanden til medlemmerne med angivelse af tidsfrist for tilbagesendelse af medlemmernes

21 skriftlige tilkendegivelser. Fristen bør normalt ikke være mindre end 3 hverdage. Ethvert medlem kan dog forlange sagen henvist til behandling på et møde. Formanden og næstformand drager i så fald omsorg for sagens optagelse på dagsordenen for næste møde. 11. MødelederenFormanden konstaterer ved mødets begyndelse, om det er indkaldt med lovligt varsel og lader medlemmernes fremmøde registrere. Medlemmernes deltagelse i møderne. 12. Institutrådets medlemmer har pligt til at deltage i møderne med mindre der er væsentlige arbejdsmæssige forhindringer (fx sygdom, ferie eller arbejdsmæssige bindinger/årsager). Stk. 2. Hvis et valgt medlem af institutrådet mister sin valgbarhed, udtræder medlemmet af institutrådet, og suppleanten indtræder i stedet for resten af valgperioden. Stk. 3. Hvis et valgt medlem får orlov i løbet af en valgperiode eller på grund af sygdom eller lignende er ude af stand til at deltage i institutrådets arbejde, bestemmer rådet, om medlemmet skal udtræde for orlovsperioden eller for hele resten af valgperioden. Stk. 4. Hvis der indtræder vakance blandt de valgte medlemmer af institutrådet, og der ikke er valgt et tilstrækkeligt antal suppleanter til, at institutrådet kan være fuldtalligt, afgør dekanen, efter indstilling fra institutrådet, om besættelsen skal ske ved udpegning eller ved suppleringsvalg i den pågældende valggruppe. Indberetning om vakance indgives til valgsekretariatet af formanden. Institutrådet indstiller valgbare personer til udpegning. Dekanen kan enten vælge at udpege den eller de indstillede eller at udskrive suppleringsvalg. Kommentar [JO1]: Kan der findes et mere dansk ord, fx forfald? 13. Et institutrådsmedlem er udelukket fra at deltage i forhandlinger og afstemninger i sager, hvori den pågældende har en personlig eller økonomisk interesse. Stk. 2. Et medlem har pligt til at underrette formanden, hvis der foreligger forhold, der bevirker inhabilitet, eller som kan give anledning til tvivl herom. Medlemmet skal så vidt muligt give formanden meddelelse om sådanne forhold inden mødets afholdelse. Institutrådet afgør herefter, hvorvidt det pågældende medlem skal vige sit sæde under sagens behandling, og der skal træffes afgørelse om, hvorvidt suppleanten skal indkaldes. Et medlem må ikke selv deltage i behandlingen og afgørelsen af spørgsmålet om sin habilitet. Referater. 14. Institutrådets møder refereres i et referat. Referatet udsendes snarest muligt og indenfor 14 dage, og forelægges til godkendelse elektronisk eller på rådets næste møde. Det skal af referatet fremgå, hvilke medlemmer, der var til stede ved mødets begyndelse. Spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse.

22 15. Ethvert medlem er forpligtet til at rette sig efter formandens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser. Såfremt det begæres af 2 medlemmer, skal formandens afgørelse sættes under afstemning. Spørgsmål vedrørende standardforretningsordenens forståelse skal dog forelægges rektor til endelig afgørelse. Stk. 2. Det skal af den enkelte forretningsorden fremgå, hvornår den er vedtaget. Institutrådet kan ved almindeligt flertal, inden for rammerne af nærværende standardforretningsorden, vedtage ændringer i sin forretningsorden. Stk. 3. Forretningsorden for institutrådet tilstilles dekanen. 2. Nærværende standardforretningsorden for institutråd ved Københavns Universitet træder i kraft den 1. januar Kommentar [JO2]: Menes der sendes til eller stiles til? København, den 2012 Ralf Hemmingsen, rektor /Torben Rytter Kristensen, gruppeleder

23

24

25 Fra: Pia Degn Sendt: 29. august :22 Til: Claus Aagaard Thomsen Cc: Arne Astrup; Sidse Ægidius Lars Holm Rasmussen; Jørgen Wojtaszewski Susanne Gjedsted Bügel; Christian Mølgaard; Karina Graff Rossen; Bente Birgitte Rams Emne: Indstilling til dekanen om størrelse og sammensætning af institutråd ved Institut for Ernæring, Fysisk aktivitet og Idræt Kære Claus Bente til journal Dekanen vil i.h.t. SLT møde gerne have indstilling fra institutterne omkring institut senest 14/9. Jeg er ny i SCIENCE systemet (kommer fra tidl. LIFE), så jeg er ikke klar over om jeg i sådanne tilfælde skal sende indstillingen direkte til dekanen, til dig, til Stein eller til dekanens sekretær? Nu sender jeg til dig, da du jo er chef for ledelsessekretariatet. Instituttets SU/AMU har drøftet størrelse og sammensætning af institutråd og er sammen med institutlederen blevet enige om, at institutrådet ved vores nyligt fusionerede institut skal bestå af 9 videnskabelige medarbejdere incl. ph.d. studerende valgt iblandt de videnskabelige medarbejdere incl. ph.d. studerende, 2 teknisk administrative medarbejdere valgt iblandt de teknisk administrative medarbejdere og 2 studerende valgt iblandt de studerende samt institutlederen som formand et institutråd med i alt 13 medlemmer plus institutlederen. SU/AMU opfordrer til, at medarbejderne og de studerende ved valget sikrer opstilling af repræsentanter fra begge geografiske lokaliteter. Institutlederen har endvidere besluttet at tilforordne de 2 viceinstitutledere for forskning og de 2 viceinstitutledere for undervisning sålænge der er dobbeltbemanding på posterne, hvorefter der tilforordnes 1 viceinstitutleder for forskning og 1 viceinstitutleder for undervisning. Institutlederen har endvidere besluttet at tilforordne administrationschefen for fællesadministrationen for Biologi og Idræt og institutadministratoren for instituttets Frb. baserede aktiviteter sålænge der er dobbeltbemanding på posterne, hvorefter der tilforordnes 1 administrationschef/institutadministrator. SU/AMU havde ikke bemærkninger til forretningsordenen i øvrigt. De bedste hilsner Pia Degn p.v.a. Arne Astrup

26 Jeppe Berggreen Høj Fra: Diane Aurehøj Sendt: 14. september :30 Til: Jeppe Berggreen Høj Cc: Claus Aagaard Thomsen Emne: Høringssvar: standardforretningsorden for institutråd Kemisk Institut har følgende kommentarer til standardforretningsordenen for institutråd: Uklart hvilken beslutningskompetence institutrådet besidder, samt hvordan rådets beslutningskompetence er i forhold til institutlederen. Tilføjelse til 1, stk. 2. Efter drøftelse i institutrådet fastsætter institutlederen institutrådets opgaver, der som minimum omfatter undervisnings og forskningsstrategier, budgetter og planer for fremtidige stillingsbesættelser. Eftersom institutrådets medlemmer er valgte, bør det fremgå af standardforretningsordenen, hvorvidt institutrådet er dækket af en særlig beskyttelse. Med venlig hilsen Diane Aurehøj Diane Aurehøj Secretary Faculty of Science Department of Chemistry University of Copenhagen Universitetsparken 5 DK-2100 Copenhagen TEL DIR FAX diane@chem.ku.dk 1

27 DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET KØBENHAVNS UNIVERSITET FØLGESKRIVELSE 13. SEPTEMBER 2012 Høringssvar fra LSU på Institut for Plante- og Miljøvidenskab 13. SEPTEMBER 2012 INSTITUT FOR PLANTE- OG LSU på Institut for Plante- og Miljøvidenskab består af medlemmerne fra LSU på de gamle Institut for Jordbrug & Økologi og Institut for Plantebiologi & Bioteknologi samt repræsentanter fra Institut for Grundvidenskab og Miljø. Medlemmerne har mødtes og drøftet udkastet til forretningsorden for institutrådet og er blevet enig om præciseringerne og tilrettelserne i det vedhæftede. På vegne af LSU på Institut for Plante- og Miljøvidenskab MILJØVIDENSKAB (PLEN) THORVALDSENSVEJ 40, OPG.2, 3.SAL 1871 FREDERIKSBERG C DIR soro@life.ku.dk Med venlig hilsen Viden til det bio-baserede samfund Sophie Jagd Rosendal Faglig sekretær

28 DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET KØBENHAVNS UNIVERSITET Forretningsorden for institutråd - høringssvar fra ledergruppen på Institut for Plante- og Miljøvidenskab 13. SEPTEMBER 2012 INSTITUT FOR PLANTE- OG Ledergruppen på Institut for Plante- og Miljøvidenskab har drøftet udkastet til forretningsorden for institutrådet. Ledergruppen er blevet enig om, at det ikke klart fremgår, at institutrådet er et rådgivende og ikke et beslutningstagende organ. Formuleringerne omkring afstemninger er med til at give et upræcist indtryk. MILJØVIDENSKAB (PLEN) THORVALDSENSVEJ 40, OPG.2, 3.SAL 1871 FREDERIKSBERG C DIR På vegne af ledergruppen på Institut for Plante- og Miljøvidenskab soro@life.ku.dk Sophie Jagd Rosendal Faglig sekretær Viden til det bio-baserede samfund

29 Standardforretningsorden for Institutråd ved Københavns Universitet 1. I henhold til 22, stk. 6 i vedtægten for Københavns Universitet fastsætter rektor hermed en standardforretningsorden til brug for universitetets Institutråd. Det påhviler herefter det enkelte råd at udarbejde en forretningsorden ud fra standardforretningsorden, jf. 41, stk.4 i vedtægten for Københavns Universitet. Standardforretningsorden for Institutråd ved Københavns Universitet 1. I henhold til 41, stk. 1 i vedtægten for Københavns Universitet nedsætter institutlederen et institutråd for at sikre medbestemmelse til og medinddragelse af det videnskabelige personale, herunder ansatte ph.d.-studerende, det teknisk administrative personale og de studerende om instituttets forhold vedr. uddannelse og forskning. Stk. 2. Efter drøftelse i institutrådet fastsætter institutlederen institutrådets opgaver. Disse omfatter som minimum undervisnings- og forskningsstrategier og tænketank for instituttets udvikling., strategi for fremtidige stillingsopslag samt instituttets budget. Institutrådet skal derudover udfærdige en årlig statusrapport om instituttet og drøfte rapporten med dekanen. Institutlederen påser, at institutrådet i sin virksomhed ikke varetager opgaver, der rettelig henhører under akademisk råd, studienævnet, ph.d.-udvalget og det lokale samarbejdsudvalg Stk. 3. Dekanen godkender institutrådets størrelse og sammensætning efter indstilling fra institutlederen, jf. 2 og 3. Sammensætningen skal sikre repræsentation af det videnskabelige personale, herunder ansatte ph.d.-studerende, det teknisk administrative personale og de studerende, og skal afspejle instituttets størrelse. Stk. 34. På fakulteter uden institutter kan dekanen beslutte at nedsætte et fakultetsråd efter reglerne i nærværende standardforretningsorden og med samme opgaver som et institutråd, jf. 1, stk. 2. Fakultetsrådets opgaver følger af denne forretningsorden. Alternativt kan akademisk råd anvendes som fakultetsråd på fakulteter uden institutter. Anvendes akademisk råd er de valgte observatører fuldgyldige medlemmer af fakultetsrådet for så vidt angår de opgaver, der varetages af akademisk råd i dets egenskab af fakultetsråd. Ligesom dekanen ved anvendelse af akademisk råd som fakultetsråd er født formand for fakultetsrådet. Kommentar [s1]: PLEN LSU mener at der er for stort et overlap til LSU og foreslår derfor en præcisering i forhold til at IR er et strategisk forum for institutternes udvikling. Kommentar [s2]: PLEN LSU foreslår denne præcisering Medlemstal, konstitution m.v. 2. Institutrådet har institutlederen som født formand og består derudover af 6-12 repræsentanter valgt af henholdsvis det videnskabelige personale, herunder ansatte ph.d.-studerende, det tekniskadministrative personale og de studerende, samt suppleanter for disse i henhold til reglerne i universitetets valgstatut. Kommentar [s3]: PLEN LSU foreslår denne præcisering Stk. 2. I særlige tilfælde kan dekanen efter indstilling fra institutlederen dog fastsætte et højere antal af medlemmer i institutrådet. Stk. 3. Formanden kan, efter aftale med institutrådet, tilforordne en række af instituttets medarbejdere, fx viceinstitutledere, forskningsgruppe ledere og studieledere. Sådanne tilforordnede har taleret, men ikke stemmeret.

30 Stk. 4. Formanden kan, efter aftale med institutrådet, indbyde ikke-medlemmer til i nærmere angivet omfang at deltage i institutrådets møder som observatører. De øvrige medlemmer af institutrådet kan ligeledes, efter aftale med institutrådet,anmode formanden om at indbyde en eller flere ikkemedlemmer til i nærmere angivet omfang at deltage i institutrådets møder som observatører. Observatører kan gives taleret, men ikke stemmeret. Kommentar [s4]: PLEN LSU foreslår denne præcisering Kommentar [s5]: PLEN LSU foreslår denne præcisering 3. Institutrådets medlemmer fra det videnskabelige personale og det teknisk administrative personale er valgt for en periode på 3 år. Institutrådets studentermedlemmer er valgt for en periode på 1 år. Stk. 2. Efter nyvalg af repræsentanter for det videnskabelige personale og det teknisk administrative personale til institutrådet, afholder institutrådet konstituerende møde senest 1 måned efter afholdt valg. Formanden foranstalter indkaldelse til mødet. På mødet orienterer den formanden om institutrådets arbejde, og institutrådet fastsætter en mødeplan. Stk. 3. På det konstituerende møde skalkan der vælges en næstformand, blandt de indvalgte medarbejdere. NVælges en næstformanden deltager denne, så vidt det er muligt, i tilrettelæggelsen af institutrådets møder. Kommentar [s6]: PLEN LSU foreslår denne præcisering Kommentar [s7]: Denne procedure sikrer kontinuitet og opbakning i tilrettelæggelsen af møderne Ordinære og ekstraordinære møder, skriftlig behandling 4. Institutrådet udøver sin virksomhed i møder. Ordinære møder afholdes på universitetet. Formanden kan dog beslutte, at høringer eller lign. kan gennemføres ved skriftlig (eller elektronisk) behandling, herunder ved elektronisk korrespondance. Stk. 2. Møderne er offentlige. Formanden kan dog bestemme, at dørene skal lukkes under behandlingen af enkelte punkter på dagsordenen, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes nødvendigt. Dørene skal lukkes ved behandling af sager, hvor det er nødvendigt at hemmeligholde oplysninger for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Dekanen, eller en af denne, udpeget person har ret til at overvære en sags behandling for lukkede døre Stk. 3. I sager, der i medfør af stk. 2 behandles for lukkede døre, har deltagerne tavshedspligt. Stk. 4. Enhver har, uden taleret, adgang til at overvære institutrådets offentlige møder. Såfremt en tilhører forstyrrer forhandlingerne, kan formanden mødelederen udelukke den pågældende eller om fornødent samtlige tilhørere fra mødet. Kommentar [s8]: PLEN LSU mener at det er en god ide at have en mødeleder der ikke nødvendigvis er formanden Stk. 5. Rådets mødemateriale, herunder dagsordener og beslutningsreferater, gøres offentligt tilgængelige. Sager, dokumenter eller oplysninger, der er omfattet af lovgivningens regler om tavshedspligt, offentliggøres dog ikke. Stk. 6. Mødemateriale lægges på instituttets hjemmeside på KUnet hurtigst muligt efter, at materialet er udsendt til medlemmer, og til eventuelle tilforordnede og observatører. Stk. 7. Det godkendte referat fra det åbne møde lægges på instituttets hjemmeside på KUnet hurtigst muligt efter mødets afholdelse.

31 5. Institutrådet skal afholde møde mindst 4 gange om året. Stk. 2. Udover de ordinære møder kan formanden indkalde institutrådet til ekstraordinære møder, når det skønnes påkrævet. Stk. 3. Formanden skal indkalde institutrådet, når en tredjedel af rådets medlemmer eller samtlige medlemmer af mindst én af de repræsenterede valggrupper skriftligt fremsætter begæring herom med angivelse af dagsorden. Mødet skal i så fald afholdes inden 14 dage efter formandens modtagelse af begæringen. Såfremt begæringen vedrører en sag, hvor en tidsfrist indebærer, at sagen ændrer karakter eller forpasses, er formanden pligtig at forsøge mødet afholdt inden fristens udløb. 6. Er et medlem forhindret i at deltage i et møde i institutrådet, skal afbud meddeles formanden inden mødet. Formanden tager stilling til, om der skal indkalders en suppleant, jf. dog 1412???. 7. Formanden har ansvar for elektronisk udsendelse af dagsorden senest 5 arbejdsdage før mødets afholdelse. Såfremt særlige grunde gør det påkrævet, kan indkaldelse med kortere varsel finde sted. Dagsorden skal indeholde oplysning om hvilke sager, der vil komme til behandling på mødet. Stk. 2. Dagsorden udsendes elektronisk til hvert enkelt medlem af institutrådet. Stk. 3. Institutrådets enkelte medlemmer kan kræve punkter optaget på dagsordenen. Dagsordenspunkter til ordinære møder samt materiale til disse skal være formanden i hænde senest 8 dage før mødets afholdelse. Stk. 4. Formanden drager omsorg for, at det for mødet relevante materiale i videst muligt omfang udsendes elektronisk sammen med dagsordenen mindst fem dage før mødet. i det omfang det skønnes påkrævet af hensyn til medlemmernes forhåndsorientering. Kommentar [s9]: PLEN LSU foreslår denne præcisering Mødeledelse. 8. Institutrådet vælger ved mødets start en mødelederformanden leder mødet. Formanden træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende mødets ledelse. Kommentar [s10]: Se S8 Stk. 2. Medlemmer, der ønsker ordet, skal henvender sig til mødelederenformanden. Mødelederen Formanden kan bestemme, at taletiden begrænses. 2 medlemmer kan dog forlange afstemning om mødelederensformandens afgørelse. Stk. 3. Ved formandens fravær overtager næstformanden mødeledelsen. Er der ikke valgt en næstformand overtages mødeledelsen af en viceinstitutleder. Kommentar [s11]: Jvnf. S10 9. Sagerne behandles i mødet i den orden, som mødelederenformanden bestemmer i samråd med institutrådet, og dagsordensrækkefølgen kan herved fraviges. Stk. 2. Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet vedrørende dagsordenen, herunder med henblik på spørgsmålet om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt, jf. dog 4, stk. 2.