Whitepaper #01. Virker specialfonte i PowerPoint og Word?

Transkript

1 Virker specialfonte i PowerPoint og Word?

2 Virker specialfonte i PowerPoint og Word? En specialfont er en font, der ikke er standard i Microsoft Office-programmerne. Den kan være mere eller mindre unik. Det kan være en font, som en virksomhed køber hos en fontudbyder, f.eks. fonts.com, eller det kan være en font, som et designbureau har skabt til virksomheden. Uanset hvor fonten kommer fra, så er en font at sammenligne med et stykke software, som man skal have købt rettigheder (licenser) til. Hvis vi antager, at din virksomhed har fået en ny specialfont, kan I så få den implementeret i jeres Word og PowerPoint skabeloner? Ja, det kan I som udgangspunkt. I dette whitepaper gennemgår vi de krav, der er til indlejrede fonte og de udfordringer, du skal være opmærksom på. Helt overordnet Der findes to måder, hvorpå specialfonte kan fungere i MS Office man kan enten installere fonten lokalt eller den kan indlejres i skabelonerne. Lad os kort ridse forskellen op og give svaret på, hvorfor det giver god mening at indlejre fonten. Når en font installeres, fungerer den kun på de computere, som har fonten installeret. Sender du et dokument eller en præsentation til en modtager, som ikke har fonten installeret, vil den ikke fungere hos modtageren. Indlejres en font, findes den i selve dokumentet/præsentationen og er altså ikke afhængig af, at fonten er installeret på den maskine, som filen læses på. Det stærkeste argument for at indlejre en font, er derfor, at I derved sikrer, at jeres brand altid er konsistent uafhængigt af hvem og hvor en fil læses. Alle der tager deres brand seriøst, bør indlejre fonten, hvis der er tale om en specialfont. Det er altså muligt at bruge specialfonte? Svaret er ja. Hos SkabelonDesign er vi specialister i brandimplementering i Office-programmerne. Siden 200 har vi stået i den udøvende ende, når nye visuelle identiteter er blevet udviklet, og vi er med, når kundens medarbejdere tripper for at komme til at lave dokumenter og præsentationer. Derfor ved vi også, hvor vigtige specialfonte kan være for en virksomhed. Men vi ved også alt om, hvilke udfordringer det kan give. Med hjertet er vores anbefaling altid ja til specialfonte med hjernen har vi vores men. Indlejring Man kan indlejre en font i MS Office skabeloner men det skal testes grundigt om indlejringen fungerer, da ikke alle fonte opfører sig ens. At indlejre fonten giver brugerene mulighed for at benytte skabelonerne, uden at have fonten installeret på maskinen. Det betyder, at fonten eksisterer som en del af dokumentet/præsentationen og kan læses og bruges på maskiner uden fonten er installeret. Indlejring stiller dog særlige krav til skriften, og dine dokumenter bliver typisk ca. 1-2 mb tungere (afhængigt af mængden af skriftsnit, der benyttes i skabelonen). Men bemærk! Mac brugere (inklusive ipad og iphones) vil afkoble fonten. Font indlejring bliver ganske enkelt slået fra, når fonten kommer forbi andre enheder end en PC. macos En fil der deles på tværs af hhv. PC og macos produkter (inklusive ipad og iphone) vil ikke fungere med specialfonte. Uanset hvad I tidligere har hørt, er det ikke muligt i MS Office at indlejre fonten, således at den forbliver indlejret efter besøg på et macos device. Således vil fonten blive afkoblet og en fejlmeddelelse vil fremkomme. Hvis man installerer fonten på macos maskiner, er der ikke noget problem, udover at embedding er slået fra, når den så kommer tilbage til PC. 1

3 Fonten Der er nogle krav til fonten, som det er vigtigt at have styr på, hvis den skal kunne indlejres i MS Office. Fonten skal have TrueType outlines. Den nemmeste forklaring er, at den skal ligge i en.ttf fil. Har fonten ikke TrueType outlines, skal I tage kontakt til fontudvikleren/bureauet og bede om dette. Tjek også om fonten har flueben i install mode, da dette er en forudsætning for overhovedet at få lov til at indlejre den. Denne indstilling kræver typisk ejerskab af fonten, da den herefter kan benyttes frit i alle skabelonerne. Denne indstilling tager fontudvikleren sig også af. Desuden skal I overveje, hvilke snit og vægte, I tænker at bruge, både i og udenfor Office. I PowerPoint og Word benytter vi oftest Regular, Italic, Bold og Bold/ Italic. Fonten skal have den korrekte navngivning for, at dette kan fungere i MS Office. Har I købt flere snit og vægte (f.eks. semi bold, thin, light) af fonten, men uden at de nødvendigvis bliver brugt i Office-dokumenter, skal I bede fontudvikleren om at omdøbe fonten og dens snit til [FontNavn]forOffice[snit], f.eks. Segoe UI foroffice Light. Ellers vil alle snit blive indlejret i fonten, hvilket vil betyde en del ift. vægten på skabelonen/filen. Vægt Alle filer der baserer sig på en skabelon med fonte indlejret, vil veje mere. Vi har set mange forskellige filstørrelser, men gennemsnittet ligger på omkring 1,5 2,5 MB ekstra for dokumenter og præsentationer med indlejrede fonte. Det er en betydelig øgning og normalt er IT afdelingen tøvende overfor en forøgelse af den størrelse. filstørrelser, men til gengæld fungerer fonten så kun lokalt på de maskiner, den er installeret på. Licenser Det er vigtigt at betale licens til alle brugere af fonten. Der er ingen vej udenom ift. serverlicens eller lignende. Alle brugere er de facto en bruger af fonten, da den er indlejret og arbejder på den enkelte computer. Kontrol Når man har slået fontindlejring til, vil der hurtigt komme andre fonte ind i dokumentet. Billedligt talt fungerer indlejringen som en elektromagnet. Den suger alle fonte den støder på til sig (med alle ovenstående potentielle problemer til følge). Og det kan være svært at komme af med dem igen. Derfor inviterer SkabelonDesign dig til at bruge fonts. til at fjerne uønskede fonte fra dokumenter og præsentationer. Men bemærk at det stadig er en kilde til frustration, når filen en dag ikke kan gemmes eller begynder at fylde mere og mere. Øvrige OBS er Ud over de ting vi allerede har nævnt, er følgende ligeledes vigtigt at nævne: Præsenterer I via Skype (ikke skærmdeling) vil fonten ikke nødvendigvis fungere I OfficeOnline vil fonten ikke fungere Indlejring fungerer ikke på nogen macos produkter (bare lige for at slå det fast) Fonten kan ikke bruges i s I skal teste, at alle tegn findes i fonten. Vi ser ofte eksempler på fonte, der mangler danske tegn, hævet skrift, specialtegn m.v. Dette alene kan være baggrund for, at I ikke nødvendigvis har lyst til at have hele fonten med alle snit indlejret i jeres filer. Hvis ikke I kan/vil indlejre fonten, kan I fortsat bruge den. Så skal I i stedet sikre, at alle i virksomheden har fonten installeret og at intet forlader jeres egne maskiner uden, at filen er konverteret til PDF. En installation på alle interne computere fjerner problematikken med 2

4 Opsamling Alt dette til trods, så implementerer vi som tidligere nævnt meget ofte specialfonte og det fungerer rigtig godt. Vælger I at bruge specialfonte, skal der påregnes et ekstra ressourceforbrug til test af fonten, såfremt SkabelonDesign hjælper jer med at udvikle jeres skabelonløsning. Til trods for vores standardiserede proces for at tjekke specialfonte, vil der stadig være en risiko for, at der opstår problemer efterfølgende, som må håndteres inden udrulning. Videre forskning SkabelonDesign er verdensleder på området omkring fonte i MS Office en position, vi har tænkt os at udbygge. Vi indgår i flere partnerskaber for at kunne tilbyde endnu bedre kvalitet og stabilitet i slutproduktet, og vi udvikler også software, som kan være en hjælp i dagligdagen. Først og fremmest vil vi gerne tilbyde rådgivning til alle i vores netværk op til eller efter valg af specialfont. Husk! 1 Sørg for, at der er købt licenser til alle medarbejdere i virksomheden. 2 Fonten skal være oprettet med TrueType outlines. 3 Fonten skal indeholde alle de snit I bruger og kun dem. Alle snit skal være navngivet korrekt efter Microsoft standard. 5 Licensflaget skal være sat til Install mode.

5 SkabelonDesign Wilders Plads 15A 103 København K info@ SkabelonDesign A/S blev stiftet i 200 og har siden da været i konstant og stabil vækst. Vi beskæftiger i dag 8 medarbejdere i Danmark på Wilders Plads 15A på Christianshavn, hvor vi deler kontor med vores søsterselskab, Templafy. Vi har flere end brugere på verdensplan, som er fordelt på små, mellemstore og store virksomheder. Vores løsninger anvendes blandt andre af Carlsberg, Coloplast, DSB, FLSmidth, Forsvaret, Maersk, Novo Nordisk, Novozymes, Politiet, Rambøll, Region Hovedstaden, TDC, VELUX, Vestas og flere store globale brands, samt 5 universiteter, 10 ministerier og 15 kommuner.