KVARTALSRAPPORT KVALITETSFONDSBYGGERI NY RETSPSYKIATRI SCT. HANS

Transkript

1 Ny Retspsykiatri Sct. Hans - Kvartalsrapport 4. kvartal 2018 Enhed for Byggestyring Center for Økonomi Bilag 1 - Side -1 af 22 Center for Økonomi Enhed for Byggestyring KVARTALSRAPPORT KVALITETSFONDSBYGGERI 1. oktober december 2018 NY RETSPSYKIATRI SCT. HANS

2 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Bilag 1 - Side -2 af 22 2

3 Bilag 1 - Side -3 af Indledning Jf. økonomiaftalen for 2012 skal der for de enkelte kvalitetsfondsprojekter udarbejdes kvartalsvise, revisionspåtegnede redegørelser til regionsrådene, som også danner grundlag for Sundheds- og Ældreministeriets opfølgning. Kvartalsrapporteringen skal således give et samlet overblik over udvikling i økonomi, fremdrift, risici og resultater for det kvalitetsfondsstøttede byggeri. Sundheds- og Ældreministeriet godkendte den 6. december 2017 udbetalingsanmodningen for Ny Retspsykiatri Sct. Hans. Efter udbetaling fra kvalitetsfonden afrapporteres kvartalsvis til regionsrådet og til Sundheds- og Ældreministeriet efter fast koncept. 3

4 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Bilag 1 - Side -4 af Ledelseserklæring Ledelsen i fremsender hermed kvartalsrapportering pr. 31. december 2018 for s igangværende Kvalitetsfondsprojekter (Nyt Hospital Herlev, Det Nye Rigshospital, Nyt Hospital Bispebjerg, Ny Retspsykiatri Sct. Hans, Nyt Hospital Hvidovre samt Nyt Hospital Nordsjælland) der alle har modtaget godkendelse af udbetalingsanmodning fra Sundheds- og Ældreministeriet. Kvartalsrapporteringen er baseret på kvartalsrapporteringen for de enkelte kvalitetsfondsprojekter som regionsrådet har behandlet på regionsrådsmødet den 9. april Ledelsen kan efter bedste overbevisning erklære, at: det enkelte projekts kvartalsrapportering giver et retvisende billede af økonomi, fremdrift og risiko vedrørende de igangværende anlægsprojekter finansieret ved kvalitetsfondsmidler kvartalsrapporteringen giver et retvisende billede af regionens deponeringsgrundlag vedrørende anlægsprojekterne med kvalitetsfondsfinansiering - og de dertil knyttede deponeringer pr. udgangen af kvartalet såvel regionens egne midler som modtagne kvalitetsfondsmidler er administreret i overensstemmelse med gældende administrative regler såvel regionens egne midler som modtagne kvalitetsfondsmidler er administreret under iagttagelse af skyldige økonomiske hensyn Kommentarer til eventuelle forbehold og supplerende oplysninger fra revisionen vedr. projekterne fremgår af afsnit 3 i det enkelte projekts kvartalsrapportering. Hillerød, april 2019 Sophie Hæstorp Andersen Regionsrådsformand Jens Gordon Clausen Koncerndirektør 4

5 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Bilag 1 - Side -5 af Revisionserklæring Den uafhængige revisors erklæring omfatter det økonomiske forbrug for det kvalitetsfondsfinansierede anlægsprojekt Ny Retspsykiatri Sct. Hans for perioden 1. oktober 2018 til 31. december Endvidere omfatter revisors erklæring deponeringsgrundlaget pr. 31. december 2018 for samtlige af regionens kvalitetsfondsfinansierede projekter. s eksterne revision BDO har gennemgået kvartalsrapporten, og har den 15. marts 2019 fremsendt udkast til revisorerklæring for Ny Retspsykiatri Sct. Hans, der såfremt kvartalsrapporten godkendes af regionsrådet i sin nuværende form, vil blive fremsendt til Sundheds- og Ældreministeriet. Erklæringen er alene udarbejdet til brug for Regionsrådets vurdering af dels anlægsprojektets økonomiske forbrug og byggeriets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug, dels risici knyttet hertil. Uddrag af revisorerklæring vedr. Ny Retspsykiatri Sct. Hans: Konklusion med forbehold Denne konklusion skal læses under hensyntagen til formålet med kvartalsrapporteringen, som redegjort for i erklæringens indledende afsnit, samt på grundlag af forståelsen af begrebet Projektets fremdrift og risici, som der er redegjort for i erklæringens indledende afsnit. Projektets økonomiske forbrug og fremdrift Det er vores opfattelse, at kvartalsrapporteringen for perioden 1. oktober 2018 til 31. december 2018 (4. kvartal 2018), i alle væsentlige henseender er udarbejdet i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. På grundlag af det udførte arbejde og det opnåede bevis er vi ikke blevet bekendt med forhold, der giver os grund til at mene, at kvartalsrapporteringens oplysninger om den økonomiske fremdrift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug (budget) ikke er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. Fremhævelse af forhold vedrørende begrænsning i anvendelse Regionen har i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne medtaget budgettal som sammenlig-ningstal i kvartalsrapporteringen. Budgettallene har ikke været underlagt revision. Revisionserklæringen fremgår i sin helhed af bilag til mødesagen. 5

6 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Bilag 1 - Side -6 af Overblik Den overordnede vurdering er, at Ny Retspsykiatri Sct. Hans har den fornødne fremdrift. 4.1 Status for Ny Retspsykiatri Sct. Hans pr. 4. kvartal 2018 Kvalitetsfondsbyggeriet på Psykiatrisk Center Sct. Hans i Roskilde omfatter opførelse af en ny retspsykiatrisk afdeling på hjørnet af Boserupvej og Lindegårdsparken på Sct. Hans Øst i Roskilde. Nybyggeriet er på ca m2 med 126 retspsykiatriske sengepladser fordelt på fire sengeenheder med alle dertil hørende støttefunktioner, sikkerhedsforanstaltninger, tekniske faciliteter, personalefaciliteter, kontorer, besøgsfaciliteter samt både indendørs og udendørsaktiviteter. De 126 sengepladser indrettes som enestuer med eget toilet og bad. Den nye retspsykiatriske afdeling tager afsæt i s Psykiatris visioner for fremtidens psykiatri, hvor patienten er i centrum. De kommende fysiske rammer er stimulerende og motiverende for patienter og personale, og det er hensigten at de nye rammer understøtter tilbud, der imødekommer patientens individuelle behov og samtidig karakteren af den retslige foranstaltning. Af patientrettede aktivitetstilbud kan nævnes et multi/musik rum, et kulturtorv, erhvervsterapi, mulitihal og terapibassin samt en udendørs aktivitetshave. Der er fokus på at anvende de mest optimale tekniske løsninger i forhold til personsikring af personalet, og den ydre sikringsperimeter, som er en betingelse for retspsykiatrisk byggeri, opnås ved bygningskroppene og havemuren i aktivitetshaven uden at signalere indhegning mod omgivelserne. Projektet har et samlet budget på 566 mio. kr. (pl-09), hvoraf 16 mio. kr. udgør låneoptaget fra energilånepuljen til at opfylde bygningsklasse Totalrådgiver på projektet er KHR arkitekter A/S med Rubow Arkitekter A/S, Oluf Jørgensen A/S Rådgivende Ingeniører, Spangenberg & Madsen Rådgivende Ingeniører A/S og Opland Aps Landskabsarkitekter mdl. som underrådgivere. Tidsplan Byggeriet blev igangsat i foråret 2018 og forventes afleveret fra entreprenøren primo 2021 med forventet ibrugtagning af patienter medio I forhold til den oprindelige tidsplan, vil projektet samlet have en forsinkelse på ca. 3 ½ år. Forsinkelsen skyldes først og fremmest langstrakte forhandlinger med Roskilde Kommune om lokalplansindhold, der har 6

7 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Bilag 1 - Side -7 af 22 medført en forsinkelse på 2½ år. Den resterende forsinkelse på et år relaterer sig til afrundingen af dispositionsforslag, forlænget granskning af hovedprojekt, herunder indarbejdelse af krav, som kommunen har stillet til projektet. Det har endvidere været væsentligt for projektet at der i udbudsfasen, har været tilstrækkelig tid til at verificere modtagne tilbud med henblik på, at identificere eventuelle fejlberegninger i tilbuddene. Ved udgangen af 2018 kan det konstateres, at råhusarbejder følger tidsplanen og at der er delområder, der er foran udbudstidsplanen, hvorfor der kan opstartes på lukningsentreprisen tidligere end planlagt. Gennemført udbud Projektet blev udbudt i 16 fagentrepriser, og licitationsresultatet blev modtaget i sensommeren Efterfølgende blev der afholdt forhandling og mængdeverificering med de vindende entreprenører, hvorefter at allonger til entreprisekontrakter blev underskrevet medio januar Det samlede entreprisebudget lå under det forventede entreprisebudget, og det overskydende beløb er blevet anvendt til styrkelse af øvrige budgetposter, herunder projektets reserver. Der udestår tre mindre afklaringer i forbindelse med råjord, hvor forhandling endnu er igangværende pr. 31. december 2018, omfang af VVS hulboringer og en spjældtype i forbindelse med ventilation. De sidste to udeståender vil blive behandlet på projektgennemgangsmøder med de respektive entreprenører i første halvår af 2019, når løsninger er identificerede og omfang er kendt. MOE A/S varetager byggeledelsen på projektet. Der er stor fokus på at fastsætte og til stadighed fastholde rammerne for den samlede styring af de 16 fagentrepriser. Byggeledelsen har gennemført en møderække med samtlige entreprenører, hvor blandt andet rammerne for fremtidigt samarbejde er drøftet. Der er ligeledes afholdt opstartsmøder med de entreprenører, der på nuværende tidspunkt har aktiviteter på byggepladsen. Aktiviteter på byggegrund Der er fortsat stort fokus på sikkerhed og arbejdsmiljø og samarbejdet med Arbejdstilsynet er velfungerende. Råhusentreprenøren er fortsat igangværende på pladsen, hvor der arbejdes med jord, fundering, ledninger i terræn og elementmontage. Disse arbejder vil pågå frem til medio Endvidere er VVS-, ventilation- og el-entrepriserne, der skal koordinere med råhusentreprisen, tilstede på pladsen i nødvendigt omfang, ligesom lukningsentreprisen har været på pladsen siden begyndelsen af Vinduesmontagen forventes at starte ultimo marts

8 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Bilag 1 - Side -8 af Rapportering I s Kvalitetsfondsprojekter arbejdes der med risikostyring i henhold til s styringsparadigme og tilhørende risikomanual. De projektspecifikke udmøntninger af de regionale retningslinjer er beskrevet i de projektspecifikke projekthåndbøger. Der arbejdes i Ny Retspsykiatri Sct. Hans målrettet og fokuseret med risikostyring for kvalitetsfondsprojektet. Der er en god risikokultur, samt velfungerende processer for både risikoidentifikation, risikobearbejdelse og forebyggende handlinger. Samtlige kvalitetsfondsfinansierede projekter i fører Risikolog i systemet Exonaut Risk. Den uafhængige risikovurdering har i tidligere kvartalsrapporter anbefalet en overordnet gennemgang af systemanvendelsen i forbindelse med sin risikovurdering til kvartalsrapporteringen. Administrationen ved Enhed for byggestyring har nu foretaget den planlagte opgradering af systemet og herefter foretaget den aftalte revurdering. Opgraderingen har været langtrukket idet opgraderingen ikke har kunne indføres pga. IMT fokus på implementeringen af Sundhedsplatformen. Endvidere anbefaler DTØ at administrationen på porteføljeniveau fastsætter krav for form og indhold af rapporteringen fra delniveau 2 til delniveau 1, således at risikostyring på niveau 2 sker på et ensartet grundlag på tværs af kvalitetsfondsprojekterne. Administrationen er enig i behovet for en ensretning, og vil indarbejde retningslinjer for rapporteringen på delniveau 2 i forbindelse med opdateringen af den regionale risikostyringsmanual afledt af opgraderingen af risikostyringssystemet. Administrationen kan oplyse, at der løbende foretages vurderinger af kvaliteten af rapportering på kvalitetsfondsbyggerierne. Der er foretaget en af byggeorganisation ekstern vurdering af risikorapporteringen for projektet, se bilag til mødesag. 5.1 Risikorapport kvartalsrapportering for 4. kvartal 2018 for Ny Retspsykiatri Sct. Hans s vurdering af projektets samlede risikoprofil har foretaget en samlet vurdering af projektets risikoprofil. Vurderingen omfatter risici for at projektet ikke realiseres inden for den fastlagte ramme, med den forventede kvalitet til den aftalte tid. 8

9 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Bilag 1 - Side -9 af 22 Vurderingen skal ses i sammenhæng med det tredje øjes (DTØ) erklæring om projektets risikoprofil, der konkluderer: Overordnet er det DTØ s vurdering, at projektorganisationens risikorapportering i al væsentlighed giveret dækkende billede af projektets risikoprofil på rapporteringstidspunktet. Sammenfattende vurderes det, at der med de oplysninger, DTØ har modtaget i materialet, med generelle reserver [beløb udeladt], øvrige reserver, en samlet UFO-pulje og mulighed for projektreduktioner via change request kataloget ind til medio 2019, er søgt sikret en tilstrækkelig robusthed til at håndtere de økonomiske risici i projektet for nærværende. Det er for DTØ et opmærksomhedspunkt, at projektet dokumenterer, hvilke yderligere konkrete change request emner, der afsøges til implementering i tiden efter første milepæl, primo 2020, hvor nuværende katalog udløber. Det er påset, at projektet afholder risikoworkshops i henhold til projektets styringsmanual. Ved deltagelse i workshops er konstateret, at der arbejdes systematisk med vurdering af identificerede risici samt identificering af nye risici, der kan påvirke projektet fremadrettet under hensyntagen til projektets stade samt udefrakommende faktorer, der kan påvirke projektets økonomi, kvalitet og fremdrift. Det er Administrationens samlede vurdering, at projektet arbejder systematisk med projektets risici i henhold til gældende risikostyringsmanual således at projektet realiseres inden for den fastsatte økonomiske ramme, til den ønskede kvalitet samt uden yderlige forsinkelser, ud over den under projekteringen indtrådte forsinkelse på 3½ år som følge af især Roskilde Kommunes myndighedsbehandling. Risikorapportering Nedenstående risikorapportering for Ny Retspsykiatri Sct. Hans for 4. kvartal 2018 er udarbejdet af projektorganisationen på baggrund af dialog med MOE (byggeledelsen) og NIRAS (bygherrerådgiver). I 4. kvartal 2018 blev der afholdt risikoworkshop på tværgående operationelt niveau den 29. november I den forbindelse blev der tilføjet to risici, hvoraf den ene er ny og den anden er genindført: Risiko 31 Er genindført, da der fra CIMTs side ikke kan gives klart svar på, hvorvidt en eventuel udgift til etablering af DAS anlæg vil blive dækket af CIMT. Risiko 35 9

10 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Bilag 1 - Side -10 af 22 Denne er en udskilt risiko, der relaterer sig til konflikt med entreprenørerne (risiko 16), men med fokus på udførelsesprocessen og planlægningen af denne, der kan resultere i såkaldt tilbagegang, dvs. at håndværkere ikke kan færdiggøre i en samlet proces, men må vende tilbage flere gange med spildtid til følge. Den økonomiske konsekvens er nu delt mellem Id 16 og Id 35. Næste risikoworkshop forventes afholdt den 26. februar De nuværende væsentligste risici fremgår af nedenstående oversigt. Id Hændelse Dato 35 Udførelsesprocessen er ikke koordineret imellem fagentreprenørerne Omkostning (RP) Kvalitet (RP) Tid (RP) 3 Skrånende grund og råhus Indeksering - Bevillingsindeksering og byggeomkostningsindeks følges ikke Konflikter med entreprenørerne Entreprisegrænseflader Kompetencer og ressourcer i projektgruppen Overskridelse af tidsplan Materialegodkendelser gennemføres ikke rettidigt

11 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Bilag 1 - Side -11 af CIMT - Ressourcer Overdragelsesprocessen til drift er ikke tilstrækkeligt afstemt og det byggeri som CEJ overtager er ikke driftsegnet i forhold til CEJ s systemønsker og krav 32 Implementering af personsikringsanlægget. Risiko for at der ikke forberedt for føringsveje og indplacering af personanlæggets installationer, samt risiko for at anlægget ikke er koordineret i forhold til de øvrige installationer 33 Løsninger er ikke driftsegnede, eller der kan komme nye krav/ønsker fra driften 7 Lokalplan og myndighedskrav udover de krav, der allerede er indarbejdet i projektet BK 2020 opfyldes ikke Projektændringer - Tidsplanen er ikke robust i forhold til større ændringer i projektforudsætninger CIMT - DAS Brugere - Udvikling og uddannelse Manglende organisationsudvikling og uddannelse af såvel det kliniske personale som driftspersonalet i forhold til at udnytte og drifte nybyggeriet

12 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Bilag 1 - Side -12 af Eksterne interessenter får ikke tilstrækkelig opmærksomhed Note: RP henviser til antallet af risikopoint Der foreligger gennemarbejdede handlingsplaner med forebyggende handlinger for samtlige identificerede risici. Risiko 35 Byggeledelsen analyser udførelsesprocessen grundigt med baggrund i bl.a. den mock-up, som er opført, og fastlægger derefter en udførelsesproces og tid for de enkelte afsnit, som gennemgås og afklares med fagentreprenørerne således at der sikres ejerskab til denne. Det er vigtigt, at planen bliver operationel og der er mulighed for en vis tilpasning. Risiko 3 Lavtliggende terræn i forhold til fremtidigt terrændæk/terræn samt differensspring i det fremtidige terræn kombineret med større mængder af overskudsjord søges optimeret mest muligt økonomisk, ved i størst muligt omfang at anvende overskudsjorden til indbygning. Risiko 1 5% reservepuljen skal optage forskellen, og derudover følges udviklingen. Risiko 16 Byggeledelsen har været indraget under projekteringen og udbuddet, og det er endvidere i forbindelse med opstartsmøder og workshops søgt at danne grundlag for en god samarbejdsrelation mellem byggeledelse og entreprenører. Der vil fortsat være fokus på tiltag som kan have en positiv effekt på samarbejdet. Risiko 24 Byggeledelsen har været involveret under projektering og udbud med henblik på at indtænke grænseflader i såvel projekt som procesmæssig henseende. I forbindelse med projektgennemgangen med fagentreprenørene og koordinering af leverandørprojekteringen er der fokus på koordinering af grænseflader i forhold til såvel projekt som byggeproces. Desuden er hele projektet 3D modeleret og analyseret for at gøre projektet bygbart Risiko 11 Der er tilknyttet en professionel byggeledelse. Byggeledelsen har løbende fokus på, om der leveres tilstrækkeligt i forhold til projektopfølgning og fagtilsyn. 12

13 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Bilag 1 - Side -13 af 22 Programmet Dalux Field er blevet anskaffet til at administrere projektet. Til den løbende økonomiopfølgning er tilknyttet en intern controller til at følge og afrapportere økonomiske forhold. Endelig vurderes det løbende, om der i projektorganisationen forefindes de rigtige kompetencer og resurser, herunder om eksempelvis projektopfølgningen fungerer tilfredsstillende. Der sættes fokus på, at projektledelsen af flytningen er bemandet samt at få gennemgået det oplæg der foreligger til indkøb og nyt inventar og genbrug af eksisterende. Risiko 25 Bygherre har bekræftet, at entreprenør kan lægge bestilling af betonelementer ind hos leverandør. Der afholdes projektgennemgang med fagentreprenører med grænseflader til elementleverandør, og leverandør udarbejder en projekttidsplan for elementprojektering. Endelig arbejdes der med at gøre tidsplanen realistisk for råhusentreprisen, herunder er der endvidere udarbejdet kontraktuelle bestemmelser, som giver mulighed for at parallelforskyde øvrige entreprenørers tidsplaner ved forsinkelse hos særligt råhusentreprenøren. Risiko 29 Der er indarbejdet en proces for materialegodkendelser i BSB s, som der sættes fokus på i forbindelse med projektgennemgangsmøder. Risiko 30 CIMT inddrages i forbindelse med bygherremøder og projektgennemgangsmøder med henblik på, at CIMT kan være tæt på byggesagen og følge denne, og derved have de bedste muligheder for at priotere og tilpasse bemanding til projektet. Risiko 34 CEJ kontaktes med henblik på afstemme både organisering, samt proces og aktiviteter i forbindelse med overleveringen mellem byggeprojekt og drift. Risiko 32 Der afholdes projektkoordineringsmøder med henblik på at koordinere projektet, inden de relevante bygningsdele produceres og indbygges. Risiko 33 For at omkostningsoptimere og kunne foretage evt. ændringer/tilkøb så tidligt som muligt igangsættes en mock-up. Risiko 7 Der er kontinuerlig kontakt med planmyndighed og bygningsmyndighed. 13

14 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Bilag 1 - Side -14 af 22 I udbudet er der desuden angivet og afsat tid til en proces for facademockup en, hvor der også er søgt afsat rimelig tid til en godkendelse hos Roskilde Kommune. Endelig er der afsat en dedikeret reserve til evt. myndighedskrav i forbindelse med materialevalg og supplerende beplantning. Risiko 18 Der har været løbende dialog om beregningsforudsætningerne for energirammeberegningen. Hvis Roskilde Kommune ønsker det, afholdes møde om energirammeberegningen. I forhold til udbuddet er der endvidere fokus på at få præciseret kravet til blowerdoor test som ligger tidligt samt få defineret grænseflader mellem entrepriserne. Risiko 6 Der er kontinuerlig kontakt med brugere og øvrige interessenter. Desuden udviser Centerledelsen forståelse for byggeriets fasemodel og udøver ledelse i forhold til ønsker om ændringer fra brugerne. Risiko 31 Der holdes løbende kontakt til CIMT for at følge udviklingen i CIMT s krav til DAS inden for psykiatriområdet, og herunder om kravene får en betydning for projektet. Udgåede kritiske risici siden seneste kvartalsrapportering Der er ikke udgået kritiske risici siden kvartalsrapporteringen for 3. kvartal Projekternes økonomi Projekternes økonomi styres efter Kasse- og Regnskabsregulativ (gældende version blev godkendt af regionsrådet på mødet 18. juni 2013) Ny Retspsykiatri Sct. Hans Projektets økonomi Projektet omfatter opførelsen af en retspsykiatrisk afdeling. Den samlede budgetramme incl. reserver udgør 566,0 mio. kr. (09-pl), svarende til 659,2 mio. kr. i løbende priser. Projektet er udbudt i 16 fagentrepriser. Projektet rapporteres i grupperinger omfattende: 1) Administrative byggeomkostninger. Heri indgår bl.a. omkostninger til totalrådgiver, bygherrerådgiver, byggeledelse, juridisk bistand og lønomkostninger. 14

15 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Bilag 1 - Side -15 af 22 2) Entrepriserne vedr. opførelsen af nybyggeriet 3) Omkostninger vedr. overfaldsalarmer, it, telefoni og løst inventar samt omkostninger i forbindelse med nedrivningen af eksisterende bygninger. 4) Kunst 5) En reservepulje, der blev oprettet som følge af det gunstige licitationsresultat 6) 5 % reservepuljen Byggepladsen blev startet op i marts 2018, og selve udførslen påbegyndtes i april Budgettet til IMT investeringerne i Ny Retspsykiatri Sct. Hans udgør 19,4 mio. kr. (18-pl), svarende til 16,5 mio. kr. (09-pl), hvilket er i overenstemmelse med ekspertpanelets angivelser i tilsagnsskrivelsen. 5.3 Byggeriernes økonomiske fremdrift Siden indsendelsen af udbetalingsanmodningen er det blevet besluttet at udsætte opstarten af byggepladsen med tre måneder til den 1. marts 2018 af hensyn til vejrliget. Dette gav samtidig mulighed for at afsætte ekstra tid til mængdeverificeringen, hvilket har vist sig at være hensigtsmæssigt. Udgiftsprofilen er dermed blevet forskubbet, således at de faktiske udgifter i 2017 og 2018 er lavere end hvad der fremgår af den oprindelige investeringsprofil. Den oprindelige investeringsprofil svarer til tidspunktet for udbetalingsanmodningen i september Tidsforskydningerne er ikke ændret ved indflytnings- og ibrugtagningstidspunkterne, da der på forhånd var indlagt plads til forskydningerne i tidsplanen. 15

16 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Bilag 1 - Side -16 af 22 Ny Retspsykiatri Sct. Hans, mio. kr., løbende priser 5.4 Kvalitet og indhold Kvaliteten i byggerierne forstås som antal af byggede kvadratmeter, pris pr. kvadratmeter, antal senge til patienter i de nye bygninger samt de samlede hospitaler, den forventede behandlingskapacitet samt udnyttelsesgrader, med andre ord indholdet i faseskifteskemaerne. Ny Retspsykiatri Sct. Hans Ingen af de nævnte kvalitetsparametre har ændret sig i Ny Retspsykiatri Sct. Hans siden udbetalingsanmodningen. 16

17 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Bilag 1 - Side -17 af Generelle principper I dette afsnit redegøres der alene for de tekniske forudsætninger og principper. 6.1 Risikomanual Gældende risikostyringsmanual for Regions Hovedstadens kvalitetsfondsbyggerier er blevet opdateret i februar 2019 og indgår som bilag i nærværende kvartalsrapportering Regnskabs- og byggestyringsmæssige principper De regionale byggestyringsregler blev godkendt af regionsrådet i 2. kvartal Styringsparadigmet for de store byggerier i blev opdateret i juni 2018, og annonceret ved en formandsmeddelse på forretningsudvalgsmødet den 12. juni Styringsmanualen for Ny Retspsykiatri Sct. Hans er som konsekvens af ajourført styringsparadigme, senest revideret i august Styringsmanualen er opdateret ift. byggeriets aktuelle fase og eksisterende praksis. Sundheds- og Ældreministeriet samt DTØ har bemærket, at man ønsker tvistnotatet indarbejdet i styringsmanualen. På næste hospitalsbyggestyregruppemøde vil styringsmanualen derfor blive forelagt med tvistnotatet som fortroligt bilag. Mødet vil blive afholdt i foråret 2019, og en revideret styringsmanual forventes at foreligge i forbindelse med kvartalsrapporteringen for 1. kvartal Grundlag for opgørelse af planlagt og realiseret færdiggørelsesgrad Ny Retspsykiatri Sct. Hans De i skema 1 planlagte færdiggørelsesgrader opgøres med udgangspunkt i akkumuleret forbrug primo kvartalet tillagt forrige kvartals forventede forbrug for indeværende kvartal, set i forhold til det korrigerede budget i årets priser. Den realiserede færdiggørelsesgrad i samme skema opgøres som afholdt forbrug i forhold til total budgetsum. Den oprindelige færdiggørelsesgrad i bilag D er opgjort på baggrund af den forventede finansieringsprofil fremsendt til SUM i forbindelse med udbetalingsanmodningen. Den reviderede færdiggørelsesgrad er baseret på den finansieringsprofil der ligger til grund for finansieringsprofilen på dato for kvartalsrapporten, under hensyntagen til evt. ændringer i tidsplaner. 17

18 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Bilag 1 - Side -18 af 22 Efter indsendelsen af udbetalingsanmodningen er finansieringsprofilen blevet revideret. Det skyldes, at opstarten af byggepladsen er blevet skubbet tre måneder, da det blev besluttet at undgå opstart om vinteren. Byggepladsetableringen blev således udsat til 1. marts Det gav samtidig rum til at køre en fornuftig mængdeverificering igennem, hvilket var hensigtsmæssigt i forhold til den krævede tid til verificeringen. Der sker løbende justering af finansieringsprofilen i forhold til forventningen af arbejdernes fremdrift. Projektet påser, at der alene betales for arbejder der er udført, således, at den økonomiske færdiggørelsesgrad et udtryk for projektets fremdrift. Da der således betales efter faktisk fremdrift udgør de realiserede udgifter således den realiserede færdiggørelsesgrad. Den realiserede færdiggørelsesgrad for 4. kvartal 2018 er således beregnet som de realiserede udgifter pr. 31. december 2018 i forhold til det samlede gældende budget pr. 31. december Forskellen i færdiggørelsesgraderne imellem bilag D og skema 1 skyldes, at bilag D er færdiggørelsesgraden beregnet ud fra priser i blandet prisindeks, mens færdiggørelsesgraderne i skema 1 er beregnet i 18-pl. 18

19 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Bilag 1 - Side -19 af 22 Bilag Bilag A: Fortroligt bilag med detaljer om økonomi, reserver og risici særskilt bilag 2 i mødesag Bilag B: Oversigt over projektspecifikke deponerede midler Bilag C: Tidsmæssig fremdrift Bilag D: Økonomisk færdiggørelse Bilag E: Følgebrev med ekstern revisorerklæring særskilt bilag 3 i mødesag Bilag F: Uafhængig risikovurdering af projektet, udarbejdet af Det tredje øje - særskilt fortroligt bilag 4 i mødesag Bilag G:, februar 2019 særskilt bilag 5 i mødesag 19

20 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Bilag 1 - Side -20 af 22 Bilag B: Oversigt over projektspecifikke deponerede midler pr. 31. december

21 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Bilag 1 - Side -21 af 22 Bilag C: Tidsmæssig fremdrift Ny Retspsykiatri Sct. Hans 21

22 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Bilag 1 - Side -22 af 22 Bilag D: Økonomisk færdiggørelse Ny Retspsykiatri Sct. Hans 22

23 Bilag 3 - Side -1 af 4 Tlf: roskilde@bdo.dk BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Ringstedvej 18 DK-4000 Roskilde CVR-nr Regionsrådet i Kongens Vænge Hillerød 15. marts 2019 Vores ref. EIB Følgebrev vedr. revisionserklæring for Ny Retspsykiatri Sct. Hans, 4. kvartal 2018 Vedlagt fremsendes udkast til revisorerklæring for Ny Retspsykiatri Sct. Hans 4. kvartal Såfremt kvartalsrapporten godkendes i sin nuværende form, udvisende forbrug på 151,6 mio. kr., vil vi afgive vedhæftede erklæring. Roskilde, den 15. marts 2019 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Lasse Jensen Statsautoriseret revisor BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

24 Bilag 3 - Side -2 af 4 1 Den uafhængige revisors erklæring Til Regionsrådet for Vi har revideret kvartalsrapporteringen for perioden 1. oktober 2018 til 31. december 2018 (4. kvartal 2018), for det kvalitetsfondsfinansierede anlægsprojekt Ny Retspsykiatri Sct. Hans (i det følgende kaldet Projektet) udvisende et forbrug på 151,6 mio. kr. Kvartalsrapporteringen er udarbejdet i overensstemmelse med Budget- og regnskabssystem for regioner, regionens Kasse- og Regnskabsregulativ, sædvanlig regnskabspraksis og Sundheds- og Ældreministeriets Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri, i det følgende kaldet Regnskabsbestemmelserne. Konklusionen er todelt således, at vores konklusion om Projektets økonomiske forbrug og deponeringsgrundlag udtrykkes med høj grad af sikkerhed, og behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri, i det følgende kaldet Regnskabsbestemmelserne. Vores konklusion om regionens beskrivelse af byggeriets fremdrift og risici, herunder forventet resterende forbrug (budget) udtrykkes med begrænset sikkerhed. Ved Projektets fremdrift og risici forstås i denne erklæringsopgave, at forventet resterende forbrug (budget) samt risici knyttet til Projektets fremdrift og færdiggørelse er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. For så vidt angår oplysninger om forventet resterende forbrug (budget) og risici knyttet til færdiggørelsen af Projektet, vil de faktiske resultater sandsynligvis afvige fra de angivne forventninger, idet forudsatte begivenheder ofte ikke indtræder som forventet. Disse afvigelser kan være væsentlige. Erklæringen er udarbejdet til brug for Regionsrådets vurdering af dels Projektets økonomiske forbrug og byggeriets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug, dels risici knyttet hertil. Som følge heraf kan rapporteringen være uegnet til andet formål. Ledelsens ansvar Ledelsen (Regionsråd og direktion) har ansvaret for udarbejdelsen af kvartalsrapporteringen i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. Ledelsen har endvidere ansvaret for den interne kontrol, som ledelsen anser for nødvendig for at udarbejde kvartalsrapporteringen uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl. Det er endvidere ledelsens ansvar, at regionens deponeringsgrundlag vedrørende projekter med kvalitetsfondsfinansiering er opgjort i overensstemmelse med de af Sundheds- og Ældreministeriets fastsatte regler. Det er ledelsens ansvar at foretage vurdering af Projektets fremdrift, forventet resterende forbrug (budget) og risici i tilknytning til Projektets færdiggørelse. Ledelsen indhenter en af Projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til Projektets fremdrift og forventet resterende forbrug. Revisors ansvar Vores ansvar er på grundlag af vores arbejde at udtrykke en konklusion med høj grad af sikkerhed om Projektets økonomiske forbrug og deponeringsgrundlag. Det er endvidere vores ansvar, på grundlag af vores arbejde, at udtrykke en konklusion med begrænset sikkerhed om regionens vurdering af byggeriets fremdrift og risici, herunder forventet resterende forbrug (budget), samt risici knyttet hertil. Vi har tilrettelagt og udført vores arbejde i overensstemmelse med ISAE 3400 DK, undersøgelse af fremadrettede finansielle oplysninger og fremskrivninger og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning, samt god offentlig revisionsskik, idet revisionen udføres på grundlag af bestemmelserne i Revisionsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til Sygehusbyggeri. Revisionsfirmaet BDO Statsautoriseret Revisionsaktieselskab er underlagt international standard om kvalitetsstyring, ISQC 1, og anvender således et omfattende kvalitetsstyringssystem, herunder dokumenterede politikker og procedurer vedrørende overholdelse af etiske krav, faglige standarder og gældende krav i lov og øvrig regulering.

25 Bilag 3 - Side -3 af 4 2 Vi har overholdt kravene til uafhængighed og andre etiske krav i FSR danske revisorers retningslinjer for revisors etiske adfærd (Etiske regler for revisorer), der bygger på de grundlæggende principper om integritet, objektivitet, faglig kompetence og fornøden omhu, fortrolighed og professionel adfærd. Vi har udført vores arbejde med henblik på at opnå en høj grad af sikkerhed for: at kvartalsrapporteringen i alle væsentlige henseender afspejler det økonomiske forbrug opgjort pr. 31. december 2018 i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne at kvartalsrapporteringens opgørelse af deponeringsgrundlaget vedrørende anlægsprojekter med kvalitetsfondsfinansiering er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne Vi har endvidere udført vores arbejde med henblik på at opnå begrænset sikkerhed for, at den økonomiske fremdrift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug, er i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne og i al væsentlighed er afspejlet i kvartalsrapporteringen. Dertil har vi påset, at regionens vurderinger af forventet resterende forbrug (budget) og regionens risikovurdering i tilknytning til Projektets færdiggørelse er i overensstemmelse med underliggende dokumentation. Vi har endvidere påset, at regionens vurderinger i al væsentlighed er afspejlet i kvartalsrapporteringen. For så vidt angår risikovurderingen, har vi endvidere påset, at regionens vurderinger blandt andet har inddraget en af Projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til Projektets fremdrift og forventede resterende forbrug. Omfanget af de handlinger, vi har udført ved vores gennemgang af Projektets fremdrift og risici, er mindre end ved en erklæringsopgave med høj grad af sikkerhed. Som følge heraf er den grad af sikkerhed, der er opnået for vores konklusion om det forventede resterende forbrug samt risici knyttet til Projektets fremdrift og færdiggørelse, betydeligt mindre end den sikkerhed, der ville være opnået, hvis der var udført en erklæringsopgave med høj grad af sikkerhed. Konklusion Denne konklusion skal læses under hensyntagen til formålet med kvartalsrapporteringen, som redegjort for i erklæringens indledende afsnit, samt på grundlag af forståelsen af begrebet Projektets fremdrift og risici, som der er redegjort for i erklæringens indledende afsnit. Det er vores opfattelse, at kvartalsrapporteringen for perioden 1. oktober 2018 til 31. december 2018 (4. kvartal 2018), i alle væsentlige henseender er udarbejdet i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. På grundlag af det udførte arbejde og det opnåede bevis er vi ikke blevet bekendt med forhold, der giver os grund til at mene, at kvartalsrapporteringens oplysninger om den økonomiske fremdrift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug (budget) ikke er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. Fremhævelse af forhold vedrørende begrænsning i anvendelse Regionen har i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne medtaget budgettal som sammenligningstal i kvartalsrapporteringen. Budgettallene har ikke været underlagt revision. Erklæring i henhold til anden lovgivning og øvrig regulering Udtalelse om juridisk-kritisk revision og forvaltningsrevision Ledelsen er ansvarlig for, at de dispositioner, der er omfattet af kvartalsrapporteringen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis; og at der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og aktiviteterne, der er omfattet af kvartalsrapporteringen. Ledelsen er endvidere ansvarlig for, at der er designet og implementeret et hensigtsmæssigt styringsgrundlag, herunder en af regionsrådet vedtaget styringsmanual, der understøtter en tilstrækkelig løbende forvaltning af Projektet.

26 Bilag 3 - Side -4 af 4 3 I tilknytning til vores revision af kvartalsrapporteringen er det i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik vores ansvar at udvælge relevante emner til såvel juridisk-kritisk revision som forvaltningsrevision. Ved juridisk-kritisk revision efterprøver vi med høj grad af sikkerhed for de udvalgte emner, om de dispositioner, der er omfattet af kvartalsrapporteringen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Ved forvaltningsrevision vurderer vi med høj grad af sikkerhed, om de undersøgte systemer, processer eller dispositioner understøtter skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og driften af aktiviteterne, der er omfattet af kvartalsrapporteringen. Vi har endvidere påset, at der er designet og implementeret et hensigtsmæssigt styringsgrundlag, herunder en af Regionsrådet vedtaget styringsmanual, der understøtter en tilstrækkelig løbende forvaltning af Projektet. Hvis vi på grundlag af det udførte arbejde konkluderer, at der er anledning til væsentlige kritiske bemærkninger, skal vi rapportere herom. Vi har ingen væsentlige kritiske bemærkninger at rapportere i den forbindelse. Roskilde, den 15. marts 2019 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab CVR-nr Lasse Jensen Statsautoriseret revisor

27 Bilag 5 - Side -1 af 28 For kvalitetsfondsprojekterne og kvalitetsfondslignende projekter Februar 2019 Økonomi Tid Kvalitet Version 2

28 Bilag 5 - Side -2 af 28 Indholdsfortegnelse Introduktion og læsevejledning Risikostyring på kvalitetsfondsprojekter og større anlægsprojekter i s risikostyring i byggeprojektet Risikostyring relaterende til effektiviseringsgevinster Risikostyring relateret til ibrugtagning Risikobegreber Risikostyring Risikovurdering Definition af risiko Usikkerhed Organisering af s risikostyring Det strategiske niveau (S) Det taktiske niveau (T) Det operationelle niveau (O) Operationel risikostyring Dagligt risikoarbejde Kvartalsvise risikoworkshops Gennemsigtighed i risikovurderingerne Risikorapportering Teknisk og praktisk arbejde med risikostyring Roller og ansvar vedrørende risikostyringen Afholdelse af workshops og risikomøder Komponenterne i risikostyringen Risikorapportering Rapportering til Enhed for Byggestyring Rapportering til Hospitalsbyggestyregruppen Vurdering af risikostyringen forud for kvartalsrapportering til regionsrådet og Sundheds og ældre ministeriet Akut indsigt i risiko Bilag 1. Template til handlingsplan for en kritisk risiko Bilag 2. Template til risikobeskrivelse Bilag 3. Risikorapport template for kvartalsrapport Bilag 4. Emner for risikovurderinger Side 2 af 28

29 Bilag 5 - Side -3 af 28 Introduktion og læsevejledning Nærværende risikostyringsmanualen er et tillæg til s paradigme for styringsmanual. Dokumenterne fastlægger retningslinjer for, hvordan regionens kvalitetsfondsbyggeprojekter skal gennemføres. en er baseret på ISO 31000, men er tilpasset på en række punkter for at fremme at risikostyring bruges som et aktivt ledelsesredskab i alle byggeprojekter på alle niveauer. I paradigmet for styringsmanual fastlægges de overordnede procedure for risikovurdering og risikostyring i regionen. I denne manual specificeres krav til kvaliteten i risikoarbejdet, herunder fastlægges der krav til den daglige administration, principperne for risikovurdering, risikobeskrivelser samt til rapportering af risiko. Risikostyring er et særligt fokusområde i byggeprojekterne i. Denne manual beskriver retningslinjer for, hvordan risikostyring skal gennemføres på byggeprojekterne. Risikostyringsprincipperne, som er beskrevet i denne manual, er ligeledes gældende for større projekter i som styres i henhold til regionens paradigme for styringsmanual. Den detaljerede organisering af risikostyringen på det specifikke byggeprojekt er ikke beskrevet i nærværende manual, idet projekterne er forskellige i omfang og kompleksitet. Processen beskrevet i risikostyringsmanualen er skalerbar, og er udarbejdet med henblik på at kunne anvendes på alle byggeprojekter uanset størrelse og kompleksitet. Side 3 af 28

30 Bilag 5 - Side -4 af Risikostyring på kvalitetsfondsprojekter og større anlægsprojekter i 1.1 s risikostyring i byggeprojektet Byggeprojekterne skal, når de er færdige, opfylde målsætningerne for Økonomi (overholdelse af budgetrammen ) Tid (ibrugtagningstidspunktet for bygningen ) Kvalitet (de aftalte kliniske forudsætninger for byggeprojektet ) Byggeprojekter er behæftet med stor risiko. Men de primære risikoforanstaltninger er projekternes planer, kompetencer, styrings- og ledelsesprincipper, organisering og kvalitetssikring da de hver i sær fjerner det meste risiko på projekterne. Det er dok ikke alt risiko der kan fjernes af den vej, og risikostyring bruges til at få belyst evt. tilbageværende risiko, of sikre at der iværksættes risikomitigerende tiltag, som oftest vil have karakter af at styrke eller ændre de præmære risikoforanstaltninger, og derved øge chancen for at nå den overordnede målsætning. Den overordnede målsætning med risikostyring i forbindelse med byggeprojektet er: Fjerne eller reducere risiko på byggeprojekterne. Skabe transparens omkring sandsynligheden for at nå byggeprojekternes målsætninger. Sikre at risikostyring bliver et fokuspunkt for ledelsen på de enkelte byggeprojekter. Sikre at viden om risiko bruges proaktivt i beslutninger, der vedrører byggeprojekterne både på operationelt, taktisk og strategisk niveau. Sammenhæng mellem projekternes kapitaliserede og sandsynlighedsjusterede risikobillede og reservestyring Målet med denne manual er at udstikke retningslinjer for risikostyring relaterende til projekteringen og udførslen af byggeprojekterne, samt udstikke retningslinjer for, hvordan viden om risiko bruges i beslutningsprocesser, der relaterer sig til byggeprojekterne. Ledelsen og Hospitalsstyregruppen modtager løbende rapportering om de aktuelle risikovurderinger relaterende til byggeprojekterne. Risikorapporteringen danner endvidere, for kvalitetsfondsprojekterne, grundlag for en uafhængig vurdering er risikostyringen til brug for kvartalsrapporteringen til Sundheds- og Ældre Ministeriet. Projektorganisationerne skal således tilrettelægge administrative rutiner der sikre at der følges op på tilrettelagte tiltag der skal reducere eller eliminere identificerede risici, samt løbende sikre opsamling af nye risici, så der hele tiden er et opdateret risikobillede. Herunder sikre at viden om risiko er forankret i projektets organisation, og blandt de eksperter som har viden og indsigt i de pågældende risici. Nærværende retningslinjer skal sikre, at der i det daglige arbejde på alle relevante niveauer og hos alle interessenter er fokus på risikovurdering og risikobearbejdning. Side 4 af 28

31 Bilag 5 - Side -5 af 28 Retningslinjerne har endvidere til formål at sikre at risikovurderingerne sker ensartet på alle delprojekter og alle niveauer samt hos såvel interne og eksterne interessenter. Væsentlige risici afrapporteres på ledelses- eller styregruppemøderne. Beslutningen om konkret håndtering ligger hos ledelse. 1.2 Risikostyring relaterende til effektiviseringsgevinster Kvalitetsfondsprojekterne er endvidere underlagt krav om effektiviseringer afledt af byggeriet. I rapporteringen for de identificerede tiltag skal der foretages en risikovurdering. Risikovurderingen skal beskrive risici for, at tiltagets gevinster ikke kan realiseres, samt om gennemførelsen af tiltaget påvirker andre tiltag eller for den øvrige drift. Det skal endvidere angives, hvordan væsentlige risici håndteres. en understøtter Sundheds- og Ældreministeriets krav om risikovurdering af de identificerede effektiviseringstiltag. 1.3 Risikostyring relateret til ibrugtagning Ibrugtagningsfasen, som omfatter flytteprocessen (udstyr og inventar, IT, samt klinisk koordinering), samt en periode på 6-9 måneder efter første patient, er karakteriseret ved at flere forskellige organisationer skal samarbejde tæt for at løse opgaven. I flytteprocessen skal Byggeprojektet og Hospitalet (eksempelvis klinisk koordinerings projekt, flytteprojekt, samt drift organisationen) alle løse forskellige opgaver over en kort periode og med mange afhængigheder. I den fase skal byggeprojekterne fremme samarbejdet mellem parterne, og tilskynde en koordineret risikoindsats i perioden op til byggeriets ibrugtagelse, selv om hospitalernes projektorganisationer ikke er underlagt denne risikostyringsmanual. Forud for første patient skal der som minimum afholdes særskilte risikoworkshops hvor der drøftes risici relaterende til såvel fysisk såvel som organisatorisk ibrugtagning, dvs. risici relaterende til at bygningen fungerer som tiltænkt samt risici, der kan påvirke den kliniske ibrugtagning, eksempelvis risici relaterende til flytteprocesser samt det kliniske personales uddannelse i ændrede arbejdsgange. 2. Risikobegreber 2.1 Risikostyring Den samlede risikostyring omfatter selve risikovurderingen, hvor risici identificeres og specificeres, samt den efterfølgende bearbejdning og håndtering, hvor hver enkelt risiko reduceres og/eller der opstilles en beredskabsplan for, hvad der skal ske, hvis hændelsen indtræffer. Risikostyring er også anvendelse af viden om risiko i alle væsentlige beslutninger på byggeprojektet. Side 5 af 28

32 Bilag 5 - Side -6 af Risikovurdering Risikovurdering kan defineres som en systematisk måde at identificere og behandle risikofaktorer og usikkerhed på, som led i en helhedsbetragtning. Risikovurderingen foretages altid på baggrund af den aktuelle målsætning eller plan. Formålet med en risikovurdering er dels at vurdere, hvilke risici der er de alvorligste i forhold til projektets gennemførelse, dels at finde løsninger og fastlægge ansvar og tidsfrister for at overkomme og reducere disse risici. 2.3 Definition af risiko En risiko består altid af en sandsynlighed for en uønsket hændelse og konsekvensen af, at den pågældende hændelse opstår. En risiko påvirker negativt muligheden for at projekterne realiseres inden for målsætningen, eller at organisationen ikke kan realisere sine forventede gevinster. Det er ikke et mål i sig selv at undgå risici, men derimod at sikre, at risici håndteres og bearbejdes til et niveau der ligger inden for beslutningstagernes risikoappetit. 2.4 Usikkerhed Usikkerhed er forskellig fra risiko. Usikkerhed er i denne kontekst generelle og universelle usikkerheder, som projekterne kan opleve. Usikkerhed lader sig oftest ikke konkretisere, fordi der ikke er nogen viden at bygge beskrivelsen på hvorved der ikke kan fastlægges konkrete handleplaner. Usikkerhed er som udgangspunkt ikke omfattet af arbejdet med risikostyring, men håndteres på det strategiske og taktiske niveau. Eksempelvis er reservepuljer et vigtigt redskab til at modstå effekten af usikkerhed/uforudseelige udgifter. I enkelte tilfælde kan det være relevant at tage usikkerhed med i arbejdet med risikostyring. Det er i situationer, hvor der opstår begrundet formodning om at en usikkerhedsfaktor er relevant for projektet. Som eksempel vil en u-specificer bar og generel ændring af et direktiv eller et miljøkrav ikke indgå i en risikovurdering. Kendskab til specifikke ændringer der kan have væsentlig indflydelse på forhold i projektet kan dog anføres som risiko for projektet. 3. Organisering af s risikostyring Der arbejdes med tre organisatoriske niveauer, det strategiske niveau, det taktiske niveau og det operationelle niveau (se figur 1). Risikostyringsproces tilgodeser alle tre organisatoriske niveauers behov for styring og rapportering. Side 6 af 28

33 Bilag 5 - Side -7 af 28 S T Regionsrådet - Staten Koncerndirektionen Delniveau 1, Ledelse Delniveau 2, Delprojekt Delniveau 3, Aktivitet O Figur 1. Figuren viser opdeling af organisationsniveauer i det strategiske niveau (S) det taktiske niveau (T) og det operationelle niveau (O). Det operationelle niveau er yderligere opdelt i de tre delniveauer ledelse (1), delprojekt (2) og aktivitet (3). 3.1 Det strategiske niveau (S) Det strategiske niveau (S) udgøres af staten og regionsrådet i. Se figur 1. Regionsrådet har det overordnede ansvar for at sikre, at kvalitetsfondsprojekterne når de opstillede målsætninger. 3.2 Det taktiske niveau (T) Det taktiske niveau (T) udgøres af s koncerndirektion, herunder Center for Økonomi v/enhed for Byggestyring (EBS). Se figur 1. På dette niveau udstikkes retningslinjer for risikostyring og rapportering. EBS har ansvar for at udvikle og forbedre rammerne for risikostyring, så der opnås den enkleste og mest funktionelle risikostyringsproces, som overholder alle interne og eksterne krav til risikostyring på byggeprojekterne. 3.3 Det operationelle niveau (O) Byggeprojekterne Det operationelle niveau (O) udgøres af byggeprojekternes organisation. På det operationelle niveau er der mulighed for at lave en yderligere opdeling i form af tre delniveauer. Se figur 1. - Delniveau 1 repræsenterer det øverste organisatoriske niveau for et byggeprojekt (det samlede projekt) - Delniveau 2 repræsenterer et delprojekt - Delniveau 3 repræsenterer en aktivitet inden for et delprojekt. Denne risikostyringsmanual er rettet mode det operationelle delniveau 1 eller 2. Såfremt det samlede projekt alene består af ét delprojekt (dvs. opførsel af en bygning), vil der alene være 2 niveauer på i den operationelle risikostyring. Side 7 af 28

34 Bilag 5 - Side -8 af 28 Denne risikostyringsmanual anfører krav til metode for risikostyringen på alle tre niveauer, idet ensartet metodik sikre gennemsigtighed i vurderingen foretaget på alle niveauer og alle interessenter. Organiseringen af det operationelle risikoarbejde på byggeprojekterne, herunder beskrivelse af risikovurderingsmetode jf. nærværende risikomanual skal beskrives i byggeprojektets projekthåndbog. 4. Operationel risikostyring 4.1 Dagligt risikoarbejde Det operationelle (daglige) arbejde med risici skal ske lokalt på byggeprojekterne. Arbejdet med identifikation og håndtering af risiko skal være forankret på alle niveauer og være en integrereret del af den daglige projektstyring af delprojekter og aktiviteter. Byggeprojektet skal sikre at risici på projektet anvendes ved dialog med relevante interne og eksterne interessenter, samt at viden om risiko anvendes når der træffes beslutninger på projektet. 4.2 Kvartalsvise risikoworkshops Der skal afholdes obligatoriske kvartalsvise risikoworkshops på det for projektet relevante niveau. Dvs. såvel niveau 1 og 2 såfremt det vurderes nødvendigt på et projekt. Som angivet i afsnit 4.3, udgår niveau 1 såfremt det samlede projekt alene omfatter opførelsen af én bygning 4.3 Gennemsigtighed i risikovurderingerne Risikovurderinger skal udføres som angivet i denne manual. Herved sikres det at risikostyringen er sammenlignelig på tværs af projekterne, og at alle interessenter har adgang til en aktuel vurdering af risikobilledet på det enkelte projekt eller på hele porteføljen. Eksterne interessenters risikovurderinger Eksterne interessenters arbejde med risikovurdering kan have karakter af partsindlæg, bygherreorganisationerne kan derfor have behov for at foretage egne vurderinger af en identificeret risikos udfald. Interessenternes input bør dog inddrages dels i den daglige styring og ved behov i de obligatoriske risikoworkshops. 4.4 Risikorapportering har indkøbt systemet Exonaut Risk til brug for arbejdet med risiko. Systemejer for Exonaut Risk er Center for Økonomi v/ Enhed for byggestyring. Oprettelse og deaktivering af bruger i Exonaut Risk sker ved henvendelse hertil. Ved oprettelse skal følgende fremsende Windows brugernavn (BAM ID), brugerens fulde navn, samt Side 8 af 28

35 Bilag 5 - Side -9 af 28 angivelse af hvilke projektmapper i systemet der skal tildeles adgang til. For eksterne brugere skal Windows brugernavn ikke angives. Alle projekter skal anvende Exonaut Risk til registrering af identificerede risici, som minimum på operationelt delniveau 1 og/eller delniveau 2. Anvendelsen af systemet er obligatorisk, idet formålet er at sikre en ensartet risikovurdering på tværs af alle projekter samt en fælles datakilde for risikodata. Et andet formål er at sikre ensartet risikorapportering. Den risiko ansvarlige på det enkelte byggeprojekt har ansvar for at ajourføre Exonaut systemets grunddata således at projektbudget samt reserveniveau er angivet i det aktuelle niveau ved rapport udtræk. Baggrunden for ajourføring er, at grunddata har en betydning for konsekvensvurderingen af den kapitaliserede risiko, dvs. hvorvidt risikoscoren for økonomi er 1-5. Enhed for byggestyring har i Exonuat Risk s rapport generator angivet to standard rapporter der skal anvendes til den løbende rapportering til Hospitalbyggestyregruppe samt til Det tredje øje der foretager uafhængig risikovurdering af de 6 kvalitetsfondsprojekter til brug for kvartalsrapporteringen. Den ene rapport omfatter risikobeskrivelser, konsekvens beskrivelser samt konsekvensvurdering af tid, økonomi og kvalitet. Endvidere omfatter rapporten handleplansbeskrivelser for de identificerede risici. Den anden rapport omfatter en risikotabel hvor risikoscore er angivet på baggrund af konsekvensvurderingerne og sandsynlighed, herunder den forventede omkostning ved en given risiko. Rapporteringen skal omfatte alle identificerede risici. 5. Teknisk og praktisk arbejde med risikostyring Der er følgende minimumskrav til, hvad hospitalsbyggeprojekterne skal leve op til i forbindelse med deres arbejde med risikostyring. 5.1 Roller og ansvar vedrørende risikostyringen Overordnet ansvar for operationel risikostyring Den overordnede ansvarlige for risikostyringen i byggeprojektet er forankret ved projektdirektøren/projektchefen mens det overordnede ansvar for risikostyring relaterende til hhv. effektiviseringsarbejdet og ibrugtagningsprocesserne påhviler hospitalsdirektøren. Én risikoansvarlig (risk manager) I bygherreorganisationen skal én person udpeges til risikoansvarlig. Den risikoansvarlige har ansvar for, at projektet på relevante operationelle delniveauer overholder kravene til risikostyring og rapportering, som beskrevet i denne risikomanual. Side 9 af 28

36 Bilag 5 - Side -10 af 28 Den risikoansvarlige har desuden ansvar for at sikre rettidig ajourføring af risikorapporteringssystemet således at der kan ske aktuel risikorapportering internt såvel som eksternt. På det operationelle delniveau 2, delprojektniveau og niveau 3, aktivitetsniveau, kan ansvaret, eller dele af ansvaret, og opgaver relateret til risikostyringen, uddelegeres til eksempelvis delprojektledere eller eksterne parter, som således rapporterer til projektets risikoansvarlige. Den risikoansvarlige eller den uddelegerede har eksempelvis følgende opgaver: - Indkaldelse og facilitering af risikoworkshops/møder - Sikring af løbede fokus på drøftelse af relevante risici med interne og eksterne interessenter - Sikre at interne og eksterne interessenter løbende har fokus på at bidrage til identifikation af nye risici - Sikre at risikovurderinger sker med udgangspunkt i regionens fastlagte principper (beskrevet i nærværende manual) - Sikre at der identificeres nye risici samt allokeres en risikoejer - Sikre at risikoejer løbende foretager ajourføring af risici i risikorapporteringssystemet - Sikre at der udarbejdes handleplaner for alle identificerede risici samt at der allokeres en ejer for de enkelte handleplaner - Sikre at handleplansejer følge op på igangsatte handleplaner - Udarbejde referat fra workshops jf. krav beskrevet i afsnit xxx. Uddelegering Bygherreorganisationen kan vælge at uddelegere en eller flere af opgaverne til en ekstern part. Uddelegering af opgaver til eksterne parter friholder ikke bygherreorganisationen for det overordnede ansvar. Risiko ejer / Risk owner Risikoejer er den ansvarlige for det arbejde som er behæftet med risiko. Risikoejer skal indgå i risiko workshops og være hoveddrivkraften i konsekvensanalysen. Det er ligeledes risikoejers ansvar at forhåndsgodkende de risiko handleplaner, som projektet planlægger for at reducere en given risikos sandsynlighed eller konsekvens. Risikoejer som defineret i denne risikostyringsmanual vil altid være en medarbejder i Regionen Hovedstaden. Risiko handleplansejer / Risk treatment owner Risiko handleplansejer er den person, som er ansvarlig for, at en aftalt handling på en risiko gennemføres. Handlingen kan være af forebyggende karakter eller af beredskabsmæssig karakter. Handleplans ejer skal: - Afdække løsninger og planlægge gennemførelse af handleplaner - Sikre gennemførelse af aftalte handleplaner Side 10 af 28

37 Bilag 5 - Side -11 af 28 - Rapportere status og ændringer i planlagt handleplan eller ressourceforbrug til projektleder eller risikoejer. For enhver identificeret risiko skal der om muligt identificeres relevante handleplaner. Ansvarlige for handleplaner kan godt være forankret uden for, eksempelvis hos en rådgiver. Beskrivelse i projekthåndbogen Projektet skal i projekthåndbogen eller tilhørende bilag beskrive følgende: Hvordan risikostyring er organiseret i projektet fordelt på de tre delniveauer herunder klart afdække hvorvidt det organisatoriske delniveau 1 i praksis udføres i delniveau 2 I hvilket forum der afholdes kvartalsvise risikoworkshops, dedikerede risiko møder på delprojekt eller aktivitetsniveau Hvordan det sikres at viden om risiko inddrages i beslutninger på de tre delniveauer, beskrevet på delprojekter og aktiviteter, herunder tilrettelægger, indkalder, faciliterer møde samt skriver referat over drøftelser og konklusioner Overordnet beskrive emner der skal indgå i risikodrøftelserne på de enkelte niveauer Projektet bør have en beskrivelse af organiseringen af risikostyringen således at alle aktuelle delprojekter fremgår af diagrammet herunder klart angive hvilke delniveauer der afholdes risikoworkshops eller risikostyringsmøder på. 5.2 Afholdelse af workshops og risikomøder Det er byggeprojektets risikoansvarlige, der er ansvarlig for at planlægge og gennemføre risikoworkshops, herunder at invitere relevante parter til workshoppen. Operationelt delniveau 1 På det operationelle delniveau 1 sker risikoidentifikation og risikovurdering fortrinsvis ved afholdelse af workshops. Der skal afholdes risikoworkshops ved projektopstart samt ved hvert faseskift i byggeprojekterne. Hvis faser strækker sig over længere tid skal der afholdes workshops minimum hvert kvartal. Projektchefen/projektdirektøren kan træffes beslutning om aflysning af en planlagt risikoworkshop hvis det vurderes at den foreliggende risikolog er fyldestgørende. Projektfaser Ideoplæg Byggeprogram Dispositionsforslag Projektforslag Hovedprojekt Udbud/ Licitation Udførelsesfase Idriftsætning s Fasemodel Figur 2. Figuren viser den faste faseopdeling af byggeprojekterne. Operationelt delniveau 2 og 3 Delprojekterne vil have stor variation med hensyn til størrelse og kompleksitet. Side 11 af 28

38 Bilag 5 - Side -12 af 28 For store delprojekter, eller delprojekter med en høj kompleksitet, skal workshopfrekvensen følge den frekvens, der er specificeret for det operationelle delniveau 1. For mindre delprojekter og aktiviteter skal der afholdes risikoworkshops eller risikomøder med en frekvens, så risikobeskrivelsen på projektet til enhver tid er retvisende for den risiko, der er på projektet. Deltagerkredsen i workshop og/eller møde vil ligeledes afhænge af, hvor stort eller komplekst delprojektet er, men også hvor langt delprojektet er og i hvilken fase. Afrapportering fra risikoworkshops eller møder skal inkluderes som data i risikoworkshops på delniveau 1. Se figur 3. Det anbefales derfor, at bygherre uddanner og træner medarbejdere for at sikre, at risikoworkshops på del niveau 2 og 3 giver et output, som er kompatibelt med kravene på delniveau 1. Projektledelsen (operationelt delniveau 1) Beslutninger Beslutninger = workshop Delprojekt 1 Aktivitetsniveau Aktivitetsniveau Delprojekt 2 Figur 3. Oversigt over risikoworkshops, og deres indbyrdes sammenhæng. Der afholdes workshops på delprojektniveau, og eventuelt også på aktivitetsniveau. Workshops på delprojektniveau og aktivitetsniveau er ikke omfattet af denne risikomanual. Data fra risikoworkshops på delprojektniveau og aktivitetsniveau valideres og konsolideres på workshops på projektledelsesniveau, og på dette niveau skal risikobeskrivelsen leve op til kravene i denne risikomanual. Indkaldelse og afholdelse af risikoworkshop og risikomøder Alle projekter skal som udgangspunkt afholde risikoworkshops hvert kvartal. Risikoworkshops bør indkaldes i god tid således at alle relevante deltagere har mulighed for at deltage. Risici der er identificeret og evt. indarbejdet i Exonaut Risk uden for workshops, bringes op på workshops således at der kan ske en samlet vurdering af risikovariablerne. Herved sikres at alle relevante projektdeltagere er ajourført med vurderede og indarbejdede risici der er indeholdt i risikologgen. Side 12 af 28

39 Bilag 5 - Side -13 af 28 Ved identifikation uden for workshopregi skal relevante faglige eksperter inddrages i tilstrækkeligt omfang til at sikre at risikobeskrivelsen lever op til kvalitetskravene specificeret i denne manual. Risikoworkshoppen bør omfatte: - Revurdering af udvalgte eller alle eksisterende risici, herunder vurdering af behov for ændring af kvantificeringen af tid, kvalitet og økonomi - Vurdering af planlagte handleplaner samt evt. tilrettelæggelse af nye - Identifikation af nye risici samt risiko ejer - Fastlæggelse af handleplaner samt handleplansejer for disse En vigtig årsag til at arbejde med risici på workshops er, at det giver mulighed for at invitere eksterne personer, f.eks. personer fra andre projekter samt fagpersoner. Risikoworkshop deltager kan være: - Projektchef/Projektdirektør - Delprojektledere - Relevante projektdeltagere - Projektkonsulent og/eller projektøkonom fra Enhed fra Byggestyring - Risikokonsulenten fra Enhed for Byggestyring - Evt. repræsentanter fra bygherrerådgiver, totalrådgiver og byggeledelse - Evt. Repræsentanter fra entreprenører - Evt. repræsentanter fra andre projekter - Evt. andre relevante interessenter fra administrationen i (CIMT, CEJ, CSU mv.) Det er en forudsætning for godt risikoarbejde at fagspecialister og eksperter er til stede når risici diskuteres. Ved en bred deltagerkreds, hvor eksperterne er til stede, muliggøres en nuanceret vurdering af risici og konsekvenser fra flere perspektiver. Det er vigtigt at fokus på risikoworkshoppen er identifikation af risko og bearbejdning af risiko, og man skal undgå at tiden bruges på at diskuterer indtrufne hændelser. For at sikre videndeling om risici på tværs af byggeprojekterne, skal risikokonsulenten og projektkonsulenten fra Enhed for Byggestyring inviteres til at deltage i risikoworkshops på delniveau 1 og/eller delniveau 2. Udbytte af en risikoworkshop og risikomøder Ved en risikoworkshops og på risikomøder udarbejdes risikoidentifikation og risikobeskrivelse, hvilket sikrer en så objektiv risikobeskrivelse som muligt. Risikobeskrivelsen kommer således til at afspejle deltagernes samlede holdning til risikosituationen, og ikke enkeltpersoners opfattelse. Oftest kan det være en fordel at udskyde delkomponenter i vurderingen, eksempelvis kvantificeringen af en risiko til et efterfølgende møde i en mindre arbejdsgruppe. Side 13 af 28

40 Bilag 5 - Side -14 af 28 Sammenfatning af resultaterne af afholdte workshops på delniveau 1 og/eller 2 foretages i Exonaut risk. Drøftelserne afspejles ved ændringer i konsekvensvurderinger samt kapitaliseringer samt ved datering af baggrund for ændringer. Dokumentationskrav vedr. proces risikoworkshops Den risikoansvarlige skal sikre, at der i forbindelse med afholdelse af risikoworkshops og risikomøder udarbejdes et referat indeholdende nedenstående punkter: Mødested- og tidspunkt Klar beskrivelse af niveau for den afholdte risikoworkshop (operationelt niveau: Tværgående (Ledelse), delprojekt, aktivitet) Indbudt deltagerkreds Faktiske deltagere på mødet (navn og funktion/ansvarsområde) Kortfattet beslutningsreferat herunder tydelig begrundelse revurderinger af risikokonsekvenser samt ændringer i kapitalisering samt sandsynlighed samt klar angivelse af handleplansejere Nye risici indarbejdet i loggen (angivelse af forslagsstiller). Risici drøftet, men ikke indarbejdet i loggen kortfattet begrundelse for beslutning om ikke at indarbejde den konkrete risiko i risikologgen Ligeledes bør der foreligge møde- og beslutningsreferater af eventuelle øvrige møder i relation til risikoarbejdet, hvor der træffes væsentlige beslutninger om risici der allerede er i registeret eller er på vej til at blive registreret. 5.3 Komponenterne i risikostyringen Projekterne skal fastlægge en klart defineret risikoproces, og denne proces skal være beskrevet i projekthåndbogen. Forud for første workshop, skal byggeprojektets risikoansvarlige sikre, at komponenterne i risikostyring er klart beskrevne og kommunikeret ud til workshopdeltagerne. Herved sikres den bedste kvalitet i arbejdet med risiko. Komponenterne er risikobeskrivelsen, årsagsbeskrivelsen, konsekvenser, sandsynlighed, samlet konsekvensscore, samlet risikoscore, risikobearbejdning, forventet tidspunkt hvor risikoen indtræffer samt risikologgen og dennes løbende vedligehold. Komponenterne beskrives nærmere i det følgende. Værktøjet i bilag 2 bruges, når byggeprojekterne arbejder med at formulere en risiko herunder årsager, konsekvenser, sandsynlighed mm. Beskrivelse af risiko, årsager og konsekvens Alle risici, årsager samt konsekvenser skal beskrives (kvalitativt). Side 14 af 28

41 Bilag 5 - Side -15 af 28 Konsekvensbeskrivelser skal indeholde alle væsentlige konsekvenser, herunder også de kvalitetsmæssige, dvs. risici for at projektets funktionalitet ikke er som ønsket eksempelvis med patientsikkerhed eller arbejdsmiljø påvirkning som konsekvens. Konsekvensbeskrivelsen skal omfatte den direkte effekt af risikobegivenheden, samt eventuelt afledte effekter (kaskadeeffekter) og afledte effekter (projektforsinkelse).beskrivelserne skal være klare og utvetydige. Det er af største vigtighed, at risici er klart formuleret og har en høj kvalitet, da al efterfølgende analyse og rapportering vil være baseret på disse data. En risiko bør formuleres, så det klart fremgår, at risikoen dækker over en fremtidig uønsket hændelse for projektet eller en aktivitet i projektet, som med en vis sandsynlighed kan indtræffe. Formuleringen af en risiko bør gøres omhyggeligt, således at teksten er forståelig for personer uden ekspertviden om det aktuelle byggeri og personersom ikke har deltaget i workshoppen. Eksempel på en rigtig risikobeskrivelse: Vandrensningsanlægget fejler i driften. Hvis en risiko ikke relaterer sig til en specifik uønsket begivenhed for projektet eller en aktivitet i projektet, skal den sjældent anføres i risikologgen. Overvej her om det er et aktionspunkt for projektledelsen eller planlæggerne. Eksempel på en forkert risikobeskrivelse: Styringsmanualen efterleves ikke. (her er der ikke tale om en risiko, men derimod en erkendt problemstilling. Derfor er det op til projektledelsen at rette op på problemet ved eksempelvis uddannelse). Når man har beskrevet en risiko, skal man forholde sig til de årsager der kan være til at den indtræffer. For risikoen med ordlyden vandrensningsanlægget fejler i driften, kan der godt identificeres flere årsager, som bevirker, at man er bekymret for om vandrensningsanlægget kommer til at fungere efter hensigten. Eksempler på årsager: - Der er begrundet mistanke for at myndighederne ændrer specifikationer undervejs. - Det er usikkert om membran x vil have den specificerede holdbarhed. I formuleres årsagen ikke sammen med selve risikobeskrivelsen. Dette skyldes at det ofte giver problemer med for mange risici på projektet, og problemer med at kvantificere de identificerede risici. Problemerne skyldes, at den samme risiko kan figurere flere gange, hvorved projektet kommer til at se mere risikabelt ud, end det egentlig er. Side 15 af 28

42 Bilag 5 - Side -16 af 28 Eksempel: - Måske fejler vandrensningsanlægget i driften på grund af defekte membraner - Ændrede specifikationer på kravene til spildevand betyder at vandrensningsanlægget ikke kan udlede spildevandet til kloakken. Begge disse risici dækker over den samme risikobegivenhed, og skal derfor formuleres som én risiko med flere årsager. Kvantitativ Konsekvensvurdering af risiko Alle risici skal vurderes i relation til konsekvenser for økonomi, tid og kvalitet samt sandsynlighed. Konsekvent for alle risici skal følgende tre parametre beskrives og kvantificeres; - Økonomi - Tid - Kvalitet Økonomi En risiko kvantificeres økonomisk ved eksempelvis at vurdere, hvad en risikobegivenhed koster, hvis den indtræffer. Det skal tilstræbes, at flest mulige konsekvenser af risikobegivenheden beskrives kvantitativt herunder evt. omkostning fra en forsinkelse af projektets kritiske sti, hvorved menes en forlængelse af projektets totale varighed. Specifikke analyser, som Monte Carlo simulering hører lige ledes ind under kvantitativ risikostyring. En grundig kvantificering af risici er en forudsætning for korrekt proportionering af den forebyggende indsats over for risici. Der foretages en vurdering af den enkelte risikos samlede konsekvens for den samlede projektøkonomi. Den samlede konsekvens er summen af direkte effekter og indirekte effekter. Den direkte effekt er eksempelvis prisen for at udbedre den skade der kan ske. Eksempel: Hvis jordbundsforholdene viser sig dårligere end ventet vil omkostningerne til fundering stige med 15 mio. kr. De indirekte omkostninger er relaterede omkostninger, som er naturlige følgevirkninger af risikobegivenheden. Et væsentligt bidrag til den sekundære omkostningseffekt af en risikobegivenhed kan oftest findes i beskrivelsen af potentiel forsinkelse. Kapitaliseringen af en forsinkelse er forskellig i projekteringsfasen og udførselsfasen. Udførelsesfasen er oftest dyrest, da det er dyrt for projektet at have stilstand på byggepladsen. Hvert projekt skal af samme årsag have en nedskrevet vurdering af hvad forsinkelse koster hvis der indtræffer forsinkelse under udførselsfasen (eksempelvis 2 mio. kr. pr. uge). Side 16 af 28

43 Bilag 5 - Side -17 af 28 Værdien kan afhænge af den form hvormed projektet er udbudt (totalentreprise, hovedentreprise, storentrepriser, fagentrepriser). Eksempel: Det vurderes at dårligere end ventet jordbundsforhold kan forsinke projektet i 8 uger til en pris af 2 mio. kr. pr. uge. Den samlede omkostning for den risikobegivenhed bliver således kr., hvilket er summen af de direkte (ekstra fundering kr.) og indirekte omkostninger (forsinkelse kr.) med den identificerede risiko. Effekten af en risikobegivenhed på projektets økonomi skal rapporteres i hele kroner. En effekt på 16 mio. kr. anføres altså som kr. Den økonomiske effekt angives som maksimum (vægtes 15%), minimum (vægtes 15%) og gennemsnitlig (vægtes 70%) omkostning for at give et trepunktsestimat af omkostningen. Den økonomiske konsekvens vil derefter blive vurderet efter en skala, der udarbejdes af den risikoansvarlige på hvert projekt: 1: En samlet effekt på projektøkonomien på under 0,01 % (x mio. kr.) 2: En samlet effekt på projektøkonomien på under 0,05 % (x mio. kr.) 3: En samlet effekt på projektøkonomien på under 0,5 % (x mio. kr.) 4: En samlet effekt på projektøkonomien på under 5,0 % (x mio. kr.) 5: En samlet effekt på projektøkonomien på 5,0 % eller mere (x mio. kr.) Tid Tid dækker over den potentielle forsinkelse for projektets kritiske vej, som risikobegivenheden kan skabe for projektet. Forsinkelsen rapporteres i antal uger. På projektniveau rapporteres alene potentielle forsinkelser på hovedprojektet. Tidsforsinkelsen skal i Exonaut risk angives efter en skala med følgende definitioner: 1: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet en uge eller mindre 2: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet op til en måned 3: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet op til to måneder 4: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet op til seks måneder 5: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet seks måneder eller mere Kvalitet Kvalitet dækker over en risikobegivenheds effekt på den endelige funktionalitet af bygningen/aktiviteten. Potentielle kvalitetsforringelser rapporteres ved brug af følgende skala: 1: Minimal betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. 2: Risikoen har en lille betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Det vil dog ikke give kritiske bemærkninger 3: Risikoen har en betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Dette kan give kritiske bemærkninger Side 17 af 28

44 Sandsynlighedsscore Bilag 5 - Side -18 af 28 4: Risikoen har væsentlig betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Det vil give kritiske bemærkninger og kan få betydning for bevilling 5: Risikoen har kritisk betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Dette vil få betydning for bevillingen Sandsynlighed Der skal bruges en fast skala til vurdering af sandsynligheden af identificerede risici. Der skal bruges en fem-trins-skala med følgende definitioner: 1: 0-9 % 2: % 3: % 4: % 5: > 60 % En sandsynlighed for en risiko bør om muligt baseres på tilgængelige objektive historiske data. Oftest vil det dog ikke være muligt, og i disse situationer vil en subjektiv vurdering være tilstrækkelig. Når man bruger en subjektiv vurdering, er det af stor betydning, at relevante og erfarne fageksperter inddrages i vurderingen. Samlet risikoscore En risiko parameters samlede risikoscore udregnes som samlet konsekvensscore x sandsynlighedsscore Eksempel: Hvis tid angives med en konsekvensscore på 4 (forsinkelse på op til 6 måneder) og en sandsynlighedsscore på 3 bliver den samlede risikoscore på 12 (4x3). For at sikre fokus på de væsentligste risici, skal alle risici tildeles en farvekode i henhold til figur 4. Samlet konsekvensscore Lav Medium Høj Høj Høj 4 Lav Medium Medium Høj Høj 3 Lav Medium Medium Medium Høj 2 Lav Lav Medium Medium Høj 1 Lav Lav Medium Medium Høj Figur 4: Risikoskema med sandsynlighedsscore lodret og samlet konsekvensscore vandret. Skemaet bruges til at tildele en farvekode til en risiko på basis af risikoens samlede konsekvensscore og sandsynlighedsscore. Side 18 af 28

45 Bilag 5 - Side -19 af 28 For kvalitetsfondsprojekter, skal kvartalsrapportering beskrive handleplaner for alle kritiske risici, dvs. risici som har en risikoscore som er Høj (rød) eller medium (gul) (sandsynlighedsscore x samlet konsekvensscore). Exonaut Risk angiver automatisk risikoscore i risikorapporteringen baseret på ovenstående principper. Alle risici med en konsekvensscore på 5, eller en risikoscore på mere end 15 skal rapporteres. Den risikoansvarlige på projektet skal i samråd med projektledelsen vurdere, hvornår en lav risiko er af en sådan karakter, at der skal udarbejdes en handlingsplan. Dette kan eksempelvis opstå, hvis en risiko vurderes at have en politisk eller mediemæssig betydning. Samlet kapitalisering af risici i forhold til aktuel rest-reserve og change request kataloget I den løbende rapportering sammenholdes restreserven med den samlede sandsynlighedsjusterede kapitaliserede risiko for projektet. Overstiger den kapitaliserede risiko rest-reserven, og der ikke forventes en forbedring af risikobilledet, skal projektledelsen vurdere hvorvidt hospitalsbyggestyregruppen skal inddrages i beslutning om igangsætning af ændringsmuligheder identificeret i projektets change request katalog. Handleplaner / Risikobearbejdning Bruttokonsekvensen og bruttosandsynligheden dækker den rå ubearbejdede konsekvens og sandsynlighed. Denne anvendes ikke i s risikostyring. Al risikovurdering skal således ske med udgangspunkt i en risikos nettokonsekvens og nettosandsynlighed. Det vil sige, vurdering af risikoen foretaget med udgangspunkt i forebyggende handlinger, som ligger inden for projektledelsens dispositionsbeføjelser, og som de derfor selv kan godkende. For alle kritiske risici skal der laves relevante handleplaner. Handlingsplanen skal, alt efter de fastlagte dispositionsbeføjelser, godkendes af den relevant leder eller styregruppe. Beskrivelse af handleplaner indgår i den løbende risikorapportering til hospitalsbyggestyregruppen og Sundheds og Ældreministeriet. En handleplan kan påvirker en risiko så den: - Fjernes / elimineres - Reduceres - Undgås En fjerde mulighed er at accepterer en risiko, såfremt risikoen ligger inden for projektets risikoappetit. Det er overordnede risikoansvarliges ansvar omkostningseffektivt at reducere eller fjerne risiko fra projekterne. Side 19 af 28

46 Bilag 5 - Side -20 af 28 I praksis vil denne opgave dog oftest være uddelegeret til projektledelsen og den risikoansvarlige. Risikobearbejdning sker ved forebyggende handlinger eksempelvis ved fokus på - eller ændringer i - processer eller adfærd. Handleplanerne skal tilrettelægges således at de enten påvirker sandsynligheden for at en risiko indtræffer, eller påvirker konsekvensen af risikobegivenheden. Forebyggende handlinger skal være aktiviteter, som er anderledes end hvad vi gør i dag. Altså en ændring i tilgangen til projektet, som betyder at projektets risikoprofil reduceres. Ved vurdering af risikobearbejdning er det vigtigt at forholde sig til risikoens potentielle effekt på projektøkonomien. Ved bearbejdning af meget dyre risici, er det vigtigt at tænke ud af boksen, og drøfte nye og væsentlige ændringer i projektets tilgang til den aktivitet, som er behæftet med risiko. Stilles der forslag på en risikoworkshop om forebyggende handlinger, som overstiger de tilstedeværendes dispositionsbeføjelser, som beskrevet i projektets projektmanual, skal muligheden for risikobearbejdning beskrives i et skema (Bilag 1), og videresendes til ledelsen med henblik på vurdering og evt. godkendelse. Den risikoansvarlige har ansvaret for at følge op på om vedtagne forebyggende handlinger gennemføres som aftalt. Det er vigtigt at understrege, at beslutninger som at ringe og tjekke om og vi skal være ekstra omhyggelige med i udgangspunktet ikke er forebyggende handlinger. Det er blot indskærpelser. Forventet tidspunkt, hvor risikoen indtræffer Hvor det er muligt, skal det anføres, hvornår den identificerede risiko forventes at kunne indtræffe. Der anføres en dato, eller et tidsinterval. For risici der forventes at indtræffes under udførsel, kan der dog med fordel være fokus på at identificere root cause for risici, således at der kan tilrettelægges handleplaner der reducere sandsynligheden i alle projektets faser. Indtrufne hændelser Såfremt en hændelse indtræffer skal risikoen udgå af risikologgen. Samtidigt skal projektet disponere reserve til imødegåelse af de indtrufne hændelser, hvorved der sker en balanceret ændring af såvel risikolog og reserveniveau. Risikologgen og løbende vedligehold af denne En risikolog er en liste over identificerede risici som ligeledes indeholder alle relevante oplysninger om de enkelte risici. I benyttes et Exonaut risk som fælles ITbaseret risikostyringsværktøj til risikostyring og rapportgenerering for de større byggesager. Side 20 af 28

47 Bilag 5 - Side -21 af 28 Projekterne skal anvende systemet til risikostyring og til udarbejdelse af risikolog. Enhed for byggestyring (EBS) sikrer, at der foreligger en systemmanual om anvendelsen af risikostyringsværktøjet. Risikologgen opdateres i forbindelse med afholdelse af en risikoworkshop, således at alle identificerede risici er anført i risikologgen. Mellem workshops skal den risikoansvarlige eller dennes delegerede vedligeholde risikologgen ved på månedsbasis at: 1. Anføre nye velkarakteriserede risici, som projektet er blevet opmærksom på* 1 2. Angive status på risikobearbejdning er de aktiviteter, der er aftalt, gennemført 3. For at sikre historik, skal risici ikke slettes i systemet men alene angives som not relevant. Vurderingen af en risikos relevans bør alene ske i forbindelse med planlagte risikoworkshops således at alle relevante projektdeltagere er enige om at en risiko udgår. 6. Risikorapportering Risikorapportering har til formål at sikre, at alle interessenter er oplyst om byggeprojektets risikoforhold, så de, der har et ansvar i forbindelse med projektet, har mulighed for proaktivt at påvirke projektets risikoprofil. Målet er at sikre at projektets risikoprofil er erkendt og bearbejdet samt at risikoprofilen ligger inden for rammerne for byggeprojektet, herunder om de økonomiske reserver er tilstrækkelige. Risikorapportering skal indeholde følgende komponenter: En liste over kritiske risici (print af risikolog) med angivelse af risikoscore Trafiklysrapportering: Indikatorer for hvornår en interessent bør være opmærksom på en risiko, eller på projektets risikosituation generelt En skriftlig vurdering af risikoforholdene: Den risikoansvarliges overordnede vurdering af den aktuelle risikosituation 6.1 Rapportering til Enhed for Byggestyring Risikorapporten indgår i den månedlige rapportering fra projektorganisationen til Enhed for byggestyring. Rapporten godkendes sammen med månedsrapportering for det samlede projekt af projektchefen/projektdirektøren inden den sendes til Enhed for byggestyring. Rapporten skal indeholde en komplet risikoliste, genereret ud fra risikologgen på delniveau 1 og 2, der som minimum specificerer følgende: Risikobeskrivelse 1 Det anbefales kun at indtaste risici, som er grundigt bearbejdet med relevante fageksperter. Side 21 af 28

48 Bilag 5 - Side -22 af 28 Konsekvenser Årsager Risikobearbejdning Samlet risikoscore 6.2 Rapportering til Hospitalsbyggestyregruppen Der skal udarbejdes en aktuel risikorapportering til brug for drøftelse om projektets risikobillede samt reserve situation. Rapporteringen til enhed for byggestyring skal således suppleres med analyser eller grafer som viser: Projektets samlede kapitaliserede risici Projektets rest - reserve til imødegåelse af risici Rapportering kan til hver en tid suppleres med aktuelt relevante analyser og beslutningsoplæg der kan sikre at der er sikres balance mellem det aktuelle risiko billede og rest-reserven. Enten ved reduktion af risici alternativ ved øget reserve ved beslutning om ændringer i projektet. 6.3 Vurdering af risikostyringen forud for kvartalsrapportering til regionsrådet og Sundheds og ældre ministeriet Den kvartalsvise risikotabel indgår i den kvartalsvise statusrapport som forelægges regionsrådet forud for fremsendelse til Sundheds- og Ældreministeriet. Kvalitetsfondsprojekternes kvartalsrapportering Risikotabellen indeholdende alle kritiske risici (røde eller gule) indgår uden kapitalisering i den åbne del af kvartalsrapporteringen med beskrivelse af status for handleplaner. Rapporteringen skal endvidere beskrive baggrund for ændringer i kapitalisering af en given risiko. Ændringer i kapitalisering af en risiko sker ved ændring af den økonomiske konsekvens og/eller ved ændring af sandsynligheden for at en risiko indtræffer. Rapporteringen skal endvidere angive baggrunden for at en given risiko ikke længere vurderes relevant. Risikotabellen indgår i den fortrolige del af kvartalsrapporteringen med angivelse af kapitaliseringen af de kritiske risici. I det fortrolige bilag skal den samlede kapitalisering sammen holdes med den aktuelle rest-reserve sammen med en vurdering af forventningen til projektets fremadrettede risikobillede. Den uafhængige vurdering af risikostyringen Til brug for forelæggelse for regionsrådet udarbejdet det tredje øje (DTØ) en vurdering af projektets risikostyring. Til brg for denne eksterne vurdering fremsendes efter en risikoworkshop en ajourført og fuldstændig risikorapport fra Exonaut risk indeholdende beskrivelser og vurdering af risikokonsekvenser samt en risikotabel med angivelse af risikoscore for alle risici. Sammen med risikorapport og risikotabellen fremsendes referat fra den afholdte risikoworkshop. DTØ kan ved behov anmode om interne notater og mødereferater samt eksterne interessenters risikovurderinger eksempelvis byggeledelsens rapporter over verserende krav samt potentielle krav fra de udførende entreprenører. Side 22 af 28

49 Bilag 5 - Side -23 af 28 På baggrund af den fremsendte risikorapportering foretager DTØ en vurdering af hvorvidt projektets risikostyring vurderes at ske i henhold til nærværende risikostyringsmanual. Endvidere vil DTØs rapportering indeholde anbefalinger og opfølgningspunkter. Projektorganisationen vil fordu DTØs vurdering vedlægges kvartalsrapporteringen som et fortroligt dokument. 6.4 Akut indsigt i risiko Hvis man i projektet bliver bekendt med en pludselig ændring i projektets risikobillede, eksempelvis hvis der er indikationer på at en alvorlig risiko vil indtræffe, skal den risikoansvarlige straks informere projektchefen/projektdirektøren, som træffer beslutning om det videre rapporteringsbehov, som eksempelvis behov for at informere indledningsvist enhed for byggestyring samt hospitalsbyggestyregruppen. Side 23 af 28

50 Bilag 5 - Side -24 af 28 Bilag 1. Template til handlingsplan for en kritisk risiko Projekt: Dato: Risikobeskrivelse: Årsager til den anførte risiko: Forventet omkostning ved risikoens indtræffelse: Sandsynlighed: Mulige forebyggende handlinger som enten reducerer sandsynligheden eller konsekvensen: Forebyggende handling 1: Forventet omkostning af forebyggende handling 1: Godkendt af projekt: Godkendt af ledelse hvis nødvendigt Forebyggende handling 2: Forventet omkostning af forebyggende handling 2: Godkendt af projekt: Godkendt af ledelse hvis nødvendigt Forebyggende handling 3: Forventet omkostning af forebyggende handling 3: Godkendt af projekt: Godkendt af ledelse hvis nødvendigt Side 24 af 28

51 Bilag 5 - Side -25 af 28 Bilag 2. Template til risikobeskrivelse Konsekvenser RisikoID: Effektdato: Sandsynlighed: Risikoejer: Side 25 af 28