Afdelingsbestyrelsen SYD, Avedøre St.by

Transkript

1 Afdelingsbestyrelsen SYD, Avedøre St.by Karetmagerporten 1 B, 2650 Hvidovre. Tlf./Fax: afd Referat fra Afdelingsbestyrelsesmødet den 18. august 2003 Mødedeltagere: Jan Lemser Jes Rønving Kjeld Lohmann Lene Humle Pia Bakkendorf Stitz Palle F. Hansen Marianne S. Bøgebjerg Henny S. Christensen Henrik Bjørn Hansen Formand Næstformand Suppleant Ejendomsleder Afbud: Henriette Rasmussen Marie-Louise Klein Referent: Henrik Bjørn Hansen Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat 3. Beboerhenvendelser, skriftlige og personlige 4. Budget Afdelingsmødet den 15. september forberedelse 6. Tomme lokaler 7. Vagtordning 8. Ung info - Pjece fra Hvidovre Kommune 9. SIIS/SB-Posten oplæg om fælles anvendelse af lokaler og udstyr 10. Meddelelser fra Formanden 11. Meddelelser fra Ejendomslederen 12. Meddelelser fra Medlemmer og udvalg 13. Eventuelt 14. Mødekalender Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 18. august 2003 side 1 af 5

2 Ad. pkt. 1 Godkendelse af dagsorden Den udsendte dagsorden blev godkendt. Ad. pkt. 2 Godkendelse af referat Referat af 4. august 2003, godkendt. Ad. pkt. 3 Beboerhenvendelser, skriftlige og personlige Der forelå forespørgelse om lette adgang til foreninger for handicappede. Under drøftelse af emnet blev der blandt andet henvist til forholdene ved Beboerklubben i Nord. Det blev aftalt at Ejendomskontoret undersøger mulighederne for løsninger ved klubber og tilsvarende lokaler, samt at Ejendomskontoret såfremt der ikke kan findes frem til en standard løsning snares udarbejder en midlertidig løsning ved lokalerne i Bymuren 153 som kan lette adgangen for kørestolsbrugere. Ad. pkt. 4 Budget 2004 Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen gennemgik det udsendte fremsendte budgetforslag. I drøftelsen af budgettet koncentrerede Afdelingsbestyrelsen særligt om følgende forhold: Konto Kontotekst Beløb i kr. 109 Renovation Ekstra afsætning til fejlsortering m.v Renholdelse m.v. Normering på Ejendomskontoret Renholdelse m.v. Ekstra rengøring Vagtordning Lokaler Indretning Henlæggelser til planlagt vedligehold Ekstraordinære henlæggelser Henlæggelser til vedligeholdelseskonto Forøgelse af henlæggelser Der var enighed om at fastholde den ekstraordinære afsætning til dækning af straffeafgifter i forbindelse med fejlsortering m.v. Konklusionen på drøftelser omkring ekstra resurser på Ejendomskontoret resulterede i at der skal arbejdes på at opnås de fornødne ekstraresurser over de kommende byggesager. Afdelingsbestyrelsen var enig i at fastholde udgiften til ekstrarenholdelse, blandt andet med henblik på at udgiften kunne danne grundlag for en omstrukturering af medarbejderresurserne på Materielgården. Afdelingsbestyrelsen var dog også enige om at det ekstraordinære beløb kunne fjernes, såfremt afdelingsmødet ønskede at gennemføre besparelser på budgettet. Afdelingsbestyrelsen ønskede at fastholde det afsatte beløb til vagtordning for at sikre det økonomiske grundlag for etablering af en vagtordning. Afdelingsbestyrelsen havde i forbindelse med tidligere drøftelser omkring budgettet ønsket afsætning af beløb til istandsættelse af lokaler som skulle anvendes til beboerformål. Det blev aftalt at forsøge at istandsætte/indrette nogle lokaler i forbindelse Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 18.august 2003 side 2 af 5

3 med de forestående byggeprojektet under henvisning til deres anvendelse under byggeprocessen. Det ekstraordinære afsatte beløb til planlagt og periodisk vedligeholdelse indeholder dels en ordinær værdisikring af henlæggelserne, samt en ekstraordinær stigning i henhold til afdelingsmødets beslutning på mødet i september Der var derfor enighed om at fastholde beløbet. Afdelingsbestyrelsen var også enig i at fastholde stigning til henlæggelser til indvendig vedligeholdelse, men at den kunne bortfalde såfremt afdelingsmødet krævede besparelser. Efter drøftelsen besluttede afdelingsbestyrelsen at indstille budgetudkastet til godkendelse på afdelingsmødet. Ad. pkt. 5 Afdelingsmødet den 15. september forberedelse Diverse opgaver i forbindelse med afholdelsen af afdelingsmødet blev aftalt. Jes Rønving laver aftale med dirigent. Ad. pkt. 6 Tomme lokaler Ad. pkt. 7 Vagtordning Ad. pkt. 8 Ung info - Pjece fra Hvidovre Kommune Ad. pkt. 9 SIIS/SB-Posten oplæg om fælles anvendelse af lokaler og udstyr Der blev uddelt et oplæg om fælles brug af lokaler og udstyr. Det blev vedtaget at behandle oplægget på næste møde. Ad. pkt. 10 Meddelelser fra Formanden Kurser Jan Lemser meddelte at han ønskede at blive tilmeldt til BL-kursus i taleteknik. Afdelingsbestyrelsen tilsluttede sig ønsket. Bolig til Filmoptagelser. Der var fremkommet en henvendelse fra filmbyen vedrørende lån af bolig i forbindelse med optagelser til en film. Det blev aftalt at Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen formidlede kontakt mellem Kjeld Lohmann og filmbyen. Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 18.august 2003 side 3 af 5

4 Ad. pkt. 11 Meddelelser fra Ejendomslederen Miljørådet Miljørådet afholdt rundgang i afdelingens udendørsarealer lørdag den 16. august Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen og Sagsbehandler Kim Østerberg deltog fra Ejendomskontoret. På rundgangen skete der en besigtigelse og drøftelse af udvalgte områder, og Ejendomskontorets repræsentanter orienterede tillige om igangværende vedligeholdelsestiltag. Besøg fra Tingbjerg En delegation på ca. 35 personer bestående af enkelte afdelingsbestyrelsesmedlemmer og beboere var lørdag den 16. august 2003 på besøg i Avedøre Stationsby. Besøget var med henblik på at se nogle af de resultater der var opnået i Avedøre Stationsby i forbindelse med Kvarterløftet og Byudvalgsarbejdet. De besøgene fra Tingbjerg syntes at der generelt var pænt og rent i "byen". Regler for motorkørsel i afdeling Ejendomskontoret havde udarbejdet nogle opdaterede regler for motorkørsel i afdelingen, som var fremsendt inden mødet. Afdelingsbestyrelsen tog de opdaterede regler til efterretning. Elforbrug Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen fremviste grafer for afdelingens fælles elforbrug samt elforbruget for vaskerierne gennem de seneste 3 år. Graferne var baseret på medarbejdernes månedlige aflæsninger af alle vand og el-målere i afdelingen. Møde med Landbyggefonden Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen meddelte at der nu var fastsat et møde med Landsbyggefonden den 24. september Formålet med mødet var at en nærmere afklaring af afdelingens ansøgning om anvendelse af midlerne på afdelingens reguleringskonto samt øvrige forhold omkring Landsbyggefondens ydelsesstøtte til afdelingen. Ad. pkt. 12 Meddelelser fra Medlemmer og udvalg Jes Rønving meddelte at han havde talt med Flemming Berg omkring indkaldelse til fællesmøde i HFS den 28. august Det var aftalt at udsætte mødet, da det ikke var muligt at have et beslutning klar til mødet, som følge af at det aftalte materiale som skulle være grundlag for beslutningen først netop var fremkommet. Jes Rønving meddelte at der var møde i arbejdsgruppen for Fjernvarmeselskaber den 21. august Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen meddelte at han havde aftalt med forretningsfører Flemming Lind at han også skulle deltage i arbejdsgruppemødet. Ad. pkt. 13 Eventuelt Lene Humle gjorde opmærksom på, at der skulle nedsættes en arbejdsgruppe som kan forberede arbejdsweekenden. Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 18.august 2003 side 4 af 5

5 Ad. pkt. 14 Mødekalender Følgende møder med videre er aftalt: Dato Mødetype Mødested Afdelingsbestyrelsen ordinært møde Afdelingsbestyrelsens lokale Afdelingsmøde i Syd Avedøre bibliotek Afdelingsbestyrelsen temamøde Afdelingsbestyrelsens lokale Afdelingsbestyrelsen ordinært møde Afdelingsbestyrelsens lokale Afdelingsbestyrelsen temamøde Afdelingsbestyrelsens lokale okt Afdelingsbestyrelsen - arbejdsweekend Afdelingsbestyrelsen ordinært møde Afdelingsbestyrelsens lokale Afdelingsbestyrelsen temamøde Afdelingsbestyrelsens lokale nov AKB-konference Afdelingsbestyrelsen ordinært møde Afdelingsbestyrelsens lokale Afdelingsbestyrelsen temamøde Afdelingsbestyrelsens lokale Afdelingsbestyrelsen ordinært møde Afdelingsbestyrelsens lokale Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 18.august 2003 side 5 af 5