Endeligt referat af bestyrelsesmøde i Danmarks Miljøportal

Transkript

1 Endeligt referat af bestyrelsesmøde i Danmarks Miljøportal Afholdt: Den 24. september 2014 kl. 13:30-16:15 Sted: Axel Guldsmeden, Helgolandsgade 11, København V Deltagere: Søren Reeberg Nielsen (SRN) formand, MIM, Geodatastyrelsen Erling Friis Poulsen (EFP), KL David Fjord Nielsen (DFN), MIM, Naturstyrelsen Eva Kanstrup (EK), Herning Kommune (KTC) gik kl. 16:00 Hans Fredborg (HF), Region Midtjylland Birgitte Pahl (BIPAH), Danmarks Miljøportal Vibeke Trolle Hansen (VIBTH) Referent, Danmarks Miljøportal Afbud: Kristian Johnsen (KJ), Region Hovedstaden (var med til bestyrelsesseminaret, men gik til selve bestyrelsesmødet).

2 1. Indledning Godekendelse af dagsorden 1.2 Meddelelser 2. Særlige temaer Bestyrelsesseminar 2.2 Udvikling af slutbrugerløsninger 2.3 Jordportal 2.4 FODS 8.3 (Overfladevandsdatabase) 2.5 Status på Automatiseret Miljøovervågning (AMO) 2.6 B-boringer (tilføjelse af virksomhedsadgang) 2.7 Badevandsdata 3. Projekter og opgaver Projekt- og opgavestatus Nem adgang til miljødata (FODS 8.1) Fagdatavinduer PULS 3.2 Status fra de miljøfaglige følgegrupper 4. Økonomi Opfølgning på Rigsrevisionen Opsummering af Rigsrevisionens besøg Udkast til resultatmål for 2015 (herunder brugerundersøgelse) Arbejdsplan (herunder anvendelse af konsulenter) 4.2 Budget Forbrugsoversigt, halvår Årsværkskontrakt Status på forbrug, halvår Årsværkskontrakt for Data Ansvar for datavask/datakonvertering (herunder STOQ) 5.2 Ajourføringsstatistikker juni Dataansvarsaftalen, ajourføring efter kvalitetsmærkning 5.4 Datakvalitet 6. Drift Driftsstatus inkl. servicevinduer på DAI 6.2 It-arkitektur, årlig opdatering 7. Kommunikation Brugerseminar Status på roadshow kommunepakken (undervisning ) 7.3 Kommende møder i bestyrelsen 8. Eventuelt Eventuelt 9. Bilag 38 1

3 Dagordenspunkt 1. Indledning Den Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender dagsorden for bestyrelsesmødet den 24. september Bestyrelsen godkendte dagsordenen. 2

4 Dagordenspunkt 1. Indledning Den Meddelelser Det indstilles, at bestyrelsen tager meddelelserne til efterretning. Vedr. mødet den 4. september 2014 i Århus mellem parterne og DCE om artslisten og de tilknyttede attributter informerede Birgitte Pahl om, at konklusionen er, at det er Novana arter, som NST betaler for via deres aftale med DCE. Alle andre arter vil der skulle skaffes finansiering til. Bestyrelsen tog meddelelserne til efterretning. 3

5 Dagordenspunkt 2. Særlige temaer Den Bilag 2.1 Bestyrelsesseminar 2.1.a - Præsentation af DAI v/reno Aagaard Lindberg, Silkeborg Kommune (Product Owner i DAI projektet) (på bestyrelsesseminaret den ) (eftersendt med referat) Bestyrelsen drøfter: om der er behov for opfølgning på bestyrelsesseminaret udover pkt Arbejdsplan (herunder anvendelse af konsulenter), pkt. 4.2 Budget , pkt. 4.4 Årsværkskontrakt hvilken rolle DAI skal spille i fremtiden Dagen inden bestyrelsesmødet på bestyrelsesseminaret den , holdt Reno Lindberg, Silkeborg Kommune, som product owner i projektet Danmarks Arealinformation (DAI) et inspirerende oplæg med fokus på, hvad der kom med i løsningen og hvad der ikke kom med i løsningen via projektet. Bestyrelsen udtrykte tilfredshed med Danmarks Arealinformation (DAI), og at DMP naturligvis skal videreudvikle DAI i overensstemmelse med intentionen i den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi (FODS 8.1). I 2015 vil der være tale om en naturlig forsættelse af den eksisterende udvikling startende med udbud, mens egentlig nytænkning nok tidligst vil udmøntes i Kristian Johnsen, RH foreslog, at sekretariatet undersøger muligheden for at indgå partnerskaber med større organisationer som fx DN, FRI, L&F mfl. med henblik på at skaffe finansiering. DAI er flere ting; lige fra infrastruktur for miljødata i Danmark med det Fællesoffentlig Digitaliseringsstrategi projekt (FODS 8.1.), sagsbehandlerværktøj i myndighederne samt distribution af miljødata for borgerne. Bestyrelsen er enig om, at DAI udfylder de forventede roller, men den store anvendelse bør give anledning til strategiske overvejelser om retningen på lang sigt. I 2015 skal DAI konkurrenceudsættes, og det skal derfor være et mål i arbejdsplanen for Bestyrelsen er desuden enig i, at der i 2015 skal arbejdes med den strategiske retning for DAI, således at der bliver et fælles grundlag for de nødvendige beslutninger og prioriteringer. Bestyrelsen besluttede, at der også skal være et mål om dette i arbejdsplanen for Bestyrelsen understregede vigtigheden af, at både følgegruppen og stabsgruppen tænkes ind i arbejdet med DAI såvel i forbindelse med udbud i 2015 som spørgsmålet om, hvilken rolle DAI skal have i fremtiden. Der var ikke behov for opfølgning udover økonomi, hvor der henvises til pkt. 4.2 Budget

6 Dagordenspunkt 2. Særlige temaer Den Bilag 2.2 Udvikling af slutbrugerløsninger (PULS) 2.2.a - Referat fra arbejdsgruppens møde om PULS slutbrugerløsninger 2.2.b Udkast til hjemmeside (3. parts site) for it-udviklere (præsentation kan rekvireres) 2.2.c Udkast til referat fra arbejdsgruppens møde , (eftersendt den inden bestyrelsesmødet) 2.2.d Henvendelse fra Envidan den om slutbrugerløsningen GIDAS (eftersendt den inden bestyrelsesmødet) Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om arbejdsgruppens arbejde til efterretning, herunder drøfter fordele og ulemper ved: 1. at DMP konkurrenceudsætter udviklingen af en brugergrænseflade til Overfladevandsdatabasen, der opfylder brugernes behov. Det vil omfatte, at DMP iværksætter afklaring af brugerbehov som en del af det samlede projekt, eller 2. at brugerne hver især finder en løsning på deres brugergrænsefladebehov til Overfladevandsdatabasen, men at DMP opfordres til at have særligt fokus på at understøtte og motivere 3. parts leverandører til at udvikle brugergrænseflader. KL/KTC foreslog, at man i forbindelse med den kommende overfladevandsdatabase beder DMP stå i spidsen for udarbejdelse af en fælles slutbrugerløsning. Dette fordi der på overfladevand ikke findes produkter (leverandører) på markedet, som det eksempelvis er tilfældet med PULS, Rotter, Jordforurening og B-boringer. Hvordan finansieringen i givet fald skal være, må der træffes beslutning om senere. Bestyrelsen drøftede, hvornår det i givet fald ville være optimalt at gå i gang med at vurdere behov til en slutbrugerløsning. Regionerne nævnte, at man i b-boringer havde fået optioner i udbudsmateialet/kontrakten. Dette princip kan evt. benyttes i FODS 8.3 projektet, så behøver bestyrelsen ikke beslutte sig før langt senere. Derudover var alle enige om, at nedsættelsen af arbejdsgruppen vedr. forventningsafstemning til slutbrugerløsninger havde givet et fokus, som har resulteret i en større forståelse hos slutbrugerne i myndighederne omkring deres eget ansvar i relation til at få en slutbrugerløsning. Tilsvarende noterede bestyrelsen, at Envidan er i gang med at udvikle slutbrugerløsning til anlæg (PULS fase 2) jfr. henvendelsen til bestyrelsen. [RED: Projektlederen for PULS har informeret om, at Vibeke Volmers, Hedensted Kommune, er tovholder på vegne af de 4 dambrugskommuner, der er repræsenteret i projektgruppen (Ringkøbing-Skjern, Esbjerg, Aalborg og Hedensted). Vibeke Volmers er i dialog med Geokon, men afventer en tilbagemelding fra dem]. spunkterne blev taget til efterretning med henvisning til pkt. 2.4 FODS 8.3 (Overfladevandsdatabase). Således var bestyrelsen enig om, at holde fast i den tidligere beslutning, som 5

7 også bliver dokumenteret i arkitekturnotatet jfr. dagsordenspunkt 6.2 It-arkitektur, årlig opdatering, om, at det skal vurderes fra projekt til projekt, om man afventer 3. parters udvikling af slutbrugerløsninger, eller om DMP selv skal udvikle en slutbrugerløsning. Bestyrelsen ser frem til at modtage en afrapportering på næste bestyrelsesmøde den 27. november 2014 fra arbejdsgruppen. 6

8 Dagordenspunkt 2. Særlige temaer Den Bilag 2.3 Jordportal 2.3.a - Jordportal - PID inkl. bilag b - Udkast til disclaimer på Jordportalen Regionerne indstiller, at bestyrelsen vedtager, at 1. Udvikling af Jordportalen (Jordportalprojekt) igangsættes oktober 2014 med konkurrenceudsættelse 2. Danmarks Miljøportal varetager Drift og Support af Jordportalen, efter løsningen er udviklet, og der afsættes midler til dette 3. Vedtager udkast til disclaimer Regionerne opfordrede til, at Jordportal- projektet færdiggøres helt med dokumentation. Hvis projektet vedtages, bør der i første omgang være tale om en begrænset prøveperiode på et par år for derved at høste erfaringer og følge projektet til dørs. Det vil give en mulighed for at lukke ned, hvis Jordportalen mod forventning ikke bliver en succes. MIM gjorde opmærksom på, at fortsættelsen af Jordportalen bør holdes op i mod DMPs egentlige rolle og kerneforretning; ikke mindst set i lyset af et stramt budget for Der var i bestyrelsen enighed om, at bygherrerne, som er dem der får de største gevinster fra Jordportalen, bør finansiere portalen. Bestyrelsen drøftede en model, hvor Bygherreforeningen er ejer, og DMP drifter mod betaling. Derudover er det også vigtigt, at kommunerne støtter op omkring Jordportalen, og Erling Friis Poulsen og Eva Kanstrup vil således forhøre sig hos de største kommuner om interessen og deres vilje til evt. at medfinansiere. Ad 1: Bestyrelsen kunne ikke umiddelbart se, at DMP kan finansiere Jordportalen. Bestyrelsen fandt, at Jordportalen fortsat har en god business case og således fortsat er en god ide. Der var i bestyrelsen enighed om, at da det er bygherrerne, der får gevinsterne ved Jordportalen jfr. vedlagte BC (PID), bør det også være Bygherreforeningen, der finansierer den. Regionerne vil derfor undersøge en bygherre-finansieret model via Bygherreforeningen (evt. med gebyrbetaling, som Bygherreforeningen kan stå for). Derudover undersøger KL kommunernes interesse og vilje til evt. at medfinansiere ved kontakt til de største kommuner. Ad 2: Afvist pt. - afventer Ad 1. Ad 3: Afvist pt. - afventer Ad 1. Bestyrelsen vedtog, at fremover må en PID først igangsættes, når en enig bestyrelse har vedtaget dette. (Jfr. brevet fra regionerne om udarbejdelse af PID om Jordportalen). 7

9 Dagordenspunkt 2. Særlige temaer Den Bilag 2.4 FODS 8.3 (Overfladevandsdatabase) 2.4.a - Stillingsopslag til projektleder for FODS 8.3 (Overfladevandsdatabase) (fremsendt ) 2.4.b - Tidsplan for FODS c Præsentation af agil contra vandfaldsudvikling og økonomi vedr. FODS 8.3 på bestyrelsesseminaret den 23. og (eftersendt med referat) Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og beslutter, om der skal anvendes teknisk projektledelse til FODS 8.3. Bestyrelsen drøftede, om der skulle være en fast og særlig cyklus for status på FODS 8.3 på bestyrelsesmøderne. Det blev besluttet, at afrapporteringen følger normal projektstatus. I modsat fald vil det være vanskeligt at være styregruppe for projektet. Bestyrelsen påpegede, at det var et højprioriteret projekt, der er komplekst og hvor finansieringen endnu ikke er helt afklaret. Bestyrelsen fandt, at i forbindelse med udviklingen af FODS 8.3, skal FODS 8.3 projektgruppen vurdere både NST og kommunernes behov for slutbrugerløsninger, og ud fra dette skal der identificeres en fællesmængde. Styregruppen for FODS 8.3 skal overveje en hensigtsmæssig proces for identifikation af fællesmængden. NST oplyste, at Statens IT-Råd først skal kontaktes, inden en kravspecifikation startes. Bestyrelsen var enig om, at det ville være hensigtsmæssigt, at der var personsammenfald mellem følgegruppen for Overfladevand og projektet. KL nævnte, at den faglige projektleder Martin Bruun, KL (Næstved) evt. kunne være repræsentant for projektgruppen som associeret medlem af følgegruppen. Alternativt kan en af kommunens projektdeltagere også være medlem af følgegruppen. Kristian Johnsen, RH vil som nyt bestyrelsesmedlem gerne vide mere om formålet med Overfladevandsdatabasen, og hvilken effekt den forventes at få. Kristian Johnsen mente, at risikoprofilen skal udarbejdes detaljeret pga. den store spredning i økonomi af den kommende projektledelse. Bestyrelsen besluttede, at det vil være hensigtsmæssigt at få ekstern hjælp med henblik på: 1) At få kvalificeret og udredt den business case (PID), som DMP har modtaget fra NST, og som ikke giver bestyrelsen et passende overblik. Der er for stort spænd mellem best og worst case, og det er ikke helt klart, hvad der er lønkroner henholdsvis likvide midler. Endelig er det uklart, om der er afsat nok midler til efterfølgende drift og vedligehold. Dette arbejde ønskes udarbejdet til bestyrelsens budgetmæssige overvejelser og dermed til fremlæggelse på næste bestyrelsesmøde den 27. november

10 2) At få en god overlevering til den nye projektleder. Sekretariatet planlægger overleveringen sammen med de 2 faglige projektledere Martin Brun (KL) og Thomas Hjort Rasmussen (MIM). [RED: Henrik Steenfeldt er ansat pr. den 1. november 2014]. 3) Styregruppen for FODS 8.3 skal tilrettelægge en hensigtsmæssig proces for identifikation af fælles funktionalitet for stat og kommuner i en slutbrugerløsning. Konstituering af styregruppen og projektgruppen Styregruppen: Vicedirektør Mads Leth, MIM, kontorchef Michael Hastrup, MIM, Erling Friis Poulsen, KL og Per Schriver, Rebild Kommune. Styregruppen skal konstitueres på et opstartsmøde, når den nye projektleder er startet. Projektgruppen: Peter Holm og Hans Erik Jensen, begge fra Norddjurs Kommune. Martin Brun, Næstved kommune /KL, Thomas Hjort Rasmussen, NST. Inden overdragelse af projektet til DMP afklarer NST yderligere deltagelse i projektgruppen [RED: fra Henrik Pind Jørgensen den 21. oktober 2014 er NST i gang med at afklare yderligere deltagelse i projektet]. 9

11 Dagordenspunkt 2. Særlige temaer Den Bilag 2.5 Status på Automatiseret Miljøovervågning (AMO) 2.5.a Notat vedr. AMO udarbejdet af Naturstyrelsen Det indstilles, at bestyrelse tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen om AMO til efterretning. 10

12 Dagordenspunkt 2. Særlige temaer Den B-boringer (tilføjelse af virksomhedsadgang) Det indstilles, at bestyrelsen drøfter, hvorvidt B-boringsprojektet skal udvides med adgang for virksomheder. Regionerne informerede om, at nye data fra regionerne bliver lagt ind i databasen, og at der var planer om, at de gamle data også skal lægges ind. Bestyrelsen syntes det lød fornuftigt at udvide med adgang for virksomheder. Inden indstillingen endeligt besluttes, vil bestyrelsen foretage en prioriteringsøvelse vedr. DMPs samlede budget for 2015 ff. Således besluttede bestyrelsen, at indstillingen skal på igen til næste bestyrelsesmøde i november 2014 med henblik på at se DMPs samlede budget. Hans Fredborg, RM følger op på GeoGIS i relation til en 3. partsløsning og hvor langt, de er kommet med udviklingen. [RED: Tom Birch Hansen, RM oplyser via mail den , at regionerne er i gang med at overgå til en ny version af GeoGIS, der er et par udfordringer og børnesygdomme, som løbende takles. Derudover er de i gang med at lave en aftale med Rambøll om, at 2. fase i b-boringsprojektet implementeres i GeoGIS. Dvs. overførsel af analysedata. Rambøll s melding er, at de vil kunne lave dette arbejde færdigt i år. Dernæst vil der være tests og implementering i 1. kvartal 2015]. 11

13 Dagordenspunkt 2. Særlige temaer Den Badevandsdata Det indstilles til bestyrelsen: at der nedsættes en styregruppe og en projektgruppe til håndtering af introduktionen af badevandsdata i PULS at NN indtræder som styregruppeformand for projektet at der udpeges en Product Owner i projektet at KL/KTC udpeger medlemmer til projektgruppen at der med udgangspunkt i den eksisterende aftale med leverandøren af PULS indgås aftale om tilkøb af optioner på i alt 200 timer til gennemførelsen af specifikationsfasen for introduktion af badevandsdata i PULS Bestyrelsen drøftede, om Badevand skal være en del af det nuværende PULS projekt eller et selvstændigt projekt, efter PULS projektet er overgået til drift. Bestyrelsen besluttede, at Badevand bør være et selvstændigt projekt, efter at selve PULS projektet er afsluttet (se pkt PULS), men at det skal undersøges, om den nuværende styregruppe og projektgruppe kan fortsætte. Bestyrelsen besluttede, at indstillingen skal på igen til næste bestyrelsesmøde i november 2014 med henblik på at se DMPs samlede budget. Derudover besluttede bestyrelsen følgende vedr. bemanding: a) MIM skal undersøge, hvem der kan være Product Owner b) MIM skal undersøge, om styregruppeformanden kan fortsætte c) Sekretariatet undersøger med KLs projektdeltagere, om de kan fortsætte [RED: Louise Pape, Skanderborg Kommune og Henrik Kokholm, Holbæk Kommune har givet tilsagn om at fortsætte i styregruppen]. 12

14 Dagordenspunkt 3. Projekter og opgaver Den Bilag 3.1 Projekt- og opgavestatus 3.1.a Projektforklæder (kan rekvireres) 3.1.b - Roller og Ansvar i DMP s projekter Det indstilles, at bestyrelsen tager orientering om projekterne til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen om projekterne til efterretning. Bestyrelsen var enig om, at de fremover vil være mere synlige i fejringer af projektsuccesser. Det vil derfor skulle tænkes ind i brugerseminaret at få takket deltagerne på scenen med blomster o.a. for de projekter, der er afsluttet. 13

15 Dagordenspunkt 3. Projekter og opgaver Den Projekt- og opgavestatus Nem adgang til miljødata FODS 8.1 Til efterretning: Budgettet på 1.0 mio. kr. risikerer ikke at blive brugt i 2014 Styregruppens forslag om ændring af kommissoriet for følgegruppen anses ikke for nødvendigt Til drøftelse: A. Om DAI følgegruppen fortsat skal være projektgruppe B. Hvordan procestiden evt. kan forkortes C. Hvorvidt vandplanerne v1 skal publiceres på Danmarks Arealinformation i december måned I givet fald vil sekretariatet sørge for, at det kommer med i leverandørens planlægning. Bestyrelsen tager efterretningen til orientering. Ad A: Bestyrelsen var enig om, at følgegruppen kan og skal fortsætte som projektgruppe Ad B: Bestyrelsen var enig om, at styregruppen for FODS 8.1 skal komme med et oplæg til, hvordan det er muligt at forkorte procestiden, når nye temaer skal på DAI til næste bestyrelsesmøde den 27. november Ad C: Bestyrelsens tidligere beslutning gælder stadig, og derfor skal vandplaner på DAI. DMP kan gå i gang med planlægningen, men det skal ikke nødvendigvis nås allerede i december

16 Dagordenspunkt 3. Projekter og opgaver Den Projekt- og opgavestatus Fagdatavinduer Bilag a - Præsentation vedr. fagdatavinduer på bestyrelsesseminaret den 23. og ) (eftersendt med referat) Det indstilles, at bestyrelsen tager nedenstående status til efterretning. Ane Klok, DMP viste bestyrelsen en præsentation af fagdatavinduerne på bestyrelsesseminaret. Bestyrelsen var enig om, at fagdatavinduerne oprindelig havde borgerne som målgruppe. Det blev drøftet, om projektet havde lidt af vokseværk, fordi sagsbehandlerne gerne ville have funktionalitet til understøttelse af sagsbehandlingen? Det var uklart: om leverandøren af DAI kan løfte opgaven, om brugerne vil for meget, eller om Naturdatabasen er opbygget arkitekturmæssigt korrekt, så alle behov kan løses. Sekretariatet oplyste, at der vil blive fremvist en pilot af fagdatavinduerne på brugerseminaret i oktober 2014, som en opfølgning fra sidste års brugerseminar, hvor workshop sene handlede om kravspecifikationer til fagdatavinduerne. Bestyrelsen tog indstillingen til efterretning og ser frem til en projektstatus på fagdatavinduerne på næste bestyrelsesmøde i november

17 Dagordenspunkt 3. Projekter og opgaver Den Projekt- og opgavestatus PULS Det indstilles, at bestyrelsen drøfter, hvorvidt ønskede ændringer til PULS vedrørende data om renseanlæg skal inkluderes i PULS projektet, eller om introduktionen af ændringerne kan udsættes til efter afslutningen af PULS projektet. Sekretariatet nævnte, at MIM har et BI (business intelligence) system LIS, som NST og MST måske bør undersøge, om evt. kan løse nogle af de udfordringer, som NSTs projektgruppemedlemmer nævner ifm behov for større analyser og udtræk. Det gælder både for punktkilder og for naturdata. Bestyrelsen besluttede, at PULS skal afsluttes i 2014, da PULS er en del af årets resultatmål. Projektet kan evt. overveje, om de ønskede ændringer skal kvalificeres og drøftes i følgegruppen, inden næste bestyrelsesmøde. [RED: NST har valgt selv at finansiere ændringerne. NST overvejer, hvem der skal være product owner (PO), hvorefter arbejdet vil blive igangsat]. 16

18 Dagordenspunkt 3. Projekter og opgaver Den Bilag 3.2 Status fra de miljøfaglige følgegrupper 3.2.a - Kommissorium for de miljøfaglige følgegrupper hos Danmarks Miljøportal (med ændringsmarkering) 3.2.b Mail med Følgegruppen for Grundvands ønsker til investeringer for 2015 (eftersendt den inden bestyrelsesmødet) Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at: 1. Gudrun Frandsen midlertidig overtager Ane Høiberg Nielsens formandskab i følgegruppen for Grundvand, 2. Bente Nielsen er indtrådt som nyt stabsgruppemedlem fra Geodatastyrelsen i stedet for Henrik Ellemann, 3. staten udpeger et nyt medlem til følgegruppen for Jord, 4. kommunerne udpeger en ny formand for DAI følgegruppen, 5. det ajourførte kommissorium, 6. drøfter stabsgruppens forslag til ændringer af kommissorium for følgegrupperne, samt 7. drøfter, hvordan der skaffes kompetencer i følgegruppen for Overfladevand, der kan håndtere punktkilder (dataansvarsaftalen og andet) Ad 1: Bestyrelsen godkendte, at Gudrun Frandsen midlertidig overtager Ane Høiberg Nielsens formandskab i følgegruppen for Grundvand. Ad 2: Bestyrelsen godkendte, at Bente Nielsen er indtrådt som nyt stabsgruppemedlem fra Geodatastyrelsen i stedet for Henrik Ellemann. Ad 3: MIM er opmærksom på, at der skal udpeges et nyt medlem til følgegruppen for Jord, og overvejer pt. hvem det skal være. Ad 4: KL peger på Bente Neerup, Hjørring Kommune, og bestyrelsen godkendte dette. Eva Kanstrup, KTC sikrer en god overdragelse, og vil blandt andet indkalde Birgitte Pahl, DMP til et møde med Bente og Eva i november eller primo december [RED: Der er indkaldt til møde den 13. november 2014]. Ad 5: Bestyrelsen godkendte det ajourførte kommissorium. Ad 6: Bestyrelsen fandt, at stabsgruppens forslag til ændringer af kommissoriet ikke er nødvendige, da det fremgår implicit af kommissoriet. Ad 7: Bestyrelsen vil bede Stabsgruppen om input til, hvordan der opnås kompetencer i følgegruppen om punktkilder, så eksempelvis dataansvarsaftalen kan ajourføres, og det skal derfor på dagsorden til bestyrelsesmødet den 27. november 2014 med et oplæg fra stabsgruppen. Sekretariatet igangsætter dette. 17

19 Bestyrelsen fandt, at det var en god og pragmatisk løsning, at følgegruppen for Natur fremover godkender de nye arter, som ikke er en del af Novana. Bestyrelsen foreslog, at nogle af følgegruppemøderne afholdes som fællesmøder og nogle afholdes elektronisk for at spare tid og transportomkostninger. 18

20 Dagordenspunkt 4. Økonomi Den Bilag 4.1 Opfølgning på Rigsrevisionen Opsummering af Rigsrevisionens besøg a - Rigsrevisionens rapport om revisionen af målopstilling og rapportering vedr. DMP b Rigsrevisionens afrapportering til DMP vedr. målopstilling og rapportering c DMP svar på Revision af målopstilling og rapportering i Danmarks Miljøportals årsrapport for 2013 (fremsendt ) d Rigsrevisionens afrapportering til DMP vedr. regnskab e DMP svar på den afsluttende revision af Danmarks Miljøportals regnskab for 2013 (fremsendt ) Bestyrelsen godkendte via mail i juni-august 2014 svarbrevene (se ovennævnte bilag). Bestyrelsen tog orientering om revisionen til efterretning. 19

21 Dagordenspunkt 4. Økonomi Den Opfølgning på Rigsrevisionen Udkast til resultatmål for 2015 Bilag a - Status på resultatmål for b Udkast til resultatmål for c Sagsfremstilling vedr. brugerundersøgelse (fremlagt på bestyrelsesmødet den ) d Sagsfremstilling vedr. brugerundersøgelse (fremlagt på bestyrelsesmødet den ) e - Udkast til brugerundersøgelse (fremlagt på bestyrelsesmødet den ) Det indstilles, at: 1. bestyrelsen godkender status på resultatmål for 2014, herunder drøfter om tilføjelsen af succeskriterier kan godkendes som værende i overensstemmelse med Rigsrevisionens anbefalinger. 2. bestyrelsen med udgangspunkt i udkast til resultatmål for 2015, drøfter niveau og principper for resultatmålene. 3. bestyrelsen godkender, at der laves en brugerundersøgelse i Ad 1: Bestyrelsen godkendte status på resultatmål for 2014 og fandt, at de tilføjede succeskriterier lever op til RR s anbefalinger. Bestyrelsen pointerede, at det er vigtigt, at succeskriterierne ikke giver ekstra arbejde til sekretariatet i forbindelse med målrapportering. Ad 2: Bestyrelsen var enig i principperne og at målene viser sammenhæng til strategien. Bestyrelsen påpegede, at de mangler en beskrivelse af den forventede effekt for f.eks. samfundet (årsagen til et projekt/opgave sættes i gang). [RED: Er udsendt den 3. oktober 2014]. Ad 3: Bestyrelsen var enig i, at der skal laves en brugerundersøgelse i Bestyrelsen ønsker til næste bestyrelsesmøde den 27. november 2014 et oplæg til en plan for fokuserede brugerundersøgelser for DMPs ydelser, gerne kombineret med de opgaver og projekter, som DMP har planlagt at gå i gang med eller afslutter. Det betyder, at brugerundersøgelsen kan fokusere på et enkelt miljøfagligt område ad gangen. Dette vil give en løbende opfølgning af effekten af DMP i takt med relevans på relevante områder. 1 I den kommenterede dagsorden stod der i indstillingen bestyrelsen godkender, at der laves en brugerundersøgelse i Der skulle have stået i Det er rettet her i referatet. 20

22 Dagordenspunkt 4. Økonomi Den Opfølgning på Rigsrevisionen Arbejdsplan (herunder anvendelse af konsulenter) Bilag a - Arbejdsplan (matrix) august b Sekretariatets medarbejdere c Forslag til arbejdsplan fordelt på timer i d - Lønbudget (under udarbejdelse) Det indstilles, at bestyrelsen drøfter, - hvilke opgaver, der skal varetages internt i sekretariatet, henholdsvis af de årsværker, som kommer fra MIM (se dagsordenspunkt 4.4.), og hvad der skal løses ved ekstern konsulenthjælp. - om lønsummen skal sættes op til kr de næste år og i givet fald, hvilke aktiviteter, der skal fjernes fra driftsbudgettet, hvor der skal tages kr fra, idet nuværende lønsum (2015) er på Søren Reeberg Nielsen, GST indledte med at sige, at Birgitte Pahl, DMP som aftalt var forlænget med de 3 år, som åremålsansættelsen giver mulighed for. [RED: Birgitte har modtaget kontrakt fra MIMs personaleafdeling med uændrede vilkår og forlængelse til og med 2017]. Birgitte fortalte, at en række bestyrelsesbeslutninger har ændret arbejdsopgaverne i sekretariatet markant. Eksempelvis beslutningen om, at økonomi-funktionen ikke længere varetages 100 pct. af revisor, og at sekretariatet selv skal varetage den professionelle projektledelse af en kommende overfladevandsdatabase, hvilket tidligere har været varetaget af eksterne professionelle konsulenter med faglig forankring i sekretariatet. Bestyrelsen fandt, at governance omkring DMP i udgangspunktet er korrekt med følgegrupper for driftens vedkommende og projekt- og styregruppe for udviklingsprojekternes vedkommende. Stabsgruppen er endvidere central som tværgående funktion og som hjælp til bestyrelsesmedlemmerne. Bestyrelsen drøftede, om GST skal påtage sig økonomistyringen for betaling eller årsværksmidler. Der pågår et udredningsarbejde for at klarlægge, hvilke ydelser GST skal levere til DMP. Søren Reeberg Nielsen gjorde opmærksom på, at der kan blive behov for en indkøringsperiode, da der vil gå procestid med at allokere de nødvendige ressourcer til opgaven. Kristian Johnsen, RH foreslog, at sekretariatslederen fremover træffer beslutningerne, som bestyrelsen efterfølgende tager til orientering og efterretning. Bestyrelsen skal koncentrere sig om strategiske overvejelser og tilhørende budget. Bestyrelsen noterede sig, at det kan blive nødvendigt med en indkøringsperiode, hvor PWC hjælper GST i overgangsperioden. Spørgsmålet om betalingen indgår i de samlede overvejelse om årsværk, jf. pkt Sekretariatet ansætter en person med erfaring i sekretariatsarbejde til at varetage betjeningen af organisationen omkring DMP, herunder forberedelse af dagsordensmateriale m.v. 21

23 Dagordenspunkt 4. Økonomi Den Bilag 4.2 Budget , fra effektivisering til prioritering 4.2.a - Udkast til budget (2019), herunder - Indtægter og udgifter i Budget 2015 driftsbudget - Budget 2015 investeringsbudget - Afskrivninger pr Udskrives med fordel på enkeltsider 4.2.b Mellemværende konti for KL og DR 4.2.c Driftsbudget, udfoldet (med alle underopgaver) (udleveret på bestyrelsesseminaret og eftersendt med referat) 4.2.d Indtægter (udleveret på bestyrelsesseminaret og eftersendt med referat) 4.2.e Oversigt over afskrivninger pr. 31. august 2014 i DMP (udleveret på bestyrelsesseminaret og eftersendt med referat) 4.2.f - Præsentation af budget 2015 på bestyrelsesseminaret den 23. og ) (eftersendt med referat) Det indstilles, at bestyrelsen drøfter budget Det indstilles, at bestyrelsen beslutter, hvorvidt det skal prioriteres, at forhøje lønsummen med ca. kr. 1 mio. og i givet fald, hvordan det skal hånderes i driftsbudgettet (prioriteringsøvelse). Bestyrelsen drøftede dilemmaet omkring det forhold, at det var nødvendigt med en spareøvelse på kommende års budgetter set i lyset af, at MIM skylder DMP ca. 3 mio kr (årsværk) og set i lyset af, at både KL og DR har opsparede midler (mellemværende kontoen). Bestyrelsen fik udleveret fortegnelse over anlæg, som der fortsat afskrives på og anerkendte de mange udviklingsaktiviteter. Regionerne nævnte, at DAI diskussionen med FODS 8.1 var central også dagen efter, og at det var vigtigt ikke at fortabe sig i besparelser og FODS 8.3 (Overfladevandsdatabasen) på bekostning af FODS 8.1. Bestyrelsen var enig om, at der er brug for en prioriteringsøvelse for at kunne prioritere FODS 8.3 (Overfladevandsdatabasen), og at der er derfor behov for en bearbejdning af udkast til budget op til næste bestyrelsesmøde den 27. november MIM overvejer en model for afvikling af årsværksordningen, der kan benyttes fremadrettet, og vil fremlægge et oplæg til løsning af afvikling af ordningen på næste bestyrelsesmøde den 27. november David Fjord, NST vil undersøge, hvorvidt MIM kan skaffe midler til datavask ifm STOQ i år. Birgitte Pahl, DMP undersøger, om det kan nås i år. (se pkt. 5.1.). 22

24 Brugerstyringen (ADFS2/føderation) og Citrix straksafskrives i 2014, da begge systemer udfases i år. Dermed er der midler til forhøjelse af lønsummen med en medarbejder jf. tidligere punkt. Bestyrelsen er enige om at foreslå en generel besparelse på Overfladevandssystemerne, som input til det videre arbejde med prioriteringen af budget. Overfladevandsfølgegruppen tildeles kr , hvoraf kr er dedikeret til punktkilder. De øvrige fire følgegrupper råder fortsat over kr til driftsforbedringer og vedligehold. Bestyrelsen foreslog, at FODS 8.1 beskæres til kr Bestyrelsen fandt ikke, at der er midler til at drifte en evt. Jordportal. Driftsmidler skal evt. finansieres af bygherrerne selv. Regionerne finansierer selv screeningsprojektet (inkl. JAR tilretninger og projektledelse) på mellemværendekontoen (DR). Kommunerne finansierer selv undervisning roadshow på mellemværendekontoen (KL). Sekretariatet skal undersøge, om der vil være midler til at inddrage virksomheder i B-boringsprojektet. Jfr. sagsfremstilling pkt.2.6 B-boringer (tilføjelse af virksomhedsadgang), når der skal være midler til en ny overfladevandsdatabase. Bestyrelsen var enig om, at brugerseminar i 2015 aflyses grundet den økonomiske situation. Bestyrelsen pegede på, at brugerseminarer er særdeles vigtige, men behovet skal afvejes i forhold til det betydelige ressourcetræk, og skal ses i sammenhæng med de øvrige aktiviteter overfor brugerne. Selv om brugerseminaret aflyses i 2015, finder bestyrelsen, at DMP forsat lever op til intentionerne i samarbejdsaftalen. 23

25 Dagordenspunkt 4. Økonomi Den Forbrugsoversigt, halvår 2014 Det indstilles, at bestyrelsen tager forbrugsoversigten pr. 31. juli 2014 til efterretning. Bestyrelsen tog indstillingen til efterretning. Bestyrelsen bad om, at der fremover tilføjes en ekstra kolonne forventet regnskab pr dog kun på de overordnede konti således, at der en prognose (periodisering) på hele året. 24

26 Dagordenspunkt 4. Økonomi Den Årsværkskontrakt Status på forbrug, halvår 2014 Bilag a Årsværksforbrug pr. 1. juli 2014 Det indstilles, at bestyrelsen drøfter, hvordan DMP kan afvikle de tilgodehavende timer hos MIMs årsværk, jfr. årsværksforbruget bestyrelsen tager kommunernes årsværksforbrug til efterretning KL og DR påpegede, at det er et dilemma at skulle spare på budget , når besparelserne kunne indhentes, hvis aftalen om årsværk blev ophævet. Det blev drøftet, om MIM kunne indstationere fx to medarbejdere eller evt. betale de kr. 3. mio., som partnerskabet har til gode. MIM overvejer en model for brugen af årsværker, der kan benyttes fremadrettet, og vil fremlægge et oplæg til løsning på næste bestyrelsesmøde den 27. november Derudover skal DMP forsøge at være mere proaktiv i brugen og inddragelsen af årsværkene, herunder rapportere, hvis der er årsværk, der ikke har tid til at løse en opgave. Kommunerne har ikke årsværk, punktet i indstillingen skal omformuleres bestyrelsen tager kommunernes forbrug om ressourcer til efterretning. 25

27 Dagordenspunkt 4. Økonomi Den Årsværkskontrakt Ny årsværkskontrakt for 2015 Det indstilles, at bestyrelsen drøfter, hvordan årsværkskontrakten skal være i Der henvises til pkt Status på forbrug, halvår Punktet tages op igen på næste bestyrelsesmøde den 27. november 2014, hvor konkret forslag til årsværkskontrakt for 2015 fremlægges efter gennemgang i stabsgruppen. 26

28 Dagordenspunkt 5. Data Den Ansvar for datavask/datakonvertering (herunder STOQ) Det indstilles, at bestyrelsen: 1. tager en principiel beslutning om, at det som udgangspunkt er dataejeren, der betaler for opdatering af data dvs. konvertering (vask) af data, mens det er DMP/partnerskabet, som betaler for systemopdateringen samt teknisk afvikling af scripts til datavask/konvertering 2. beslutter, at det i den konkrete sag vedr. STOQ er DMP, der bærer udgiften, da det sikrer fremdrift, og samtidig vil det være til gavn for den kommende fællesoffentlige overfladevandsdatabase (FODS 8.3). Beløbet tages af rådighedsbeløbet til fods projekterne Bestyrelsen drøftede, hvorvidt staten selv bør afholde udgiften i den konkrete sag vedr. STOQ. KL/KTC fandt ikke, at det var rimeligt, at det fortsat er DMP, der betaler for datavask/konvertering af overfladevandsdata. Hans Fredborg, RM mindede tilsvarende om, at regionerne havde betalt kr. 2 mio. ifm. datavask til DKJord. Ad 1: Bestyrelsen besluttede, at det er dataejer, som er ansvarlig for datavask/datakonvertering Ad 2: Bestyrelsen blev enig om, at hvis udgiften kan afholdes i 2014, skal DMP afholde udgiften og kun som en særlig undtagelse jfr. ad 1 og for at sikre fremdriften. Hvis NST har ledige driftsmidler i 2014, medfinansierer NST 50 pct. af udgiften. Der er dog tvivl om, om leverandøren kan nå det i Hvis datavasken udskydes til 2015, skal det med som et drøftelsespunkt på bestyrelsesmødet den 27. november

29 Dagordenspunkt 5. Data Den Bilag 5.2 Statistikker og rapporter 5.2.a Ajourføringsstatistikker 2. kvartal 2014 Det indstilles, at bestyrelsen drøfter, hvorvidt der, på baggrund af ajourføringsstatistikken for maj-juni 2014, er behov for særlige bestyrelsesinitiativer. Bestyrelsen tog ajourføringsstatistikkerne til efterretning og bad om, at DMP fremover kom med anbefalinger fra følgegrupperne eller stabsgruppen, hvis bestyrelsen specifikt skal tage stilling til et område. 28

30 Dagordenspunkt 5. Data Den Bilag 5.3 Dataansvarsaftalen, ajourføring efter kvalitetsmærkning 5.3.a - Dataansvarsaftale Overfladevand 5.3.b - Dataansvarsaftale - Natur 5.3.c - Dataansvarsaftale - Jordforurening 5.3.d - Dataansvarsaftale Råstoffer Bilagene bør for læsevenlighedens skyld printes i A3-format. (gul markering: Felt er opdateret, rød markering: Felt skal slettes) Det indstilles, at bestyrelsen godkender ajourføringen af dataansvarsaftalens bilag til Overfladevand, Natur, Jordforurening og Råstoffer. Bestyrelsen godkendte ajourføringen af dataansvarsaftalens bilag til Overfladevand, Natur, Jordforurening og Råstoffer. 29

31 Dagordenspunkt 5. Data Den Datakvalitet Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen om henvendelsen fra Sønderjysk Miljørådgivning, der kritiserer, at data om 3-beskyttet natur ikke har været opdateret på DAI, til efterretning. 30

32 Dagordenspunkt 6. Drift Den Bilag 6.1 Driftsstatus inkl. servicevinduer på DAI 6.1.a Brev til kommunerne vedr. Citrix og E-arkiv (fremlagt som bilag og på bestyrelsesmødet den ) Det indstilles, at bestyrelsen tager driftsstatus inkl. orientering om servicevinduer på DAI til efterretning. Bestyrelsen tog driftsstatus inkl. orientering om servicevinduer på DAI (onsdage efter kl. 17) til efterretning. 31

33 Dagordenspunkt 6. Drift Den It-arkitektur, årlig opdatering Det indstilles, at bestyrelsen godkender revision af it-arkitekturen for Danmarks Miljøportal. Bestyrelsen godkendte revision af it-arkitekturen for Danmarks Miljøportal, som vedrører placeringen af geodata i Miljøportalens fagdatabaser og præcisering af tidligere beslutninger og praksis vedrørende slutbrugerløsning og sikkerhed. 32

34 Dagordenspunkt 7. Kommunikation Den Brugerseminar Bilag 7.1.a Udkast til oplæg til bestyrelsesmedlemmerne til brugerseminaret 2014 (eftersendt den inden bestyrelsesmødet) Det indstilles, at bestyrelsen drøfter, hvilken rolle bestyrelsens ønsker på brugerseminaret Bestyrelsen drøftede, hvor mange af bestyrelsesmedlemmerne der skal deltage. Der var enighed om, at bestyrelsen skal være repræsenteret, men at hele bestyrelsen ikke nødvendigvis behøver deltage. Bestyrelsen pegede som en mulighed på, at det kunne være Hans Fredborg, RM og Eva Kanstrup, KTC, der repræsenterer bestyrelsen, idet seminaret holdes i Aalborg. Da Eva Kanstrup ikke var med til dette punkt, vender Erling Friis Poulsen denne mulighed med Eva [RED: Eva Kanstrup deltager i brugerseminaret 2014]. Tilsvarende vil Søren Reeberg Nielsen og David Fjord drøfte, om det er nødvendigt med en repræsentant fra staten. [RED: Der deltog ikke nogen fra Staten). 33

35 Dagordenspunkt 7. Kommunikation Den Status på roadshow (Kommunepakken) med tilbud om undervisning i DMP systemer Det indstilles, at bestyrelsen - tager nedenstående status til efterretning, - herunder drøfter, om roadshowet skal udvides til MIM Bestyrelsen tog indstillingen til efterretning. Bestyrelsen understregede, at formålet med roadshowet er at øge kendskabet til DMP for de kommunale sagsbehandlere, og dette formål skal således styre planlægning af og indhold i undervisningen, idet aktiviteten finansieres af kommunale midler på mellemværendekontoen. Med dette udgangspunkt er deltagere fra forsyninger og stat velkomne. 34

36 Dagordenspunkt 7. Kommunikation Den Kommende møder i bestyrelsen Bilag Det indstilles, at bestyrelsen godkender datoer for bestyrelsens aktiviteter. Bestyrelsen godkendte datoer for bestyrelsens aktiviteter på nær den 12. marts 2015 og den 19. juni Sekretariatet koordinerer nye datoer med bestyrelsesmedlemmernes sekretærer. 35

37 Dagordenspunkt 8. Eventuelt Den Eventuelt Ingen bemærkninger. 36

38 Dagordenspunkt 9. Bilag Den Bilag Bilag til dagsorden, som er eftersendt den 22. september 2014: Bilag 2.2.c - Udkast til referat fra arbejdsgruppens møde Bilag 2.2.d - Henvendelse fra Envidan den om slutbrugerløsningen GIDAS Bilag 3.2.b Mail med Følgegruppen for Grundvands ønsker til investeringer for 2015 Bilag 7.1.a - Udkast til oplæg til bestyrelsesmedlemmerne til brugerseminaret 2014 Bilag til dagsorden, som blev udleveret på bestyrelsesseminaret den 23. og 24. september 2014: Bilag 2.1.a - Præsentation af DAI v/reno Aagaard Lindberg, Silkeborg Kommune (Product Owner i DAI projektet) på bestyrelsesseminaret den (eftersendt med referat) Bilag 2.4.c Præsentation af agil contra vandfaldsudvikling og økonomi vedr. FODS 8.3 på bestyrelsesseminaret den 23. og (eftersendt med referat) Bilag a - Præsentation vedr. fagdatavinduer på bestyrelsesseminaret den 23. og ) (eftersendt med referat) Bilag 4.2.c Driftsbudget, udfoldet (med alle underopgaver) (udleveret på bestyrelsesseminaret og eftersendt med referat) Bilag 4.2.d Indtægter (udleveret på bestyrelsesseminaret og eftersendt med referat) Bilag 4.2.e Oversigt over afskrivninger pr. 31. august 2014 i DMP (udleveret på bestyrelsesseminaret og eftersendt med referat) Bilag 4.2.f - Præsentation af budget 2015 på bestyrelsesseminaret den 23. og ) (eftersendt med referat) 37