Funktionsbeskrivelser for sekretariatet i Danmarks Miljøportal

Transkript

1 Bilag 1.3.a - Funktionsbeskrivelser for DMPs sekretariat Bestyrelsesmøde den 16. marts 2015 Funktionsbeskrivelser for sekretariatet i Danmarks Miljøportal Funktion (jobområder) Fungerende systemejer for DAI. Ansvarlig for processen og udførelsen vedr. budget og regnskab, rigsrevision mm. Ansvarlig for at der udarbejdes rapporter/statistikker (BI) Fungerende systemejer for Overfladevandsdatabaser samt Punktkilder. Ansvarlig for at problem management processen bliver udført. Ansvarlig for Kommunikation inkl. processen ifm udarbejdelse af årsrapport/årsberetning. Ekstranet og henvendelsesprocessen. Projektleder for den nye Overfladevandsdatabase (FODS 8.3) Fungerende systemejer for Brugerstyring. Ansvarlig for at løsningsbeskrivelser godkendes og for en sikker og stabil it-drift incl. leverandørstyring. Fungerende systemejer for SharePoint (herunder arkivering). Ansvarlig for medarbejderprocessen. Fungerende systemejer for Natur. Ansvarlig for koordinering af undervisning/vejledninger i DMP s systemer inkl. webinarer Ansvarlig for bestyrelsesprocessen og sagsfremstillinger til følgegrupperne Fungerende systemejer for Jordforurening. Ansvarlig for Skanning Fungerende systemejer for Grundvand og Badevand. Ansvarlig for Datamanagement (Data på vrangen) Ansvarlig for generel governance (inkl. audit og målopfyldelse) Ansvarlig for god og imødekommende Support og for at øvrige studenteropgaver udføres. Medarbejder Ane Astrid Ditte Henrik Jens Jakob Lenette Marie Peter Serena Sofie Vibeke Studerende Arbejdsplan er gennemgået på bestyrelsesmøderne september og november

2 Fungerende systemejer for DAI. Ane Ansvarlig for processen og udførelsen vedr. budget og regnskab, rigsrevision mm. Ansvarlig for at der udarbejdes rapporter/statistikker (BI) Primær fungerende Arealinformation systemejer 1 Deltager i følgende Projektledelse for: projekter 2 o Nem adgang til data (FODS 8.1) Ansvarlig for følgende processer, opgaver og systemer 3 Sekundær fungerende systemejer Sekundær og deltager i følgende processer, opgaver og systemer o Konkurrenceudsættelse af DAI Change management (forretning) o Ide til beslutning o Porteføljestyring Projektstyring (model og principper) Nye data og fagområder o Eksterne data o Data på DAI Rapportering o Ajourføringsstatistik o Anvendelsesstatistik Ressourcer (økonomi) o Arbejdsplan o Årsværk o Budget (herunder periodisering og opfølgning) o Regnskab Navision Stat SKS Indfak Natur o Naturdatabasen o NaturAppl2 o Rottedatabasen Miljøfaglige følgegrupper (som fungerende systemejer) Deltagelse på messer indenfor fagområdet Udarbejdelse af pjecer / nyheder Undervisning Vejledninger Interessenthåndtering (personaer) Målopfølgelse (Rapportering) 1 Opgaver: Rådgivning vedr. anvendelse af system, Udarbejde kommunikation, vejledninger og FAQ, Medvirke i fejlsøgning, Dataindhold og standardisering. Som systemejer har man ansvaret for at involvere den sekundære ansvarlige. Den sekundære inviteres fx tentativt med til møder og der koordineres ved ferie og andet fravær. I den anledning reviewes Pythia-kontakterne for at sikre, at de rigtige kontaktpersoner står på systemerne. 2 Når man er projektleder skal man involverede den kommende primære- og sekundære ansvarlige, som fx inviteres med til projektmøder tentativt. 3 Omfatter både ansvar for indholdet i processen, at den bliver udført og som udgangspunkt også selve udførelsen. Dele af udførelse kan efter aftale blive foretaget af andre, fx studerende. Desuden viden om anvendelsen af systemerne 2

3 Lagkagemål: Ane Mål 1. Change-management er implementeret, herunder at Ide-tilbeslutning bliver benyttet (også i følgegruppe regi) 2. Evaluering af fagdatavinduerne 3. At faseskift dokumentet i projektmodellen bliver benyttet i FODS 8.3, Badevand og Jordbase projektet - specielt ved overdragelse til driftssituationen 4. Projektforklæder - og status er udarbejdet hver den 1. i måneden 5. At lagkagemål er udarbejdet for afdelingen efter 3. kvartal 6. Periodisering af budget/regnskab 2015 er korrekt 7. Arbejdsplan (funktionsbeskrivelser og matrix) for 2016 er udarbejdet i november 8. Ingen anmærkninger til regnskabet 9. Udarbejde af anvendelsesstatistikker (Overfladevand inden påske) Status kategorier: Opfyldt, Delvist opfyldt, Ikke opfyldt 3

4 Fungerende systemejer for Overfladevandsdatabaser samt Astrid Punktkilder. Ansvarlig for at problem management processen bliver udført. Primær fungerende Overfladevand systemejer 1 o Aquabase o Magic Dambrug o MFSbase o FISKbase o STOQ systemer o WIN systemer o Overfladevand på DAI Punktkilder o PULS Deltager i følgende Medvirker i projekt: projekter 2 o Overfladevand FODS 8.3 Ansvarlig for følgende processer, opgaver og systemer 3 Sekundær fungerende systemejer Sekundær og deltager i følgende processer, opgaver og systemer Problem management Dispacherstøtte Arealinformation Badevand Miljøfaglige følgegrupper (som fungerende systemejer) Deltagelse på messer indenfor fagområdet Ajourføringsstatistik Udarbejdelse af pjecer / nyheder Undervisning Vejledninger Data på DAI (Nye data og dataområder) Henvendelser / kommunikation Leverandørstyring 1 Opgaver: Rådgivning vedr. anvendelse af system, Udarbejde kommunikation, vejledninger og FAQ, Medvirke i fejlsøgning, Dataindhold og standardisering. Som systemejer har man ansvaret for at involvere den sekundære ansvarlige. Den sekundære inviteres fx tentativt med til møder og der koordineres ved ferie og andet fravær. I den anledning reviewes Pythia-kontakterne for at sikre, at de rigtige kontaktpersoner står på systemerne. 2 Når man er projektleder skal man involverede den kommende primære- og sekundære ansvarlige, som fx inviteres med til projektmøder tentativt. 3 Omfatter både ansvar for indholdet i processen, at den bliver udført og som udgangspunkt også selve udførelsen. Dele af udførelse kan efter aftale blive foretaget af andre, fx studerende. Desuden viden om anvendelsen af systemerne 4

5 Lagkagemål: Astrid Mål 1. Alle studenter har de nødvendige værktøjer (fx adgange) og gennemgår introprogram Status pr nyheder (tips & tricks) som følge af problem management 3. Undervisning på roadshow 4. Proaktiv kontakt til 3. parts leverandører i forbindelse med PULS med henblik på 3. parterne lave slutbrugerløsninger % implementering af problem management 6. Der kommer løbende fiskedata fra DTU ind Status kategorier: Opfyldt, Delvist opfyldt, Ikke opfyldt 5

6 Ansvarlig for Kommunikation inkl. processen ifm udarbejdelse af Ditte årsrapport/årsberetning. Ekstranet og henvendelsesprocessen. Primær fungerende Rollebeskrivelser (ifbm brugerstyringen) systemejer 1 Hjemmesiden (Design, Billedarkiv) Dialogbaseret FAQ Ekstranet Deltager i følgende Projektledelse for: projekter 2 o Roadshow Ansvarlig for følgende processer, opgaver og systemer 3 Sekundær fungerende systemejer Sekundær og deltager i følgende processer, opgaver og systemer o Brugerseminar 2016 Henvendelser / Kommunikation o Henvendelsesstatistik o Klager o Dispatcher-vagtplan Kommunikation o Årsrapport / årsberetning (Målopfølgelse) o Deltagelse på messer o Udarbejdelse af artikler, pjecer, nyhedsbreve mm og markedsføring (Århuskonventionen) o Interessenthåndtering (personaer) o CRM (kundekartotek) o Brugerundersøgelse (FODS 8.3 i 2015) Kommunikationsstrategi o FODS 8.3 o o Ingen Badevand Jordbase Henvendelser / dispacher Brugeradgange Beredskab (med kommunikation) Driftsstatistik Undervisning Vejledninger 1 Opgaver: Rådgivning vedr. anvendelse af system, Udarbejde kommunikation, vejledninger og FAQ, Medvirke i fejlsøgning, Dataindhold og standardisering. Som systemejer har man ansvaret for at involvere den sekundære ansvarlige. Den sekundære inviteres fx tentativt med til møder og der koordineres ved ferie og andet fravær. I den anledning reviewes Pythia-kontakterne for at sikre, at de rigtige kontaktpersoner står på systemerne. 2 Når man er projektleder skal man involverede den kommende primære- og sekundære ansvarlige, som fx inviteres med til projektmøder tentativt.b 3 Omfatter både ansvar for indholdet i processen, at den bliver udført og som udgangspunkt også selve udførelsen. Dele af udførelse kan efter aftale blive foretaget af andre, fx studerende. Desuden viden om anvendelsen af systemerne 6

7 Lagkagemål: Ditte Mål 1. Implementering af brugervenligt Ekstranet/ESDH til følgegrupper, stabsgruppe og bestyrelse Status pr 2. 5 Nyhedsbrevet i Afholdelse af fællesmøde (Hindsgavl) 4. Afholdelse af brugerseminar Opfølgning på alle henvendelser fra 3. parter i Pythia niveau 2 6. Proaktiv opfølgning på de ugentlige henvendelsesstatistikker 7. Udarbejdelse af årsrapport og årsberetning 2015 Status kategorier: Opfyldt, Delvist opfyldt, Ikke opfyldt 7

8 Projektleder for den nye Overfladevandsdatabase (FODS 8.3) Primær fungerende Ingen systemejer 1 Henrik Deltager i følgende projekter 2 Projektledelse for: o Overfladevand FODS 8.3 Ansvarlig for følgende processer, opgaver og systemer 3 Sekundær fungerende systemejer Sekundær og deltager i følgende processer, opgaver og systemer Ingen Overfladevand o Aquabase o Magic Dambrug o MFSbase o FISKbase o STOQ systemer o WIN systemer o Overfaldevand på DAI Punktkilder (PULS) Badevand Deltagelse på messer indenfor fagområdet Udarbejdelse af pjecer / nyheder 1 Opgaver: Rådgivning vedr. anvendelse af system, Udarbejde kommunikation, vejledninger og FAQ, Medvirke i fejlsøgning, Dataindhold og standardisering. Som systemejer har man ansvaret for at involvere den sekundære ansvarlige. Den sekundære inviteres fx tentativt med til møder og der koordineres ved ferie og andet fravær. I den anledning reviewes Pythia-kontakterne for at sikre, at de rigtige kontaktpersoner står på systemerne. 2 Når man er projektleder skal man involverede den kommende primære- og sekundære ansvarlige, som fx inviteres med til projektmøder tentativt. 3 Omfatter både ansvar for indholdet i processen, at den bliver udført og som udgangspunkt også selve udførelsen. Dele af udførelse kan efter aftale blive foretaget af andre, fx studerende. Desuden viden om anvendelsen af systemerne 8

9 Lagkagemål: Henrik Mål 1. Bestyrelsens godkendelse af PID på FODS 8.3 (primært Business Case, Risikolog og Interessentanalyse) juni 2015 Status pr. 2. Udarbejdelse af udbudsstrategi på FODS Udarbejdelse kravspecifikation på FODS Sad sig ind i nuværende overfladevandsdatabaser med på henblik på at blive sekundær ansvarlig systemejer Status kategorier: Opfyldt, Delvist opfyldt, Ikke opfyldt 9

10 Fungerende systemejer for Brugerstyring. Jens Jakob Ansvarlig for at løsningsbeskrivelser godkendes og for en sikker og stabil it-drift incl. leverandørstyring. Primær fungerende Brugerstyring systemejer 1 ESB SCOM (overvågning af bl.a. nedbrud) E-arkivet (Sikringsserveren) Logningsservice Deltager i følgende Ingen projekter 2 Ansvarlig for følgende processer, opgaver og systemer 3 Sekundær fungerende systemejer Sekundær og deltager i følgende processer, opgaver og systemer It-drift (sikker og stabil drift) o Henvendelser fsva aktindsigt o Brugeradgange o Release management o Leverandørstyring o Kontraktarkivet o IT-sikkerhed o Beredskab o Systemoversigten o Privilegerede konti (it) Godkendelse og review af løsningsarkitektur (IT-arkitektur) o Webservicekatalog Driftsstatistik / Driftsmeddelelser Håndtering af mobiltelefoner Kontakt til SIT vedr. DMP udstyr TFS repository (dokumentation) Bat filen til morgenrutinen (henvendelser) Ingen Deltagelse på messer indenfor fagområdet Udarbejdelse af pjecer / nyheder Undervisning Vejledninger Klager Problem management Captia (dokumentation) 1 Opgaver: Rådgivning vedr. anvendelse af system, Udarbejde kommunikation, vejledninger og FAQ, Medvirke i fejlsøgning, Dataindhold og standardisering. Som systemejer har man ansvaret for at involvere den sekundære ansvarlige. Den sekundære inviteres fx tentativt med til møder og der koordineres ved ferie og andet fravær. I den anledning reviewes Pythia-kontakterne for at sikre, at de rigtige kontaktpersoner står på systemerne. 2 Når man er projektleder skal man involverede den kommende primære- og sekundære ansvarlige, som fx inviteres med til projektmøder tentativt. 3 Omfatter både ansvar for indholdet i processen, at den bliver udført og som udgangspunkt også selve udførelsen. Dele af udførelse kan efter aftale blive foretaget af andre, fx studerende. Desuden viden om anvendelsen af systemerne 10

11 Lagkagemål: Jens Jakob Mål 1. Udarbejdelse af anvendelsesstatistik for alle områder (fundamentet, så rapporter løbende kan trækkes) Status pr. 2. Lancering af dokumentationssite for 3. part inden påske 2015 (fortegnelse over dokumentation, som løbende vil blive opdateret efter behov) 3. Ajourføring af it-arkitektur (stillingtagen til spatiale data, nye teknologier o.a.) 4. Sammenskrivning og implementering af releaseprocessen, så der kun er én version og præsentation for sekretariatet 5. No SQL implementeret marts Kontorhold (velfungerende telefoner og m-tid via browser) Status kategorier: Opfyldt, Delvist opfyldt, Ikke opfyldt 11

12 Fungerende systemejer for SharePoint (herunder arkivering). Lenette Ansvarlig for medarbejderprocessen. Primær fungerende Sharepoint systemejer 1 Deltager i følgende Medvirker i projekt: projekter 2 o Nem adgang til data (FODS 8.1) o Intranet Ansvarlig for følgende Standardisering og datamodeller ifbm. DAI processer, opgaver og Nye data på DAI (FODS 8.1) systemer 3 Metadatabeskrivelser - Inspire geodatainfo Medarbejderprocessen Easy-arbejdsskadesystem OMADA (medarbejder) RejsUD (regnskab) Eurocard Sekundær fungerende systemejer Sekundær og deltager i følgende processer, opgaver og systemer Captia/Journalisering (dokumentation) Brugerstyring Hjemmesiden SCOM E-arkivet og Sikringsserveren Logningsservice Audit Deltagelse på messer indenfor fagområdet Udarbejdelse af pjecer / nyheder Undervisning Vejledninger Eksterne data (optagelsesproces) Datamanagement (Data på vrangen) It-drift (sikker og stabil drift) o Henvendelser fsva aktindsigt o Brugeradgange o Leverandørstyring o Kontraktarkivet o IT-sikkerhed o Beredskab o Privilegerede konti (it) Driftsstatistik / Driftsmeddelelser Håndtering af mobiltelefoner Kontakt til SIT vedr. DMP udstyr TFS repository (dokumentation) 1 Opgaver: Rådgivning vedr. anvendelse af system, Udarbejde kommunikation, vejledninger og FAQ, Medvirke i fejlsøgning, Dataindhold og standardisering. Som systemejer har man ansvaret for at involvere den sekundære ansvarlige. Den sekundære inviteres fx tentativt med til møder og der koordineres ved ferie og andet fravær. I den anledning reviewes Pythia-kontakterne for at sikre, at de rigtige kontaktpersoner står på systemerne. 2 Når man er projektleder skal man involverede den kommende primære- og sekundære ansvarlige, som fx inviteres med til projektmøder tentativt. 3 Omfatter både ansvar for indholdet i processen, at den bliver udført og som udgangspunkt også selve udførelsen. Dele af udførelse kan efter aftale blive foretaget af andre, fx studerende. Desuden viden om anvendelsen af systemerne 12

13 Bat filen til morgenrutinen (henvendelser) 13

14 Lagkagemål: Lenette Mål 1. Opnå viden om IT drift og sikkerhed med henblik på at blive sekundær ansvarlig 2. Assistere ved intern audit i Opdatering af processen for Data på DAI - og præsentation for sekretariatet 4. Anvende nyt brugeradministrationssystem (Rollebeskrivelser) 10 gange 5. Pythia evaluering og implementering af Sharepoint (Smart Office) Status pr. Status kategorier: Opfyldt, Delvist opfyldt, Ikke opfyldt 14

15 Fungerende systemejer for Natur. Marie Ansvarlig for koordinering af undervisning/vejledninger i DMP s systemer inkl. webinarer Primær fungerende Naturdatabasen systemejer 1 NaturAppl2/Visning af naturdata Rottedatabasen Deltager i følgende Medvirker i projekt: projekter 2 o Nem adgang til data (FODS8.1) o Jordbase o Jordscreening o Roadshow Ansvarlig for følgende processer, opgaver og systemer 3 Sekundær fungerende systemejer Sekundær og deltager i følgende processer, opgaver og systemer o Undervisning Vejledninger M-tid Artsportal hos NST Grundvand o Jupiter (incl. B-boringer og webservices) o Webindberetning DKJord PULS Forventet sekundær o Jordbase o Jordscreening Roadshow Deltagelse på messer indenfor fagområdet Udarbejdelse af pjecer / nyheder Rapportering o Ajourføringsstatistik o Henvendelsesstatistik 1 Opgaver: Rådgivning vedr. anvendelse af system, Udarbejde kommunikation, vejledninger og FAQ, Medvirke i fejlsøgning, Dataindhold og standardisering. Som systemejer har man ansvaret for at involvere den sekundære ansvarlige. Den sekundære inviteres fx tentativt med til møder og der koordineres ved ferie og andet fravær. I den anledning reviewes Pythia-kontakterne for at sikre, at de rigtige kontaktpersoner står på systemerne. 2 Når man er projektleder skal man involverede den kommende primære- og sekundære ansvarlige, som fx inviteres med til projektmøder tentativt. 3 Omfatter både ansvar for indholdet i processen, at den bliver udført og som udgangspunkt også selve udførelsen. Dele af udførelse kan efter aftale blive foretaget af andre, fx studerende. Desuden viden om anvendelsen af systemerne 15

16 Lagkagemål: Marie Mål 1. Opnå viden om Jordbase og DKJord mhb på at kunne fungere som sekundær 2. Svare på PULS sager, der kommer ind via Pythia (sekundær) 3. Gennemføre 25 webinarer Status pr. 4. Oplære studenterne i Natur 5. Koordinere med NST vedr. biodiversitet og artsportal Status kategorier: Opfyldt, Delvist opfyldt, Ikke opfyldt 16

17 Ansvarlig for bestyrelsesprocessen og sagsfremstillinger til følgegrupperne Primær fungerende systemejer 1 Ingen Peter Deltager i følgende projekter 2 Ingen Ansvarlig for følgende processer, opgaver og systemer 3 Sekundær fungerende systemejer Sekundær og deltager i følgende processer, opgaver og systemer Bestyrelsesprocessen Miljøfaglige følgegrupper (gennemgående) Sharepoint Ressourcer (økonomi) o Arbejdsplan o Årsværk o Budget o Regnskab Medarbejderprocessen o Håndtering af mobiltelefoner Easy arbejdsskadesystem (medarbejder) OMADA (medarbejder) Navision Stat (regnskab) SKS (regnskab) Indfak (regnskab) RejsUD (regnskab) Captia (dokumentation 1 Opgaver: Rådgivning vedr. anvendelse af system, Udarbejde kommunikation, vejledninger og FAQ, Medvirke i fejlsøgning, Dataindhold og standardisering. Som systemejer har man ansvaret for at involvere den sekundære ansvarlige. Den sekundære inviteres fx tentativt med til møder og der koordineres ved ferie og andet fravær. I den anledning reviewes Pythia-kontakterne for at sikre, at de rigtige kontaktpersoner står på systemerne. 2 Når man er projektleder skal man involverede den kommende primære- og sekundære ansvarlige, som fx inviteres med til projektmøder tentativt. 3 Omfatter både ansvar for indholdet i processen, at den bliver udført og som udgangspunkt også selve udførelsen. Dele af udførelse kan efter aftale blive foretaget af andre, fx studerende. Desuden viden om anvendelsen af systemerne 17

18 Lagkagemål: Peter Mål 1. Etablering af sammenhængende proces fra behandling på følgegrupper over stabsgruppe til bestyrelse (Smart Office/fra Ide til Beslutning) 2. Håndtering af Pythia A-Z med henblik på støtte og optimering 3. Opnå viden om økonomistyring (budget og regnskab) med henblik på at kunne træde ind som sekundær Status pr. 18

19 Fungerende systemejer for Jordforurening. Ansvarlig for Skanning Primær fungerende systemejer 1 DKJord Serena Deltager i følgende Forankring af projektledelse for: projekter 2 o Jordbase o Jordscreening Ansvarlig for følgende Skanning til Captia processer, opgaver og systemer 3 Sekundær fungerende Ingen systemejer Sekundær og deltager i Deltagelse på messer indenfor fagområdet følgende processer, Udarbejdelse af pjecer / nyheder opgaver og systemer Undervisning Vejledninger Ajourføringsstatistik M-tid 1 Opgaver: Rådgivning vedr. anvendelse af system, Udarbejde kommunikation, vejledninger og FAQ, Medvirke i fejlsøgning, Dataindhold og standardisering. Som systemejer har man ansvaret for at involvere den sekundære ansvarlige. Den sekundære inviteres fx tentativt med til møder og der koordineres ved ferie og andet fravær. I den anledning reviewes Pythia-kontakterne for at sikre, at de rigtige kontaktpersoner står på systemerne. 2 Når man er projektleder skal man involverede den kommende primære- og sekundære ansvarlige, som fx inviteres med til projektmøder tentativt 3 Omfatter både ansvar for indholdet i processen, at den bliver udført og som udgangspunkt også selve udførelsen. Dele af udførelse kan efter aftale blive foretaget af andre, fx studerende. Desuden viden om anvendelsen af systemerne 19

20 Lagkagemål: Serena Mål 1. Implementering af Jordbase (pilotprojekt) Status pr. 2. Deltagelse i 15 roadshows 3. Udarbejde nyheder vedr. Jord 4. Hjælpe til med at optimere mailboksen Status kategorier: Opfyldt, Delvist opfyldt, Ikke opfyldt 20

21 Forankring af projektledelse for: Fungerende systemejer for Grundvand og Badevand. Sofie Ansvarlig for Datamanagement (Data på vrangen) Primær fungerende Grundvand systemejer 1 o Jupiter (incl.b-boringer og webservices) o Webindberetning Badevand Deltager i følgende projekter 2 o B-boringer o Badevand Ansvarlig for følgende Nye data og fagområder processer, opgaver og systemer 3 o Datamanagement (Data på vrangen) Sekundær fungerende systemejer Sekundær og deltager i følgende processer, opgaver og systemer Deltagelse på messer indenfor fagområdet Udarbejdelse af pjecer / nyheder Undervisning Vejledninger Ajourføringsstatistik Metadatabeskrivelser - Inspire - geodatainfo Nye data og fagområder o (Data på DAI) o Standardisering og datamodeller 1 Opgaver: Rådgivning vedr. anvendelse af system, Udarbejde kommunikation, vejledninger og FAQ, Medvirke i fejlsøgning, Dataindhold og standardisering. Som systemejer har man ansvaret for at involvere den sekundære ansvarlige. Den sekundære inviteres fx tentativt med til møder og der koordineres ved ferie og andet fravær. I den anledning reviewes Pythia-kontakterne for at sikre, at de rigtige kontaktpersoner står på systemerne. 2 Når man er projektleder skal man involverede den kommende primære- og sekundære ansvarlige, som fx inviteres med til projektmøder tentativt. 3 Omfatter både ansvar for indholdet i processen, at den bliver udført og som udgangspunkt også selve udførelsen. Dele af udførelse kan efter aftale blive foretaget af andre, fx studerende. Desuden viden om anvendelsen af systemerne 21

22 Lagkagemål: Sofie Mål 1. Få afsluttet B-boringsprojektet med implementering af fase 2 i produktion 2. Afholdelse af workshop for laboratorier 3. Udarbejdelse af 15 nyheder Status pr. 4. Deltagelse i 15 roadshow 5. Afholde 10 webinarer Status kategorier: Opfyldt, Delvist opfyldt, Ikke opfyldt 22

23 Ansvarlig for generel governance (inkl. audit og målopfyldelse) Vibeke Primær fungerende systemejer 1 Ingen Deltager i følgende projekter 2 Ingen Ansvarlig for følgende processer, opgaver og systemer 3 Sekundær fungerende systemejer Sekundær og deltager i følgende processer, opgaver og systemer Målopfølgelse Intern audit ESB Dialogbaseret FAQ Bestyrelsesprocessen Change management (forretning) o Ide til beslutning o Porteføljestyring Projektstyring (model og principper) Kommunikation o CRM (kundekartotek) o Brugerundersøgelse It-drift (sikker og stabil drift) o Release management o Systemoversigten Godkendelse og review af løsningsarkitektur (IT-arkitektur) o Webservicekatalog 1 Opgaver: Rådgivning vedr. anvendelse af system, Udarbejde kommunikation, vejledninger og FAQ, Medvirke i fejlsøgning, Dataindhold og standardisering. Som systemejer har man ansvaret for at involvere den sekundære ansvarlige. Den sekundære inviteres fx tentativt med til møder og der koordineres ved ferie og andet fravær. I den anledning reviewes Pythia-kontakterne for at sikre, at de rigtige kontaktpersoner står på systemerne. 2 Når man er projektleder skal man involverede den kommende primære- og sekundære ansvarlige, som fx inviteres med til projektmøder tentativt 3 Omfatter både ansvar for indholdet i processen, at den bliver udført og som udgangspunkt også selve udførelsen. Dele af udførelse kan efter aftale blive foretaget af andre, fx studerende. Desuden viden om anvendelsen af systemerne 23

24 Lagkagemål: Vibeke Mål 1. Gennemført intern audit i 2015 Status pr. 2. SMART Office inkl. vurdering af brugervenlighed på intranet og ekstranet 3. Ajourføring af arkitekturstrategien (herunder brugen af ESB) 4. Strategi for Big Data / optagelse af eksterne data 5. Implementering af Ide-til-beslutning (SMART office) Status kategorier: Opfyldt, Delvist opfyldt, Ikke opfyldt 24

25 Ansvarlig for god og imødekommende Support og for at øvrige Studerende studenteropgaver udføres. Dispacher Når man er dispacher, så sidder man i supporten og besvarer henvendelser via telefon og mail. Et udsnit af opgaverne er: Gennemgang af morgenrutinen incl. Meltwater gennemgang. Besvarelse af henvendelser via telefonen Registrering hotline og sager i Pythia Opfølgning på sager ud fra hvornår de sidst er ændret Generel fejlsøgning Forslag til FAQ og OBS sager (problem management sager), samt standardsvar Bistår med administration af brugerstyring Når man har rollen dispacher i supporten er fokus at få besvaret henvendelser. Hvis der er meget travlt eller man ikke kan udfylde sin vagt, så kontakter man selv en af de andre studerende for at få dækket vagten. Studenteropgaver Der er en række opgaver som de studerende løser, når de ikke har rollen som dispacher. De aktuelle opgaver er listet på SPS incl fordeling mellem de studerende. Et udsnit af opgaverne er: Hjemmesiden Dialogbaseret FAQ E-arkivet (Sikringsserveren) Henvendelsesstatistik Deltagelse på messer Udarbejdelse af nyhedsbrev og nyheder Udarbejdelse af vejledninger incl. film CRM opdateringer (kundekartotek) Hvis der er en opgave, man ikke kan udføre som værende den primære, har man ansvaret for at kontakte den sekundære og overdrage opgaven. Sekundær og deltager i Henvendelsesprocessen (er udførende) følgende processer It-drift mht. IT-sikkerhed (del af processen for IT-sikkerhed den proces der skal følges når der er et brud på ITsikkerheden) Link til SPS listen med opgaver for de studerende incl. dispacher rollen 25