Udvid din virksomhed på en sikker måde

Transkript

1 Udvid din virksomhed på en sikker måde

2 Bevar fremgangen og væksten i din virksomhed Uanset om du opretter widgets, sælger tjenester eller transporterer varer, er du afhængig af dine medarbejdere, og dine medarbejdere er afhængige af de værktøjer, du giver dem, for at de kan administrere de primære virksomhedsprocesser. Mange firmaer når til et punkt, hvor de værktøjer og systemer, der i starten underbyggede deres vækst, ikke længere slår til, så firmaerne ikke længere kan operere med smidighed og indsigt. Efterhånden som din virksomhed bliver større og mere kompleks, har du brug for mere end grundlæggende bogføring, lagerstyring og rapportering. Du har brug for en komplet virksomhedsløsning, hvor du får fordel af de seneste innovationer, lige fra cloud computing til mobilitet og sociale forbindelser leveret uden at give dine medarbejdere problemer og påvirke dit budget i negativ retning. Det kan virke afskrækkende at skulle finde en ny løsning til virksomhedsadministration. Men de muligheder og ressourcer, der findes til små og mellemstore virksomheder, har aldrig været bedre og prisen har aldrig været mere overkommelig. Brug denne vejledning og disse underbyggende ressourcer til at: Identificere de tegn, der viser, at din virksomhed er klar til en ny løsning til virksomhedsadministration. Forstå, hvilke spørgsmål du skal overveje i evalueringsprocessen. Få mere at vide om, hvordan en virksomhedsløsning fra Microsoft kan hjælpe dig med at skabe større vækst på en sikker måde.

3 Fem tegn på, at dit regnskabssystem kan være en stopklods for din vækst Spilder dine medarbejdere på kontoret værdifuld tid på at kopiere dataposter eller på at forsøge at konfigurere et utilstrækkeligt eller forældet system til at gøre ting, det ikke er designet til at gøre? Du kan finde løsninger, der fungerer her og nu, men jo længere tid du venter, jo større markedsandel mister du. Hvis du kan identificere dig selv med et af disse scenarier, er tiden inde til at udskifte dit eksisterende system. Du kan ikke skalere driften, så den understøtter vækst i virksomheden. Hvis din virksomhed er hæmmet på grund af det antal personer, der har adgang til oplysninger, transaktionsbegrænsninger eller størrelsesbegrænsningerne for din database, er tiden inde til at finde en løsning, der kan skaleres til at underbygge din vækst. Efterhånden som du udvider dine produktlinjer og kommer ind på nye markeder, bliver dine virksomhedsprocesser mere komplekse. Med grundlæggende regnskabssoftware kan selv de mest simple processer som fakturering og månedsafslutning tage flere timer eller dage. Du har brug for en automatiseringsløsning til dine forretningsprocesser, der kan håndtere vækst uden at påvirke dine lønudgifter. Du kan ikke omfavne hele din virksomhed. Før i tiden var der en tydelig sammenhæng mellem dine medarbejdere, og de virksomhedsfunktioner de administrerede. I dag har du ikke de samme kontroller, der sikrer et detaljeret og nøjagtigt revisionsspor. Hvis flere brugere kan foretage ændringer af finansielle poster uden den rette sporing, er det vanskeligt at se, hvem der har gjort hvad. Beskyt din virksomhed med en løsning, der understøtter og underbygger veldefinerede roller og processer, og som giver dig større kontrol over vigtige funktioner som betalinger, indkøb og lagerstyring. Du er reaktiv, når du skal være proaktiv. Din grundlæggende regnskabssoftware kan ganske vist give dig et billede af dit salg i det seneste kvartal, men ved du, hvilke produkter der giver dig den bedste omsætning, og hvilke kunder der med størst sandsynlighed vil købe flest af disse produkter? I stedet for at kigge på rapporter over, hvordan virksomheden hidtil har klaret sig, har du brug for indsigt i aktuelle aktiviteter og udviklingstendenser for at skabe større vækst. Den rette løsning til virksomhedsadministration kan give dig indsigt i, hvordan du skaber fortjeneste, og mulighed for at ændre denne fortjeneste til cash flow, der kan underbygge din fremtidige vækst. Derfor implementerer virksomheder nye løsninger til virksomhedsadministration Procesintegration 54 % Løsning af problemer med ordrebehandling 50 % Forældet hardware og software 50 % Løsning af dataduplikering/fejl 38 % Reduktion af overskydende lager 35 % Kilde: Nucleus Research: Microsoft Dynamics Enterprise Applications for SMBs.

4 Du kan ikke underbygge en mobil arbejdsstyrke. Den traditionelle arbejdsplads er ikke traditionel længere, og forretningerne standser ikke, fordi du er på farten eller arbejder derhjemme. Sørg for, at dine medarbejdere har forbindelse og samtidig er produktive og tilfredse med systemer, der understøtter den mobilitet og fleksibilitet, de forventer. Du kan ikke imødekomme kundernes forventninger. Bruger du forskellige systemer til at administrere din økonomi og kontakter, spore kundeinteraktioner eller administrere forsendelser? Hvis du ikke har et fuldstændigt billede af din virksomhed, der kan spore kundeinteraktioner, forudsige efterspørgsel og administrere din økonomi, og hvis disse systemer ikke arbejder sammen, kan du måske ikke imødekomme kundernes forventninger. For at opnå en stadig bedre økonomi skal du bruge en veltilpasset forsyningskæde og mulighed for at administrere kundernes og leverandørernes krav. Er tegnene tydelige. Hvad nu? Evaluer dine muligheder Når du går i gang med at undersøge mulighederne, finder du ud af, at der er mange ERPløsninger (Enterprise Resource Planning) eller systemer til virksomhedsadministration, du kan overveje. Ud fra en funktionel betragtning kan det faktisk være vanskeligt at adskille dem fra hinanden. De fleste løsninger tilbyder økonomisk administration og rapportering, administration af forsyningskæder og en vis grad af funktioner til administration af projekter, service og kunderelationer. Visse leverandører tilbyder også avancerede analysefunktioner og funktionalitet, der henvender sig til bestemte brancher. Du skal finde ud af, hvilken grundlæggende funktionalitet du har brug for. Men hvis 90 % af funktionaliteten er den samme i alle systemer, skal du også gøre dig overvejelser ud over de grundlæggende funktioner. Overvej vigtige faktorer som brugeroplevelse, samarbejdsfunktioner, implementeringsmuligheder og udbyderens pålidelighed og stabilitet.

5 Spørgsmål, du skal stille under evalueringsprocessen Her er fem spørgsmål, du kan stille dig selv, som ikke er relateret til grundlæggende funktioner. 1 Hvor nemt er det at lære at bruge systemet? Hvornår har du sidst læst i undervisningsvejledningen for at få hjælp til Facebook? Alle programmer skal være lige så intuitive. Når indlæringskurven falder, falder undervisningsomkostningerne også, og time-to-value stiger. Sørg for at vælge en leverandør, der tilbyder en løsning med: En simpel, intuitiv brugeroplevelse. Brugervenligheden forøges, og undervisningsomkostningerne reduceres, hvis du vælger en løsning med en rollespecifik brugergrænseflade, tilpassede opgaver og rapporter og tydelige arbejdsgange. Indbyggede produktivitetsværktøjer. Det er meget nemmere at administrere din virksomhed, når din software til kalender, mail og virksomhedsadministration arbejder sammen og leveres fra én pålidelig kilde. Find en løsning, der kan forbinde og integrere det system, der bruges til at administrere din økonomi, forsyningskæde og drift, med produktivitetsværktøjer i Microsoft Office med ét enkelt logon, for at forenkle opgaverne og øge effektiviteten.

6 Derfor flytter virksomheder til skyen: Nemmere at eksperimentere og til lavere omkostninger 64 % Muliggør større samarbejde med forretningspartnere 61 % Frigør it-ressourcer, der kan arbejde med mere strategiske opgaver 60 % Det øger konkurrenceevnen for tidlige brugere 57 % 2 3 Understøtter løsningen de nye måder, medarbejderne ønsker at arbejde på? Teknologiconsumerization har udvisket linjen mellem privatliv og arbejdsliv. Brugere forventer, at den software, de bruger uanset om den er designet til forretning eller til sjov er intuitiv, kan åbnes fra en hvilken som helst enhed og altid tilgængelig. Lav en liste over de enheder stationære, bærbare, tablets og smartphones dine medarbejdere bruger til at være produktive, og vurdér derefter, hvordan de løsninger, du evaluerer, kan understøtte disse enheder og de primære programmer, som dine medarbejdere bruger. Den bedste løsning er en løsning, der kan opnås adgang til på de enheder, dine medarbejdere bruger mest, uanset om de er på kontoret, derhjemme eller arbejder på en fjernplacering. Tilbyder leverandøren implementeringsmuligheder, der passer til min virksomhed? Når du evaluerer en ny løsning til virksomhedsadministration, kan det måske også være en god ide at evaluere den it-model, der understøtter den. Hvis du kører en onlineversion af en regnskabsløsning til indtastning af poster, har du så planer om at investere i infrastrukturen, så du kan vedligeholde den nye løsning in-house? Eller foretrækker du at vedligeholde en cloudbaseret løsning? Hvis du bruger et forældet system, ønsker du så at flytte til en udliciteret eller en cloudbaseret løsning? En cloudbaseret løsning kan f.eks. eliminere store startinvesteringer i hardware og reducere behovet for bemanding, mens en lokal løsning kan give dig større kontrol over, hvor dine data bliver gemt, og dine fremtidige opgraderinger. De bedste løsninger findes både som cloudbaserede, lokale og hybride implementeringer for at imødekomme din virksomheds unikke behov og krav. Kilde: SMB Business in the Cloud How the Cloud Looks from the Top: Achieving Competitive Advantage on the Age of Cloud Computing. A Harvard Business Review Analytic Services Report.

7 4 5 Hvordan er leverandørens servicemodel efter salget? De fleste organisationer er ikke alene, når de implementerer en løsning til virksomhedsadministration eller et ERP-system. For at sikre konsistens og forudsigelighed i din drift kan du have brug for hjælp til implementering, systemintegration eller løbende support. Har leverandøren et samarbejde med leverandører af et service- og implementeringsøkosystem i dit lokale område? Og vil leverandøren levere innovative løsninger, der kan hjælpe dig med at tilpasse dig til den nye kompleksitet på markedet? Som virksomhedsejer forstår du vigtigheden af at levere værdi til dine kunder. Bestræber leverandøren sig på løbende at følge med i den teknologiske udvikling? Og til sidst skal du huske prisudsvingene efter det første år. Leverandører kan tilbyde lave månedlige betalinger, som stiger drastisk, når din første kontrakt er udløbet. Hvis de tager dine data som gidsler i en langfristet kontrakt, kan de bringe din virksomhed i fare. Kan leverandøren forstå og har leverandøren fokus på behovet for små og mellemstore virksomheder? Når du implementerer et system til virksomhedsadministration, er det en fordel, hvis løsningen indeholder funktioner ud over funktioner til automatisering af manuelle processer. Ny software til virksomhedsadministration kan hjælpe en organisation med at: Øge salget med færre rabatter Forbedre salgsstyrkens effektivitet og gennemsnitlige ordrestørrelse Øge lagerets omsætningshastighed og samtidig reducere lageromkostninger Reducere produktionsomkostninger Når du evaluerer leverandører, skal du overveje, om de har hjulpet virksomheder som din egen med at opnå de resultater, du ønsker. Spørg efter casestudies, der fortæller om kunder af samme størrelse og med samme branchefokus, og husk at få referencerne bekræftet. Det er en stor beslutning. Gør dit forarbejde. Kundernes beretninger om Microsoft Dynamics Efter vi har valgt en cloud-baseret NAV 2013 brancheløsning, har vi haft et fuldstændigt og køreklart IT-miljø fra første dag. Det betyder, at vi er hurtigt oppe og køre uden at skulle tænke på noget, der har med IT at gøre. Jesper Lindhardt, advokat, Effekt Advokatfirma Vi har sparet 3-4 dage månedligt ved at strømline processerne i økonomi-afdelingen med Microsoft Dynamics NAV Lotte Reith Hoffmann, Financial controller, Unwire

8 Få en rundvisning Opnå vækst med en virksomhedsløsning fra Microsoft De bedste virksomhedsløsninger er effektive, brugervenlige og fleksible og så er de fra Microsoft. Vores løsninger til virksomhedsadministration er nemme at lære og bruge og er samtidig hurtige at implementere, så du ikke længere er begrænset af din overbelastede og utilstrækkelige regnskabssoftware. Med en virksomhedsløsning fra Microsoft kan du: Forbinde medarbejdere, processer og systemer det hele fra ét sted Administrér din virksomhed meget nemmere, fordi din kalender, din mail og dine systemer til virksomhedsadministration arbejder sammen og leveres fra én pålidelig kilde. En virksomhedsløsning fra Microsoft samler funktionerne for virksomhedsadministration i Microsoft Dynamics med Office 365 og nedbryder barrieren mellem data og den måde, medarbejderne arbejder på. Med én ensartet brugeroplevelse og et enkelt logon får du de værktøjer, du skal bruge for at administrere din økonomi, forsyningskæde og drift og samtidig holde dine medarbejdere produktive. Få alt det, du skal bruge for at arbejde dér, hvor der er mest brug for dig Virksomheden standser ikke, fordi du er på farten eller arbejder derhjemme. Overvåg din virksomhed, og giv medarbejderne mulighed for at arbejde dér, hvor der er mest brug for dem. Ved hjælp af Microsoft Dynamics og Office 365 kan du overvåge din virksomhed, samarbejde om dokumenter og indtaste og godkende transaktioner fra din stationære, tablet eller telefon uanset hvor du er. Underbyg dine stigende ambitioner Et globalt netværk af certificerede Microsoft Dynamics-partnere med brancheekspertise og et bredt udvalg af køreklare eller tilpassede løsninger sælger og implementerer vores løsninger. RapidStart-værktøjer medfører hurtigere og mere sikker implementering og overførsel af eksisterende data, så du kan være kørende i løbet af timer eller dage i stedet for uger eller måneder. I skyen eller på vores servere. Start med det, du skal bruge nu, og tilføj funktioner og brugere, efterhånden som virksomheden vokser. Introduktion til Microsoft Dynamics Besøg os, og tal med en Microsoft-medarbejder, se en demo eller få mere at vide om vores løsninger til små og mellemstore virksomheder. Ring til for at tale direkte med en Microsoft-medarbejder Microsoft Corporation. Alle rettigheder forbeholdes. MICROSOFT FREMSÆTTER INGEN GARANTIER, DET VÆRE SIG UDTRYKKELIGE ELLER STILTIENDE, VEDRØRENDE OPLYSNINGERNE I NÆRVÆRENDE DOKUMENT. Microsoft, Microsoft-logoet, Microsoft Dynamics, Microsoft Dynamics-logoet og Office 365 er varemærker tilhørende Microsoft-gruppen af virksomheder.