10 gode grunde. - derfor skal du vælge Office365

Transkript

1 10 gode grunde - derfor skal du vælge Office365

2 1. Bedre samarbejde på tværs af lokationer En stor del af arbejdsstyrken tilbringer i dag langt mere tid væk fra deres kontor end hidtil. Dine ansatte kan fx hurtigt slå op i CRM-systemet, når de kører fra det ene kundebesøg til det andet. Efter et møde ude i marken kan de fx også oprette og sende salgstilbud eller tilføje informationer på den enkelte kundes projekt, hvis de har online adgang til deres regnskabsprogram. Men hvis de har adgang til CRM-systemet og regnskabsprogrammet, når de er væk fra kontoret, hvorfor så ikke også have adgang til deres , kalender og andre vigtige dokumenter som Word, Excel, SharePoint osv.? Og hvorfor skal disse Microsoft Officeprogrammer kun være tilgængelig på deres arbejdscomputer, der ikke nødvendigvis slæbes med på kundebesøg eller med til hjemmet? Med Office365 har dine ansatte adgang til deres vigtigste dokumenter såsom, , kalender og meget mere, lige præcis fra den enhed som de ønsker (PC, Smartphone eller Tablet). Microsoft Office365 effektiviserer derfor din virksomheds produktivitet og hæver samtidig niveauet for kundeservice netop pga. der aldrig er informationer, der vil gå tabt. 2. Samme bruger på 5 forskellige enheder Det er kutyme blandt mange virksomheder i dag, at der bliver set positivt på begreberne flextid og arbejdet på hjemmekontoret. Dette betyder også, at du kan risikere at dine ansatte kører fra kontoret kl. 14 for at hente / bringe børn, hvorefter de så arbejder når disse er lagt i seng. Et andet scenarie er, at man lige skal nå at besvare en mail mens at børnene alligevel er i gang med svømmeundervisningen. Det er selvfølgelig ret bøvlet, at tage sin arbejdscomputer med i svømmehallen for at besvare denne mail. Løsningen med Office365 hedder, at hver bruger kan tilknytte deres licens på op til 5 forskellige enheder. Dette betyder at dine ansatte, ud over at have online adgang fra deres computer på arbejdskontoret, også kan knytte samme konto til deres arbejdstelefon (Smartphone), arbejdstablet, hjemme PC og den private tablet. Dine ansatte kan med andre ord hele tiden tjekke mails og andre vigtige dokumenter, hvis dette kræves uden for normal arbejdstid. På denne måde kan de 45 minutter til børnenes svømmetræning anvendes produktivt.

3 3. Spar penge på egen server og IT-afdeling Rigtig mange virksomheder vælger i dag at outsource deres IT til en anden virksomhed. Dette er naturligvis forståeligt, da man i stedet for at skulle vedligeholde egen server, og muligvis skulle betale et stort beløb up front hvis noget går galt, kan betale et fast månedligt beløb, hvor alt er inkluderet i prisen. Dette betyder dermed at en anden virksomhed varetager driften, backup og sørger for sikkerheden omkring dine data. Det kan dog være et stort skridt at tage, at overlade sikkerheden omkring sin virksomheds data til en anden virksomhed. Faktum er dog, at der ér mange penge at spare, og du kender 100% dine udgifter til IT og sikkerhed måned for måned. Det er samtidig ikke selv muligt at opretholde samme sikkerhedsniveau som en certificeret hostingudbyder kan tilbyde. Hostingvirksomheder der bærer Hostingmærket fra Brancheforeningen for IThostingvirksomheder, har topsikrede datacentre, der overholder alle krav til sikker hosting. Datacentrene overvåges 24 timer i døgnet året rundt, hvilket sikrer dine virksomhedsdata bedst muligt. 4. Altid adgang til nyeste version Når du lejer en af de mange forskellige Office365-pakker, for et i forvejen meget attraktivt beløb, er du samtidig sikret at du altid har adgang til den nyeste version af Microsoft Office. Dette betyder at dit Word, Excel, SharePoint osv. altid har en nyeste og bedste funktionalitet, for ikke at tale det rent designog layoutmæssige. Dette skyldes at opdatering til nyeste version allerede ér med i den pris du skal betale for den Office-pakke du vælger i dag. Et helt andet aspekt omkring dette er sikkerheden. Vælger du en Office365 løsning vil dine programmer aldrig blive forældet. Med i ordet forældet ligger der samtidig et hul til hackere og anden form for virus, der altså ikke med samme sandsynlighed vil kunne få adgang til dine vigtigste virksomhedsprogrammer når du anvender nyeste version. Et eksempel på dette er styresystemet Windows XP, som Microsoft ikke længere supporterer og vedligeholder. Forestil dig at din virksomhed for mange år siden investerede i Windows XP styresystemer til 500 ansatte. I dag vil dette være en tung byrde for dit IT budget at udskifte samtlige styresystemer udelukkende for at opretholde sikkerheden ikke desto mindre er det en nødvendighed, hvis man vil opretholde et vis sikkerhedsniveau. Med Office365 skal du altså ikke tænke på denne problematik hvilket er rart for både pengepungen og dine data.

4 5. Deling af dokumenter - SharePoint SharePoint er et genialt værktøj til dine ansatte, der arbejder i teams og flere arbejder på ét og samme projekt. SharePoint fungerer således, at de vigtige dokumenter uploades i skyen, hvor alle (med rettigheder) i teamet kan læse, ændre og downloade disse. Alle i teamet ved med andre ord det samme, da alle har og anvender de samme dokumenter / informationer fra skyen i SharePoint. Dette medfølger naturligvis at dine kunder aldrig vil modtage forældet information, der kan risikere at koste hele projektet. Det er let og simpelt at uploade filer til SharePoint. Dette fungerer som en simpel drag n drop-funktion, hvilket gør hele programmet meget brugervenligt. Selv når du om aftenen ligger og tænker på dette projekt og får en idé, kan du være sikker på, at du vil åbne den rigtige og nyeste fil via SharePoint. 6. Opret videokonferencer med hele verden Du kan tilmeld afholde møder med kontakter, der ikke anvender Lync. Dette klares med Lync web app, hvor du blot sender dem et link, og mødet vil åbnes i deres browser. Dette virker naturligvis også på din mobil også med video. Integration til Skype. Vil du chatte med personer, der sidder på Skype men hvor du anvender Lync er dette også muligt. Du kan også lave PC-til-PC opkald. Se hurtigt om dine kontakter er tilgængelige. Dine kontakters status i Lync ændres i takt med deres Outlook kalender. Dette betyder, at hvis de har en aftale i deres Outlook, vil de stå om Optaget i Lync på denne måde kan du ikke forstyrre dine kontakter midt i et vigtigt salgsmøde.

5 7. Du behøver ikke være online for at anvende Office365 Dette er en udbredt fordom omkring Microsoft Office365, at man hele tiden skal være online for at kunne tilgå programmerne. Det er rigtigt, at første gang du logger på din personlige Office365 skal være online altså have adgang til internettet. Herefter kan du selv vælge hvilke programmer som du ønsker at trække ned på dit eget skrivebord altså med ikon som du altid har været vant til. Hvis du anvender Sky Drive Pro kan du synkronisere dine mapper således, at det arbejde du laver offline (når du IKKE har adgang til Internettet) automatisk overføres til de samme dokumenter når du så igen har adgang til internettet. Du kan med andre ord altid arbejde i dine dokumenter eller oprette nye, der så tilføjes til din eller dit teams Sky Drive konto. 8. Nem justering af antallet af brugere Du arbejder måske i en virksomhed, hvor sæsonudsving ikke er unormalt. Forestil dig den mængde af ressourcer, som det normalt kræves ved at oplære nyansatte i forretningsprogrammer. Det geniale ved Office365 er, at programmerne som Word, Excel og Outlook også anvendes i det private dvs. i dine ansattes hjem. Chancen for at nyansatte derfor allerede kender til arbejdsgangen og menu strukturen i Office365 må derfor betegnes som værende til stede. Disse oplæringskroner kunne du passende anvende på andet mere værdibringende arbejde. Dertil kommer den reelle tilføjelse af disse nye brugere. Installation af nye brugere er i dag blevet så nemt, at brugeren selv kan klare dette endda med få klik og denne har nu adgang til Office på desktop. Der er dermed også penge at spare ved udgifterne til IT manden, der skal opsætte nye brugere.

6 9. Du betaler kun for hvad du behøver Alle virksomheder er ikke ens lige som deres forretningsbehov heller ikke er. Microsoft har derfor sammensat en række forskellige Officepakker, som du kan vælge mellem. Det giver god mening, at man kun betaler for hvad man behøver. Priserne starter fra 22,90 kr. pr. bruger pr. måned, hvor denne stadig kan knytte sin konto til fem forskellige enheder. Du betaler altså et fast beløb pr. måned, for forretningsprogrammer, der virkelig bringer værdi til din virksomhed og så skal du ikke en gang tænke på backup, sikkerhed eller versionsopdateringer alt er inkluderet i prisen. Du har ingen opstartsomkostninger ved Office365, og med hver bruger medfølger automatisk postkasser på 50 GB. 10. Du får naturligvis også support til Office365 Med i den månedlige pris er også support. Denne supportaftale laves med Microsoft, hvor den IT ansvarlige i din virksomhed kan ringe for at få support. Microsofts support sker fra Irland, hvorfra du primært vil blive mødt at engelsktalende IT supportere. Ønsker du derimod en supportaftale med en dansk leverandør, er dette naturligvis også muligt. For et fast beløb kan du fx lave en supportaftale med Inventio.IT A/S, hvor der supporteres via telefon. Der er med andre ord ingen undskyldning for at komme i gang med et rigtig forretningssystem i form af Office365. Dette vil gavne din virksomhed nu og i mange år frem både økonomisk i form af færre IT udgifter, men du vil også opleve en stigning i dine ansattes produktivitet.