TÅRNBY KOMMUNE. Åbent referat. til Økonomiudvalget

Transkript

1 TÅRNBY KOMMUNE Åbent referat til Økonomiudvalget Mødedato: Onsdag den 22. oktober 2014 Mødetidspunkt: 12:00 Mødelokale: Medlemmer: Afbud: 213, Mødelokale Henrik Zimino, Allan Andersen, Bjarne Thyregod, Brian Franklin, Carsten Fuhr, Frants Nielsen, Paw Karslund Allan Andersen, Brian Franklin

2 Indholdsfortegnelse Punkter til dagsorden Side 1. Godkendelse af dagsorden Meddelelser Overførsel af budget på serviceområde Rekreative områder Ekstern refusionsgennemgang Reviderede IT-sikkerhedsregler Afslag Dagpengerefusion Likviditetsoversigt efter Kassekreditreglen - oktober kvartal Opgørelse for kontrolenheden for 3. kvartal AAB, afd Bredagervej, finansiering af renovering af container og varmemesterplads Ansøgning om tilskud til Hjemmehjælpernes Ældreklub Indkøb af 2 biler til hjemmeplejen - LUKKET SAG Clara Service opkøbt - LUKKET SAG Tjenesterejse til Australien - LUKKET SAG Klage over medarbejder - LUKKET SAG Uansøgt afsked - LUKKET SAG Ansøgt afsked - LUKKET SAG Tjenstlig sanktion - LUKKET SAG Tjenstlig sanktion - LUKKET SAG Seniorordning - LUKKET SAG Orlovsansøgning - LUKKET SAG Nedsat timetal for lærere (aldersreduktion) i skoleåret 2014/ LUKKET SAG Nedsat timetal for lærer i skoleåret 2014/ LUKKET SAG...28 Bilagsoversigt

3 Økonomiudvalget d Godkendelse af dagsorden Åben sag Sagsnr.: 14/6191 Sagsansvarlig: cel.of Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin INDSTILLING Kommunalbestyrelsens Sekretariat anbefaler over for Økonomiudvalget, at 1. Dagsordenen godkendes. BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Godkendt. 2

4 Økonomiudvalget d Meddelelser Åben sag Sagsnr.: 14/6191 Sagsansvarlig: cel.of Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Ingen. 3

5 Økonomiudvalget d Overførsel af budget på serviceområde Rekreative områder Åben sag Sagsnr.: 14/27643 Sagsansvarlig: lcl.tf Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin RESUMÉ I forbindelse med ændringer i den autoriserede kontoplan fra Økonomi- og Indenrigsministeriet for serviceområdet Rekreative områder under Kultur- og Fritidsudvalget søges om overførsel af budgetbeløb mellem bevillingsniveauerne i UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Ifølge Indenrigs- og Økonomiministeriets autoriserede kontoplan skal alle budgetter under serviceområde Rekreative områder ligge under bevillingsniveau Grønne områder og naturpladser. Budgetter under bevillingsniveauerne Parker og legepladser, Skove og naturområder samt Strandområder søges overført til bevillingsniveau Grønne områder og naturpladser. ØKONOMI Grønne områder og naturpladser: Der søges om en tillægsbevilling på kr. og en indtægtsbevilling på kr. Parker og legepladser: Der søges en minusbevilling på kr. og en mindreindtægtsbevilling på kr. Skove og naturområder: Der søges en minusbevilling på kr. Strandområder: Der søges en minusbevilling på kr. Overførsel af budgetbeløb er budgetneutralt. INDSTILLING Teknisk Forvaltning indstiller til Økonomiudvalget /BGR 1. at budgetbeløb på bevillingsniveauerne Parker og legepladser, Skove og naturområder samt Strandområder overføres til bevillingsniveau Grønne områder og naturpladser i BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt. 4

6 Økonomiudvalget d Ekstern refusionsgennemgang Åben sag Sagsnr.: 14/26527 Sagsansvarlig: nhs.as Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin RESUMÉ Forvaltningen har indhentet tilbud om en no cure no pay gennemgang af sygedagpenge- og førtidspensionssager af hhv. Ascendi og Dataproces for at realisere refusionsindtægter fra tidligere år. De 2 firmaer skal have en andel i en eventuel refusionsindtægt, men risikerer omvendt at arbejde gratis. Forvaltningen har ikke ressourcemæssige muligheder for at udføre denne historiske refusionsgennemgang, men anbefaler i lyset af de mulige indtægter at indgå kontrakterne med de 2 firmaer, som også vil kunne afdække om man indhenter den korrekte refusion. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Forvaltningen kortlægger mulige modgående foranstaltninger herunder, hvordan indtægterne kan øges, og har indhentet tilbud fra 2 eksterne firmaer med erfaring i at afdække refusionspotentialer på førtidspensions- og sygedagpengeområdet i andre kommuner. De 2 firmaer tilbyder en gennemgang af tidligere refusionssager på de 2 områder efter det såkaldte no cure, no pay -princip, hvorved de skal have andel i gevinsten men også løber den fulde risiko, hvis gennemgangen ikke fører til noget. Forvaltningen kan ikke afse tid til en sådan historisk gennemgang af gamle sager på de pågældende områder uden at det vil påvirke serviceringen af borgerne og anbefaler derfor at indgå aftale med de 2 firmaer om at gennemføre gennemgangen efter no cure no pay -modellen. Udover et muligt økonomisk udbytte vil gennemgangen endvidere skabe klarhed over om forvaltningen får indhentet korrekt refusion på de pågældende områder. Konsulentfirmaerne Dataproces ApS og Ascendi har udviklet komplekse modeller til gennemgang af refusionshjemtagelseskriterier, og har solid erfaring med tilsvarende projekter i flere andre kommuner. Dataproces tilbyder en gennemgang af samtlige mellemkommunale betalinger på førtidspensionsområdet, med fokus på institutionsregelen og 6-årsregelen. Formålet er at identificere sager, hvor Tårnby Kommune betaler førtidspension til borgere, uden at der foreligger en betalingsforpligtigelse. Ascendi tilbyder en analyse af arbejdsgange for fuldstændig hjemtagelse af statsrefusioner på beskæftigelsesområdet, samt estimering af det samlede retmæssige refusionstilgodehavende ved implementering af indtægtssikringsinitiativer, for at sikre maksimal refusionstilgodehavende efter sygedagpengeloven og almindelige refusionsbestemmelser på beskæftigelsesområdet. Projektet forudsætter systemadgang fra Tårnby Kommunes side. De nødvendige adgange er undersøgt og afklaret med IT-afdelingen og kommunens IT-sikkerhedskoordinator, 5

7 Økonomiudvalget d således at de sikkerhedsmæssige foranstaltninger er i overensstemmelse med Tårnby Kommunes IT-sikkerhedspolitik og persondatalovens kapitel 11. Yderligere er behandling af oplysningerne underlagt lov om tavshedspligt i forvaltningslovens kapitel 8 og straffelovens f. Adgangen er testet af alle implicerede parter uden negative driftsmæssige konsekvenser. ØKONOMI Samlet estimeret besparelse er ca. 2.0 mio. Vederlaget vil maksimalt være 50 pct. af de fundne besparelser, således at der kan forventes et overskud på ca. 1. mio. Findes ingen besparelser, vil der ikke være tilknyttede udgifter for Tårnby Kommune. INDSTILLING Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget: /kam 1. At Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen indgår i kontrakt med Dataproces ApS omkring udgiftsoptimering af mellemkommunal refusion på førtidspensionsområdet. 2. At Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen indgår i kontrakt med Ascendi omkring indtægtsoptimering i forbindelse med hjemtagelse af statsrefusion på beskæftigelsesområdet. BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Tårnby Førtidspension, Institutionsreglen pdf /14 2 Åben Tårnby Førtidspension 6-årsreglen pdf /14 3 Åben Taarnby kontrakt refusioner 10oktober pdf /14 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt. 6

8 Økonomiudvalget d Reviderede IT-sikkerhedsregler Åben sag Sagsnr.: 14/14404 Sagsansvarlig: mes.of Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin RESUMÉ I juni 2014 igangsattes et arbejde med at revidere gældende IT-sikkerhedsregler. Formålet var dels at forenkle og skabe en mere logisk rækkefølge i sikkerhedsreglerne, dels at formulere reglerne mere tidssvarende. IT-sikkerhedsreglerne er nu gennemskrevet og målrettet mod brugerne i form af de kontrollerende myndigheder og sikkerhedsansvarlige i organisationen. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER I de nye sikkerhedsregler er følgende væsentlige ændringer indarbejdet: Afdelingslederen (den nærmeste leder) overtager en række praktiske funktioner i forhold til brugerstyringsarbejdet, men ansvaret for sikkerhedsarbejdet er fortsat forvaltningschefernes i samarbejde med den overordnede sikkerhedskoordinator. Skærpning af foranstaltninger i forbindelse med låst konto og tildeling at nyt password. ALG har behandlet forslaget vedr. de reviderede IT-sikkerhedsregler. ITsikkerhedsreglerne har ligeledes været forelagt CSU. Begge videresender til Økonomiudvalget med anbefaling. I Hjemmeplejen er der en særlig situation omkring akutoprettelse af adgang til Omsorgsjournalen via en kommunal computer, jf. vedlagte notat. I Tårnby Kommune er det kun IT sikkerhedsadministratoren, ansat i Organisations- og Personaleafdelingen, der kan tildele medarbejdere rettigheder til kommunens IT ned og adgang til diverse IT systemer. Da der i hjemmeplejen løbende opstår situationer, hvor en vikar indkaldes akut, og straks skal kunne benytte Omsorgsjournalen også uden for rådhusets åbningstid, er der behov for, at Økonomiudvalget vedtager en dispensation fra ITsikkerhedsreglerne. Dispensationen skal give mulighed for, at 5 betroede medarbejdere ansat i hjemmeplejen for dispensation til at oprette adgang og tildele rettigheder til Omsorgsjournalen. Efter godkendelse af de reviderede sikkerhedsregler vil O&P igangsætte implementering af ny digital autorisationsblanket. Blanketten vil dels forenkle arbejdsgangen og dels sikre at brugeres adgang til systemer målrettes i forhold til jobprofilen. INDSTILLING Organisations- og Personaleafdelingen indstiller overfor Økonomiudvalget, 7

9 Økonomiudvalget d at den reviderede IT-sikkerhedsregler godkendes og implementeres indenfor Tårnby Kommunes ressort. 2. at der dispenseres for IT-sikkeerhedsreglerne i Hjemmeplejen, sådan at 5 betroede medarbejdere - lokale administratorer i Hjemmeplejen - får autorisation til hurtigt at oprette vikarer ved særlige omstændigheder. BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Sikkerhedsregler - i notat til ALG august /14 2 Åben Bilag til sikkerhedsregler - undtalgelse i hjemmeplejen /14 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt. 8

10 Økonomiudvalget d Afslag Dagpengerefusion Åben sag Sagsnr.: 02/464 Sagsansvarlig: mbv.of Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin RESUMÉ Dagpengerefusion hjemtages i bopælskommunen for de medarbejdere i kommunen, der har været syge i mere end 30 dage i træk. Refusion hjemtages af Organisations- og Personaleafdelingen. Der er modtaget afslag på i alt kr. for perioden UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Jf. lovgivningen kan bopælskommunen give afslag på refusion af forskellige årsager. De modtagne afslag fordeler sig på 3 typer af afslag. 1. Der er givet afslag pga. at nyansatte medarbejdere ikke opfylder beskæftigelseskravet på 120 timer indenfor de sidste 13 uger iht. dagpengelovens Af denne årsag er der givet på i alt kr. hvilket er et fald på kr. i forhold til sidste periode, hvor der var givet afslag på i alt kr. En af årsagerne til dette fald, kan skyldes at de ledige som i tidligere periode nu har opnået beskæftigelse på 120 timer indenfor de sidste 13 uger. 2. Der er givet afslag i iht. til sygedagpengelovens 7. dvs. sygemeldte der ikke opfylder betingelserne for uarbejdsdygtighed. Dette vedr. typisk fravær pga. dårligt arbejdsmiljø/mistrivsel, som skønnes til at være årsagen til fraværet. Af denne årsag er der givet afslag på i alt i kr , hvilket svarer til en stigning på kr. i forhold til sidste periode. Årsagen til denne stigning vurderes at have tilknytning til nogle få personalesager med lange sygemeldinger inden og i opsigelsesperioden. 3. Der er givet pga. for sen anmeldt fravær, hvilket oftest skyldes af fraværet ikke har været indberettet i fraværssystemet umiddelbart efter medarbejderens 1. fraværsdag. Af denne årsag er der givet afslag på i alt kr. hvilket svare til et fald på kr. i forhold til sidste periode. Dette fald antages at skyldes det nye lønsystem som gør det muligt for Organisations- og Personaleafdelingen kan have mere kontrol med dagpengerefusion. Samt at Organisations- og Personaleafdelingen har øget bevågenheden overfor de konkrete afslag som evt. skulle komme via drøftelser med det pågældende arbejdssted. 9

11 Økonomiudvalget d INDSTILLING Organisations- og Personaleafdelingen indstiller overfor Økonomiudvalget, at ovennævnte tages til efterretning. BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Afslag for dagpengerefusion /14 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Til efterretning. 10

12 Økonomiudvalget d Likviditetsoversigt efter Kassekreditreglen - oktober kvartal 2014 Åben sag Sagsnr.: 14/31188 Sagsansvarlig: heh.of Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin RESUMÉ Obligatorisk likviditetsoversigt efter Kassekreditreglen pr. 1. oktober 2014 indberettes til Indenrigs- og Økonomiministeriet efter politisk behandling jf. ministeriets brev af 3. december INDSTILLING Økonomi- og Planlægningsafdelingen anbefaler over for Økonomiudvalget, at jse 1. orienteringen tages til efterretning. BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Likviditetsoversigt efter kassekreditreglen /14 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Til efterretning. 11

13 Økonomiudvalget d Opgørelse for kontrolenheden for 3. kvartal 2014 Åben sag Sagsnr.: 14/31000 Sagsansvarlig: jgu.of Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin RESUMÉ Vedlagt fremsendes opgørelse for kontrolenheden for 3. kvartal Kontrolenheden har for 3. kvartal 2014 udfærdiget opgørelse over sager, hvor borgerne har modtaget sociale ydelser uretmæssigt, eller hvor der er mistanke om, at borgerne har modtaget sociale ydelser uretmæssigt. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Kontrolenheden har i 3. kvartal 2014 modtaget 52 sager fra henholdsvis borgere, andre afdelinger på Rådhuset, SKAT og Udbetaling Danmark. Henvendelserne er fordelt på nedenstående kategorier: Henvendelser vedr. evt. samliv samtidig med udbetaling af ydelser til enlig forsørgere Modtaget 8 sager Færdiggjort 6 sager med ingen besparelse 2 sager er under fortsat behandling Registersamkøring fra Udbetaling Danmark Modtaget 10 sager Færdiggjort 9 sager med ingen besparelse 1 sag er under fortsat behandling Henvendelser vedr. dobbelt forsørgelse, hvor borgeren fx har modtaget arbejdsindtægter samtidig med udbetaling af kontanthjælp Modtaget 24 sager Færdiggjort 18 sager med et samlet tilbagebetalingskrav på ,58 6 sager er under fortsat behandling Henvendelser vedr. dobbelt forsørgelse, hvor borgeren fx har modtaget arbejdsindtægter samtidig med udbetaling af sygedagpenge 12

14 Økonomiudvalget d Modtaget 6 sager Færdiggjort 3 sager med et samlet tilbagebetalingskrav på kr ,- 3 sager er under fortsat behandling Henvendelser vedr. bopælsmæssig tilknytning Modtaget 4 sager Færdiggjort 3 sager med ingen besparelse 1 sag er under fortsat behandling Der er således for perioden 1. juli til 30. september 2014 et samlet tilbagebetalingskrav på kr ,58. Derudover er 14 sager fra 2. kvartal 2014 færdigekspederet, og det bevirkede, at 11 sager blev færdiggjort med et tilbagebetalingskrav på kr ,64 og en årlig besparelse på kr ,- INDSTILLING Kommunalbestyrelsens sekretariat indstiller overfor Økonomiudvalget, jse 1. at opgørelsen for 3. kvartal 2014 for kontrolenheden tages til efterretning. BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Til efterretning. 13

15 Økonomiudvalget d AAB, afd Bredagervej, finansiering af renovering af container og varmemesterplads Åben sag Sagsnr.: 13/33772 Sagsansvarlig: bmi.of Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin RESUMÉ AAB har på vegne afdeling 112, Bredagervej, ansøgt om kommunens godkendelse af lånefinansiering af projekt vedrørende renovering af container- og varmemesterplads. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Vedrørende containerplads: Der foretages indhegning af pladsen, herunder nedgravning af dagrenovationscontainer. Arbejdet betyder, at ansatte og beboere får en mere ergonomisk mulighed for at smide affald i containeren. Derved imødekommes Arbejdstilsynet, som har påpeget, at låger i containeren sidder for højt, når man skal nedkaste affald. Desuden omlægges stikvejen til pladsen, så den kan klare tung trafik. Vedrørende varmemesterplads: Der foretages overdækning og indhegning af pladsen. Arbejdet giver de ansatte og beboerne bedre vilkår til sortering af affald. Maskiner og materiel har bedst af at stå i tørvejr. Projektets samlede udgift er på kr. Heraf finansieres kr. ved tilskud fra Landsbyggefonden. De resterende kr. skaffes ved realkreditlån. Låneoptagelsen vil medføre en huslejestigning på 2%. Den nuværende gennemsnitsleje er 602 kr./m2. Efter låneoptagelsen vil lejen således udgøre 614 kr./m2. Der er 160 boliger i afdelingen. LOVGRUNDLAG Lov om almene boliger 29 ØKONOMI Der stilles ikke krav om kommunal garanti. INDSTILLING Kommunalbestyrelsens Sekretariat indstiller til Økonomiudvalget, jse 1) at godkende, at AAB på vegne af afdeling Bredagervej optager realkreditlån på kr. til finansiering af renovering af container- og varmemesterplads. 14

16 Økonomiudvalget d BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben ans fra AAB /14 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt. 15

17 Økonomiudvalget d Ansøgning om tilskud til Hjemmehjælpernes Ældreklub Åben sag Sagsnr.: 14/31940 Sagsansvarlig: mhe.of Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin RESUMÉ Hjemmehjælpernes Ældreklub i Kastrup/Tårnby ansøger om tilskud til afholdelse af deres årlige arrangementer. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Gennem en årrække har Tårnby Kommune ydet tilskud til Hjemmehjælpernes Ældreklub med 90 kr. pr. medlem. Ældreklubben har 27 medlemmer. ØKONOMI Der er sidste år ydet et tilskud på 90 kr. pr. pensionist. Ved et tilskud på 90 kr. pr. pensionist vil udgiften i 2014 være på kr. Udgiften afholdes over kontoen Diverse tilskud. INDSTILLING Kommunalbestyrelsens Sekretariat anbefaler over for Økonomiudvalget, 1. at Hjemmehjælpernes Ældreklub i lighed med tidligere år bevilges tilskud til deres arrangementer med 90 kr. pr. medlem, i alt kr. jse BILAGSFORTEGNELSE: 1 Lukket 2 Lukket BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt. 16

18 Økonomiudvalget d Indkøb af 2 biler til hjemmeplejen - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 14/852 Sagsansvarlig: aej.do.tf Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin 17

19 Økonomiudvalget d Clara Service opkøbt - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 14/32416 Sagsansvarlig: mta.sf Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin 18

20 Økonomiudvalget d Tjenesterejse til Australien - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 14/31737 Sagsansvarlig: cpl.hb.uk Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin 19

21 Økonomiudvalget d Klage over medarbejder - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 02/1098 Sagsansvarlig: TPE.OF Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin 20

22 Økonomiudvalget d Uansøgt afsked - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 14/24871 Sagsansvarlig: mth.of Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin 21

23 Økonomiudvalget d Ansøgt afsked - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 03/506 Sagsansvarlig: MHY.OF Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin 22

24 Økonomiudvalget d Tjenstlig sanktion - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 14/19975 Sagsansvarlig: jhd.of Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin 23

25 Økonomiudvalget d Tjenstlig sanktion - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 10/3949 Sagsansvarlig: MHY.OF Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin 24

26 Økonomiudvalget d Seniorordning - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 07/3783 Sagsansvarlig: TPE.OF Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin 25

27 Økonomiudvalget d Orlovsansøgning - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 11/4272 Sagsansvarlig: TPE.OF Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin 26

28 Økonomiudvalget d Nedsat timetal for lærere (aldersreduktion) i skoleåret 2014/ LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 13/25555 Sagsansvarlig: MHY.OF Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin 27

29 Økonomiudvalget d Nedsat timetal for lærer i skoleåret 2014/ LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 13/25555 Sagsansvarlig: MHY.OF Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin 28

30 Økonomiudvalget d Bilagsoversigt 4. Ekstern refusionsgennemgang 1. Tårnby Førtidspension, Institutionsreglen pdf (181953/14) 2. Tårnby Førtidspension 6-årsreglen pdf (181952/14) 3. Taarnby kontrakt refusioner 10oktober pdf (181951/14) 5. Reviderede IT-sikkerhedsregler 1. Sikkerhedsregler - i notat til ALG august 2014 (144681/14) 2. Bilag til sikkerhedsregler - undtalgelse i hjemmeplejen (185286/14) 6. Afslag Dagpengerefusion 1. Afslag for dagpengerefusion 40 (45763/14) 7. Likviditetsoversigt efter Kassekreditreglen - oktober kvartal Likviditetsoversigt efter kassekreditreglen (175206/14) 9. AAB, afd Bredagervej, finansiering af renovering af container og varmemesterplads 1. ans fra AAB (182855/14) 10. Ansøgning om tilskud til Hjemmehjælpernes Ældreklub 1. (Lukket bilag) 2. (Lukket bilag) 29

31 Bilag: 4.1. Tårnby Førtidspension, Institutionsreglen pdf Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 22. oktober Kl. 12:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

32 Kontrakt mellem Tårnby Kommune Amager Landevej Kastrup EAN-nummer: (i det følgende benævnt Tårnby Kommune) og Dataproces ApS Skalhuse Nibe CVR: (i det følgende benævnt Dataproces) om gennemgang af mellemkommunal refusion: Institutionsreglen

33 Institutionsreglen september OPGAVEN Dataproces har til opgave at gennemgå samtlige Tårnby Kommunes mellemkommunale betalinger på førtidspension. Undersøgelsens formål er at identificere sager, hvor Tårnby Kommune betaler for førtidspension til borgere, som Tårnby Kommune ikke har betalingsforpligtelsen for. Der er fokus på institutionsreglen (retssikkerhedslovens 9c, stk. 2-4). Ved projektets afslutning afleveres en liste med personnumre og de beløb, der kan hentes mellemkommunal refusion på. Desuden afleveres en komplet beskrivelse af, hvem regningen skal sendes til, og hvilke paragraffer der henvises til. Ved afleveringsforretningen bestemmer Tårnby Kommune selv, om den eventuelt ikke ønsker at forfølge den enkelte sag. Tårnby Kommune har mulighed for at selv at foretage opkrævningerne i henhold til listen eller at lade Dataproces sende opkrævningerne. Listen indeholder de sager, som Dataproc es umiddelbart vurderer som juridisk eller bevismæssigt uproblematiske. I det omfang de udlagte betalingskommuner har spørgsmål til regningerne, er Dataproces forpligtiget til at håndtere disse henvendelser. Dataproces er forpligtiget til at forfølge sagerne indtil det tidspunkt, hvor de er betalte, eller hvor de droppes, fordi det mod forventning viser sig, at de efter Dataproces vurdering ikke kan gennemføres til et positivt resultat. Såfremt der i løbet af undersøgelsen viser sig sager, som Dataproces vurderer som hvilende på tvivlsom jus, eller som efter den i samarbejde med Tårnby Kommune foretagne sagsoplysning viser sig at indeholde svære bevismæssige temaer, og som på baggrund heraf må forventes at være særligt ressourcekrævende for Dataproces, vil disse sager blive tilbudt Tårnby Kommune ført på en særskilt kontrakt for hver enkelt sag på no cure, no pay-basis. I disse kontrakter vil Dataproces vederlag først forfalde i det øjeblik, det i sagen krævede beløb er endeligt afregnet til Tårnby Kommune. Denne undersøgelse består dels af en databehandlingsdel, hvori der genereres en positivliste over førtidspensionister, hvis sager erfaringsmæssigt kan have givet anledning til fejlagtige mellemkommun ale betalingsforhold, dels af en manuel sagsgennemgang, hvori de enkelte sagers faktum undersøges og vurderes i forhold til sagens jus. Sidstnævnte del af sagsbehandlingen er en juridisk ydelse. Denne del fylder kvantitativt den langt overvejende del af Dataproces opgaver i henhold til kontrakten. Udbudsretligt er undersøgelsen således en juridisk ydelse omfattet af udbudsdirektivets bilag II b og dermed ikke omfattet af udbudsreglerne i udbudsdirektivet. Den er heller ikke omfattet hverken af udbudspligten i tilbudsloven, jfr. dennes 15a, eller annonceringspligten, jfr. 1 i lov nr.1234 af Side 2 af 8

34 Institutionsreglen september TIDSPLAN OG VARIGHED 2.1 Opgavens start Opgaven påbegyndes ved underskrift af denne kontrakt. 2.2 Opgavens afslutning Dataproces forpligter sig til at aflevere den i punkt 1 nævnte liste senest 6 måneder efter underskrift af denne kontrakt. Opgaven er endeligt afsluttet i det øjeblik, der ikke er udestående fordringer på baggrund af listen mellem enten Tårnby Kommune og en kommunal modpart eller Tårnby Kommune og Dataproces. 3. SAMARBEJDE OG TÅRNBY KOMMUNES MEDVIRKEN 3.1 Samarbejde Dataproces skal i nødvendigt og rimeligt omfang indgå samarbejde med Tårnby Kommune. Dataproces skal herunder, på Tårnby Kommunes anmodning, deltage i møder med Tårnby Kommune om opgavens tilrettelæggelse og udførelse. 3.2 Tårnby Kommunes medvirken Tårnby Kommune er forpligtet til i videst mulig udstrækning at medvirke til, at Dataproces rent praktisk opnår det antal adgange til Tårnby Kommunes IT-systemer, som af Dataproces under hensyntagen til kontraktens punkt 6 betragter som nødvendige for opgavens udførelse, samt at medvirke til indhentelse af oplysninger fra eksterne myndigheder. Herudover er Tårnby Kommune alene forpligtet til at medvirke til opgavens udførelse, hvis kommunen ligger inde med oplysninger eller data, der er nødvendige til opgavens udførelse eksempelvis fysiske journalark. I dette tilfælde er kommunen forpligtet til at oplyse de enke lte sager i samarbejde med Dataproces medarbejdere. Det forventes, at dette kun i meget begrænset omfang vil være tilfældet. Dataene opbevares og behandles hos Dataproces. 4. VEDERLAG OG BETALINGSBETINGELSER 4.1 Vederlag generelt Det samlede vederlag udgør 25 pct. af det beløb, der kan sendes regninger for ved afleveringsforretningen, jfr. punkt 4.2. Betalingen skal tillægges moms. Sammenlagt for kontrakten kan vederlaget dog maksimalt udgøre kr ,00 ekskl. moms. Side 3 af 8

35 Institutionsreglen september 2014 Alle former for udgifter og omkostninger, udover omkostninger ved levering af data, er indeholdt i det samlede vederlag. Herunder eventuelle omkostninger til rejser, hotelophold, sekretærbistand, oversættelse og kontorhold i forbindelse med opgavens udførelse. 4.2 Beregning af vederlag Når det ved afleveringsforretningen af den liste, der er nævnt i kontraktens punkt 1 er blevet aftalt, hvilke sager, der skal forfølges, og om Tårnby Kommune eller Dataproces skal gøre dette, opgøres Dataproces vederlag i henhold til punkt 4.1 på baggrund af disse sager. Vederlaget faktureres på dette tidspunkt. Hvis det viser sig, at der er beløb, som ikke kan berigtiges, fordi de viser sig at være fejlagtige, eller fordi sagen senere må droppes på grund af nytilkomne bevisligheder eller tabes ved en afgørelsesinst ans, jfr. kontraktens punkt 1, foretages en ny vederlagsberegning med procentsatsen fastsat i punkt 4.1 Differencen mellem det betalte vederlag og det efterfølgende beregnede vederlag tilbagebetales af Dataproces. Reklamation vedrørende forkert fakturering skal ske senest 1 år efter fakturadatoen. 4.3 Betalingsbetingelser Betaling forfalder 30 dage efter, at Tårnby Kommune har modtaget fyldestgørende faktura. Ved forsinket betaling er Dataproces berettiget til at beregne renter i henhold til renteloven. 5. FORSINKELSE 5.1 Generelt Overskrider Dataproces en af de fastsatte frister, foreligger der forsinkelse. Såfremt Dataproces må forudse, at der er risiko for forsinkelse, skal Dataproces straks underrette Tårnby Kommune herom, samt om baggrunden herfor og den forventede tidsmæssige varighed for opga vens færdiggørelse. Såfremt Dataproces arbejde forsinkes som følge af mangelfuld medvirken fra Tårnby Kommune, er Dataproces forpligtet til straks at advisere Tårnby Kommune herom. Adviseres Tårnby Kommune ikke straks, fortaber Dataproces retten til at gøre indsigelser begrundet i forsinkelser, der skyldes dette forhold. Side 4 af 8

36 Institutionsreglen september PERSONDATARET OG TAVSHEDSPLIGT (DATABEHANDLERAFTALE OG DATABEHANDLERINSTRUKS) Som integreret del af kontrakten indgår Tårnby Kommune og Dataproces denne databehandleraftale, jfr. persondatalovens kapitel 11: Dataproces handler som databehandler og Tårnby Kommune som dataansvarlig i henhold persondatalovens 42, når Dataproces foretager behandling af personoplysninger i medfør af kontrakten. Dataproces overholder de til enhver tid gældende regler og forskrifter for behandling af personoplysninger under kontrakten, herunder: Lov nr. 429 af 31/05/2000 med senere ændringer om behandling af personoplysninger (Persondataloven) Bekendtgørelse nr. 528 af 15/06/2000 med senere ændringer (Sikkerhedsbekendtgørelsen) Vejledning nr. 37 af 02/04/2001 til bekendtgørelse nr. 528 af 15/ (Sikkerhedsvejledningen) Indenrigs- og Sundhedsministeriets standardvilkår for offentlige myndigheders adgang til CPR Med henblik på varetagelse af Tårnby Kommunens opgaver i henhold til kontrakten tildeles Dataproces et antal adgange til kommunens terminalsystemer efter nærmere aftale. Dataproces må ikke behandle yderligere data via adgangen til Tårnby Kommunes systemer, end det er nødvendigt til varetagelse af kommunens opgaver ifølge kontrakterne, jfr. persondatalovens 5, stk. 3. Dataproces har efter 7 i sikkerhedsbekendtgørelsen pligt til at fastsætte og gennemføre de i sikkerhedsbekendtgørelsen krævede interne bestemmelser om sikkerhedsforanstaltninger. Tårnby Kommune kan til enhver tid kræve at få udleveret kopi af de interne sikkerhedsforskrifter. Tårnby Kommune eller en af denne udpeget tredjemand (revisionsfirma e.l.) - samt Datatilsynet - er berettiget til når som helst at komme på uanmeldt kontrolbesøg hos Dataproces for at konstatere, om Dataproces overholder denne erklæring og gældende lovgivning. Dataproces henviser i denne forbindelse erklæringer og yderligere relevant materiale vedrørende virksomhedens forhold til persondataretten på Databehandleren handler alene efter instruks fra den dataansvarlige. Den dataansvarlige afgør under hensyntagen til kontraktens punkt 3.2, til hvilke formål og hvordan, der må foretages behandling af personoplysninger. Denne databehandleraftale og databehandlerinstruks kan til enhver tid ændres uden varsel, såfremt ændringen er nødvendig for at overholde de til enhver tid gældende regler og forskrifter for behandling af personoplysninger, herunder overholde ændringer i persondataloven, sikkerhedsbekendtgørelsen og sikkerhedsvejledningen. Side 5 af 8

37 Institutionsreglen september 2014 Dataproces er underlagt reglerne om tavshedspligt i forvaltningslovens kapitel 8 og straffelovens f. Oplysninger, Dataproces har fået adgang til som databehandler for Tårnby Kommune, må ikke videregives til tredjemand, medmindre dette er påkrævet ifølge gældende lovgivning eller aftale med Tårnby Kommune. De data, Dataproces ekstraherer, indsamler og viderebehandler herunder aggregerer på firmaets egne computere, må ikke opbevares længere end nødvendigt af hensyn til de formål, hvortil de er indsamlet. Som underdatabehandler vedrørende drift, service og backup på de servere, der bruges af Dataproces, anvendes 24-7 Data, Mellemgade 5D, 9240 Nibe. Den databehandling, Dataproces foretager i henhold til denne kontrakt er anmeldelsespligtig i forhold til Datatilsynet, jfr. persondatalovens 43 og 45. I medfør af persondatalovens 43, stk. 1, 2. pkt. bemyndiges Dataproces til at foretage anmeldelsen på Tårnby Kommunes vegne. Tårnby Kommune oplyser i denne forbindelse til Dataproces navn og arbejdstelefonnummer og adresse på den medarbejder i kommunen, der skal opgives som kontaktperson i forhold til Datatilsynet. 7. PRAKTISK IMPLEMENTERING AF ADGANGEN TIL DATA 7.1 Systemadgange Følgende systemadgange er som minimum nødvendige til varetagelse af Dataproces opgaver i henhold til denne kontrakt, for 3-4 brugere: KMD Social Pension, programmerne Opsætning og Sagsdel, følgende roller til en se -adgang: o Brugerprofilen 4-SOP-LÆS2 (pension), som indeholder flg. rolleprofiler: WSOP-ADM-S Web-sop: Se kommuneopsætningsoplysninger WSOP-SAG-S Web-sop: Se alle sagsoplysninger KMD KMF: Brugerprofilen KMF-SE, som indeholder flg. rolleprofiler: o KMF-KOM-SE: Se alt i Kommunal MedFinansiering for kommunen KMD ØS (tidligere økonomiprogram) Opus. Rollebaseret indgang og/eller SAP(P01): o Læseadgang, den almindelige revisionsadgang, hvor der kan slås op i posteringer efter ydelsesmodtager (FIB075/zfi_modt_opl). CPR Søg (web-adgang til cpr.dk) Side 6 af 8

38 Institutionsreglen september 2014 Derudover foretrækkes det, at der sikres adgang til mail og/eller en mappe til et fællesdrev, hvilket sikrer nem og sikker kommunikation i forbindelse med sager med personhenførbart indhold. Endvidere ønskes det, at Word og Excel stilles til rådighed. 7.2 Sikring af persondata Der laves et udtræk af førtidspensionsbetalinger fra KMD Social Pension. Ligeledes bestilles et udtræk fra cpr.dk med adressehistorik på alle førtidspensionister. Disse data sammenflettes til en positivliste. De tte arbejde udføres af den kommuneansvarlige fra Dataproces, hvorefter positivlisten med de alene for den manuelle sagsgennemgang strengt nødvendige oplysninger videregives til de medarbejdere, der skal arbejde på projektet. Computerne, hvorpå arbejdet foretages, er sikret ved sikker internetopkobling, krypteret harddisk, samt antivirus- og spywareprogrammer samt firewall, jf. revisionsrapporten om IT-sikkerhed i Dataproces (dog er programspecifikationerne overstreget af sikkerhedshensyn). Revisionser klæringen er vedlagt som bilag 1. I forbindelse med den manuelle sagsgennemgang tilgås økonomisystemerne og cpr.dk på enkeltkliksbasis med hensyn til visse posteringer i de enkelte sager. Alt data, der trækkes, ligger på kommunens server. Alle handlinger, Dataproces i denne forbindelse udfører, bliver logget i Tårnby Kommunes lognings system. Efter den endelige løsning af opgaven slettes al personhenførbar data på Dataproces servere og medarbejdernes computere i overensstemmelse med kontraktens punkt 6. Dataproces forestår ligeledes anmeldelsen af behandlingen til Datatilsynet i overensstemmelse med kontraktens punkt FORTROLIGHED Alt materiale og alle oplysninger, Tårnby Kommune modtager fra Dataproces i forbindelse med udførelsen af nærværende opgave, og som indeholder direkte eller indirekte specifikationer af Dataproces arbejdsprocedurer (eksempelvis nærværende kontrakt, sagsreferater, afleveringsliste og undervisningsmateriale), er at betragte som fortroligt og må ikke vises eller på anden måde oplyses til trediemand, med mindre videregivelse sker til varetagelse af en kommunen i lovgivningen eller på anden vis påhvilende pligt. Side 7 af 8

39 Institutionsreglen september IKRAFTTRÆDEN OG OPSIGELSE Nærværende kontraktudkast er at betragte som et tilbud, der gælder to måneder fra datoen for Dataproces repræsentants underskrift i kontraktens punkt 9. Kontrakten træder i kraft ved rettidig underskrift fra Tårnby Kommunes repræsentant. Kontrakten er uopsigelig. Såfremt Tårnby Kommune konstaterer væsentlige mangler i opgavens udførelse eller samarbejdet i øvrigt, og såfremt disse mangler, efter skriftlig meddelelse til Dataproces, ikke afhjælpes inden for en udbedringsfrist af minimum 30 dage, kan kontrakten ophæves. 11. UNDERSKRIFTER Kontrakten underskrives i to eksemplarer, hvoraf et opbevares af Tårnby Kommune, og et opbevares af Dataproces. Tårnby Kommune, den / - Dataproces, den _10_/_09_-_2014 For Tårnby Kommune (blokbogstaver) _KJARTAN JENSEN For Dataproces (blokbogstaver) Underskrift Underskrift Side 8 af 8

40 Bilag: 4.2. Tårnby Førtidspension 6-årsreglen pdf Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 22. oktober Kl. 12:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

41 Kontrakt mellem Tårnby Kommune Amager Landevej Kastrup EAN-nummer: (i det følgende benævnt Tårnby Kommune) og Dataproces ApS Skalhuse Nibe CVR: (i det følgende benævnt Dataproces) om gennemgang af mellemkommunal refusion: 6-årsreglen

42 6-årsreglen september OPGAVEN Dataproces har til opgave at gennemgå samtlige Tårnby Kommunes mellemkommunale betalinger på førtidspension. Undersøgelsens formål er at identificere sager, hvor Tårnby Kommune betaler for førtidspension til borgere, som Tårnby Kommune ikke har betalingsforpligtelsen for. Der er fokus på 6-årsreglen (retssikkerhedslovens 9c, stk. 7). Ved projektets afslutning afleveres en liste med personnumre og de beløb, der kan hentes mellemkommunal refusion på. Desuden afleveres en komplet beskrivelse af, hvem regningen skal sendes til, og hvilke paragraffer der henvises til. Ved afleveringsforretningen bestemmer Tårnby Kommune selv, om den eventuelt ikke ønsker at forfølge den enkelte sag. Tårnby Kommune har mulighed for at selv at foretage opkrævningerne i henhold til listen eller at lade Dataproces sende opkrævningerne. Listen indeholder de sager, som Dataproces umiddelb art vurderer som juridisk eller bevismæssigt uproblematiske. I det omfang de udlagte betalingskommuner har spørgsmål til regningerne, er Dataproces forpligtiget til at håndtere disse henvendelser. Dataproces er forpligtiget til at forfølge sagerne indtil det tidspunkt, hvor de er betalte, eller hvor de droppes, fordi det mod forventning viser sig, at de efter Dataproces vurdering ikke kan gennemføres til et positivt resultat. Såfremt der i løbet af undersøgelsen viser sig sager, som Dataproces vurderer so m hvilende på tvivlsom jus, eller som efter den i samarbejde med Tårnby Kommune foretagne sagsoplysning viser sig at indeholde svære bevismæssige temaer, og som på baggrund heraf må forventes at være særligt ressourcekrævende for Dataproces, vil disse sager blive tilbudt Tårnby Kommune ført på en særskilt kontrakt for hver enkelt sag på no cure, no pay-basis. I disse kontrakter vil Dataproces vederlag først forfalde i det øjeblik, det i sagen krævede beløb er endeligt afregnet til Tårnby Kommune. Denne undersøgelse består dels af en databehandlingsdel, hvori der genereres en positivliste over førtidspensionister, hvis sager erfaringsmæssigt kan have givet anledning til fejlagtige mellemkommun ale betalingsforhold, dels af en manuel sagsgennemgang, hvori de enkelte sagers faktum undersøges og vurderes i forhold til sagens jus. Sidstnævnte del af sagsbehandlingen er en juridisk ydelse. Denne del fylder kvantitativt den langt overvejende del af Dataproces opgaver i henhold til kontrakten. Udbudsretligt er undersøgelsen således en juridisk ydelse omfattet af udbudsdirektivets bilag II b og dermed ikke omfattet af udbudsreglerne i udbudsdirektivet. Den er heller ikke omfattet hverken af udbudspligten i tilbudsloven, jfr. dennes 15a, eller annonceringspligten, jfr. 1 i lov nr.1234 af Side 2 af 9

43 6-årsreglen september TIDSPLAN OG VARIGHED 2.1 Opgavens start Opgaven påbegyndes ved underskrift af denne kontrakt. 2.2 Opgavens afslutning Dataproces forpligter sig til at aflevere den i punkt 1 nævnte liste senest 6 måneder efter underskrift af denne kontrakt. Opgaven er endeligt afsluttet i det øjeblik, der ikke er udestående fordringer på baggrund af listen mellem enten Tårnby Kommune og en kommunal modpart eller Tårnby Kommune og Dataproces. 3. SAMARBEJDE OG TÅRNBY KOMMUNES MEDVIRKEN 3.1 Samarbejde Dataproces skal i nødvendigt og rimeligt omfang indgå samarbejde med Tårnby Kommune. Dataproces skal herunder, på Tårnby Kommunes anmodning, deltage i møder med Tårnby Kommune om opgavens tilrettelæggelse og udførelse. 3.2 Tårnby Kommunes medvirken Tårnby Kommune er forpligtet til i videst mulig udstrækning at medvirke til, at Dataproces rent praktisk opnår det antal adgange til Tårnby Kommunes IT-systemer, som af Dataproces under hensyntagen til kontraktens punkt 6 betragter som nødvendige for opgavens udførelse, samt at medvirke til indhentelse af oplysninger fra eksterne myndigheder. Herudover er Tårnby Kommune alene forpligtet til at medvirke til opgavens udførelse, hvis kommunen ligger inde med oplysninger eller data, der er nødvendige til opgavens udførelse eksempelvis fysiske journalark. I dette tilfælde er kommunen forpligtet til at oplyse de enke lte sager i samarbejde med Dataproces medarbejdere. Det forventes, at dette kun i meget begrænset omfang vil være tilfældet. Dataene opbevares og behandles hos Dataproces. 4. VEDERLAG OG BETALINGSBETINGELSER 4.1 Vederlag generelt Det samlede vederlag udgør 25 pct. af det beløb, der kan sendes regninger for ved afleveringsforretningen, jfr. punkt 4.2. Betalingen skal tillægges moms. Sammenlagt for kontrakten kan vederlaget dog maksimalt udgøre kr ,00 ekskl. moms. Side 3 af 9

44 6-årsreglen september 2014 Alle former for udgifter og omkostninger, udover omkostninger ved levering af data, er indeholdt i det samlede vederlag. Herunder eventuelle omkostninger til rejser, hotelophold, sekretærbistand, oversættelse og kontorhold i forbindelse med opgavens udførelse. 4.2 Beregning af vederlag Når det ved afleveringsforretningen af den liste, der er nævnt i kontraktens punkt 1 er blevet aftalt, hvilke sager, der skal forfølges, og om Tårnby Kommune eller Dataproces skal gøre dette, opgøres Dataproces vederlag i henhold til punkt 4.1 på baggrund af disse sager. Vederlaget faktureres på dette tidspunkt. Hvis det viser sig, at der er beløb, som ikke kan berigtiges, fordi de viser sig at være fejlagtige, eller fordi sagen senere må droppes på grund af nytilkomne bevisligheder eller tabes ved en afgørelsesinst ans, jfr. kontraktens punkt 1, foretages en ny vederlagsberegning med procentsatsen fastsat i punkt 4.1 Differencen mellem det betalte vederlag og det efterfølgende beregnede vederlag tilbagebetales af Dataproces. Reklamation vedrørende forkert fakturering skal ske senest 1 år efter fakturadatoen. 4.3 Betalingsbetingelser Betaling forfalder 30 dage efter, at Tårnby Kommune har modtaget fyldestgørende faktura. Ved forsinket betaling er Dataproces berettiget til at beregne renter i henhold til renteloven. 5. FORSINKELSE 5.1 Generelt Overskrider Dataproces en af de fastsatte frister, foreligger der forsinkelse. Såfremt Dataproces må forudse, at der er risiko for forsinkelse, skal Dataproces straks underrette Tårnby Kommune herom, samt om baggrunden herfor og den forventede tidsmæssige varighed for opga vens færdiggørelse. Såfremt Dataproces arbejde forsinkes som følge af mangelfuld medvirken fra Tårnby Kommune, er Dataproces forpligtet til straks at advisere Tårnby Kommune herom. Adviseres Tårnby Kommune ikke straks, fortaber Dataproces retten til at gøre indsigelser begrundet i forsinkelser, der skyldes dette forhold. Side 4 af 9

45 6-årsreglen september PERSONDATARET OG TAVSHEDSPLIGT (DATABEHANDLERAFTALE OG DATABEHANDLERINSTRUKS) Som integreret del af kontrakten indgår Tårnby Kommune og Dataproces denne databehandleraftale, jfr. persondatalovens kapitel 11: Dataproces handler som databehandler og Tårnby Kommune som dataansvarlig i henhold persondatalovens 42, når Dataproces foretager behandling af personoplysninger i medfør af kontrakten. Dataproces overholder de til enhver tid gældende regler og forskrifter for behandling af personoplysninger under kontrakten, herunder: Lov nr. 429 af 31/05/2000 med senere ændringer om behandling af personoplysninger (Persondataloven) Bekendtgørelse nr. 528 af 15/06/2000 med senere ændringer (Sikkerhedsbekendtgørelsen) Vejledning nr. 37 af 02/04/2001 til bekendtgørelse nr. 528 af 15/ (Sikkerhedsvejledningen) Indenrigs- og Sundhedsministeriets standardvilkår for offentlige myndigheders adgang til CPR Med henblik på varetagelse af Tårnby Kommunens opgaver i henhold til kontrakten tildeles Dataproces et antal adgange til kommunens terminalsystemer efter aftale. Dataproces må ikke behandle yderligere data via adgangen til Tårnby Kommunes systemer, end det er nødvendigt til varetagelse af kommunens opgaver ifølge kontrakterne, jfr. persondatalovens 5, stk. 3. Dataproces har efter 7 i sikkerhedsbekendtgørelsen pligt til at fastsætte og gennemføre de i sikkerhedsbekendtgørelsen krævede interne bestemmelser om sikkerhedsforanstaltninger. Tårnby Kommune kan til enhver tid kræve at få udleveret kopi af de interne sikkerhedsforskrifter. Tårnby Kommune eller en af denne udpeget tredjemand (revisionsfirma e.l.) - samt Datatilsynet - er berettiget til når som helst at komme på uanmeldt kontrolbesøg hos Dataproces for at konstatere, om Dataproces overholder denne erklæring og gældende lovgivning. Dataproces henviser i denne forbindelse erklæringer og yderligere relevant materiale vedrørende virksomhedens forhold til persondataretten på Databehandleren handler alene efter instruks fra den dataansvarlige. Den dataansvarlige afgør under hensyntagen til kontraktens punkt 3.2, til hvilke formål og hvordan, d er må foretages behandling af personoplysninger. Denne databehandleraftale og databehandlerinstruks kan til enhver tid ændres uden varsel, såfremt ændringen er nødvendig for at overholde de til enhver tid gældende regler og forskrifter for behandling af personoplysninger, herunder overholde ændringer i persondataloven, sikkerhedsbekendtgørelsen og sikkerhedsvejledningen. Side 5 af 9

46 6-årsreglen september 2014 Dataproces er underlagt reglerne om tavshedspligt i forvaltningslovens kapitel 8 og straffelovens f. Oplysninger, Dataproces har fået adgang til som databehandler for Tårnby Kommune, må ikke videregives til tredjemand, medmindre dette er påkrævet ifølge gældende lovgivning eller aftale med Tårnby Kommune. De data, Dataproces ekstraherer, indsamler og viderebehandler herunder aggregerer på firmaets egne computere, må ikke opbevares længere end nødvendigt af hensyn til de formål, hvortil de er indsamlet. Som underdatabehandler vedrørende drift, service og backup på de servere, der bruges af Dataproces, anvendes 24-7 Data, Mellemgade 5D, 9240 Nibe. Den databehandling, Dataproces foretager i henhold til denne kontrakt er anmeldelsespligtig i forhold til Datatilsynet, jfr. persondatalovens 43 og 45. I medfør af persondatalovens 43, stk. 1, 2. pkt. bemyndiges Dataproces til at foretage anmeldelsen på Tårnby Kommunes vegne. Tårnby Kommune oplyser i denne forbindelse til Dataproces navn og arbejdstelefonnummer og adresse på den medarbejder i kommunen, der skal opgives som kontaktperson i forhold til Datatilsynet. 7. PRAKTISK IMPLEMENTERING AF ADGANGEN TIL DATA 7.1 Systemadgange Følgende systemadgange er som minimum nødvendige til varetagelse af Dataproces opgaver i henhold til denne kontrakt, for 3-4 brugere: KMD Social Pension, programmerne Opsætning og Sagsdel, følgende roller til en se -adgang: o Brugerprofilen 4-SOP-LÆS2 (pension), som indeholder flg. rolleprofiler: WSOP-ADM-S Web-sop: Se kommuneopsætningsoplysninger WSOP-SAG-S Web-sop: Se alle sagsoplysninger KMD KMF: Brugerprofilen KMF-SE, som indeholder flg. rolleprofiler: o KMF-KOM-SE: Se alt i Kommunal MedFinansiering for kommunen KMD ØS (tidligere økonomiprogram) Opus. Rollebaseret indgang og/eller SAP(P01): o Læseadgang, den almindelige revisionsadgang, hvor der kan slås op i posteringer efter ydelsesmodtager (FIB075/zfi_modt_opl). CPR Søg (web-adgang til cpr.dk) Side 6 af 9

47 6-årsreglen september 2014 Derudover foretrækkes det, at der sikres adgang til mail og/eller en mappe til et fællesdrev, hvilket sikrer nem og sikker kommunikation i forbindelse med sager med personhenførbart indhold. Endvidere ønskes det, at Word og Excel stilles til rådighed. 7.2 Sikring af persondata Der laves et udtræk af førtidspensionsbetalinger fra KMD Social Pension. Ligeledes bestilles et udtræk fra cpr.dk med adressehistorik på alle førtidspensionister. Disse data sammenflettes til en positivliste. Dette arbejde udføres af den kommuneansvarlige fra Dataproces, hvorefter positivlisten med de alene for den manuelle sagsgennemgang strengt nødvendige oplysninger videregives til de medarbejdere, der skal arbejde på projektet. Computerne, hvorpå arbejdet foretages, er sikret ved sikker internetopkobling, krypteret harddisk, samt antivirus- og spywareprogrammer samt firewall, jf. revisionsrapporten om IT-sikkerhed i Dataproces (dog er programspecifikationerne overstreget af sikkerhedshensyn). Revisionser klæringen er vedlagt som bilag 1. I forbindelse med den manuelle sagsgennemgang tilgås økonomisystemerne og cpr.dk på enkeltkliksbasis med hensyn til visse posteringer i de enkelte sager. Alt data, der trækkes, ligger på kommunens server. Alle handlinger, Dataproces i denne forbindelse udfører, bliver logget i Tårnby Kommunes lognings system. Efter den endelige løsning af opgaven slettes al personhenførbar data på Dataproces servere og medarbejdernes computere i overensstemmelse med kontraktens punkt 6. Dataproces forestår ligeledes anmeldelsen af behandlingen til Datatilsynet i overensstemmelse med kontraktens punkt FORTROLIGHED Alt materiale og alle oplysninger, Tårnby Kommune modtager fra Dataproces i forbindelse med udførelsen af nærværende opgave, og som indeholder direkte eller indirekte specifikationer af Dataproces arbejdsprocedurer (eksempelvis nærværende kontrakt, sagsreferater, afleveringsliste og undervisningsmateriale), er at betragte som fortroligt og må ikke vises eller på anden måde oplyses til t rediemand, med mindre videregivelse sker til varetagelse af en kommunen i lovgivningen eller på anden vis påhvilende pligt. Side 7 af 9

48 6-årsreglen september IKRAFTTRÆDEN OG OPSIGELSE Nærværende kontraktudkast er at betragte som et tilbud, der gælder to måneder fra datoen for Dataproces repræsentants underskrift i kontraktens punkt 10. Kontrakten træder i kraft ved rettidig underskrift fra Tårnby Kommunes repræsentant. Kontrakten er uopsigelig. Såfremt Tårnby Kommune konstaterer væsentlige mangler i opgavens udførelse eller samarbejdet i øvrigt, og såfremt disse mangler, efter skriftlig meddelelse til Dataproces, ikke afhjælpes inden for en udbedringsfrist af minimum 30 dage, kan kontrakten ophæves. 10. UNDERSKRIFTER Kontrakten underskrives i to eksemplarer, hvoraf et opbevares af Tårnby Kommune, og et opbevares af Dataproces. Tårnby Kommune, den / - Dataproces, den _10_/_09_-_2014 For Tårnby Kommune (blokbogstaver) _KJARTAN JENSEN For Dataproces (blokbogstaver) Underskrift Underskrift Side 8 af 9

49 6-årsreglen september 2014 Side 9 af 9

50 Bilag: 4.3. Taarnby kontrakt refusioner 10oktober pdf Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 22. oktober Kl. 12:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

51 Kontrakt 10. oktober 2014 Taarnby kommune Att.: Sekretariatschef Mikkel Flatau Kontrakt vedrørende analyse af arbejdsgange for fuldstændig hjemtagelse af statsrefusioner på beskæftigelsesområdet samt estimering af det samlede retmæssige refusionstilgodehavende ved implementering af indtægtssikringsinitiativer. Nærværende kontrakt vedrører assistance til Taarnby kommune (herefter benævnt TAK). Baggrund TAK ønsker at gennemføre en analyse af arbejdsgange for fuldstændig hjemtagelse af refusioner ved gennemgang af samtlige sygedagpengesager efter 62 i sygedagpengelovgivningen indenfor den seneste 3 årige periode. Gennemgangen munder ud i en liste med crp.numre over kommunens refusionstilgodehavende i de respektive sager i overensstemmelse med gældende sygedagpengelovgivning og almindelige refusionsbestemmelser.på beskæftigelsesområdet. Opgaven Der skal skabes et overblik over forretningsgangene i Jobcentret og i Socialcentret samt registreringer foretaget i Jobcenter og i sygedagpengesystemet. Overordnet systemafstemning skal foretages med henblik på at estimere potentialet for yderligere hjemtagelse af refusioner ved korrekt, rettidigt og fuldstændig registrering af hændelser i sagerne med henblik på at sikre opnåelse af det maksimale retmæssige refusionstilgodehavende efter sygedagpengeloven, herunder efterfølgende evt. foretage ændringer af forretningsgange mv. for at opnå den ønskede effekt. Analysen af forretningsgangene for fuldstændig hjemtagelse af refusioner på beskæftigelsesområdet samt estimering af refusionspotentiale og refusionshjemtagelse gennemføres indenfor ca. 5-6 uger afhængig af omfanget af sager der skal undersøges nærmere og gennemføres på no cure no pay basis. Som option kan der valgfrit aftales en fase 2, som omfatter forslag til fremadrettede procedurer og arbejdsgange med fokus på fuldstændig hjemtagelse af retmæssige refusioner på beskæftigelsesområdet, jf. sygedagpengeolvgivningen, herunder oplæg til implementering af indtægtssikringskoncept indeholdende metode, tidsplan, organisering samt økonomi. Honorering af denne option aftales særskilt. 1

52 Leverancer Ascendis konsulenter arbejder i tæt samarbejde med Sekretariatschef Mikkel Flatau fra Taarnby Kommune der er projektejer. TAK giver Ascendis medarbejdere lov til at modtage data fra Jobcenter systemer, sygedagpengesystemer og økonomisystemer ved henvendelse til den af TAK udpegede kontaktperson med henblik på at få fremsendt nødvendigt dataudtræk til brug for opgavens løsning. Herudover gives tilladelse til at Ascendis medarbejdere kan rette henvendelse til, og kan gennemføre interview med, de af TAK udvalgte nøglemedarbejdere i Jobcentret, Socialcentret mv. Som del af leverancen vil transaktionsdata blive overdraget til TAK samtidig med overdragelsen af analyserapporten. Systemadgange Følgende systemadgange er som minimum nødvendige til varetagelse af Ascendis opgaver i henhold til denne kontrakt: KMD CICS Sygedagpenge Brugerprofilen SDP-SBH-L: Læseadgang edagpenge Læseadgang N401-N409 via edagpenge Læse og ændre sager i KMD Sag KMD Doc2archive Brugerprofilen ON-AUT: Grundlæggende systemprofill ONDP: Adgang til alle dagpengemapper I KMD Doc2archive ONDPANMELD: Hop fra advis til KMD Doc2archive Tårnby Kommune opretter en terminalserverløsning, som stilles til rådighed for Ascendi i kontraktperioden, hvor Ascendi kan få adgang til ovennævnte systemer. Bemanding Sekretariatschef Mikkel Flatau er TAK s projektejer. Ascendi Jørgen Skjødt er tilknyttet opgaven som faglig ansvarlig projektkoordinator. Ascendi Nick Stampe er tilknyttet opgaven som ansvarlig projektleder. Timing Analysen gennemføres i perioden uge 45-50, Honorar Der er aftalt no cure no pay honorar på opgaven. Ascendi A/S honoreres efter de manglende indtægter som identificeres og kan hjemtages i projektet. Ascendi honoreres med 50% af de identificerede indtægter. Ascendis honorar kan dog aldrig overstige timeforbrug * timepriser jf. Bilag 1. Honoraret beregnes på grundlag af det identificerede potentiale i hjemtagelse af refusioner, som Ascendi har dokumenteret i analysen og som positivt kan hjemtages, uanset om Taarnby kommune vælger at hjemtage hele eller dele af refusionspotentialet. 2

53 Betaling Aconto: 30% af Ascendis honorar for analysen betales når refusionspotentialet foreligger dokumenteret og godkendt af parterne (Taarnby kommune & Ascendi) Resthonoraret (70%) betales Ascendi i takt med Taarnby kommunes hjemtagelse af refusionspotentiale med månedlig afregning, dog senest 3 måneder efter parternes godkendelse af analysen. Baggrund Ascendi har gennemført denne analyse for 2 kommuner og erfaringer vidner om et refusionspotentiale I Taarnby på mellem 1,0 1,2 mio. kr. baseret på en gennemgang af en 3- årig periode. Reference kommune: Allerød, økonomichef Jette Møberg Bilag Det tilhørende bilag 1 (1 side) indgår som en del af kontrakten og indeholder bl.a. en oversigt over vores normale priser. Bekræftelse/underskrift Parterne godkender og bekræfter med deres underskrift nærværende kontrakt. København 23. oktober 2014 For Taarnby Kommune: Mikkel Flatau For Ascendi A/S Jørgen Skjødt 3

54 Bilag 1 Standardbetingelser Nærværende tilbud er afgivet under den forudsætning, at Ascendi A/S standardbetingelser er gældende for al assistance, som er omfattet af nærværende tilbud. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem standardbetingelserne og dette tilbud, er det imidlertid dette tilbud, der er gældende. Honorar og fakturering I nedenstående tabel er vist vores normale satser. Fakturering foregår efter timeforbrug der registres og specificeres på projektfaser. Standardsatser Projektkoordinator Jørgen Skjødt DKK Projektleder, Nick Stampe DKK Konsulent, Susan Moestrup DKK De angivne satser er pr. time og eksklusiv moms, og excl. 5% administrations, transport og kommunikationstillæg samt direkte udlæg foretaget i forbindelse med den pågældende opgave. Arbejdstid For at opnå det fornødne samarbejde gennem den daglige involvering, vil vores konsulenter så vidt muligt tilpasse deres arbejdstid til kundens normale arbejdstid. 4

55 Bilag: 5.1. Sikkerhedsregler - i notat til ALG august 2014 Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 22. oktober Kl. 12:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

56 TÅRNBY KOMMUNE Organisations- og Personaleafdelingen Sikkerhedsregler - Overordnede regler for behandling af elektroniske data i Tårnby Kommune Opdateret august 2014 Formålet med sikkerhedsreglerne er at sikre kommunens elektroniske data og forebygge misbrug af informationer. Mål for IT-sikkerheden Fortrolighed: skal sikre, at informationer beskyttes mod afsløring og uautoriseret anvendelse. Tilgængelighed: skal sikre, at informationer er tilgængelige. Integritet: skal sikre, at informationer er akkurate og fuldstændige, og at anvendte edbprogrammer fungerer korrekt, samt beskytte medarbejderes privatsfære i arbejdslivet. Styringen sker ved hjælp af fysiske, logiske og administrative sikringsforanstaltninger. Reglerne er udarbejdet med udgangspunkt i Persondataloven, og således at bestemmelserne i Bekendtgørelse om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning, er overholdt. Sikkerhedsregler gælder for samtlige administrative edb-arbejdspladser i Tårnby Kommune. I Sikkerhedsregler er benyttet udtryk som afdeling og afdelingsleder, og de to udtryk skal forstås bredt, dvs. der er i forhold til afdeling tale om det enkelte arbejdssted, dvs f.eks. plejehjem, skole, materielgård og afdeling i forvaltningen. Ved afdelingsleder forstås leder af det enkelte arbejdssted, f.eks. skoleledere, plejehjemsledere, leder af materielgård og afdelingsledere i forvaltningen. 1

57 TÅRNBY KOMMUNE Organisations- og Personaleafdelingen Indholdsfortegnelse Datatilsynet og anmeldelser...4 Anmeldelser...4 Områder der er undtaget for anmeldelser...4 Samtykke...4 Borgernes indsigtsret...4 Borgernes indsigelsesret...4 Datamyndighedens oplysningspligt...5 Sikkerhedsorganisationen...6 Øverste Sikkerhedsansvarlig...6 IT-sikkerhedskoordinator...6 Afdelingsledere...6 Brugere...6 IT-afdelingen...6 Kontrol af adgang til edb-systemer, data og netværk...7 Autorisation af brugere...7 Adgang til oplysninger fra anden forvaltning/afdeling...7 Antal af brugere og ændringer af autorisationskoder og systemprofiler...7 Brugernavn og password retningslinjer...8 Brugernavn...8 Password...8 Fjernopkobling og Decentrale systemer...8 Bærbare/håndholdte enheder...9 Sikkerhedsrapporter...10 Sikkerhedsrapport...10 Sikkerhedsrapport KMD...10 Logning af transaktioner...11 Inddata- og uddatamateriale...12 Inddata...12 Uddata...12 FireWall, serverrum og backup...13 FireWall...13 Serverrum...13 Backup...13 Teknisk sikkerhed på netværksservere...13 Nødstrømsanlæg til servere...13 Redundante strømforsyninger og diskspejling

58 TÅRNBY KOMMUNE Organisations- og Personaleafdelingen Brandalarmeringsanlæg...13 Opkobling af institutioner...13 Drev...14 Netværksservere...14 Beskyttelse af arbejdsstationer og netværksservere mod edb-virus

59 TÅRNBY KOMMUNE Organisations- og Personaleafdelingen Datatilsynet og anmeldelser Anmeldelser Forud for indsamling/behandling af følsomme personoplysninger i et nyt IT-system, skal der ske en anmeldelse til og godkendelse af Datatilsynet. Der er indgået skriftlige aftaler med databehandlere. Kommunen har anmeldt egne databehandlinger samt tilsluttet sig fællesanmeldelserne, der er indgået mellem KL og KMD. Områder der er undtaget for anmeldelser Behandlinger af ikke-fortrolige oplysninger med personnummer samt oplysninger om betalingsforhold. Miljø- og energisystemer. Fødevare-, landbrugs- og fiskerisystemer samt søfartssystemer. Bevillingssystemer. Personaleadministrationssystemer. Undervisnings- og bibliotekssystemer. Beredskabssystemer. Offentlige servicesystemer, f.eks. madudbringning. Da kommunen er en enhedsforvaltning vil al behandling af data være dækket ind under en anmeldelse fra centraladministrationen. Persondataloven dækker både manuelle og elektroniske registre. Et manuelt register er enkeltoplysninger eller enkeltdokumenter, der tages ud af en papirsag, for på denne måde at danne en systematiseret eller struktureret oversigt. Plukker man i sager og gemmer det systematiseret i ringbind er det omfattet af Persondataloven, medmindre oplysningerne/materialet anonymiseres. Hvis det er intakte sager, der opbevares i ringbind/mapper, er det ikke et register. Samtykke Persondataloven kræver, at myndigheden, forinden der indsamles oplysninger, skal indhente samtykke fra borgeren. Loven kræver en aktiv handling, men der er ikke formkrav om f.eks. skriftligt samtykke. Datatilsynet anbefaler dog, at der indhentes skriftligt samtykke, da det er myndigheden, der har bevisbyrden for at dokumentere, at der foreligger samtykke. En borger kan til enhver tid tilbagekalde et samtykke. Borgernes indsigtsret Hvis borgeren kræver indsigt følges retningslinjer for aktindsigt fra forvaltningerne. Borgernes indsigelsesret En borger kan modsætte sig behandling af personfølsomme data, hvis der er vægtige grunde hertil. 4

60 TÅRNBY KOMMUNE Organisations- og Personaleafdelingen Datamyndighedens oplysningspligt Kommunen har følgende pligt ved dataindsamlingen: Oplyse borgeren om: Myndighedens identitet Formålet med behandlingen Oplysning om datamodtagere Oplysning om svar fra borger er frivillig eller obligatorisk Adgang til indsigelse og indsigt Hvis data ikke er indsamlet direkte hos borgeren, skal borgeren underrettes. Underretning er ikke nødvendig hvis: Borgeren er bekendt hermed Videregivelse er bestemt ved lov Underretning er umulig eller vanskelig. 5

61 TÅRNBY KOMMUNE Organisations- og Personaleafdelingen Sikkerhedsorganisationen Øverste Sikkerhedsansvarlig Kommunaldirektøren er Øverste Sikkehedsansvarlig og er ansvarlig for administrationen af og overholdelse af sikkerhedsreglerne. Øverste Sikkerhedsansvarlig varetager følgende opgaver: Udpegning af stedfortrædere for afdelingsleder ved længere tids fravær. Fremskaffelse af sikkerhedsrapport. Sikring af overholdelse af reglerne vedrørende persondataloven og aktindsigtsret. Tilsyn med at det øvrige sikkerhedspersonale varetager sine sikkerhedsopgaver. IT-sikkerhedskoordinator IT-sikkerhedskoordinatoren er af kommunaldirektøren udpeget til at sikre varetagelsen af specialfunktionen at godkende, oprette og slette autorisations- og transaktionskoder efter anmodning fra afdelingsledere. IT-sikkerhedskoordinator varetager følgende opgaver: Trækning af sikkerhedsrapport. Kontakten til brugerne vedrørende persondataloven og anmeldelser til Datatilsynet. Kontakten til brugerne vedrørende virusalarmer i samarbejde med IT-chefen. Afdelingsledere Afdelingslederne varetager sikkerhedsarbejdet i afdelingerne, herunder hvilke systemer og transaktionskoder, der anvendes i afdelingen. Sikkerhedsgodkendelse for afdelingsledere varetages af dennes nærmeste leder. Er en afdelingsleder fraværende i længere tid, skal vedkommendes stedfortræder underrette ITsikkerhedskoordinatoren, og Øverste Sikkerhedsansvarlig kan udpege en stedfortræder, der varetager ansvaret for IT-sikkerheden. Brugere Brugere autoriseres til relevante systemer via afdelingsleder. IT-afdelingen IT-afdelingen skal sikre en stabil IT-platform og i tilfælde af fejl og andre uregelmæssigheder hurtigst muligt genskabe en normal drift. IT-afdelingen skal følge den generelle IT-udvikling omkring sikkerhedsmæssige aspekter og løbende holde kommunaldirektøren orienteret. IT-afdelingen kan tilkaldes, hvis der opstår tekniske problemer. IT-afdelingen administrerer og installerer i samarbejde med forvaltningerne hardware og software i administrationen. 6

62 TÅRNBY KOMMUNE Organisations- og Personaleafdelingen Kontrol af adgang til edb-systemer, data og netværk Autorisation af brugere Anmodning om autorisation til bruger udarbejdes af afdelingslederen. Anmodning om ændring i autorisation udarbejdes af afdelingslederen. Anmodning om sletning af autorisation udarbejdes af afdelingsleder. Afdelingsleder sender autorisationsansøgning til IT-sikkerhedskoordinator, der godkender ansøgning. Øverste Sikkerhedsansvarlig kan til enhver tid ved alvorlig brud på Sikkerhedsreglerne pålægge IT-sikkerhedskoordinatoren at inddrage medarbejderens autorisation. Adgang til oplysninger fra anden forvaltning/afdeling Hvis arbejdsopgaverne i en afdeling kræver, at det er nødvendigt at have adgang til oplysninger i systemer, hvor indberetning til systemet foretages af en anden forvaltning/afdeling, er afdelingslederen i den afdeling, som har brug for oplysningerne, ansvarlig for, at disse oplysninger lovligt kan anvendes af den pågældende kategori af medarbejdere, hvortil systemprofilerne søges tildelt. Dataanmeldelsen for de pågældende databehandlinger eller systemer bør derfor gennemgås. Afdelingsleder fra den afdeling, hvortil der søges adgang, skal afklare, hvilke koder, der er nødvendige for den ønskede type databehandling. Afdelingsleder har ikke vetoret med hensyn til, hvorvidt en anden afdeling kan få disse koder, men påtegning om indsigelse skal fremgå af ansøgningsblanketten. Antal af brugere og ændringer af autorisationskoder og systemprofiler Antallet af autoriserede brugere skal af sikkerhedsmæssige årsager begrænses mest muligt, dog således at en rimelig afvikling af arbejdsopgaverne sikres. Vurdering heraf foretages af afdelingslederen, som ligeledes skal kontrollere, at systemprofilerne er i overensstemmelse med de enkelte brugeres aktuelle arbejdsopgaver. Oprettelse, ændring og sletning af autorisationskoder og systemprofiler godkendes og sikres udført af IT-sikkerhedskoordinatoren efter anmodning fra afdelingslederen. Et brugernavn, der har været tildelt en ophørt medarbejder, må tidligst genbruges efter 24 måneder. Meddelelser fra f.eks. KMD til Øverste Sikkerhedsansvarlig om nye brugerprofiler videregives til ITsikkerhedskoordinator. Den enkelte bruger skal have instruktion om kravene til autoriseret adgang. Både brugernavn og password er personligt og må derfor ikke udleveres eller anvendes af andre brugere. Alle autoriserede brugere til kommunens arbejdsstationer og netværk har adgang 24 timer i døgnet 7 dage om ugen (driftssupport, dog kun indenfor normal arbejdstid). Brugerne af Tårnby Kommunes edb-system er opdelt i følgende brugergrupper: Administratorer Brugeradministratorer (account operators) Brugere Leverandør/konsulent (midlertidige konti) 7

63 TÅRNBY KOMMUNE Organisations- og Personaleafdelingen Brugernavn og password retningslinjer Brugernavn Alle brugere får tildelt at brugernavn efter følgende retningslinjer: Netværket Initialer (3), evt. forkortelse for institution, forkortelse for forvaltning KMD Opbygges efter nærmere fastsatte regler. Leverandør-personale Firmanavn. Systemadministratorer Hver systemadministrator har sin egen brugerkonto. Brugeradministratorer Det er kun systemadministratorer, der kan oprette brugeradministratorer. Supportansvarlig leverandørens personale Det er kun den person hos kommunens leverandør, der har funktionen som supportansvarlig, der må kende denne adgangskode. Brugernavn/adgangskode for denne bruger er kun aktiv efter godkendelse fra Øverste Sikkerhedsansvarlig eller IT-chefen og er kun aktiv til løsning af den aktuelle opgave i den aftalte periode. Adgangsrettigheden gives til hele kommunens netværk, serverne mv. Password Adgang til edb-systemer sker ved indtastning af brugernavn og password. Password er ikkelæsbart på skærmen. Password skal bestå af mindst 8 karakterer (ikke æøå) og være både store og små bogstaver og tal. Brugere får ved oprettelse tildelt et password, som skal ændres ved næste log-on. Systemet sikrer, at den enkelte bruger skifter password efter senest 90 dage. Har bruger glemt sit password eller en konto er blevet låst på anden måde, skal vedkommende selv tage kontakt til IT-sikkerhedskoordinator, som kan tildele nyt password. Hvis medarbejderen arbejder på tidspunkter, hvor det ikke er muligt at få adgang til IT-sikkerhedskoordinator, kan den lokale leder kontakte IT-sikkerhedskoordinator pr. mail. Brugere kan tidligst anvende det samme password igen efter 8 gange. Brugere skal altid ændre password straks, hvis der er mistanke om, at andre har fået kendskab til det. Er der mistanke om, at andre har fået uberettiget adgang til en brugerkonto, hvor brugeren ikke selv er bekendt med det, kan IT- sikkerhedskoordinatoren lukke kontoen. Ved begrundet mistanke om misbrug af adgang underrettes Øverste Sikkerhedsansvarlig. Hvis et password indtastes et nærmere fastsat antal gange, bliver brugeren logget ude. Efter 30 minutter vil der være mulighed for at logge på igen. Hvis password er glemt, skal man kontakte ITsikkerhedskoordinatoren for at få adgang til netværket. Fjernopkobling og Decentrale systemer Leverandørens supportansvarlige kan kun foretage fjernopkobling til kommunens netværksserver efter forudgående godkendelse fra Øverste Sikkerhedsansvarlige eller IT-chefen. Ansvaret for det praktiske arbejde med udarbejdelse af sikkerhedsforskrift for anvendelse af decentrale systemer påhviler i henhold til Sikkerhedsbekendtgørelsen afdelingslederen. 8

64 TÅRNBY KOMMUNE Organisations- og Personaleafdelingen Bærbare/håndholdte enheder Bærbare/håndholdte enheder må kun kobles til Tårnby Kommunes netværk. Enhederne skal altid opbevares forsvarligt. Data skal være beskyttet med password. Persondatalovens regler om sikkerhed vedrørende personoplysninger skal opfyldes. 9

65 TÅRNBY KOMMUNE Organisations- og Personaleafdelingen Sikkerhedsrapporter Sikkerhedsrapport Sikkerhedsrapporten checkes jævnligt og viser: Forsøg på at anvende en transaktionskode uden at have identificeret sig ved hjælp af autorisationskoden. Forsøg på anvendelse af en transaktionskode, som ikke er indeholdt i den autoriseredes transaktionssæt. Forsøg på sign-on, hvor dette er afvist som en ukendt autorisationskode (brugernavn og password). KMD s terminalanvendelse af kommunens data. Alle uautoriserede adgangsforsøg registreres maskinelt. Hvis PC en låses, kan den herefter kun åbnes med IT-sikkerhedskoordinatorens godkendelse ved hjælp af en særlig transaktionskode. Samtidigt trækkes en sikkerhedsrapport, der kan overgives til den berørte afdelingsleder, der umiddelbart foretager den nærmere kontrol. Hvis det skønnes nødvendigt, udarbejdes en skriftlig redegørelse til Øverste Sikkerhedsansvarlig. Sikkerhedsrapport KMD Sikkerhedsrapporten trækkes elektronisk og indeholder type D-registreringer (KMD s medarbejderes træk på kommunens registre). Såfremt man har anmodet medarbejdere i KMD om at trække på kommunens registre, skal dette meddeles til afdelingslederen. Efter de fornødne undersøgelser af sikkerhedsrapporten er foretaget, og der ikke er konstateret misbrug eller forsøg herpå, slettes sikkerhedsrapporten. Med jævne mellemrum gennemgår afdelingslederen sammen med den enkelte bruger den tildelte brugerprofil med henblik på at fjerne profiler, der ikke længere er behov for. Når autorisationerne er gennemgået skal der gives tilbagemelding til IT-sikkerhedskoordinatoren herom, ligesom eventuelle ændringer bedes sendt via autorisationsblanket til postkassen AUTORISATIONER. Statistikken over en enkelte brugers totale edb-anvendelse, der belyser udviklingen i den samlede anvendelse af edb-systemerne i de enkelte afdelinger kan opbevares så længe det skønnes nødvendigt. Såfremt en ikke autoriseret person tilkaldes på grund af tekniske uregelmæssigheder ved edbsystemerne, skal denne være under opsyn af afdelingsleder eller en bruger. Afdelingslederen har ansvaret for de edb-operationer, der foretages i en sådan situation. Hvis der observeres uregelmæssigheder vedrørende anvendelsen af edb-systemerne eller omgåelse af de fastsatte bestemmelser, skal disse forhold umiddelbart meddeles afdelingslederen, der underretter Øverste Sikkerhedsansvarlig. Hvis det skønnes nødvendigt, underrettes Kommunalbestyrelsen. 10

66 TÅRNBY KOMMUNE Organisations- og Personaleafdelingen Logning af transaktioner Det fremgår af de enkelte systemers anmeldelse til Datatilsynet, om der skal foretages registrering (logning) af alle transaktioner i systemet. En sådan logning skal mindst indeholde oplysning om tidspunkt, bruger, transaktionstype og angivelse af den person, transaktionen vedrørte og det eventuelt anvendte søgekriterium. Registreringen (logningen) skal opbevares i 6 måneder, hvorefter den slettes. Efter anmodning sendes udskrift af loggen til Øverste Sikkerhedsansvarlige. Dokumentationspligten i forbindelse med sikkerhedsrapporterne påhviler den enkelte bruger. Da anvendelsen kan variere afhængig af forvaltningsområde, skal afdelingsleder i samarbejde med de tilknyttede brugere i givet fald kunne dokumentere, at anvendelsen af PC en i hvert enkelt tilfælde har været tjenstligt begrundet. Hvis der konstateres misbrug eller forsøg på det, opbevares den pågældende udskrift. Hvis der ved afdelingslederens gennemgang af sikkerhedsrapporten konstateres misbrug eller forsøg på det, indberettes forholdet til Kommunalbestyrelsen af Øverste Sikkerhedsansvarlig. På sags- og dokumenthåndteringssystemet logges alle transaktioner, således at persondatalovens krav er opfyldt. Dokumenter der indeholder personfølsomme oplysninger, og som lagres udenfor sags- og dokumenthåndteringssystemet, må kun opbevares i kortere tid, når de foreligger i endelig form. Der logges ikke transaktioner i databaser udarbejdet i Microsoft Access. Derfor er det ikke tilladt at oprette databaser med personoplysninger i dette program. Det er den enkelte afdelingsleders ansvar at sikre, at persondatalovens krav om logning er opfyldt ved indførelse af andre edb-systemer, der lagrer personoplysninger. 11

67 TÅRNBY KOMMUNE Organisations- og Personaleafdelingen Inddata- og uddatamateriale Inddata Inddatamateriale må kun anvendes af relevante sagsbehandlere, og skal opbevares således at kun medarbejdere, som skal anvende materialet arbejdsmæssigt har adgang. I dataanmeldelserne fremgår det, hvilke data der må indsamles i det enkelte edb-system, og til hvilket formål. Dette kan ikke fraviges, medmindre der foreligger en særlig tilladelse fra Datatilsynet. Kontrol af inddata og det registrerede skal være adskilt, dvs. udføres af forskellige personer. Kontrol af de registrerede oplysninger skal foretages, og konstaterede fejl skal rettes snarest og senest ved næste kørsel. Uddata Alle brugere er ansvarlige for at fortrolige udskrifter behandles, så de ikke havner i forkerte hænder. Adgangen til fortroligt uddatamateriale begrænses til de personer, som behandler sagen. Uddatamateriale skal tilintetgøres, når der ikke længere er brug for det. Fortroligt materiale opsamles i særlige beholdere til makulering. Udskrifter fra edb-systemer rekvireres, hvis det er nødvendigt for udførelsen af de pålagte arbejdsopgaver. Bestilling af udskrifter foretages af de medarbejdere, der er pålagt denne arbejdsopgave. Afdelingslederen skal sikre, at udskrifter, der ikke er under sagsbehandling, skal opbevares, således at oplysningerne ikke kommer til uvedkommendes kendskab, for eksempel i skabe eller aflåste lokaler ved arbejdstids ophør. 12

68 TÅRNBY KOMMUNE Organisations- og Personaleafdelingen FireWall, serverrum og backup FireWall For at sikre kommunen mod ulovlig indtrængen udefra til de interne administrative edb-systemer er der oprettet en FireWall. Al kommunikation mellem det administrative lokalnet og Internettet skal foregå gennem denne FireWall. Her genereres en log over trafikken. Denne log kontrolleres dagligt. Der sker en automatisk alarmering til IT-afdelingen ved forsøg på uautoriseret adgang. Al indgående elektronisk post vil automatisk blive testet for virus. Alle filer, der downloades fra Internettet, vil automatisk blive testet for virus. Fortrolige og/eller personfølsomme data må ikke sendes via Internettet medmindre der benyttes sikker e-post (krypteret og signeret). Serverrum Netværksserverne er placeret i et aflåst lokale med adgangskontrol. Kun et meget begrænset antal medarbejdere har adgang hertil. Serverrummet er kun til serverudstyr og andre enheder, der anvendes i forbindelse med generelt IT-arbejde. Der er installeret et køleanlæg i maskinstuen, således at der holdes en konstant rum-temperatur for at beskytte serverudstyret og de lagrede data. Krydsfeltskabe er aflåste. Backup Der foretages sikkerhedskopiering, som gemmes efter nærmere fastsatte regler og procedurer. KMD er ansvarlig for sikring af kommunens data i de fælleskommunale IT-systemer. Teknisk sikkerhed på netværksservere Nødstrømsanlæg til servere Netværksservere og switche i serverrummets krydsfelt er installeret med batteri-backup ( UPS ). Redundante strømforsyninger og diskspejling Netværksservere, som indeholder data, er forsynet med redundante strømforsyninger og et diskspejlingssystem. Brandalarmeringsanlæg Der er installeret særskilt brandalarmeringsanlæg og brandslukningsanlæg i serverrummet. Opkobling af institutioner Der er tilsluttet institutioner til det lukkede netværk, og disse er forbundet med fiber/bredbåndsforbindelse. 13

69 TÅRNBY KOMMUNE Organisations- og Personaleafdelingen Datasikkerheden i disse opkoblinger er konfigureret ved brugernavn/password, samt ved routersikkerhed administreret af leverandør. Drev A: Anvendes kun til flytning af arbejdsdokumenter m.v. mellem kommunens edb-system og kommunens bærbare PC er samt andre (eksterne) PC ere. C/D: Anvendes til lagring af PC ens systemprogrammer samt eventuelle specielle arbejdsrelaterede programmer. Hvis der lagres arbejdsrelaterede data på brugerens PC, er det afdelingslederens ansvar, at der udarbejdes backup-procedurer, der sikrer mod tab af data. Hvis der lagres persondata, skal persondatalovens krav om logning opfyldes. Netværksservere Hvis muligt anvendes elektronisk sagsstyrings- og dokumenthåndteringsprogram, hvor relevante data opbevares. Derudover er der følgende muligheder for opbevaring af data: G gruppe-drev. Bruges til lagring af dokumenter, der skal kunne deles på tværs af afdelinger/forvaltninger. Der kræves særlig autorisation for at kunne rette/slette. H forvaltningsdrev. Bruges til lagring af dokumenter, der skal kunne deles på tværs af forvaltningen. Der kræves særlig autorisation for at kunne rette/slette. M bruges af IT-afdelingen til programopdateringer, generelle skabeloner m.v. X+Y systemdrev. Indeholder kommunens standardprogrammer. Beskyttelse af arbejdsstationer og netværksservere mod edb-virus Netværksservere er beskyttet med et antivirus program, der automatisk opdateres. Alle PC ere på netværket er beskyttet med et antivirus program, der automatisk opdateres fra IT-afdelingen. Antivirus programmet scanner automatisk alle drev for kendte vira. 14

70 Bilag: 5.2. Bilag til sikkerhedsregler - undtalgelse i hjemmeplejen Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 22. oktober Kl. 12:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

71 TÅRNBY KOMMUNE NOTAT DATO: SAGS NR.: 14/14404 DOK. NR.: /14 SAGSBEH.: Brian Hunwartsen VEDRØRENDE: Bilag til sikkerhedsregler - undtagelse i hjemmeplejen DISPENSATION FOR SIKKERHEDSREGLER I FORBINDELSE MED AUTORISATION Jf. IT sikkerhedsreglerne er det kun IT sikkerhedsadministratoren, som kan tildele medarbejdere rettigheder til kommunens IT net og forskellige programmer. I Hjemmeplejen er der imidlertid en særlig situation, som giver anledning til, at der søges om dispensation for sikkerhedsreglerne. Pga. efterspørgselspres i Hjemmeplejen er der løbende behov for at hasteindkalde vikarer. Disse vikarer har et akut behov for at få tildelt et brugernavn, så de kan benytte omsorgsjournalen. Ofte opstår behovet uden for Rådhusets normale åbningstider. For at imødekomme denne problemstilling forslår Organisations- og Personaleafdelingen efter aftale med Arbejdsmarkeds- og Sundhedssekretariatet, at 5 betroede medarbejdere kaldet kalder lokale administratorer i hjemmeplejen - får autorisation til hurtigt at oprette vikarer ved de ovenstående særlige omstændigheder. Årsagen til at det er 5 medarbejdere, som skal have rettigheden, er at det skal være muligt at tildele rettigheder til vikarer dag/aften/nat, i weekender samt ferie. Denne afvigelse vil ved godkendelse, blive skrevet ind i IT sikkerhedsreglerne. Begrænsning i adgangen De lokale administratorer i hjemmeplejen får kun rettigheder til at autorisere vikarer til at få adgang til at åbne computeren (Brugernavn samt password) og derefter at logge sig omsorgsjournalen. Dvs. de lokale administratorer i hjemmeplejen vil ikke kan give adgang til internet, drev eller andet. Ved hver oprettelse / sletning af autorisation til vikar skal autorisationsblanket udfyldes og underskrives af hjemmeplejeleder. Blanketten sendes derefter til autorisationspostkassen, hvorefter IT sikkerhedskoordinator kontrollere om vikarer og deres autorisationer stemmer overens, og sådan at IT sikkerhedskoordinatoren altid har overblik over, hvem der har adgang til kommunens systemer Fastansættelser i hjemmeplejen skal stadig autoriseres og håndteres af IT sikkerhedskoordinator Brian Hunwartsen på samme vilkår som IT sikkerhedsreglerne foreskriver. Brian Hunwartsen IT-sikkerhedskoordinator 1

72 Bilag: 6.1. Afslag for dagpengerefusion 40 Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 22. oktober Kl. 12:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 45763/14

73 Notat vedrørende afslag på dagpengerefusion Der er givet afslag pga. for sen anmeldt fravær, hvilket oftes skyldes af fraværet ikke har været indberette i fraværssystemet, umiddelbart efter medarbejderens 1. sygedag. Iht. sygedagpengelovens 40, skal anmeldelsen ske inden 4 uger fra 1. sygedag. 1.sygedag Indberette/modtaget beløb Modtaget i virk Sted Mail sendt Bemærkninger servicecenteret luk. mellem jul og nytår pl.hj tagens hus luk. mellem jul og nytår Råd. Forebyg luk. mellem jul og nytår ældrecenteret luk. mellem jul og nytår Kastrupgårdsskolen luk. mellem jul og nytår egu-elev luk. mellem jul og nytår Støttekorps luk. mellem jul og nytår hjemmeplejen o&p indberetter for sent pga medarb. På skole B&K sek. o&p indberetter for sent pga medarb. På skole Byggelegepl. Gem. o&p indberetter for sent pga medarb. På skole virksomhedsservice o&p indberetter for sent pga medarb. På skole bh. Vægterparken o&p indberetter for sent pga medarb. På skole bh. Engmarken o&p indberetter for sent pga medarb. På skole Heldagsinsti. o&p indberetter for sent pga medarb. På skole hjemmeplejen mail sendt til leder Skotte. SFO O&P har hjulpet med korrekt indberet. da indberet. Var Ikke lavet administrationen modtaget mail den , vedr. sygeperiode Bh. Irlandsvej mail sendt til leder Skelgårdsskolen Talt med adm. På skolen og det er en opgave som har skiftet hænder et par gange fra været er indberettet korrekt, men nt er indberettet forkert. Mail er vedhæftet afslaget Vug. Kastrupvej Har indberette mulighederklæring men der er sket en fejl, ved overførelsen Tårnbygårdsskolen Har indberettet i tide men ved fejl brugt forkert kode

74 Bilag: 7.1. Likviditetsoversigt efter kassekreditreglen Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 22. oktober Kl. 12:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

75 Likviditetsoversigt 1. april 1. november 1. december 1. januar 1. februar 1. marts 1. april 1. maj 1. juni 1. juli 1. august 1. september 1. oktober Gennemsnit Gennemsnit over 12 måneder for funktion (A) Gennemsnit over 12 måneder for funktion 9.50 ex. byggelån, der senere konverteres til langfristede lån (B) Likviditet (A-B) Kommentarer: Fra og med 2004 er den daglige kasseopgørelse foretaget automatisk af KMD via KMD-ØS. Den gennemsnitlige beholdning af likvide aktiver udgør således t. kr., og som forventet er kassekreditreglen for den beskrevne periode overholdt. I det vedtagne Budget 2014 forventedes der en beskeden styrkelse af likvide aktiver. Opgørelsen udtrykker stort set de umiddelbare forventninger i den kommende periode.

76 Bilag: 9.1. ans fra AAB Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 22. oktober Kl. 12:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

77

78

79