TÅRNBY KOMMUNE. Åbent referat. til Økonomiudvalget

Transkript

1 TÅRNBY KOMMUNE Åbent referat til Økonomiudvalget Mødedato: Onsdag den 22. oktober 2014 Mødetidspunkt: 12:00 Mødelokale: Medlemmer: Afbud: 213, Mødelokale Henrik Zimino, Allan Andersen, Bjarne Thyregod, Brian Franklin, Carsten Fuhr, Frants Nielsen, Paw Karslund Allan Andersen, Brian Franklin

2 Indholdsfortegnelse Punkter til dagsorden Side 1. Godkendelse af dagsorden Meddelelser Overførsel af budget på serviceområde Rekreative områder Ekstern refusionsgennemgang Reviderede IT-sikkerhedsregler Afslag Dagpengerefusion Likviditetsoversigt efter Kassekreditreglen - oktober kvartal Opgørelse for kontrolenheden for 3. kvartal AAB, afd Bredagervej, finansiering af renovering af container og varmemesterplads Ansøgning om tilskud til Hjemmehjælpernes Ældreklub Indkøb af 2 biler til hjemmeplejen - LUKKET SAG Clara Service opkøbt - LUKKET SAG Tjenesterejse til Australien - LUKKET SAG Klage over medarbejder - LUKKET SAG Uansøgt afsked - LUKKET SAG Ansøgt afsked - LUKKET SAG Tjenstlig sanktion - LUKKET SAG Tjenstlig sanktion - LUKKET SAG Seniorordning - LUKKET SAG Orlovsansøgning - LUKKET SAG Nedsat timetal for lærere (aldersreduktion) i skoleåret 2014/ LUKKET SAG Nedsat timetal for lærer i skoleåret 2014/ LUKKET SAG...28 Bilagsoversigt

3 Økonomiudvalget d Godkendelse af dagsorden Åben sag Sagsnr.: 14/6191 Sagsansvarlig: cel.of Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin INDSTILLING Kommunalbestyrelsens Sekretariat anbefaler over for Økonomiudvalget, at 1. Dagsordenen godkendes. BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Godkendt. 2

4 Økonomiudvalget d Meddelelser Åben sag Sagsnr.: 14/6191 Sagsansvarlig: cel.of Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Ingen. 3

5 Økonomiudvalget d Overførsel af budget på serviceområde Rekreative områder Åben sag Sagsnr.: 14/27643 Sagsansvarlig: lcl.tf Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin RESUMÉ I forbindelse med ændringer i den autoriserede kontoplan fra Økonomi- og Indenrigsministeriet for serviceområdet Rekreative områder under Kultur- og Fritidsudvalget søges om overførsel af budgetbeløb mellem bevillingsniveauerne i UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Ifølge Indenrigs- og Økonomiministeriets autoriserede kontoplan skal alle budgetter under serviceområde Rekreative områder ligge under bevillingsniveau Grønne områder og naturpladser. Budgetter under bevillingsniveauerne Parker og legepladser, Skove og naturområder samt Strandområder søges overført til bevillingsniveau Grønne områder og naturpladser. ØKONOMI Grønne områder og naturpladser: Der søges om en tillægsbevilling på kr. og en indtægtsbevilling på kr. Parker og legepladser: Der søges en minusbevilling på kr. og en mindreindtægtsbevilling på kr. Skove og naturområder: Der søges en minusbevilling på kr. Strandområder: Der søges en minusbevilling på kr. Overførsel af budgetbeløb er budgetneutralt. INDSTILLING Teknisk Forvaltning indstiller til Økonomiudvalget /BGR 1. at budgetbeløb på bevillingsniveauerne Parker og legepladser, Skove og naturområder samt Strandområder overføres til bevillingsniveau Grønne områder og naturpladser i BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt. 4

6 Økonomiudvalget d Ekstern refusionsgennemgang Åben sag Sagsnr.: 14/26527 Sagsansvarlig: nhs.as Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin RESUMÉ Forvaltningen har indhentet tilbud om en no cure no pay gennemgang af sygedagpenge- og førtidspensionssager af hhv. Ascendi og Dataproces for at realisere refusionsindtægter fra tidligere år. De 2 firmaer skal have en andel i en eventuel refusionsindtægt, men risikerer omvendt at arbejde gratis. Forvaltningen har ikke ressourcemæssige muligheder for at udføre denne historiske refusionsgennemgang, men anbefaler i lyset af de mulige indtægter at indgå kontrakterne med de 2 firmaer, som også vil kunne afdække om man indhenter den korrekte refusion. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Forvaltningen kortlægger mulige modgående foranstaltninger herunder, hvordan indtægterne kan øges, og har indhentet tilbud fra 2 eksterne firmaer med erfaring i at afdække refusionspotentialer på førtidspensions- og sygedagpengeområdet i andre kommuner. De 2 firmaer tilbyder en gennemgang af tidligere refusionssager på de 2 områder efter det såkaldte no cure, no pay -princip, hvorved de skal have andel i gevinsten men også løber den fulde risiko, hvis gennemgangen ikke fører til noget. Forvaltningen kan ikke afse tid til en sådan historisk gennemgang af gamle sager på de pågældende områder uden at det vil påvirke serviceringen af borgerne og anbefaler derfor at indgå aftale med de 2 firmaer om at gennemføre gennemgangen efter no cure no pay -modellen. Udover et muligt økonomisk udbytte vil gennemgangen endvidere skabe klarhed over om forvaltningen får indhentet korrekt refusion på de pågældende områder. Konsulentfirmaerne Dataproces ApS og Ascendi har udviklet komplekse modeller til gennemgang af refusionshjemtagelseskriterier, og har solid erfaring med tilsvarende projekter i flere andre kommuner. Dataproces tilbyder en gennemgang af samtlige mellemkommunale betalinger på førtidspensionsområdet, med fokus på institutionsregelen og 6-årsregelen. Formålet er at identificere sager, hvor Tårnby Kommune betaler førtidspension til borgere, uden at der foreligger en betalingsforpligtigelse. Ascendi tilbyder en analyse af arbejdsgange for fuldstændig hjemtagelse af statsrefusioner på beskæftigelsesområdet, samt estimering af det samlede retmæssige refusionstilgodehavende ved implementering af indtægtssikringsinitiativer, for at sikre maksimal refusionstilgodehavende efter sygedagpengeloven og almindelige refusionsbestemmelser på beskæftigelsesområdet. Projektet forudsætter systemadgang fra Tårnby Kommunes side. De nødvendige adgange er undersøgt og afklaret med IT-afdelingen og kommunens IT-sikkerhedskoordinator, 5

7 Økonomiudvalget d således at de sikkerhedsmæssige foranstaltninger er i overensstemmelse med Tårnby Kommunes IT-sikkerhedspolitik og persondatalovens kapitel 11. Yderligere er behandling af oplysningerne underlagt lov om tavshedspligt i forvaltningslovens kapitel 8 og straffelovens f. Adgangen er testet af alle implicerede parter uden negative driftsmæssige konsekvenser. ØKONOMI Samlet estimeret besparelse er ca. 2.0 mio. Vederlaget vil maksimalt være 50 pct. af de fundne besparelser, således at der kan forventes et overskud på ca. 1. mio. Findes ingen besparelser, vil der ikke være tilknyttede udgifter for Tårnby Kommune. INDSTILLING Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget: /kam 1. At Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen indgår i kontrakt med Dataproces ApS omkring udgiftsoptimering af mellemkommunal refusion på førtidspensionsområdet. 2. At Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen indgår i kontrakt med Ascendi omkring indtægtsoptimering i forbindelse med hjemtagelse af statsrefusion på beskæftigelsesområdet. BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Tårnby Førtidspension, Institutionsreglen pdf /14 2 Åben Tårnby Førtidspension 6-årsreglen pdf /14 3 Åben Taarnby kontrakt refusioner 10oktober pdf /14 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt. 6

8 Økonomiudvalget d Reviderede IT-sikkerhedsregler Åben sag Sagsnr.: 14/14404 Sagsansvarlig: mes.of Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin RESUMÉ I juni 2014 igangsattes et arbejde med at revidere gældende IT-sikkerhedsregler. Formålet var dels at forenkle og skabe en mere logisk rækkefølge i sikkerhedsreglerne, dels at formulere reglerne mere tidssvarende. IT-sikkerhedsreglerne er nu gennemskrevet og målrettet mod brugerne i form af de kontrollerende myndigheder og sikkerhedsansvarlige i organisationen. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER I de nye sikkerhedsregler er følgende væsentlige ændringer indarbejdet: Afdelingslederen (den nærmeste leder) overtager en række praktiske funktioner i forhold til brugerstyringsarbejdet, men ansvaret for sikkerhedsarbejdet er fortsat forvaltningschefernes i samarbejde med den overordnede sikkerhedskoordinator. Skærpning af foranstaltninger i forbindelse med låst konto og tildeling at nyt password. ALG har behandlet forslaget vedr. de reviderede IT-sikkerhedsregler. ITsikkerhedsreglerne har ligeledes været forelagt CSU. Begge videresender til Økonomiudvalget med anbefaling. I Hjemmeplejen er der en særlig situation omkring akutoprettelse af adgang til Omsorgsjournalen via en kommunal computer, jf. vedlagte notat. I Tårnby Kommune er det kun IT sikkerhedsadministratoren, ansat i Organisations- og Personaleafdelingen, der kan tildele medarbejdere rettigheder til kommunens IT ned og adgang til diverse IT systemer. Da der i hjemmeplejen løbende opstår situationer, hvor en vikar indkaldes akut, og straks skal kunne benytte Omsorgsjournalen også uden for rådhusets åbningstid, er der behov for, at Økonomiudvalget vedtager en dispensation fra ITsikkerhedsreglerne. Dispensationen skal give mulighed for, at 5 betroede medarbejdere ansat i hjemmeplejen for dispensation til at oprette adgang og tildele rettigheder til Omsorgsjournalen. Efter godkendelse af de reviderede sikkerhedsregler vil O&P igangsætte implementering af ny digital autorisationsblanket. Blanketten vil dels forenkle arbejdsgangen og dels sikre at brugeres adgang til systemer målrettes i forhold til jobprofilen. INDSTILLING Organisations- og Personaleafdelingen indstiller overfor Økonomiudvalget, 7

9 Økonomiudvalget d at den reviderede IT-sikkerhedsregler godkendes og implementeres indenfor Tårnby Kommunes ressort. 2. at der dispenseres for IT-sikkeerhedsreglerne i Hjemmeplejen, sådan at 5 betroede medarbejdere - lokale administratorer i Hjemmeplejen - får autorisation til hurtigt at oprette vikarer ved særlige omstændigheder. BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Sikkerhedsregler - i notat til ALG august /14 2 Åben Bilag til sikkerhedsregler - undtalgelse i hjemmeplejen /14 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt. 8

10 Økonomiudvalget d Afslag Dagpengerefusion Åben sag Sagsnr.: 02/464 Sagsansvarlig: mbv.of Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin RESUMÉ Dagpengerefusion hjemtages i bopælskommunen for de medarbejdere i kommunen, der har været syge i mere end 30 dage i træk. Refusion hjemtages af Organisations- og Personaleafdelingen. Der er modtaget afslag på i alt kr. for perioden UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Jf. lovgivningen kan bopælskommunen give afslag på refusion af forskellige årsager. De modtagne afslag fordeler sig på 3 typer af afslag. 1. Der er givet afslag pga. at nyansatte medarbejdere ikke opfylder beskæftigelseskravet på 120 timer indenfor de sidste 13 uger iht. dagpengelovens Af denne årsag er der givet på i alt kr. hvilket er et fald på kr. i forhold til sidste periode, hvor der var givet afslag på i alt kr. En af årsagerne til dette fald, kan skyldes at de ledige som i tidligere periode nu har opnået beskæftigelse på 120 timer indenfor de sidste 13 uger. 2. Der er givet afslag i iht. til sygedagpengelovens 7. dvs. sygemeldte der ikke opfylder betingelserne for uarbejdsdygtighed. Dette vedr. typisk fravær pga. dårligt arbejdsmiljø/mistrivsel, som skønnes til at være årsagen til fraværet. Af denne årsag er der givet afslag på i alt i kr , hvilket svarer til en stigning på kr. i forhold til sidste periode. Årsagen til denne stigning vurderes at have tilknytning til nogle få personalesager med lange sygemeldinger inden og i opsigelsesperioden. 3. Der er givet pga. for sen anmeldt fravær, hvilket oftest skyldes af fraværet ikke har været indberettet i fraværssystemet umiddelbart efter medarbejderens 1. fraværsdag. Af denne årsag er der givet afslag på i alt kr. hvilket svare til et fald på kr. i forhold til sidste periode. Dette fald antages at skyldes det nye lønsystem som gør det muligt for Organisations- og Personaleafdelingen kan have mere kontrol med dagpengerefusion. Samt at Organisations- og Personaleafdelingen har øget bevågenheden overfor de konkrete afslag som evt. skulle komme via drøftelser med det pågældende arbejdssted. 9

11 Økonomiudvalget d INDSTILLING Organisations- og Personaleafdelingen indstiller overfor Økonomiudvalget, at ovennævnte tages til efterretning. BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Afslag for dagpengerefusion /14 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Til efterretning. 10

12 Økonomiudvalget d Likviditetsoversigt efter Kassekreditreglen - oktober kvartal 2014 Åben sag Sagsnr.: 14/31188 Sagsansvarlig: heh.of Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin RESUMÉ Obligatorisk likviditetsoversigt efter Kassekreditreglen pr. 1. oktober 2014 indberettes til Indenrigs- og Økonomiministeriet efter politisk behandling jf. ministeriets brev af 3. december INDSTILLING Økonomi- og Planlægningsafdelingen anbefaler over for Økonomiudvalget, at jse 1. orienteringen tages til efterretning. BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Likviditetsoversigt efter kassekreditreglen /14 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Til efterretning. 11

13 Økonomiudvalget d Opgørelse for kontrolenheden for 3. kvartal 2014 Åben sag Sagsnr.: 14/31000 Sagsansvarlig: jgu.of Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin RESUMÉ Vedlagt fremsendes opgørelse for kontrolenheden for 3. kvartal Kontrolenheden har for 3. kvartal 2014 udfærdiget opgørelse over sager, hvor borgerne har modtaget sociale ydelser uretmæssigt, eller hvor der er mistanke om, at borgerne har modtaget sociale ydelser uretmæssigt. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Kontrolenheden har i 3. kvartal 2014 modtaget 52 sager fra henholdsvis borgere, andre afdelinger på Rådhuset, SKAT og Udbetaling Danmark. Henvendelserne er fordelt på nedenstående kategorier: Henvendelser vedr. evt. samliv samtidig med udbetaling af ydelser til enlig forsørgere Modtaget 8 sager Færdiggjort 6 sager med ingen besparelse 2 sager er under fortsat behandling Registersamkøring fra Udbetaling Danmark Modtaget 10 sager Færdiggjort 9 sager med ingen besparelse 1 sag er under fortsat behandling Henvendelser vedr. dobbelt forsørgelse, hvor borgeren fx har modtaget arbejdsindtægter samtidig med udbetaling af kontanthjælp Modtaget 24 sager Færdiggjort 18 sager med et samlet tilbagebetalingskrav på ,58 6 sager er under fortsat behandling Henvendelser vedr. dobbelt forsørgelse, hvor borgeren fx har modtaget arbejdsindtægter samtidig med udbetaling af sygedagpenge 12

14 Økonomiudvalget d Modtaget 6 sager Færdiggjort 3 sager med et samlet tilbagebetalingskrav på kr ,- 3 sager er under fortsat behandling Henvendelser vedr. bopælsmæssig tilknytning Modtaget 4 sager Færdiggjort 3 sager med ingen besparelse 1 sag er under fortsat behandling Der er således for perioden 1. juli til 30. september 2014 et samlet tilbagebetalingskrav på kr ,58. Derudover er 14 sager fra 2. kvartal 2014 færdigekspederet, og det bevirkede, at 11 sager blev færdiggjort med et tilbagebetalingskrav på kr ,64 og en årlig besparelse på kr ,- INDSTILLING Kommunalbestyrelsens sekretariat indstiller overfor Økonomiudvalget, jse 1. at opgørelsen for 3. kvartal 2014 for kontrolenheden tages til efterretning. BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Til efterretning. 13

15 Økonomiudvalget d AAB, afd Bredagervej, finansiering af renovering af container og varmemesterplads Åben sag Sagsnr.: 13/33772 Sagsansvarlig: bmi.of Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin RESUMÉ AAB har på vegne afdeling 112, Bredagervej, ansøgt om kommunens godkendelse af lånefinansiering af projekt vedrørende renovering af container- og varmemesterplads. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Vedrørende containerplads: Der foretages indhegning af pladsen, herunder nedgravning af dagrenovationscontainer. Arbejdet betyder, at ansatte og beboere får en mere ergonomisk mulighed for at smide affald i containeren. Derved imødekommes Arbejdstilsynet, som har påpeget, at låger i containeren sidder for højt, når man skal nedkaste affald. Desuden omlægges stikvejen til pladsen, så den kan klare tung trafik. Vedrørende varmemesterplads: Der foretages overdækning og indhegning af pladsen. Arbejdet giver de ansatte og beboerne bedre vilkår til sortering af affald. Maskiner og materiel har bedst af at stå i tørvejr. Projektets samlede udgift er på kr. Heraf finansieres kr. ved tilskud fra Landsbyggefonden. De resterende kr. skaffes ved realkreditlån. Låneoptagelsen vil medføre en huslejestigning på 2%. Den nuværende gennemsnitsleje er 602 kr./m2. Efter låneoptagelsen vil lejen således udgøre 614 kr./m2. Der er 160 boliger i afdelingen. LOVGRUNDLAG Lov om almene boliger 29 ØKONOMI Der stilles ikke krav om kommunal garanti. INDSTILLING Kommunalbestyrelsens Sekretariat indstiller til Økonomiudvalget, jse 1) at godkende, at AAB på vegne af afdeling Bredagervej optager realkreditlån på kr. til finansiering af renovering af container- og varmemesterplads. 14

16 Økonomiudvalget d BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben ans fra AAB /14 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt. 15

17 Økonomiudvalget d Ansøgning om tilskud til Hjemmehjælpernes Ældreklub Åben sag Sagsnr.: 14/31940 Sagsansvarlig: mhe.of Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin RESUMÉ Hjemmehjælpernes Ældreklub i Kastrup/Tårnby ansøger om tilskud til afholdelse af deres årlige arrangementer. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Gennem en årrække har Tårnby Kommune ydet tilskud til Hjemmehjælpernes Ældreklub med 90 kr. pr. medlem. Ældreklubben har 27 medlemmer. ØKONOMI Der er sidste år ydet et tilskud på 90 kr. pr. pensionist. Ved et tilskud på 90 kr. pr. pensionist vil udgiften i 2014 være på kr. Udgiften afholdes over kontoen Diverse tilskud. INDSTILLING Kommunalbestyrelsens Sekretariat anbefaler over for Økonomiudvalget, 1. at Hjemmehjælpernes Ældreklub i lighed med tidligere år bevilges tilskud til deres arrangementer med 90 kr. pr. medlem, i alt kr. jse BILAGSFORTEGNELSE: 1 Lukket 2 Lukket BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt. 16

18 Økonomiudvalget d Indkøb af 2 biler til hjemmeplejen - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 14/852 Sagsansvarlig: aej.do.tf Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin 17

19 Økonomiudvalget d Clara Service opkøbt - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 14/32416 Sagsansvarlig: mta.sf Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin 18

20 Økonomiudvalget d Tjenesterejse til Australien - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 14/31737 Sagsansvarlig: cpl.hb.uk Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin 19

21 Økonomiudvalget d Klage over medarbejder - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 02/1098 Sagsansvarlig: TPE.OF Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin 20

22 Økonomiudvalget d Uansøgt afsked - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 14/24871 Sagsansvarlig: mth.of Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin 21

23 Økonomiudvalget d Ansøgt afsked - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 03/506 Sagsansvarlig: MHY.OF Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin 22

24 Økonomiudvalget d Tjenstlig sanktion - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 14/19975 Sagsansvarlig: jhd.of Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin 23

25 Økonomiudvalget d Tjenstlig sanktion - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 10/3949 Sagsansvarlig: MHY.OF Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin 24

26 Økonomiudvalget d Seniorordning - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 07/3783 Sagsansvarlig: TPE.OF Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin 25

27 Økonomiudvalget d Orlovsansøgning - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 11/4272 Sagsansvarlig: TPE.OF Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin 26

28 Økonomiudvalget d Nedsat timetal for lærere (aldersreduktion) i skoleåret 2014/ LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 13/25555 Sagsansvarlig: MHY.OF Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin 27

29 Økonomiudvalget d Nedsat timetal for lærer i skoleåret 2014/ LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 13/25555 Sagsansvarlig: MHY.OF Fraværende: Afbud: Allan Andersen, Brian Franklin 28

30 Økonomiudvalget d Bilagsoversigt 4. Ekstern refusionsgennemgang 1. Tårnby Førtidspension, Institutionsreglen pdf (181953/14) 2. Tårnby Førtidspension 6-årsreglen pdf (181952/14) 3. Taarnby kontrakt refusioner 10oktober pdf (181951/14) 5. Reviderede IT-sikkerhedsregler 1. Sikkerhedsregler - i notat til ALG august 2014 (144681/14) 2. Bilag til sikkerhedsregler - undtalgelse i hjemmeplejen (185286/14) 6. Afslag Dagpengerefusion 1. Afslag for dagpengerefusion 40 (45763/14) 7. Likviditetsoversigt efter Kassekreditreglen - oktober kvartal Likviditetsoversigt efter kassekreditreglen (175206/14) 9. AAB, afd Bredagervej, finansiering af renovering af container og varmemesterplads 1. ans fra AAB (182855/14) 10. Ansøgning om tilskud til Hjemmehjælpernes Ældreklub 1. (Lukket bilag) 2. (Lukket bilag) 29

31 Bilag: 4.1. Tårnby Førtidspension, Institutionsreglen pdf Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 22. oktober Kl. 12:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

32 Kontrakt mellem Tårnby Kommune Amager Landevej Kastrup EAN-nummer: (i det følgende benævnt Tårnby Kommune) og Dataproces ApS Skalhuse Nibe CVR: (i det følgende benævnt Dataproces) om gennemgang af mellemkommunal refusion: Institutionsreglen

33 Institutionsreglen september OPGAVEN Dataproces har til opgave at gennemgå samtlige Tårnby Kommunes mellemkommunale betalinger på førtidspension. Undersøgelsens formål er at identificere sager, hvor Tårnby Kommune betaler for førtidspension til borgere, som Tårnby Kommune ikke har betalingsforpligtelsen for. Der er fokus på institutionsreglen (retssikkerhedslovens 9c, stk. 2-4). Ved projektets afslutning afleveres en liste med personnumre og de beløb, der kan hentes mellemkommunal refusion på. Desuden afleveres en komplet beskrivelse af, hvem regningen skal sendes til, og hvilke paragraffer der henvises til. Ved afleveringsforretningen bestemmer Tårnby Kommune selv, om den eventuelt ikke ønsker at forfølge den enkelte sag. Tårnby Kommune har mulighed for at selv at foretage opkrævningerne i henhold til listen eller at lade Dataproces sende opkrævningerne. Listen indeholder de sager, som Dataproc es umiddelbart vurderer som juridisk eller bevismæssigt uproblematiske. I det omfang de udlagte betalingskommuner har spørgsmål til regningerne, er Dataproces forpligtiget til at håndtere disse henvendelser. Dataproces er forpligtiget til at forfølge sagerne indtil det tidspunkt, hvor de er betalte, eller hvor de droppes, fordi det mod forventning viser sig, at de efter Dataproces vurdering ikke kan gennemføres til et positivt resultat. Såfremt der i løbet af undersøgelsen viser sig sager, som Dataproces vurderer som hvilende på tvivlsom jus, eller som efter den i samarbejde med Tårnby Kommune foretagne sagsoplysning viser sig at indeholde svære bevismæssige temaer, og som på baggrund heraf må forventes at være særligt ressourcekrævende for Dataproces, vil disse sager blive tilbudt Tårnby Kommune ført på en særskilt kontrakt for hver enkelt sag på no cure, no pay-basis. I disse kontrakter vil Dataproces vederlag først forfalde i det øjeblik, det i sagen krævede beløb er endeligt afregnet til Tårnby Kommune. Denne undersøgelse består dels af en databehandlingsdel, hvori der genereres en positivliste over førtidspensionister, hvis sager erfaringsmæssigt kan have givet anledning til fejlagtige mellemkommun ale betalingsforhold, dels af en manuel sagsgennemgang, hvori de enkelte sagers faktum undersøges og vurderes i forhold til sagens jus. Sidstnævnte del af sagsbehandlingen er en juridisk ydelse. Denne del fylder kvantitativt den langt overvejende del af Dataproces opgaver i henhold til kontrakten. Udbudsretligt er undersøgelsen således en juridisk ydelse omfattet af udbudsdirektivets bilag II b og dermed ikke omfattet af udbudsreglerne i udbudsdirektivet. Den er heller ikke omfattet hverken af udbudspligten i tilbudsloven, jfr. dennes 15a, eller annonceringspligten, jfr. 1 i lov nr.1234 af Side 2 af 8

34 Institutionsreglen september TIDSPLAN OG VARIGHED 2.1 Opgavens start Opgaven påbegyndes ved underskrift af denne kontrakt. 2.2 Opgavens afslutning Dataproces forpligter sig til at aflevere den i punkt 1 nævnte liste senest 6 måneder efter underskrift af denne kontrakt. Opgaven er endeligt afsluttet i det øjeblik, der ikke er udestående fordringer på baggrund af listen mellem enten Tårnby Kommune og en kommunal modpart eller Tårnby Kommune og Dataproces. 3. SAMARBEJDE OG TÅRNBY KOMMUNES MEDVIRKEN 3.1 Samarbejde Dataproces skal i nødvendigt og rimeligt omfang indgå samarbejde med Tårnby Kommune. Dataproces skal herunder, på Tårnby Kommunes anmodning, deltage i møder med Tårnby Kommune om opgavens tilrettelæggelse og udførelse. 3.2 Tårnby Kommunes medvirken Tårnby Kommune er forpligtet til i videst mulig udstrækning at medvirke til, at Dataproces rent praktisk opnår det antal adgange til Tårnby Kommunes IT-systemer, som af Dataproces under hensyntagen til kontraktens punkt 6 betragter som nødvendige for opgavens udførelse, samt at medvirke til indhentelse af oplysninger fra eksterne myndigheder. Herudover er Tårnby Kommune alene forpligtet til at medvirke til opgavens udførelse, hvis kommunen ligger inde med oplysninger eller data, der er nødvendige til opgavens udførelse eksempelvis fysiske journalark. I dette tilfælde er kommunen forpligtet til at oplyse de enke lte sager i samarbejde med Dataproces medarbejdere. Det forventes, at dette kun i meget begrænset omfang vil være tilfældet. Dataene opbevares og behandles hos Dataproces. 4. VEDERLAG OG BETALINGSBETINGELSER 4.1 Vederlag generelt Det samlede vederlag udgør 25 pct. af det beløb, der kan sendes regninger for ved afleveringsforretningen, jfr. punkt 4.2. Betalingen skal tillægges moms. Sammenlagt for kontrakten kan vederlaget dog maksimalt udgøre kr ,00 ekskl. moms. Side 3 af 8

35 Institutionsreglen september 2014 Alle former for udgifter og omkostninger, udover omkostninger ved levering af data, er indeholdt i det samlede vederlag. Herunder eventuelle omkostninger til rejser, hotelophold, sekretærbistand, oversættelse og kontorhold i forbindelse med opgavens udførelse. 4.2 Beregning af vederlag Når det ved afleveringsforretningen af den liste, der er nævnt i kontraktens punkt 1 er blevet aftalt, hvilke sager, der skal forfølges, og om Tårnby Kommune eller Dataproces skal gøre dette, opgøres Dataproces vederlag i henhold til punkt 4.1 på baggrund af disse sager. Vederlaget faktureres på dette tidspunkt. Hvis det viser sig, at der er beløb, som ikke kan berigtiges, fordi de viser sig at være fejlagtige, eller fordi sagen senere må droppes på grund af nytilkomne bevisligheder eller tabes ved en afgørelsesinst ans, jfr. kontraktens punkt 1, foretages en ny vederlagsberegning med procentsatsen fastsat i punkt 4.1 Differencen mellem det betalte vederlag og det efterfølgende beregnede vederlag tilbagebetales af Dataproces. Reklamation vedrørende forkert fakturering skal ske senest 1 år efter fakturadatoen. 4.3 Betalingsbetingelser Betaling forfalder 30 dage efter, at Tårnby Kommune har modtaget fyldestgørende faktura. Ved forsinket betaling er Dataproces berettiget til at beregne renter i henhold til renteloven. 5. FORSINKELSE 5.1 Generelt Overskrider Dataproces en af de fastsatte frister, foreligger der forsinkelse. Såfremt Dataproces må forudse, at der er risiko for forsinkelse, skal Dataproces straks underrette Tårnby Kommune herom, samt om baggrunden herfor og den forventede tidsmæssige varighed for opga vens færdiggørelse. Såfremt Dataproces arbejde forsinkes som følge af mangelfuld medvirken fra Tårnby Kommune, er Dataproces forpligtet til straks at advisere Tårnby Kommune herom. Adviseres Tårnby Kommune ikke straks, fortaber Dataproces retten til at gøre indsigelser begrundet i forsinkelser, der skyldes dette forhold. Side 4 af 8

36 Institutionsreglen september PERSONDATARET OG TAVSHEDSPLIGT (DATABEHANDLERAFTALE OG DATABEHANDLERINSTRUKS) Som integreret del af kontrakten indgår Tårnby Kommune og Dataproces denne databehandleraftale, jfr. persondatalovens kapitel 11: Dataproces handler som databehandler og Tårnby Kommune som dataansvarlig i henhold persondatalovens 42, når Dataproces foretager behandling af personoplysninger i medfør af kontrakten. Dataproces overholder de til enhver tid gældende regler og forskrifter for behandling af personoplysninger under kontrakten, herunder: Lov nr. 429 af 31/05/2000 med senere ændringer om behandling af personoplysninger (Persondataloven) Bekendtgørelse nr. 528 af 15/06/2000 med senere ændringer (Sikkerhedsbekendtgørelsen) Vejledning nr. 37 af 02/04/2001 til bekendtgørelse nr. 528 af 15/ (Sikkerhedsvejledningen) Indenrigs- og Sundhedsministeriets standardvilkår for offentlige myndigheders adgang til CPR Med henblik på varetagelse af Tårnby Kommunens opgaver i henhold til kontrakten tildeles Dataproces et antal adgange til kommunens terminalsystemer efter nærmere aftale. Dataproces må ikke behandle yderligere data via adgangen til Tårnby Kommunes systemer, end det er nødvendigt til varetagelse af kommunens opgaver ifølge kontrakterne, jfr. persondatalovens 5, stk. 3. Dataproces har efter 7 i sikkerhedsbekendtgørelsen pligt til at fastsætte og gennemføre de i sikkerhedsbekendtgørelsen krævede interne bestemmelser om sikkerhedsforanstaltninger. Tårnby Kommune kan til enhver tid kræve at få udleveret kopi af de interne sikkerhedsforskrifter. Tårnby Kommune eller en af denne udpeget tredjemand (revisionsfirma e.l.) - samt Datatilsynet - er berettiget til når som helst at komme på uanmeldt kontrolbesøg hos Dataproces for at konstatere, om Dataproces overholder denne erklæring og gældende lovgivning. Dataproces henviser i denne forbindelse erklæringer og yderligere relevant materiale vedrørende virksomhedens forhold til persondataretten på Databehandleren handler alene efter instruks fra den dataansvarlige. Den dataansvarlige afgør under hensyntagen til kontraktens punkt 3.2, til hvilke formål og hvordan, der må foretages behandling af personoplysninger. Denne databehandleraftale og databehandlerinstruks kan til enhver tid ændres uden varsel, såfremt ændringen er nødvendig for at overholde de til enhver tid gældende regler og forskrifter for behandling af personoplysninger, herunder overholde ændringer i persondataloven, sikkerhedsbekendtgørelsen og sikkerhedsvejledningen. Side 5 af 8