Dagsorden bestyrelsesmøde d

Transkript

1 Dagsorden bestyrelsesmøde d Vi mødes hos Finnbjørg kl. 18:00 til fællesspisning inden mødet J 1. Step Up: Status på sted 2. Step up: Status på køkken; kitchen staff, mad, køkkenvejledning 3. Step up: Oversigt over plan for lejren med aktiviteter og andet. 4. Step up: Status på modtagelse af stab samt den første weekend. 5. Step up: Budget status 6. Tilbagemelding fra Hovedbestyrelsesmøde - herunder aktiviteter til næste sommer på Fyn. 7. Status på delegationerne vi sender ud 8. Evt. Referat Til stede: Finnbjørg, Vitus, Anne-Catrine, Jane, Rikke, Anne, Emilie med på Skype om nødvendigt, Tine Afbud fra: Caroline, Karen, Jette Referent: Tine Kommentar til referat fra sidste gang: Jane laver en oversigt med vurdering af mængder af mad til arrangementet på Hjalleseskolen. 1. Step Up: Status på sted Karen var på besøg med to fra staben. Vedr. linned: mulighed låne i Århus. Alternativ at leje dem på skolen, pris 5000,- har budgetteret med det. Vi hælder til leje, da der er et større vaskearbejde efterfølgende. Karen er på sagen. 2. Step up: Status på køkken; kitchen staff, mad, køkkenvejledning Vi mangler fortsat mange i køkkenet. Absolut minimum: 1 person til frokost (fra kl. 10) 2 personer til aften(fra kl. 16, evt. 17). Angivet med rød farve nedenfor. Vi stræber dog efter 2 personer om dagen og 3 personer om aftenen. Angivet med tal i parentes. 1

2 Kan vi selv byde ind, går vi efter de røde vagter. Vi spørger hver især i vores netværk, om nogen kan de røde datoer! Kritiske datoer: 11/7 mangler minimum 1 dag og 1 aften ( 1 dag +2 aften) 12/7 mangler minimum 1 dag (2 dag+2 aften ) 13/7 mangler minimum 1 dag (2 dag ) 14/7 mangler minimum 1 dag (1 dag + 1 aften) 15/7 mangler minimum 1 aften (1 dag + 2 aften) 16/7 ( 1 aften) 17/7 mangler minimum 1 dag + 1 aften ( 1 dag 1 aften) 18/7 mangler minimum 1 aften ( 1 dag + 2 aften) (Jane melder sig nu) 19/7: minimum 1 aften ( 1 dag + 1) (Jane melder sig nu) 20/7 fint 21/7 fint 22/7 mangler minimum 1 aften (+ 1 aften) Rikke kontakter tilmeldt og spørger om hun kan blive. 23/7 fint 24/7 fint 25/7 fint 26/7 fint 27/7 mangler minimum 1 aften (1 dag + 1 aften) 28/7 fint 29/7 fint 30/7 fint Vedr. Slagterpigernes levering: Anne-Catrine har overblik! Se også nedenfor: 8/7, 9/7, 10/7: varm mad til aften til 14 pers. 11/7, 12/7, 13/7, 14/7: varm mad til 52 til frokost 15/7 MÅSKE local impact dag; i så fald madpakker i stedet frokost, dvs. madder leverres af Slagterpigerne til aften - vi afventer staben 16/7 bestilles til 52 17/7: junior branch dag: bestilles til lidt flere - ca. 56 pers 18/7, 19/7, 20/7: bestilles til 52 Fra 23/7 og resten af tiden bestiller vi til 54 pers. 26/7: madder leveres af Slagterpigerne til aften. Forespurgt på salatbar i stedet for blandet salat. Ikke muligt inden for prisen. Idé: grillaften. Karen undersøger om der er en grill på stedet. Vi afventer stabens udspil.

3 Karens bolleopskrift lægges i køkkenet, så der kan bages. Staben stiller selv morgenmadet frem. (Gjort klar af aftenholdet) 2 snacks dagligt: Formiddagsfrugt og eftermiddagssnacks. (Stilles frem af køkkenvagten) Køkkenmanual: Rikke og Emilie udarbejder den. Rikke og Emilie laver en madplan til aftensmaden (kold mad) Rikke og Emilie vil styre madbudgettet ved BC-catering. Jane har kontakt til Wendorff. Jane tager sig af det. Vedr. allergier og andre hensyn: ok! 3. Step up: Oversigt over plan for lejren med aktiviteter og andet. Stab: Zandra 22 år, Niklas 25 år, Lea student sidste år, Mie 3.g., Alberte 3.g. Karen og Rikke har lavet en to-do liste med staben. Staben tager udgangspunkt i den for at være sikre på at nå i mål. Rikke bestiller efter aftale med staben bus nu. Vi ved ikke, hvad staben har fået at vide, at de kan regne med, at vi gør. Vi løser det ved dialog og to-do listen. Sortering af forms - det afklares om staben eller bestyrelsen ordner det den 10/7 ved ankomst til lejren. Børneattester på værtsfamiliers medlemmer over 15 år indsamles af Rikke. Zoo-udflugt den 26/7: Rikke følger op med Emilie. Staben bestiller kontormaterialer, og vi fragter det til campen. Anne-Catrine henter. Link til webshop med lager i Odense er givet til staf. Jane medbringer farver, sakse mm. Diverse aftaler med sundhedsvæsnet: Rikke og Karen har overblikket. Staben ønsker at låne en cykel - Rikke leverer. Kirkegang: Rikke tager pågældende delegation med. Karen tager ned til midtvejsevaluering efter ca. en uge. Zandra er stabens kontakt ifht. køkkenhjælp. Zandra bestiller camp T-shirts. Vi ønsker 5 forklæder med Camp-logo. Rikke kontakter Zandra vedr. bestilling.

4 Første hjælp: En har kørekort, vedkommende har derfor førstehjælpskursus. 4. Step up: Status på modtagelse af stab samt den første weekend. Den 8/7: Jette tager mod delegationerne på banegården. De unge hentes af familierne. Vi kører delegationslederne til campen i grupper a tre. Anne Catrine vil køre. Preben kan køre. Muligvis Karen. Muligvis en fra Annes familie. Det er nok. Delegationen fra Spanien kommer den 6/7 om aftenen. De indkvarteres i KBH de første to nætter. Costa Rica kommer også den 7/7 - tager direkte til Rikke. (Costa Rica har en sen afgang efter campen og tager med Rikke hjem igen - med mindre andre melder ind, inden 30. juli.) Finnbjørg skriver et velkomstbrev til værtsfamilierne. Finnbjørg og Jane tager imod staben den 7/7 på Campen. Finnbjørg kontakter Karen for tidspunkt. 7/7 spiser de pizza til aften. Finnbjørg og Jane bestiller og betaler. Kvittering sendes til Rikke. 5. Step up: Budget status CISV betaler skolen Tilskud 95,- pr pers pr. dag. Dvs ,- der skal dække alt. Udgifter i budgetterede beløb: Slagterpigerne: 46:000,- Stab forberedelse og transport: 5000,- Leje af bus 2 dage: ,- Zoo: 2000,- Materiale 4000,- Leaders night out: 3500,- Sengetøj: 5000,- Vaskemaskiner: 1000,- Forklæder, T-shirts: 4000,- Diverse: 6500,- BC catering : ,- (dvs. ca. 20 kr. pr. pers. pr. dag) 6. Tilbagemelding fra Hovedbestyrelsesmøde - herunder aktiviteter til næste sommer på Fyn. Det endte med, at vi skal holde Seminar camp årige i (Foreløbig dato: 8-29/7) Måske Emilie vil være stab J Youth Meeting i 2018

5 7. Status på delegationerne vi sender ud Step Up-delegation for 14-årige er rejst til Indien. På torsdag rejser BB-delegation til USA. 1. juli rejser Step Up-delegation for 15-årige til USA Rikke mødes med BB Brasilien-delegationen i august. Caroline skal med som leder. Youth Meeting-delegationen for årige til Aalborg rejser d. 8. juli, Anne-Catrine er kontaktperson. En drengegruppe og en enkelt pige. Desuden sender vi Vitus som JC til Filippinerne d. 23. juni, og Valdemar og Rosa på Seminar Camp i løbet af sommeren. 8. Evt. Tak for et godt møde med dejlig mad J Næste møde kl. 18:00 hos Rikke. Vi starter igen med spisning.