Kravspecifikation. vedr.

Transkript

1 Kravspecifikation vedr. begrænset udbud af rengøring og vinduespolering af daginstitutioner, skoler, SFO er, klubber, fire biblioteker og en svømmehal til ordregiver

2 Indhold 1. RENGØRINGSYDELSEN Krav, indhold og omfang Lokaleoplysninger Rengøringsdage Rengøringstidspunkt Hovedrengøring Ekstrarengøring Ekstra toiletrengøring af elevtoiletter Rengøringsmetoder Rengøringsprodukter Arbejdsplanlægning Kvalitetssikring Rapportering Affaldshåndtering VINDUESPOLERINGSYDELSEN Generelt Lokaleoplysninger Krav, indhold og omfang Oprydning og klargøring Kvalitet Poleringsplan og godkendelse Opstilling af differentierede poleringsaktiviteter Øvrige vilkår OPRYDNING OG KLARGØRING Generelt Biblioteker, andre institutioner og administrationslokaler m.v SFO og klubber Skoler, inklusive tandklinikker Daginstitutioner, inklusive dagplejen LEDELSE OG SAMARBEJDE Side 2 af 20

3 4.1 Overordnet ledelse Arbejdsledelse PERSONALEFORHOLD Arbejds- og ansættelsesforhold Personaleuddannelse Beklædning og identifikation Side 3 af 20

4 1. Rengøringsydelsen 1.1 Krav, indhold og omfang Alle arbejdsoperationer skal i forhold til de aktuelle overflader udføres under størst mulig hensyntagen til almindelige leverandør- og producentanvisninger, samt til opnåelse af den bedst mulige kvalitet, samtidig med mindst mulig miljøbelastning inklusive arbejdsmiljøet for servicemedarbejderne og lokalebrugerne. Alle yderdøre og vinduer skal af sikkerhedsmæssige årsager holdes lukkede og låste hvis institutionen er lukket under arbejdets udførelse, med mindre der arbejdes i lokalet, samt være lukket og låste når institutionen forlades. Arbejdet indeholder ikke oprydning og klargøring af lokaler til rengøring jf. afsnit 3, men kontrakthaver skal imidlertid i alle tilfælde anvende den planlagte arbejdstid også selvom oprydning ikke har fundet sted. I tilfælde af mangler ved oprydning og klargøring som institutionen har ansvaret for og som medfører hel eller delvis undladelse af rengøring, skal kontrakthaver uopfordret og skriftligt pr. eller kontaktbog, melde dette til institutionens kontaktperson. I tilfælde af gentagne eller generelle mangler ved oprydning og klargøring ved en eller flere institutioner, skal dette skriftligt rapporteres til kommunens kontaktperson. Kontrakthaver skal uopfordret foretage en uge- og dagsfastsættelse af alle arbejdsopgaver, som ikke skal udføres hver dag; meddele institutionen disse, samt medvirke til at den enkelte lokalebruger gøres eller kan gøre sig bekendt hermed. For arbejdsopgaver som skal udføres to gange pr. uge, skal der være mindst én og højst to hverdage mellem disse. For arbejdsopgaver som skal udføres tre gange pr. uge, skal disse udføres mandag, onsdag og fredag. For arbejdsopgaver, som i henhold til arbejdsbeskrivelserne i bilag 5, skal udføres som daglig eller grundig rengøring, udføres disse til en højde af ca. 2 meter. For arbejdsopgaver, som i henhold til arbejdsbeskrivelserne i bilag 5, skal udføres som periodiske arbejdsopgaver, udføres disse til en højde af ca. 3,5 meter. For arbejdsopgaver, som i henhold til arbejdsbeskrivelserne i bilag 5, skal udføres som hovedrengøring, udføres disse i hele lokalets højde. Arbejdsopgaver som ikke fremgår af udbudsmaterialet med tilhørende bilag, rekvireres særskilt med hensyn til omfang og kalkuleres prismæssigt med baggrund i tilbudsskemaets tilbudspriser. Rengøringsydelsen omfatter uddeling/opsætning/opfyldning med almindelige forbrugsartikler til toiletter og lignende steder. Hvis der er opsat dispensere eller lignende skal disse opfyldes. Forbrugsartikler indkø- Side 4 af 20

5 bes af institutionen og placeres på et centralt lager. Kontrakthaver orienterer institutionen i god tid før lageret er opbrugt. Alt rengøringsudstyr m.v., skal uden for den tid hvor rengøringsarbejdet udføres, placeres i det/de af institutionen anviste rengøringsrum. De steder, hvor det er muligt, skal rengøringsrummet være aflåst uden for arbejdstid. Vaskemaskiner installeret af institutionen må ikke benyttes til vask af mopper og klude, medmindre dette aftales direkte og skriftligt med institutionen. Ligeledes må kontrakthaver ikke selv installere vaskefaciliteter uden skriftlig aftale. Af aftalen skal det klart fremgå under hvilke betingelser ovenstående aftales, herunder bestemmelser om vedligeholdelse, strømforbrug, forsikringer m.v. Kontrakthaver skal tilsikre at brugte mopper og klude m.v., behandles og opbevares på en sådan måde at lugtscener ikke forekommer. Såfremt servicemedarbejderen i sit daglige arbejde måtte blive bekendtgjort med fejl eller mangler på f.eks. vvs-installationer, som toiletter og urinaler hvor vandet løber konstant, utætte sæbeautomater og blandingsbatterier, ødelagte eller manglende lysarmatur, lamper og lysrør, samt andre skader på bygninger og inventar, skal dette snarest meddeles institutionen. 1.2 Lokaleoplysninger kontrakthaver skal inden to måneder efter opstart af aftalen, kontrollere de udleverede institutionsdata og fremkomme med eventuelle ændringsoplysninger, inklusive oplæg til tilpasning af vederlaget. 1.3 Rengøringsdage Antallet af rengøringsdage vil fremgå af lokalefortegnelsen for den enkelte institution og være afstemt efter den enkelte institutions åbningsdage. Det skal hertil bemærkes, at det for specielt daginstitutioner og SFO er kan forekomme, at der skal leveres et mindre antal rengøringsdage som følge af flere institutioners samkøring i ferieperioder. Det er kontrakthavers ansvar at registrere og kontrollere det for det enkelte kalenderårs aktuelle antal rengøringsdage. I tilfældet af reduktion eller udvidelse i antallet af rengøringsdage pr. kalenderår, reduceres/udvides vederlaget for hver dag med en faktor, svarende til det årlige vederlag divideret med antallet af det i lokalefortegnelsen for den enkelte institution anførte antal rengøringsdage. 1.4 Rengøringstidspunkt Rengøringen skal udføres mandag til fredag i tidsrummet Af lokalefortegnelsen fremgår det hvorvidt institutionen ønsker morgen- eller eftermiddag/aften rengøring. Alle primærlokaler skal som udgangspunkt være rengjort ved institutionens åbning, men det aktuelle og mulige arbejdstidsrum, aftales af kontrakthaver direkte med den enkelte institution. Side 5 af 20

6 For institutioner med andre lokalebrugere end primærbrugerne (eksempelvis skoler), skal rengøringen foretages så der er rent når primærbrugerne kommer om morgenen. 1.5 Hovedrengøring Hovedrengøring gennemføres, efter aftale med institutionen om det præcise tidsrum for arbejdets udførelse, én gang årligt. Arbejdets specifikke indhold og omfang fremgår af arbejdsbeskrivelserne i bilag 5 (arbejdsbeskrivelse hovedrengøring). Arbejdsbeskrivelsen er udgangspunkt for hovedrengøringen, men den enkelte institution og kontrakthaver kan aftale individuelle ændringer i indholdet. Alle udførte hovedrengøringsopgaver skal godkendes af institutionen på en specielt udfyldt servicerapport forinden fremsendelse af faktura. 1.6 Ekstrarengøring Der skal være mulighed for, at institutionen kan rekvirere ekstrarengøring til en på forhånd aftalt pris pr. time/m2. Aftale herom indgås skriftligt fra gang til gang og institutionen fastsætter omfang, objekter, steder og karakteren af rengøringen. Dette kan eventuelt ske ud fra et af institutionen fremsat ønske om tilbud på opgaverne. Eventuel specialrengøring og behandling af diverse gulvbelægninger m.v., skal aftales med institutionen inden arbejdet påbegyndes. 1.7 Ekstra toiletrengøring af elevtoiletter På skoler skal der på alle skoledage foretages en ekstra toiletrengøring af elevtoiletter i tidsrummet ca Rengøringen foretages i henhold til arbejdsbeskrivelsen for skoler (bilag 5). 1.8 Rengøringsmetoder Rengøringsarbejdets udførelse skal ske under anvendelse af de til enhver tid mest tidssvarende tekniske og ergonomiske metoder, samtidig med opnåelse af den aftalte kvalitet/aktivitet. De generelle rengøringsmetoder for de forskellige rengøringsopgaver der påtænkes anvendt, skal beskrives i tilbuddet. Det skal bemærkes at anvendelse af metoder der ophvirvler det løse støv ikke kan accepteres. Det forudsættes at kontrakthaver sikre, der altid vaskes med rent rengøringsvand, så et fagligt korrekt resultat tilvejebringes. Det er et krav at der på alle større frie gulvflader såsom gangarealer, åbne arealer og lignende, anvendes gulvvaskemaskiner hvor dette er muligt, jf. arbejdstilsynets vejledning herom. Alle gulve hvor materialet fordrer pleje skal der anvendes vekselvask. Side 6 af 20

7 For alle overflader er det et krav at disse rengøres/plejes og vedligeholdes i henhold til deres type og beskaffenhed. Overflader som forskriftsmæssig skal vedligeholdes med eller på besigtigelsestidspunktet er påført en plejende overflade, skal vedligeholdes i hele aftaleperioden. Det forudsættes at alle overflader som ved aftalens start er påført olie, løbende vedligeholdes med olieringer, samt udsættes for korrekt beskyttende behandling gennem brug af forskriftsmæssige rengøringsmetoder. Rengøring af IT udstyr, apparaturer og andet teknisk udstyr m.v., skal foretages med en tør metode. 1.9 Rengøringsprodukter Kontrakthaver skal sikre sig at de anvendte rengøringsprodukter til enhver tid, er så lidt miljøskadelige som muligt, både hvad angår det ydre og indre miljø, samt arbejdsmiljøet. Rengøringsprodukter med EDTA og NTA fosfater accepteres ikke anvendt og rengøringsprodukterne skal være godkendt i henhold til SPT-norm eller tilsvarende. Tilsvarende gælder for rengøringsprodukter indeholdende de vaskeaktive stoffer LAS, APEO og NPEO. Som følge her af skal kontrakthaver sikre sig at rengøringsprodukter udvælges ud fra: - At antallet af rengøringsprodukttyper reduceres til et minimum - At rengøringsprodukterne er uden farvestoffer, parfume og unødvendige konserveringsmidler - At rengøringsprodukterne skal være så PH-neutrale som muligt - At rengøringsprodukterne er uden organiske klorforbindelser De i tilbuddet angivne rengøringsprodukter må ikke erstattes uden ordregivers skriftlige tilladelse. Ordregiver forbeholder sig ret til at vælge alternative rengøringsprodukter. Medfører dette meromkostninger for kontrakthaver vil disse blive dækket af kommunen under forudsætning af at kontrakthaver kan dokumentere meromkostningerne. De rengøringsprodukter der påtænkes anvendt skal dokumenteres via normdatablade og være godkendt ifølge en fælles miljømærkning (EU s blomsten, svanemærket eller andre). Herudover er det et krav at kontrakthaver iværksætter fornødne procedure til sikring af: - At rengøringsprodukter som skal anvendes til mere specielle rengøringsopgaver, ikke risikerer at blive anvendt i forbindelse med daglige rengøringsopgaver - At der altid anvendes korrekt dosering - At der altid anvendes forskriftsmæssige produkter Kontrakthaver skal udarbejde arbejdspladsbrugsanvisninger dækkende de arbejdsforhold, produkterne anvendes under på den enkelte institution Arbejdsplanlægning Side 7 af 20

8 Kontrakthaver skal senest to måneder efter aftalestart fremsende et eksemplar af den planlagte arbejdsplan og områdefordeling for servicemedarbejderen til institutionen. Ligeledes skal der ved eventuelle ændringer til arbejdsplanen, snarest efter ændringen er trådt i kraft, gives besked herom. Kontrakthaver skal opsætte dørmærkater i samtlige af institutionens lokaler, udvisende på hvilke dage de enkelte rengøringsopgaver udføres. Kontrakthaver skal udarbejde et system til styring af de periodiske rengøringsopgaver, således at institutionen til enhver tid kan orientere sig om hvor og hvornår rengøringsopgaven bliver udført. Systemet skal gøre det muligt for institutionen, skriftligt at kvittere for udførelsen samt at give udtryk for institutionens tilfredshed med det udførte arbejde. Kontrakthaver skal på opfordring udlevere den gældende timenormering for den enkelte institution. Kontrakthaver er til enhver tid forpligtet til at følge ordregivers eller den enkelte institutions gældende sikkerhedsanvisninger. Kontrakthaver er til enhver tid forpligtiget til at sørge for at dennes medarbejdere ikke bringer ordregivers generelle eller specifikke sikkerhedsbestemmelser ud af funktion, så som at branddøre og andre selvlukkende døre ikke må spærres, blokeres eller stå åbne i længere tid end det tager at gå fra ét lokale til et andet gennem branddøren Kvalitetssikring Kontrakthaver skal i forhold til den enkelte institution etablere/anvende et kvalitetssikringssystem, der via servicemedarbejderens og ledelsens egenkontrol vil sikre, at institutionen hver rengøringsdag får leveret den aftalte ydelse. Systemet skal på baggrund af de opstillede krav og instrukser i nærværende udbudsmateriale, omfatte de fornødne procedurer og instruktioner, til sikring og kontrol af den aftalte aktivitet og kvalitet. Kontrakthaver skal ved alle former for afvigelser i forhold til den aftalte ydelse, straks meddele disse til institutionen. Meddelelsen skal gives umiddelbart eller senest samme dag afvigelsen konstateres. Meddelelsen kan gives skriftligt pr. , i en af kontrakthaver udlagt kontaktbog, eller mundtligt til institutionens kontaktperson. Kontrakthaver skal minimum en gang om måneden gennemføre et servicebesøg på hver enkelt institution. På servicebesøget gennemgås et repræsentativt udsnit af lokalerne sammen med kontaktpersonen, hvor rengøringskvaliteten vurderes og eventuelle forhold af betydning for leverancen drøftes. Efter gennemgangen udfærdiges en servicerapport i fællesskab. Efter afsluttet hovedrengøring, periodisk rengøring, ekstra rengøring og evt. specialrengøring, skal der udfærdiges en separat servicerapport efter ovenstående principper, for det udførte arbejde. Ordregiver kan stille krav til en øget hyppighed af servicebesøg, såfremt dette måtte anses som nødvendigt for kvalitetssikringen. Side 8 af 20

9 Ordregiver har bemyndigelse til at føre tilsyn og udføre kontrol med alle led i arbejdets udførelse. Kontrakthaver er forpligtet til at stille de for kontrollen nødvendige oplysninger til rådighed for ordregiver. Ordregiver kan vælge at lade en uvildig tredjepart gennemføre kvalitetskontroller i det omfang dette måtte skønnes nødvendigt. Omkostningerne hertil påhviler alene ordregiver. Kommunens tilsyn/kontrol med det udførte arbejde fritager ikke kontrakthaver for dennes forpligtelser Rapportering Kopi af månedlige servicerapporter samt separate servicerapporter skal af kontrakthaver sendes til ordregivers kontaktperson hver måned, således at kommunen har rapporterne i hænde senest med udgangen af den første uge i den efterfølgende måned. Servicerapporten skal dokumentere kontrakthavers kontrol af programmernes overholdelse. Servicerapporten skal afspejle institutionens tilfredshed med den leverede rengøring. Servicerapporten skal afspejle institutionens tilfredshed med samarbejdet. Institutionens kontaktperson skal underskrive servicerapporten. Modtages servicerapporterne ikke til tiden, og er dette et tilbagevendende problem, betragtes dette som en mangel ved den leverede ydelse, jf. punkt 2.9. Det er ordregivers ønske at der i en indkøringsperiode på tre til seks måneder foretages en hyppigere opfølgning og kontrol af rengøringskvaliteten, samt at der af kontrakthaver hvert kvartal fremsendes en samlet kvalitetsrapportering for alle de omhandlede opgaver, inklusive specifik angivelse af eventuelle gennemførte opretningstiltag samt refusionsbetalinger. Rapporteringen skal efter nærmere aftale foreligge i en netklar form. Kontrakthaver kan udarbejde forslag til alternative kvalitetssikringsmetoder/-kontrol og rapporteringsmetoder, men de skal i givet fald være selvstændigt komplette og eventuelle omkostningsforskelle skal være angivet Affaldshåndtering Ordregivers til enhver tid gældende regler for affaldshåndtering skal overholdes af alle kontrakthavers ansatte. Indsamlet affald henstilles/smides på/i de af den enkelte institutions udpegede steder/containere. Side 9 af 20

10 2. Vinduespoleringsydelsen 2.1 Generelt Vinduespoleringen omfatter alle glaspartierne, som udgør en del af den enkelte institution i ordregiver både internt, eksternt og imellem koblede ruder og termoruder. Dette gælder uanset hvilke hjælpemidler, inklusive lift, stillads eller lignende, der skal anvendes for at gennemføre poleringen. Vinduespoleringsarbejdet skal udføres en hverdag i tidsrummet på tidspunkter efter nærmere aftale med den enkelte institution, der herved vil kunne sikre at kontrakthaver for rimelig uhindret adgang til de enkelte lokaler og glasflader. Melding om den eller de præcise poleringsdage skal gives senest 3 hverdage før poleringen og vinduespolererne skal ved alle poleringer melde deres ankomst og afgang til institutionen. Alle vinduespoleringsrutiner skal udføres på en så miljøskånsom måde som muligt og uden at genere institutionens virke i øvrigt. Vinduespoleringen må ikke påbegyndes før det er undersøgt, om bygningsdele eller fastgørelsesordninger, som vinduespolererne skal benytte, er sikre. Såfremt der til vinduespoleringen er indrettet eller der forefindes specielle vinduespoleringsarrangementer, stilles disse vederlagsfrit til rådighed ved poleringens udførelse. Det forudsættes da, at dette materiel af kontrakthaver efterses og afleveres/efterlades forskriftsmæssigt. Kontrakthaver skal sikre, at alle sikkerhedsmæssige forholdsregler iagttages under arbejdet. Kontrakthaver skal straks meddele institutionen hvis der konstateres mangler ved vinduernes lukkeanordninger. Ligeledes skal kontrakthaver meddele institutionen hvis der konstateres fejl ved sikringsbeslag, poster, plader og lignende. Hvis sådanne fejl konstateres, må poleringsarbejdet ikke foretages før udbedring har fundet sted. Kontrakthavers medarbejdere er forpligtet til at overholde alle eventuelle stedlige sikkerhedsbestemmelser. 2.2 Lokaleoplysninger Der er ikke foretaget en registrering eller optælling af vinduer m.v. men der er jf. bilag 4 for hver institution foretaget en opgørelse over lokaler samt en lokalefortegnelse. Der kan under udbudsprocessen og efterfølgende ske ændringer i forhold til lokaleanvendelsen eller udvidelser/indskrænkninger på den enkelte institution. Tilbuddene skal kalkuleres på baggrund af de ved besigtigelse konstaterede forhold. Side 10 af 20

11 2.3 Krav, indhold og omfang Poleringsarbejdet udføres efter de i bilag 5 anførte antal poleringer pr. år. Alle poleringer skal tage udgangspunkt i en poleringsprocedure for normalt besmudsede glasflader. Eventuelle hærværkslignende efterladenskaber på glasfladerne fjernes først efter forudgående aftale om omfang og pris. Poleringsarbejdet skal for alle lokaler så vidt muligt udføres uden gene for lokalebrugerne. For undervisningslokaler og tilsvarende skal poleringen normalt udføres udenfor undervisningstiden. Arbejdet indeholder ikke oprydning og klargøring jf. afsnit 2.4. Kontrakthaver skal imidlertid i alle tilfælde anvende den planlagte arbejdstid, også selvom oprydning ikke har fundet sted. I tilfælde af mangler ved oprydning og klargøring som lokalebrugeren har ansvaret for og som medfører hel eller delvis undladelse af polering, skal kontrakthaver uopfordret skriftligt melde dette til institutionens kontaktperson. I tilfælde af gentagne eller generelle mangler ved oprydning og klargøring ved en eller flere institutioner, skal dette skriftligt rapporteres til kommunens kontaktperson. Lukninger af institutioner eller lokaler meddeles fra institutionens side i overensstemmelse med aftalevilkårene, og fordre refusionskrav, jf. tilbudslistens reguleringspriser. Der skal være mulighed for, at kommunen/institutionen kan rekvirere ekstraarbejde til en på forhånd aftalt pris pr. time/m2. Aftale herom indgås fra gang til gang og institutionen fastsætter omfang, steder og karakteren af opgaven. Alle aftalte og udførte ekstraopgaver skal være godkendt af institutionen forinden faktura fremsendes. 2.4 Oprydning og klargøring Oprydning og klargøring forud for vinduespoleringen er ikke en del af vinduespoleringsaftalen. Det er derfor heller ikke kontrakthavers ansvar, at der foretages de fornødne oprydnings- og klargøringsopgaver. I tilfælde af at kontrakthaver som følge af mangelfuld oprydning eller klargøring oplever vanskeligheder med at udføre poleringen, skal dette snarest meldes institutionens kontaktperson. 2.5 Kvalitet Alle glasflader som poleret, herunder også kanter og hjørner på glasfladerne, skal efter poleringen fremtræde klare, fri for pletter samt uden striber og andre spor efter de anvendte redskaber m.v. Vindueskarme og rammer, ud-/indvendige vægge, inventar m.v. skal fremtræde i samme stand som før arbejdets udførelse. Vindueskarme, vinduesplader og inventar må kun betrædes under anvendelse af skånestykker eller -fodtøj. Side 11 af 20

12 2.6 Poleringsplan og godkendelse Kontrakthaver skal tilrettelægge poleringen ud fra ovenstående bestemmelser og der skal fastlægges en poleringsplan som uopfordret meddeles den enkelte institution og ordregivers kontaktperson. Poleringsplanen skal fastlægge datoer for de enkelte hovedaktiviteter, således at alle kontrakthavers aktuelle poleringsopgaver i en fastlagt periode, udføres i sammenhæng og over hele arbejdsdage. Efter hver endt periodevis polering skal kontrakthaver indhente skriftlig godkendelse af kvaliteten hos institutionens kontaktperson. 2.7 Opstilling af differentierede poleringsaktiviteter Efter anmodning fra ordregiver, skal kontrakthaver fremlægge forslag til en differentieret poleringsplan. Planen skal indeholde en forventelig sikkerhed for, at samtlige glasflader poleres med en hyppighed så de ikke kommer til at fremstå urimeligt snavsede. Samtidig med forslag til den differentierede polering skal der afgives tilbud herpå med angivelse af prisen for hver af de enkelte poleringsaktiviteter og i alt. 2.8 Øvrige vilkår Ud over ovennævnte vilkår skal vinduespoleringsydelsen udføres ud fra de samme krav som rengøringsydelsen, samt de i pkt. 4 og 5 anførte krav og vilkår. Side 12 af 20

13 3. Oprydning og klargøring For at opnå den størst mulige forståelse for alle involverede parters roller og ansvar i samarbejdet, er der fastlagt grænseflader mellem hvilke opgaver der indgår i rengøringsaftalen og hvilke der ikke gør. 3.1 Generelt Oprydning og klargøring forud for rengøringsarbejdets udførelse er ikke en del af rengøringsaftalen. Det er derfor heller ikke kontrakthavers ansvar, at der foretages de fornødne oprydnings- og klargøringsopgaver. Det forudsættes at den almindelige oprydningsstandard er af en sådan karakter, at den ikke i væsentlig grad hindrer rengøringspersonalets arbejde. Dette medfører, at der ikke forventes eller kræves rengjort på overflader, eller dele af overflader som ikke er tilgængelige eller synlige som følge af manglende oprydning eller klargøring. Almindeligt flytbart eller mindre inventar, arbejdsredskaber (telefoner, holdere til skriveredskaber, PCtastaturer og lignende), mindre/let flytbart inventar på hjul (kontorstole, flytbare tavler, mindre skuffearrangementer og lignende), flyttes af kontrakthaver på de dage, hvor der i henhold til arbejdsbeskrivelserne er angivet grundig rengøring. Mindre udsmykningsgenstande i begrænset omfang flyttes ligeledes af rengøringskontrakthaver i forbindelse med rengøringsarbejdet udførelse (eks. 1-2 potteplanter i en almindelige vindueskarm, eller 1-2 billeder eller tilsvarende på et skrivebord). Rengøring af overflader som kræver oplukning af skabe, skuffer og lignende indgår ikke i rengøringsaftalen. Rengøring/afstøvning af bøger og lignende i mediecentre indgår ikke i aftalen, ligesom indvendig renholdelse af køleskabe og andre hvidevare heller ikke er en del af aftalen. Hærværkslignende besmudsninger i form af eksempelvis graffiti, vådt toiletpapir på lofter og vægge, skridtmærker op af vægge og døre, samt spildt væske i større mængder, henregnes ikke som værende omfattet af aftalen, ligesom der ikke skal gøres rent blandt ledninger, stikdåser og lignende, da de kan udgøre en sikkerhedsmæssig risiko for rengøringspersonalet. Teknisk renhold (speciel rengøring) og aftørring / afvaskning af alle former for teknisk udstyr og apparatur, maskiner, værktøj inklusive telefoner, IT-udstyr, kopimaskiner, printere, musikinstrumenter tandlægestole, konsoller og lignende påhviler institutionen. Almindelig afstøvning på udvendige flader af ovennævnte, indgår som en del af rengøringsaftalen jf. arbejdsbeskrivelserne i bilag 5. I tilfælde af, at kontrakthaver som følge af mangelfuld oprydning eller klargøring oplever vanskeligheder med at udføre rengøringsarbejdet skal dette meddeles til institutionens kontaktperson. Kontrakthaver kan i så fald undlade rengøring i pågældende lokale, men den planlagte rengøringstid skal altid anvendes. Side 13 af 20

14 Ønsker institutionen at få rengjort lokaler der ikke er ryddet eller på anden vis ikke lever op til den klargøringsstandard der må forventes, skal dette bestilles som ekstra / specialrengøring og deraf faktureres særskilt. 3.2 Biblioteker, andre institutioner og administrationslokaler m.v. Med mindre andet er specifikt angivet omfatter den oprydning og klargøring som skal udføres af andre end kontrakthaver: - Placering af alt affald i affaldsbeholdere - Fjernelse af tungt og/eller stort affald - Oprydning/afrydning af diverse borde, vindueskarme, hylder, reoler samt flader ovenpå skabe og lignende - Afrydning/fjernelse af service/flasker og manuel/maskinel opvask - Oprydning/opstoling i kantine/frokoststue/tekøkner og lignende. - Rengøre køkkeninventar og redskaber - Rengøre skabe, skuffer og hvidevare indvendigt - Optørre/fjernelse af spild - Rydde gulvarealer for personlige ejendele og andre midlertidigt hensatte objekter og materialer - Rengøre personlig lokaleudsmykning - Blomsterpasning og lignende - Afkalkning af kaffemaskiner, elkedler og lignende - Teknisk rengøring af alle former for teknisk udstyr - Rydde lokaler for inventar og lokaleudsmykning i forbindelse med hovedrengøring 3.3 SFO og klubber Med mindre andet er specifikt angivet omfatter den oprydning og klargøring som skal udføres af andre end kontrakthaver: - Placering af alt affald i affaldsbeholdere - Fjernelse af tungt og/eller stort affald - Aftørring af tavler, whiteboards og lignende Side 14 af 20

15 - Oprydning/afrydning af diverse borde, vindueskarme, hylder, reoler samt flader ovenpå skabe og lignende, legetøj, glas, krus, bestik, tallerkner, tekstiler samt rulleborde m.v. - Aftørre borde og stole efter spisning - Sætte inventar på plads, inklusive opsætning/ophængning af stole og taburetter - Grovfeje grupperum, fællesrum og undervisningslokaler - Renholde værktøj, legetøj, bøger, mapper og lignende pædagogisk/undervisningsmateriale. - Skifte/vaske diverse betræk på puder, madrasser og lignende - Tømme børnegarderober en gang ugentligt - Almindelig oprydning og optørring efter anvendelse af køkkenborde og -vaske - Rengøre skabe, skuffer og hvidevarer indvendigt - Rengøre køkkeninventar og redskaber - Renholde/flytning/nedtagning af diverse elevudsmykninger og efterladenskaber herfra - Afrydning/fjernelse af service/flasker og manuel/maskinel opvask - Oprydning/opstoling i personalerum og tekøkkener - Optørre/fjernelse af spild - Rydde gulvarealer for personlige ejendele og andre midlertidigt hensatte objekter og materialer - Rengøre personlig lokaleudsmykning - Blomsterpasning og lignende - Afkalkning af kaffemaskiner, elkedler og lignende - Teknisk rengøring af alle former for teknisk udstyr - Rydde lokaler for inventar og lokaleudsmykning i forbindelse med hovedrengøring 3.4 Skoler, inklusive tandklinikker Med mindre andet er specifikt angivet omfatter den oprydning og klargøring som skal udføres af andre end kontrakthaver: - Placering af alt affald i affaldsbeholdere - Fjernelse af tungt og/eller stort affald Side 15 af 20

16 - Aftørring af tavler, whiteboards og lignende - Oprydning/afrydning af diverse borde, vindueskarme, hylder, reoler samt flader ovenpå skabe og lignende, legetøj, glas, krus, bestik, tallerkner, tekstiler samt rulleborde m.v. - Sætte inventar på plads, inklusive opsætning/ophængning af stole og taburetter - Grovfeje undervisningslokaler - Renholde værktøj, bøger, mapper og lignende pædagogisk/undervisningsmateriale. - Tømme elevgarderober en gang ugentligt - Almindelig oprydning og optørring efter anvendelse af køkkenborde og -vaske - Rengøre skabe, skuffer og hvidevarer indvendigt - Rengøre køkkeninventar og redskaber - Renholde/flytning/nedtagning af diverse elevudsmykninger og efterladenskaber herfra - Rengøre høvlebænke og lignende arbejdsborde i faglokaler samt grovstøvsuge gulv i sløjdlokaler - Grovskylle/rengøre laboratorievaske, udslagsvaske og kummer for kemikalierester, farve og andet spild/affald - Afrydning/fjernelse af service/flasker og manuel/maskinel opvask - Oprydning/opstoling på lærerværelser, personalerum og i tekøkkener - Optørre/fjernelse af spild - Rydde gulvarealer for personlige ejendele og andre midlertidigt hensatte objekter og materialer - Rengøre personlig lokaleudsmykning - Blomsterpasning og lignende - Afkalkning af kaffemaskiner, elkedler og lignende - Teknisk rengøring af alle former for teknisk udstyr - Rydde lokaler for inventar og lokaleudsmykning i forbindelse med hovedrengøring 3.5 Daginstitutioner, inklusive dagplejen Med mindre andet er specifikt angivet omfatter den oprydning og klargøring som skal udføres af andre end kontrakthaver: - Placering af alt affald i affaldsbeholdere Side 16 af 20

17 - Fjernelse af tungt og/eller stort affald - Oprydning/afrydning af diverse borde, vindueskarme, hylder, reoler samt flader ovenpå skabe og lignende, legetøj, glas, krus, bestik, tallerkner, tekstiler samt rulleborde - Aftørre borde og stole efter spisning - Sætte inventar på plads, inklusive opsætning/ophængning af stole og taburetter - Grovfeje grupperum og fælleslokaler - Oprydning og rengøring af værktøj, legetøj og effekter til personlig hygiejne - Renholde/flytning/nedtagning af diverse børneudsmykninger og efterladenskaber herfra - Skifte/vaske diverse betræk på puder, madrasser og lignende - Tømning af børnegarderober en gang ugentlig - Afrydning/fjernelse af service/flasker og manuel/maskinel opvask - Renholde køkkenborde/-vaske/-skabe/-inventar/-redskaber og hvidevarer ude og indvendigt i institutionskøkkener - Rengøre skabe, skuffer indvendigt - Optørre/fjernelse af spild - Rydde gulvarealer for personlige ejendele og andre midlertidigt hensatte objekter og materialer - Rengøre personlig lokaleudsmykning - Blomsterpasning og lignende - Afkalkning af kaffemaskiner, elkedler og lignende - Teknisk rengøring af alle former for teknisk udstyr - Rydde lokaler for inventar og lokaleudsmykning i forbindelse med hovedrengøring Side 17 af 20

18 4. Ledelse og samarbejde 4.1 Overordnet ledelse Kontrakthaver skal oplyse en kontraktansvarlig, der ikke nødvendigvis er direkte involveret i den daglige drift, men som har det overordnede ansvar for leverancen til institutionerne og som kan kontaktes indenfor normal arbejdstid pr. og telefon. Kontrakthaver skal i alle tilfælde ved den overordnede leders fravær over en længere periode, eksempelvis ved sygdom, ferie og lignende, give meddelelse til institutionernes kontaktpersoner og ordregiver, om hvem der overtager det overordnede ansvar. Kontrakthavers overordnede kontraktansvarlige skal deltage i ca. 4 årlige statusmøder med ordregivers kontaktperson. På mødet gennemgås det forløbne kvartals servicerapporter, samarbejdet generelt og andre emner med relevans for leverancen. Kontrakthaver udarbejder et kort beslutningsreferat fra mødet som fremsendes til godkendelse i ordregiver. 4.2 Arbejdsledelse Leverancen til institutionerne skal ledes og kontrolleres af en kvalificeret arbejdsleder, som regelmæssigt skal gennemgå samtlige lokaler på institutionerne for at sikre, at arbejdet udføres i overensstemmelse med aftalen. For den daglige drift gælder det, at der skal være en beslutningsdygtig arbejdsleder der har tilsyn med arbejdets udførelse, samt står for den løbende kontakt med institutionens kontaktperson. Arbejdslederen skal deltage i faste statusmøder m.v. og skal kunne kontaktes pr. og telefon indenfor institutionens åbningstid med mindre andet aftales direkte med institutionen. For rengøringsarbejdet på skoler er det et krav, at der er en ansvarlig arbejdsleder (tilsynsassistent eller tilsvarende) med beslutningskompetence i forhold til den daglige drift, og at denne er tilstede på skolen i mindst det tidsrum hvor rengøringsarbejdet udføres. Kontrakthaver skal i alle tilfælde ved den enhver arbejdsleders fravær over en længere periode, eksempelvis ved sydom, ferie og lignende, give meddelelse til institutionens kontaktperson, om hvem der overtager ansvaret for den daglige kontakt. Kontrakthaver tager initiativ til kontakt med institutionernes kontaktpersoner på arbejdsleder/servicelederniveau for at aftale en fast månedlig servicemødestruktur. Side 18 af 20

19 5. Personaleforhold 5.1 Arbejds- og ansættelsesforhold Rengørings- og vinduespoleringsarbejdet på ordregivers institutioner skal foregå på vilkår svarende til serviceoverenskomsten mellem 3F og DI (SBA). Kontrakthaver forpligter sig til, at overholde alle myndighedskrav der er gældende for arbejdets udførelse, såvel på aftaletidspunktet som i kontraktperioden, ligesom det fulde ansvar efter arbejdsmiljøloven for det beskæftigede personale er pålagt kontrakthaver, herunder gennemførelse af arbejdspladsvurderinger m.v. Kontrakthaver skal på opfordring fremsende APV handlingsplan for den enkelte institution samt for delområdet som helhed til ordregiver, senest et år efter aftaleindgåelse. Af handlingsplanen skal fremgår hvornår eventuelle handlinger/foranstaltninger iværksættes. 5.2 Personaleuddannelse Kontrakthaver skal gennem instruktion og uddannelse sikre sig at medarbejderen kan håndtere de aktuelle arbejdsbeskrivelser, rengøringsmidler og maskiner, herunder forstå sikkerhedsnormblade og brugsanvisninger m.v. Kontrakthaver skal sikre, at alle medarbejdere ud over de generelle instruktions- og uddannelseskrav, gives en grundig instruktion i alle for rengøringsarbejdet relevante lokale forhold. AMU grundkursus i rengøring eller lignende skal tilbydes medarbejderne, såfremt de ikke har deltaget i dette tidligere. Samtlige assistenter skal have gennemgået AMU kurset eller tilsvarende, senest ét år efter aftale start eller ansættelse. Kontrakthaver skal, på opfordring, dokumentere at de til enhver tid beskæftigende rengøringsmedarbejdere og arbejdsledere opfylder kravet om uddannelse. Medarbejderne skal kunne læse og forstå dansk på et niveau, så de er i stand til at følge de arbejdsplaner, instruktioner, data-/sikkerhedsblade m.m., der er nødvendige for arbejdets gennemførelse. Undtaget herfra er hvis medarbejderen indgår i en gruppe hvor en eller flere andre medarbejdere opfylder kravet til kommunikation. Hvis medarbejdere der ikke kan kommunikere på dansk ansættes i faste stillinger forudsættes det, at de efterfølgende bibringes denne kompetence. Kontrakthaver skal sikre sig, at de medarbejdere der er ansat til rengøringsopgaven overholder de aftalte arbejdstidspunkter, og at der ikke uden særlig aftale, arbejder eller opholder sig andre personer på institutionen. 5.3 Beklædning og identifikation Kontrakthaver skal sikre sig at alle medarbejdere under arbejdets udførelse, bærer en ensartet og identificerbar arbejdsbeklædning med synligt firmalogo. Side 19 af 20

20 Alle medarbejdere, inklusive afløsere, skal med angivelse af minimum navn og arbejdsområde, skriftligt meddeles institutionens kontaktperson senest samme dag som medarbejderen starter. Meddelelse pr. e- mail eller i en af kontrakthaver udlagt kontaktbog vil være tilstrækkeligt. Side 20 af 20