ADVOKATRÅDETS TILSYNSBESØG STATUS FOR j.nr.:

Transkript

1 ADVOKATRÅDETS TILSYNSBESØG STATUS FOR 2011

2 Forord 2011 var tredje år med Advokatrådets tilsynsbesøg. Ordningen fungerer efter Advokatrådets opfattelse tilfredsstillende, og selvom der nogle steder er plads til forbedringer, viser erfaringerne, at der heldigvis er langt mellem meget alvorlige overtrædelser. Fra 2011 har tilsynet desuden omfattet reglerne om obligatorisk efteruddannelse, idet den første 3 års periode udløb med udgangen af Til og med 2010 orienterede tilsynet om reglerne, men fra 2011 omfatter tilsynsbesøgene også en gennemgang af dokumentationen for gennemført efteruddannelse. Det er min klare opfattelse, at der for fremtiden ikke vil vise sig de store problemer, da ordningen efterhånden er godt indarbejdet hos advokaterne. Tilbagemeldingerne fra vores tilsynsmedarbejdere er i øvrigt, at advokaterne oplever besøgene som positive, og jeg vil derfor benytte lejligheden til at sige tak for godt samarbejde ved de mange besøg. Søren Jenstrup Formand for Advokatrådet

3 Sådan gennemføres et tilsynsbesøg Forberedelsen og gennemførelsen af tilsynsbesøgene sker efter en fast procedure. I løbet af 2011 har vi justeret i proceduren for hele tiden at skabe de bedste rammer for gennemførelsen af tilsynet. Derfor har vi blandt andet udarbejdet en ny version af det brev, vi sender ud forud for tilsynsbesøget, og vi har ligeledes udarbejdet en ny version af det skema, der anvendes i forbindelse med besøget. Skemaet findes bagest i rapporten. Der er ikke ændret væsentligt på selve proceduren, der fortsat gennemføres således: Tilsynsbesøgene berammes i samarbejde med advokaten, som forud for besøget modtager et skema med de punkter, der indgår i tilsynet. Sekretariatet tager på mødet udgangspunkt i skemaet og stiller spørgsmål til advokatvirksomhedens praktiske håndtering af reglerne. Desuden udvælger sekretariatet stikprøvevis 5-10 af advokatvirksomhedens sager og anmoder om dokumentation for, at der er givet prisoplysninger og indhentet id-oplysninger, alt efter hvad der er relevant i de pågældende sager. Endelig sikrer tilsynet under besøget, at de oplysninger, Advokatsamfundet har registreret om advokatvirksomheden, f.eks. vedrørende selskabsforhold og forsikring, er korrekte. Finder medarbejderne under tilsynet, at der er mangler i forhold til de krav, der stilles, eksempelvis at der ikke er udarbejdet skriftlige retningslinjer for håndteringen af interessekonflikter, får advokaten en frist til at fremsende sådanne retningslinjer. Tilsynsmedarbejderne vejleder samtidig om, hvordan retningslinjerne skal se ud. Fremsendes retningslinjerne inden fristens udløb, lukkes sagen, men ellers rykkes der for fremsendelsen. Modtages der ikke noget fra advokaten, forelægges sagen for Advokatrådets Regel- og Tilsynsudvalg, der herefter konkret vurderer, hvad der skal ske. Såfremt der konstateres graverende fejl ved tilsynsbesøget, kan det føre til et nyt tilsynsbesøg eller en forelæggelse for Regel- og Tilsynsudvalget. Sekretariatet bliver godt modtaget i advokatvirksomhederne, og besøgene er en god anledning til en dialog med advokaterne og en mulighed for at stille sekretariatets viden om advokatreguleringen til rådighed for advokaterne. Sekretariatet besvarer gerne spørgsmål og har opmærksomhed på, at tilsynet ikke kun handler om kontrol men også vejledning. I Advokatsamfundets sekretariat er 6 medarbejdere beskæftiget med tilsynsbesøgene ved siden af deres øvrige opgaver. Yderligere oplysninger om tilsynet, herunder en udførlig beskrivelse af de områder, Advokatrådet fører tilsyn med, findes på ligesom Sekretariatet gerne svarer på spørgsmål om tilsynets tilrettelæggelse og udførelse.

4 Året der gik I årets løb er der gennemført 135 besøg i advokatvirksomheder og besøg hos 35 advokater i andre virksomheder end advokatvirksomheder, det vil sige i alt 170 tilsynsbesøg. Blandt advokatvirksomhederne har 52 været enmandsvirksomheder, hvoraf nogle indgår i kontorfællesskaber med andre advokatvirksomheder. Der er desuden aflagt besøg hos 23 interessentskaber, 49 advokatselskaber og 11 holdingselskaber. Besøgene i advokatvirksomheder har været fordelt over hele landet med halvdelen i hovedstadsområdet. Alle besøgene i andre virksomheder end advokatvirksomheder er foretaget i Jylland og på Fyn i modsætning til året før, hvor hovedvægten var lagt på hovedstadsområdet. I 2011 har der været ekstra fokus på tilsynet med obligatorisk efteruddannelse, idet den første 3 års periode udløb med udgangen af Generelt har tilsynet været positivt, og ud af de 170 gennemførte besøg har der været registeret fejl eller mangler i 12 tilfælde. Ved tilsynet tjekkes, om der er gennemført de krævede 54 lektioner, der kan være sammensat af egentlige kursuslektioner, men også forfattervirksomhed, undervisning mv., kan tælle med. Der er enkelte gange, hvor tilsynet ikke har godkendt et gennemført kursus, og som eksempel på dette har været kursus i Office-pakken og førstehjælpskursus. Ved kurser, som indholdsmæssigt ligger på grænsen i forhold til 2 i bekendtgørelse om obligatorisk efteruddannelse, har tilsynet forelagt sagen for Advokatrådets Uddannelsesudvalg. Derudover har vi set enkelte kursusudbydere, der ikke har udstedt et fyldestgørende kursusbevis, idet det eksempelvis ikke er fyldestgørende beskrevet, hvad kurset har indeholdt. I den forbindelse bemærkes, at det er advokatens pligt at sikre sig den fornødne dokumentation for kursusdeltagelsen. Hvis en kursusudbyder ikke udsteder et kursusbevis, som lever op til kravene i bekendtgørelsen, er det en mulighed at benytte paradigmet på og bede kursusudbyderen om at godkende og underskrive dette. Paradigmet kan også anvendes, hvis en advokat indhenter lektioner gennem undervisning på universitetet eller lign., ved forfattervirksomhed, kursusdeltagelse i udlandet, mv. Det er fortsat hvidvaskområdet, der har krævet størst opmærksomhed, men også oplysningspligten efter AER (oplysning om forsikring, beskikkelse mv.) har påkaldt sig opmærksomhed. På hvidvaskområdet bliver der ført tilsyn med overholdelse af kravet om retningslinjer for den praktiske håndtering af forpligtelserne ifølge hvidvaskloven og med indhentelse af id-oplysninger, eksempelvis pas eller kørekort, hos klienterne i relevante sager. I 2011 har der fortsat manglet hvidvaskretningslinjer i en del tilfælde. Alligevel har advokaten ofte indhentet korrekte identitetsoplysninger. De manglende eller mangelfulde retningslinjer kan hænge sammen med, at mange advokatfirmaer er enkeltmandsvirksomhedsheder, hvor behovet for detaljerede skriftlige interne regler kan føles mindre presserende. Hvidvasklovens 25 gælder imidlertid også for enkeltmandsvirksomheder, og der stilles derfor i forbindelse med

5 tilsynsbesøgene krav om egnede interne hvidvaskregler, også selv om eneste person i virksomheden er advokaten selv. Advokaterne er generelt opmærksomme på at afgive opdrags- og prisoplysninger. Der er dog stadig tilfælde, hvor skriftlighedskravet på forbrugerområdet ikke er overholdt, eller hvor oplysningerne, eksempelvis i opdragsbeskrivelserne, er utilstrækkelige. I forbindelse med tilsynsbesøgene stiller advokaterne ofte spørgsmål vedrørende konkrete problemstillinger, som ikke i alle tilfælde har direkte forbindelse til tilsynet. Det er meget forskellige problemstillinger, der rejses, men som det foregående år stilles der fortsat ofte spørgsmål om fortolkning af reglerne om interessekonflikter.