Undersøgelse vedr. integration og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft. Executive Summary

Transkript

1 Undersøgelse vedr. integration og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft. Executive Summary Støttet af Integrationsministeriet har Ringkøbing Fjord Erhvervsråd i oktober 2008 gennemført en kvantitativ undersøgelse blandt lokale virksomheder af praksis for integration og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft. Undersøgelsen er suppleret af kvalitative interviews i virksomheder, med henblik på uddybning af udvalgte områder. Analysen peger på, at følgende indsatser må iværksættes for at højne chancen for en succesfuld integration og fastholdelse af arbejdskraften udefra. Styrkelse af modtagefunktionen i det offentlige system Styrkelse af den kulturelle integration Styrkelse af mulighederne for integration af den medrejsende familie Styrkelse af virksomhedsintegrationen For så vidt angår styrkelsen af modtagefunktionen er der behov for samling af information vedr. papirarbejdet for virksomheder og medarbejdere ved disses ankomst til Danmark. Der er behov for reduktion af transaktionsomkostningerne forbundet med mødet med den offentlige sektor, herunder navnlig registreringskrav hos borgerservice, statsforvaltning og skat. Endelig er der behov for et kontaktpunkt for spørgsmål, der rejser sig i kølvandet af ansættelsen af en udenlandsk medarbejder, herunder også en kontaktflade til sprogundervisning, fritidsliv mv. Der søges etableret en one-stop-shop omfattende Skat, Statsforvaltningen i Midtjylland og borgerservice i Ringkøbing-Skjern kommune. Der søges etableret en subsidieret ordning for revisorbistand til udenlandske medarbejdere. Der etableres en hotline med henblik på løbende vejledning af virksomheder og medarbejdere.

2 NOTAT side 2 For så vidt angår styrkelsen af den kulturelle integration er der behov for etablering af et netværk, der kan organisere aktiviteter for den udenlandske arbejdskraft og sikre kontakt til en kreds af integrationsbetydende aktører. Igennem dette netværk kan der sikres bred kontakt på et uformelt grundlag, og herigennem laves temadage, informationsmøder mv. Der etableres en International Klub. Der gennemføres tema- og informationsdage fx mhp. oplysning om rettigheder og pligter på det danske arbejdsmarked. Der søges etableret et frivillighedsnetværk omkring integration af udenlandsk arbejdskraft. For så vidt angår styrkelsen af virksomhedsintegrationen er der behov for kommunikation og deling af best practice for håndtering af den administrative byrde og den ledelsesmæssige udfordring forbundet med håndtering af udenlandsk arbejdskraft. Der gennemføres et kursusforløb for mellemledere mhp. etablering af en minimumstandard og best practice for håndtering af udenlandske medarbejdere. Der udarbejdes et værktøj til brug for etablering af mentorordninger på virksomheden. For så vidt angår styrkelsen af mulighederne for integration af den medrejsende familie er det afgørende, at der sættes øget fokus på udfordringer for institutioner (skoler, børnehaver, vuggestuer og dagplejere) i forbindelse med søgning af udenlandske børn. Der udarbejdes et pilotprojekt for kortlægning og håndtering af udfordringer forbundet med institutionsbåret integration af børn af udenlandsk arbejdskraft. Der udarbejdes et projektoplæg med henblik på styrkelse af ægtefællejob-ordningen.

3 NOTAT side 3 Introduktion På langt sigt mangler vi arbejdskraft i Danmark, og indsatsen for at øge arbejdsstyrken er uanset finanskrise eller økonomisk krise en strategisk udfordring. Flere arbejdskraft-indvandrere vil komme til landet, men nogle rejser af forskellige årsager hurtigt igen. Årsagerne hertil kan være sprogvanskeligheder, manglende netværk, manglende muligheder for at integrere familien, uklarhed om regler og rettigheder mv. Udfordringen skal derfor løses gennem øget arbejdskraftudbud, bedre integration af udenlandsk arbejdskraft og styrkelse af modtagerfunktionen. Ringkøbing Fjord Erhvervsråd har i september og oktober 2008 foretaget en undersøgelse blandt virksomhederne i Ringkøbing-Skjern Kommune for at undersøge, hvilke udfordringer virksomhederne ser som de største når det gælder integration og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft. 23 virksomheder er blevet interviewet og 209 virksomheder har svaret på spørgeskema for at belyse ovenstående problematikker. Resultatet af spørgeskemaundersøgelsen og de opfølgende interviews. Ansættelse af udenlandsk arbejdskraft opleves generelt som byrdefuldt for virksomhederne som følge af en flerleddet proces, der løber gennem forskellige myndigheder. Der afsættes og anvendes navnlig ved de første ansættelser betydelige administrative ressourcer på at klare papirarbejdet og rådgivningen af medarbejderen. Navnlig på skatteområdet er der muligheder for at forbedre værdikæden gennem mere målrettet vejledning fra myndighedsside og eventuelt en koordineret inddragelse af eksterne rådgivere. Det generelle billede er, at der ønskes samling af kontaktpunkterne og fokusering af de administrative processer forbundet med ansættelsen og på skatteområdet en målrettet serviceindsats over for den udenlandske arbejdskraft.

4 NOTAT side 4 Generelt skelnes ikke fra virksomhedens side mellem danske og udenlandske medarbejdere, og begge grupper nyder de samme privilegier. Der er dog stor forskel på, hvordan der støttes op om de praktiske problemstillinger, der gør sig gældende i den daglige håndtering af den udenlandske arbejdskraft. Mentorordninger, tolkebistand, adgang til sidemandsbistand med praktiske problemstillinger, værkførere som ambassadører og problemknusere er eksempler på tiltag, der er fundet anvendt i forskellig udstrækning i virksomhederne. Fælles er, at der bruges meget tid på at bistå med fx boligsøgning, oprettelse af bankkonti etc. i den første tid af ansættelsen, hvilket øger virksomhedens administrative byrde ved ansættelsesforholdet. Det generelle billede er, at der er stor forskel på den praktiske bistand, den udenlandske arbejdskraft gives af virksomheden. Det er dog gennemgående, at den bistand, der gives, af virksomheden opfattes som særlig ressourcekrævende. Kun få virksomheder er indstillet på at yde denne ekstraordinære bistand i længere tid, og generelt forventes medarbejderen at være selvkørende over en periode på ½ år. Særligt det danske sprog ses ofte som en svært overkommelig, men nødvendig barriere at overvinde for den udenlandske medarbejder. Hvor deltagelse i sprogundervisning nogle steder er et krav for ansættelsen, ses det også, at det er vanskeligt at fastholde deres medarbejdere på sprogundervisning, når det foregår på sprogskolen om aftenen. Derfor er der en stigende tendens til, at virksomhederne tilbyder arbejdsgiverbetalt undervisning på arbejdspladsen lige efter arbejdstid. Generelt mener virksomhederne, at det er vigtigt, at de udenlandske medarbejdere bliver introduceret i dansk arbejdskultur og efterspørger standardiseret information/kurser herom. Omvendt finder flere virksomheder det også meget anvendeligt selv at vide, hvilken arbejdskultur de nye medarbejdere kommer fra for at styrke mellemlederens håndtering af den udenlandske arbejdskraft. Af den kvantitative analyse fremgår det, at hovedparten af virksomhederne har svært ved at se, hvordan et kulturorienteret arbejde kan bidrage til fastholdelsen, og som følge heraf ikke umiddelbart vil bruge ressourcer på en indsats i den forbindelse. Det er karakteristisk, at der ikke afsættes ressourcer i fritiden til at bistå den udenlandske medarbejder med hjælp til at finde fritidsaktiviteter. Enkelte steder har ildsjæle taget den udenlandske medarbejder med i det lokale idrætscenter o.lign. men ud over henvisning til sprogundervisning er det få virksomheder, der engagerer sig i denne del af den udenlandske medarbejders liv. Samtaler har understreget billedet af, at virksomhederne generelt ikke er

5 NOTAT side 5 opmærksomme på den udenlandske medarbejders integration i lokalsamfundet efter relativ kort tid. I flere virksomheder er der dog efterlyst et bredt funderet socialt netværk, der kan tage imod medarbejderen og dennes familie efter fyraften. Virksomhederne er generelt villige til at sikre fleksible ansættelsesbetingelser for at tilgodese pendlere. Der er en overvægt af østeuropæiske faglærte, som har valgt at tage fast bopæl. Typisk hentes familien først til Danmark, efter at virksomheden og lokalområdet er set an. Mange af de udenlandske medarbejdere har dog familien i hjemlandet, da sprog, job, familie, kultur og skolegang for børnene er primære årsager til, at de ikke ønsker at flytte til Danmark. Det er for nogle medarbejdere mere attraktivt at fungere som pendlere og tage indtægten med til hjemlandet. Samtaler med udenlandske medarbejdere bekræfter dette billede og indikerer en positiv sammenhæng mellem stærk profilering af lokalområdet og succesfuld fastholdelse af medarbejderen og vedkommendes familie. Ægtefællens jobmulighed er central for flere adspurgte i forhold til lysten til at flytte permanent til Danmark. Det er således erfaringen fra nogle virksomheder, at ægtefællen med fordel kan tilbydes arbejde i virksomheden for at fastholde medarbejderen. Flere samtaler peger dog på, at virksomhederne ikke har fokus på ægtefællernes jobmuligheder, ligesom sammenhængen mellem medarbejderens og ægtefællens jobmuligheder i forhold til en permanent fastholdelse af arbejdskraften er uudforsket. Kun få af de adspurgte medarbejdere med børn har valgt at bosætte sig i Danmark. Flere virksomheder melder om hyppigt at måtte svare på spørgsmål fra potentielle medarbejdere (især højtuddannede) om standarder for skoler og børnehaver, herunder om der var adgang til international skole. Endelig er der konstateret en manglende gennemsigtighed i forholdet til antallet og karakteren af aktører, der kan påtage sig en integrationsbetydende rolle. Det står klart, at en bred koordination af lokale indsatser for udenlandsk arbejdskraft er nødvendig for at opnå den bedste synenergi og de bedste resultater for integration.

6 NOTAT side 6 Analysen - spørgsmål og svar Hvordan oplever virksomhederne papirgangen ved ansættelse af udenlandsk arbejdskraft: Generelt har alle virksomheder brugt utrolig meget tid på de første ansættelser. Nogle har brugt op til 2 arbejdsdage på det. Arbejdet med papirgangen er afhængig af, hvilket land medarbejderen kommer fra. Generelt har alle et stort ønske om mere overskuelighed og en hotline funktion. Skattereglerne opleves meget uoverskuelige, og virksomhederne oplever, at deres udenlandske medarbejder er forvirrede og utrygge ved skatten. Flere virksomheder har oplevet, at medarbejdere opsiger ansættelsesforholdet, når de gunstige skatteregler bortfalder. Nogle oplever, at det er vigtigt, at de udenlandske medarbejdere har samme skatteregler som danske medarbejdere fra første dag, da virksomhederne ellers får for mange problemstillinger. En virksomhed tilbyder, at virksomhedens revisor laver årsopgørelse, hvilket har vist sig at være til økonomisk fordel for den ansatte. Flere virksomheder har en ansat, der har specialiseret sig i papirgangen. De virksomheder som har flere udenlandske ansatte burger typisk en af de først ankomne udlændinge til at være mentor og hjælper til nyansatte udlændinge. En enkelt virksomhed har i samarbejde med Dansk Metal fået godkendt uddannelsespapir. Fordeling af type medarbejdere: Generelt er der overvægt af faglærte udenlandske medarbejdere. Virksomhederne forsøger ofte at ansætte medarbejdere med samme nationalitet, da det letter både papirgang, sprogbarriere mv. Typisk kommer den ansatte først til Danmark og senere følger familien måske med. Nogle få virksomheder stiller krav om bosættelse til de udenlandske medarbejdere. Nogle virksomheder har lavet ordninger med enten 4 dags arbejdsuge eller flere arbejdstimer hver uge, for så hver 4. eller 5. uge at have fri til en hjemtur til hjemlandet.

7 NOTAT side 7 Generelt flere fast bosiddende blandt østeuropæere. I de adspurgte virksomheder er der flest østeuropæere ansat (I forhold til spørgeskema er 50 % tyske medarbejdere). Hvad har virksomhederne gjort for at integrere de udenlandske medarbejdere? Hovedparten af virksomhederne har hjulpet med at finde bolig og vigtigste fornødenheder i starten. Alle udtaler, at de udenlandske medarbejdere er på lige fod med danske medarbejdere dvs. alle udenlandske medarbejdere har samme regler og tilbud på virksomheden. Nogle virksomheder har tolk med til vigtige infomøder. Nogle virksomheder har fået oversat vigtige informationer på skrift. Nogle virksomheder har oversat arbejdsanvisninger. Nogle få virksomheder har mentor ordning. Generelt tillader virksomhederne, at udlændinge bruger arbejdstid på at hjælpe hinanden med arbejdsrelaterede problemstillinger. En enkelt virksomhed har haft en værkfører, der har introduceret de udenlandske medarbejdere til fritidslivet i lokalsamfundet. Generelt har virksomhederne ikke gjort noget for at introducere udlændingene til fritidsmulighederne i lokalsamfundet. Har virksomhederne været involveret i praktiske foranstaltninger? Hovedparten af virksomhederne har været meget involveret i praktiske foranstaltninger såsom bolig, ansøgning af dokumenter, oprettelse af bankkonto mv. Kun for ganske få virksomheder har det ikke været nødvendigt, men der har det også typisk været ansættelse af ægtefælle eller i forvejen bosiddende medarbejdere.

8 NOTAT side 8 De fleste virksomheder forventer, at de udenlandske medarbejdere kan klare sig selv efter ½ års ansættelse. Har virksomhederne kendt til noget/gjort noget i forhold til muligheder i fritiden. Generelt har virksomhederne ikke gjort noget ud over henvist til sprogundervisning. Nogle få har haft nogle værkførere, der har hjulpet udlændingene i gang i fritiden. Flere virksomheder mener, at udlændingene arbejder så meget (både for at tjene ekstra penge og få frihed til hjemrejser), at de ikke har tid til fritidsaktiviteter. Mange virksomheder har svært ved at finde ressourcer til at hjælpe deres udenlandske medarbejdere i gang i fritiden. Alle virksomheder har fundet det interessant med opbygning af internationalt netværk og vigtigt for deres medarbejdere. Flere virksomheder efterspørger kurser med emner som dansk arbejdskultur, danske skatteregler mv. for udlændinge. Hvilke spørgsmål rejser sig, når de udenlandske medarbejdere har ægtefæller/kærester med til Danmark: Nogle virksomheder har tilbudt arbejde til ægtefæller for at fastholde egne medarbejdere. Mange virksomheder efterspørger større muligheder for job til ægtefællerne. Flere har peget på, at ægtefællerne har behov for praktisk bistand, eksempelvis til afklaring af eksamenspapir. Mange af de udenlandske medarbejdere har familie i hjemland, da sprog, job, familie, kultur og skolegang for børnene er primære årsager til, at de ikke ønsker at flytte til Danmark. Det er mere attraktivt at fungere som pendlere og tage indtægten med til hjemlandet.

9 NOTAT side 9 Hvilke spørgsmål rejser sig når udenlandske medarbejdere har børn med til Danmark? Kun ganske få udenlandske medarbejdere har børn med. Børnene er typisk i børnehavealderen eller voksne børn. Børnehaverne har generelt taget godt imod børnene. En polsk familie har benyttet sig af en polsk dansk skole i Ålborg om lørdagen for at gøre deres børn klar til dansk skole. Virksomheden har hjulpet økonomisk. Nogle virksomheder får henvendelse fra deres udenlandske medarbejdere, som ønsker at tage familien med, omkring mulighederne for deres børn og uddannelse. Bruger virksomhederne mentor ordning? Generelt har virksomhederne ikke mentor ordninger, men brugt sidemandsoplæring. Nogle virksomheder bruger en af deres første udenlandske ansatte til at være mentor i forbindelse med praktiske opgaver. Det er også typisk samme person, som fungerer som oversætter mv. Nogle virksomheder ønsker at indføre mentor ordning men har ikke fået det gjort p.g.a. travlhed. Generelt bruger virksomhederne formanden/værkføreren/afdelingslederen til at varetage de arbejds- og personalemæssige opgaver. (ifølge spørgeskemaet er 50% positive overfor mentor ordning). Hvilke materialer har virksomhederne ytret ønske om at have? Generelt har virksomhederne ytret ønske om oversat informationsmateriale om skat, ferie, sygesikring, fagforening mv. Mange efterlyser også netværksdannelse for deres udenlandske medarbejdere. Materiale til danske medarbejdere om udenlandsk arbejdskraft (hvorfor, hvad kommer de fra mv.)

10 NOTAT side 10 Temaaftener for udenlandske medarbejdere. Materialer med overblik over papirflow i forbindelse med ansættelse. Information om østeuropæisk arbejdskultur. Virksomhedernes holdning og involvering i sprogundervisning. Generelt finder alle virksomhederne det vigtigt med sprogundervisning, da sproget oftest er en barriere. Nogle virksomheder stiller krav om deltagelse på sprogundervisning og resten anbefaler det. Mange virksomheder oplever, at det er svært at fastholde deres medarbejdere på sprogundervisning, når det foregår på sprogskolen om aftenen. Flere virksomheder har haft succes med at have undervisning på arbejdspladsen dette foregår typisk lige efter arbejdstiden. Nogle virksomheder har valgt at tilbyde deres danske medarbejdere sprog undervisning og dermed imødekomme sprogbarriererne. Hvor og hvordan har virksomhederne rekrutteret deres udenlandske medarbejdere? Største parten har rekrutteret de første medarbejdere via rekrutteringsbureau derefter rekrutteret via nuværende medarbejdere. Nogle få har fået direkte henvendelser. Nogle få har benyttet arbejdsformidlingen i Tyskland. Flere virksomheder har oplevet ved direkte henvendelser, at de siger, at de kan mere end de i virkeligheden kan derfor laver nogle enkelte virksomheder små test inden ansættelsen. Flere virksomheder oplever ved at rekruttere via nuværende medarbejdere opnås større sikkerhed i ansættelsen.

11 NOTAT side 11 Hvad oplever virksomhederne fungerer godt i forhold til ansættelse af udenlandske medarbejdere? Generelt oplever alle virksomhederne, at det er meget stabile, pligtopfyldende, fleksible og taknemmelige medarbejdere, der ikke er bange for at tage fat. Nogle virksomheder har oplevet det positivt at forholde sig til en nationalitet Nogle virksomheder har haft gode oplevelser med at afholde mus samtaler for deres udenlandske medarbejdere. Nogle virksomheder har fastholdt nogle af deres egne medarbejdere ved at tilbyde ægtefæller arbejde. Flere virksomheder finder det vigtigt at få de første udenlandske ansatte integreret godt og derefter få personen til at være behjælpelig med kommende ansættelser. Mentor ordning har fungeret godt der, hvor det har været brugt. Ærlighed er nøgleord for mange virksomheder. Måden, udlændingene hjælper hinanden på indbyrdes, har overrasket flere virksomheder. Hvor er vi nu, og hvor skal vi hen? På baggrund af analysen vil behovet for indsats områder være: Styrkelse af modtagefunktionen, styrkelse af kulturel integration, styrkelse af muligheder for medrejsende familie og styrkelse af virksomhedsintegration. Det vil herunder være nødvendigt med udarbejdelse af informationsmaterialer specielt vedr. arbejdsgangen ved ankomsten til Danmark, styrke initiativerne omkring ægtefællejob, etablere internationalt netværk, afholde temadage både for virksomheder og den udenlandske arbejdskraft, synliggørelse af sprogundervisningsmuligheder og etablering af hotline funktion. Det vil endvidere være vigtigt at koordinere Erhvervscentrets indsatser med øvrige lokale indsatser for udenlandsk arbejdskraft for at opnå den bedste synenergi og de bedste resultater.