GENERELLE BESTEMMELSER FOR MEDLEMSKAB AF DANSK TAGSTENSKONTROL

Transkript

1 GENERELLE BESTEMMELSER FOR MEDLEMSKAB AF DANSK TAGSTENSKONTROL DANSK TAGSTENSKONTROL TILKNYTTET TEKNOLOGISK INSTITUT 4. udgave, oktober 2004

2 Generelle Bestemmelser for Dansk Tagstenskontrol Side: 1 af 12 Indholdsfortegnelse 1. Indledning DTK's formål, opbygning m.v Formål, opgaver og referencer Organisation Fortrolighed, ansvarsforhold mv Fortegnelse over medlemsvirksomheder Årsmøde Ændring af DTK Ophævelse af medlemskab efter virksomhedens eget ønske Ophævelse af DTK DTK's tekniske grundlag Det tekniske grundlag Ændringer i det tekniske grundlag Opnåelse af medlemskab Fremgangsmåde ved opnåelse af medlemskab Information Orienteringsbesøg (frivilligt) Ansøgning om medlemskab DTK's behandling af ansøgerens dokumentation vedrørende optagelse Optagelsesaudit Afvigerapport Redegørelse på afvigerapporter Verifikation af afvigerapporter Udstedelse af medlemsbevis Overvågning Fremgangsmåde ved overvågning Overvågningsaudit Redegørelse på afvigerapport Verifikation af afvigerapport Indberetning Mangler ved indberetning Indberetning af ændringer i dokumentation for opfyldelse af det tekniske grundlag Behandling af eventuelle kundeklager til DTK Behandling af eventuelle andre oplysninger vedrørende virksomheden Brug af medlemsbevis, DTK's navn og logo Fratagelse af medlemskab Klager over DTK Priser og gebyrer... 12

3 Generelle Bestemmelser for Dansk Tagstenskontrol Side: 2 af Indledning DTK's bestemmelser er dokumenteret i: - DTK's generelle bestemmelser for medlemskab af DTK(nærværende) - DTK's tekniske bestemmelser for DTK DTK's generelle bestemmelser kan ikke læses alene, men skal sammenholdes med DTK's tekniske bestemmelser. 2. DTK's formål, opbygning mv. 2.1 Formål, opgaver og referencer DTK har til formål at drage omsorg for, at tegltagsten fremstilles i overensstemmelse med et fælles aftalt grundlag for kvalitetsstyring, der som minimum er i overensstemmelse med de i bilag 1, Tekniske Bestemmelser, nævnte standarder. Dette gennemføres ved hjælp af DTK s bestemmelser, som er dokumenteret ved Generelle bestemmelser for medlemskab af Dansk Tagstenskontrol Tekniske bestemmelser for Dansk Tagstenskontrol Almindelige vilkår for certificerings-, inspektions- eller godkendelsesordninger tilknyttet Teknologisk Institut, bilag 1 er gældende. DTK er omfattet af Teknologisk Instituts ansvarsforsikring. 2.2 Organisation DTK er en del af Teknologisk Institut, Murværk, således at Teknologisk Institut tegner ordningen juridisk og ansvarsmæssigt. Fagligt og økonomisk styres DTK af et kontroludvalg bestående af 7 medlemmer. Tre medlemmer udpeges af følgende teknisk-faglige instanser: En officiel myndighed eller statsinstitution Et uafhængigt teknisk forskningsinstitut Foreningen af Rådgivende Ingeniører Byggeriets Arbejdsgivere Et medlem frateknologisk Institut, Byggeri udpeges af Teknologisk Instituts ledelse. To medlemmer udpeges af medlemsvirksomhederne. Udpegning sker på DTK's årsmøde. En repræsentant for Kalk- og Teglværksforeningen af 1893 udpeges af foreningen. Regler for udpegning fremgår af Vedtægten. Kontroludvalgets sammensætning fremgår af bilag 3. Den daglige ledelse og drift af DTK forestås af DTK s sekretær, der er ansat på Teknologisk Institut. DTK har adresse hos: Teknologisk Institut, Byggeri Murværk Kongsvang Allé Århus C

4 Generelle Bestemmelser for Dansk Tagstenskontrol Side: 3 af Fortrolighed, ansvarsforhold mv. Enhver, der medvirker ved eller er knyttet til DTK, har tavshedspligt over for uvedkommende med, hvad de bliver vidende om gennem deltagelse i kontrolarbejdet. Medlemsvirksomheden hæfter alene for alle de af denne leverede produkter og ydelser, herunder dokumentation for kvalitet. "Almindelige vilkår for certificerings-, inspektions- eller godkendelsesordninger tilknyttet Teknologisk Institut", er gældende for DTK. DTK er omfattet af Teknologisk Instituts ansvarsforsikring. 2.4 Fortegnelse over medlemsvirksomheder En fortegnelse over kontrolordningens medlemmer kan rekvireres hos DTK. Fortegnelsen offentliggøres desuden som annonce i fagtidsskrifter efter kontroludvalgets ønske. 2.5 Årsmøde DTK afholder et årligt møde for medlemsvirksomhederne, hvor også kontroludvalget og DTK s medarbejdere kan deltage. Dagsordenen, der udsendes mindst 4 uger før mødet, indeholder mindst følgende punkter: 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af mødeindkaldelse 3. Formandens beretning 4. Fremlæggelse af årsregnskab 5. Opstilling og valg af medlemmer til kontroludvalget 6. Eventuelt 2.6 Ændring af DTK Ændring af DTK, herunder generelle og supplerende bestemmelser kan ske i henhold til Vedtægter for DTK. Ændringer kan fx være foranlediget af ændringer i standarder og andre referencedokumenter. Medlemsvirksomheder er forpligtet til at sikre overensstemmelse med de nye krav inden for en tidsfrist, som fastsættes af kontroludvalget. 2.7 Ophævelse af medlemskab efter virksomhedens eget ønske Medlemsvirksomheder kan opsige medlemskabet med 3 måneders skriftlig varsel. 2.8 Ophævelse af DTK DTK kan nedlægges af Teknologisk Institut med et varsel på et år og efter direkte skriftlig information til medlemsvirksomheder og eventuelle relevante brancheforeninger.

5 Generelle Bestemmelser for Dansk Tagstenskontrol Side: 4 af DTK's tekniske grundlag 3.1 Det tekniske grundlag DTK s tekniske grundlag udgøres af de tekniske bestemmelser og af de standarder, som fremgår af bilag 1 til de tekniske bestemmelser. 3.2 Ændringer i det tekniske grundlag Ved ændringer i det tekniske grundlag udsender DTK reviderede udgaver af de berørte bestemmelser og bilag til alle medlemsvirksomheder. Ændringer i det tekniske grundlag træder i kraft på det tidspunkt, der er angivet i det reviderede tekniske grundlag. Medlemsvirksomhederne er forpligtiget til at sikre overensstemmelse med de nye krav inden for denne tidsfrist.

6 Generelle Bestemmelser for Dansk Tagstenskontrol Side: 5 af Opnåelse af medlemskab 4.1 Fremgangsmåde ved opnåelse af medlemskab I processen skal virksomheden og DTK foretage sig følgende: Virksomhedens forpligtelser DTK's procedurer Forespørgsel om medlemskab pkt. 2.4 Udsendelse af bestemmelser Anmodning om orienteringsbesøg pkt. 3.4 Ansøgning pkt. 4.4 Accept af ansøgning Kvalitetsmanual Typeprøvninger Evaluering Orienteringsbesøg Optagelsesaudit Redegørelse på afvigerapport pkt Vurdering af afvigerapport Verifikation af afvigerapport Udstedelse af medlemsbevis 4.2 Information En virksomhed kan rekvirere informationsmateriale hos DTK, forinden det besluttes at ansøge om medlemskab. Informationsmaterialet omfatter: - DTK's generelle bestemmelser (nærværende) - DTK s tekniske bestemmelser - Oplysninger om gebyrer og takster, bilag 2 - Almindelige vilkår for certificerings-, inspektions- og godkendelsesordninger tilknyttet Teknologisk Institut, bilag 1 - Kontroludvalgets sammensætning, bilag 3. Informationsmaterialet fremsendes uden beregning ved henvendelse til DTK.

7 Generelle Bestemmelser for Dansk Tagstenskontrol Side: 6 af Orienteringsbesøg (frivilligt) Virksomheden kan anmode DTK om at medvirke ved et uformelt orienteringsbesøg, inden virksomheden beslutter at ansøge om medlemskab. Under besøget orienteres om DTK's virke og erfaringer samt om hvilke valg der skal foretages før ansøgning. Fortolkningsproblemer kan afklares, og sammen med virksomheden kan det aktuelle stade for opfyldelse af det tekniske grundlag vurderes. DTK kan endvidere foretage en vejledende vurdering af hvorvidt virksomhedens dokumentationsmateriale opfylder det tekniske grundlag forinden virksomheden ansøger om medlemskab Ansøgning om medlemskab En ansøgning om medlemskab skal være skriftlig og stiles til DTK. Det er ansøger, som pålægges alle forpligtelser overfor ordningen, uanset om produktionsvirksomheden er en anden end ansøger. Det skal af ansøgningen fremgå, at ansøgeren er indforstået med at følge de forpligtigelser, der før, under og efter optagelsen som medlem pålægges ansøgeren ifølge DTK's generelle og tekniske bestemmelser samt Teknologisk Institut's almindelige vilkår. DTK's accept af ansøgningen meddeles skriftligt til virksomheden sammen med en overordnet tidsplan for optagelsesprocessen. DTK fremsender samtidig faktura vedrørende optagelsesgebyr. Optagelsesprocessen vil ifølge tidsplanen være afsluttet senest 13 uger efter ansøgningstidspunktet, med mindre der ved evalueringen eller ved auditen findes afvigelser der forsinker optagelsesprocessen. Hvis optagelsesprocessen ikke er afsluttet senest et halvt år efter ansøgningstidspunktet, vil DTK vurdere om der er behov for at foretage fornyet optagelsesaudit eller få fremsendt fornyet dokumentationsmateriale fra ansøgeren DTK's behandling af ansøgerens dokumentation vedrørende optagelse DTK gennemgår virksomhedens materiale, herunder kvalitetsmanual iht. Tekniske Bestemmelser, afs. 2, og vurderer, om kravene i det tekniske grundlag, samt i generelle og tekniske bestemmelser er opfyldt. DTK fremsender en rapport, hvoraf det fremgår, om det fremsendte materiale opfylder kravene i det tekniske grundlag. Såfremt dette ikke er tilfældet pålægges det virksomheden, at revidere materialet og at fremsende en redegørelse for, hvordan det er revideret. Såfremt overensstemmelse med enkelte krav i det tekniske grundlag ikke kan vurderes ud fra det indsendte materiale, kan vurderingen eventuelt foretages i forbindelse med audit. Aktiviteten sluttes, når DTK har fremsendt en evalueringsrapport, hvori det vurderes, at det tekniske grundlag er opfyldt uden afvigelser. 4.5 Optagelsesaudit Senest 2 uger inden auditen aftales datoen for auditen, og senest 1 uge inden auditen fremsender DTK program for auditen. Dog kan ekstra audit, jf. punkt 4.5.3, være uanmeldt og uden skriftligt program. Optagelsesauditen udføres af et auditorhold bestående af normalt 2 personer, der er udpeget af DTK s kontroludvalg. Såfremt et inspektionsorgan skal varetage dele af den efterfølgende overvågning, skal en auditor fra inspektionsorganet deltage i optagelsesaudit. Hovedpunkterne er et indledende møde, auditering, et auditormøde og et afsluttende møde. DTK skal have adgang til alle relevante lokaler og informationer. Det forudsættes endvidere, at der ved alle auditpunkterne er en bemyndiget person, ledelsesrepræsentant eller anden medarbejder, som har beføjelser til på virksomhedens vegne at erkende afvigelser, herefter benævnt ledelsesrepræsentanten.

8 Generelle Bestemmelser for Dansk Tagstenskontrol Side: 7 af Afvigerapport Hvis der ved auditen findes afvigelser, udarbejder DTK en afvigerapport. Afvigelser skal ved afslutningsmødet erkendes af virksomhedens ledelsesrepræsentant, som underskriver afvigerapporten. Såfremt virksomhedens ledelsesrepræsentant ikke vil erkende afvigelsen, noteres hvilke objektive vidnesbyrd der er enighed om, og hvori uenigheden består. Afvigerapporten, med beskrivelse af uenighed, underskrives af ledelsesrepræsentant. DTK s sekretær meddeler herefter pr. brev efter konsultation med kontroludvalget om DTK fastholder afvigelsen. DTK s sekretær udarbejder en rapport over auditen, som fremsendes til virksomheden senest 7 arbejdsdage efter auditen Redegørelse på afvigerapporter Virksomheden skal på afvigerapporten redegøre for følgende: - Årsag til afvigelsen, herunder: - hvilke systemer eller funktioner har svigtet siden afvigelsen finder sted. - Afhjælpning af afvigelsen, herunder: - at identifikation og styring af alle produkter, der er afvigende på grund af afvigelsen, er foretaget, fx reparation, kassation eller orientering af kunder. - Korrigerende handling: - der forebygger gentagelser af afvigelsen, fx ændring af system eller uddannelse af medarbejdere, - hvornår korrigerende handling er implementeret Verifikation af afvigerapporter DTK gennemgår virksomhedens redegørelse på afvigerapport, og hvis redegørelsen er acceptabel, beslutter DTK hvordan afhjælpningen kan verificeres. Virksomhedens afhjælpning af afvigelse fundet under audit kan verificeres ved en af følgende metoder: - ekstra audit - virksomhedens supplerende indberetning - næste audit DTK meddeler den valgte metode for verifikation til virksomheden. Såfremt virksomhedens redegørelse på afvigerapport ikke er acceptabel, fremsender DTK en rapport, indeholdende begrundelsen for ikke at acceptere den. De korrigerende handlinger verificeres normalt i forbindelse med auditering af virksomhedens system for korrigerende handlinger, ved næste audit.

9 Generelle Bestemmelser for Dansk Tagstenskontrol Side: 8 af Udstedelse af medlemsbevis DTK s sekretær vurderer, om følgende kriterier for udstedelse af medlemskab er opfyldte: - DTK har fyldestgørende dokumentation for virksomhedens opfyldelse af det tekniske grundlag - Alle redegørelser på afvigerapporter er accepterede - Afhjælpninger af afvigelser, der er krævet verificeret inden udstedelse af medlemskab, er verificeret Der udarbejdes en optagelsesrapport, med angivelse af hvilke rapporter der danner grundlag for tildeling af medlemskab. Såfremt der ikke kan udstedes et medlemsbevis, angives årsagen hertil. Kontroludvalget udsteder efter indstilling fra sekretæren et medlemsbevis, der angiver: - Virksomhedens navn - Produktionsstedets adresse - De produkter, der er omfattet af medlemskabet - De aktuelle standarder Medlemskabet er gyldigt under forudsætning af løbende verifikation ved overvågning, som beskrevet i følgende punkt Overvågning 5.1 Fremgangsmåde ved overvågning Overvågning af virksomhedens fortsatte overholdelse af DTK s krav gennemføres ved: 2 årlige overvågningsaudits (jf. afs. 5.2) kvartalsvis indsendelse af journaler for virksomhedens egenkontrol (jf. afs. 5.3) Indberetning af evt. ændringer fra virksomheden (jf. afs. 5.4) Klager eller anden information, som måtte komme til DTK s kendskab (jf. afs. 5.5 og 5.6) 1 årlig kontrolprøvning (jf. Tekniske Bestemmelser afs. 3.3) Ordningen kan overlade overvågningen til et eksternt inspektionsorgan efter nærmere aftale. DTK s sekretariat skal dog deltage ved mindst 1 audit pr. 2 år, dog hyppigere hvis det ifølge sekretariatets skøn er påkrævet. Når overvågningsaudit fortages af et eksternt inspektionsorgang, skal såvel udfyldt checkliste som auditrapport tilstiles DTKs sekratariat for evaluering af opretholdt medlemskab. I øvrigt gennemføres overvågningsaudit som beskrevet efterfølgende.

10 Generelle Bestemmelser for Dansk Tagstenskontrol Side: 9 af Overvågningsaudit Forløbet af overvågningsaudit er som ved optagelsesaudit, jf. punkt 4.5, med følgende ændringer og tilføjelser, se nedenstående diagram: Virksomhedens forpligtelser DTK's procedurer Overvågning audit Medlemskab opretholdt Ekstra audit Redegørelse på afvigerapport pkt Vurdering af afvigerapport Fratagelse af medlemskab Verifikation af afvigerapport Medlemskab opretholdt Ekstra audit Ekstra audit Medlemskab opretholdt Medlemskab fratages Auditholdet består af DTK s sekretær og/eller godkendt eksternt inspektionsorgang, se 5.1 og eventuelt yderligere specialist, afhængigt af konstaterede afvigelser ved sidste audit, indberetning eller ved virksomhedens redegørelser. For afvigelser erkendt af virksomhedens ledelsesrepræsentant under afslutningsmødet aftales en tidsfrist på maksimalt 1 måned for indsendelse af redegørelse. Dog kan DTK fastlægge en kortere tidsfrist, afhængigt af afvigelsens karakter. Overvågningsaudit ens indhold fremgår af Tekniske Bestemmelser, afs Redegørelse på afvigerapport Virksomhedens redegørelse på afvigerapporten skal have et indhold som angivet under punkt Dog skal virksomhedens redegørelse for afhjælpning af afvigelsen også indeholde : - kundeorientering, når afvigelsen har medført, at specificerede krav på følgesedler for leverede produkter ikke er overholdt. Ændringer skal være implementeret inden for en forsvarlig tidsfrist og højst 6 måneder.

11 Generelle Bestemmelser for Dansk Tagstenskontrol Side: 10 af Verifikation af afvigerapport DTK's verifikation af afvigerapporter ved overvågning foretages som ved optagelse, jfr. punkt Dog kan DTK's ledende medarbejder, såfremt virksomhedens redegørelse på afvigerapporten ikke er acceptabel eller indsendt til den fastsatte tid, fratage medlemskabet. Hvis medlemskabet ikke tilbagetrædens, fastsætter DTK en ny kort tidsfrist for indsendelse af en redegørelse. 5.3 Indberetning Virksomheden skal indsende kopi af sin journalføring vedr. den interne færdigvarekontrol. Journalen indsendes for hvert kvartal iht. Tekniske Bestemmelser afs Mangler ved indberetning Hvis der i indberetningen er mangler, eller der er beskrevet afvigelser, hvortil der ikke tilfredsstillende er redegjort for afhjælpning, kan virksomheden pålægges at indsende en redegørelse. Dette meddeles virksomheden sammen med en tidsfrist. 5.4 Indberetning af ændringer i dokumentation for opfyldelse af det tekniske grundlag Medlemsvirksomhederne er forpligtiget til løbende at indsende ændringer til dokumentation beskrevet i punkt (gælder dog ikke virksomhedens inspektions-, målings- og prøvningsresultater vedrørende fremstillingsprocessen.). Ved modtagelsen foretager DTK en vurdering af, om ændringerne har en sådan karakter, at dokumentationen umiddelbart kan vurderes at opfylde det tekniske grundlag, eller om den ændrede dokumentations opfyldelse af det tekniske grundlag skal evalueres. Hvis der ved en evaluering findes afvigelser fra det tekniske grundlag, pålægges det virksomheden at udføre afhjælpninger, og redegøre for dem. Dette meddeles virksomheden sammen med en tidsfrist. DTK kan desuden, uanset om der i den ændrede dokumentation er afvigelser fra det tekniske grundlag, foretage en ekstra audit for at verificere, at ændringerne er implementeret. 5.5 Behandling af eventuelle kundeklager til DTK Kundeklager, der rettes til DTK, behandles, hvis klageren er villig til at stå ved sin klage med navns nævnelse. Kun i særlige tilfælde kan DTK acceptere, at kun DTK får kendskab til klagerens identitet. DTK forelægger klagen for den indklagede virksomhed, og beder om en redegørelse fra virksomheden. Virksomhedens redegørelse indgår i DTK s videre behandling af klagen. Hvis DTK skønner, at klagen er berettiget, kan der iværksættes ekstra audit. Virksomheden er forpligtet til enten på virksomheden eller i sit salgsselskab at: - opbevare registreringer for alle klager, i relation til krav i relevante standarder, som leverandøren er gjort bekendt med, og gøre disse registreringer tilgængelig for DTK - gøre passende tiltag med hensyn til disse klager og enhver mangel fundet i produkt m.m. som påvirker overensstemmelse med krav iht. medlemskabet. - dokumentere de handlinger der er foretaget.

12 Generelle Bestemmelser for Dansk Tagstenskontrol Side: 11 af Behandling af eventuelle andre oplysninger vedrørende virksomheden Hvis andre oplysninger, der indeholder information om, at virksomheden ikke overholder det af virksomheden valgte tekniske grundlag, på tilfældig vis kommer til DTK's kendskab, behandles disse principielt på samme måde som kundeklager. DTK er imidlertid berettiget til ikke at tage hensyn til anonyme henvendelser, avisartikler, rygter m.v., og DTK vil normalt lade oplysninger af denne karakter hvile, indtil næste ordinære audit hos virksomheden. 6. Brug af medlemsbevis, DTK's navn og logo Virksomheden kan benytte kopi af medlemsbeviset ved markedsføring. Ved omtale af medlemskabet skal det tydeligt fremgå hvilke dele af virksomheden (funktioner eller adresser), og hvilke produkter der er omfattet af kontrolordningen. I annoncer, brochurer, prislister, ved skiltning og lignende kan medlemmerne umiddelbart anvende DTK s navn og logo som led i virksomhedens markedsføring af den overvågede kvalitetsstyring. Anvendelsen af DTK s navn og logo må aldrig kunne give anledning til, at en kunde forledes til at tro, at en given leverance er omfattet af kontrolordningen, når den rent faktisk ikke er det. 7. Fratagelse af medlemskab DTK kan fratage virksomheden dennes medlemsskab, hvis det misbruges i markedsføringen, eller hvis virksomhedens KS-styringssystem eller produkter ikke længere opfylder det tekniske grundlag. DTK kan således fratage medlemskabet i følgende situationer: - Virksomhedens redegørelse ikke indsendes til fastsat tid, eller ikke er acceptabel. - Misbrug af medlemsbevis eller DTK's navn eller logo, trods påtale. - Manglende betaling til DTK, trods rykker. - Anden misligholdelse af bestemmelser eller aftale med DTK. - Konkurs, ophør af produktion, eller anden ændring af virksomhedens situation, som væsentligt ændrer forudsætningerne for medlemskabet. - Længerevarende pause i produktionen, således at det ikke længere er muligt at vurdere, om KS-styringssystemet er fuldt implementeret. Beslutning om fratagelse af medlemskab træffes af DTK's kontroludvalg efter indstilling fra sekretæren. Fratagelse af medlemskab meddeles virksomheden skriftligt med en kort begrundelse, og det pålægges virksomheden at tilbagelevere medlemsbeviset og at ophøre med mærkning med DTK's navn eller logo. Samtidig oplyser DTK om betingelserne for generhvervelse af medlemskab, og det oplyses, at overtrædelse af DTK's bestemmelser vil medføre retslige handlinger. Ved fortsat misbrug eller manglende betaling tager DTK uden yderligere varsel skridt til retsforfølgelse, herunder eventuelt inkasso. DTK's fratagelse af certifikat offentliggøres af DTK ved en kort, præcis meddelelse om DTK's beslutning om at fratage medlemskabet, og der angives dato for effektueringen. Offentliggørelsen sker som minimum med en annonce i dagbladet "Licitationen".

13 Generelle Bestemmelser for Dansk Tagstenskontrol Side: 12 af Klager over DTK Ved en klage over DTK forstås en klage over DTK's beslutninger, handlinger og/eller manglen på samme, i relation til virksomheder, der søger om medlemskab, er blevet medlemmer, eller har fået frataget deres medlemskab af DTK. Klager over DTK skal normalt indgives senest 4 uger efter den handling, der klages over. Klager har ingen opsættende virkning på beslutninger truffet af DTK's medarbejdere. Klager kan gøre indsigelser mod, at personer i kontroludvalget, som klager finder inhabile, deltager i behandlingen af klagen. Kontroludvalgets afgørelse kan ankes i h. t. Bilag 1, Almindelige vilkår for certificerings-, inspektionseller godkendelsesordninger tilknyttet Teknologisk Institut, paragraf Priser og gebyrer DTK's priser og gebyrer er angivet i bilag 2.