Dagsorden for institutrådsmøde den 13. februar 2014

Transkript

1 ROSKILDE UNIVERSITET Institut for Kommunikation, Virksomhed og Informationsteknologier Dagsorden for institutrådsmøde den 13. februar 2014 Tid og sted: Torsdag den 13. februar kl i lokale Deltagere: Referent: Lene Palsbro, Bo Gad Køhlert, Jens Friis Jensen Medlemmer af Institutrådet: Mads Rosendahl, Nina Blom Andersen, Luise Li Langergaard, Ib Tunby Gulbrandsen Merete Breilev, Kim Østerby Knudsen, Theis Lykkegaard, Lisbeth Haahr Iben Nielsen DAGSORDEN: 1. Godkendelse af dagsorden. 2. Konstituering af institutråd. Jf. gældende forretningsorden 1 er institutleder formand for institutrådet, og der er ingen næstformand. Indtil den nye forretningsorden er vedtaget, er den gamle gældende. 3. Status på studienævnsorganisering. Orientering ved Jens Friis Jensen. 4. Ny forretningsorden for institutrådet på CBIT indstilling af ændringer til rektor. Videredrøftelse af udkast til forretningsorden. Se forklæde og to bilag. Ved Bo Gad Køhlert. Forklæde: Ny forretningsorden for institutrådet på CBIT indstilling af ændringer til rektor. Bilag 1: Oplæg med punkter til drøftelse af ny forretningsorden. Bilag 2: Udkast til forretningsorden for institutrådet på CBIT. 5. Videredrøftelse af driftsbudget: a) Institutpulje og kriterier. Tilbagemeldinger fra bagland jf. referat fra fælles institutråds- og lokaludvalgsmøde Bilag 3: Internt notat CBITs institutpulje og VIP annuum b) Drøftelser af kriterier for indkøb af it-udstyr. Ved Bo Gad Køhlert. Forklæde og bilag 4: Retningslinjer for it-udstyr til medarbejdere på CBIT. 6. Eventuelle relevante sager fra AR? Orienter dig her: 7. Hvad skal videreformidles fra mødet til nyhedsbrevet? 8. Meddelelser. 9. Eventuelt /Iben Nielsen

2 FORKLÆDE TIL PUNKT 4 CBIT INTERNT NOTAT Ny forretningsorden for institutrådet på CBIT indstilling af ændringer til rektor Rektoratet har udsendt vedlagte skabelon til forretningsorden for institutrådene på Roskilde Universitet (bilag 2). Hvert institut er i den forbindelse blevet bedt om at: udarbejde egen, individuel forretningsorden på grundlag af paradigmet og tilpasset egne forhold, således at institutternes forskelligheder fastholdes og er synlige. sende forretningsorden til godkendelse hos rektor senest ved udgangen af februar. Indstilling Det indstilles, at: de vedlagte punkter fra drøftelse på institutrådsmøde 11. februar 2013 af sekretariatslederkredsens udkast til forretningsorden skabelon drøftes videre (bilag 1) institutsekretariatet efter mødet på baggrund af institutrådets beslutninger om ændringer og tilføjelser ved mødet sender en endelig indstilling til rektoratet Bo Gad Køhlert

3 BILAG 1 TIL PUNKT 4 Punkter fra drøftelse på institutrådsmøde 11. februar 2013 af sekretariatslederkredsens udkast til forretningsordenskabelon inkl. oplæg til drøftelser og beslutning af indstillinger til rektor Punkt i forretningsordenskabelon punkt 1 (side 1) Uddrag fra referat fra institutrådsmøde Der peges ikke konkret på, hvorledes det sikres, at input fra de faglige miljøer tilgår institutledelsen. IR medlemmer mener ikke, der er problemer med repræsentationen i IR, alle miljøer er repræsenterede, også TAP, men spørgsmålet er, hvad der ligger i begrebet at sikre : Hvordan skal et IR medlem følge op på et fag og melde tilbage til IR? Oplæg til drøftelse/beslutning Drøftelse: Hvordan kan vi i praksis sikre, at input fra de faglige miljøer tilgår institutledelsen gennem institutrådets medlemmer? Punkt 1 (side 2) IR medlemmerne mener i øvrigt, at medindflydelsen er på retur. Som eksempel havde et IR medlem ikke set en ny studieordning til sit fag under processen. Hvordan kan man sikre, at input kan bevæge sig til og fra IR? Der mangler en person eller nogle kanaler, der kan løfte denne opgave i forhold til de faglige miljøer. IR medlemmerne mener endvidere, at IR ikke er et sagsbehandlingsorgan, men et mere politisk organ. Drøftelse: Hvordan kan vi i praksis sikre, at input som f.eks. en ny studieordning kan bevæge sig til og fra institutrådet? Oplæg til beslutning: Det foreslås, at institutrådet indstiller til rektoratet, at følgende sætning tilføjes i forretningsordenen for institutrådet på CBIT: Det er ikke institutrådets opgave at foretage sagsbehandling. Er der opbakning til forslaget? punkt 1 (side 2) Under Forslag til forretningsorden for institutråd ved institutterne på RUC punkt 1 står: Institutrådets medlemmer sikrer løbende tæt kontakt med studerende, teknisk administrative medarbejdere og videnskabelige medarbejdere. IR ønsker dette afsnit slettet, da det i praksis ikke kan lade sig gøre. IR medlemmerne var bekymrede over omfanget af deres arbejde i udvalget sammenholdt med hvor få timer, der var til arbejdet. Oplæg til beslutning: Det foreslås, at institutrådet indstiller til rektoratet, at sætningen formuleres om til: Institutrådets medlemmer sikrer at stå til rådighed for løbende tæt kontakt med studerende, teknisk administrative medarbejdere og videnskabelige medarbejdere bl.a. gennem aktiv deltagelse og synlighed på institutledelsens fællesmøder for alle medarbejdere /IN, BGK På den måde tilfører vi råderum for, at handling ikke kun påhviler medlemmerne af institutrådet, men også de studerende og

4 Punkt i forretningsordenskabelon Uddrag fra referat fra institutrådsmøde Oplæg til drøftelse/beslutning medarbejdere, som ikke har ladet sig vælge til institutrådet. Men samtidig fastholder vi hensigtserklæring om at tilstræbe tæt kontakt mellem medlemmerne af institutrådet og alle andre studerende og medarbejdere på instituttet. Er der opbakning til forslaget? Punkt 1, 2 og 11 En klar opgavedifferentiering mellem organerne. Det er stadigt ikke klart, hvad IR tager sig af, og hvad LU tager sig af. IR medlemmerne mener, at det er vigtigt, at det på RUC niveau er klart, hvilke opgaver hvert udvalg skal arbejde med. Oplæg til beslutning: Det er blevet præciseret i rektoratets forretningsorden skabelon, punkt 2, hvad lokale samarbejdsudvalg/lokaludvalg skal tage sig af og dermed hvad institutrådene ikke skal tage sig af. Institutledelsen mener derfor, at det nu på forretningsordensniveau er beskrevet tilstrækkeligt i punkt 1, 2 og 11, hvilke opgaver institutrådet skal inddrages i set i forhold til lokaludvalget. Institutledelsen og institutsekretariatet vil fra nu af arbejde på at konkretisere yderligere ud fra punkt 1, 2 og 11 og fra sag til sag, hvornår institutråd og/eller lokaludvalg skal inddrages, og hvad der skal drøftes hvert sted. Hvilke konkrete formuleringer ønsker institutrådet eventuelt skrevet ind i forretningsordenen som yderligere konkretiseringer af snitfladerne mellem institutrådet og lokaludvalget? punkt 3 (Side 3) /IN, BGK I Forslag til forretningsorden for institutråd ved institutterne på RUC punkt 2 [nyt punkt 3] Institutrådets sammensætning og valg fremgår det, at Repræsentanter for de videnskabelige medarbejdere bør komme fra forskellige dele af instituttets fag og forskningsmiljøer herunder ph.d. studerende. Det er ønskeligt med en bred sammensætning med hensyn til køn og alder. Da medlemmerne skal fremme instituttets interesser og udvikling, bør de vælges på baggrund af deres visioner for hele instituttets udvikling og medarbejdernes tillid til, at de kan varetage at bidrage hertil. IR mener, at afsnittet bør slettes, da der er tale om valg til IR, og Oplæg til beslutning: Det foreslås, at institutrådet indstiller til rektoratet, at afsnittet formuleres om til: I forbindelse med valg af repræsentanter for de videnskabelige medarbejdere opfordres medarbejderne til at tilstræbe opstilling af kandidater fra forskellige dele af instituttets fag og forskningsmiljøer herunder ph.d. studerende. Det er ønskeligt med en bred sammensætning med hensyn til køn og alder. Da medlemmerne skal fremme instituttets interesser og udvikling, opfordres der også til, at kandidater stiller op til valg på baggrund af deres visioner for hele instituttets udvikling.

5 Punkt i forretningsordenskabelon Punkt 9 (Side 5) Uddrag fra referat fra institutrådsmøde derfor kan man ikke komme med ønsker om og forslag til sammensætningen af IR. Medlemmerne af IR efterspørger en lige linje mellem AR og de lokale IR. Er AR interesseret i at høre IRs holdning til de emner, der bliver diskuteret i AR? IR savner i høj grad at blive inddraget. Kan dette indskrives i en ny forretningsorden? I denne sammenhæng er IR enige om, at ARs dagsordener og referater skal være et fast punkt på IRs dagsorden. Oplæg til drøftelse/beslutning Er der opbakning til forslaget? Oplæg til beslutning: Det foreslås, at institutrådet indstiller til rektoratet, at følgende sætning føjes til punkt 9, sidste afsnit: Fast punkt på dagsordenen er også Orientering om dagsorden og referat fra seneste møde i Akademisk Råd.. Er der opbakning til forslaget? Punkt 10 I nogle situationer opstår habilitetsproblemer, som f.eks., da institutledelsen ønskede IRs holdning til forslag om nye uddannelser, og nogle IR medlemmer selv havde været med til at formulere nye uddannelser for deres fag. IR medlemmerne mener ikke, at man på vegne af kolleger kan påtage sig disse opgaver, og undrer sig over, hvordan dette foregår i AR. Oplæg til beslutning: Det foreslås, at institutrådet indstiller til rektoratet, at følgende sætning føjes til punkt 10: Institutrådets medlemmer skal særligt holde sig forvaltningslovens bestemmelser om inhabilitet for øje i forbindelse med særinteresser omkring et fag, en uddannelse, et forskningsområde eller lignende. Er der opbakning til forslaget? [Uddrag fra forvaltningsloven, 3, stk. 1.: Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, er inhabil i forhold til en bestemt sag, hvis 1) vedkommende selv har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller er eller tidligere i samme sag har været repræsentant for nogen, der har en sådan interesse, [ ] ] Alle punkter Der peges ikke på, hvordan IR konkret sikres en større rolle som rådgiver for institutledelsen [Kommissorium fra bestyrelsesseminar august 2011]. IR ønsker dette tydeliggjort. Drøftelse: Hvilke konkrete formuleringer ønsker institutrådet eventuelt skrevet ind i forretningsordenen for CBITs institutråd, som sikrer institutrådet en større rolle som rådgiver for CBITs institutledelse? /IN, BGK

6 BILAG 2 TIL PUNKT 4 UDKAST til forretningsorden for institutra det pa Institut for Kommunikation, Virksomhed og Informationsteknologier (baseret pa rektoratets skabelon til Forretningsorden for institutra d ved institutterne pa RUC) Følgende fire dokumenter ligger til grund for udarbejdelsen af denne forretningsorden: - Vedtægt for Roskilde Universitet, 19. juni Regler om valg til styrende organer ved Roskilde Universitet, 23. juni Standardforretningsorden for Roskilde Universitetscenter, 27. oktober Anbefalinger om institutråd, som blev givet på Døgnseminar 10. og 11. august 2011 om implementering af universitetslovens 10, stk. 6 omhandlende medbestemmelse og medinddragelse af medarbejdere og studerende. Ved seminaret deltog Bestyrelsen, rektoratet samt medlemmer af Akademisk råd og Hovedsamarbejdsudvalget. I RUC's vedtægt behandles institutråd i 31 og Institutrådets opgaver Institutrådets formål er at være forum for dialog mellem institutleder, VIP, TAP og studerende om væsentlige beslutninger på instituttet. Institutrådets medlemmer skal sikre, at input fra de faglige og administrative miljøer tilgår institutlederen. Institutrådets medlemmer er forpligtet til at varetage og fremme instituttets samlede interesser og udvikling som helhed. Institutrådets opgave er at rådgive institutlederen jf. Vedtægt for Roskilde Universitet: " 31 Ved hvert institut nedsættes der et rådgivende institutråd. Institutrådet har til opgave at rådgive institutlederen. Stk. 2 Det påhviler institutlederen, hvor gældende bestemmelser om fortrolighed ikke forhindrer det, at informere institutrådet om væsentlige institutanliggender. Stk. 3 Institutrådet kan udtale sig om alle forhold af væsentlig betydning for instituttets virksomhed og har pligt til at drøfte de forhold, som institutlederen forelægger. Stk. 4 Afgiver et flertal i institutrådet udtalelser i henhold til stk. 3, som institutlederen ikke er enig i, underretter institutlederen rektor herom, når rektor skal have forelagt sagen. Stk. 5 Rektor fastsætter nærmere bestemmelser om institutrådets opgaver." Institutrådets væsentligste opgaver er at tage initiativer, drøfte og indstille indenfor følgende områder: - Instituttets forskningsstrategi og handlingsplaner for forskning samt opfølgning på evalueringer - Instituttets uddannelsesstrategi, herunder forslag til oprettelse og nedlæggelse af uddannelser og kombinationsfag samt opfølgning på evalueringer og akkrediteringer - Instituttets budget, herunder principper for eksterne projekter - Stillingsstrategi for VIP- og TAP-personale og opfølgningen herpå - Politikker og retningslinjer for instituttets daglige virke inden for rammerne af instituttets handlerum - Instituttets høringssvar til universitetets ledelse

7 Det er ikke institutrådets opgave at foretage sagsbehandling. Institutrådets medlemmer sikrer at stå til rådighed for løbende tæt kontakt med studerende, tekniskadministrative medarbejdere og videnskabelige medarbejdere bl.a. gennem aktiv deltagelse og synlighed på institutledelsens fællesmøder for alle medarbejdere. Derudover kan institutlederen lade sig rådgive i andre typer sager, som institutlederen træffer afgørelse i jf. Vedtægt for Roskilde Universitet, 29. Alle instituttets medarbejdere og studerende kan søge indflydelse, og institutlederen og institutrådet kan inddrage resten af instituttets medarbejdere og studerende gennem: - Skriftlige og mundtlige høringer af konkrete strategier og sager - Temamøder med deltagelse af medarbejdere og studerende - at sætte emner på institutrådets dagsordner - at bede andre organer om at bidrage med emner til dagsordenen - Formøder op til institutrådsmøder - Informationsudveksling Institutrådets valgte medlemmer er forpligtet til at være i løbende dialog med medarbejdere og studerende. 2. Afgrænsning mellem institutråd og lokale samarbejdsudvalg/lokaludvalg Samarbejdsudvalg nedsættes i henhold til Samarbejdsaftalen 2013, der er en revideret udgave af samarbejdsaftalen af 1. juni 2011 og indgået mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer. Samarbejdsaftalen fastlægger rammerne for samarbejdsudvalgets/lokaludvalgets arbejdsopgaver, der (modsat institutrådets) er arbejds- og personaleforhold, som hører under arbejdsgiverens ledelsesret f.eks. personalepolitik, balance mellem arbejds- og privatliv, politik for orlov og sygefraværspolitik. Samarbejdsudvalget/lokaludvalget har desuden en central rolle i at sikre en positiv tilgang til stadige forandringer i staten. Medlemmer af samarbejdsudvalg/lokaludvalg udpeges for 2 år ad gangen og ikke efter valg. Medlemmer udpeges af de forhandlingsberettigede personaleorganisationer blandt de anmeldte tillidsrepræsentanter i institutionen. Antallet af medlemmer aftales mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede personaleorganisationers repræsentanter. Den lokale leder er formand, og medarbejderrepræsentanterne vælger næstformanden. Medlemmer af samarbejdsudvalg er beskyttet som tillidsrepræsentanter, både medlemmer og suppleanter. Uoverensstemmelser i samarbejdsudvalg kan forelægges hovedsamarbejdsudvalg. Opnås der ikke enighed i hovedsamarbejdsudvalget, forelægges uoverensstemmelsen til afgørelse i Samarbejdsnævnet. Nævnet er sammensat med ligelig repræsentation fra hver af samarbejdsaftalens parter. Kan der ikke opnås enighed i Samarbejdsnævnet kan spørgsmål indbringes for en voldgiftsret. 3. Institutrådets sammensætning og valg Institutrådets sammensætning er jf. Vedtægt for Roskilde Universitet: " 32 Institutrådet består af: 1. Institutlederen 2

8 2. 4 repræsentanter for de videnskabelige medarbejdere 3. 2 repræsentanter for det teknisk-administrative personale 4. 2 repræsentanter for de studerende Stk. 2 Medlemmer, som repræsenterer de videnskabelige medarbejdere herunder ansatte ph.d.-studerende, vælges af og blandt instituttets videnskabelige medarbejdere og ansatte ph.d.-studerende. Funktionsperioden (valgperioden) er 3 år med mulighed for genvalg. Stk. 3 Medlemmer, som repræsenterer de teknisk-administrative medarbejdere, vælges af og blandt instituttets teknisk-administrative medarbejdere. Funktionsperioden (valgperioden) er 3 år med mulighed for genvalg. Stk. 4 Medlemmer, som repræsenterer de studerende, vælges af og blandt studerende indskrevet ved instituttet. Funktionsperioden (valgperioden) er 1 år. Stk. 5 Institutrådet vælger en formand af sin midte" I forbindelse med valg af Rrepræsentanter for de videnskabelige medarbejdere bør komme opfordres medarbejderne til at tilstræbe opstilling af kandidater fra forskellige dele af instituttets fag- og forskningsmiljøer herunder ph.d. studerende. Det er ønskeligt med en bred sammensætning med hensyn til køn og alder. Da medlemmerne skal fremme instituttets interesser og udvikling, bør de vælges opfordres der også til, at kandidater stiller op til valg på baggrund af deres visioner for hele instituttets udvikling og medarbejdernes tillid til at de kan varetage at bidrage hertil. Valg til institutråd er reguleret af Regler om valg til styrende organer ved Roskilde Universitet, 23. juni På det enkelte institut kan den ønskede bredde i medlemmernes repræsentation samt suppleanter tilgodeses ved valg af valgmåde jf. valgreglernes Kapitel VI, VII, VIII og IX. Sekretariatslederen og eventuelt en sekretær er tilforordnede som institutrådets sekretariat. 4. Formand og næstformand Institutrådet vælger formand af sin midte jf. vedtægtens 32, stk. 5. Institutrådet vælger en næstformand, som kan varetage formandens funktioner ved dennes fravær. 5. Mødeledelse og afholdelse Formanden: - er mødeleder og sikrer at alle medlemmer, der ønsker at komme til orde, får taletid - afgør, hvornår rådgivningen har været tilstrækkelig og en drøftelse afsluttes - kan indkalde sagkyndige til at deltage i en sags drøftelse 6. Mødedeltagelse og suppleanter Medlemmerne har pligt til at møde. Afbud til et møde og navn på eventuel suppleant skal meddeles institutsekretariatet inden mødet. Det medlem, der melder afbud, skal selv sørge for at aftale med sin suppleant om deltagelse i mødet. Se yderligere om udsendelse af dagsorden og bilag under afsnittet 7. Mødeplanlægning. 7. Mødeoffentlighed Institutrådet skal sikre åbenhed om sit arbejde. 3

9 Dagsorden og bilag offentliggøres på instituttets hjemmeside senest 5 arbejdsdage før mødedagen. Møderne er offentlige. Enhver der har tilknytning til instituttet, har adgang til at overvære mødet, og formanden eller mødelederen kan tillade tilhørere at udtale sig. Hvis en tilhører forstyrrer mødet og dets afvikling, kan formanden eller mødelederen udelukke den pågældende eller om nødvendigt samtlige tilhørere fra mødet. 8. Mødeplanlægning Institutrådet holder mindst 6 møder om året. Institutrådsmødet vil typisk ikke blive afholdt, hvis institutlederen eller stedfortrædende person ikke kan være til stede. Der bør findes et nyt mødetidspunkt som erstatning for det aflyste møde. Der lægges en mødeplan for minimum et semester ad gangen inden semesterstart. Formanden tilser, at mødeplanen med tid og sted for mødernes afholdelse offentliggøres på instituttets hjemmeside. Møderne skal normalt ligge inden for tidsrummet og planlægges således at ingen afskæres muligheden for at deltage ved hvert møde. Mødetiderne bør overholdes. Men et enigt institutråd kan forlænge et møde udover det fastlagte sluttidspunkt. Institutråd og alle suppleanter skal have modtaget dagsorden og bilag digitalt senest 5 arbejdsdage før mødedagen. Der kan blive indkaldt med kortere varsel, hvis særlige grunde taler for det. Formanden kan indkalde til ekstraordinære møder. Formanden skal indkalde til ekstraordinært møde, hvis: - institutleder anmoder om det - institutrådet har besluttet det på et ordinært møde, - 1/3 af medlemmerne eller flere anmoder om det med angivelse af dagsorden og forslag til tidspunkt. Ved indkaldelse med mindre end 5 dages varsel skal formanden så vidt muligt sende forhåndsorientering ud om de sager, der skal behandles på mødet. 9. Dagsorden Dagordenspunkter og sager skal være formanden i hænde senest 7 arbejdsdage før mødedagen for at kunne optages på dagsordenen. Formanden beslutter hvilke sager, der skal sættes på mødets dagsorden. Formanden skal sætte en sag på dagsordenen, hvis: - institutlederen ønsker det - et medlem ønsker det - en ansat eller studerende ønsker det - institutrådet på et tidligere møde har besluttet at optage sagen på dagsordenen Dagsordnens pkt. 1 er godkendelse af dagsorden. Institutrådet kan beslutte at optage flere punkter til drøftelse. Pkt. 2 er godkendelse af referat, hvis det ikke er sket inden mødet se afsnit 12 i denne 4

10 forretningsorden. Fast punkt på dagsordenen er også Orientering om dagsorden og referat fra seneste møde i Akademisk Råd. 10. Behandling af sager Formanden tilser, at relevant materiale udsendes sammen med dagsordenen. Hvis det ikke er muligt, skal det fremgå af dagsordenen, hvornår materialet er tilgængeligt for medlemmerne. Formanden har ansvaret for, at en sag belyses tilstrækkeligt, og at der er foretaget høring i sagen af andre relevante organer/personer. Opstår der uenighed mellem institutlederen og institutrådets flertal om de sager, som institutlederen i medfør af sin bemyndigelse fra rektor skal underrette rektor om, orienterer institutlederen rektor om uenigheden i forbindelse med sagens forelæggelse (jævnfør Vedtægt for Roskilde Universitet, 31, stk. 4). Institutrådets medlemmer skal særligt holde sig forvaltningslovens bestemmelser om inhabilitet for øje i forbindelse med særinteresser omkring et fag, en uddannelse, et forskningsområde eller lignende. 11. Relation til lokaludvalg / lokalt samarbejdsudvalg Både institutråd og lokaludvalg herunder LSU og LAU skal drøfte instituttets strategier, politikker, budget og udvikling. Institutråd og lokaludvalg kan holde fælles møder såfremt: - Både institutråd hhv. lokaludvalg er indstillet på at afholde fælles møder - De to organers formænd kan udarbejde en fælles dagsorden - Dagsordnen for et fælles møde ikke omfatter punkter, som udelukkende hører til lokaludvalgets kompetence (se punkt 2 ovenfor). 12. Referat Referatet udarbejdes og godkendes af formanden inden for 14 dage efter mødets afholdelse og sendes herefter til institutrådets medlemmer, som har maks. 5 arbejdsdage til at kommentere eller godkende referatet. Hvis referatet ikke godkendes i første runde foretages godkendelsen på næste kommende institutrådsmøde. Et medlem kan forlange sin afvigende mening kort optaget i referatet. Det godkendte referat offentliggøres på instituttets hjemmeside. 13. Forretningsordenen Institutrådets medlemmer er forpligtet til at følge formandens afgørelse om forståelsen af forretningsordenens bestemmelser. 14. Ikrafttræden Forretningsordenen træder i kraft d. Når forretningsordnen træder i kræft ophæves instituttets hidtidige forretningsorden. 5

11 Vedtaget af [underskrift fra institutleder og ] d. 6

12 BILAG 3 TIL PUNKT 5a CBIT INTERNT NOTAT EMNE: CBITs institutpulje og VIP annuum 2014 DATO: 17. december 2013 REF.: Lene Palsbro, Anja Apuschkin Lund Petersen Annuum for VIP Forskere, der ikke er tilknyttet et satsningsområde, har en individuel trækningsret på kr. årligt. Ved ansættelse midt i et kalenderår har forskere en forholdsmæssig trækningsret på deres annuum det første kalenderår. Forskere forventes selv at holde regnskab med forbruget. Beløbet kan ikke overføres fra et kalenderår til det næste. Ikke forbrugte midler i en forskers personlige annuum forventes derfor via indbyrdes aftale at blive stillet til rådighed for kolleger, som mangler midler til yderligere rejser i et givet år. Udgifter attesteres af Agnete Nebsager eller Anja Apuschkin Lund Petersen. Forskere, der er tilknyttet et satsningsområde, forventes at pulje annuum som del af den fælles satsning. Hertil kommer et økonomisk tilskud til forskningsaktiviteter til det enkelte satsningsområde. Udgifter godkendes og attesteres af satsningsområdelederen, som har budgetansvar. Institutpulje vilkår Ansøgningsfrister er 1. februar, 1. juni og 1. oktober. Frist og eventuelle særlige vilkår for ansøgninger meldes ud på e mail to uger inden fristen. Institutpuljen kan primært søges af VIP uden for satsningsområder samt studieadjunkter/ lektorer. Ph.d. studerende kan ikke søge puljen. Midler uddelt i 2014 kan ikke overføres til Hvad kan du søge støtte til? 1. Nye forsknings og udviklingsinitiativer 2. Formidlingsaktiviteter 3. Publicering af doktorafhandling 4. Afholdelse af seminarer og konferencer 5. Ophold ved Klitgården 6. Støtte til tidskriftsredaktionsarbejde 7. Udgifter til review, publikation og open access (kun BFI) 8. Udgifter til sprogvask/oversættelse (kun BFI) 9. Institutionelle medlemskaber Udgifter til fx forskningsrejser, konferencer, oversættelse (ikke BFI), sprogvask (ikke BFI), transskription og individuelle medlemskaber af fagligt relevante foreninger dækkes som udgangspunkt via satsningsområdernes budget eller individuelle annuum. Såfremt en enkeltforsker ansøger om rejsepenge til konferencer og andre forskningsrejser udover sit individuelle annuum, skal der gøres rede for den specifikke anvendelse af den samlede mængde af rejser det pågældende år med angivelse af konkret formål for den enkelte rejse samt dennes bidrag til de forskningsmæssige målsætninger for den enkelte forsker. Der bevilges i 2014 ikke længere midler til internt frikøb, ph.d. in spe ansættelser eller videnskabelig assistance i forbindelse med forskningsansøgninger.

13 CBIT INTERNT NOTAT Bedømmelseskriterier Institutleder Lene Palsbro gennemgår og prioriterer ansøgninger. Puljen er generelt til udviklingsformål og ikke drift. Kollektive ansøgninger fra forskningsgrupper eller andre grupper vil blive prioriteret over ansøgninger fra enkeltpersoner; dog kan studieadjunkter/ lektorer søge individuelt i forbindelse med fagligt relevante konferencer og lignende. Hertil kommer en vurdering af, om eksterne midler er blevet søgt eller kan søges andetsteds. Kontakt Ansøgninger sendes på e mail til Anja Apuschkin Lund Petersen anjalund@ruc.dk Spørgsmål om institutpuljen rettes også til Anja.

14 CBIT INTERNT NOTAT Emner for bevilgede ansøgninger 2012 (2 ansøgningsrunder i februar og juni) Ph.d. in spe ansættelser (bevilges ikke længere i 2013/14) Ansættelse af forskningsassistent til ansøgningsforberedelse (bevilges ikke længere i 2013/14) Ansættelse af forskningsassistent til projekter Gæsteforskerbesøg Forskningsgruppeprojekter og seminarer Tidskrifts og redaktionsaktiviteter Trykning af rapport Sprogkorrektur og oversættelse (kun tildelt adjunkter i 2012) Opstart af nye forskningsaktiviteter Afholdelse af konference Deltagelse i konference (for VIP uden annuum) Samlet beløb Emner for bevilgede ansøgninger 2013 (2 ansøgningsrunder i februar og juni) Forskningsgruppeprojekter og seminarer Ophold på Klitgården Gæsteforskerbesøg Efteruddannelsesforløb (med delvis dækning fra PUU) Udgift til publicering Oversættelse af artikel/bog (BFI) Underskudsgaranti til afholdelse af konference på CBIT Deltagelse i konference (pga. fælles paper fra gruppe af CBIT forskere) Samlet beløb Efter hver uddeling er bevillingsmodtageres navne og beløb tilgængelige for instituttets medarbejdere på: Emner for afviste ansøgninger Ansøgninger fra deltagere i satsningsområder Ansøgninger fra ph.d. ere Individuelle rejser og konferencedeltagelse (skal dækkes af annuum) Udgifter til ph.d. kursus (skal dækkes af ph.d. skolen) Driftsomkostninger, der hører under studienævn (herunder rejser m. deltagelse af studerende) Ophold på Klitgården (ansøgere, der har været af sted eller som ikke har konkret formål med ophold) Transport til Klitgården (skal dækkes af annuum) Efteruddannelse (uden delvis dækning fra PUU) Transskribering Bøger og materialer Uspecificerede aktiviteter/rejser Gentagne aktiviteter/fortsatte projekter, der er blevet støttet af puljen tidligere Udviklingsaktiviteter (hvor rektors udviklingspulje burde være ansøgt først) Hjemmesideudvikling Excessiv repræsentation til forskningsgruppemøder Sprogvask og oversættelse (uden konkret aftale/plan om BFI udgivelse)

15 FORKLÆDE TIL PUNKT 5b CBIT INTERNT NOTAT Drøftelse af kriterier for indkøb af it udstyr på instituttet Efter indhentning af it ønsker fra studieledere og forskningsgruppeledere over de sidste 14 dage, tegner der sig følgende prioriteringsområder og følgende eksisterende og mulige kriterier: It arbejdsredskaber til alle medarbejdere Eksisterende kriterier Retningslinjer for IT udstyr til medarbejdere på CBIT af 9/ Undervisning/ Udstyr til undervisningslokaler og laboratorier Forslag til kriterier Vurdering ud fra: antal studerende planlagt samarbejde med andre fag om brug af udstyr allerede foretagne investeringer på fagets område Høring af sagkyndig VIP fra institutrådet/udpeget af institutrådet, som har blik for hele CBITs samlede it behov til undervisning Forskning Eksisterende kriterier CBITs institutpulje og VIP annuum 2014 Forslag til kriterier Høring af sagkyndig VIP fra institutrådet/udpeget af institutrådet, som har blik for hele CBITs samlede it behov til forskning Når de endelige kriterier er fastlagt, skal der aftales konkret, hvordan samarbejdet mellem institutledelsen, CBIT service og institutrådets udpegede skal foregå. Bo Gad Køhlert ( )

16 BILAG 4 TIL PUNKT 5b CBIT INTERNT NOTAT EMNE: Retningslinjer for IT-udstyr til medarbejdere på CBIT DATO: REF.: Peter Nyvang/Kirsten Høffding (hoffding@ruc.dk) Udgangspunktet er, at medarbejderne skal have det udstyr, de skal bruge til forskning, undervisning og administration. Samtidig er vi underlagt nogle indkøbsaftaler og andre regler, som vi skal overholde. Datamaskiner: Som fastansat medarbejder med en ansættelse på mere end 18 timer pr. uge får man tildelt en datamaskine ved ansættelse. Man kan vælge imellem følgende: Lenovo lille bærbar pt. 12 Lenovo stor bærbar pt. 15 Fujitsu Esprimo P900 stationær med 22 skærm Mac book pro lille bærbar pt 13 Mac book pro stor bærbar pt 15 Mac stationær Imac med 21 skærm Der udleveres kun en maskine pr. medarbejdet. Det betyder, at hvis du vælger en bærbar model for at kunne transportere den rundt, så kan du ikke også få en stationær maskine til dit kontor. Hvis du er ph.d.- studerende og vælger en bærbar, skal den finansieres af dit annuum. Alle medarbejdere kan indkøbe udstyr for projektmidler, det blander vi os ikke i (ud over, at det altid skal hjemkøbes gennem CBIT-service). Alt hardware og software på CBIT SKAL indkøbes gennem CBIT-service. Begrundelsen herfor er bl.a., at vi skal overholde vores statslige indkøbsaftaler, at vi har mulighed for at indhente store rabatter ved samlet køb og at vi ved, at vi får det rette udstyr til de rette maskiner. Maskiner, der ikke er indkøbt af CBIT-service, er ikke omfattet af instituttets service. Det betyder, at vi ikke kan påtage os at reparere dem, installere software eller andet på disse maskiner. Udstyret udskiftes hver 3-5. år (bærbare hyppigere end stationære) og medarbejderen har ifølge RUCs regler desværre ikke mulighed for at købe det gamle udstyr. Det er CBIT-service, der afgør, hvornår udstyret kan udskiftes. Alt udstyr tilhører instituttet, hvilket betyder, at ved ansættelsens ophør skal alt udstyr afleveres (også det, der er købt for annuum og projektmidler). Dette må vi fastholde, da rigsrevisionen løbende tjekker, om udstyret er afleveret. Evt. printerpatroner dækkes ikke af CBIT. Private bærbare/pc kan købes med rabatter. Se mere på:

17 BILAG 4 TIL PUNKT 5b CBIT INTERNT NOTAT Mobiltelefoner/mobilt bredbånd: Medarbejdere, som har en ledelsesfunktion på CBIT, kan få udleveret en mobiltelefon eller få en mobil bredbåndsforbindelse. Det drejer sig om forskningsledere for satsningsområderne, studieledere, uddannelsesledere, ph.d.-skoleleder samt FUP-ledere. TAP-personalet kan få en mobil efter godkendelse af sekretariatslederen. Der er forskellige modeller, man kan vælge imellem. Der henvises til: Mobiltelefoner/mobilt bredbånd, der er finansierede af projektbevillinger, skal ligeledes indkøbes gennem RUC, da abonnementet ellers ikke kan dækkes af bevillingen. For yderligere information om mobiltelefoni, se: På samme måde som med datamaskiner, så er mobiltelefoner RUCs ejendom, hvorfor de skal tilbageleveres ved stillingsophør, projektophør eller lign. Internetopkobling: Medarbejdere, som har en ledelsesfunktion på CBIT, kan få en internetopkobling. Det drejer sig om forskningsledere for satsningsområderne, studieledere, uddannelsesledere, ph.d.-skoleleder samt FUPledere. TAP-personalet kan få en internetopkobling efter godkendelse af sekretariatslederen. Internetopkoblinger, der er finansierede af projektbevillinger, skal ligeledes indkøbes gennem RUC, da abonnementet ellers ikke kan dækkes af bevillingen. Ved projektophør skal internetforbindelsen opsiges. Bemærk venligst, at SKI-aftalen foreskriver, at det er TDC, der står for oprettelse af internetforbindelsen. Det betyder, at hvis du i forvejen har TV/telefoni via en eksisterende internetforbindelse, så kan det ofte ikke økonomisk betale sig for dig at få en arbejdsgiverbetalt opkobling. Kontakt Mads Sinkjær ( ) for yderligere information. Software: Den bærebare/stationære maskine, du får stillet til rådighed, er pre-installeret med følgende software: Internet Explorer/Safari, samt den nyeste Office-pakke samt/eller LibreOffice (tidligere Open Office). Ud over dette ligger Cbit-service inde med en række licenser til andre programmer (Acrobat Reader, DreamWeaver, PhotoShop, Illustrator, InDesign, After effects, Audition, Director, Premiere Pro, Flash, Movie Maker, WinZIP, Encore, Media Encoder, Vlc), som man kan få installeret, hvis det er nødvendigt for undervisning/forskning. Har man behov for andre programmer end ovenstående i relation til forskning/undervisning, skal man henvende sig til CBIT-service. Der kan være situationer, der kræver godkendelse af forskningsgruppelederen/studielederen, hvilket CBIT-service sørger for. CBIT-service kan vejlede i, om der findes billigere tilsvarende software på markedet. Alt software SKAL hjemkøbes gennem CBIT-service.

18 BILAG 4 TIL PUNKT 5b CBIT INTERNT NOTAT CBIT-service vurderer løbende udskiftningsfrekvensen på software. Microsoft Office licensen giver mulighed for, at man som medarbejder kan få Office-pakken installeret på sin private pc. Man er velkommen til at lave en aftale med CBIT-service og tage sin maskine med på RUC. Så installerer CBIT-service Office-pakken. Dette indebærer, at man skal slette sit programmel, hvis man ophører sit ansættelsesforhold. En anden mulighed er, at den enkelte medarbejder kan købe en personlig Microsoft Office licens for ca. kr. 400, hvorved man kommer til at eje sin licens, også efter evt. ophør af ansættelsen. Se mere på: Særligt udstyr Der kan være særlige forhold, der gør sig gældende for nogle VIP og nogle fag, og der kan være behov for særligt udstyr. Det kan f.eks. være kameraer, ekstra maskiner og lign. Her gælder samme retningslinjer som for andre programmer (se ovenfor). CBIT-service råder over nogle bærbare, som kan lånes, hvis der er behov for dette. Henvend jer venligst til CBIT-service, som kan hjælpe. Beskatning af bærbare datamaskiner, bredbånd og mobiltelefoner Reglerne for multimediebeskatningen er blevet ændret pr. 1. januar 2012 i forbindelse med finanslovsforliget. Konkret betyder det følgende: Der betales ikke længere multimedieskat, hvis en medarbejder tager arbejdsgiverens/ virksomhedens datamaskine med hjem. Den gerne må anvendes privat, så længe den også anvendes arbejdsmæssigt. En arbejdsgiverbetalt bredbåndsforbindelse vil heller ikke blive beskattet, dersom RUC's medarbejdere derhjemmefra har adgang til de samme funktioner og dokumenter, som er tilgængelige på arbejdspladsen. Medarbejdere, der får stillet en mobiltelefon til rådighed, fordi den er nødvendig for arbejdets udførelse, bliver ikke beskattet. I tilfælde af at medarbejderne har brug for at tage mobiltelefonen med hjem, er det et krav for at undgå beskatning, at medarbejderne underskriver en tro-og-love erklæring om, at mobiltelefonen udelukkende anvendes arbejdsmæssigt. Det er ligeledes et krav at arbejdsgiveren fører kontrol hermed. Dog er det ifølge de nye regler tilladt at foretage enkeltstående private opkald mv. i tilknytning til arbejdet, uden det udløser beskatning. Hvis arbejdsgiveren stiller en mobiltelefon til rådighed for en medarbejder, der også må anvendes privat, udløses beskatning af værdien af fri telefon. Beskatningen er på kr., og omfatter telefonen, abonnementsudgifter, samtaletakst og abonnementets øvrige telefon-serviceydelser. Der er etableret en rabatordning for ægtefæller, der begge har fri telefon. Rabatten er på 25 % pr. ægtefælle. Yderligere information kan indtil videre downloades via følgende link: