Projektkonkurrence. Ny vision til Fredericia Kommune. Prækvalifikationsmateriale. På levering af konsulentydelser til Fredericia Kommunes Byråd

Transkript

1 Projektkonkurrence Ny vision til Fredericia Kommune Prækvalifikationsmateriale På levering af konsulentydelser til Fredericia Kommunes Byråd Fredericia Kommune [juni, 2013] 1

2 Indholdsfortegnelse Baggrund for projektkonkurrencen Indledning prækvalifikationmateriale til projektkonkurrencen Generel beskrivelse af projektkonkurrencen Fredericia Kommunes fremtidige aftale Organisering af prækvalifikationsbeslutningen Opgavens omfang Tildeling af kontrakt Kontraktperiode Projektkonkurrencebetingelser Form Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet Frist for anmodning om prækvalifikation Åbning af de indkomne anmodninger om prækvalifikation Konsortier Oplysninger vedrørende skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Udvælgelseskriterier Disposition... 8 Bilag 1 Tro og love erklæring, og oplysninger vedr. skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø. 9 Bilag 2 Virksomhedsoplysninger Bilag 3 Referenceliste Bilag 4 Tidsplan

3 Baggrund for projektkonkurrencen En vision for Fredericia kommune Hvem er vi Fredericias historie er historien om en anderledes by. Fra enestående fæstning og fristad over avlsbruger- og industriby til et moderne bolig-, byudviklings- og erhvervscenter midt i Danmark. Fredericia ligger attraktivt ved vandet i et område med rekreative omgivelser og rigtig mange tilgængelige arbejdspladser. Byen har et godt foreningsliv og er velforsynet med service- og kulturtilbud, særligt inden for arrangementer, motion og sundhed. Fredericia står ligesom landets øvrige kommuner over for tre store udfordringer: kommende mangel på arbejdskraft, høje forventninger fra borgerne og stramme økonomiske rammer. Men vi tænker stort. Vores nuværende ledelsesgrundlag indledes med ordene: Vi rager op, sprænger rammer, viser vej resultatet skabes af dig og mig, og vi har med investeringer i erhvervsarealer, bymidten og infrastruktur i projekter som DanmarkC, Bymidteplanen og FredericiaC et klart ønske om at flytte os fra profilen som industriby. Kommunen har knap indbyggere, og har i de seneste år skabt et vækstpotentiale gennem betydelige investeringer i erhvervs- og udviklingsprojekter og gennem innovationsprojektet Fredericia Former Fremtiden. Vi var f.eks. den første kommune i landet, der lykkes med at lade vores ældre borgere påtage sig et større ansvar og bringe egne ressourcer i spil gennem hverdagsrehabilitering. Mens erhvervsudviklingen i Fredericia har været meget positiv de seneste 8 år, så har kommunen en udfordring, når det gælder udgifter til velfærdsydelser. Fredericia har endvidere en høj procentdel af arbejdspladser, der medfører nedslidning, hvor især plejekrævende job slider hårdt. Kommunen har en god budget- og økonomistyringskultur, men der har de seneste år været brug for en økonomisk opbremsning, der har betydet store besparelser på alle områder. En fælles vision for Fredericia Kommune Vi anser det for at være en af kommunalpolitikernes fornemste opgaver at udstikke en retning for kommunens udvikling og formulere visioner og strategier for, hvad kommunen skal leve af og være kendt for. Byrådet vedtog da også med stort engagement Vision 2012, der udløb med udgangen af året. Der blev i foråret 2012 igangsat en proces for at formulere en ny vision, men et stykke inde i processen måtte man erkende, at processen ikke kunne samle byrådet. Det blev derfor besluttet at udskyde udarbejdelsen af en ny vision. Nu er vi så tæt på valget, at det vil være oplagt at udnytte muligheden for at lade de nye byrådsmedlemmer få del i og ejerskab til processen. En langtidsholdbar vision skal være et pejlemærke for hele kommunen. Derfor er det vigtigt, at der skabes ejerskab til visionen hos alle politikere, men også i lokalsamfundet - hos erhvervsliv, foreninger, kulturinstitutioner og borgere. Derfor ønsker byrådet en proces med en tilgang, der bringer borgernes holdninger og oplevelser centralt ind i processen. Vi lægger op til, at lokalsamfundets forskellige spillere inddrages tidligt i processen, således at de kan bidrage med deres tanker, overvejelser og forslag. Vi ønsker også, at processen indebærer en afdækning af Fredericia Kommunes DNA. Der skal fortælles en historie om eller tegnes et billede af Fredericia, der kan bruges som grundlag for at etablere visionen. Visionen skal således have sin forankring i det lokale, men for at fremtidssikre den, må den også belyses gennem international viden, megatrends m.v. Derfor er vi meget interesserede i, at fyrtårne/eksperter fra ind- og udland trækkes ind i processen. 3

4 At formulere en ny vision vil være en spændende måde at samle alle i byrådet om de fælles pejlemærker. Derfor lægger vi med dette udbud op til en proces der sikrer, at det nye byråd kan starte en visionsproces så hurtigt som muligt i den nye valgperiode. Det betyder, at processen skal klargøres i efteråret Nye roller for Byrådsmedlemmerne Vores ambition er at fremtidens byråd kommer til at spille en endnu vigtigere rolle i de samfundsmæssige omstillinger. Fredericia Kommune vil være en del af en rivende udvikling, hvor konkurrencen om bosætning og erhvervsudvikling bliver hård. I den konkurrence er det afgørende at have en klar vision og en kurs, som alle kræfter i lokalsamfundet har ejerskab til og arbejder sammen for at realisere. Derfor kommer byrådspolitikerne i endnu højere grad til at arbejde med at inddrage borgernes holdninger og ressourcer. Vi ønsker derfor, at der sideløbende arbejdes med at afklare og udvikle de roller og det samarbejde, som byrådspolitikerne skal varetage i et Byråd, der er ambitiøs i forhold til at inddrage lokalsamfundets ressourcer i de politiske processer. I samme ombæring skal der også udvikles klare spilleregler for byrådsmedlemmernes samarbejde med hinanden og med administrationen. Resultatet af denne proces med fokus på politikerroller kunne være et kodeks for godt politisk lederskab, et charter for det gode samarbejde i Fredericia etc. Hvem kan løse opgaven Til at hjælpe os i hele processen, ønsker vi at indgå en aftale med et konsulentfirma eller et konsortium af flere firmaer. Konsulentfirmaet eller konsortiet bør (tilsammen) have et tæt og indgående kendskab til arbejdet i politiske organisationer, et praktisk kendskab til åbne og inddragende processer og arbejdet i netværk samt et professionelt kendskab til kommunikation og historiefortælling. 4

5 1. Indledning prækvalifikationmateriale til projektkonkurrencen 1.1 Generel beskrivelse af projektkonkurrencen Opgaven med at bistå Fredericia Kommunes Byråd med at formulere den fremtidige vision udbydes som en projektkonkurrence. Projektkonkurrencen vedrører levering af: konsulentydelser til Fredericia Kommunes Byråd, herefter benævnt Fredericia Kommune i det omfang der er beskrevet nedenfor. Projektkonkurrencen udformes således at der først prækvalificeres 3-5 kvalificerede projektkonkurrencedeltagere, hvorefter en detaljeret opgavebeskrivelse afleveres til Fredericia Kommune senest den 19. august 2013, kl De prækvalificerede projektkonkurrencedeltagere fremlægger enkeltvis fra den detaljerede opgavebeskrivelse et oplæg for Byrådet mandag den 26. august mellem kl. 15 og 21. (Det er den foreløbige tidsplan. Fredericia Kommune tager forbehold for ændringer). 1.2 Fredericia Kommunes fremtidige aftale Aftale forudsættes indgået med én virksomhed eller et konsortium. Fredericia Kommune er dermed forpligtet til udelukkende at anvende den indgåede aftale. Valg af virksomhed eller konsortium (kontrakthaver) er ikke afsluttet, før kontrakt er underskrevet af begge parter. 1.3 Organisering af prækvalifikationsbeslutningen Prækvalifikationsbeslutningen gennemføres i arbejdsgruppe med Fredericia Kommunes indkøbsafdeling som koordinator og kontaktperson er indkøbskonsulent Kirsten Surlykke Nielsen. 1.4 Opgavens omfang Nærværende projektkonkurrence omfatter levering af konsulentydelser inden for en ramme på maksimalt kr. Konkurrencen er baseret på mest mulig kvalitet inden for denne ramme. 1.5 Tildeling af kontrakt Kontrakt vil blive tildelt ud fra kriteriet kvalitet i opgaveløsningen. Såfremt Projektkonkurrencedeltagers anmodning accepteres, vil der modtages projektkonkurrencemateriale efter endt prækvalifikation, hvor de nærmere omstændigheder omkring ovenstående tildelingskriterier specificeres. 1.6 Kontraktperiode Kontrakten underskrives primo oktober 2013 og vil fortsætte til udgangen af

6 2. Projektkonkurrencebetingelser 2.1 Form Projektkonkurrencen gennemføres i henhold til et frikommuneforsøg med dispensation fra tilbudsloven. Se Herunder Frikommuneforsøg vedr. indkøbsbestemmelser. 2.2 Formkrav Den samlede anmodning til prækvalifikationen samt bilag skal afleveres i et skriftligt eksemplar og et eksemplar på USB-stik. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske materiale gælder den skriftlige anmodning. Evt. manglende oplysninger vil ikke blive indhentet, medmindre der er tale om supplerende oplysninger. 2.3 Sprog Anmodning om prækvalifikation samt al kommunikation i projektkonkurrenceperioden - og kontraktperioden skal være på dansk. 2.4 Ejendomsret Prækvalifikationsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Fredericia Kommunes ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for udarbejdelse af hverken anmodnings - eller projektkonkurrencemateriale. 2.5 Spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende prækvalifikationsmaterialet skal være skriftlige og rettes til Kirsten Surlykke Nielsen pr. kirsten.nielsen@fredericia.dk med emnet: spørgsmål projektkonkurrence senest d. 19. juni 2013 kl Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristens udløb, vil ikke blive besvaret.. Alle spørgsmål vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Frist for anmodning om prækvalifikation Anmodningen bør mærkes: Anmodning projektkonkurrence og Må kun åbnes af Team Udbud og Indkøb. Forsendelsen skal være lukket. Anmodning om prækvalifikation skal være Fredericia Kommune i hænde senest d. 24. juni 2013 kl på følgende adresse: Fredericia Kommune Team Udbud og Indkøb, lokale 615 Gothersgade 20, Rådhuset 7000 Fredericia Att.: Kirsten Surlykke Nielsen 6

7 Den anmodende Projektkonkurrencedeltager bærer selv ansvaret for, at anmodningen når rettidigt frem, kvittering kan kun modtages hvis man møder personligt op med anmodningen. 2.7 Åbning af de indkomne anmodninger om prækvalifikation Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af anmodningerne. 2.9 Konsortier Såfremt flere projektkonkurrencedeltagere indgår i konkurrencen i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til Fredericia Kommune. Det skal af anmodningen fremgå, med hvilken projektkonkurrencedeltager Fredericia Kommune kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige projektkonkurrencedeltager(e). Ved sammenslutninger af projektkonkurrencedeltagere (konsortier) skal oplysningerne under anmodningsmaterialets gives for hver deltager i konsortiet Oplysninger vedrørende skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse og forpligtelser i henhold til gældende bestemmelser med hensyn til beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt kan fås hos de på bilag 1.b oplistede statslige tjenester Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges anmodningen om prækvalifikation. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes eller er mangelfuld, kan anmodningen ikke tages i betragtning. Minimumskrav om økonomisk og finansiel kapacitet: Udfyldt og underskrevet tro- og love erklæring om, i hvilket omfang projektkonkurrencedeltager har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997), oplysninger vedr. skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø. Fortrykt formular findes som bilag 1. Udfyldt og underskrevet dokument med virksomhedsoplysninger, jf. bilag 2. Ved sammenslutninger af projektkonkurrencedeltagere (konsortier) skal oplysningerne gives for hver deltager i konsortiet. Beskrivelse af opgaveløsningen og referencer Der ønskes 1-2 A4 sider med kort beskrivelse af opgaveløsning ud fra indledningsvist beskrevet baggrund for projektkonkurrencen. Denne beskrivelse uddybes senere af de prækvalificerede projektkonkurrencedeltagere. Referencer angives i bilag 3. Vi ønsker 0-10 referencer angivet. 7

8 3. Disposition Anmodning om prækvalifikation bedes følge nedenfor viste disposition. Således skal alle punkter i dispositionen nedenfor besvares. Formålet er at sikre sammenlignelighed i besvarelserne samt, at alle relevante forhold bliver behandlet i samme rækkefølge. Minimumskravene skal opfyldes. Beskrivelser ud over 2 A4 sider kan vi ikke tage i betragtning. Afsnit Indhold 1 Indledning, herunder angivelse af firmanavn, adresse, CVR-nummer og kontaktperson (herunder og telefonnummer) A4 sider med kort beskrivelse af opgaveløsning 3 Udfyldelse af bilag, 1, 2 og 3 vedlægges. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes eller er mangelfuld, kan anmodning om prækvalifikation ikke tages i betragtning. 8

9 Sæt kryds Projektkonkurrence Ny vision til Fredericia Kommune på baggrund af frikommuneforsøg Bilag 1 Tro og love erklæring, og oplysninger vedr. skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø a. Gæld til det offentlige Ifølge Lov nr af 21.december 1994 som ændret ved Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser kræve, at enhver projektkonkurrencedeltager afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang projektkonkurrencedeltageren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor projektkonkurrencedeltageren er etableret. I forbindelse med afgivelse af tilbud på/indgåelse af aftalen:.erklærer undertegnede projektkonkurrencedeltager 1. Virksomhedens navn: 2. Adresse: 3. Postnummer, by: 4. CVR-nr..på tro og love at 5. Virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige 6. Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, men denne gæld er under kr. 7. Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, som overstiger kr kr. Denne gæld specificeres i Felt 8 & 9 8. Kreditor nr. 1 a. Gæld til (navn og adresse på kreditor) b. Gældens størrelse (inkl. påløbne renter og omkostninger): c. Er der indgået aftale med kreditor om afvikling af gælden? d. Overholdes denne afviklingsordning? Kr. 9. Kreditor nr. 2 a. Gæld til (navn og adresse på kreditor) b. Gældens størrelse (inkl. påløbne renter og omkostninger): c. Er der indgået aftale med kreditor om afvikling af gælden? d. Overholdes denne afviklingsordning? Kr. Projektkonkurrencedeltager erklærer sig indforstået med, at Fredericia Kommune kan indhente oplysninger om rigtigheden af de afgivne oplysninger i det fælleskommunale debitorsystem og det centrale fordringsregister. Undertegnede er bekendt med, at afgivelse af urigtige eller vildledende 9

10 oplysninger om virksomhedens gældsforhold til det offentlige kan straffes med bøde efter 3, stk. 1, medmindre højere straf er forskyldt efter anden lovgivning. Undertegnede giver samtidig samtykke til, at Fredericia Kommune, i forbindelse med projektkonkurrencen, kan undersøge om der er ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Anmodning om deltagelse om projektkonkurrencen kan ikke accepteres, såfremt denne erklæring ikke er afgivet af projektkonkurrencedeltageren. b. Oplysninger vedrørende skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse og forpligtelser i henhold til gældende bestemmelser med hensyn til beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt kan fås hos de oplistede statslige tjenester. Navn: Adresse: By: Telefon: Fax: Internetadr.: Skat, Hovedcentret Østbanegade København Ø, DK skat@skat.dk Miljøstyrelsen Strandgade København K, DK mst@mst.dk Arbejdstilsynet Landskronagade København Ø, DK at@at.dk Projektkonkurrencedeltageren angiver ved at underskrive denne erklæring, at der er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt, dvs. at projektkonkurrencedeltageren tilkendegiver, at virksomheden overholder de danske love og regler på disse områder. Hvis projektkonkurrencedeltageren ikke underskriver erklæringen, er tilbuddet ikkekonditionsmæssigt og vil derfor ikke kunne tages i betragtning. c. Underskrift på tro- og love erklæring Undertegnede erklærer herved: at have udfyldt ovenstående tro- og loveerklæring korrekt. at der i virksomheden er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt. 10

11 Undertegnede erklærer, at ovennævnte oplysninger er korrekte. Dato Underskrift Såfremt virksomheden har ubetalt forfalden gæld over kr., kan tilbud ikke accepteres, medmindre projektkonkurrencedeltageren, i forbindelse med afgivelse af tilbud, stiller sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger kr. Uanset gældens størrelse kan en projektkonkurrencedeltager udelukkes fra at deltage i projektkonkurrencen under henvisning til, at vedkommende har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. 11

12 Bilag 2 Virksomhedsoplysninger Spørgsmål vedr. virksomheden Virksomhedens navn: Adresse: Postnr. og by: Telefonnummer: Telefaxnummer: CVR-nr: adresse: Web adresse: Kontaktperson: Navn, tlf. og Selskabsform: Undertegnede giver hermed samtykke på at må indhente supplerende økonomiske oplysninger om projektkonkurrencedeltager. Evt. andre oplysninger: Underskrift for gyldighed Dato Underskrift 12

13 Bilag 3 Referenceliste I dette skema anføres referencer over de betydeligste sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de seneste 3 år. Fredericia Kommune har ret til at indhente oplysninger hos nedenstående og lade disse indgå i vurderingen af udvælgelseskriterierne. Offentlig eller privat enhed: Kontaktperson Navn og tlf. nr. År 2013 År 2012 År

14 Bilag 4 Tidsplan Afsendelse af bekendtgørelse d. 5. juni 2013 Besvarelse af uddybende spørgsmål vil fremgå af hjemmesiden. Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål d. 19. juni 2013 kl Sidste frist for modtagelse af anmodningen den 24. juni 2013 kl Forventet beslutning om prækvalifikation uge 27 Vurderingen af de indkomne anmodninger vil ske efter følgende procedure: 1. Udvælgelseskriterier: Der foretages en vurdering af den enkelte projektkonkurrencedeltagers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet hermed er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem projektkonkurrencedeltagere, der er egnede til at varetage opgaven. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de efterspurgte oplysninger, samt på baggrund af opgavebeskrivelsen på 1-2 A4 sider og de vedlagte bilag 1,2 og 3. Når afgørelse foreligger, vil alle projektkonkurrencedeltagere blive skriftligt og samtidigt underrettet om anmodningsbeslutningen. 14