Domea Hjørring Referat af ordinært repræsentantskabsmøde, tirsdag den 16. juni 2015 kl , i Restaurant Svanelunden, Svanelunden 6 i Hjørring.

Transkript

1 Domea Hjørring Referat af ordinært repræsentantskabsmøde, tirsdag den 16. juni 2015 kl , i Restaurant Svanelunden, Svanelunden 6 i Hjørring. Side 1 Valg af dirigent Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning Godkendelse af årsregnskab Godkendelse af revisionsprotokol Godkendelse af boligorganisationens budget Behandling af indkomne forslag Organisationsbestyrelsens sammensætning, herunder: Valg af 2 medlemmer for 2 år, med personlig suppleant Valg af formand for 1 år Valg af næstformand for 2 år Valg af revisor Valg af kredsdelegerede til BL 4. kreds Kompetencedelegation Vedtægtsændring i Domea Hjørring Afdelingssammenlægninger Eventuelt... 6 I mødet deltog fra repræsentantskabet: Mikkel Smidstrup, næstformand valgt af repræsentantsakb/org.best./19-13 Annette Nørgaard afd Ture Andersen repræsentantskab/org.best. Niels Åge Christensen afd Bent Erik Biegel afd Jan Parshof afd Michael Isaksen afd Tove Rasmussen afd Jens Nørager afd (afbud) Morten Thiel afd Renate Hald repræsentantskab/org.best./19-27 Aksel Nielsen afd (afbud) Benny Jensen afd Jonna Kristensen afd Kristian Lindgren afd Annette Steffensen afd Marianne Vesterskov afd (afbud) Niels Jørgen Nielsen afd Allan Mose Baltsersen org.best/domea Fra Domea, Kundechef Mikki Frandsen og Servicekoordinator Britta Hansen Pinstrup. Kundechef Mikki Frandsen bød velkommen til mødet og for at ære tidligere formand for boligorganisationen Jørgen Østergaard som ugen op til mødet var afgået ved døden, blev der holdt 1 minut stilhed. Bestyrelsesmedlem Mikkel Smidstrup havde 10 års jubilæum som medlem af bestyrelsen i Domea Hjørring, Allan M. Baltsersen overrakte en kurv inden mødets start. Side 1 af 6

2 1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges eventuelt et stemmeudvalg, der bistår dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Referat: Repræsentantskabet valgt enstemmigt Mikki Frandsen som dirigent og han kunne konstatere at mødet var indkaldt rettidigt. 2 Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning Ved kundechef Mikki Frandsen. Referat: DOMEA HJØRRING ÅRSBERETNING Året 2014 var et spændende og travlt år for Domea Hjørring. Året for organisationsbestyrelsens arbejde havde særligt fokus på: - Domea 2015 strategien, med opstart af Service center pr. den (Dette medvirkede til en nedsættelse af administrationshonoraret med gennemsnitlig 19 %.) Indstilling til yderligere besparelser i forhold til afdelingssammenlægninger med nedsættelse op til 35 % på administrationshonoraret. - Salg af boliger i afdeling 1925 Byhusene, jævnfør byrådets indstilling til genopretning gennem salg af boliger. Alle ejendommene er afviklet uden af kommunens garanti er kommet i spil, samt alle kreditorerne er blevet betalt. Ejendommen i Vestergade 8, med 13 ungdomsboliger er nu eneste ejendom tilbage, og denne forsøges sammenlagt med den nye by afdeling medio foråret 2016, når den samlede økonomi for øvrig salg er endelig opgjort. - Indflytning i ny afdeling, afdeling 1932 Svanehusene pr. den og Status er at, alt har været udlejet fra 1 dag, og der er stor venteliste på boligerne i dag. Der er 1 års eftersyn pr. den 2. juli års jubilæum og navneskift og et rigtig flot tidsskrift / jubilæumshæfte. - Oprettelse af et kunstudvalg, som skal arbejde med kunst i selskabet. Side 2 af 6

3 - Markedsføring, bl.a. biografreklame, storsponsor aftale med fodboldklubben Frem. - Politisk møde med Kommunen i samarbejde de andre Boligorganisationer i Hjørring Kommune. Repræsentantskabet godkendte bestyrelsens beretning. 3 Godkendelse af årsregnskab Afdelingernes årsregnskaber godkendes af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Boligorganisationens årsregnskab for regnskabsåret er vedlagt. Referat: Repræsentantskabet godkendte boligorganisationens årsregnskab (bilag over afdelingernes økonomi er vedhæftet). 4 Godkendelse af revisionsprotokol Regnskabsmateriale er vedlagt. Referat: Repræsentantskabet godkendte revisionsprotokollen. 5 Godkendelse af boligorganisationens budget Budgetmateriale er vedlagt. Referat: Repræsentantskabet godkendte boligorganisationens budget. 6 Behandling af indkomne forslag Forslag der ønskes behandlet på mødet, fremsendes til, Servicecenteret, Vestergade 8, 9800 Hjørring. Forslag skal være kontoret i hænde senest den 1. juni Eventuelle indkomne forslag udsendes til repræsentantskabet senest 1 uge inden mødet. Referat: Der var ikke modtaget nogle indkomne forslag på Servicecenteret. 7 Organisationsbestyrelsens sammensætning, herunder: Side 3 af 6

4 7.1 Valg af 2 medlemmer for 2 år, med personlig suppleant. Mikkel Smidstrup og Renate Hald er på valg. Referat: Mikkel Smidstrup blev genvalgt med Jan Parshoff som personlig suppleant. Renate Hald blev genvalgt med Michael Isaksen som personlig suppelant. 7.2 Valg af formand for 1 år Bestyrelsen indstiller Allan M. Baltsersen til posten som formand for en 1-årig periode. Referat: Allan M. Baltsersen blev enstemmigt valgt. 7.3 Valg af næstformand for 2 år. Mikkel Smidstrup er på valg. Referat: Mikkel Smidstrup modtager genvalg og blev enstemmigt genvalgt for en 2-årig periode. Organisationsbestyrelsen består pt. af 5 medlemmer. 4 medlemmer vælges af repræsentantskabet, mulighed for at 2 videnspersoner kan udpeges af bestyrelsen og en udpeges af Domea. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Formanden for organisationsbestyrelsen er tillige formand for repræsentantskabet. Efter repræsentantskabet, har bestyrelsen følgende sammensætning: Formand: Allan M. Balstersen valgt af Domea/repræs. Afgangsår 2016 Næstfmd: Mikkel Smidstrup valgt af org.best/repræs. Afgangsår 2017 Suppleant: Jan Parshof Medlem: Renate Hald valgt af repræs. Afgangsår 2017 Suppleant: Michael Isaksen Medlem: Ture Andersen valgt af repræs. Afgangsår 2016 Suppleant: Jens Nørager Medlem: Annette Nørgaard valgt af repræs. Afgangsår 2016 Suppleant: Kristian Lindgreen Med Domea som forretningsfører. Side 4 af 6

5 8 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2014 genvalgtes BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab. Refetat: BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab blev genvalgt. 9 Valg af kredsdelegerede til BL 4. kreds BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Domea Hjørring kan vælge op til 4 delegerede for 1 år. 2 er valgt af organisationsbestyrelsen. 2 vælges af repræsentantskabet. Jens Nørager og Renate Hald er på valg. Referat: Der blev ikke udpeget nye kredsdelegerede fra repræsentantskabet, da der ikke var nogle af de tilstedeværende som ønskede at være udpeget. 10 Kompetencedelegation Af hensyn til sagsbehandling vedrørende eventuel tinglysning m.v. noteres det, at repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Referat: Repræsentantskabet bekræftede kompetencedelegationen gældende for Domea Hjørring. 11 Vedtægtsændring i Domea Hjørring Side 5 af 6

6 Vedtægtsændring i 11 stk. 2. Der stilles forslag under ovennævnte 11 stk. 2 at teksten at bestyrelsen skal bestå af ulige antal tages ud. Referat: Vedtægtsændringen blev enstemmigt godkendt af repræsentantskabet. 12 Afdelingssammenlægninger Bestyrelsen har tidligere besluttet, at der på de netop afholdt afdelingsmøder skulle være et punkt på dagsordenen omkring sammenlægning af afdelinger ( ) og ( ) og dette blev besluttet i alle de nævnte afdelinger. Så der fremover vil være 5 afdelinger i Domea Hjørring. Referat: Repræsentantskabet bekræftede afdelingssammenlægningen i Domea Hjørring med følgende nye afdelingsnumre: - Domea Hjørring Afdeling 1951 ( ) - Domea Hjørring Afdeling 1952 ( ) 13 Eventuelt Referat: Jan Parshof (afd 1926) fremlagde et forslag om at afdelingerne lavede en lille folder som blev afleveret til nye beboere i afdelingen sammen med en buket blomster. Forslaget blev modtaget positivt og der indstilles til de kommende nye afdelinger at få dette indført. Domea Boligcenter Hjørring, den 22. juni 2015 Britta Hansen Pinstrup/ Godkendt, den Formand Allan M. Baltersen Dirigent Mikki Frandsen Side 6 af 6