Øvrige deltagere: Fra Domea, kundechef Mikki Frandsen. Referent. Regionsdirektør Erik Lønne.

Transkript

1 Boligselskabet af 1964 i Hjørring Referat af organisationsbestyrelsesmøde, mandag den 22. september 2014 kl i bestyrelseslokalet, St. Kirkestræde 17 B, 9800 Hjørring. side 1 Godkendelse af referat Boligselskabet af 1964 i Hjørring Orientering fra formanden Navnekonkurrence Kunstprojekt Jubilæumshæftet Jubilæumsfest i Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen Domea s 2015-plan Sammenlægning af afdelinger Boligsociale tiltag kursus for alle bestyrelser i samarbejde med Sundt Samspil Næste møde Eventuelt... 5 Til mødet deltog fra organisationsbestyrelsen: Jørgen Østergaard, formand Mikkel Smidstrup, næstformand Renate Hald Anette Nørgaard Ture Andersen John Kilden Allan Mose Baltsersen. Øvrige deltagere: Fra Domea, kundechef Mikki Frandsen. Referent. Regionsdirektør Erik Lønne. Referat : Formand Jørgen Østergaard bød velkommen til mødet, og overrakte på vegne af bestyrelsen en gavekurv til Renate i anledning af hendes fødselsdag. Side 1 af 5

2 1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af organisationsbestyrelsesmødet torsdag den 16. januar Referat : referatet blev godkendt med den bemærkning under pkt. 2.3, at tilskuddet til kunstprojekt tilfalder selskabet og ikke svanehusene (afdeling 1932 ). 2 Boligselskabet af 1964 i Hjørring 2.1 Orientering fra formanden Referat : Jørgen Østergaard fortalte, at han havde deltaget i 2 møder på Landscentret, det ene for formænd og næstformænd for regionerne og det andet i referencegruppen. Jørgen fortalte at mødet i referencegruppen havde været meget spændende, her havde været en rigtig god dialog, og det havde været spændende at hører om de forskellige stadier af 2015 de forskellige deltagere var nået til. Jørgen oplyste, at det havde også for ham rejst en bekymring omhandlende, om nu økonomien kunne holde i beregningerne for Servicecentrene. Også udfordringerne omkring evt. afdelings sammenlægninger havde fyldt meget på mødet, og Jørgen havde derfor bedt om at få punktet på dagsorden i dag. Jørgen understregede vigtigheden i at bestyrelsen skulle være klædt ordentligt på under denne dialog, da man ikke måtte undervurdere at det kunne være et følsomt emne. Allan Baltersen tilføjede, at da boligselskabet havde indført driftsfællesskab, ville følsomme punkter som vores og deres traktor, eller gård folk osv. Ikke kunne skabe yderligere udfordringer. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.2 Navnekonkurrence I forbindelse med bestyrelsens beslutning om at ændre navn, har der været udsendt til selskabets beboere en mulighed for at komme med forslag til et nyt navn. Der er modtaget forslag fra 3 indenfor tidsfristen den 5. september 2014, et modtaget den 6. september Bilag med forslagene er vedlagt indkaldelsen. Referat : Bestyrelsen drøftede de forskellige navne, og besluttede sig enstemmigt for at indstille til repræsentantskabet at boligselskabets navn skal ændres til? ( det blev besluttet at navnet skal kun publiceres til bestyrelsen, og skal slettes i yderligere udsendelser af referatet) Navnet skal offentliggøres til boligselskabets 50 års jubilæum den 17. november Navnet skal holdes hemmeligt indtil da. Side 2 af 5

3 Der indkaldes til ekstra ordinært repræsentantskabsmøde den 21. oktober klokken 1700 til 1730 i gildesalen på Nordbovej. Der udleveres 3 flasker vin til vinderen af navnekonkurrencen. 2.3 Kunstprojekt Der er bevilget kr ,- til kunst på Svanehusene fra Domea s kunstfond, samtidig har bestyrelsen v/formand Jørgen Østergaard søgt Hjørring kommunes kunstfond (bilag vedlagt). Bestyrelsens eget kunstudvalg har lavet en indstilling til fremtidige kunstprojekt(er) bilag vedlagt. Referat : Jørgen Østergaard oplyste, at der var fremsendt en ansøgning til Hjørring Kommunes Kunstfond. Bestyrelsen besluttede at det var vigtigt at der var stor indflydelse på valget af kunsten, og ikke Hjørring Kommunes Kunstfond som skulle beslutte hvilken kunst som skal købes / bestilles. Bestyrelsen besluttede at det var vigtigt at det var lokale kunstner som der arbejdes med. ( potentielle kunst emner ) Bestyrelsen besluttede at afsætte kr ,- fra arbejdskapitalen som egenfinansiering. 2.4 Jubilæumshæftet Referat : Jubilæumshæftet blev omdelt, og der var enighed i at det var blevet et godt resultat. Bestyrelsen roste Jørgen, Mikkel, Arne og Jane for deres store indsats, og ikke mindst Renata for de flotte billeder i hæftet. Bestyrelsen besluttede at afsætte et beløb på kr ,- til gave til Jane og Arne for deres store indsats. Jørgen og Mikkel står for indkøb af gave. Bestyrelsen besluttede at hæftet skulle uddeles til jubilæumet den 17. november, og at der efter jubilæumet skulle en oplysningsseddel i opgangene, hvor dem som måtte ønske et eksemplar kan få et udleveret på enten ejendomskontoret eller servicecentret. 2.5 Jubilæumsfest i 1964 Referat : 1964 JUB-FEST-PLAN dokument blev gennemgået, og følgende i vedlagt slutdokument af 22. September er besluttet. Side 3 af 5

4 2.6 Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen Bestyrelsen kan beslutte at boligorganisationen stiller tablets/ipads med SIM-kort til rådighed for bestyrelsesmedlemmerne til brug for organisationsbestyrelsesmøder, digitale bestyrelsesrum mv. Udgiften dækkes af arbejdskapitalen. Domea anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at tabletten skal leveres tilbage til organisationen såfremt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Domea anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesmedlemmerne deltager på kurset Intro til ipad. Referat : Bestyrelsen besluttede at indkøbe Ipads og SIM-kort til alle bestyrelsesmedlemmer. Jørgen Østergaard og Allan Baltersen ønskede ikke Ipad, og bestyrelsen besluttede at alt materiale som bliver udsendt skal tilgå Jørgen og Allan i papirform. Bestyrelsen besluttede at al brug af nettet, datakommunikation og roaming mv. skal være slået fra hvis de tager Ipaden med uden for Danmarks grænser. Det betyder at Ipaden skal sættes til flyfunktion. En overtrædelse vil medføre at udgiften vil blive pålagt det enkelte bestyrelsesmedlem. Bestyrelsen besluttede at bestyrelsesmedlemmet skal kvittere for modtagelsen af Ipaden. Bestyrelsen besluttede at hvis et bestyrelsesmedlem udtræder af bestyrelsen skal Ipaden returneres til organisationen. Bestyrelsen besluttede at undervisning i brug af Ipad, skulle i første omgang være i samarbejde med næstformand i Domea Aabybro Jesper Hasemann. 3 Domea s 2015-plan 3.1 Sammenlægning af afdelinger Referat : Mikki Frandsen viste 2 eksempler på at lave sammenlægninger af afdelinger, Mikki understregede at det kun var 2 forslag. ( se vedlagt bilag forslag 1 og forslag 2 ) Forslag 1 var baseret på maksimum nedsættelse af administrationsbidraget og forslag 2 var baseret på plaseringen af de enkelt afdelinger. Mikki viste mail fra Rikke som er senior økonom, at pt. har vores system en udfordring i at lave sammenlægninger med flere end 5 afdelinger, også hvis der er flere typer boliger, som ungdomsboliger, familieboliger og ældreboliger. Der var en dialog omkring evt. sammenlægninger af afdelinger, og bestyrelsen besluttede at punktet skal på til næste møde, og at bestyrelsesmedlemmerne kan komme med deres forslag til hvilken beregningsmodel ( eksempler ), de ønsker administrationen skal arbejde videre med. 3.2 Boligsociale tiltag kursus for alle bestyrelser i samarbejde med Sundt Samspil Side 4 af 5

5 Referat : Mikki viste oversigt, over hvilken tiltag i afdelingerne som Sund Samspil har været en del af i afdelingerne. ( se Bilag ) Mikki kunne oplyse, at Sund Samspil havde finansieret i størrelsen ca. kr ,- Bestyrelsen var enig om, at det er meget ærgerligt at Sund Samspil lukker den 1. november 2014, og at samarbejdet havde været særdels positivt. John, Annette og Mikki havde haft møde med Mette Jacobsen, og der er bevilliget endnu et kursus med forplejning til ca. 30 mennesker. Bestyrelsen besluttede at John, Annette og Mikki skulle aftale et møde med Mette Jacobsen omkring planlægning af interne bestyrelsesaften den 21. oktober klokken 1730, efter repræsentantskabsmøde ( efter mødet kan der oplyses at John, Annette, Mette og Mikki mødes den 1. oktober klokken 1300 for at planlægge aften ) Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4 Næste møde Referat : Organisationsbestyrelsesmøde den 21. oktober klokken Ekstra ordinært repræsentantskabsmøde klokken Intern bestyrelseskursus klokken ? 5 Eventuelt Referat : det ønskes at man på næste møde fik planlagt december mødet / julefrokosten. Serviceventer Bolig Nord, Hjørring, den 24. september 2014 Britta Hansen Pinstrup/ Side 5 af 5