VEJLEDNING Biblioteksmaterialer - forpligtende aftale. Leverandørguide praktisk anvendelse af aftalen

Transkript

1 VEJLEDNING Biblioteksmaterialer - forpligtende aftale Leverandørguide praktisk anvendelse af aftalen

2 50.05 Biblioteksmaterialer Leverandørguide Indledning SKI ønsker at hjælpe kommende brugere og leverandører af rammeaftale Biblioteksmaterialer med at anvende den færdige aftale, hvor delaftale 1, 5 og 6 træder i kraft den 8. juni 2016, og delaftale 2, 3, 4, og 7 træder i kraft den 16. juni Denne vejledning er en del af det implementeringskit, som SKI har udarbejdet for at gøre det så nemt for dig at bruge aftalen som muligt. Vejledningen kan justeres i aftalens løbetid. Det øvrige implementeringskit består bl.a. bestå af følgende materialer og værktøjer: side med samlede oplysninger og værktøjer om aftalen Faktaark og kundevejledning Leverandørvejledning Kort om aftalen Rammeaftale Biblioteksmaterialer er en del af de fælleskommunale forpligtende aftaler, som SKI udbyder i tæt samarbejde med KL for yderligere at effektivisere kommunernes indkøb. En projektgruppe med repræsentanter fra en række kommuner og centralbiblioteker har deltaget i udarbejdelsen af udbudsmaterialet for at sikre at sortiment og design af aftalen bedst muligt imødekommer kommunernes indkøbsbehov. Aftalen løber i fire år uden mulighed for forlængelse. imusic og Biblioteksmedier er valgt som leverandører på aftalen efter kriteriet Økonomisk mest fordelagtig pris. Hvem kan benytte aftalen Aftalen kan anvendes af nedenstående 97 kommuner samt Dansk Centralbibliotek for Sydslesvig e.v.n og Direktoratet for Kriminalforsorgen, som har tilsluttet sig aftalen i tilslutningsperioden. Øvrige institutioner og enheder som ikke er omfattet af central- og folkebiblioteksområdet eller folkeskoleområdet, herunder selvejende institutioner har ret til at anvende rammeaftalen. De tilsluttede kunder er: Assens Kommune Ballerup Kommune Bornholms Regionskommune Brøndby Kommune Brønderslev Kommune Dansk Centralbibliotek F. Sydslesvig Direktoratet for Kriminalforsorgen Dragør Kommune Egedal Kommune Esbjerg Kommune Favrskov Kommune Faxe Kommune Fredensborg Kommune Fredericia Kommune Frederiksberg Kommune Frederikshavn Kommune Frederikssund Kommune Furesø Kommune Faaborg-Midtfyn Kommune Gentofte Kommune Gladsaxe Kommune Glostrup Kommune Greve Kommune Gribskov Kommune Guldborgsund Kommune Haderslev Kommune Halsnæs Kommune Hedensteds Kommune Helsingør Kommune Herlev Kommune Herning Kommune Hillerød Kommune Hjørring Kommune Holbæk Kommune Holstebro Kommune Københavns Kommune Lemvig Kommune Lejre Kommune Lolland Kommune Lyngby-Taarbæk Kommune Mariagerfjord Kommune Middelfart Kommune Morsø Kommune Norddjurs Kommune Nordfyns Kommune Nyborg Kommune Næstved Kommune Odder Kommune Odense Kommune Odsherred Kommune Randers Kommune Rebil Kommune Ringkøbing-Skjern Kommune Ringsted Kommune Roskilde Kommune Rudersdal Kommune Rødovre Kommune Silkeborg Kommune Skanderborg Kommune Skive Kommune Slagelse Kommune Solrød Kommune Sorø Kommune Stevns Kommune Struer Kommune Svendborg Kommune Syddjurs Kommune Sønderborg Kommune Thisted Kommune Tønder Kommune Tårnby Kommune Vallensbæk Kommune 2

3 Horsens Kommune Hvidovre Kommune Høje-Taastrup Kommune Hørsholm Kommune Ikast-Brande Kommune Ishøj Kommune Jammerbugt Kommune Kalundborg Kommune Kerteminde Kommune Kolding Kommune Sortiment Varde Kommune Vejen Kommune Vejle Kommune Vesthimmerlands Kommune Viborg Kommune Vordingborg Kommune Ærø Kommune Aabenraa Kommune Aalborg Kommune Aarhus Kommune Hvad indebærer leverandørens forpligtelse på aftalen? I den 90 dage implementeringsperiode før kundens ikrafttrædelse skal leverandøren iværksætte en implementering i overensstemmelse med Bilag IVC Implementering for hver enkelt kunde. Hvis kundens behov kan dækkes inden for rammeaftalens sortiment, jf. bilag IV, rammeaftalen stk. 4, er leverandøren forpligtet til at levere de biblioteksmaterialer samt service- og klargøringsydelser, der er omfattet af rammeaftalens sortiment. Sortimentet omfatter følgende delaftaler: Delaftale 1: Danske bøger og noder Delaftale 2: Udenlandske bøger og noder Delaftale 3: Danske og udenlandske årbøger Delaftale 4: Musik Delaftale 5: Film Delaftale 6: Spil og multimedier Delaftale 7: Taskebøger og klassesæt Der er tilknyttet en række klargøringsydelser (indbinding og automodtagelse) samt enkelte specifikke serviceydelser på de forskellige delaftaler. Hvad indebærer kundens forpligtelse på rammeaftalen? De tilsluttede kommuner er forpligtet til at anvende rammeaftalen for den del af sortimentet, som kommunen har tilsluttet sig, når indkøbsbehovet kan opfyldes af rammeaftalens sortiment. Kommunen er forpligtet til at anvende rammeaftalen for den del af sortimentet som kommunen har tilsluttet sig. Kommunens øvrige institutioner og enheder som ikke er omfattet af central- og folkebiblioteksområdet eller folkeskoleområdet, herunder selvejende institutioner har ret til at anvende rammeaftalen. Oplysninger om hvilke dele af sortimentet kunden har tilsluttet sig fremgår af kundelisten, jf. bilag I (kundeliste). Brugerne er ikke forpligtet til at aftage for et bestemt beløb i aftalens løbetid. Forpligtelsen indebærer derfor kun, at brugeren anvender aftalen i det omfang brugeren har behov for. Når leverandøren som led i sin forretning måtte tage kontakt til eller blive kontaktet af kunder og dennes eventuelle rekvirenter/decentrale indkøbere, skal leverandøren vederlagsfrit og loyalt rådgive kunden om dennes muligheder for at gøre brug af rammeaftalen i overensstemmelse med kundens konkrete behov. Dette indebærer bl.a., at leverandøren ikke må markedsføre eller sælge produkter uden for rammeaftalens sortiment, hvis kundens behov kan dækkes af rammeaftalens sortiment. Leverandøren skal uden omkostninger for kunderne loyalt informere om varerne og de tilknyttede serviceydelser. Leverandørens produkter skal overholde de krav og vilkår, der er indeholdt i aftalen og rammeaftalen, herunder aftalens bilag III (CSR), rammeaftalens bilag IVA (kravsspecifikation), bilag IVB (leverandørens priser) samt øvrige underliggende bilag til aftalen og rammeaftalen og i øvrigt være lovlige i Danmark på tidspunktet for deres levering til kunden. Kunden skal have mulighed for at foretage bestilling via mail, telefon, hjemmeside/portal. Det skal også være muligt at bestille via materialevalgsmoduler i kundens bibliotekssystem og det nye fælles bibliotekssystem. Leverandøren skal stille en kundesupport til rådighed for kunden, så kunden og dennes slutbrugere hurtigt kan komme i kontakt med leverandøren og hurtigt kan få hjælp vedrørende spørgsmål og udfordringer, der relaterer sig rammeaftalen og dennes drift. 3

4 Kunden skal have adgang til supporten via telefon, og/eller på leverandørens hjemmeside/ kundeportal og supporten skal være åben for henvendelser på alle arbejdsdage fra kl Ved telefonisk henvendelse må ventetiden ikke overstige ½ time. Henvendelser via og leverandørens hjemmeside/kundeportal skal besvares senest næstkommende arbejdsdag mellem kl I samarbejdet omkring den løbende udvikling af service og produkter er væsentligt for kunderne, at leverandøren deltager aktivt og har en opsøgende rolle i optime-ringsprocessen. Der skal ligeledes ske en løbende udvikling af de (it)systemer/services/hjemmesider/portaler som leverandørerne stiller til rådighed. Specifikke udviklingsopgaver som kunden ønsker, at leverandøren også skal være en aktiv del af, findes i Bilag IV Rammeaftale pkt Leverandøren kan ikke fakturere vederlag for at undersøge muligheden for de udviklingsopgaver, som er nævnt i Bilag IV pkt Udviklingen og løsningen af systemer, services, hjemmeside m.v. er ikke omfattet af rammeaftalen. Ved tildeling af disse opgaver skal kunden overholde de til enhver tid gældende udbudsregler, hvis opgaven overstiger de gældende tærskelværdier. Leverandøren skal samarbejde med bibliotekerne i forbindelse med implementeringen af det nye bibliotekssystem, som folkebibliotekerne indfører fra Hvordan køber brugeren ind på aftalen? Kunden bestiller via mail, telefon eller hjemmeside/ portal. Det er ligeledes muligt for kunden at foretage bestilling via materialevalgsmoduler i dit bibliotekssystem og det nye fælles bibliotekssystem, som de fleste biblioteker overgår til fra Ved bestilling skal brugeren oplyse følgende: Profiloplysninger pr. eksemplar A-nummer (midlertidigt materiale nr.) pr. eksemplar Antal eksemplarer Serviceydelser, herunder klargøringsydelser, pr. materiale/materialekategori Ordrenummer ID-nummer (Faust-nr.) Bibliografiske data (i henhold til lokal trimning af den bibliografiske etiket) Bestillingsnummer i accessionssystemet Kundenummer Evt. klargøringskode Kontooplysninger Leveringssted Levering Levering af biblioteksmaterialer finder sted, når leverancen fysisk er overgivet til kunden på det aftalte leveringssted og varerne skal altid leveres i et aflåst rum overdækket af tag, medmindre kunden og leverandøren har aftalt andet. Leverandøren skal kunne levere varer og ydelser til alle kundens eksisterende og fremtidige adresser og lokationer. Derudover skal leverandøren kunne levere varer pakket og adskilt til forskellige afdelinger på det samme bibliotek, hvis det er angivet i kundens bestilling. Leveringstiden for biblioteksmaterialer er delaftalebestemt, hvorfor der henvise til Bilag IVA Kravspecifikation for hver af de syv delaftaler. Der kan ikke opkræves leveringsgebyr, herunder omkostninger til administration, fakturering, forsikring, transport, emballering, pakning, idet det forudsættes indregnet i leverandørens avance i henhold til Bilag IVB Leverandørens priser. 4

5 I forhold til institutioner og enheder, som ikke er omfattet af central- og folkebiblioteksområdet eller folkeskoleområdet kan leverandøren opkræve et leveringsgebyr svarende til leverandørens dokumenterede forsendelsesomkostninger. Hvad skal fremgå af ordrebekræftelse og faktura m. fl. når kunden køber ind på aftalen? Ordrebekræftelsen skal sendes via til kunden inden én arbejdsdag fra det tidspunkt, leverandøren modtager bestillingen. Ordrebekræftelsen kan være en kopi af bestillingen og skal som minimum indeholde følgende oplysninger: Liste over de bestilte tidsskrifter Kiste over de bestilte serviceydelser Leveringsadresse Leveringstidspunkt Ordrenummer ID-nummer (Faust-nr.) Kundenummer Bestillingsnummer fra accessionssystemet Kunden har mulighed for, vederlagsfrit, at ændre i bestillingen helt eller delvist indtil én arbejdsdag efter modtagelse af ordrebekræftelsen. Krav til faktura Fakturering skal ske i henhold til lov om offentlige betalinger mv. Den elektroniske faktura skal sendes i henhold til bekendtgørelse nr. 364 af 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder. Fakturaen skal ligeledes fremsendes via en VANSleverandør. Kunden oplyser de betalingsadresser, hvor fakturaen skal sendes til, og leverandøren skal særskilt kunne fakturere til alle kundens institutioner og enheder. OBS: Ved første implementeringsmøde med kunden, kan leverandøren med fordel få udleveret en komplet liste over kommunens tilhørende enheder, som skal benytte aftalen. Således kan leverandøren oprette alle enheder korrekt i deres system, inden den første ordre afgives. Dette for at sikre korrekt levering. Den elektroniske faktura skal indeholde følgende: Udstedelsesdato (fakturadato) Rammeaftalens navn og nr. Fakturanummer Ordre-/rekvisitionsnummer hvis relevant (skal indhentes hos kunden) Bestillingsnummer fra accessionssystemet Leverandørens navn, adresse og CVR-nr./SE-nr. Kundens navn, adresse og EAN-nr. (eller andet relevant nummer, såfremt institutionen/enheden ikke har et EAN-nr.) Rekvirent hos kunden (skal indhentes hos kunden) Bestillingsdato Dato for levering af de af fakturaen omfattede varer Leveringssted hvis denne er forskellige fra kundens adresse Leverancens art og mængde: o Specificering af hvert enkelt tidsskrift/abonnement ved angivelse af varekategori (fx bog eller DVD) samt angivelse af titel på varen. o Specificering af serviceydelser /fx med angivelse af hvilken type af klargøring) o ID-nr. (Faust. Nr.) o Antal identiske varer/serviceydelser o Totalt antal varer o Total antal serviceydelser Pris pr. vare eksklusiv moms kostpris og avan ce angives særskilt Pris pr. serviceydelse eksklusiv moms Momsbeløb pr. vare/serviceydelse Pris for alle varer, eksklusiv moms Pris for alle serviceydelser, eksklusiv moms Pris inklusiv moms for alle varer Pris inklusiv moms for alle serviceydelser Det samlede fakturabeløb - pris inklusiv moms Det samlede fakturabeløb - pris eksklusiv moms Det samlede fakturabeløb, inklusiv moms, fra trukket et eventuelt tilgodehavende af bonus Eventuelt tilbageværende tilgodehavende af bonus Betalingsdato Betalingsfristen er senest 30 dage efter, at kunden har modtaget en korrekt og fyldestgørende elektronisk faktura. 5

6 Rammeaftalens løbetid Delaftale 1, 5 og 6 træder i kraft den 8. juni 2016, og delaftale 2, 3, 4, og 7 træder i kraft den 16. juni 2016 og løber i fire år uden mulighed for forlængelse. De enkelte kommuner kan dog have valgt at tiltræde aftalen fra en senere dato. I så fald vil kundens tilslutningsdato fremgå af kommunens tilslutningsaftale, kommunens rammeaftale løber derefter i fire år uden mulighed for forlængelse. Pris Varens pris er kostprisen + en avance i henhold til Bilag IVB Leverandørens priser. Hvis kostprisen er angivet i udenlandsk valuta, som følge af at varen er indkøbt hos et udenlandsk forlag/underleverandør skal omregningen til DKK ske ved anvendelse af den seneste offentliggjorte valutakurs på datoen for levering til leverandøren. Omregningskursen er Nationalbankens seneste officielle dagskurs som offentliggøres på Prisregulering Ved ændringer i gældende afgifter, vil SKI konsekvensregulere priserne således, at leverandøren stilles uændret. Dette forudsætter dog, at leverandøren giver SKI skriftlig meddelelse om ændringerne samt dokumenterer indvirkningen af afgiftsreguleringen på leverandørens avance på tidsskrifterne. Priserne på klargøringsydelser reguleres én gang årligt efter Nettoprisindekset, som offentliggøres af Danmarks Statistik Yderligere oplysninger om de forpligtende aftaler Du kan læse mere om rammeaftalen på SKI.dk, og du er altid velkomne til at kontakte SKI s kundeservice pr. mail på kundeservice@ski.dk eller på tlf.: Du kan finde mere generel information om de forpligtende aftaler på ski.dk/forpligtendeaftaler. Vedrørende serviceydelser kan der opkræves den pris som fremgår af Bilag IVB Leverandørens priser. Priserne jfr. Bilag IVB Leverandørens priser inkluderer samtlige omkostninger i relation til levering under og drift af rammeaftalen, herunder udgifter til administration, forsikring, fakturering, transport- og leveringsomkostninger, afgifter og øvrige udgifter. Alle priser er angivet i danske kroner (DKK) inklusiv alle på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen gældende afgifter og told dog eksklusiv moms. 6

7 Mere information Ønsker du mere information om rammeaftalen er du velkommen til at gå ind på ski.dk. Her kan du blandt andet finde vejledninger og øvrige dokumenter, som kan hjælpe dig til at bruge aftalen bedst muligt. Du er altid velkommen til at kontakte SKI s Kundeservice på telefon , hvis du har spørgsmål til aftalen. Kontakt Charlotte Valford, Kontraktansvarlig, Telefon: , cva@ski.dk Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Zeppelinerhallen, H.C. Hansens Gade København S Telefon