REFERAT S e r v i c e M E D i V o k s e n - o g S u n d h e d s s e r v i c e

Transkript

1 REFERAT ServiceMED i Voksen- og Sundhedsservice Mødedato: Torsdag den 2. maj 2013 Mødested: 217 Starttidspunkt: Kl. 9:30 Sluttidspunkt: Kl. 12:00 Afbud: Dorte Evald, Martin Eskildsen Fraværende: Ingen Bemærkninger:

2 Indholdsfortegnelse Sag nr. Side 1. Godkendelse af dagsorden 2 2. Godkendelse af referat 2 3. Budgetopfølgning 2 4. Status på sygefravær 3 5. Status på arbejdsskader 3 6. Stikskader og personhåndtering 4 7. Trivsel og sundhed på arbejdspladserne 7 8. Retningslinjer mod mobning i Haderslev Kommune 8 9. Lokalisering Ældrepuljen Vidensdeling på tværs i Voksen- og sundhedsservice Afprøvning af værktøjskasse til LETT-værdierne Referater fra øvrige MED-udvalg Evt. 21 Bilagsoversigt 22 Underskriftsside 24 1

3 1. Godkendelse af dagsorden DILITM Godkendt Dorte giver en orientering om arbejdsgruppen vedr. Vidensdeling på tværs i Voksen- og Sundhedsservice på næste møde i Service-MED. 2. Godkendelse af referat DILITM Godkendt 3. Budgetopfølgning DILITM / 13/9 Sagsfremstilling Charlotte Scheppan orienterer om budgetopfølgningen Indstilling at orienteringen tages til efterretning Service-MED tager orienteringen til efterretning. Bilag: 1 USF intern budgetkontrol pr. 31. marts 2013 til ServiceMED - CaseNo13-338_# _v1_USF intern budgetkontrol pr. 31. marts 2013 til ServiceMED.PDF (192265/13) 2 1. budgetkontrol for Udvalget for Ældre og handicappede (191193/13) 3 A - 1. budgetkontrol for Udvalget for Ældre og Handicappede (191198/13) 4 A1 - UÆH aktuelt stade på realisering af fagudvalgenes effektiviseringer.xls.pdf 2

4 (191183/13) 5 A2 - UÆH bemærkninger til 1. budgetkontrol 2013.XLS.PDF (191186/13) 6 A3 - UÆH fagudvalgets forventede regnskab 2013.XLS.PDF (191190/13) 4. Status på sygefravær DILITM / 13/9 Sagsfremstilling Det samlede sygefravær for Voksen- og Sundhedsservice ligger de første tre måneder af 2013 højere end i Sygefraværet var i første kvartal 2012 på 6,55 % mens det i tilsvarende periode i 2013 ligger på 7,2 %. Det samlede langtids sygefravær er for første kvartal 2,59 %, hvilket er lavere end i og det er gældende for alle afdelinger i VS. Det samlede korttids sygefravær er for første kvartal 4,62 %, hvilket er højere end tilsvarende periode i Der ses en stigning i korttids sygefraværet i både Specialrådgivningen, Pleje og Træning og Sundhed og Forebyggelse, mens Staben har et lavere sygefravær i 2013 sammenlignet med de samme måneder i Indstilling at orienteringen tages til efterretning Service-MED tager orienteringen til efterretning. Service-MED glæder sig over at langtids sygefraværet er faldende. Bilag: 1 Bilag ServiceMED april 13 - Samlet sygefravær fordelt på årsag (192958/13) 2 Bilag servicemed april 13 Sygefravær månedsvis-kort-lang (193616/13) 5. Status på arbejdsskader DILITM / 13/9 Sagsfremstilling Samlet antal arbejdsskader i 2011 og 2012: 3

5 Det samlede antal arbejdsskader i 2011 var 125 skader, mens der i 2012 blev anmeldt 110 arbejdsskader (imidlertid kan der stadig nå at indkomme nye anmeldelser for 2012). Det er især skaderne vedr. personhåndtering, og faldskader, der koster flest sygedage og øger behandlingsudgifterne. Der ses et fald i antallet af disse skader i forhold til sidste år, hvilket er glædeligt. ForsikringsService afsætter lidt penge til forebyggelse af arbejdsulykker og har indkøbt pigsåler til de forskellige afdelinger, der færdes meget udenfor og som har ønsket at benytte pigsåler under sko og støvler. Ligeledes er der brugt penge til indkøb af cykelhjelme til de ansatte, der skal bruge cyklen i deres arbejde. Første kvartal 2013 Der er indtil 4. april 2013 anmeldt 22 skader (der kan stadig nå at blive indrapporteret flere). Heraf er 8 faldskader og 9 skader ved personhåndtering. Indstilling at orienteringen tages til efterretning Service-MED tager orienteringen til efterretning. Service-MED ser positivt, at det ser ud som om, at indsatserne på området virker. Afdelingschef Anette Toftegaard anbefaler, at man anvender det nye velfærdsteknologisk testcenter og afprøver tiltagene. Bilag: 1 Arbejdsulykker fordelt på hændelser 2011 og 2012.DOCX.DOCX - CaseNo13-9_# _v1_Arbejdsulykker fordelt på hændelser 2011 og 2012.DOCX.DOCX.PDF (191213/13) 2 1. kvartal Arbejdsskadestatistik, VS.pdf (191219/13) 6. Stikskader og personhåndtering DILITM / 13/9 Sagsfremstilling På mødet i VS Service-MED den 6. december blev det besluttet, at sætte et punkt på dagsorden i forhold til hvorledes skader opstået som følge af stik og personhåndtering, kan nedbringes. 4

6 Fokus på gældende procedurer i forhold til at forebygge skader (uddannelse, antallet af vejledere mv.), for at se om det kan optimeres. Det undersøges, om 3. kvartal er særlig disponeret for denne type af skader grundet sommerferieperioden (vikarer, travle perioder mv.) I Pleje og Træning foregår der løbende uddannelse af medarbejderne og særligt forflytningsvejlederne, der er nøglepersonerne i denne sammenhæng. Der er ikke nogen konkrete tiltag i gang i forbindelse med med personhåndtering. I forhold til injektioner er der udarbejdet undervisningsmateriale til assistenterne med henblik på at forebygge stikskader. Antallet af anmeldte skader som følge af stik eller personhåndtering er i 2012 fordelt således: Tidspunkt Stikskade antal Personhåndtering antal 1. kvartal kvartal kvartal kvartal 3 5 I alt Der er en højere frekvens af skader forårsaget af personhåndteringer i 3. kvartal Indstilling at VS Service-MED følger udviklingen i arbejdsskader som følge af personhåndering og stikskader at VS Service-MED drøfter om procedurerne i forebyggelsen af arbejdsskader som følge af personhåndtering og stikskader er tilstrækkelige Beslutning i ServiceMED i Voksen- og Sundhedsservice den 7. februar 2013 Afbud/fraværende: Ingen Dot 1) Service-MED følger udvilkningen Dot 2) Stikskader: Som nyt tiltag sendes diabetessygeplejerskerne oftere ud til grupperne for at informere om forebyggelse af stikskader, end det tidligere har været praksis. Forflytning: Der opfordres til at bruge de initiativer, der er iværksat og bruge forflytningsvejlederne i praksis. Der vil blive etableret et lokale i Nørregade til fx undervisning. 5

7 Medarbejdersiden gjorde opmærksom på, at der er et behov for at få undersøgt om procedurerne omkring forebyggelse af stikskader og personhåndtering er tilstrækkelige fx ansvaret for at introducere nye medarbejdere, sende vejledere på kursus, datoer mv. Charlotte Scheppan og Lisbeth Thule Offer sørger for at bringe det videre til chefgruppen i Voksen- og Sundhedsservice. Supplerende sagsfremstilling Fornyet indstilling til chefgruppen at der tages stilling til om procedurerne for stikskader og personhåndtering er tilstrækkelige Beslutning i Chefgruppen i Voksen- og Sundhedsservice den 11. marts 2013 Afbud/fraværende: Lars Bang Procedurer gennemgået og fundet tilstrækkelige. ServiceMED orienteres herom og derudover fremsendes uddybende information fra afdelingerne orientering i ServiceMED. Supplerende sagsfremstilling Chefgruppen i VS har drøftet procedurerne og fundet dem tilstrækkelige. Der foreligger procedurer for oplæring på alle arbejdspladser og i alle funktioner, disse er ikke vedlagt. Der er vedlagt proceduer for ferieafløsere i Pleje og Træning og introduktion til nye medarbejdere i Specialrådgivningen. Fornyet indstilling VS Service-MED tager orienteringen til efterretning Service-MED opfordrer til, at det er obligatorisk at medarbejderne deltager i det fulde introduktionsprogram. Bilag: 1 Tjekliste ved introduktion af nye medarbejdere.doc (178708/13) 2 Invitation Intro - Pleje og Træning (192071/13) 6

8 7. Trivsel og sundhed på arbejdspladserne DILITM / 13/9 Sagsfremstilling Trivselsprojektet 2013 Trivselsprojektet i Voksen- og Sundhedsservice har fået sat fokus på at skabe bedre trivsel på de enkelte arbejdspladser. I 2012 var der 21 arbejdspladser, der fik tildelt støtte til deres individuelle trivselsprojekt. Ud fra de individuelle tilbagemeldinger fra arbejdspladserne, så kan det konkluderes at Trivselsprojektet har været en succes. Trivselsprojektet fortsætter i Ud over den rastpulje, som Udvalget for Ældre og Handicappede havde til projektet, så har Udvalget for Ældre og Handicappede støttet med yderligere midler, så der i alt er afsat kr. til Trivselsprojektet Det er bestemt, at der kun vil være en uddelingsrunde i Ansøgningsfristen til Trivselsprojektet 2013 var den 8. marts Styregruppen for Trivselsprojektet havde møde den 21. marts 2013, hvor der blev besluttet, hvilke arbejdspladser der skulle have støtte fra trivselspuljen til at gennemføre deres individuelle trivselsprojekt. Styregruppen for Trivselsprojektet har imødekommet de ansøgninger, som har et grundlag for at forbedre arbejdspladsens trivsel. Styregruppen for Trivselsprojektet besluttede at støtte 13 forskellige trivselsprojekter. Projekt Hele Pakken Projekt Hele Pakken handler om, at organisationen skaber større rummelighed og robusthed i arbejdsmiljøet. Der skal gives konkret viden om stres, angst og depression, og der skal gives inspiration til, hvordan udfordringerne med mental sundhed imødekommes. Styregruppen for Trivselsprojektet har besluttet at gennemføre et kick-off arrangement for AMR ene i Haderslev Kommune. Arrangementet bliver gennemført den 23. maj Det er et heldagsarrangement på Tørning Mølle. Der forventes ca. 120 deltagere. Projektet Hele Pakken indgår som en del af den undervisningen sikkerhedsorganisationer årligt skal modtage. Trivselspuljen støtter projektet med kr. Styregruppen for Trivselsprojektet har besluttet ikke at gennemføre projekt Hele Pakken i afdelingerne i Voksen- og Sundhedsservice. Styregruppen håber at AMR ene kan hente inspiration på kick-off arrangementet, og hvis de vurderer, at der er et behov for et arrangement i afdelingerne, så kan det være aktuelt at gennemføre et projekt Hele Pakken for medarbejde i afdelingerne. Indstilling at orienteringen tages til efterretning 7

9 Direktør Charlotte Scheppan orienterede om Trivselsprojektet Service-MED ønsker en evaluering i efteråret over de igangsatte aktiviteter. Listen over afdelinger, der har fået tildelt midler, og programmet for Kick-off arrangementet er vedlagt referatet som bilag. Bilag: 1 Oversigt over fordelingen af støtten (176520/13) 2 Invitation til Kick Off arrangement (204967/13) 8. Retningslinjer mod mobning i Haderslev Kommune DIBOBR / 10/10824 Sagsfremstilling Hoved-MED behandlede på mødet den 1. oktober 2012 pkt. 261: Retningslinjer mod mobning i Haderslev Kommune. Det blev indstillet, at HR-teamet sammen med arbejdsmiljørepræsentanterne i Hoved MED udarbejder et oplæg for retningslinjer mod mobning, så det bliver en del af den eksisterende politik overordnet politik til forebyggelse af vold, trusler om vold og uacceptabel adfærd. Hoved MED besluttede at: Børge Bryld tager initiativ til at der indkaldes til første møde. Når retningslinjerne mod mobning er blevet integreret i den eksisterende overordnet politik til forebyggelse af vold, trusler om vold og uacceptabel adfærd vil materialet blive præsenteret på Hoved MED. Arbejdsgruppen har i henhold til Hoved MED s beslutning udarbejdet forslag til integrering af retningslinjer mod mobning i den eksisterende politik. Ændringer og tilføjelser er i det udarbejdede forslag markeret med rød skrift. Indstilling Personale og Jura, HR-teamet indstiller, at Hoved MED godkender den nedsatte arbejdsgruppes forslag til integrering af retningslinjer mod mobning i den eksisterende overordnet politik til forebyggelse af vold, at Hoved MED sender den nedsatte arbejdsgruppes forslag til integrering af retningslinjer mod mobning i den eksisterende overordnet politik til forebyggelse af vold til høring i MED-systemet, samt at Personale og Jura sørger for, at der på Intranettet findes relevante værktøjer og handleanvisninger til forebyggelse og håndtering af mobning og chikane. 8

10 Beslutning i Hoved MED den 8. januar 2013 Afbud/fraværende: Ingen Børge Bryld orienterede. Hoved MED godkender det fremsendte forslag med enkelte redaktionelle ændringer og politikken sendes til implementering i organisationen. Supplerende sagsfremstilling Fornyet indstilling Sundhed og Forebygelse indstiller, at forslaget til en overordnet politik til forebyggelse af vold, trusler om vold og uacceptabel adfærd drøftes i Område-MED for Sundhed og Forebyggelse Beslutning i Område MED Sundhed og Forebyggelse den 20. februar 2013 Afbud/fraværende: Ingen Drøftet. Område-MED har ingen kommenterer til politikken til forebyggelse af vold, trusler om vold og uacceptabel adfærd. Politikken fremlægges på de respektive personalemøder. Supplerende sagsfremstilling Fornyet indstilling Det indstilles, at Område-MED for Specialrådgivningen drøfter forslaget til en overordnet politik til forebyggelse af vold, trusler om vold og uacceptabel adfærd. Beslutning i Område MED - Specialrådgivningen den 14. marts 2013 Afbud/fraværende: Lars Pedersen, Lise Boiskouv Pedersen, Anne Marie Wollesen Politikken sendes videre til lokal-med"ene og personalemøde med MED-status til implementering. Område-MED vurderer, at der i implementeringen bør være særlig fokus på området mobning, da det er et nyt område i politikken. Endvidere indstiller Område-MED at der i det videre forløb er særlig fokus på, at politikken ikke giver mulighed for, at en voldsramt medarbejder siger nej til hjælp. Supplerende sagsfremstilling Beslutning i Område-MED Pleje og Træning den 5. februar 2013: Orientering er taget til efterretning. Punktet videreføres til underliggende MED udvalg. 9

11 Som det ses af de øvrige beslutninger, har punktet været på i alle serviceområdets Område-MED udvalg. Fornyet indstilling at VS Service-MED tager orienteringen til efterretning at VS Service-MED drøfter, hvordan Voksen- og Sundhedsservice sikrer, at der fortsat er opmærksomhed på mobning Service-MED anerkender, at vi har fået retningslinjer. Alle ledere og medarbejdere forpligtiger sig til at gribe ind, hvis de oplever mobning. Service-MED vil være opmærksom på mobning ved trivselsmålingen i Bilag: 1 Haderslev Kommunes voldspolitik dec (554886/12) 9. Lokalisering DIGIEJ / 10/4323 Sagsfremstilling Som følge af, at der skal indrettes sundhedscenter i det gamle rådhus i Vojens skal der etableres en ny løsning for lokalisering af Teknik og Miljø. Det lokale MED i Teknik og Miljø behandler pt et konkret forslag til lokalisering, som behandles i fortrolighed, idet forslaget indebærer eventuelt ejendomskøb. Endvidere er der en række hængepartier som følge af den seneste administrationsomlægning. Direktionen udarbejder på baggrund af en række input et forslag til behandling. Forslaget eftersendes til Hoved MEDs behandling den 17. april. Tovholder/informationsansvarlig Kommunaldirektør Willy Feddersen Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at Hoved MED drøfter lokaliseringen af administrative funktioner. Beslutning i Hoved MED den 17. april 2013 Afbud/fraværende: Ingen 10

12 Det annoncerede bilag udleveret (oversigt over rådhuskomplekset, stueetagen) Bilaget vedlægges også referatet. Direktionen orienterede herefter om processen samt gjorde status på projektet. Der er i Hoved MED enighed om, at det er hovedprincipperne for lokalisering, som Hoved MED skal forholde sig til. Hovedprincipperne er som følger (i ikke prioriteret rækkefølge): Hensyn til borger og funktioner Hensyn til synergi Arbejdsmiljø Færrest mulige indgreb Helhed og sammenhæng I forhold til flytning af Teknik og Miljø tages der i processen udgangspunkt i: de opgaver, som Teknik og Miljø løser/varetager, de idéer og visioner, der er for udviklingen af et nyt Teknik og Miljø med fokus på videndeling, fællesskab og helhed i opgaveløsning, og de fysiske rammer samt mulighederne for indretning til Teknik og Miljøs opgaver og de ønskede idéer og visioner. På baggrund af det udleverede materiale samt Direktionens mundtlige redegørelse godkender Hoved MED igangsætning af den videre proces således involvering af de berørte medarbejdere. Supplerende sagsfremstilling I administrationen i VS-Service er der en række lokaleforhold, som har behov for en afklaring. Det handler om Specialrådgivningen på Hansborg samt de administrative funktioner omkring rådhuset: Staben, Personale og Jura, Sundhed og forebyggelse samt Pleje og træning. I dag befinder Specialrådgivningen sig på Ny Hansborg. Sundhed og forebyggelse og Pleje og træning er i Nørregade 41, Staben er delt imellem Nørregade 41 og bygning C og Personale og jura er delt imellem bygning B og bygning C. Baggrund og forslag er følgende: - Chefgruppen har et ønske om, at få en tættere geografisk samling af Chefgruppens medlemmer med tilhørende administrative funktioner. Derudover har tilførslen af Personale og jura i 2012 medført, at Staben i dag sidder opdelt i forskellige lokationer. Der ønskes en samling af Staben incl. direktør. 11

13 Et yderligere forhold, som skal tages i betragtning, er, at der p.t. er pladsmangel på Ny Hansborg (i Jobcentret) svarende til ca. 20 arbejdspladser. Ovenstående kan løses ved at flytte Specialrådgivningen fra Ny Hansborg til enten Nørregade 41 eller bygning B i rådhuskomplekset. Hvis Specialrådgivningen skal flytte til Nørregade 41 skal der ske en ny fordeling af lokalerne i bygningen. Forslag 1 er, at Pleje og træning forbliver i stueetagen, at Specialrådgivningen lokaliseres på 1. sal og at Sundhed og forebyggelse flytter til 2. sal. Dette betinger, at Staben flytter til bygning B. Forslag 2 er, at Specialrådgivningen huses i bygning B og at Nørregade 41 indrettes som flg.: Pleje og træning forbliver i stueetagen, at Staben lokaliseres på 1. sal og at Sundhed og forebyggelse flytter til 2. sal. - Jura er blevet en del af Personale og det findes hensigtsmæssigt at lokalisere dem sammen. Dette kan løses ved at flytte Jura fra bygning B til bygning C. Dette nødvendiggør en flytning af Dagplejen, hvilket der er fundet en løsning på. Indstilling: Det indstilles, at forslagene drøftes, samt at kommentarer sendes til Chefgruppen samt Service-MED. Supplerende sagsfremstilling Beslutning i Sundhed og Forebyggelse, personalemøde den 23. april Vi har i Sundhed og Forebyggelse brug for plads til 14 medarbejdere (heraf 2 praktikanter), dertil kommer, at der i ca. ½ år vil blive brug for endnu en arbejdsplads i afdelingen (i fbm. ansættelse af koordinatorer til sundhedscentre). Sundhed og Forebyggelse ser en høj nytteværdi af at sidde tæt ved Staben i VS pga. tæt samarbejde i mange opgaver. Generelt er der ønske om at sidde på enkeltmandskontor eller 2-3 kollegaer sammen pr. kontor. Særligt en medarbejder har specielt brug for ro omkring arbejdspladsen. Lys er også en vigtig faktor for trivsel på arbejdspladsen. Beslutning i Stab og Administration, Personalemøde MED status den 24. april 2013 Afbud/fraværende: Willi Weber, Ulla Christensen, Birgitte Hye, Christian Métais VS Stab og Administration indstiller, at lokalisering sker ud fra følgende kriterier: 12

14 Staben søges samlet Enkeltmandskontorer/mindre miljøer i det omfang det er muligt Faggrupper/beslægtede opgaver samles så vidt muligt Nørregade 41 er svært tilgængelig for borgere på 1. og 2. sal. Beslutning i Personalemøde med MED-Status, Specialrådgivningen den 25. april 2013 Afbud/fraværende: Christiane Kristensen, Thomi Vogensen, Eva Eriksen, Malene Petersen, Hanne Kristensen Specialrådgivningen ser frem til at flytte. Vi kan se fordele og ulemper ved begge placeringsforslag. Vi kan se, at vi fysisk kan være begge steder, og er åbne for begge forslag. Personalegruppen er delt. Cirka halvdelen ser flest fordele ved bygning B, og anden halvdel ser flest fordele ved Nørregade 41. Supplerende sagsfremstilling VS Service-MED den 2. maj 2013 Alle MED-udvalg i Voksen- og Sundhedsservice er blevet opfordret til at indsende høringssvar til VS Service-MED vedr. lokalisering af de administrative afdelinger i Voksen- og Sundhedsservice. Fornyet indstilling at VS Service-MED tager de indkomne høringssvar vedr. ny lokalisering til efterretning Beslutning i Chefgruppen i Voksen- og Sundhedsservice den 29. april 2013 Afbud/fraværende: Ingen Der udarbejdes detailforslag i forhold til placering af Staben og Specialrådgivningen i henholdsvis Nørregade og Bygning B med henblik på beslutning mandag den 6. maj. Direktør Charlotte Scheppan orienterede om, at det ikke er endeligt besluttet, hvor Teknik og Miljø skal flytte hen. Det er derfor heller ikke besluttet, hvordan rokeringen i Rådhus Haderslev skal være. Det forventes at være på plads senest i oktober Det er afklaret at Pleje og Træning og Sundhed og Forebyggelse bliver i Nørregade 41. Service-MED tager orienteringen til efterretning. Beslutning fra chefmødet i VS den 6. maj vedr. lokalisering er tilføjet referatet. 13

15 Beslutning i Chefgruppen i Voksen- og Sundhedsservice den 6. maj 2013 Afbud/fraværende: Ingen Nørregade 41: St. etage: Pleje og Træning og delvist Specialrådgivningen. 1. sal: Specialrådgivningen. 2. sal: Sundhed og Forebyggelse. Bygning B: Stab og direktør. Bygning C: Personale og Jura. Detailplanlægning kan påbegyndes. Tidsplan: Flytning igangsættes med udflytning af Dagplejen ult. maj. Herefter flytter Juridisk team til bygning C, Staben til bygning B, rokade i Nørregade 41 og flytning af Specialrådgivningen. Bilag: 1 Oversigt over rådshuskompleks - stuen (190611/13) 10. Ældrepuljen DILITM / 13/9 Sagsfremstilling Stig Bejerholm Jørgensen, afdelingsleder for Hjemmeplejen i Pleje og Træning, orienterer nedenfor om status på ældrepuljen: Status på særlig omsorg til svage borgere, der ikke har aktive pårørende eller andet netværk er, at på nuværende tidspunkt har Hjemmeplejen leveret 86,16 % af de timer der er afsat til særlige omsorg fra et af de 8 plejedistrikter. Efter nogle vanskeligheder i starten omkring hvordan omsorgen skulle planlægges og leveres, og efterfølgende dialog omkring disse vanskeligheder, er det den gennerelle opfattelse, at disse vanskeligheder er løst. Omsorgen leveres til mange forskellige tiltag, der har blandt andet været arrangeret sociale arrangementer, byture, gå ture, følge med til læge eller tandlæge, hjælp til struktur og fast onsdagshygge i Skausminde. Øget træningsindsats på Haderslev Kommunes plejecentre er nu godt i gang og arbejder på nuværende tidspunkt med fokus på, hvordan beboerne bedst udnytter deres 14

16 ressourcer under de daglige aktiviteter, så træningen ligger implicit i den "pleje" borgeren i forvejen får. Denne måde at arbejde på betyder, at medarbejderne er begyndt at overføre tiltag til andre beboere samt kommunikere omkring tiltagene samt er blevet mere bevidste om, hvad de hver især bidrager med hos den enkelte beboer. Når hele konceptet er blevet implementeret vil næste tiltag blive øget fokus på træning på hold og individuelt. Indstilling Voksen- og Sundhedssservice indstiller, at orienteringen tages til efterretning Omkring træningsindsatsen er det en udfordring tidsmæssigt for medarbejderne. De har lært gode metoder og har erfaringer, som er meget brugbare. Dette giver gode resultater, men der er fortsat en udfordring rent tidsmæssigt. Service-MED anmoder om at få indsamlet forslag til, hvorledes træningsindsatsen i højere grad kan gennemføres, således at der opnås en større effekt af træningsindsatsen. Service-MED ønsker at få en oversigt over træningsindsatser, som fungerer samt beskrivelse af, hvad dette kræver af rammer og ressourcer. Til referatet er vedlagt en beskrivelse af indsatserne til kronisk syge. Bilag: 1 Orientering fra Susanne Skare (204981/13) 11. Vidensdeling på tværs i Voksen- og sundhedsservice DILITM / 12/13 Sagsfremstilling Formålet er, at medarbejderne i Voksen- og Sundhedsservice deler viden omkring metoder der aflaster arbejdsgange og/eller ressourcer, som bliver anvendt på en mere hensigtsmæssig måde end tidligere, hvorved arbejdsmiljø og samarbejde optimeres. Kriterier Alle medarbejdere skal have mulighed for at videregive gode erfaringer fra dagligdagen 15

17 Metoden, der anvendes, skal være enkel og hurtig Alle medarbejdere skal have mulighed for at modtage nyhederne Der skal kunne vælges til og fra i forhold til mere viden om emnerne Medie En mobiltelefon (arbejdsmobil eller privatmobil). Vidensdelingen vil kunne foregå på sms evt. suppleret med mail, intranet, facebook. Den primære kilde bør være sms, da alle medarbejdere har adgang til en mobiltelefon. Mobilen giver mulighed for hurtig kommunikation begge veje. Nytteværdien Gode erfaringer udbredes til hele Voksen- og Sundhedsservice Du ved noget andre ikke ved Metode 1. Medarbejderne tilmelder sig en sms-tjeneste 2. Når en medarbejder ønsker at dele en oplevelse fra sin hverdag sender medarbejderen en sms til et mobilnummer 3. En tovholder sørger for at samle alle indkommende beskeder sammen og søger mere viden om emnet hos den medarbejder, der har sendt beskeden eller en reference 4. Tovholderen sender en sms ud til alle medarbejdere i VS med overskrifter på nyheder fx Robotstøvsuger er et hit på plejecentrene, SmartBoards gør hverdagen nemmere i Pleje og Træning. Send en sms med teksten robot til tlf. xxxx, hvis du ønkser at vide mere om robotstøvsugere 5. Uddybende nyheder kan sendes ud enten på fx sms, mail, intranet eller facebook Indstilling at der nedsættes en arbejdsgruppe, der undersøger mulighederne for at gøre brug af sms-koorespondance til vidensdeling i Voksen- og Sundhedsservice at arbejdsgruppen igangsætter et pilotprojekt Beslutning i ServiceMED i Voksen- og Sundhedsservice den 10. oktober 2012 Afbud/fraværende: Gitte Würtz, Majbrit Larsen VS Service-MED besluttede at nedsætte en arbejdsgruppe, der undersøger mulighederne vidensdeling på tværs af Voksen- og Sundhedsservice. 16

18 Arbejdsgruppen igangsættes efter nytår. Service-MED vælger Dorte Evald som repræsentant til gruppen. Resten af gruppens medlemmer skal findes i VS, af medarbejdere der kunne have interesse for opgaven. Lisbeth Thule Mikkelsen (sektretær for Service-MED) og Dorte Evald er tovholdere på at få nedsat gruppen. Der ønskes til 2. møde i 2013 at få beskrevet rammerne for et pilotprojekt. Punktet vidreføres til de underliggende Område-Med-udvalg med henblik på at generere 1-2 medlemer til gruppen pr. område. Beslutning i Område MED Sundhed og Forebyggelse den 24. oktober 2012 Afbud/fraværende: Ingen Der orienteres om projektet. Beslutning i Område MED - Specialrådgivningen den 8. november 2012 Afbud/fraværende: Ingen Område-MED udpeger Mette Augustinussen (TR for Beskyttet Beskæftigelse) til arbejdsgruppen. Beslutning i Område MED Pleje og Træning den 11. december 2012 Afbud/fraværende: Ingen Metoderne blev drøftet. Katja Kjær er valgt til at deltage i arbejdsgruppen. Sekretæren for Område MED Pleje og Træning sørger for at give Lisbeth Thule Offer og Dorte Evald besked. Supplerende sagsfremstilling Gruppen er sammensat med en repræsentant fra hvert serviceområde. Dorte Evald er tovholder på at samle gruppen med henblik på at planlægge indsatsen. Fornyet indstilling at Orienteringen tages til efterretning Udsat til næste møde 17

19 12. Afprøvning af værktøjskasse til LETT-værdierne DILITM Sagsfremstilling LETT værdierne er Haderslev Kommunes værdier og står for Ligeværdighed, Enhed, Tillid og Trivsel. Der er udarbejdet en værktøjskasse til LETT-værdierne, som forslås afprøvet i VS Service-MED. Værktøjskassen skulle gerne få os til at tale om og forholde os til LETT værdierne. Indstilling At værktøjskassen til LETT-værdierne afprøves i VS Service-MED på mødet den 6. december 2012 Beslutning i ServiceMED i Voksen- og Sundhedsservice den 10. oktober 2012 Afbud/fraværende: Ingen Godkendt at værkstøjskassen med LETT-værdierne afprøves næste gang. Supplerende sagsfremstilling Charlotte Scheppan vil give en indføring i værditankegangen. Værktøjskassens to dele afprøves i grupper. Fornyet indstilling at værktøjskassernes to dele afprøves at medlemmerne i VS Service-MED udbreder kendskabet til LETT-værdierne og muligheden for inddragelsen af værktøjskasserne Beslutning i ServiceMED i Voksen- og Sundhedsservice den 7. februar 2013 Afbud/fraværende: Majbrit Larsen På dette møde blev der arbejdet med Den gode historie. Opgaven var at finde de gode historier frem ud fra en kontrekt værdi. På næstkommende møde arbejdes med Vækstmodellen. VS Service-MED opfordrer til at værktøjskassen til LETT-værdierne udbredes til de alle arbejdspladser i Voksen- og Sundhedsservice. Supplerende sagsfremstilling Der arbejdes videre med LETT-værdierne ud fra Vækstmodellen. 18

20 Fornyet indstilling at LETT-værdierne afprøves med udgangspunkt i vækstmodellen Vækstmodellen blev introduceret af Anne Sophie Brodersen og Service-MED tog udgangspunkt i værdierne tillid og trivsel. Service-MED besluttede omkring trivsel, hvad der går godt: Trivselsprojekter Afslutningskonference Samarbejdet i Hoved-MED Åbenhed God behandling af punkterne Gensidig respekt Dialog Dialog og sammenspil med medarbejderne på arbejdspladserne Wellness initiativ Samarbejde med HR-teamet og temadage Årshjulet til lønforhandlinger Godt samarbejde i Service-MED Vilje til forandring Velfærdsteknologi øger trivslen Fokus gennem trivselsmåling og opfølgning God økonomi Lederudviklingsprojekt Coachuddannelse Tillid At flytte fokus fra den dårlige til den gode historie At få et fælles billede af værdibaseret ledelse og samarbejde Sammenhæng i MED-systemet Hvordan får medarbejderne tillid til at melde ind med udfordringer, så der bliver tillid til åbenhed At fastholde troen på at økonomien holder Nedbringelse af sygefravær og arbejdsskader Tryghed i ansættelse ved udviklingsproces 19

21 Uddybning, at få et fælles billede af værdibaseret ledelse og samarbejde Hvilke muligheder i Service-MED: Fokus og italesætte Gensidig dialog mellem ledere og medarbejdere om værdibaseret ledelse og samarbejde. Medbestemmelse, indflydelse og medansvar Skabe tillid og åbenhed, så medarbejderne føler sig ligeværdige som mennesker Aftaler der blev lavet i Service-MED: I Service-MED melder man til og fra. Her siger man tingene til hinanden og ikke omvendt, når man er klar. Der kunne være en trivselsovervåger ikke på mødet i Service-MED, men som inspiration i andre sammenhænge. Dagsordenssætte kommunens nye strategi Fælles fremtid fælles ansvar Sende Service-MEDs referater ud til alle medarbejdere som en appetitvækker. Følgebeskrivelse om at man gerne vil sende den ud, fordi man har arbejdet med vækstmodellen og trivsel. Referat fra Service-MED den 2. maj 2013 sendes ud som referat til alle medarbejdere i Voksen- og Sundhedsservice. Service-MED havde en god oplevelse med at afprøve Væksmodellen og anbefaler denne til alle arbejdspladser. Medlemmerne i Service-MED bringer arbejdet med LETT-værdierne med ud på TR-møder og til ledermøder. Tillidsrepræsentanterne tager det med videre til tillidsmandsgruppen. Udbyttet fra øvelserne med LETT-værdierne er vedlagt som bilag. Bilag: 1 LETT-værdierne - værktøjskasse.pdf (100788/13) 2 LETT-værdierne (den gode historie og vækstmodellen).pdf (198891/13) 3 Vækstmodel 1 (204950/13) 4 Vækstmodel 2 (204954/13) 5 Vækstmodel 3 (204956/13) 6 Vækstmodel 4 (204961/13) 13. Referater fra øvrige MED-udvalg DILITM Sagsfremstilling Referater fra: 20

22 Hoved-MED den 27. februar 2013 Område-MED i Pleje og Træning den 5. februar 2013 Område-MED i Specialrådgivningen den 14. marts 2013 Område-MED i Sundhed og Forebyggelse den 20. februar 2013 Personalemøde med MED-status i VS Staben den 6. marts 2013 Indstilling at orienteringen tages til efterretning Service-MED tager referaterne fra de øvrige MED-udvalg til efterretning Bilag: 1 Referat fra Område-MED den 14. marts 2013 (181677/13) 2 Referat fra Område MED Pleje og Træning den (178048/13) 3 Referat for møde den (178140/13) 4 Referat fra Område-MED i Sundhed og forebyggelse den 20. februar 2013 (160566/13) 5 Referat fra Stabens personalemøde med MED status 6/ (157040/13) 14. Evt. DILITM Direktør Charlotte Scheppan orienterede om placeringen af det nye sundhedscenter i Haderslev Medlemmerne i Service-MED skal, hvis de ønsker, det have adgang til enten en bærbar PC eller en Ipad til brug ved møderne. Såfremt der er et behov, kontaktes nærmeste leder. 21

23 Bilagsoversigt 3. Budgetopfølgning 1. USF intern budgetkontrol pr. 31. marts 2013 til ServiceMED - CaseNo13-338_# _v1_USF intern budgetkontrol pr. 31. marts 2013 til ServiceMED.PDF (192265/13) budgetkontrol for Udvalget for Ældre og handicappede (191193/13) 3. A - 1. budgetkontrol for Udvalget for Ældre og Handicappede (191198/13) 4. A1 - UÆH aktuelt stade på realisering af fagudvalgenes effektiviseringer.xls.pdf (191183/13) 5. A2 - UÆH bemærkninger til 1. budgetkontrol 2013.XLS.PDF (191186/13) 6. A3 - UÆH fagudvalgets forventede regnskab 2013.XLS.PDF (191190/13) 4. Status på sygefravær 1. Bilag ServiceMED april 13 - Samlet sygefravær fordelt på årsag (192958/13) 2. Bilag servicemed april 13 Sygefravær månedsvis-kort-lang (193616/13) 5. Status på arbejdsskader 1. Arbejdsulykker fordelt på hændelser 2011 og 2012.DOCX.DOCX - CaseNo13-9_# _v1_Arbejdsulykker fordelt på hændelser 2011 og 2012.DOCX.DOCX.PDF (191213/13) kvartal Arbejdsskadestatistik, VS.pdf (191219/13) 6. Stikskader og personhåndtering 1. Tjekliste ved introduktion af nye medarbejdere.doc (178708/13) 2. Invitation Intro - Pleje og Træning (192071/13) 7. Trivsel og sundhed på arbejdspladserne 1. Oversigt over fordelingen af støtten (176520/13) 2. Invitation til Kick Off arrangement (204967/13) 8. Retningslinjer mod mobning i Haderslev Kommune 1. Haderslev Kommunes voldspolitik dec (554886/12) 9. Lokalisering 1. Oversigt over rådshuskompleks - stuen (190611/13) 10. Ældrepuljen 1. Orientering fra Susanne Skare (204981/13) 12. Afprøvning af værktøjskasse til LETT-værdierne 1. LETT-værdierne - værktøjskasse.pdf (100788/13) 2. LETT-værdierne (den gode historie og vækstmodellen).pdf (198891/13) 3. Vækstmodel 1 (204950/13) 4. Vækstmodel 2 (204954/13) 5. Vækstmodel 3 (204956/13) 6. Vækstmodel 4 (204961/13) 13. Referater fra øvrige MED-udvalg 1. Referat fra Område-MED den 14. marts 2013 (181677/13) 2. Referat fra Område MED Pleje og Træning den (178048/13) 22

24 3. Referat for møde den (178140/13) 4. Referat fra Område-MED i Sundhed og forebyggelse den 20. februar 2013 (160566/13) 5. Referat fra Stabens personalemøde med MED status 6/ (157040/13) 23

25 Underskriftsside Charlotte Scheppan Formand Anne Sophie Brodersen Anette Toftegaard Gyde Mortensen Lise Boiskouv Pedersen Gitte Würtz Majbrit Larsen Mona Otte Gunvor Ehlers Lundsgaard Elisabeth Uglebjerg Wagner 24