REFERAT. Bemærkninger:

Transkript

1 REFERAT Område MED Pleje og Træning Mødedato: Tirsdag den 8. oktober 2013 Mødested: Kildebakken Plejecenter - Møderum 1 Varbergvej Haderslev Starttidspunkt: Kl. 13:00 Sluttidspunkt: Kl. 15:00 Afbud: Jette Toft Laursen, Katja Kjær, Kirsten Mousten, Martin Eskildsen, Fraværende: Ingen Bemærkninger:

2 Indholdsfortegnelse Sag nr. Side 49. Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat fra sidste møde Sundhedscenter Vojens Opfølgning på punkt fra sidste møde omkring service fra HR Opfølgning af punktet med ELK puderne MRSA opfølgning med private leverandører Indbydelse fra PUF Implementering af instrukser og procedurer Beklædning Trivselsundersøgelsen status Revidering af Haderslev Kommunes Røgfri Politik Ambulancebrev Effekten af manglende fremskrivning fordelt på serviceområder Microfleksjob Opgaveglidning fra sygeplejersek til plejegruppe Budget Trivsel og Sundhed på arbejdspladserne Status på sygdomsfravær Status på arbejdsskader Orientering fra feriefonden Referater fra underliggende MED udvalg Gensidig orientering Evt. 20 Bilagsoversigt 21 Underskriftsside 22 1

3 49. Godkendelse af dagsorden Michelle Jørgensen Godkendt. 50. Godkendelse af referat fra sidste møde Michelle Jørgensen Godkendt. 51. Sundhedscenter Vojens Michelle Jørgensen / 13/2738 Gitte Würtz giver en status på, hvor langt processen er. - At der drøftes konsekvenser for medarbejderne i Pleje og Træning. Processen skrider planmæssigt frem. Klinisk Forebyggelse er inddraget i processen. 2

4 52. Opfølgning på punkt fra sidste møde omkring service fra HR Michelle Jørgensen / 13/2738 Opfølgning på punkt fra sidste møde med service fra HR afdelingen i forbindelse med udarbejdelse af APV og forflytningsvejledning. - At orienteringen tages til efterretning. Samarbejdet med HR-afdelingen ophæves, og der ansættes i stedet en arbejdsmiljøkonsulent, som også skal fungere som fysio- eller ergoterapeut. Vedkommende skal arbejde både som Arbejdsmiljøkonsulent og forebygger. 53. Opfølgning af punktet med ELK puderne Michelle Jørgensen / 13/2738 ELK puderne placeres fremtidigt på Haderslev Kommunes plejecentre, så de derved bliver mere tilgængelige for alle medarbejdere. Der vil således være ELK puder i både Gram, Vojens og i Haderslev syd og nord for fjorden. - At orienteringen tages til efterretning. 3

5 Orientering taget til efterretning. 54. MRSA opfølgning med private leverandører Michelle Jørgensen / 13/2738 Spørgsmålet stammer tilbage fra punktet om MRSA smitte der var på dagsordenen den , hvor visitationen blev spurgt om private leverandører følger kommunens retningslinjer. Mette Rauch giver en orientering. - At orienteringen tages til efterretning. 55. Indbydelse fra PUF Michelle Jørgensen / 13/2738 Der ønskes en drøftelse af hvem der planlægger at deltage. Bilag vedlagt. 4

6 - At punktet drøftes. Punktet udgår, da det er forældet. Bilag: 1 Bilag - Inspiration til MED- samarbejdet (294435/13) 56. Implementering af instrukser og procedurer Michelle Jørgensen / 13/2738 Det er ledelsens ansvar, at der udarbejdes de instrukser der er nødvendige for at arbejdet kan udføres. Det er ligeledes ledelsens ansvar, at instrukserne er kendte og tilgængelige i medarbejdergruppen. Det er medarbejderens ansvar, at instrukserne følges. Instrukserne udarbejdes af ledelsesrepræsentanter og af medarbejdere med den specialviden der skal til indenfor området. - At der drøftes, hvordan organisationen arbejder med implementering af instrukser og procedurer. På arbejdspladserne, som medlemmerne i Område MED kommer fra, implementeres instrukser og procedurer oftest ved brug af personalemøder og afdelingsmøder. 5

7 Det er vigtgit, at medarbejdernes specialviden inddrages ved adarbejdelse af nye instrukser og procedurer. Punktet tages med på ledermøde. 57. Beklædning Michelle Jørgensen / 13/2738 Processen med udbud af beklædning sættes i gang umiddelbart efter sommerferien. Vi forventer at den nye aftale er på plads den 1. april At der udpeges medlemmer af brugergruppen til at rådgive indkøbsafdelingen i forbindelse med udbuddet. Der er udpeget medarbejdere til brugergruppen til rådgivning af indkøbsafdelingen, samt til at prøve ny beklædning og vælge ny beklædning. Det forventes, at det nye beklædning er klar til brug Trivselsundersøgelsen status Gitte Ebsen Jensen / 10/4323 Baggrund: HovedMED orienteres om den aktuelle status for Trivselsundersøgelsen 2013 med henblik på at sikre ejerskab i HovedMED og i hele MED-organisationen og i Arbejdsmiljøorganisationen. a. Tidsplanen Tidsplanen, som Hoved MED er blevet præsenteret for tidligere, holdes. 6

8 De væsentligste temaer frem mod gennemførelsen af trivselsundersøgelsen er dels at sikre engagement i MED-udvalg, blandt ledere, TR og AMR, og dels at sikre den tekniske gennemførelse af udnersøgelsen på den mest hensigtsmæssige måde. August-september Informations- og motivationsperiode: Udsendelse af skriftlig information, herunder besvarelse af hyppigt stillede spørgsmål (FAQ) Motivation af respondenter (HR-teamet/ledere/TR/AMR) Informationsmøder d. 4. og 5. sept.på Tørning Mølle for ledere/tr/amr/medudvalg herunder også Hoved MED! Uge 38 og Trivselsmålingen gennemføres. Uge Rykker udsendes med henblik på at øge svarprocenten Oktober 2013 Dataindsamling Ultimo okt November 2013 Rapportudarbejdelse Hoved MED præsenteres for overordnet rapport for hele organisationen og Serviceområderne Rapportudsendelse November 2013 februar 2014 Opfølgningsproces Offentliggørelse og præsentation af resultater Drøftelse af resultater; fortolkning og prioritering Udformning af handleplan Marts

9 Hoved MED og evt. Service MED drøfter og prioriterer opfølgning med særlige tiltag på udvalgte områder Marts 2014 og fremaf Der arbejdes videre med trivselsmålingens resultater lokalt April 2014 Evaluering b. Spørgsmålene De 44 spørgsmål fra 2011-undersøgelsen anvendes igen, men er rettet sprogligt til. Der er i overensstemmelse med Direktionens Strategiplan - tilføjet fire ekstra temaspørgsmål om Værdibaseret ledelse og samarbejde. Temaspørgsmålene: Svarmuligheder: I hvilken grad er jeg enig i udsagnet! (I meget høj grad, i høj grad, i nogen grad, i mindre grad, slet ikke) 1. Min leder er tydelig omkring, hvad værdibaseret ledelse og samarbejde er. 2. Vi har haft en afklarende drøftelse af, hvad værdibaseret ledelse og samarbejde er, på min arbejdsplads. 3. Vi har jævnligt en dialog om vores værdier på min arbejdsplads. 4. Jeg er klar til at lade regler erstatte af værdier/holdninger. (Alle 48 spørgsmål er vedlagt som bilag) c. MED-orgsanisationens engagement i Trivselsundersøgelsen. Trivselsundersøgelsen er forankret i Hoved MED. For at sikre at målene for undersøgelsen nås, skal ledere, TR og AMR samt hele MED-organisationen engageres i såvel forberedelse som gennemførelse og opfølgning. HR-teamet er ansvarlig for kommunikationen omkring undersøgelsen og for afholdelse af informationsmøder (beskrivelse af temamøderne og tilmelding se forsiden af Intranettet). HR-teamet indstiller: at Hoved MED tager status-orienteringen til efterretning, at Hoved MED tilslutter sig formuleringen af temaspørgsmålene om værdibaseret ledelse og samarbejde, samt at Hoved MED forpligter sig til at sikre MED-organisationens engagement i trivselsundersøgelsen, herunder deltagelse i informationsmøderne d. 4. og 5. september

10 Beslutning i Hoved MED den 22. august 2013 Afbud/fraværende: Charlotte V. Friis Lars Bang orienterede. Det er vigtigt, at der fra alle sider opfordres til deltagelse og til ærlighed. Kun derved kan der opnås viden, der evt. skal handles på. Det er desuden vigtigt, at tidsplanen overholdes så alle medarbejdere har mulighed for at deltage i evalueringen, særligt sæsonmedarbejdere. Medarbejdere, der ikke har direkte adgang til en PC/har mailadresse skal (selvfølgelig) også have mulighed for at svare hvilket må/skal håndteres. Hoved MED godkender den fulde indstilling. Supplerende sagsfremstilling I forbindelse med den kommende trivselsundersøgelse, er det på nuværende tidspunkt planlagt, at medarbejderne skal besvare spørgeskemaet via det nye intranet, men det kræver, at medarbejderne har en haderslev.dk mailadresse. Det er der i imidlertid en del medarbejdere i Voksen- og Sundhedsservice, der ikke har. Endvidere er der mange medarbejdere, der ikke benytter deres haderslev.dk mailadresse/boks. Fornyet indstilling til VS Service-MED Voksen- og Sundhedsservice indstiller, at orienteringen tages til efterretning at VS Service-MED drøfter, hvordan udfordringerne, omkring elektroniske besvarelse (som kræver en haderslev.dk mailadresse), kan løses Beslutning i ServiceMED i Voksen- og Sundhedsservice den 12. september 2013 Afbud/fraværende: Gitte Würtz VS Service-MED opfordrer afdelingerne i VS til at drøfte spørgsmålene om Værdibaseret ledelelse og samarbejde og LETT-værdierne forud for Trivselsundersøgelsen I forbindelse med Trivselsundersøgelsen er den efterfølgende drøftelse og dialog den vigtigste fase VS Service-MED opfordrer til størst mulig deltagelse Lederne modtager lister over alle medarbejdere, der ikke har en kommunal mailadresse. Disse medarbejdere tildeles en kode, hvorefter de kan få adgang til det elektroniske spørgeskema VS Service-MED opfordrer til, at spørgeskemaerne udfyldes i arbejdstiden, men de nærmere omstændigheder aftales lokalt 9

11 - At orienteringen tages til efterretning. Trivelsundersøgelsen er sendt ud til samtlige ansatte. Område MED opfordrer til, at alle svarer på den. Bilag: 1 Spørgsmål 2013 (289567/13) 59. Revidering af Haderslev Kommunes Røgfri Politik Børge Bryld / 10/10824 Sagsindhold I denne sag skal der træffes beslutning om Haderslev Kommunes Røgfri Politik. Sagen er en videreførelse af pkt. 326 på Hoved MED s møde den 17. april Der blev på mødet i Hoved MED besluttet, at foretage en juridisk vurdering af om det er lovligt for dagplejerne at ryge udenfor i middagspausen når børenene sover. Der er ifølge Sunhedsstyrelsen ikke lavet ændringe ri forhold til dagpejerne i forbindelse med lovændringerne af 15. august Det er således ikke tilladt at ryge i dagplejehjemmet og i andre lokaler til brug for dagpleje, når der passes børn. Lokaler, der primært er indrettet som børnenes lege- og opholdsrum, skal være røgfri hele døgnet. Der er ikke, heller ikke i den revidere lov af 15. august 2012, taget stilling til rygning udendørs hvorfor det stadigvæk ikke er i strid med loven at ryge udendørs for dagplejere. Politikken har siden sidste møde i Hoved MED være til høring i Børne- og Familieservice. Høringssvarene har ikke givet anledning til genforhandling af politikken, men er mere gået på den pratiske håndtering af politikken og en uddybende forklaring af sanktionsmuligheder. Der er derfor lavet et udkast til en følgeskrivelse som kan medsendes politikken efter endelig vedtagelse i Hoved MED. I forbindelse med udfærdigelse af følgeskrivelse er begrebet aftale blevet drøftet. 10

12 Det har ikke været hensigten, at der skulle indgås aftaler, men at politikken skulle håndteres/udmøntes i det daglige i den værdibaserede tilgang, hvorfor formuleringen i pkt punktum foreslås ændret til: Politikken håndteres/udmøntes lokalt under hensyntagen til lokale forhold, herunder særligt hensynet til naboer og offentligt omdømme. Personale og Jura, HR-teamet, indstiller, at Hoved MED godkender Haderslev Kommunes Røgfri Politik - rammer for røgfri miljøer i den version som er vedhæftet som bilag, samt at Hoved MED godkender udkast til følgeskrivelse. Beslutning i Hoved MED den 22. august 2013 Afbud/fraværende: Charlotte V. Friis Drøftet. Hoved MED godkender politikken samt udkast til følgeskrivelse med eksisterende ordlyd. Supplerende sagsfremstilling Fornyet indstilling i VS Service-MED Voksen- og Sundhedsservice indstiller, at Haderslev Kommunes Røgfri Politik videreformidles og efterleves i organisationen Beslutning i ServiceMED i Voksen- og Sundhedsservice den 12. september 2013 Afbud/fraværende: Gitte Würtz Sagen videresendes til underliggende MED-udvalg i VS HR anmodes om at udsende den endelige udgave af politikken med angivelse af dato for ikræfttrædelse Beslutning i Service MED for De fælles stabe den 12. september 2013 Afbud/fraværende: Lisbeth Jacobsen, Brit Byrial Christensen, Ole Andresen Aksebægre opsat ved trappetårne og anlæg i Rådhuskonplekset fjernes. Der sikres mulighed for at publikum kan bortskaffe cigaretskod ved indgange til Borgerservice. Rygeskuret vil blive forsøgt brugt til andre formål. Drøftet. Service MED for De fælles stabe bakker op omkring den udarbejdede rygepolitik. 11

13 - At politikken drøftes og tages til efterretning. Taget til efterretning. Bilag: Revidering af Haderslev Kommunes Røgfri Politk. (286373/13) Følgeskrivelse til Haderslev Kommunes røgfri Politik. (286377/13) Indkomne høringssvar BF vedr Rygepolitik. (286385/13) 60. Ambulancebrev Lisbeth Thule Offer / 13/9 Med henblik på at sikre den bedst mulige håndtering af vanskelige situationer/ nødsituationer for den enkelte medarbejder er det hensigtsmæssigt, at der udarbejdes ambulancebreve for hver enkelt medarbejder på alle arbejdspladser. Ambulancebrevet indeholder bl.a. kontaktoplysninger på pårørende mv. Ambulancebrevene kan fx opbevares i lukkede kuverter hos en sekretær eller lign. medarbejder. Voksen- og Sundhedsservice indstiller, at orienteringen tages til efterretning Beslutning i ServiceMED i Voksen- og Sundhedsservice den 12. september 2013 Afbud/fraværende: Gitte Würtz VS Service-MED opfordrer de enkelte arbejdspladser til at drøfte ambulancebrevet og tager det i anvendelse, hvor man finder det relevant. - At det drøftes hvorledes ambulancebrevet kan implementeres på arbejdspladserne. 12

14 Område MED anbefaler, at man drøfter i underliggende MED og på de enkelte arbejdspladser, hvordan oplysning om kontaktpersoner til medarbejdere kan opbevares kan det nye Intranet anvendes. Bilag: 1 Ambulancebrev.pdf (305084/13) 61. Effekten af manglende fremskrivning fordelt på serviceområder Michelle Jørgensen / 13/2738 Der har været en forespørgsel på det element i budgetforslaget som handler om at der ikke fremskrives fuldt ud på arterne for køb af varer og tjenesteydelser. Det vil ikke give mening at igangsætte en beregning, pt., fordi man først kender fremskrivningen på arterne i foråret Men i stedet for kan der tages udgangspunkt i den manglende fremskrivning fra på området og del tallet med 2, så har man det bedste bud på effekten for området. Den manglende fremskrivning på 4,5 mio. kr. fordeler sig med 18 % til Arbejdsmarkedsudvalget, 19 % til Udvalget for Børn og Familier, 5 % til Udvalget for Kultur og Fritid, 17 % til Udvalget for Plan og Miljø, 3 % til Udvalget for Sundhed og Forebyggelse, 21 % til Udvalget for Ældre og Handicappede, 16 % til Økonomiudvalget og 1 % til Beredskabskommissionen. - At orienteringen tages til efterretning. Område MED henviser til høringssvar fra Service MED. 13

15 62. Microfleksjob Michelle Jørgensen / 13/2738 Der ønskes en drøftelse af mulige jobfunktioner til microjobs. - At der gives en orientering om microfleksjobs. - At Område MED drøfter mulige microfleksjobs. Orientering givet. Mulige microfleksjobs er drøftet. Bilag: 1 Bilag - Bruttoliste/inspirationskatalog over jobfunktioner - Microfleksjobs (328691/13) 2 Bilag - Etablering af kommunale microfleksjobs (328686/13) 3 Bilag - Indsatsstrategi på ledighedsydelsesområdet - Etablering af kommunale microfleksjobs (328696/13) 63. Opgaveglidning fra sygeplejersek til plejegruppe Michelle Jørgensen / 13/2738 Ved opgaveglidning fra sygeplejerske til plejegruppen opleves det, at der ikke er sammenspil mellem ydelserne. I opgaveglidningen vurderer sygeplejersken den tid der bør afsættes til opgaven, hvorefter visitationen giver efter ydelseskataloget. Disse er dog ikke umiddelbart forenelige. F.eks. ved sondeernærning er der vurderet 30 min. fra sygeplejersken, for at maden kan løbe langsomt ned i maven, pakkerne til sondeernæringen i plejen bliver dog kun på 15. min. Derudover ønskes der en drøftelse i forhold til visitationen af hjælp til borgere der falder udenfor det normale ydelseskatalog (fleksible pakker). Der er fra flere sider stillet undrende spørgsmål til, at disse kun gives i hverdage. De berørte borgere har dog også behov for den udvidede hjælp i weekenderne. Der ønskes en drøftelse om noget kan ændres, så borgerne kan få den nødvendige hjælp alle ugens dage. 14

16 - At punktet drøftes. Vedr. opgaveglidning fra sygeplejerske til plejegruppen, hvor der opleves, at der ikke er samspil mellem ydelserne: Visitationen er ved at udarbejde nyt ydelseskatalog, hvor blandt andet ydelsen til sondemad ændres, så man får den reelle tid til opgaven. Vedr. fleksible pakker: Punktet tages med på næste møde. 64. Budget Michelle Jørgensen Forbruget på budget 2013 drøftes og oplægget til budget 2014 er ligeledes til drøftelse. Bilag vedlagt. - At punktet drøftes. Der forventes et resultat på 0 ved udgangen af Punktet drøftet. Bilag: 1 Bilag til område MED - Status pr (336449/13) 15

17 65. Trivsel og Sundhed på arbejdspladserne Michelle Jørgensen Der ønskes en drøftelse af trivsel og sundhed på arbejdspladserne. - At punktet drøftes. Det nye Velfærdsteknologiske Testcenter i Nørregade er et besøg værd. Punktet drøftet. 66. Status på sygdomsfravær Michelle Jørgensen Der gives en orientering om sygefravær for Pleje og Træning for 2. kvartal. Sygefraværsstatistikken er vedlagt som bilag. - At orienteringen tages til efterretning. 16

18 Sygdomsfraværet er faldet en smule fra 2012 til Taget til efterretning. Bilag: 1 Bilag - Fravær jan - juli 2013 (299100/13) 67. Status på arbejdsskader Michelle Jørgensen Der gives en orientering om arbejdsskaderne for 2. kvartal Arbejdsskadestatistikken er vedlagt som bilag. - At orienteringen tages til efterretning. Der har været 17 arbejdsskader fra marts til juni, heraf 5 stikskader. Taget til efterretning. Bilag: 1 Bilag - Arbejdsskadestatistik 2. kvartal 2013 (296114/13) 17

19 68. Orientering fra feriefonden Michelle Jørgensen Der gives en orientering. - At orienteringen tages til efterretning. Kirsten Mousten er udpeget til at være med i Feriefonden. 69. Referater fra underliggende MED udvalg Michelle Jørgensen Referaterne fra underliggende MED er vedlagt til orientering. Område MED Pleje og Træning indstiller til - At referaterne tages til efterretning. Område MED undrer sig over, hvordan Lokal MED Humletoftens og Øsby Plejecenter har været inddraget i processen inden punkt 14 er kommet på som orientering. Område MED henviser til kommunens overordnede politik på området. 18

20 Bilag: 1 Bilag - Referat fra Lokal MED Humletoftens og Øsby Plejecenter den (294455/13) 2 Bilag - Referat fra LOKAL - MED Kildebakken den (294451/13) 3 Bilag -Referat fra Lokal-MED Kong Frederik IX s Plejecenter den (294457/13) 4 Bilag - Referat for møde den i Lokal MED Humletoftens og Øsby Plejecenter. (335198/13) 5 Bilag - Referat for møde den i Lokal-MED Kong Frederik IX s Plejecenter (335203/13) 70. Gensidig orientering Michelle Jørgensen - Evaluering af den administrative organisation. - Tilbagemelding omkring MED uddannelse. Anette orienterer om, at der er åbnet 5 dagcenterpladser på Kong Frederik IX plejecenter. Ventelisten dertil er herved reduceret. Der er også åbnet 5 plejecenterpladser pr D er der indvielse af dagtilbud for senhjerneskadede i Gram. Der er 15 nye pladser. Der afholdes temadag d , hvor der arbejdes hen imod at skabe et fælles billede af værdibaseret ledelse og samarbejde. Pia, Elisabeth, Anette og HR-Teamet står for planlægningen. Andrea Terp er sygemeldt. Bettina Kønig er ansat som konstitueret leder imens. Der er ansat en ny gruppeleder i Gram til Engparken. Dorthe Kofoed Jylov. 19

21 Evaluering af den nye administrative organisation fra 2010: Der foretages i øjeblikket fokusgruppeinterviews. H. C. Westergaard forestår evalueringen. Der iværksættes et effektiviseringsprojekt, hvor Søren Lorenzen er tovholder. Gitte informerer om, at der afholdes MED-dag for TR og AMR d Omårde MED opfordrer til at man deltager. Nye datoer for MED-uddannelse forventes at komme i foråret Evt. Michelle Jørgensen Nøste møde afholdes d med formøde kl , og mødet afholdes kl Herefter vil der være frokost. Vivian bestiller. 20

22 Bilagsoversigt 55. Indbydelse fra PUF 1. Bilag - Inspiration til MED- samarbejdet (294435/13) 58. Trivselsundersøgelsen status 1. Spørgsmål 2013 (289567/13) 59. Revidering af Haderslev Kommunes Røgfri Politik Revidering af Haderslev Kommunes Røgfri Politk. (286373/13) Følgeskrivelse til Haderslev Kommunes røgfri Politik. (286377/13) Indkomne høringssvar BF vedr Rygepolitik. (286385/13) 60. Ambulancebrev 1. Ambulancebrev.pdf (305084/13) 62. Microfleksjob 1. Bilag - Bruttoliste/inspirationskatalog over jobfunktioner - Microfleksjobs (328691/13) 2. Bilag - Etablering af kommunale microfleksjobs (328686/13) 3. Bilag - Indsatsstrategi på ledighedsydelsesområdet - Etablering af kommunale microfleksjobs (328696/13) 64. Budget 1. Bilag til område MED - Status pr (336449/13) 66. Status på sygdomsfravær 1. Bilag - Fravær jan - juli 2013 (299100/13) 67. Status på arbejdsskader 1. Bilag - Arbejdsskadestatistik 2. kvartal 2013 (296114/13) 69. Referater fra underliggende MED udvalg 1. Bilag - Referat fra Lokal MED Humletoftens og Øsby Plejecenter den (294455/13) 2. Bilag - Referat fra LOKAL - MED Kildebakken den (294451/13) 3. Bilag -Referat fra Lokal-MED Kong Frederik IX s Plejecenter den (294457/13) 4. Bilag - Referat for møde den i Lokal MED Humletoftens og Øsby Plejecenter. (335198/13) 5. Bilag - Referat for møde den i Lokal-MED Kong Frederik IX s Plejecenter (335203/13) 21

23 Underskriftsside Anette Toftegaard Formand Lis Jensen Gitte Würtz Vivian Vigsø Pia Rosenkilde Lissi E. Hansen Gunvor Lundsgaard Connie Lindberg Susanne Skare /Michelle Jørgensen 22