Lokalebehovet ved fremtidens byret

Transkript

1 Lokalebehovet ved fremtidens byret Redegørelse afgivet af en arbejdsgruppe nedsat af Domstolsstyrelsen København, april 2005

2 1 Indledning Arbejdsgruppens kommissorium Arbejdsgruppens sammensætning Arbejdsgruppens arbejde Sammenfatning af arbejdsgruppens overvejelser og forslag Forslag til plantegning Forudsætninger for arbejdsgruppens arbejde Retternes organisering og opgaver mv Nuværende organisering og opgaver Retskredsreform og øvrige reformforslag mv Tidligere overvejelser om indretning af retsbygninger Handicapindretning Konkrete forudsætninger og vurderinger Sammenligning af areal Etablering af mødelokaler Enkeltkontorer/fælleskontorer Zoneinddeling og lokaleplacering Norske og svenske erfaringer Arbejdsgruppens overvejelser Retsbygningen Forhal, information, kasse mv Forhal Information mv Kasse Postrum/betjentstue Domstolschefens lokaler Det administrative sekretariat Retssekretariatet Retssale mv Arbejdsgruppens overvejelser "Normale" retssale Nævningeretssale Lokaler til afholdelse af retsmægling Birum i tilknytning til retssalene Voteringslokaler Dommerkontorer Lokale til samtaler med børn Ventefaciliteter Venteværelse for vidner Venteværelse til lægdommere Venteværelser til advokater og anklagemyndigheden Venterum for anholdte/varetægtsfængslede og for vagtpersonalet Ventefaciliteter til foged- og skifteret Foged- og skifteret Sekretariater Mødelokaler Kontorfunktionærer Jurister

3 Samlet behov for mødelokaler i specialafdelingerne Kontorer Tinglysning Bibliotek Fællesrum Frokoststue og tekøkken Rygerum Toiletter/brusebad Printer- og kopirum Server- og telefonrum Arkiv Depotrum Teknikrum Rengøringsrum...50 Bilagsfortegnelse Bilag 1 Nævningeretssal 200 m Bilag 2 Nævningeretssal delt i 2 retssale a 100 m Bilag 3 2 retslokaler a 40 m 2 til specialafdelingerne Bilag 4 Retslokaler sammenlagt til retssal 80 m Bilag 5 Retssal 60 m Bilag 6 2-fags kontor 22 m Bilag 7 1½ fags kontor 16 m Bilag 8 1-fags kontor 11 m Bilag 9 3-fags fælleskontor 33 m Bilag 10 2-fags fælleskontor 22 m Bilag 11 Fortegnelse over lokalebehovet ved fremtidens byret

4 1 Indledning 1.1 Arbejdsgruppens kommissorium Som et af de første skridt i retning af forberedelsen af en kommende retskredsreform nedsatte Domstolsstyrelsen den 5. november 2004 en arbejdsgruppe, som fik til opgave at beskrive lokalebehovet ved fremtidens byret. Udvalget fik følgende kommissorium: 1. Baggrund for arbejdsgruppens nedsættelse I betænkning 1398/2001 fra Domstolenes Strukturkommission er der foreslået en retskredsinddeling med i alt 25 retskredse. Strukturkommissionen har peget på, at det enkelte embede skal have en størrelse svarende til 6-8 udnævnte dommere, idet både geografiske hensyn og andre hensyn kan føre til, at denne embedsstørrelse vil kunne fraviges i både opad- og nedadgående retning. Bygningsmæssigt skal hvert af de nye embeder bestå af et hovedtingsted og eventuelt et eller flere afdelingskontorer. Størstedelen af opgaverne, herunder de administrative opgaver, skal varetages ved hovedtingstedet. Strukturkommissionen forudsætter, at der (i en overgangsfase) straks efter forslagets vedtagelse foretages en samling af hovedparten af personalet i de enkelte retskredse i eksisterende og nye lejede lokaler i hovedtingstedsbyen. Herefter skal der tages stilling til, hvordan lokaleforholdene for de enkelte retskredse skal være på længere sigt for at komme til at fungere som forudsat i kommissionens forslag. Retsplejerådet har i betænkning 1401/2001 om Reform af den civile retspleje I foreslået, at instansordningen ændres således, at alle civile sager skal anlægges ved byretten i første instans, og at der skal være mulighed for kollegial behandling. Et flertal i Retsplejerådet har desuden i betænkning 1352/1998 om behandling af nævningesager foreslået, at nævningesager skal behandles af byretterne. I betænkning 1436/2004 om Reform af den civile retspleje III har Retsplejerådet foreslået en særlig procesform til behandling af sager om krav på højst kr. Procesformen indebærer blandt andet en styrkelse af retssekretariatsfunktionen ved byretterne, herunder med jurister, der kan bistå dommerne. Der er i den offentlige debat, herunder i Folketinget, gentagne gange peget på behovet for indretning af særskilte ventefaciliteter for tiltalte, vidner, domsmænd mv. Domstolsstyrelsen har på baggrund af ovenstående besluttet at nedsætte en arbejdsgruppe, der skal overveje lokalebehovet ved en byret med 6-8 dommere efter gennemførelse af en retskredsreform. 2. Arbejdsgruppens opgaver Arbejdsgruppen skal blandt andet med udgangspunkt i ovennævnte betænkninger og i Domstolsstyrelsens vejledning om indretning af nye retsbygninger og optimering af domstolenes eksisterende bygninger og lokaler overveje og beskrive arealbehovet og -anvendelsen i forbindelse med indretning eller nyopførelse af en retsbygning for et byretsembede med 6-8 dommere. Arbejdsgruppen skal herunder beskrive behovet for retssale, evt. af forskellig størrelse, kontorlokaler med og uden mødefaciliteter, egentlige møderum, voteringsværelser og lokaler til afholdelse af retsmægling, afhøring af børn, adskilte venterum til tiltalte og vidner i straffesager, nævningeretssale, retssekretariatet mv. Arbejdsgruppens overvejelser bør omfatte spørgsmålet om sikkerhed, f.eks. i form af zoneinddeling af retsbygningen. Arbejdsgruppen skal herudover overveje, om retssale kan indrettes således, at det bliver muligt at variere retssalens størrelse alt efter omfanget af den retssag, der skal foretages. Arbejdsgruppens beskrivelse skal indeholde et forslag til plantegning af den foreslåede byret med angivelse af arealstørrelse for de enkelte lokaler, gangarealer mv. Arbejdsgruppen skal - henset til drøftelserne i Tinglysningsudvalget - beskrive arealbehovet for såvel et embede, der varetager tinglysning, som for et embede, der ikke varetager tinglysning. Arbejdsgruppen skal derimod ikke beskrive, hvilke krav der i fremtiden skal stilles til den tekniske indretning af retssalene. 4

5 Arbejdsgruppens forslag skal selvsagt overholde gældende regler, herunder regler om fysisk arbejdsmiljø og handicapfaciliteter. Arbejdsgruppens redegørelse skal foreligge senest den 1. april Arbejdsgruppen kan for at effektivisere sit arbejde mest muligt vælge at afholde flerdagsseminarer. 3. Arbejdsgruppens sammensætning Domstolsstyrelsen har valgt at sammensætte arbejdsgruppen således: Et medlem udpeget af Domstolsstyrelsen (formand) To byretsdommere udpeget af Dommerforeningen En dommerfuldmægtig udpeget af Dommerfuldmægtigforeningen En repræsentant for HK fra byretterne udpeget af HK Landsklubben Danmarks Domstole En repræsentant for DTF fra byretterne udpeget af DTF Et yderligere medlem udpeget af Domstolsstyrelsen Arbejdsgruppen kan benytte ekstern bistand i fornødent omfang, herunder bistand fra Domstolsstyrelsens rådgivende arkitektfirma, Holm & Grut Arkitekter A/S. Domstolsstyrelsen stiller sekretariatsbistand til rådighed for arbejdsgruppen. 1.2 Arbejdsgruppens sammensætning Arbejdsgruppen har haft følgende sammensætning: Kontorchef Hanna Ege, Domstolsstyrelsen (formand) Dommer Lene Hjerrild, Retten i Randers (udpeget af Dommerforeningen) Dommer Sanne Bager, Københavns Byret (udpeget af Dommerforeningen) Retsassessor Annette Goldschmidt, Retten i Nykøbing Falster (udpeget af Dommerfuldmægtigforeningen) Kontorfuldmægtig Helen Carstens Kristensen, Retten i Aalborg (udpeget af HK Landsklubben Danmarks Domstole) Sektionsleder Tommy Brogaard, Vestre Landsret (udpeget af DTF) Chefkonsulent Jacob Scherfig, Domstolsstyrelsen Fuldmægtig Inge de Neergaard, Domstolsstyrelsen, har været sekretær for arbejdsgruppen. Endvidere har fuldmægtig Helle Schaumann, Domstolsstyrelsen, bistået arbejdsgruppen. Domstolsstyrelsens rådgivende arkitektfirma Holm & Grut Arkitekter A/S v/ arkitekt Christian Nielsen har på baggrund af drøftelser med arbejdsgruppen udarbejdet den plantegning, som er vist i afsnit 1.5, samt de skitser der er optaget som bilag Arbejdsgruppens arbejde Arbejdsgruppen har holdt 5 møder, herunder et to-dages møde, og afslutter sit arbejde med afgivelsen af denne redegørelse. Arbejdsgruppen har som led i sine overvejelser aflagt besøg i Retten i Tårnby. 5

6 1.4 Sammenfatning af arbejdsgruppens overvejelser og forslag Domstolenes rolle som den tredje statsmagt og dermed deres placering i samfundsstrukturen medfører, at retsbygningerne har en stor betydning for det omkringliggende samfund. Udformningen af retsbygningerne bør derfor efter arbejdsgruppens opfattelse markere domstolenes plads i samfundet som den dømmende magt og desuden medvirke til, at domstolene fremtræder som en tidssvarende og serviceorienteret organisation. En domstol har et særligt lokalebehov, som først og fremmest skyldes, at den centrale del af domstolenes funktion er retssagsbehandling. Fastlæggelse af en domstols lokalebehov må tage udgangspunkt heri og i de øvrige særlige opgaver og hensyn, som domstolen herudover skal varetage. Dertil kommer lokalebehov, som relaterer sig til en række opgaver af mere almindelig administrativ karakter, ligesom der, som på enhver anden arbejdsplads, er behov for f.eks. frokoststue, teknikrum mv. Arbejdsgruppen har ved sin fastlæggelse af, hvad lokalebehovet vil være ved fremtidens byret, taget udgangspunkt i navnlig to forhold: For det første Domstolenes Strukturkommissions forslag i betænkning nr. 1398/2001, der først og fremmest fastlægger størrelsen af fremtidens byretter, herunder antal medarbejdere, men som også indeholder forslag om organisering af arbejdet, styrkelse af administrative funktioner mv. For det andet de opgaver, som byretterne dels efter gældende lovgivning varetager og forventes at skulle varetage fremover, dels de nye opgaver som navnlig Retsplejerådet har stillet forslag om, at fremtidens byret skal varetage. De nye forslag om organisering, opgaver og andre hensyn, der herved tænkes på, omhandler især: Strukturkommissionens forslag om etablering af et administrativt sekretariat Retsplejerådets henvendelse til Strukturkommissionen om styrkelse af retssekretariatets juridiske funktioner Retsplejerådets forslag om en såkaldt småsagsproces, om at byretterne skal være 1. instans i alle civile sager, og om at byretterne skal kunne behandle nævningesager Domstolsudvalgets forslag om flere udnævnte dommere Retsmæglingsordningen Etablering af adskilte ventefaciliteter for tiltalte, vidner og lægdommere Hertil kommer andre forslag, lovgivning mv., herunder vedrørende handicapindretning, som har betydning for fastlæggelse af lokalebehovet. Den nærmere fastlæggelse af antal lokaler, lokalernes størrelse og placering i forhold til hinanden har krævet, at arbejdsgruppen har måttet træffe nogle valg med hensyn til organisering af arbejdet. Arbejdsgruppen skal understrege, at det ikke har været arbejdsgruppens ærinde eller opgave at fastlægge, hvordan arbejdet i fremtidens byret skal eller bør organiseres. For så vidt angår spørgsmålet om antal medarbejdere har arbejdsgruppen taget udgangspunkt i Strukturkommissionens forslag til en ny retskreds 17 (Roskilde og Nordvestsjælland), hvorefter personalenormeringen er 1 embedschef, 7 dommere, 8 øvrige jurister (heraf 3 assessorer) og 45 kontorfunktionærer. Arbejdsgruppen har endvidere på baggrund af en skønsmæssig vurdering, jf. afsnit 2.2, fastsat antallet af vagtmestre/retsbude/servicemedarbejdere til 3 og antallet af elever til mindst 2. 6

7 Arbejdsgruppen har af praktiske årsager fundet det mest hensigtsmæssigt at beskrive et embede, hvor alle funktioner er samlet i én bygning, uanset at der efter forslaget til en ny retskreds nr. 17 skal være et afdelingskontor. Det bemærkes, at arbejdsgruppens forslag tager udgangspunkt i en nyopført retsbygning, og at arbejdsgruppen ikke har taget stilling til, i hvilket omfang de forslag, der er indeholdt i denne redegørelse, skal gennemføres i eksisterende byggeri efter en eventuel retskredsreform. Principielle overvejelser mv. Med hensyn til arbejdsgruppens mere principielle overvejelser og de principper og forhold, der herefter er lagt til grund ved den nærmere fastlæggelse af lokalebehovet og lokaleplaceringen, omhandler disse navnlig følgende: Mødelokaler (afsnit 2.2.2) I en vejledning fra august 2004 om indretning af nye retsbygninger og optimering af domstolenes eksisterende bygninger og lokaler er det forudsat, at møder med brugerne så vidt muligt afholdes i særligt indrettede møderum, og at indretning af enkeltkontorer med mødeopstilling bør søges undgået i nye retsbygninger. Et flertal i arbejdsgruppen er enig heri og finder således, at der udelukkende skal afholdes møder med brugerne i dertil indrettede mødelokaler. Et mindretal bestående af HK Landsklubben Danmarks Domstole finder, at der fortsat bør være mulighed for at afholde møder på medarbejdernes kontorer, hvis det ikke er muligt at etablere zoneinddeling i en given retsbygning, jf. afsnit 3. Enkeltkontorer/fælleskontorer (afsnit 2.2.3) Hvorvidt medarbejdere skal placeres i enkeltkontorer eller fælleskontorer er efter arbejdsgruppens opfattelse først og fremmest afhængig af, om medarbejdernes funktion og arbejdets udførelse tilsiger det. Dommere, retsassessorer og dommerfuldmægtige skal derfor have enkeltkontorer. Til retsarbejdet knytter der sig opgaver med forberedelse af retssager og efterfølgende domsskrivning, og disse opgaver kan på grund af deres karakter og kompleksitet kun løses i enkeltkontorer. Der vil også være opgaver, som kontormedarbejderne løser, der har en sådan krævende og kompleks karakter, at de bedst varetages i et enkeltkontor. De ledelsesmæssige beføjelser, som den administrative kontorleder og de fire afdelingsledere har, tilsiger endvidere, at der etableres enkeltkontorer til disse medarbejdere. Derudover er det generelle udgangspunkt, at der etableres fælleskontorer med som udgangspunkt højst fire arbejdspladser. Baggrunden herfor er, at fælleskontorer efter arbejdsgruppens opfattelse giver mulighed for indsigt og forståelse for hinandens arbejdsopgaver samt for at dele viden og erfaringer på et givet arbejdsområde. Dette sikrer også større ensartethed i opgaveløsningen og gør det desuden lettere at oplære nye medarbejdere. Zoneinddeling (afsnit 3) Efter arbejdsgruppens opfattelse bør der være fuld zoneinddeling i fremtidens retsbygning. Fuld zoneinddeling indebærer, at der er direkte adgang mellem kontorarealerne og retsarealerne, uden at de ansatte skal bevæge sig ind på publikumarealerne, jf. dog nedenfor om Informationen. Publikum har omvendt ikke adgang til kontorarealerne. Arbejdsgruppen finder således, at de ansattes sikkerhed varetages bedst ved fuld zoneinddeling. Desuden vanskeliggør zoneinddeling, at uvedkommende får adgang til kontorarealerne og dermed dokumenter og teknisk udstyr. 7

8 De forskellige typer af lokaler mv. Om de forskellige typer lokaler, deres størrelse og antal henvises til bilag 11 samt afsnit 4 i denne redegørelse, der indeholder de nærmere overvejelser, som ligger til grund for arbejdsgruppens forslag. Af disse henledes opmærksomheden særligt på følgende: Informationen mv. (afsnit 4.1.2) Med henblik på at lette publikums adgang til at søge vejledning og information finder arbejdsgruppen, at information, ekspedition og omstilling bør placeres samlet nær hovedindgangen. For at kunne yde den bedst mulige service over for publikum på alle områder bør ekspeditionen så vidt muligt være bemandet med personale fra såvel foged- og skifteafdelingerne som retssekretariatet. Det er tanken, at den udvidede vejledningspligt i forbindelse med småsagsprocessen også vil skulle ydes i Informationen. Retssale (afsnit 4.5) En hurtig sagsafvikling har efter arbejdsgruppens opfattelse væsentlig betydning for retssikkerheden. Det er af afgørende betydning for en hurtig og effektiv sagsbehandling, at retterne har den nødvendige bemanding samt en tilstrækkelig stor retssalskapacitet. Både antallet af retssale, størrelsen og udformningen heraf har betydning i den forbindelse. Udfordringen er at finde det antal retssale, som giver den bedst mulige udnyttelse af retssalene, uden at det giver en negativ effekt på sagsafviklingen. I Norge tager man ved beregning af retssalskapacitet udgangspunkt i, hvor mange dage om ugen dommeren møder i retten. Arbejdsgruppen finder, at dette er en hensigtsmæssig beregningsmetode, idet det er de (arbejds)dage, hvor dommeren skal møde i retten, at der er behov for retssalskapacitet, og som er afgørende for både den nødvendige og tilstrækkelige retssalskapacitet. I Danmark er det helt almindelig praksis, at dommeren møder i retten fire hele dage om ugen. Den sidste dag bruger dommeren typisk til at forberede eller at efterbehandle retssager. Antallet af retssale kan herefter fastsættes til 0,8 pr. dommer. Den nævnte beregningsmetode fører til, at der ved et embede på størrelse med Strukturkommissionens forslag til ny retskreds nr. 17 skal etableres 6 retssale. Det bemærkes herved, at det er forudsat, at domstolschefen som udgangspunkt ikke går i retten. Arbejdsgruppen finder videre, at fire af retssalene skal være på minimum 60 kvadratmeter. Endvidere indebærer Retsplejerådets og Strukturkommissionens forslag, at der skal etableres en nævningeretssal. En nævningeretssal skal være væsentligt større end almindelige retssale, idet der blandt andet skal være plads til de 6 nævninge, flere tiltalte med forsvarer samt til flere tilhørere og presse end i almindelige sager. Det er forudsat i Strukturkommissionens betænkning, at antallet af nævningesager ved de fremtidige byretter bortset fra Københavns Byret kommer til at ligge på mellem 0 og 10 pr. år. Arbejdsgruppen finder derfor, at nævningeretssalen bør etableres som en fleksibel retssal, der til daglig fungerer som to adskilte retssale, som kan slås sammen, når der skal foretages en nævningesag. Arbejdsgruppen er opmærksom på, at der ved længerevarende nævningesager kan opstå mangel på retssalskapacitet, idet der som udgangspunkt under nævningesagens behandling kun vil være i alt 5 retssale. Arbejdsgruppen finder derfor, at de to retslokaler, som arbejdsgruppen har foreslået skal etableres til retsassorernes/dommerfuldmægtigenes behandling af større foged- og skiftesager mv., 8

9 også skal indrettes fleksibelt, så de kan slås sammen og derved udgøre en retssal på 80 kvadratmeter (afsnit ). Ventefaciliteter (afsnit 4.6.1) Det kritiseres jævnligt, at vidner i forbindelse med retsmøder er nødt til at vente i fælles venteværelser, hvor vidnet kan komme til at vente sammen med tiltalte og eventuelt dennes vidner, familie og venner. Endvidere er det fastsat i en EU-rammeafgørelse, at hvert medlemsland skal sikre, at kontakt mellem offer og gerningsmand i retsbygninger så vidt muligt undgås, og at der efterhånden indrettes særskilte venteværelser for ofrene. Arbejdsgruppen finder på den baggrund, at der bør etableres to venteværelser til vidner. Det ene venteværelse bør etableres til såkaldte bange vidner, og der bør være direkte adgang fra dette venteværelse til retssalen. Det andet venteværelse kan bruges til andre vidner, herunder tiltaltes vidner. Lægdommere skal efter arbejdsgruppens opfattelse også kunne vente under betryggende forhold. Det er imidlertid ikke nødvendigt at etablere særlige venteværelser til lægdommere, idet de kan anvende de voteringslokaler, som arbejdsgruppen foreslår, bliver etableret til hver retssal (afsnit ). Arbejdsgruppen foreslår endvidere, at advokater og anklagemyndighed får hver deres venteværelse. Desuden skal der etableres 4 venterum for anholdte/varetægtsfængslede. Endelig forudsætter arbejdsgruppen, at der placeres bænke mv. uden for hver retssal, hvor andre mødende, publikum mv. også kan vente. Plantegning (afsnit 1.5) Arbejdsgruppen har udarbejdet et forslag til plantegning over den retsbygning, som fremtidens byret efter arbejdsgruppens forslag skal have til huse i. Det bemærkes, at der ikke i plantegningen er indtegnet lokaler til tinglysning, men at der er taget højde for tinglysningslokaler i redegørelsen (afsnit 4.8). 1.5 Forslag til plantegning 1 Arbejdsgruppen har med bistand fra Domstolsstyrelsens rådgivende arkitektfirma udarbejdet et forslag til en plantegning over den retsbygning, som fremtidens byret efter arbejdsgruppens opfattelse skal have til huse i. Arbejdsgruppen har herved forsøgt at indarbejde de forslag og konklusioner, som kommer til udtryk i redegørelsen. Plantegningen indeholder 1. sal, stueplan, og kælderplan. Arbejdsgruppen bemærker, at plantegningen alene skal ses som en ud af mange mulige måder at indrette retsbygningen for fremtidens byret på. Arbejdsgruppen skal desuden bemærke, at der ikke i plantegningen er indtegnet lokaler til tinglysning, men at der er taget højde for tinglysningslokaler i afsnit Domstolsstyrelsens rådgivende arkitektfirma har oplyst, at plantegningerne er såkaldte diagramatiske plantegninger, hvis formål ud fra en arkitektonisk synsvinkel udelukkende er at angive en mulig arealdisponering for "fremtidens byret". 9

10 2 Forudsætninger for arbejdsgruppens arbejde Der er en række forhold, som skal indgå i overvejelserne, når en myndigheds lokalebehov skal fastlægges. Det drejer sig navnlig om, hvilke funktioner og hensyn som myndigheden og medarbejderne skal varetage, og hvor mange medarbejdere der skal være plads til. De fleste myndigheders opgavevaretagelse kan finde sted i bygninger, der er indrettet som almindeligt kontorbyggeri. En domstol har imidlertid et særligt lokalebehov, som først og fremmest skyldes det forhold, at den centrale del af domstolens funktion er retssagsbehandling. Heri indgår mange aktører parter, advokater, anklagemyndighed, vidner, dommere og lægdommere som der skal være plads til i retssalen. Hertil kommer, at det almindelige princip om offentlighed i retsplejen indebærer, at der i retssalen også skal være plads til, at tilhørere kan overvære retssagen. Fastlæggelse af en domstols lokalebehov må derfor tage udgangspunkt i de særlige opgaver og hensyn, som domstolen skal varetage, især i forbindelse med retssagernes behandling. Dertil kommer imidlertid også lokalebehov, som relaterer sig til række opgaver af mere almindelig administrativ karakter, ligesom der, som på enhver anden arbejdsplads, er behov for f.eks. frokoststue, teknikrum mv. Arbejdsgruppen har ved sin fastlæggelse af, hvad lokalebehovet vil være ved fremtidens byret, taget udgangspunkt i navnlig to forhold: For det første Domstolenes Strukturkommissions forslag i betænkning nr. 1398/2001, der først og fremmest fastlægger størrelsen af fremtidens byretter, herunder antal medarbejdere, men som også indeholder forslag om organisering af arbejdet, styrkelse af administrative funktioner mv. For det andet de opgaver, som byretterne dels efter gældende lovgivning varetager og forventes at skulle varetage fremover, dels de nye opgaver som navnlig Retsplejerådet har stillet forslag om, at fremtidens byret skal varetage. Hertil kommer andre forslag, lovgivning mv., som har betydning for fastlæggelse af lokalebehovet. Den nærmere fastlæggelse af antal lokaler, lokalernes størrelse og placering i forhold til hinanden har krævet, at arbejdsgruppen har måttet træffe nogle valg med hensyn til organisering af arbejdet. Arbejdsgruppen har i den forbindelse gjort sig overvejelser om, hvordan arbejdet hensigtsmæssigt kan tilrettelægges. Arbejdsgruppen skal imidlertid understrege, at det ikke har været arbejdsgruppens ærinde eller opgave at fastlægge, hvordan arbejdet i fremtidens byret skal eller bør organiseres. Endelig er målsætningerne for Danmarks Domstole indgået i arbejdsgruppens overvejelser om lokalebehovet i fremtidens byret. I målsætningerne er blandt andet anført, at der skal sikres velindrettede bygninger med gode adgangs- og publikumsfaciliteter, og at der skal sikres et godt fysisk arbejdsmiljø med den bedst mulige indretning af arbejdspladsen. Arbejdsgruppens forslag tager udgangspunkt i en nyopført retsbygning. Spørgsmålet om, hvorvidt arbejdsgruppens forslag kan og/eller bør anvendes i forhold til indretning, ombygning mv. af eksisterende bygninger, vil i meget vidt omfang afhænge af de konkrete lokaleforhold og muligheder. Arbejdsgruppen har derfor ikke taget stilling til, i hvilket omfang de forslag, der er indeholdt i denne redegørelse, skal gennemføres i eksisterende byggeri efter en eventuel retskredsreform. 10

11 2.1 Retternes organisering og opgaver mv Nuværende organisering og opgaver De almindelige domstole er Højesteret, landsretterne (Østre og Vestre Landsret) og byretterne samt Sø- og Handelsretten i København. Danmark er inddelt i 82 retskredse. Dertil kommer Færøerne, der udgør en retskreds, og Grønland, der udgør 18 retskredse. Under Østre Landsret hører Københavns, Frederiksberg og Bornholms Kommuner og øernes amter samt Færøerne og Grønland. Under Vestre Landsret hører amterne i Jylland. Højesteret er den øverste domstol for hele riget. Byretterne behandler civile sager og straffesager i første instans samt fogedsager og skiftesager. Herudover hører tinglysning og notarialforretninger under byretterne. Landsretterne fungerer som appelinstans for byretternes afgørelser og som første instans i visse civile sager og i alle nævningesager. Højesteret er appelinstans for landsretternes afgørelser og for afgørelser truffet af Sø- og Handelsretten bortset fra de sager, der behandles af Sø- og Handelsrettens skifteafdeling. Civile sager starter som udgangspunkt i byretten. Sager om prøvelse af afgørelser, der er truffet af et ministerium eller en central statslig klageinstans, anlægges ved landsretten. Byretten kan endvidere henvise en sag til behandling ved landsretten, hvis sagen f.eks. er af principiel karakter. Har sagen økonomisk værdi over 1 mio. kr., skal byretten efter anmodning fra en part henvise sagen til landsretten. Straffesager behandles i første instans ved byretterne (eller ved Sø- og Handelsretten, hvor fagkundskab til søforhold skønnes at være af betydning), medmindre der er tale om nævningesager. Alle embeder varetager en del administrative opgaver, herunder kasse- og regnskabsvæsen, opgaver af bevillings- og budgetmæssig karakter, personale- og lønadministration, bygningsadministration, teknologianvendelse og den administrative tilrettelæggelse af forhold vedrørende embedets sagsafvikling. De enkelte embeder har mellem ca. 10 og 250 ansatte Retskredsreform og øvrige reformforslag mv. Nedenfor beskrives i hovedtræk de forslag navnlig fra Strukturkommissionen 2 og Retsplejerådet 3 og andre initiativer mv., f.eks. retsmægling og adskilte ventefaciliteter for tiltalte og vidner, der kan have betydning for lokalebehovet i fremtidens byret. 2 Strukturkommissionen blev nedsat af Justitsministeriet i marts 1997 med den opgave at undersøge og overveje en række spørgsmål vedrørende domstolsstrukturen og domstolenes varetagelse af administrative opgaver samt udarbejde udkast til eventuelle lovændringer. Kommissionen afsluttede sit arbejde i december 2000 med afgivelse af Betænkning nr. 1398/ Ved brev af 21. januar 1998 anmodede Justitsministeriet Retsplejerådet om at foretage en generel gennemgang af den civile retspleje. Retsplejerådet har i forbindelse med sit arbejde afgivet følgende tre delbetænkninger: 11

12 Regeringsgrundlag for regeringen Anders Fogh Rasmussen II Det fremgår af regeringsgrundlaget Nye mål for regeringen Anders Fogh Rasmussen II, der tiltrådte den 18. februar 2005, at regeringen i efteråret 2005 vil fremlægge forslag til en reform af retskredsene. Reformen skal træde i kraft samtidig med kommunalreformen den 1. januar Dette sker for at sikre en hurtigere og bedre betjening af borgerne. Det er anført i regeringsgrundlaget, at retssagerne ved domstolene skal behandles smidigt og effektivt og på et fagligt højt niveau til gavn for retssikkerheden. Det er endvidere anført, at der er behov for at samle byretterne i større enheder for at sikre specialisering og faglig udvikling blandt dommerne til gavn for retssikkerheden. Det fremgår endvidere af regeringsgrundlaget, at regeringen ønsker at udvide brugen af smidige og fleksible former for konfliktløsning. Da erfaringen fra retsmæglingsforsøgene har været gode, vil regeringen udbrede anvendelsen af retsmægling som konfliktløsningsmiddel til alle landets domstole, jf. nedenfor. Sammenlægning af retskredsene Strukturkommission har foreslået en retskredsinddeling med i alt 25 retskredse. Strukturkommissionen har peget på, at det enkelte embede skal have en størrelse svarende til 6-8 udnævnte dommere, idet både geografiske hensyn og andre hensyn dog kan føre til, at denne embedsstørrelse vil kunne fraviges i både opad- og nedadgående retning. Geografisk skal hvert af de nye embeder efter forslaget bestå af et hovedtingsted og eventuelt et eller flere afdelingskonterer. Størstedelen af opgaverne, herunder de administrative opgaver, skal varetages ved hovedtingstedet. Det administrative sekretariat Det fremgår af Strukturkommissionens betænkning, at varetagelsen af de administrative opgaver, der på nuværende tidspunkt ligger hos de enkelte embeder, herunder selvforvaltning, mål- og resultatstyring, personaleudvikling mv., kræver en betydelig administrativ viden og erfaring. Det fremgår endvidere, at et af hovedsigterne med gennemførelsen af en domstolsreform er øget decentralisering af de administrative opgaver, og at det må forventes, at de administrative opgaver og dermed de krav, som disse stiller til embederne, ikke vil blive mindre i fremtiden. I tilknytning hertil anfører Strukturkommissionen, at udviklingen i de administrative opgaver stiller ganske betydelige krav til de enkelte embeder og til den fremtidige domstolsstruktur. Under hensyn til omfanget og karakteren af de administrative opgaver, der skal varetages ved de enkelte embeder efter gennemførelse af en retskredsreform, har Strukturkommissionen foreslået, at der bør etableres en egentlig administrativ enhed knyttet til domstolschefen. Det administrative sekretariat vil ifølge forslaget skulle bistå domstolschefen med den daglige ledelse af embedet. Sekretariatet vil ud over medarbejdere med en juridisk og en kontorfaglig baggrund skulle bestå af medarbejdere med en økonomisk/regnskabsmæssig baggrund og en itbaggrund. Betænkning nr. 1401/ Reform af den civile retspleje I - Instansordningen, byrettens sammensætning og almindelige regler om sagsbehandlingen i første instans. Betænkning nr. 1427/ Reform af den civile retspleje II - Offentlighed i civile sager. Betænkning nr. 1436/ Reform af den civile retspleje III - Adgang til domstolene. 12

13 Retssekretariatet Retssekretariatet skal fortsat varetage de opgaver, som også i dag varetages af retssekretariaterne, herunder skriftlig forberedelse i civile sager, berammelser, forkyndelser, indkaldelser af vidner og parter, protokollering i retten, renskrivning af domme mv. I en henvendelse af 30. november 1998 til Strukturkommissionen har Retsplejerådet fremsat ønske om, at sekretariatsfunktionen styrkes betydeligt, herunder med jurister. På den baggrund har Strukturkommissionen foreslået, at retssekretariatet skal varetage en række opgaver af juridisk karakter. Retssekretariatets jurister forudsættes således i væsentligt omfang at medvirke ved sagsforberedelsen, herunder at afholde eller deltage i visse forberedende retsmøder samt at tage stilling til visse tvister under forberedelsen, spørgsmål om syn og skøn, om sagen er klar til berammelse mv. Retssekretariatet skal desuden varetage opgaver i forbindelse med indførelse af småsagsprocessen, jf. nedenfor. Småsagsprocessen Småsagsudvalget 4 har i sin betænkning nr. 1341/1997 foreslået en særlig procesform til behandling af sager om krav på højst kr. Forslaget er senere videreført og udvidet i Retsplejerådet betænkning om reform af den civile retspleje III. Småsagsprocessen indebærer blandt andet, at rettens pligt til at vejlede parter uden advokat og yde dem praktisk bistand før og under sagen udvides. Forslaget forudsætter, at der ved alle byretter bliver etableret et egentligt retssekretariat med juridisk personale, jf. ovenfor. Flere udnævnte dommere I sin betænkning nr. 1319/1996 anførte Domstolsudvalget blandt andet, at de hensyn, som ligger bag grundlovens 3 og 64, klart taler for, at de dømmende funktioner i højere grad, end det er tilfældet i dag, udøves af personer, som nyder den grundlovssikrede beskyttelse af deres uafhængighed. Efter Domstolsudvalgets opfattelse bør anvendelse af ikke-udnævnte dommere ved byretterne derfor begrænses til de tilfælde, hvor uddannelsesmæssige hensyn og hensyn til en hensigtsmæssig ressourceudnyttelse taler for, at retsarbejdet varetages af ikke-udnævnte dommere. Strukturkommissionen har på baggrund af Domstolsudvalgets anbefalinger lagt til grund, at retsarbejdet ved byretterne i fremtiden som udgangspunkt skal varetages af udnævnte dommere, og at retsassessorer og dommerfuldmægtige kun bør beklæde retten i de tilfælde, hvor uddannelsesmæssige hensyn og hensyn til en hensigtsmæssig ressourceudnyttelse taler herfor. En omlægning af praksis, således at flere retssager bliver behandlet af udnævnte dommere, vil skabe behov for flere dommerstillinger og færre stillinger som dommerfuldmægtig eller retsassessor. Byretterne som 1. instans i civile sager Retsplejerådet har i sin betænkning om reform af den civile retspleje I foreslået, at alle civile sager skal anlægges ved byretten i 1. instans, idet byretten dog efter anmodning fra en part kan henvise en sag til behandling i landsretten, hvis den er af principiel karakter. Forslaget om, at byretterne skal fungere som den almindelige 1. instans, forudsætter blandt andet mulighed for kollegial behandling i byretten. Et flertal i Retsplejerådet finder, at der ved kollegial behandling i byretten bør deltage tre juridiske dommere. 4 Udvalget om en småsagsproces blev nedsat den 5. december 1994 og afgav i efteråret 1997 Småsagsudvalgets betænkning nr. 1341/1997. Udvalget skulle overveje en særlig procesform for visse retstvister af mindre værdi, der kan sikre befolkningen adgang til rådgivning om og behandling af sådanne krav på en let, hurtig og billig måde. 13

14 Byretterne skal således være den almindelige 1. instans i civile sager, og der skal være mulighed for kollegial behandling af civile sager i byretten. Nævningesager skal kunne behandles ved byret i 1. instans Et flertal i Retsplejerådet har i rådets betænkning om behandling af nævningesager 5 foreslået, at nævningesager skal behandles ved byretten i 1. instans. Retsplejerådet foreslår, at sagerne skal behandles af 2 juridiske dommere og 6 nævninge. Det fremgår af betænkningen, at Retsplejerådet ikke har ønsket at foruddiskontere Strukturkommissionens arbejde. Med udgangspunkt i den nuværende byretsstruktur med 82 retskredse har Retsplejerådet derfor anført, at en ordning, hvor alle byretter kan behandle nævningesager, vil betyde, at man ved mange byretter ikke vil have mulighed for at opbygge erfaring i behandlingen af disse sager, samt at det må forudses, at der ikke sjældent vil foreligge inhabilitet på grund af afgørelser truffet under sagens efterforskning, således at retten skal beklædes af en sættedommer. På den baggrund samt af lokalemæssige hensyn har Retsplejerådets flertal foreslået, at behandlingen af nævningesager i 1. instans samles ved visse større byretter. Strukturkommissionen har på baggrund af Retsplejerådets betænkning imidlertid foreslået en model for fremtidens byret, som selvstændigt kan varetage samtlige sagsområder og opgaver, herunder behandling af nævningesager. Retsmægling Den 1. marts 2003 iværksatte Justitsministeriet, Domstolsstyrelsen og Advokatrådet en fælles forsøgsordning med retsmægling. Ved retsmægling hjælper en mægler, der enten er dommer eller advokat, parterne med selv at finde frem til konfliktens kerne og derefter blive enige om en holdbar løsning på problemet. Forsøget med retsmægling løb som udgangspunkt indtil udgangen af 2004, hvorefter der skulle foretages en evaluering af forsøget. Justitsministeriet, Domstolsstyrelsen og Advokatrådet har nu aftalt, at forsøgsordningen fortsætter, mens det overvejes, om der skal indføres en permanent ordning med retsmægling. Regeringen har nu tilkendegivet, at man ønsker at udbrede anvendelsen af retsmægling til alle landets domstole, jf. ovenfor. Adskilte ventefaciliteter for tiltalte, vidner, lægdommere mv. Som det fremgår af kommissoriet, er der i den offentlige debat, herunder i Folketinget, gentagne gange peget på behovet for indretning af adskilte ventefaciliteter for tiltalte, vidner, lægdommere mv. Den 15. marts 2001 vedtog EU s Ministerråd en rammeafgørelse, hvoraf følger, at hvert medlemsland skal sikre, at kontakt mellem offer og gerningsmand i retsbygningerne undgås, medmindre straffesagen gør en sådan kontakt nødvendig. Det er anført i rammeafgørelsen, at hver medlemsstat, når det er relevant for at opnå dette, sørger for, at der efterhånden indrettes særskilte venteværelser for ofrene. 5 Ved brev af 9. juni 1995 anmodede Justitsministeriet Retsplejerådet om blandt andet at vurdere og udforme forslag til nye regler i retsplejeloven vedrørende behandlingen af nævningesager. Retsplejerådet afsluttede sit arbejde i januar 1998 med afgivelse af Betænkning nr. 1352/1998 om behandling af nævningesager. 14

15 2.1.3 Tidligere overvejelser om indretning af retsbygninger Justitsministeriet udgav i januar 1999 en vejledning om indretning af nye retsbygninger. I august 2004 udgav Domstolsstyrelsen en revideret vejledning om indretning af nye retsbygninger og optimering af domstolenes eksisterende bygninger og lokaler (herefter benævnt Bygningsvejledningen). Den reviderede vejledning blev godkendt af Domstolenes Hovedsamarbejdsudvalg i september Vejledningen henviser på forskellige punkter til Møbelpolitik for retterne (udgivet af Justitsministeriet 1997), som indeholder et antal principskitser med angivelse af størrelsen af de forskellige omhandlede lokaler, herunder retssale og mødelokaler. Arbejdsgruppen har i forbindelse med sine overvejelser om størrelsen af de enkelte lokaler taget udgangspunkt i den fagstørrelse, der fremgår af Bygningsvejledningen. I vejledningen er anvendt følgende fagstørrelser: 1 fags kontor = ca. 11 kvadratmeter netto 1,5 fags kontor = ca. 16,5 kvadratmeter netto 2 fags kontor = ca. 22 kvadratmeter netto 3 fags kontor = ca. 33 kvadratmeter netto 4 fags kontor = ca. 44 kvadratmeter netto Det er desuden fastsat, at antallet af arbejdspladser som regel svarer til: 1 arbejdsplads = 1 fag 2 arbejdspladser = 1,5 fag 4 arbejdspladser = 3 fag Der tillægges ca. 1 fag pr. arbejdsplads ved mere end 4 arbejdspladser. I oktober 2003 udgav den norske Domstolsadministrasjon en rapport med titlen Domstole i forandring 6. Rapporten blev udarbejdet på baggrund af et ønske fra Stortingets Retsudvalg om at få en samlet oversigt over de behov domstolene har både på kort og lang sigt med henblik på at sikre en effektiv retspleje. Retsudvalget ønskede et overblik både over bygningsmæssige, tekniske og menneskelige ressourcer Handicapindretning Der er fastsat en række regelsæt om, hvordan offentlige bygninger skal indrettes med henblik på at gøre det muligt for bevægelseshæmmede at benytte disse. Der er tale om følgende regler: Bygningsreglementet (BR 95) Cirkulære nr. 49 af 23. marts 1972 om bygge- og anlægsarbejders indretning med hensyntagen til bevægelseshæmmede (Handicapcirkulæret). Der er i forbindelse med udarbejdelsen af Domstolsstyrelsens Bygningsvejledning taget særlige handicaphensyn. 6 Rapporten består af henholdsvis delprojekt I Ressursbehov og delprojekt II God ressursutnytting i domstolene. 15

16 Endvidere er der på EU-området nogle tiltag vedrørende handicappedes forhold i form af handlingsplanen "Lige muligheder for handicappede" 7. Handlingsplanen omhandler blandt andet handicappedes adgangsforhold til offentlige bygninger på et mere generelt plan. Det fremgår generelt af BR 95 kapitel 4.1, stk. 1, at bygninger skal udformes og indrettes, så der under hensyn til deres anvendelse opnås tilfredsstillende forhold med hensyn til sikkerhed, sundhed, tilgængelighed og anvendelse for alle samt renholdelse og vedligeholdelse. Der er BR 95 fastsat særskilte regler om indretning af wc-rum, som kan anvendes af personer i kørestol, jf. nærmere afsnit Dansk Standard er en selvejende institution, som forfatter og forhandler litteratur vedrørende standarder, blandt andet om indretning af konstruktioner og anlæg som skal kunne benyttes af mennesker, hvis funktionsevne er nedsat. Standarder fastsættes ved dokumenter, og de er som udgangspunkt frivillige aftaler. Standarder kan imidlertid indarbejdes i f.eks. bygningsreglementer med angivelse af, at de skal følges. Derfor er tekstens ordlyd afgørende. En henvisning til Dansk Standard vil alene være ment som vejledende. Domstolsstyrelsens rådgivende arkitektfirma Holm & Grut Arkitekter A/S har oplyst, at man i praksis altid følger standarderne i forbindelse med nybyggeri. Arbejdsgruppen forudsætter, at standarderne overholdes i nye retsbygninger. 2.2 Konkrete forudsætninger og vurderinger Arbejdsgruppen skal i henhold til sit kommissorium overveje lokalebehovet ved en byret med 6-8 dommere efter gennemførelse af en retskredsreform. Arbejdsgruppen har på den baggrund taget udgangspunkt i Strukturkommissionens forslag til en ny retskreds nr. 17 (Roskilde og Nordvestsjælland), som efter det foreslåede skal have følgende personalenormering: 1 embedschef 7 dommere 8 øvrige jurister (heraf 3 assessorer) 45 kontorfunktionærer Ud over de ovennævnte grupper af ansatte vil der eventuelt være en eller flere servicemedarbejdere, retsbude, vagtmestre, elever mv. Disse grupper af ansatte indgår ikke i Strukturkommissionens beregninger 8. For at kunne skabe plads i retsbygningen til samtlige ansatte ved de fremtidige embeder har arbejdsgruppen foretaget en skønsmæssig vurdering af antallet af ansatte i disse personalegrupper. Arbejdsgruppen har lagt til grund, at der ved et embede på størrelse med retskreds nr. 17, som varetager tinglysning, vil være i alt 66 medarbejdere, herunder mindst to elever, en servicemedarbejder, et retsbud og en vagtmester. Ved et embede, der ikke varetager tinglysning, har arbejdsgruppen lagt til grund, at der vil være 54 medarbejdere i alt. 7 Jf. (KOM(2003)650 af ) samt grønbog vedrørende ligestilling og ikke-forskelsbehandling i det udvidede EU (KOM (2004)379 af ). 8 Jf. Strukturkommissionens betænkning s

17 Arbejdsgruppen har noteret sig, at der i perioden fra 1999 har været en udvikling i byretternes sagstal hovedsageligt i stigende retning hvilket alt andet lige medfører behov for flere medarbejdere og derfor flere lokaler. Dette forhold modsvares imidlertid af en vis stigning i effektiviteten ved retterne i samme periode. Derfor har arbejdsgruppen lagt ovennævnte personalenormering til grund. Arbejdsgruppen har af praktiske årsager fundet det mest hensigtsmæssigt at beskrive et embede, hvor alle funktionerne er samlet i én bygning, selv om arbejdsgruppen er opmærksom på, at Strukturkommissionen har foreslået, at retskreds nr. 17 skal bestå af et hovedtingsted og et afdelingskontor. Justitsministeriet har nedsat et tinglysningsudvalg, som blandt andet overvejer, om varetagelsen af tinglysningsopgaven kan organiseres på en mere hensigtsmæssig måde. Udvalget har i den forbindelse fået til opgave at overveje, om tinglysningsopgaven fortsat bør varetages af domstolene og i givet fald, om opgaven skal løses decentralt eller samles ved ét eller nogle få embeder eller om tinglysningsopgaven evt. bør privatiseres. Udvalget har endnu ikke taget stilling til sin anbefaling med hensyn til den fremtidige tinglysnings organisering. Arbejdsgruppen har derfor som det også er forudsat i kommissoriet beskrevet lokalebehovet for såvel et embede, der varetager tinglysningsmæssige opgaver, som for et embede der ikke varetager tinglysning. I forbindelse med udarbejdelse af plantegningen i afsnit 1.5 har arbejdsgruppen valgt at tage udgangspunkt i et embede uden tinglysning. Arbejdsgruppen har i overensstemmelse med kommissoriet alene taget højde for tekniske indretninger, hvis disse har betydning for dimensioneringen af retsbygningen. I det omfang dette ikke er tilfældet, har arbejdsgruppen for så vidt angår sådanne installationer henholdt sig til beskrivelsen heraf i Bygningsvejledningen. Arbejdsgruppen har inddraget indretningsmæssige hensyn, i det omfang det har betydning for dimensioneringen af retsbygningen. Det gælder særligt i forhold til retssale. Arbejdsgruppen har, hvor det har været relevant og praktisk muligt under hensyn til det tidsrum, arbejdsgruppen har haft til rådighed inddraget erfaringer med et lignende projekt fra Norge, jf. ovenfor afsnit Sammenligning af areal Deloitte har i en budgetanalyse af domstolene fra sammenlignet arealforbruget i centraladministrationen med arealforbruget ved domstolene. Det fremgår af budgetanalysen 10, at Slots- og Ejendomsstyrelsen anvender et nøgletal på 39 kvadratmeter kontorareal pr. årsværk i centraladministrationen inklusive andel af fællesarealer. Til sammenligning har Deloitte beregnet, at domstolene i dag anvender ca. 50 kvadratmeter pr. årsværk (eksklusive retssale). Arbejdsgruppen er imidlertid enig med Deloitte i, at Slots- og Ejendomsstyrelsens nøgletal ikke kan sammenlignes direkte med det beregnede nøgletal for domstolenes nuværende arealanvendelse pr. årsværk. Deloitte peger således på, at der er anvendt forskellige opmålingsmetoder for henholdsvis centraladministrationen generelt og domstolene. Dette har blandt andet den 9 Jf. Deloitte: Analyse af de danske domstole, 21. februar Jf. Delrapport 3: Vurdering og beregning s

18 konsekvens, at domstolenes arealanvendelse (eksklusive retssale) fremtræder større, end det rettelig er. Det fremgår desuden af budgetanalysen 11, at Slots- og Ejendomsstyrelsen understreger, at domstolene har en særlig status, hvilket gælder både i forhold til arbejdsopgaverne, og til hvad bygningerne skal kunne rumme og signalere. Slots- og Ejendomsstyrelsen har på den baggrund vurderet, at det generelle nøgletal bør tillægges en faktor på 1,2 som en refleksion af et behov og ønske om at give lokalerne et myndigheds- og domstolspræg. Arbejdsgruppen er enig med Slots- og Ejendomsstyrelsen i, at et generelt nøgletal for arealbehov af denne grund bør tillægges en vis faktor. Arbejdsgruppen er endvidere enig med Deloitte i, at visse elementer i et embedes bygninger såsom indgangsparti, retssale og dommerkontorer bør have særlige karakteristika. Hertil kommer, at domstolenes placering i samfundsstrukturen efter arbejdsgruppens opfattelse betyder, at retternes lokaler bør danne en værdig ramme om retternes opgavevaretagelse. Der bør således stilles krav om, at størrelsen og kvaliteten af de dele af rettens lokaler, hvortil brugerne har adgang, skal have et niveau, der ligger over niveauet i et almindeligt kontorbyggeri. Henset til ovenstående finder arbejdsgruppen, at hverken domstolenes nuværende arealanvendelse eller arealanvendelsen ved nybyggeri til domstolene direkte kan sammenlignes med et generelt nøgletal for kontorareal pr. årsværk i centraladministrationen Etablering af mødelokaler I Bygningsvejledningen 12 er det forudsat, at møder med brugerne så vidt muligt afholdes i særligt indrettede møderum, og at indretning af enkeltkontorer med mødeopstilling bør søges undgået i nye retsbygninger. Spørgsmålet om, hvorvidt arbejdsgruppen i forbindelse med nærværende redegørelse skal lægge til grund, at der i fremtidens retsbygning skal holdes møder med brugerne udelukkende i mødelokaler eller i såvel mødelokaler som mødekontorer, har været drøftet i arbejdsgruppen. Det er flertallets holdning, at der udelukkende skal afholdes møder med brugerne i dertil indrettede mødelokaler. Til støtte for dette synspunkt har arbejdsgruppens flertal anført følgende: Domstolenes Hovedsamarbejdsudvalg har tiltrådt, at møder med brugerne så vidt muligt afholdes i særligt indrettede møderum, og at indretning af enkeltkontorer med mødeopstilling bør søges undgået i nye retsbygninger. Dette må derfor lægges til grund af arbejdsgruppen, medmindre der kan opnås enighed om andet. Dertil kommer, at det er flertallets klare opfattelse, at brugerne i fremtidens retsbygning ikke skal have adgang til kontorarealerne af hensyn til sikkerheden for medarbejderne, tekniske indretninger og dokumenter, jf. afsnit 3 om zoneinddeling og lokaleplacering. Flertallet finder desuden, at anvendelse af retssale og mødelokaler ved samtlige møder med brugerne signalerer en vis værdighed og professionalisme og understreger det forhold, at der er tale om en retshandling. Afholdelse af møder med brugerne på medarbejdernes kontorer kan give møderne et uheldigt uformelt præg, også på grund af medarbejdernes personlige indretning af kontoret. Afholdelse af møder i mødelokaler vil derimod sikre, at brugerne får et ensartet indtryk af domstolene. 11 Jf. Delrapport 3: Vurdering og beregning s Jf. forordet til Bygningsvejledningen med henvisning til forordet til 1999-vejledningen. 18

19 Et mindretal, bestående af HK Landsklubben Danmarks Domstole, finder, at der fortsat bør være mulighed for at afholde møder på medarbejdernes kontorer, hvis det ikke er muligt at etablere zoneinddeling i en given retsbygning. HK Landsklubben Danmarks Domstole har til støtte for mødekontorer anført følgende: Muligheden for at holde møder på eget kontor kan sikre en større grad af fleksibilitet, idet sagsbehandleren kan indkalde fogedkunder/pårørende i skifteretten til møde, når de pågældende har tid, frem for at skulle vente med indkaldelsen til der er et mødelokale, der er ledigt. Endvidere må der tages et særligt hensyn til brugerne i skifteretten, der ofte er ældre mennesker, som er uvante med at møde i retten, og som i sagens natur ofte er ude af balance på grund af det tab, de har lidt. Dette forhold taler for, at møderne i skifteretten holdes i mere uformelle rammer end et mødelokale. Hertil kommer, at etablering af mødelokaler kan medføre en vis spildtid, idet sagsbehandleren skal gå frem og tilbage mellem sit kontor og mødelokalet og ikke har mulighed for at udføre andre arbejdsopgaver i mødelokalet, medmindre hun skal medbringe et antal andre sager til mødelokalet, der kan ekspederes i ventetiden. Alt afhængig af mødelokalernes placering kan den enkelte sagsbehandler desuden opleve det som utrygt at være isoleret i et mødelokale, der ikke er i umiddelbar nærhed af kollegaerne. Arbejdsgruppen har i overensstemmelse med flertallets holdning taget det udgangspunkt, at der i fremtidens retsbygning udelukkende skal afholdes møder med brugerne i mødelokaler samt ved de dertil indrettede afskærmede vejledningsborde, som er placeret i ekspeditionen, jf. afsnit Enkeltkontorer/fælleskontorer Spørgsmålet om, hvorvidt medarbejdere skal placeres i enkeltkontorer eller fælleskontorer, er efter arbejdsgruppens opfattelse først og fremmest afhængig af, om medarbejdernes funktion og arbejdets udførelse tilsiger det. For så vidt angår fælleskontorer er det arbejdsgruppens opfattelse, at den omstændighed, at medarbejderne sidder i samme rum, indebærer en række fordele. Det forhold, at medarbejderne ikke er adskilte af vægge mv. giver således større muligheder for indsigt i og forståelse for hinandens arbejdsopgaver samt for at dele viden og erfaringer på et givet arbejdsområde. Dette sikrer også større ensartethed i opgaveløsningen og gør det desuden lettere at oplære nye medarbejdere. Det bemærkes herved, at den relativt høje gennemsnitsalder hos medarbejderne ved Danmarks Domstole betyder, at det må forventes, at der i de kommende år vil være en stor del af medarbejderne, som vælger at gå på pension. Det betyder, at der skal ansættes nye medarbejdere, som ofte vil tilhøre en yngre generation, der i langt højere grad end de nuværende ansatte skifter jobs. Disse forhold øger behovet for løbende oplæring af nye medarbejdere, hvilket efter arbejdsgruppens opfattelse tilgodeses af fælleskontorer. Endvidere tilgodeser fælleskontorer i højere grad end enkeltkontorer fleksibiliteten, idet det er lettere at afløse hinanden også f.eks. i forhold til oplæring af nye medarbejdere og elever - og besvare telefoniske henvendelser i alle sager. For at sikre medarbejdernes trivsel og mindske støjniveauet finder arbejdsgruppen, at der som udgangspunkt højst bør være fire arbejdspladser i hvert fælleskontor, hvilket ifølge Bygningsvejledningen svarer til en kontorstørrelse på 3 fag. 19

20 Der skal etableres enkeltkontorer til samtlige dommere, retsassessorer og dommerfuldmægtige. Til retsarbejdet knytter der sig opgaver med forberedelse af retssager og efterfølgende domsskrivning, og disse opgaver kan på grund af deres karakter og kompleksitet kun løses i enkeltkontorer. Der vil også være opgaver, som kontormedarbejderne løser, der har en sådan krævende og kompleks karakter, at de bedst varetages i et enkeltkontor. Arbejdsgruppen finder derfor, at der bør etableres et enkeltkontor til brug for såvel foged- som skifteafdeling, der kan benyttes af kontormedarbejderne til løsning af de mere krævende og komplekse opgaver, jf. afsnit Som følge af de arbejdsopgaver af fortrolig karakter, som domstolschefens sekretær beskæftiger sig med, skal der desuden etableres et enkeltkontor til den pågældende kontormedarbejder, jf. afsnit 4.2. Det er endvidere arbejdsgruppens opfattelse, at der - som følge af de pågældendes ledelsesmæssige beføjelser - skal etableres enkeltkontorer til såvel den administrative kontorleder som de fire afdelingsledere i henholdsvis foged-, skifte-, tinglysningsafdeling og retssekretariatet, jf. nærmere afsnit 4.3 og Zoneinddeling og lokaleplacering Zoneinddeling indebærer, at der i retsbygningen er en indre zone for ansatte og en ydre zone for rettens brugere. Indre zone defineres som alle de områder i retsbygningen, hvor der kun er adgang for ansatte ved retten. Der er tre forskellige muligheder for zoneinddeling: Adgangsbegrænsning til kontorarealerne Adgangsbegrænsning inden for retsarealerne Fuld zoneinddeling Adgangsbegrænsning til kontorarealerne medfører, at rettens brugere ikke har adgang til kontorerne, men at de ansatte er nødt til at bevæge sig gennem publikumsområderne for at komme til retssale/mødelokaler. Der er altså ikke direkte adgang fra kontorarealerne til retssalene/mødelokalerne. Adgangsbegrænsning inden for retsarealerne medfører, at der er direkte adgang til retssalene fra dommerkontorerne eller voteringsværelserne, hvortil der er adgangsbegræsning, men ikke direkte adgang til kontorarealerne fra dommerkontorer/voteringsværelser. Fuld zoneinddeling indebærer, at der er direkte adgang mellem kontorarealerne og rets- og mødearealerne, uden at de ansatte skal bevæge sig ind på publikumsarealerne. 3.1 Norske og svenske erfaringer I den norske Domstolsadministrasjons Delrapport I 13 anbefales, at der af sikkerhedshensyn skal være adgangsbegrænsning til kontorarealerne i samtlige retsbygninger. Det er Domstolsadministrasjonens opfattelse, at en sådan adgangsbegrænsning skal indføres i alle retsbygninger, også der hvor der eventuelt ikke er behov for andre bygningsmæssige forandringer. Det anbefales desuden, at der etableres egen indgang til retssalene for dommerne fra voteringsværelserne, hvortil der skal være adgangsbegrænsning. Endelig anføres det, at det ud fra hensyn til udgifter og funktionalitet ikke er nødvendigt at stille krav om, at der skal være direkte adgang fra kontorarealerne til vote- 13 Jf. Delrapport I s