Lokalebehovet ved fremtidens byret

Transkript

1 Lokalebehovet ved fremtidens byret Redegørelse afgivet af en arbejdsgruppe nedsat af Domstolsstyrelsen København, april 2005

2 1 Indledning Arbejdsgruppens kommissorium Arbejdsgruppens sammensætning Arbejdsgruppens arbejde Sammenfatning af arbejdsgruppens overvejelser og forslag Forslag til plantegning Forudsætninger for arbejdsgruppens arbejde Retternes organisering og opgaver mv Nuværende organisering og opgaver Retskredsreform og øvrige reformforslag mv Tidligere overvejelser om indretning af retsbygninger Handicapindretning Konkrete forudsætninger og vurderinger Sammenligning af areal Etablering af mødelokaler Enkeltkontorer/fælleskontorer Zoneinddeling og lokaleplacering Norske og svenske erfaringer Arbejdsgruppens overvejelser Retsbygningen Forhal, information, kasse mv Forhal Information mv Kasse Postrum/betjentstue Domstolschefens lokaler Det administrative sekretariat Retssekretariatet Retssale mv Arbejdsgruppens overvejelser "Normale" retssale Nævningeretssale Lokaler til afholdelse af retsmægling Birum i tilknytning til retssalene Voteringslokaler Dommerkontorer Lokale til samtaler med børn Ventefaciliteter Venteværelse for vidner Venteværelse til lægdommere Venteværelser til advokater og anklagemyndigheden Venterum for anholdte/varetægtsfængslede og for vagtpersonalet Ventefaciliteter til foged- og skifteret Foged- og skifteret Sekretariater Mødelokaler Kontorfunktionærer Jurister

3 Samlet behov for mødelokaler i specialafdelingerne Kontorer Tinglysning Bibliotek Fællesrum Frokoststue og tekøkken Rygerum Toiletter/brusebad Printer- og kopirum Server- og telefonrum Arkiv Depotrum Teknikrum Rengøringsrum...50 Bilagsfortegnelse Bilag 1 Nævningeretssal 200 m Bilag 2 Nævningeretssal delt i 2 retssale a 100 m Bilag 3 2 retslokaler a 40 m 2 til specialafdelingerne Bilag 4 Retslokaler sammenlagt til retssal 80 m Bilag 5 Retssal 60 m Bilag 6 2-fags kontor 22 m Bilag 7 1½ fags kontor 16 m Bilag 8 1-fags kontor 11 m Bilag 9 3-fags fælleskontor 33 m Bilag 10 2-fags fælleskontor 22 m Bilag 11 Fortegnelse over lokalebehovet ved fremtidens byret

4 1 Indledning 1.1 Arbejdsgruppens kommissorium Som et af de første skridt i retning af forberedelsen af en kommende retskredsreform nedsatte Domstolsstyrelsen den 5. november 2004 en arbejdsgruppe, som fik til opgave at beskrive lokalebehovet ved fremtidens byret. Udvalget fik følgende kommissorium: 1. Baggrund for arbejdsgruppens nedsættelse I betænkning 1398/2001 fra Domstolenes Strukturkommission er der foreslået en retskredsinddeling med i alt 25 retskredse. Strukturkommissionen har peget på, at det enkelte embede skal have en størrelse svarende til 6-8 udnævnte dommere, idet både geografiske hensyn og andre hensyn kan føre til, at denne embedsstørrelse vil kunne fraviges i både opad- og nedadgående retning. Bygningsmæssigt skal hvert af de nye embeder bestå af et hovedtingsted og eventuelt et eller flere afdelingskontorer. Størstedelen af opgaverne, herunder de administrative opgaver, skal varetages ved hovedtingstedet. Strukturkommissionen forudsætter, at der (i en overgangsfase) straks efter forslagets vedtagelse foretages en samling af hovedparten af personalet i de enkelte retskredse i eksisterende og nye lejede lokaler i hovedtingstedsbyen. Herefter skal der tages stilling til, hvordan lokaleforholdene for de enkelte retskredse skal være på længere sigt for at komme til at fungere som forudsat i kommissionens forslag. Retsplejerådet har i betænkning 1401/2001 om Reform af den civile retspleje I foreslået, at instansordningen ændres således, at alle civile sager skal anlægges ved byretten i første instans, og at der skal være mulighed for kollegial behandling. Et flertal i Retsplejerådet har desuden i betænkning 1352/1998 om behandling af nævningesager foreslået, at nævningesager skal behandles af byretterne. I betænkning 1436/2004 om Reform af den civile retspleje III har Retsplejerådet foreslået en særlig procesform til behandling af sager om krav på højst kr. Procesformen indebærer blandt andet en styrkelse af retssekretariatsfunktionen ved byretterne, herunder med jurister, der kan bistå dommerne. Der er i den offentlige debat, herunder i Folketinget, gentagne gange peget på behovet for indretning af særskilte ventefaciliteter for tiltalte, vidner, domsmænd mv. Domstolsstyrelsen har på baggrund af ovenstående besluttet at nedsætte en arbejdsgruppe, der skal overveje lokalebehovet ved en byret med 6-8 dommere efter gennemførelse af en retskredsreform. 2. Arbejdsgruppens opgaver Arbejdsgruppen skal blandt andet med udgangspunkt i ovennævnte betænkninger og i Domstolsstyrelsens vejledning om indretning af nye retsbygninger og optimering af domstolenes eksisterende bygninger og lokaler overveje og beskrive arealbehovet og -anvendelsen i forbindelse med indretning eller nyopførelse af en retsbygning for et byretsembede med 6-8 dommere. Arbejdsgruppen skal herunder beskrive behovet for retssale, evt. af forskellig størrelse, kontorlokaler med og uden mødefaciliteter, egentlige møderum, voteringsværelser og lokaler til afholdelse af retsmægling, afhøring af børn, adskilte venterum til tiltalte og vidner i straffesager, nævningeretssale, retssekretariatet mv. Arbejdsgruppens overvejelser bør omfatte spørgsmålet om sikkerhed, f.eks. i form af zoneinddeling af retsbygningen. Arbejdsgruppen skal herudover overveje, om retssale kan indrettes således, at det bliver muligt at variere retssalens størrelse alt efter omfanget af den retssag, der skal foretages. Arbejdsgruppens beskrivelse skal indeholde et forslag til plantegning af den foreslåede byret med angivelse af arealstørrelse for de enkelte lokaler, gangarealer mv. Arbejdsgruppen skal - henset til drøftelserne i Tinglysningsudvalget - beskrive arealbehovet for såvel et embede, der varetager tinglysning, som for et embede, der ikke varetager tinglysning. Arbejdsgruppen skal derimod ikke beskrive, hvilke krav der i fremtiden skal stilles til den tekniske indretning af retssalene. 4

5 Arbejdsgruppens forslag skal selvsagt overholde gældende regler, herunder regler om fysisk arbejdsmiljø og handicapfaciliteter. Arbejdsgruppens redegørelse skal foreligge senest den 1. april Arbejdsgruppen kan for at effektivisere sit arbejde mest muligt vælge at afholde flerdagsseminarer. 3. Arbejdsgruppens sammensætning Domstolsstyrelsen har valgt at sammensætte arbejdsgruppen således: Et medlem udpeget af Domstolsstyrelsen (formand) To byretsdommere udpeget af Dommerforeningen En dommerfuldmægtig udpeget af Dommerfuldmægtigforeningen En repræsentant for HK fra byretterne udpeget af HK Landsklubben Danmarks Domstole En repræsentant for DTF fra byretterne udpeget af DTF Et yderligere medlem udpeget af Domstolsstyrelsen Arbejdsgruppen kan benytte ekstern bistand i fornødent omfang, herunder bistand fra Domstolsstyrelsens rådgivende arkitektfirma, Holm & Grut Arkitekter A/S. Domstolsstyrelsen stiller sekretariatsbistand til rådighed for arbejdsgruppen. 1.2 Arbejdsgruppens sammensætning Arbejdsgruppen har haft følgende sammensætning: Kontorchef Hanna Ege, Domstolsstyrelsen (formand) Dommer Lene Hjerrild, Retten i Randers (udpeget af Dommerforeningen) Dommer Sanne Bager, Københavns Byret (udpeget af Dommerforeningen) Retsassessor Annette Goldschmidt, Retten i Nykøbing Falster (udpeget af Dommerfuldmægtigforeningen) Kontorfuldmægtig Helen Carstens Kristensen, Retten i Aalborg (udpeget af HK Landsklubben Danmarks Domstole) Sektionsleder Tommy Brogaard, Vestre Landsret (udpeget af DTF) Chefkonsulent Jacob Scherfig, Domstolsstyrelsen Fuldmægtig Inge de Neergaard, Domstolsstyrelsen, har været sekretær for arbejdsgruppen. Endvidere har fuldmægtig Helle Schaumann, Domstolsstyrelsen, bistået arbejdsgruppen. Domstolsstyrelsens rådgivende arkitektfirma Holm & Grut Arkitekter A/S v/ arkitekt Christian Nielsen har på baggrund af drøftelser med arbejdsgruppen udarbejdet den plantegning, som er vist i afsnit 1.5, samt de skitser der er optaget som bilag Arbejdsgruppens arbejde Arbejdsgruppen har holdt 5 møder, herunder et to-dages møde, og afslutter sit arbejde med afgivelsen af denne redegørelse. Arbejdsgruppen har som led i sine overvejelser aflagt besøg i Retten i Tårnby. 5

6 1.4 Sammenfatning af arbejdsgruppens overvejelser og forslag Domstolenes rolle som den tredje statsmagt og dermed deres placering i samfundsstrukturen medfører, at retsbygningerne har en stor betydning for det omkringliggende samfund. Udformningen af retsbygningerne bør derfor efter arbejdsgruppens opfattelse markere domstolenes plads i samfundet som den dømmende magt og desuden medvirke til, at domstolene fremtræder som en tidssvarende og serviceorienteret organisation. En domstol har et særligt lokalebehov, som først og fremmest skyldes, at den centrale del af domstolenes funktion er retssagsbehandling. Fastlæggelse af en domstols lokalebehov må tage udgangspunkt heri og i de øvrige særlige opgaver og hensyn, som domstolen herudover skal varetage. Dertil kommer lokalebehov, som relaterer sig til en række opgaver af mere almindelig administrativ karakter, ligesom der, som på enhver anden arbejdsplads, er behov for f.eks. frokoststue, teknikrum mv. Arbejdsgruppen har ved sin fastlæggelse af, hvad lokalebehovet vil være ved fremtidens byret, taget udgangspunkt i navnlig to forhold: For det første Domstolenes Strukturkommissions forslag i betænkning nr. 1398/2001, der først og fremmest fastlægger størrelsen af fremtidens byretter, herunder antal medarbejdere, men som også indeholder forslag om organisering af arbejdet, styrkelse af administrative funktioner mv. For det andet de opgaver, som byretterne dels efter gældende lovgivning varetager og forventes at skulle varetage fremover, dels de nye opgaver som navnlig Retsplejerådet har stillet forslag om, at fremtidens byret skal varetage. De nye forslag om organisering, opgaver og andre hensyn, der herved tænkes på, omhandler især: Strukturkommissionens forslag om etablering af et administrativt sekretariat Retsplejerådets henvendelse til Strukturkommissionen om styrkelse af retssekretariatets juridiske funktioner Retsplejerådets forslag om en såkaldt småsagsproces, om at byretterne skal være 1. instans i alle civile sager, og om at byretterne skal kunne behandle nævningesager Domstolsudvalgets forslag om flere udnævnte dommere Retsmæglingsordningen Etablering af adskilte ventefaciliteter for tiltalte, vidner og lægdommere Hertil kommer andre forslag, lovgivning mv., herunder vedrørende handicapindretning, som har betydning for fastlæggelse af lokalebehovet. Den nærmere fastlæggelse af antal lokaler, lokalernes størrelse og placering i forhold til hinanden har krævet, at arbejdsgruppen har måttet træffe nogle valg med hensyn til organisering af arbejdet. Arbejdsgruppen skal understrege, at det ikke har været arbejdsgruppens ærinde eller opgave at fastlægge, hvordan arbejdet i fremtidens byret skal eller bør organiseres. For så vidt angår spørgsmålet om antal medarbejdere har arbejdsgruppen taget udgangspunkt i Strukturkommissionens forslag til en ny retskreds 17 (Roskilde og Nordvestsjælland), hvorefter personalenormeringen er 1 embedschef, 7 dommere, 8 øvrige jurister (heraf 3 assessorer) og 45 kontorfunktionærer. Arbejdsgruppen har endvidere på baggrund af en skønsmæssig vurdering, jf. afsnit 2.2, fastsat antallet af vagtmestre/retsbude/servicemedarbejdere til 3 og antallet af elever til mindst 2. 6

7 Arbejdsgruppen har af praktiske årsager fundet det mest hensigtsmæssigt at beskrive et embede, hvor alle funktioner er samlet i én bygning, uanset at der efter forslaget til en ny retskreds nr. 17 skal være et afdelingskontor. Det bemærkes, at arbejdsgruppens forslag tager udgangspunkt i en nyopført retsbygning, og at arbejdsgruppen ikke har taget stilling til, i hvilket omfang de forslag, der er indeholdt i denne redegørelse, skal gennemføres i eksisterende byggeri efter en eventuel retskredsreform. Principielle overvejelser mv. Med hensyn til arbejdsgruppens mere principielle overvejelser og de principper og forhold, der herefter er lagt til grund ved den nærmere fastlæggelse af lokalebehovet og lokaleplaceringen, omhandler disse navnlig følgende: Mødelokaler (afsnit 2.2.2) I en vejledning fra august 2004 om indretning af nye retsbygninger og optimering af domstolenes eksisterende bygninger og lokaler er det forudsat, at møder med brugerne så vidt muligt afholdes i særligt indrettede møderum, og at indretning af enkeltkontorer med mødeopstilling bør søges undgået i nye retsbygninger. Et flertal i arbejdsgruppen er enig heri og finder således, at der udelukkende skal afholdes møder med brugerne i dertil indrettede mødelokaler. Et mindretal bestående af HK Landsklubben Danmarks Domstole finder, at der fortsat bør være mulighed for at afholde møder på medarbejdernes kontorer, hvis det ikke er muligt at etablere zoneinddeling i en given retsbygning, jf. afsnit 3. Enkeltkontorer/fælleskontorer (afsnit 2.2.3) Hvorvidt medarbejdere skal placeres i enkeltkontorer eller fælleskontorer er efter arbejdsgruppens opfattelse først og fremmest afhængig af, om medarbejdernes funktion og arbejdets udførelse tilsiger det. Dommere, retsassessorer og dommerfuldmægtige skal derfor have enkeltkontorer. Til retsarbejdet knytter der sig opgaver med forberedelse af retssager og efterfølgende domsskrivning, og disse opgaver kan på grund af deres karakter og kompleksitet kun løses i enkeltkontorer. Der vil også være opgaver, som kontormedarbejderne løser, der har en sådan krævende og kompleks karakter, at de bedst varetages i et enkeltkontor. De ledelsesmæssige beføjelser, som den administrative kontorleder og de fire afdelingsledere har, tilsiger endvidere, at der etableres enkeltkontorer til disse medarbejdere. Derudover er det generelle udgangspunkt, at der etableres fælleskontorer med som udgangspunkt højst fire arbejdspladser. Baggrunden herfor er, at fælleskontorer efter arbejdsgruppens opfattelse giver mulighed for indsigt og forståelse for hinandens arbejdsopgaver samt for at dele viden og erfaringer på et givet arbejdsområde. Dette sikrer også større ensartethed i opgaveløsningen og gør det desuden lettere at oplære nye medarbejdere. Zoneinddeling (afsnit 3) Efter arbejdsgruppens opfattelse bør der være fuld zoneinddeling i fremtidens retsbygning. Fuld zoneinddeling indebærer, at der er direkte adgang mellem kontorarealerne og retsarealerne, uden at de ansatte skal bevæge sig ind på publikumarealerne, jf. dog nedenfor om Informationen. Publikum har omvendt ikke adgang til kontorarealerne. Arbejdsgruppen finder således, at de ansattes sikkerhed varetages bedst ved fuld zoneinddeling. Desuden vanskeliggør zoneinddeling, at uvedkommende får adgang til kontorarealerne og dermed dokumenter og teknisk udstyr. 7

8 De forskellige typer af lokaler mv. Om de forskellige typer lokaler, deres størrelse og antal henvises til bilag 11 samt afsnit 4 i denne redegørelse, der indeholder de nærmere overvejelser, som ligger til grund for arbejdsgruppens forslag. Af disse henledes opmærksomheden særligt på følgende: Informationen mv. (afsnit 4.1.2) Med henblik på at lette publikums adgang til at søge vejledning og information finder arbejdsgruppen, at information, ekspedition og omstilling bør placeres samlet nær hovedindgangen. For at kunne yde den bedst mulige service over for publikum på alle områder bør ekspeditionen så vidt muligt være bemandet med personale fra såvel foged- og skifteafdelingerne som retssekretariatet. Det er tanken, at den udvidede vejledningspligt i forbindelse med småsagsprocessen også vil skulle ydes i Informationen. Retssale (afsnit 4.5) En hurtig sagsafvikling har efter arbejdsgruppens opfattelse væsentlig betydning for retssikkerheden. Det er af afgørende betydning for en hurtig og effektiv sagsbehandling, at retterne har den nødvendige bemanding samt en tilstrækkelig stor retssalskapacitet. Både antallet af retssale, størrelsen og udformningen heraf har betydning i den forbindelse. Udfordringen er at finde det antal retssale, som giver den bedst mulige udnyttelse af retssalene, uden at det giver en negativ effekt på sagsafviklingen. I Norge tager man ved beregning af retssalskapacitet udgangspunkt i, hvor mange dage om ugen dommeren møder i retten. Arbejdsgruppen finder, at dette er en hensigtsmæssig beregningsmetode, idet det er de (arbejds)dage, hvor dommeren skal møde i retten, at der er behov for retssalskapacitet, og som er afgørende for både den nødvendige og tilstrækkelige retssalskapacitet. I Danmark er det helt almindelig praksis, at dommeren møder i retten fire hele dage om ugen. Den sidste dag bruger dommeren typisk til at forberede eller at efterbehandle retssager. Antallet af retssale kan herefter fastsættes til 0,8 pr. dommer. Den nævnte beregningsmetode fører til, at der ved et embede på størrelse med Strukturkommissionens forslag til ny retskreds nr. 17 skal etableres 6 retssale. Det bemærkes herved, at det er forudsat, at domstolschefen som udgangspunkt ikke går i retten. Arbejdsgruppen finder videre, at fire af retssalene skal være på minimum 60 kvadratmeter. Endvidere indebærer Retsplejerådets og Strukturkommissionens forslag, at der skal etableres en nævningeretssal. En nævningeretssal skal være væsentligt større end almindelige retssale, idet der blandt andet skal være plads til de 6 nævninge, flere tiltalte med forsvarer samt til flere tilhørere og presse end i almindelige sager. Det er forudsat i Strukturkommissionens betænkning, at antallet af nævningesager ved de fremtidige byretter bortset fra Københavns Byret kommer til at ligge på mellem 0 og 10 pr. år. Arbejdsgruppen finder derfor, at nævningeretssalen bør etableres som en fleksibel retssal, der til daglig fungerer som to adskilte retssale, som kan slås sammen, når der skal foretages en nævningesag. Arbejdsgruppen er opmærksom på, at der ved længerevarende nævningesager kan opstå mangel på retssalskapacitet, idet der som udgangspunkt under nævningesagens behandling kun vil være i alt 5 retssale. Arbejdsgruppen finder derfor, at de to retslokaler, som arbejdsgruppen har foreslået skal etableres til retsassorernes/dommerfuldmægtigenes behandling af større foged- og skiftesager mv., 8

9 også skal indrettes fleksibelt, så de kan slås sammen og derved udgøre en retssal på 80 kvadratmeter (afsnit ). Ventefaciliteter (afsnit 4.6.1) Det kritiseres jævnligt, at vidner i forbindelse med retsmøder er nødt til at vente i fælles venteværelser, hvor vidnet kan komme til at vente sammen med tiltalte og eventuelt dennes vidner, familie og venner. Endvidere er det fastsat i en EU-rammeafgørelse, at hvert medlemsland skal sikre, at kontakt mellem offer og gerningsmand i retsbygninger så vidt muligt undgås, og at der efterhånden indrettes særskilte venteværelser for ofrene. Arbejdsgruppen finder på den baggrund, at der bør etableres to venteværelser til vidner. Det ene venteværelse bør etableres til såkaldte bange vidner, og der bør være direkte adgang fra dette venteværelse til retssalen. Det andet venteværelse kan bruges til andre vidner, herunder tiltaltes vidner. Lægdommere skal efter arbejdsgruppens opfattelse også kunne vente under betryggende forhold. Det er imidlertid ikke nødvendigt at etablere særlige venteværelser til lægdommere, idet de kan anvende de voteringslokaler, som arbejdsgruppen foreslår, bliver etableret til hver retssal (afsnit ). Arbejdsgruppen foreslår endvidere, at advokater og anklagemyndighed får hver deres venteværelse. Desuden skal der etableres 4 venterum for anholdte/varetægtsfængslede. Endelig forudsætter arbejdsgruppen, at der placeres bænke mv. uden for hver retssal, hvor andre mødende, publikum mv. også kan vente. Plantegning (afsnit 1.5) Arbejdsgruppen har udarbejdet et forslag til plantegning over den retsbygning, som fremtidens byret efter arbejdsgruppens forslag skal have til huse i. Det bemærkes, at der ikke i plantegningen er indtegnet lokaler til tinglysning, men at der er taget højde for tinglysningslokaler i redegørelsen (afsnit 4.8). 1.5 Forslag til plantegning 1 Arbejdsgruppen har med bistand fra Domstolsstyrelsens rådgivende arkitektfirma udarbejdet et forslag til en plantegning over den retsbygning, som fremtidens byret efter arbejdsgruppens opfattelse skal have til huse i. Arbejdsgruppen har herved forsøgt at indarbejde de forslag og konklusioner, som kommer til udtryk i redegørelsen. Plantegningen indeholder 1. sal, stueplan, og kælderplan. Arbejdsgruppen bemærker, at plantegningen alene skal ses som en ud af mange mulige måder at indrette retsbygningen for fremtidens byret på. Arbejdsgruppen skal desuden bemærke, at der ikke i plantegningen er indtegnet lokaler til tinglysning, men at der er taget højde for tinglysningslokaler i afsnit Domstolsstyrelsens rådgivende arkitektfirma har oplyst, at plantegningerne er såkaldte diagramatiske plantegninger, hvis formål ud fra en arkitektonisk synsvinkel udelukkende er at angive en mulig arealdisponering for "fremtidens byret". 9

10 2 Forudsætninger for arbejdsgruppens arbejde Der er en række forhold, som skal indgå i overvejelserne, når en myndigheds lokalebehov skal fastlægges. Det drejer sig navnlig om, hvilke funktioner og hensyn som myndigheden og medarbejderne skal varetage, og hvor mange medarbejdere der skal være plads til. De fleste myndigheders opgavevaretagelse kan finde sted i bygninger, der er indrettet som almindeligt kontorbyggeri. En domstol har imidlertid et særligt lokalebehov, som først og fremmest skyldes det forhold, at den centrale del af domstolens funktion er retssagsbehandling. Heri indgår mange aktører parter, advokater, anklagemyndighed, vidner, dommere og lægdommere som der skal være plads til i retssalen. Hertil kommer, at det almindelige princip om offentlighed i retsplejen indebærer, at der i retssalen også skal være plads til, at tilhørere kan overvære retssagen. Fastlæggelse af en domstols lokalebehov må derfor tage udgangspunkt i de særlige opgaver og hensyn, som domstolen skal varetage, især i forbindelse med retssagernes behandling. Dertil kommer imidlertid også lokalebehov, som relaterer sig til række opgaver af mere almindelig administrativ karakter, ligesom der, som på enhver anden arbejdsplads, er behov for f.eks. frokoststue, teknikrum mv. Arbejdsgruppen har ved sin fastlæggelse af, hvad lokalebehovet vil være ved fremtidens byret, taget udgangspunkt i navnlig to forhold: For det første Domstolenes Strukturkommissions forslag i betænkning nr. 1398/2001, der først og fremmest fastlægger størrelsen af fremtidens byretter, herunder antal medarbejdere, men som også indeholder forslag om organisering af arbejdet, styrkelse af administrative funktioner mv. For det andet de opgaver, som byretterne dels efter gældende lovgivning varetager og forventes at skulle varetage fremover, dels de nye opgaver som navnlig Retsplejerådet har stillet forslag om, at fremtidens byret skal varetage. Hertil kommer andre forslag, lovgivning mv., som har betydning for fastlæggelse af lokalebehovet. Den nærmere fastlæggelse af antal lokaler, lokalernes størrelse og placering i forhold til hinanden har krævet, at arbejdsgruppen har måttet træffe nogle valg med hensyn til organisering af arbejdet. Arbejdsgruppen har i den forbindelse gjort sig overvejelser om, hvordan arbejdet hensigtsmæssigt kan tilrettelægges. Arbejdsgruppen skal imidlertid understrege, at det ikke har været arbejdsgruppens ærinde eller opgave at fastlægge, hvordan arbejdet i fremtidens byret skal eller bør organiseres. Endelig er målsætningerne for Danmarks Domstole indgået i arbejdsgruppens overvejelser om lokalebehovet i fremtidens byret. I målsætningerne er blandt andet anført, at der skal sikres velindrettede bygninger med gode adgangs- og publikumsfaciliteter, og at der skal sikres et godt fysisk arbejdsmiljø med den bedst mulige indretning af arbejdspladsen. Arbejdsgruppens forslag tager udgangspunkt i en nyopført retsbygning. Spørgsmålet om, hvorvidt arbejdsgruppens forslag kan og/eller bør anvendes i forhold til indretning, ombygning mv. af eksisterende bygninger, vil i meget vidt omfang afhænge af de konkrete lokaleforhold og muligheder. Arbejdsgruppen har derfor ikke taget stilling til, i hvilket omfang de forslag, der er indeholdt i denne redegørelse, skal gennemføres i eksisterende byggeri efter en eventuel retskredsreform. 10

11 2.1 Retternes organisering og opgaver mv Nuværende organisering og opgaver De almindelige domstole er Højesteret, landsretterne (Østre og Vestre Landsret) og byretterne samt Sø- og Handelsretten i København. Danmark er inddelt i 82 retskredse. Dertil kommer Færøerne, der udgør en retskreds, og Grønland, der udgør 18 retskredse. Under Østre Landsret hører Københavns, Frederiksberg og Bornholms Kommuner og øernes amter samt Færøerne og Grønland. Under Vestre Landsret hører amterne i Jylland. Højesteret er den øverste domstol for hele riget. Byretterne behandler civile sager og straffesager i første instans samt fogedsager og skiftesager. Herudover hører tinglysning og notarialforretninger under byretterne. Landsretterne fungerer som appelinstans for byretternes afgørelser og som første instans i visse civile sager og i alle nævningesager. Højesteret er appelinstans for landsretternes afgørelser og for afgørelser truffet af Sø- og Handelsretten bortset fra de sager, der behandles af Sø- og Handelsrettens skifteafdeling. Civile sager starter som udgangspunkt i byretten. Sager om prøvelse af afgørelser, der er truffet af et ministerium eller en central statslig klageinstans, anlægges ved landsretten. Byretten kan endvidere henvise en sag til behandling ved landsretten, hvis sagen f.eks. er af principiel karakter. Har sagen økonomisk værdi over 1 mio. kr., skal byretten efter anmodning fra en part henvise sagen til landsretten. Straffesager behandles i første instans ved byretterne (eller ved Sø- og Handelsretten, hvor fagkundskab til søforhold skønnes at være af betydning), medmindre der er tale om nævningesager. Alle embeder varetager en del administrative opgaver, herunder kasse- og regnskabsvæsen, opgaver af bevillings- og budgetmæssig karakter, personale- og lønadministration, bygningsadministration, teknologianvendelse og den administrative tilrettelæggelse af forhold vedrørende embedets sagsafvikling. De enkelte embeder har mellem ca. 10 og 250 ansatte Retskredsreform og øvrige reformforslag mv. Nedenfor beskrives i hovedtræk de forslag navnlig fra Strukturkommissionen 2 og Retsplejerådet 3 og andre initiativer mv., f.eks. retsmægling og adskilte ventefaciliteter for tiltalte og vidner, der kan have betydning for lokalebehovet i fremtidens byret. 2 Strukturkommissionen blev nedsat af Justitsministeriet i marts 1997 med den opgave at undersøge og overveje en række spørgsmål vedrørende domstolsstrukturen og domstolenes varetagelse af administrative opgaver samt udarbejde udkast til eventuelle lovændringer. Kommissionen afsluttede sit arbejde i december 2000 med afgivelse af Betænkning nr. 1398/ Ved brev af 21. januar 1998 anmodede Justitsministeriet Retsplejerådet om at foretage en generel gennemgang af den civile retspleje. Retsplejerådet har i forbindelse med sit arbejde afgivet følgende tre delbetænkninger: 11

12 Regeringsgrundlag for regeringen Anders Fogh Rasmussen II Det fremgår af regeringsgrundlaget Nye mål for regeringen Anders Fogh Rasmussen II, der tiltrådte den 18. februar 2005, at regeringen i efteråret 2005 vil fremlægge forslag til en reform af retskredsene. Reformen skal træde i kraft samtidig med kommunalreformen den 1. januar Dette sker for at sikre en hurtigere og bedre betjening af borgerne. Det er anført i regeringsgrundlaget, at retssagerne ved domstolene skal behandles smidigt og effektivt og på et fagligt højt niveau til gavn for retssikkerheden. Det er endvidere anført, at der er behov for at samle byretterne i større enheder for at sikre specialisering og faglig udvikling blandt dommerne til gavn for retssikkerheden. Det fremgår endvidere af regeringsgrundlaget, at regeringen ønsker at udvide brugen af smidige og fleksible former for konfliktløsning. Da erfaringen fra retsmæglingsforsøgene har været gode, vil regeringen udbrede anvendelsen af retsmægling som konfliktløsningsmiddel til alle landets domstole, jf. nedenfor. Sammenlægning af retskredsene Strukturkommission har foreslået en retskredsinddeling med i alt 25 retskredse. Strukturkommissionen har peget på, at det enkelte embede skal have en størrelse svarende til 6-8 udnævnte dommere, idet både geografiske hensyn og andre hensyn dog kan føre til, at denne embedsstørrelse vil kunne fraviges i både opad- og nedadgående retning. Geografisk skal hvert af de nye embeder efter forslaget bestå af et hovedtingsted og eventuelt et eller flere afdelingskonterer. Størstedelen af opgaverne, herunder de administrative opgaver, skal varetages ved hovedtingstedet. Det administrative sekretariat Det fremgår af Strukturkommissionens betænkning, at varetagelsen af de administrative opgaver, der på nuværende tidspunkt ligger hos de enkelte embeder, herunder selvforvaltning, mål- og resultatstyring, personaleudvikling mv., kræver en betydelig administrativ viden og erfaring. Det fremgår endvidere, at et af hovedsigterne med gennemførelsen af en domstolsreform er øget decentralisering af de administrative opgaver, og at det må forventes, at de administrative opgaver og dermed de krav, som disse stiller til embederne, ikke vil blive mindre i fremtiden. I tilknytning hertil anfører Strukturkommissionen, at udviklingen i de administrative opgaver stiller ganske betydelige krav til de enkelte embeder og til den fremtidige domstolsstruktur. Under hensyn til omfanget og karakteren af de administrative opgaver, der skal varetages ved de enkelte embeder efter gennemførelse af en retskredsreform, har Strukturkommissionen foreslået, at der bør etableres en egentlig administrativ enhed knyttet til domstolschefen. Det administrative sekretariat vil ifølge forslaget skulle bistå domstolschefen med den daglige ledelse af embedet. Sekretariatet vil ud over medarbejdere med en juridisk og en kontorfaglig baggrund skulle bestå af medarbejdere med en økonomisk/regnskabsmæssig baggrund og en itbaggrund. Betænkning nr. 1401/ Reform af den civile retspleje I - Instansordningen, byrettens sammensætning og almindelige regler om sagsbehandlingen i første instans. Betænkning nr. 1427/ Reform af den civile retspleje II - Offentlighed i civile sager. Betænkning nr. 1436/ Reform af den civile retspleje III - Adgang til domstolene. 12

13 Retssekretariatet Retssekretariatet skal fortsat varetage de opgaver, som også i dag varetages af retssekretariaterne, herunder skriftlig forberedelse i civile sager, berammelser, forkyndelser, indkaldelser af vidner og parter, protokollering i retten, renskrivning af domme mv. I en henvendelse af 30. november 1998 til Strukturkommissionen har Retsplejerådet fremsat ønske om, at sekretariatsfunktionen styrkes betydeligt, herunder med jurister. På den baggrund har Strukturkommissionen foreslået, at retssekretariatet skal varetage en række opgaver af juridisk karakter. Retssekretariatets jurister forudsættes således i væsentligt omfang at medvirke ved sagsforberedelsen, herunder at afholde eller deltage i visse forberedende retsmøder samt at tage stilling til visse tvister under forberedelsen, spørgsmål om syn og skøn, om sagen er klar til berammelse mv. Retssekretariatet skal desuden varetage opgaver i forbindelse med indførelse af småsagsprocessen, jf. nedenfor. Småsagsprocessen Småsagsudvalget 4 har i sin betænkning nr. 1341/1997 foreslået en særlig procesform til behandling af sager om krav på højst kr. Forslaget er senere videreført og udvidet i Retsplejerådet betænkning om reform af den civile retspleje III. Småsagsprocessen indebærer blandt andet, at rettens pligt til at vejlede parter uden advokat og yde dem praktisk bistand før og under sagen udvides. Forslaget forudsætter, at der ved alle byretter bliver etableret et egentligt retssekretariat med juridisk personale, jf. ovenfor. Flere udnævnte dommere I sin betænkning nr. 1319/1996 anførte Domstolsudvalget blandt andet, at de hensyn, som ligger bag grundlovens 3 og 64, klart taler for, at de dømmende funktioner i højere grad, end det er tilfældet i dag, udøves af personer, som nyder den grundlovssikrede beskyttelse af deres uafhængighed. Efter Domstolsudvalgets opfattelse bør anvendelse af ikke-udnævnte dommere ved byretterne derfor begrænses til de tilfælde, hvor uddannelsesmæssige hensyn og hensyn til en hensigtsmæssig ressourceudnyttelse taler for, at retsarbejdet varetages af ikke-udnævnte dommere. Strukturkommissionen har på baggrund af Domstolsudvalgets anbefalinger lagt til grund, at retsarbejdet ved byretterne i fremtiden som udgangspunkt skal varetages af udnævnte dommere, og at retsassessorer og dommerfuldmægtige kun bør beklæde retten i de tilfælde, hvor uddannelsesmæssige hensyn og hensyn til en hensigtsmæssig ressourceudnyttelse taler herfor. En omlægning af praksis, således at flere retssager bliver behandlet af udnævnte dommere, vil skabe behov for flere dommerstillinger og færre stillinger som dommerfuldmægtig eller retsassessor. Byretterne som 1. instans i civile sager Retsplejerådet har i sin betænkning om reform af den civile retspleje I foreslået, at alle civile sager skal anlægges ved byretten i 1. instans, idet byretten dog efter anmodning fra en part kan henvise en sag til behandling i landsretten, hvis den er af principiel karakter. Forslaget om, at byretterne skal fungere som den almindelige 1. instans, forudsætter blandt andet mulighed for kollegial behandling i byretten. Et flertal i Retsplejerådet finder, at der ved kollegial behandling i byretten bør deltage tre juridiske dommere. 4 Udvalget om en småsagsproces blev nedsat den 5. december 1994 og afgav i efteråret 1997 Småsagsudvalgets betænkning nr. 1341/1997. Udvalget skulle overveje en særlig procesform for visse retstvister af mindre værdi, der kan sikre befolkningen adgang til rådgivning om og behandling af sådanne krav på en let, hurtig og billig måde. 13

14 Byretterne skal således være den almindelige 1. instans i civile sager, og der skal være mulighed for kollegial behandling af civile sager i byretten. Nævningesager skal kunne behandles ved byret i 1. instans Et flertal i Retsplejerådet har i rådets betænkning om behandling af nævningesager 5 foreslået, at nævningesager skal behandles ved byretten i 1. instans. Retsplejerådet foreslår, at sagerne skal behandles af 2 juridiske dommere og 6 nævninge. Det fremgår af betænkningen, at Retsplejerådet ikke har ønsket at foruddiskontere Strukturkommissionens arbejde. Med udgangspunkt i den nuværende byretsstruktur med 82 retskredse har Retsplejerådet derfor anført, at en ordning, hvor alle byretter kan behandle nævningesager, vil betyde, at man ved mange byretter ikke vil have mulighed for at opbygge erfaring i behandlingen af disse sager, samt at det må forudses, at der ikke sjældent vil foreligge inhabilitet på grund af afgørelser truffet under sagens efterforskning, således at retten skal beklædes af en sættedommer. På den baggrund samt af lokalemæssige hensyn har Retsplejerådets flertal foreslået, at behandlingen af nævningesager i 1. instans samles ved visse større byretter. Strukturkommissionen har på baggrund af Retsplejerådets betænkning imidlertid foreslået en model for fremtidens byret, som selvstændigt kan varetage samtlige sagsområder og opgaver, herunder behandling af nævningesager. Retsmægling Den 1. marts 2003 iværksatte Justitsministeriet, Domstolsstyrelsen og Advokatrådet en fælles forsøgsordning med retsmægling. Ved retsmægling hjælper en mægler, der enten er dommer eller advokat, parterne med selv at finde frem til konfliktens kerne og derefter blive enige om en holdbar løsning på problemet. Forsøget med retsmægling løb som udgangspunkt indtil udgangen af 2004, hvorefter der skulle foretages en evaluering af forsøget. Justitsministeriet, Domstolsstyrelsen og Advokatrådet har nu aftalt, at forsøgsordningen fortsætter, mens det overvejes, om der skal indføres en permanent ordning med retsmægling. Regeringen har nu tilkendegivet, at man ønsker at udbrede anvendelsen af retsmægling til alle landets domstole, jf. ovenfor. Adskilte ventefaciliteter for tiltalte, vidner, lægdommere mv. Som det fremgår af kommissoriet, er der i den offentlige debat, herunder i Folketinget, gentagne gange peget på behovet for indretning af adskilte ventefaciliteter for tiltalte, vidner, lægdommere mv. Den 15. marts 2001 vedtog EU s Ministerråd en rammeafgørelse, hvoraf følger, at hvert medlemsland skal sikre, at kontakt mellem offer og gerningsmand i retsbygningerne undgås, medmindre straffesagen gør en sådan kontakt nødvendig. Det er anført i rammeafgørelsen, at hver medlemsstat, når det er relevant for at opnå dette, sørger for, at der efterhånden indrettes særskilte venteværelser for ofrene. 5 Ved brev af 9. juni 1995 anmodede Justitsministeriet Retsplejerådet om blandt andet at vurdere og udforme forslag til nye regler i retsplejeloven vedrørende behandlingen af nævningesager. Retsplejerådet afsluttede sit arbejde i januar 1998 med afgivelse af Betænkning nr. 1352/1998 om behandling af nævningesager. 14

15 2.1.3 Tidligere overvejelser om indretning af retsbygninger Justitsministeriet udgav i januar 1999 en vejledning om indretning af nye retsbygninger. I august 2004 udgav Domstolsstyrelsen en revideret vejledning om indretning af nye retsbygninger og optimering af domstolenes eksisterende bygninger og lokaler (herefter benævnt Bygningsvejledningen). Den reviderede vejledning blev godkendt af Domstolenes Hovedsamarbejdsudvalg i september Vejledningen henviser på forskellige punkter til Møbelpolitik for retterne (udgivet af Justitsministeriet 1997), som indeholder et antal principskitser med angivelse af størrelsen af de forskellige omhandlede lokaler, herunder retssale og mødelokaler. Arbejdsgruppen har i forbindelse med sine overvejelser om størrelsen af de enkelte lokaler taget udgangspunkt i den fagstørrelse, der fremgår af Bygningsvejledningen. I vejledningen er anvendt følgende fagstørrelser: 1 fags kontor = ca. 11 kvadratmeter netto 1,5 fags kontor = ca. 16,5 kvadratmeter netto 2 fags kontor = ca. 22 kvadratmeter netto 3 fags kontor = ca. 33 kvadratmeter netto 4 fags kontor = ca. 44 kvadratmeter netto Det er desuden fastsat, at antallet af arbejdspladser som regel svarer til: 1 arbejdsplads = 1 fag 2 arbejdspladser = 1,5 fag 4 arbejdspladser = 3 fag Der tillægges ca. 1 fag pr. arbejdsplads ved mere end 4 arbejdspladser. I oktober 2003 udgav den norske Domstolsadministrasjon en rapport med titlen Domstole i forandring 6. Rapporten blev udarbejdet på baggrund af et ønske fra Stortingets Retsudvalg om at få en samlet oversigt over de behov domstolene har både på kort og lang sigt med henblik på at sikre en effektiv retspleje. Retsudvalget ønskede et overblik både over bygningsmæssige, tekniske og menneskelige ressourcer Handicapindretning Der er fastsat en række regelsæt om, hvordan offentlige bygninger skal indrettes med henblik på at gøre det muligt for bevægelseshæmmede at benytte disse. Der er tale om følgende regler: Bygningsreglementet (BR 95) Cirkulære nr. 49 af 23. marts 1972 om bygge- og anlægsarbejders indretning med hensyntagen til bevægelseshæmmede (Handicapcirkulæret). Der er i forbindelse med udarbejdelsen af Domstolsstyrelsens Bygningsvejledning taget særlige handicaphensyn. 6 Rapporten består af henholdsvis delprojekt I Ressursbehov og delprojekt II God ressursutnytting i domstolene. 15

16 Endvidere er der på EU-området nogle tiltag vedrørende handicappedes forhold i form af handlingsplanen "Lige muligheder for handicappede" 7. Handlingsplanen omhandler blandt andet handicappedes adgangsforhold til offentlige bygninger på et mere generelt plan. Det fremgår generelt af BR 95 kapitel 4.1, stk. 1, at bygninger skal udformes og indrettes, så der under hensyn til deres anvendelse opnås tilfredsstillende forhold med hensyn til sikkerhed, sundhed, tilgængelighed og anvendelse for alle samt renholdelse og vedligeholdelse. Der er BR 95 fastsat særskilte regler om indretning af wc-rum, som kan anvendes af personer i kørestol, jf. nærmere afsnit Dansk Standard er en selvejende institution, som forfatter og forhandler litteratur vedrørende standarder, blandt andet om indretning af konstruktioner og anlæg som skal kunne benyttes af mennesker, hvis funktionsevne er nedsat. Standarder fastsættes ved dokumenter, og de er som udgangspunkt frivillige aftaler. Standarder kan imidlertid indarbejdes i f.eks. bygningsreglementer med angivelse af, at de skal følges. Derfor er tekstens ordlyd afgørende. En henvisning til Dansk Standard vil alene være ment som vejledende. Domstolsstyrelsens rådgivende arkitektfirma Holm & Grut Arkitekter A/S har oplyst, at man i praksis altid følger standarderne i forbindelse med nybyggeri. Arbejdsgruppen forudsætter, at standarderne overholdes i nye retsbygninger. 2.2 Konkrete forudsætninger og vurderinger Arbejdsgruppen skal i henhold til sit kommissorium overveje lokalebehovet ved en byret med 6-8 dommere efter gennemførelse af en retskredsreform. Arbejdsgruppen har på den baggrund taget udgangspunkt i Strukturkommissionens forslag til en ny retskreds nr. 17 (Roskilde og Nordvestsjælland), som efter det foreslåede skal have følgende personalenormering: 1 embedschef 7 dommere 8 øvrige jurister (heraf 3 assessorer) 45 kontorfunktionærer Ud over de ovennævnte grupper af ansatte vil der eventuelt være en eller flere servicemedarbejdere, retsbude, vagtmestre, elever mv. Disse grupper af ansatte indgår ikke i Strukturkommissionens beregninger 8. For at kunne skabe plads i retsbygningen til samtlige ansatte ved de fremtidige embeder har arbejdsgruppen foretaget en skønsmæssig vurdering af antallet af ansatte i disse personalegrupper. Arbejdsgruppen har lagt til grund, at der ved et embede på størrelse med retskreds nr. 17, som varetager tinglysning, vil være i alt 66 medarbejdere, herunder mindst to elever, en servicemedarbejder, et retsbud og en vagtmester. Ved et embede, der ikke varetager tinglysning, har arbejdsgruppen lagt til grund, at der vil være 54 medarbejdere i alt. 7 Jf. (KOM(2003)650 af ) samt grønbog vedrørende ligestilling og ikke-forskelsbehandling i det udvidede EU (KOM (2004)379 af ). 8 Jf. Strukturkommissionens betænkning s

17 Arbejdsgruppen har noteret sig, at der i perioden fra 1999 har været en udvikling i byretternes sagstal hovedsageligt i stigende retning hvilket alt andet lige medfører behov for flere medarbejdere og derfor flere lokaler. Dette forhold modsvares imidlertid af en vis stigning i effektiviteten ved retterne i samme periode. Derfor har arbejdsgruppen lagt ovennævnte personalenormering til grund. Arbejdsgruppen har af praktiske årsager fundet det mest hensigtsmæssigt at beskrive et embede, hvor alle funktionerne er samlet i én bygning, selv om arbejdsgruppen er opmærksom på, at Strukturkommissionen har foreslået, at retskreds nr. 17 skal bestå af et hovedtingsted og et afdelingskontor. Justitsministeriet har nedsat et tinglysningsudvalg, som blandt andet overvejer, om varetagelsen af tinglysningsopgaven kan organiseres på en mere hensigtsmæssig måde. Udvalget har i den forbindelse fået til opgave at overveje, om tinglysningsopgaven fortsat bør varetages af domstolene og i givet fald, om opgaven skal løses decentralt eller samles ved ét eller nogle få embeder eller om tinglysningsopgaven evt. bør privatiseres. Udvalget har endnu ikke taget stilling til sin anbefaling med hensyn til den fremtidige tinglysnings organisering. Arbejdsgruppen har derfor som det også er forudsat i kommissoriet beskrevet lokalebehovet for såvel et embede, der varetager tinglysningsmæssige opgaver, som for et embede der ikke varetager tinglysning. I forbindelse med udarbejdelse af plantegningen i afsnit 1.5 har arbejdsgruppen valgt at tage udgangspunkt i et embede uden tinglysning. Arbejdsgruppen har i overensstemmelse med kommissoriet alene taget højde for tekniske indretninger, hvis disse har betydning for dimensioneringen af retsbygningen. I det omfang dette ikke er tilfældet, har arbejdsgruppen for så vidt angår sådanne installationer henholdt sig til beskrivelsen heraf i Bygningsvejledningen. Arbejdsgruppen har inddraget indretningsmæssige hensyn, i det omfang det har betydning for dimensioneringen af retsbygningen. Det gælder særligt i forhold til retssale. Arbejdsgruppen har, hvor det har været relevant og praktisk muligt under hensyn til det tidsrum, arbejdsgruppen har haft til rådighed inddraget erfaringer med et lignende projekt fra Norge, jf. ovenfor afsnit Sammenligning af areal Deloitte har i en budgetanalyse af domstolene fra sammenlignet arealforbruget i centraladministrationen med arealforbruget ved domstolene. Det fremgår af budgetanalysen 10, at Slots- og Ejendomsstyrelsen anvender et nøgletal på 39 kvadratmeter kontorareal pr. årsværk i centraladministrationen inklusive andel af fællesarealer. Til sammenligning har Deloitte beregnet, at domstolene i dag anvender ca. 50 kvadratmeter pr. årsværk (eksklusive retssale). Arbejdsgruppen er imidlertid enig med Deloitte i, at Slots- og Ejendomsstyrelsens nøgletal ikke kan sammenlignes direkte med det beregnede nøgletal for domstolenes nuværende arealanvendelse pr. årsværk. Deloitte peger således på, at der er anvendt forskellige opmålingsmetoder for henholdsvis centraladministrationen generelt og domstolene. Dette har blandt andet den 9 Jf. Deloitte: Analyse af de danske domstole, 21. februar Jf. Delrapport 3: Vurdering og beregning s

18 konsekvens, at domstolenes arealanvendelse (eksklusive retssale) fremtræder større, end det rettelig er. Det fremgår desuden af budgetanalysen 11, at Slots- og Ejendomsstyrelsen understreger, at domstolene har en særlig status, hvilket gælder både i forhold til arbejdsopgaverne, og til hvad bygningerne skal kunne rumme og signalere. Slots- og Ejendomsstyrelsen har på den baggrund vurderet, at det generelle nøgletal bør tillægges en faktor på 1,2 som en refleksion af et behov og ønske om at give lokalerne et myndigheds- og domstolspræg. Arbejdsgruppen er enig med Slots- og Ejendomsstyrelsen i, at et generelt nøgletal for arealbehov af denne grund bør tillægges en vis faktor. Arbejdsgruppen er endvidere enig med Deloitte i, at visse elementer i et embedes bygninger såsom indgangsparti, retssale og dommerkontorer bør have særlige karakteristika. Hertil kommer, at domstolenes placering i samfundsstrukturen efter arbejdsgruppens opfattelse betyder, at retternes lokaler bør danne en værdig ramme om retternes opgavevaretagelse. Der bør således stilles krav om, at størrelsen og kvaliteten af de dele af rettens lokaler, hvortil brugerne har adgang, skal have et niveau, der ligger over niveauet i et almindeligt kontorbyggeri. Henset til ovenstående finder arbejdsgruppen, at hverken domstolenes nuværende arealanvendelse eller arealanvendelsen ved nybyggeri til domstolene direkte kan sammenlignes med et generelt nøgletal for kontorareal pr. årsværk i centraladministrationen Etablering af mødelokaler I Bygningsvejledningen 12 er det forudsat, at møder med brugerne så vidt muligt afholdes i særligt indrettede møderum, og at indretning af enkeltkontorer med mødeopstilling bør søges undgået i nye retsbygninger. Spørgsmålet om, hvorvidt arbejdsgruppen i forbindelse med nærværende redegørelse skal lægge til grund, at der i fremtidens retsbygning skal holdes møder med brugerne udelukkende i mødelokaler eller i såvel mødelokaler som mødekontorer, har været drøftet i arbejdsgruppen. Det er flertallets holdning, at der udelukkende skal afholdes møder med brugerne i dertil indrettede mødelokaler. Til støtte for dette synspunkt har arbejdsgruppens flertal anført følgende: Domstolenes Hovedsamarbejdsudvalg har tiltrådt, at møder med brugerne så vidt muligt afholdes i særligt indrettede møderum, og at indretning af enkeltkontorer med mødeopstilling bør søges undgået i nye retsbygninger. Dette må derfor lægges til grund af arbejdsgruppen, medmindre der kan opnås enighed om andet. Dertil kommer, at det er flertallets klare opfattelse, at brugerne i fremtidens retsbygning ikke skal have adgang til kontorarealerne af hensyn til sikkerheden for medarbejderne, tekniske indretninger og dokumenter, jf. afsnit 3 om zoneinddeling og lokaleplacering. Flertallet finder desuden, at anvendelse af retssale og mødelokaler ved samtlige møder med brugerne signalerer en vis værdighed og professionalisme og understreger det forhold, at der er tale om en retshandling. Afholdelse af møder med brugerne på medarbejdernes kontorer kan give møderne et uheldigt uformelt præg, også på grund af medarbejdernes personlige indretning af kontoret. Afholdelse af møder i mødelokaler vil derimod sikre, at brugerne får et ensartet indtryk af domstolene. 11 Jf. Delrapport 3: Vurdering og beregning s Jf. forordet til Bygningsvejledningen med henvisning til forordet til 1999-vejledningen. 18

19 Et mindretal, bestående af HK Landsklubben Danmarks Domstole, finder, at der fortsat bør være mulighed for at afholde møder på medarbejdernes kontorer, hvis det ikke er muligt at etablere zoneinddeling i en given retsbygning. HK Landsklubben Danmarks Domstole har til støtte for mødekontorer anført følgende: Muligheden for at holde møder på eget kontor kan sikre en større grad af fleksibilitet, idet sagsbehandleren kan indkalde fogedkunder/pårørende i skifteretten til møde, når de pågældende har tid, frem for at skulle vente med indkaldelsen til der er et mødelokale, der er ledigt. Endvidere må der tages et særligt hensyn til brugerne i skifteretten, der ofte er ældre mennesker, som er uvante med at møde i retten, og som i sagens natur ofte er ude af balance på grund af det tab, de har lidt. Dette forhold taler for, at møderne i skifteretten holdes i mere uformelle rammer end et mødelokale. Hertil kommer, at etablering af mødelokaler kan medføre en vis spildtid, idet sagsbehandleren skal gå frem og tilbage mellem sit kontor og mødelokalet og ikke har mulighed for at udføre andre arbejdsopgaver i mødelokalet, medmindre hun skal medbringe et antal andre sager til mødelokalet, der kan ekspederes i ventetiden. Alt afhængig af mødelokalernes placering kan den enkelte sagsbehandler desuden opleve det som utrygt at være isoleret i et mødelokale, der ikke er i umiddelbar nærhed af kollegaerne. Arbejdsgruppen har i overensstemmelse med flertallets holdning taget det udgangspunkt, at der i fremtidens retsbygning udelukkende skal afholdes møder med brugerne i mødelokaler samt ved de dertil indrettede afskærmede vejledningsborde, som er placeret i ekspeditionen, jf. afsnit Enkeltkontorer/fælleskontorer Spørgsmålet om, hvorvidt medarbejdere skal placeres i enkeltkontorer eller fælleskontorer, er efter arbejdsgruppens opfattelse først og fremmest afhængig af, om medarbejdernes funktion og arbejdets udførelse tilsiger det. For så vidt angår fælleskontorer er det arbejdsgruppens opfattelse, at den omstændighed, at medarbejderne sidder i samme rum, indebærer en række fordele. Det forhold, at medarbejderne ikke er adskilte af vægge mv. giver således større muligheder for indsigt i og forståelse for hinandens arbejdsopgaver samt for at dele viden og erfaringer på et givet arbejdsområde. Dette sikrer også større ensartethed i opgaveløsningen og gør det desuden lettere at oplære nye medarbejdere. Det bemærkes herved, at den relativt høje gennemsnitsalder hos medarbejderne ved Danmarks Domstole betyder, at det må forventes, at der i de kommende år vil være en stor del af medarbejderne, som vælger at gå på pension. Det betyder, at der skal ansættes nye medarbejdere, som ofte vil tilhøre en yngre generation, der i langt højere grad end de nuværende ansatte skifter jobs. Disse forhold øger behovet for løbende oplæring af nye medarbejdere, hvilket efter arbejdsgruppens opfattelse tilgodeses af fælleskontorer. Endvidere tilgodeser fælleskontorer i højere grad end enkeltkontorer fleksibiliteten, idet det er lettere at afløse hinanden også f.eks. i forhold til oplæring af nye medarbejdere og elever - og besvare telefoniske henvendelser i alle sager. For at sikre medarbejdernes trivsel og mindske støjniveauet finder arbejdsgruppen, at der som udgangspunkt højst bør være fire arbejdspladser i hvert fælleskontor, hvilket ifølge Bygningsvejledningen svarer til en kontorstørrelse på 3 fag. 19

20 Der skal etableres enkeltkontorer til samtlige dommere, retsassessorer og dommerfuldmægtige. Til retsarbejdet knytter der sig opgaver med forberedelse af retssager og efterfølgende domsskrivning, og disse opgaver kan på grund af deres karakter og kompleksitet kun løses i enkeltkontorer. Der vil også være opgaver, som kontormedarbejderne løser, der har en sådan krævende og kompleks karakter, at de bedst varetages i et enkeltkontor. Arbejdsgruppen finder derfor, at der bør etableres et enkeltkontor til brug for såvel foged- som skifteafdeling, der kan benyttes af kontormedarbejderne til løsning af de mere krævende og komplekse opgaver, jf. afsnit Som følge af de arbejdsopgaver af fortrolig karakter, som domstolschefens sekretær beskæftiger sig med, skal der desuden etableres et enkeltkontor til den pågældende kontormedarbejder, jf. afsnit 4.2. Det er endvidere arbejdsgruppens opfattelse, at der - som følge af de pågældendes ledelsesmæssige beføjelser - skal etableres enkeltkontorer til såvel den administrative kontorleder som de fire afdelingsledere i henholdsvis foged-, skifte-, tinglysningsafdeling og retssekretariatet, jf. nærmere afsnit 4.3 og Zoneinddeling og lokaleplacering Zoneinddeling indebærer, at der i retsbygningen er en indre zone for ansatte og en ydre zone for rettens brugere. Indre zone defineres som alle de områder i retsbygningen, hvor der kun er adgang for ansatte ved retten. Der er tre forskellige muligheder for zoneinddeling: Adgangsbegrænsning til kontorarealerne Adgangsbegrænsning inden for retsarealerne Fuld zoneinddeling Adgangsbegrænsning til kontorarealerne medfører, at rettens brugere ikke har adgang til kontorerne, men at de ansatte er nødt til at bevæge sig gennem publikumsområderne for at komme til retssale/mødelokaler. Der er altså ikke direkte adgang fra kontorarealerne til retssalene/mødelokalerne. Adgangsbegrænsning inden for retsarealerne medfører, at der er direkte adgang til retssalene fra dommerkontorerne eller voteringsværelserne, hvortil der er adgangsbegræsning, men ikke direkte adgang til kontorarealerne fra dommerkontorer/voteringsværelser. Fuld zoneinddeling indebærer, at der er direkte adgang mellem kontorarealerne og rets- og mødearealerne, uden at de ansatte skal bevæge sig ind på publikumsarealerne. 3.1 Norske og svenske erfaringer I den norske Domstolsadministrasjons Delrapport I 13 anbefales, at der af sikkerhedshensyn skal være adgangsbegrænsning til kontorarealerne i samtlige retsbygninger. Det er Domstolsadministrasjonens opfattelse, at en sådan adgangsbegrænsning skal indføres i alle retsbygninger, også der hvor der eventuelt ikke er behov for andre bygningsmæssige forandringer. Det anbefales desuden, at der etableres egen indgang til retssalene for dommerne fra voteringsværelserne, hvortil der skal være adgangsbegrænsning. Endelig anføres det, at det ud fra hensyn til udgifter og funktionalitet ikke er nødvendigt at stille krav om, at der skal være direkte adgang fra kontorarealerne til vote- 13 Jf. Delrapport I s

21 ringsværelserne. Nogle af retssalene ved de mellemstore og store retter (4 eller flere dommere), bør imidlertid have direkte adgang til kontorarealerne. I det svenske Domstolsverkets rapport Främtida riktlinjer för säkerhetsarbete i domstolsväsendet (2002) er det anført 14, at der af sikkerhedsmæssige årsager bør være en separat personaleindgang til retsbygningen. I tilknytning hertil fastslår rapporten, at rettens personale bør kunne komme ind i ekspeditionen for at vejlede publikum uden at skulle passere publikumsarealerne. Derudover anbefaler rapporten særskilte ventefaciliteter til lægdommere, advokater, anklagere, vidner og parter samt for anholdte/varetægtsfængslede. For så vidt angår retssale/mødelokaler anbefaler rapporten, at der skal være to udgange, så dommeren/sagsbehandleren hurtigt kan forlade retssalen/mødelokalet hvis der opstår sikkerhedsmæssige problemer. Dommerens/sagsbehandlerens udgang bør have direkte forbindelse med kontorarealerne. 3.2 Arbejdsgruppens overvejelser I overensstemmelse med Bygningsvejledningen 15 finder arbejdsgruppen, at beslutningen om lokalernes placering i forhold til hinanden bør træffes på grundlag af en række faktorer. De mest afgørende hensyn er hensynet til en smidig arbejdsgang ved embedet, herunder behovet for kommunikation og samarbejde, god publikumsbetjening og sikkerhedshensyn, herunder zoneinddeling. Det er indlysende, at såvel rettens eget personale som de professionelle brugere, der regelmæssigt besøger retten lægdommere, anklagere, advokater, politiet og ansatte ved Kriminalforsorgen skal have sikre arbejdsforhold, når de færdes i retsbygningen. Arbejdsgruppen foreslår derfor, at der etableres særskilte ventefaciliteter til lægdommere, advokater, og anklagere, jf. nedenfor afsnit For at retten kan have kontrol med, hvem der færdes i retsbygningen, er det desuden vigtigt, at der er en bemandet information i tilknytning til hovedindgangen, jf. afsnit Det er arbejdsgruppens vurdering, at der bør etableres fuld zoneinddeling i fremtidens retsbygning, da man på den måde bedst varetager de ansattes sikkerhed. Desuden vanskeliggør zoneinddelingen, at uvedkommende inden for åbningstiden skaffer sig adgang til dokumenter og teknisk udstyr. Retssagerne kan trække ud, og der vil derfor ofte være publikum i retsbygningen efter almindelig kontortid. Arbejdsgruppen finder på den baggrund, at det er vigtigt, at kontorarealerne kan aflåses. Arbejdsgruppen finder dog, at der af servicemæssige hensyn bør indrettes en central information i forhallen, jf. afsnit Dette vil alt afhængig af informationens nærmere placering kunne medføre, at der brydes med princippet om fuld zoneinddeling, jf. afsnit 1.5 Forslag til plantegning. Det er efter arbejdsgruppens opfattelse desuden af stor betydning, at dommerne har egen indgang til retssalen, eller at det på anden måde sikres, at de ikke skal passere publikumsarealerne undervejs til retssalen. Dette vil styrke både sikkerheden, rettens værdighed og dommerens autoritet og uafhængighed. Af samme årsager finder arbejdsgruppen, at der bør etableres særskilte indgange for rettens øvrige personale til mødelokalerne. 14 Jf. rapportens s. 34 ff. 15 Jf. Bygningsvejledningen s

22 Det er arbejdsgruppens opfattelse, at der bør etableres et vidneventeværelse, hvorfra der er direkte adgang til retssalen for det tilfælde, at der er behov for ekstra sikkerhed omkring et vidne, jf. afsnit Det er endvidere arbejdsgruppens opfattelse, at anholdte/varetægtsfængslede bør kunne føres til retssalene uden at skulle passere publikumsområdet. Der bør derfor etableres en separat indgang fra venteværelsernemene uden om publikumsområdet til mindst én af retssalene. Denne adgang kan eventuelt være via trappe og/eller forrum til retssalene, jf. afsnit I sagens natur skal information, retssale, mødelokaler, herunder retsmæglingslokaler, og ventefaciliteter placeres i retsbygningens ydre zone. Samtlige kontorarealer placeres i indre zone. Da domstolschefens lokaler i et vist omfang tjener som mødefaciliteter i forbindelse med møder med offentligheden, og en del af det administrative sekretariat fungerer som en slags forkontor til domstolschefens kontor, bør disse lokaler have en vis forbindelse til publikumsarealerne. Arbejdsgruppen finder imidlertid, at der skal være mulighed for at aflåse adgangen mellem publikumsarealerne og domstolschefens lokaler/det administrative sekretariat. Ud over ovennævnte placeres blandt andet følgende lokaler i indre zone: - voteringslokaler - bibliotek - frokoststue og tekøkken - arkivrum og depotrum - printer- og kopirum - server- og telefonrum - teknikrum - rengøringsrum Følgende lokaler placeres i ydre zone: - postrum/betjentstue - tinglysningens aktrum, hvortil der er publikumsadgang For så vidt angår beskrivelse af de forskellige lokalers placering i forhold til hinanden henvises der til redegørelsens enkelte afsnit. 4 Retsbygningen Det er arbejdsgruppens opfattelse, at domstolenes rolle som den tredje statsmagt og dermed deres placering i samfundsstrukturen medfører, at retsbygningerne har stor betydning for det omkringliggende samfund. Udformningen af retsbygningerne bør derfor markere domstolenes plads i samfundet som den dømmende magt og desuden medvirke til, at domstolene fremtræder som en tidssvarende og serviceorienteret organisation. Det er derfor vigtigt, at retsbygningen er synlig og repræsentativ. Den arkitektoniske udformning og indretning af bygningen og brugen af materialer af god kvalitet bør tillægges betydelig vægt i denne sammenhæng. Endvidere bør domstolenes uafhængighed markeres bygningsmæssigt. Dette medfører, at retsbygningerne som udgangspunkt bør etableres som selvstændige bygninger. 22

23 Arbejdsgruppen finder endvidere, at retsbygningen skal være funktionel for både ansatte og brugere. Bygningens udformning og indretning bør være overskuelig, således at det tydeligt fremgår, hvor de forskellige afdelinger er placeret. Placeringen af retsbygningen bør, jf. ovenfor, være så central som muligt, og der bør af hensyn til publikum være gode adgangs- og tilkørselsforhold. Bygningen bør placeres tæt på offentlige transportmidler for at sikre bedst mulig adgang til retten for alle brugere. Adgangen til bygningen skal udformes, så den også kan benyttes af personer, hvis bevægelsesevne er nedsat. Publikums- og personaleparkering skal så vidt muligt placeres i umiddelbar tilknytning til retsbygningen, således at publikum opnår den bedst mulige forbindelse til hovedindgangen. Det bemærkes i den forbindelse, at rettens brugere navnlig parternes advokater ofte medbringer omfattende bilagsmateriale, tidsskrifter og anden juridisk litteratur til domsforhandlingen, og det er derfor af væsentlig betydning, at publikumsparkering placeres så tæt på retsbygningen som muligt. Det er samtidig vigtigt, at der etableres et tilstrækkeligt antal parkeringspladser, da det på grund af de øgede afstande til retten for mange brugere må forventes, at der for fremtiden vil være flere, der kører i bil, når de skal møde i retten. For yderligere beskrivelse af grunden, herunder bygningsdele og terræn, kan arbejdsgruppen henholde sig til beskrivelsen heraf i Bygningsvejledningens afsnit Forhal, information, kasse mv Forhal Forhallen bør signalere den værdighed, som danner ramme om rettens arbejde. Forhallen er brugernes første indtryk af bygningens indre, og det er vigtigt, at den er rummelig med højt til loftet, lys og luft. Forhallen bør indrettes med bænke og eventuelt mindre borde, da den fungerer som venteværelse for retssalene, jf. afsnit Der bør placeres f.eks. mønttelefoner, drikkeautomater og andre brugerfaciliteter i forhallen, ligesom der skal være adgang til toiletter direkte herfra. Information og betjentstue indrettes i forhallen. Den konkrete udformning og størrelsen af forhallen vil afhænge af det enkelte byggeprojekt Information mv. I 2004 åbnede Retten i Esbjerg en såkaldt Domhusbutik. Domhusbutikken er placeret ved rettens hovedindgang og varetager informations-/omstillings- og kassefunktioner samt ekspedition af lettere sager. Retten i Esbjerg har oplyst, at rettens brugere udelukkende har været positive i forbindelse med etablering af Domhusbutikken. Med henblik på at lette publikums adgang til at søge vejledning og information finder arbejdsgruppen, at der i fremtidens retsbygning bør etableres en tilsvarende kombineret information, ekspedition og omstilling nær hovedindgangen, hvor publikum naturligt henvender sig, når de har ærinde i retten. For at kunne yde den bedst mulige service over for publikum på alle områder, bør Informationen så vidt muligt være bemandet med personale fra såvel foged- og skifteafdelingerne som retssekretariatet, så publikum kan få svar på spørgsmål vedrørende samtlige rettens funktioner uden at skulle henvende sig i de enkelte afdelinger. Arbejdsgruppen har anbefalet fuld zoneinddeling i retsbygningen, jf. afsnit 3. Det er som følge heraf nødvendigt med en central information inden for publikumsområdet, som dækker alle rettens 23

24 områder. Dette skyldes, at der som følge af zoneinddelingen ikke er adgang for rettens brugere til de enkelte afdelinger, som er placeret i indre zone. Det bemærkes, at arbejdsgruppens forslag om etablering af denne form for information vil medføre en omlægning af retternes måde at tilrettelægge arbejdet på ved de fleste embeder. Arbejdsgruppen finder, at det er vigtigt, at de brugere, der møder op i retten uden forudgående aftale for at søge information og vejledning, kan modtage den nødvendige vejledning under uforstyrrede forhold. Det bemærkes, at det blandt andet som følge af rettens udvidede vejledningspligt i forbindelse med småsagsprocessen, jf. nedenfor afsnit 4.4, må forventes, at et større antal brugere end hidtil vil møde op i retten uden forudgående aftale for at søge vejledning og bistand. Arbejdsgruppen finder derfor, at der bør skabes plads i Informationen til to afskærmede borde med stole, hvor en medarbejder kan yde den nødvendige service over for brugeren uden først at skulle finde et ledigt mødelokale. Mødefaciliteterne vil selvsagt kunne anvendes i forbindelse med alle former for vejledning, hvor brugere møder op uden en forudgående aftale. Der skal være plads til et tilstrækkeligt antal medarbejdere i Informationen til at sikre optimal publikumsbetjening. Informationen bør derfor kunne rumme minimum 4 arbejdspladser, to/tre kasser samt to afskærmede vejledningsborde, skranke, pengeboks, et antal reoler og evt. et dueslag til de lokale advokater og stævningsmænd, hvor de kan hente post. Arbejdsgruppen skønner, at størrelsen af Informationen kan fastsættes til 6 fag. Der bør endvidere placeres en journalistbakke et passende sted i Informationen, hvori retten til almindelig orientering blandt de journalister, der af og til færdes i retsbygningen, kan lægge udskrift af de afgørelser, der måtte have offentlighedens interesse Kasse I lov om offentlige betalinger mv. er anført en hensigtserklæring om sammenlægning af offentlige kontantkasser. Det følger af loven, at alle personer og virksomheder skal anvise en konto i et pengeinstitut (en Nemkonto ), hvortil offentlige myndigheder med frigørende virkning kan foretage udbetaling af pengebeløb. Virksomheder og personer, der ikke har en bankkonto, vil få stillet en Nemkonto til rådighed af staten, hvilket medfører, at alle udbetalinger fra det offentlige kan ske elektronisk. NemKontosystemet er under udvikling og forventes i drift den 15. september Offentlige myndigheder, herunder retterne, skal være tilsluttet NemKontosystemet senest et år efter systemets bliver sat i drift, det vil sige senest den 15. september Det fremgår ikke direkte af lov om offentlige betalinger mv., men er forudsat af Økonomistyrelsen, at også indbetalingssiden er omfattet. Retterne må således i fremtiden ikke modtage checks og kontanter. Det kan efter Domstolsstyrelsens opfattelse give problemer for retterne, hvis de ikke kan modtage kontanter i foged- og auktionssager. Domstolsstyrelsen vil derfor forsøge at få disse områder undtaget. 24

25 Det må imidlertid forventes, at antallet af kontante ekspeditioner vil falde drastisk som følge af NemKontoordningen, idet vidne- og rejsegodtgørelse samt godtgørelse for tabt arbejdsfortjeneste for fremtiden ikke vil kunne ske kontant. Det er på baggrund af erfaringer fra embeder af tilsvarende størrelse arbejdsgruppens vurdering, at der er behov for en hovedkasse og en bikasse, i alt to kasser, ved et embede på størrelse med retskreds nr. 17, hvis der ikke foretages tinglysning. Ved et embede med samme størrelse med tinglysningsfunktion vil der være behov for tre kasser. Da beholdningen af kontanter i kassen reduceres kraftigt, minimeres den sikkerhedsrisiko, der ville kunne opstå ved at placere kasserne i forbindelse med hovedindgangen Postrum/betjentstue I tilknytning til Informationen og kassen foreslås der indrettet kontor til retsbud, servicemedarbejder og vagtmester, således at disse ansatte er i kontakt med retssalene og publikum. Kontoret foreslås indrettet som arbejdsplads for 3 personer, svarende til et 2 fags kontor. Kontoret indrettes med henblik på postmodtagelse og postafsendelse, herunder med frankeringsmaskiner. 4.2 Domstolschefens lokaler For så vidt angår domstolschefen følger det af Strukturkommissionens betænkning 16, at domstolschefen er tiltænkt en central og meget væsentlig rolle ikke blot for byretternes ledelse og interne arbejdstilrettelæggelse, men også for byretternes kontakt til samarbejdspartnere og til pressen og offentligheden i øvrigt. Det vil blandt andet være domstolschefens opgave og ansvar, at de administrative opgaver ved embedet bliver tilrettelagt og gennemført på en sådan måde, at en målsætning om høj faglig kvalitet, effektivitet og åbenhed, god service og en effektiv ressourceudnyttelse kan opfyldes ved den enkelte byret. Domstolschefen vil i den forbindelse både have det overordnede ansvar for de egentlige administrative opgaver, som f.eks. økonomi- og personaleadministration, og det overordnede ansvar for embedets sagsafvikling og sagsfordeling. Det er i Strukturkommissionens betænkning 17 forudsat, at stillingen som domstolschef skal besættes med en dommer. Ved embeder med 6-8 dommere må det antages, at der vil være perioder, hvor de generelle ledelsesmæssige opgaver ikke lægger fuldt beslag på domstolschefens arbejdstid. Det er derfor blandt andet ud fra den mest hensigtsmæssige udnyttelse af embedets samlede ressourcer væsentligt, at domstolschefen i disse perioder kan virke som dommer. Karakteren og indholdet af de til dels meget udadvendte opgaver og det ansvar, der er henlagt til domstolschefen, medfører, at det er vigtigt, at domstolschefens kontor fremtræder repræsentativt, og at der er tilstrækkelig plads til afholdelse af mindre møder med personalet, pressen mv. Der er desuden behov for mødefaciliteter af en vis størrelse i tilknytning til domstolschefens kontor. Mødelokalet skal blandt andet anvendes til afholdelse af personalemøder i de enkelte afdelinger, juristmøder samt møder med anklagemyndighed, de autoriserede bobestyrere, skifterettens medhjælpere osv. 16 Jf. Strukturkommissionens betænkning s. 251 ff. 17 Jf. Strukturkommissionens betænkning s. 252 f. 25

26 Efter et samlet skøn finder arbejdsgruppen, at størrelsen af domstolschefens kontor ud fra ovenstående hensyn kan fastsættes til 4 fag. Det mødelokale, der skal etableres i tilknytning til domstolschefens kontor, bør kunne rumme minimum 20 personer svarende til 5 fag. Den kontormedarbejder, der fungerer som sekretær for domstolschefen, vil i sagens natur blandt andet beskæftige sig med arbejdsopgaver af fortrolig karakter, som kræver, at sager, dokumenter mv. behandles med diskretion. Der bør derfor etableres et enkeltkontor på 1 fag til den pågældende kontormedarbejder. Kontoret skal desuden fungere som forkontor til domstolschefens lokaler. Det følger af Strukturkommissionens betænkning 18, at det anbefales at indføre en regel, hvorefter det pålægges domstolschefen efter forhandling med embedets øvrige dommere nærmere at fastlægge, hvem der i de enkelte tilfælde afløser domstolschefen, jf. nærmere herom nedenfor afsnit Det administrative sekretariat Under hensyn til omfanget og karakteren af de administrative opgaver, der skal varetages ved de enkelte embeder efter gennemførelse af en retskredsreform, har Strukturkommissionen foreslået, at der bør etableres en egentlig administrativ enhed tilknyttet domstolschefen 19. Det følger af Strukturkommissionens forslag, at det administrative sekretariat skal bistå domstolschefen med den daglige ledelse af embedet, herunder ledelse af regnskabsvæsen, opgaver af bevillings- og budgetmæssig karakter, personale- og lønadministration, bygningsadministration, teknologianvendelse og den administrative tilrettelæggelse af forhold vedrørende embedets sagsafvikling. Det administrative sekretariat vil endvidere skulle bistå domstolschefen med at sikre, at der ydes brugerne så god og effektiv service som muligt i kraft af varetagelse af opgaver vedrørende åbningstider, telefonbetjening og lignende samt opgaver i forhold til borgerne og offentligheden i øvrigt, herunder udarbejdelse af vejledninger mv. Sekretariatet vil ud over medarbejdere med en juridisk og en kontorfaglig baggrund skulle bestå af medarbejdere med en økonomisk/regnskabsmæssig baggrund og en it-baggrund. Styrkelsen af sekretariatsfunktionen medfører efter arbejdsgruppens opfattelse, at der skal indrettes særskilte lokaler til det administrative sekretariat i tilknytning til domstolschefens kontor. Det er forudsat i Strukturkommissionens betænkning 20, at det skal være den juridiske medarbejder (en retsassessor) i det administrative sekretariat, der skal være daglig leder af sekretariatet. På grundlag af de fremtidige embeders størrelse vil arbejdsopgaverne i sekretariatet imidlertid næppe optage vedkommende jurists fulde arbejdstid. Kommissionen forudsætter derfor, at den pågældende jurist normalt også er beskæftiget med andre af embedets opgaver 21. Da den juridiske medarbejder (retsassessoren) skal være daglig leder af sekretariatet med tæt kontakt til domstolschefen, finder arbejdsgruppen, at den juridiske medarbejders kontor bør placeres i tilknytning til det administrative sekretariat og ikke i specialafdelingerne på trods af, at der også varetages arbejdsopgaver i disse afdelinger. 18 Jf. Strukturkommissionens betænkning s Jf. Strukturkommissionens betænkning s. 256 ff. 20 Jf. Strukturkommissionens betænkning s Jf. Strukturkommissionens betænkning s

27 Det er arbejdsgruppens opfattelse, at retsassessorens ledelsesmæssige opgaver kræver, at der er plads til afholdelse af mindre møder med personalet på den pågældende retsassessors kontor, herunder fortrolige samtaler med medarbejderne, jf. afsnit Størrelsen af assessorernes kontor bør derfor fastsættes til 1½ fag. En mulig indretning af et kontor på 1½ fag er vist i bilag 7. Det forudsættes endvidere i betænkningen 22, at der skal være en administrativ kontorleder, der forestår den daglige ledelse af de mere kontorfaglige opgaver i sekretariatet. Som følge af indholdet af den administrative kontorleders arbejdsopgaver finder arbejdsgruppen det påkrævet, at der er plads til afholdelse af mindre møder med én eller flere medarbejdere samt afholdelse af koordinerende møder med afdelingslederne på den administrative kontorleders kontor. Størrelsen af kontoret kan derfor fastsættes til 1½ fag. En mulig indretning af et kontor på 1½ fag er vist i bilag 7. Ved afholdelse af større møder kan såvel retsassessoren som den administrative kontorleder benytte det mødelokale, der er tilknyttet domstolschefens kontor. Det er beskrevet i Strukturkommissionens betænkning, at det administrative sekretariat ikke blot kan omfatte medarbejdere med henholdsvis en juridisk og en kontorfaglig baggrund, men også medarbejdere med en økonomisk/regnskabsmæssig baggrund og en it-baggrund. Medarbejdere med økonomisk/regnskabsmæssig baggrund vil ifølge Strukturkommissionen f.eks. kunne være personer med en uddannelse fra den finansielle sektor, den kommunale sektor eller fra et revisionskontor. Der vil også kunne være tale om administrative medarbejdere ved domstolene med en særlig økonomisk/regnskabsmæssig efteruddannelse. Derimod er det Strukturkommissionens vurdering, at der næppe vil være grundlag for rekruttering af medarbejdere med en akademisk uddannelse inden for økonomi. Ved medarbejdere med en kontorfaglig baggrund sigter Strukturkommissionen til de kontoruddannede medarbejdere ved domstolene, som ved byretterne i dag varetager en række af de administrative funktioner, der også fremover skal varetages inden for løn- og personaleadministration, regnskabsvæsen, journal, postekspedition, kontorhold, statistikopgaver mv. De opgaver, der varetages af det kontoruddannede personale, vil typisk udgøre størstedelen af de samlede daglige opgaver, der skal varetages i det administrative sekretariat. Det er ikke nærmere beskrevet i Strukturkommissionens betænkning, hvor mange kontormedarbejdere der skal varetage opgaver i det administrative sekretariat. På baggrund af Strukturkommissionens beskrivelse af omfanget af de arbejdsopgaver, der skal varetages af kontormedarbejderne i det administrative sekretariat, har arbejdsgruppen ud fra en skønsmæssig vurdering lagt til grund, at der gennemsnitligt vil være beskæftiget to kontormedarbejdere i sekretariatet, hvoraf den ene vil være placeret på domstolschefens forkontor, jf. ovenfor afsnit 4.2. Under hensyn til karakteren af arbejdsopgaverne og de umiddelbare fordele ved en let og ukompliceret adgang til samarbejde finder arbejdsgruppen, at den kontormedarbejder, der ikke fungerer som sekretær for domstolschefen, og økonomimedarbejderen mest hensigtsmæssigt kan placeres i et fælleskontor i direkte tilknytning til den administrative kontorleders og den juridiske medarbejders 22 Jf. Strukturkommissionens betænkning s

28 kontorer. Størrelsen af kontoret fastsættes til 2 fag. En mulig indretning af et fælleskontor på 2 fag er vist i bilag 10. It-medarbejderens arbejdsopgaver kræver efter arbejdsgruppens opfattelse ikke i samme omfang sparring med de øvrige medarbejdere i sekretariatet. Arbejdsgruppen finder derfor, at itmedarbejderen bør placeres på et enkeltkontor. Størrelsen heraf fastsættes til 1 fag. En mulig indretning af et kontorlokale på 1 fag er vist i bilag 8. Det er herved forudsat, at denne medarbejder alene varetager it-mæssige arbejdsopgaver. 4.4 Retssekretariatet Retssekretariatet skal som nævnt i afsnit fortsat varetage de opgaver, som også i dag varetages af retssekretariaterne, herunder skriftlig forberedelse i civile sager, berammelser, forkyndelser, indkaldelser af vidner og parter, protokollering i retten, renskrivning af domme mv. Disse opgaver varetages i det væsentlige af kontorfunktionærer. I en henvendelse af 30. november 1998 til Strukturkommissionen har Retsplejerådet fremsat ønske om, at sekretariatsfunktionen styrkes betydeligt, herunder med jurister. På den baggrund har Strukturkommissionen som noget nyt foreslået, at retssekretariatet skal varetage en række opgaver af juridisk karakter 23. Retssekretariatets jurister forudsættes således i væsentligt omfang at medvirke ved sagsforberedelsen, herunder at afholde eller deltage i visse forberedende retsmøder, samt at tage stilling til visse tvister under forberedelsen, spørgsmål om syn og skøn, om sagen er klar til berammelse mv. Juristerne vil i visse typisk store og vanskelige sager også kunne bistå dommerne ved forberedelse af selve domsforhandlingen og skrivning af udkast til dom. Retssekretariatet skal desuden varetage opgaver i forbindelse med indførelse af småsagsprocessen. Det fremgår således blandt andet af Retsplejerådets betænkning om reform af den civile retspleje III, at rettens sekretariat i forbindelse med småsagsprocessen skal yde en intensiv vejledning og bistand til parterne, således at det sikres, at også parter, der ikke har juridiske kundskaber, og som ikke bistås af advokat, opnår den retsstilling, de efter lovgivningen har krav på 24. Retssekretariatet skal som følge heraf udvides med plads til et antal jurister og skal sammen med dommerkontorerne i overensstemmelse med anbefalingerne i Bygningsvejledningen placeres i tilknytning til retssalene. Det er forudsat af Strukturkommissionen 25, at den daglige ledelse af retssekretariatet kan varetages af en retsassessor. Som følge heraf bør den pågældende assessors kontor placeres i umiddelbar tilknytning til retssekretariatet. Da retsassessorens ledelsesmæssige opgaver kræver, at der er plads til afholdelse af mindre møder med personalet på den pågældende retsassessors kontor, herunder fortrolige samtaler med medarbejderne, fastsættes størrelsen af assessorens kontor til 1½ fag, jf. afsnit En mulig indretning af et kontor på 1½ fag er vist i bilag 7. Det er desuden forudsat af Strukturkommissionen 26, at de administrative ledelsesfunktioner, der er knyttet til selve retssekretariatet, varetages i samarbejde med den kontormedarbejder, der fungerer som afdelingsleder i den pågældende afdeling. Da afdelingslederen har ledelsesmæssige beføjelser, 23 Jf. Strukturkommissionens betænkning s. 196 ff. og s. 264 f. 24 Jf. Retsplejerådets betænkning om Reform af den civile retspleje III s. 454 f. 25 Jf. Strukturkommissionens betænkning s Jf. Strukturkommissionens betænkning sm.st. 28

29 finder arbejdsgruppen, at afdelingslederen bør have mulighed for at kunne føre fortrolige samtaler med medarbejderne på eget kontor. Størrelsen af kontoret fastsættes til 1 fag. Arbejdsgruppen har lagt til grund, at de dommerfuldmægtige, der udfører arbejdsopgaver i retssekretariatet, tillige er beskæftiget med andre opgaver i embedets specialafdelinger. Arbejdsgruppen finder derfor blandt andet af hensyn til det faglige miljø og uddannelsesmæssige aspekt, at samtlige dommerfuldmægtiges kontorer mest hensigtsmæssigt kan placeres samlet i specialafdelingerne, jf. afsnit En mulig indretning af et kontor på 1 fag er vist i bilag 8. I lighed med det, der er anført ovenfor om det administrative sekretariat, finder arbejdsgruppen, at karakteren af de arbejdsopgaver, der er henlagt til retssekretariatet, taler for, at kontormedarbejderne i retssekretariatet placeres i fælleskontorer. På baggrund af det samlede antal årsværk for 2004 på landsplan har arbejdsgruppen skønnet, at der vil være beskæftiget 13 kontormedarbejdere i retssekretariatet. Det er herved forudsat, at der er overført et kontorårsværk fra retssekretariatet til fogedretten som følge af den nye forenklede inkassoproces, jf. afsnit Det er arbejdsgruppens vurdering, at behovet for kontorarbejdspladser i retssekretariatet kan dækkes ved etablering af to fælleskontorer på 3 fag med fire arbejdspladser, to fælleskontorer på 2 fag med tre arbejdspladser samt et enkeltkontor på 1 fag til afdelingslederen. En mulig indretning af disse kontorer er vist i bilag 9, 10 og 8. Det er anført i Strukturkommissionens betænkning, at det eventuelt vil være hensigtsmæssigt, at retssekretariatet arbejder i sektioner på grund af den størrelse, som det må forventes at få. 4.5 Retssale mv. En hurtig sagsafvikling har efter arbejdsgruppens opfattelse væsentlig betydning for retssikkerheden. Det er afgørende for en hurtig og effektiv sagsbehandling, at retterne har den nødvendige bemanding samt en tilstrækkelig stor retssalskapacitet. Både antallet af retssale og størrelsen og udformningen heraf har betydning i den forbindelse. Retssalene er udgiftskrævende lokaler, som bør udnyttes så effektivt som muligt. Udfordringen er derfor at finde det antal retssale, som giver den bedst mulige udnyttelse af retssalene, uden at det giver en negativ effekt på sagsafviklingen. Det er således vigtigt, at kapaciteten er tilstrækkelig til, at sagerne kan berammes og afvikles i takt med, at der er plads i rettens kalender. I to rapporter fra henholdsvis oktober 2000 og februar 2005 har Deloitte gennemført en budgetanalyse af domstolene. I analysen fra oktober 2000 er det antal timer en retssal kan forventes af kunne bookes pr. uge sat til 31,2 timer, svarende til 6,24 timer pr. dag. I analysen fra februar 2005 er der på baggrund af analysen fra oktober 2000 foretaget en beregning af antallet af vægtede sager, de fremtidige embeder vil kunne behandle pr. retssal pr. år. Deloitte vurderer på den baggrund, at de fremtidige embeder vil kunne løse vægtede 27 retssager pr. retssal pr. år, hvis retssalskapaciteten er 25 timer pr. uge svarende til 5 timer pr. dag. Det anføres videre, at hvis kapaciteten i hver 27 Vægtningen af sager indebærer, at relativt tids- og arbejdskrævende sagstyper som f.eks. civile sager, der sluttes med dom efter domsforhandling, tildeles en højere vægt end relativt lette sagstyper, som f.eks. civile sager med udeblivelsesdom. Den vægtede opgørelse er dermed et tilnærmet udtryk for den arbejdsbelastning, sagerne har været årsag til. 29

30 retssal angives til 6 timer pr. dag, vurderes det, at hver retssal har kapacitet til at behandle vægtede sager på retsområderne pr. år. Det bemærkes, at Deloittes analyse ikke tager højde for de nye opgaver, der skal løses ved fremtidens byretter eller omfanget heraf. Endvidere fremgår det ikke af analysen, hvordan antallet af retssager på henholdsvis og er beregnet. I Den norske Domstolsadministrasjons Delrapport I 28 er antallet af retssale pr. dommer (inklusive retsassessorer og dommerfuldmægtige) angivet til 0,75 ved såvel små som mellemstore retter (hhv. 2-3 og 4-9 dommere). Ved store retter (10 eller flere dommere) er antallet af retssale pr. dommer nede på 0,6. Ved vurderingen af retssalskapaciteten er det lagt til grund, at en dommer i gennemsnit sidder i retten 2½-3 dage om ugen. Det bemærkes, at det i den norske rapport er forudsat, at retssalene også bruges til afholdelse af retsmæglingsmøder og i et vist begrænset omfang af lagmannsretten Arbejdsgruppens overvejelser Der er stor forskel på, hvor mange retssale de enkelte embeder råder over på nuværende tidspunkt. Dette er historisk betinget og skyldes den store forskellighed i den eksisterende bygningsmasse. Således råder flere embeder over én retssal pr. dommer, mens retssalene ved andre embeder deles af flere dommere. Det er derfor ikke muligt ud fra den eksisterende retssalskapacitet entydigt at fastslå, hvor mange retssale der er nødvendige for at sikre en hensigtsmæssig afvikling af sagerne. Den norske model for beregning af retssalskapacitet tager udgangspunkt i, hvor mange dage om ugen dommeren møder i retten. Arbejdsgruppen finder, at dette er en hensigtsmæssig beregningsmetode, idet det er de (arbejds)dage, hvor dommeren har retsmøder, at der er behov for retssalskapacitet, og som er afgørende for både den nødvendige og tilstrækkelige retssalskapacitet. I Danmark er det helt almindelig praksis, at dommeren møder i retten fire hele dage om ugen. Den sidste dag anvender dommeren typisk til at forberede eller at efterbehandle retssager, herunder til at skrive domme. En beregning af antallet af retssale bør herefter efter arbejdsgruppens opfattelse tage udgangspunkt i den norske model og således i det forhold, at samtlige dommere ved fremtidens byret bortset fra domstolschefen - sidder i retten 4 hele dage om ugen. Det medfører, at antallet af retssale ved de enkelte embeder alt andet lige kan fastsættes til 0,8 pr. udnævnt dommer (bortset fra domstolschefen). Hvis dette udgangspunkt lægges til grund betyder det f.eks., at der ved et embede med fem dommere skal etableres fire retssale. Arbejdsgruppen er opmærksom på, at beregningsmetoden isoleret set vil medføre en vis overkapacitet af retssale, da der herved ikke er taget højde for dommernes fravær på grund af ferie, afspadsering, deltagelse i kurser, interne møder mv. Dertil kommer, at brugernes ferieafholdelse erfaringsmæssigt forhindrer en effektiv sagsafvikling i juli måned. 28 Jf. Delrapport I s

31 Sådan overkapacitet er nødvendig, idet en række sager efter deres karakter skal behandles akut og således uden mulighed for forudgående berammelse. Der er tale om grundlovsforhør og fristforlængelser. Der vil desuden i et vist omfang være forhør efter retsplejelovens 747 samt sager, hvor tiltalte fremstilles af politiet, fordi han tidligere er udeblevet fra et retsmøde. Hvis der ikke er ledig retssalskapacitet til grundlovsforhør og fristforlængelser, og sagerne derfor ikke kan foretages inden for tidsfristerne, vil det medføre, at sigtede skal løslades. Hvis andre sager skal aflyses for at behandle disse sager, betyder det omvendt dårlig service og ulempe for brugerne i de sager, der bliver aflyst. Ledig retssalskapacitet er efter arbejdsgruppens opfattelse også nødvendig af andre grunde: Erfaringsmæssigt berammes langt de fleste større sager som halvdags eller heldags domsforhandlinger, og der afsættes således ikke et konkret timeantal til domsforhandlingen. I praksis færdiggøres sagerne samme dag, uanset at domsforhandlingen eventuelt fortsætter ind i rettens frokostpause eller til sent hen på eftermiddagen. Mindre tilståelses- og politisager vil normalt også blive berammet i bunker som halve eller hele retsdage, så anklagemyndigheden og den forsvarer, der eventuelt er beskikket i flere sager, skal bruge mindst mulig tid på transport til og fra retten. Arbejdsgruppen finder, at det vil være uhensigtsmæssigt at beramme større retssager meget tæt efter hinanden samme dag. Det skyldes, at der i så fald ikke vil være tid til at færdiggøre de sager, hvor domsforhandlingen varer længere end forventet f.eks. på grund af, at forklaringerne, proceduren eller voteringen trækker ud, eller fordi dommeren undervejs skal afsige kendelse i tvister, der er opstået under domsforhandlingen. Det bemærkes, at det ikke er muligt at benytte retssalen til andre sager, mens der voteres, idet voteringens varighed og dermed tidspunktet for domsafsigelsen ikke kan fastlægges på forhånd. Hvis en retssag må udsættes, fordi sagerne er berammet for tæt, vil brugerne skulle møde i retten på ny for at få færdigbehandlet sagen. Dette vil medføre øget transporttid og øgede transportudgifter et hensyn der efter arbejdsgruppens opfattelse vil veje endnu tungere ved de fremtidige embeder, hvor afstanden til retten vil forøges for mange af rettens brugere. Da en retssag involverer både parter/tiltalte, vidner, advokater og evt. anklagemyndighed og tolke mv., medfører udsættelse ulempe for flere af rettens brugere. Udsættelse vil desuden medføre øgede udgifter til eventuelle beskikkede advokater. Dertil kommer, at det forhold, at sagen ikke kan færdiggøres i ét retsmøde, kan medføre, at den samlede sagsbehandlingstid forøges med indtil flere måneder på grund af vanskeligheder med at finde et nyt tidspunkt, hvor samtlige sagens aktører kan møde. Utilstrækkelig retssalskapacitet vil således kunne føre til, at retterne ikke kan opfylde de målsætninger for sagsbehandlingstiderne i blandt andet voldssager, som er fastsat af Folketinget. I samme forbindelse bemærker arbejdsgruppen, at det normalt ikke er retten selv, men parternes advokater eller anklagemyndigheden, der anslår, hvor meget tid der skal afsættes til en given retssag. Retten er således i meget vidt omfang nødt til at følge advokaternes/anklagemyndighedens skøn over tidsforbruget og bør ikke opfordre til beskæring af sagen. Ved at afsætte væsentlig min- 31

32 dre tid til domsforhandling end vurderet af anklagemyndigheden/parternes advokater vil retten kunne beskyldes for at afskære parternes mulighed for at føre tilstrækkeligt bevis for deres påstande. Dette synspunkt finder støtte i Delbetænkning XI om behandlingen af større straffesager om økonomisk kriminalitet mv. afgivet af Justitsministeriets udvalg om økonomisk kriminalitet og datakriminalitet 29. Her fremgår det blandt andet, at der vil kunne opstå spørgsmål om inhabilitet for så vidt angår sagens videre forløb for den dommer, der har opfordret anklagemyndigheden til at beskære sagen. Dertil kommer, at det er forudsat i Strukturkommissionens betænkning, at domstolschefen skal virke som dommer, når de administrative opgaver ikke lægger beslag på den pågældendes arbejdstid 30, jf. ovenfor afsnit 4.2. Det er desuden forudsat i betænkningen, at retsassessorer og dommerfuldmægtige hver især skal møde i retten maksimalt 50 hele retsdage om året 31. Ved retskreds nr. 17, hvor der er 8 jurister ud over dommerne, medfører dette, at retsassessorer og dommerfuldmægtige har retsarbejde svarende til i alt maksimalt 400 hele retsdage årligt. Retsplejerådet har i betænkning om reform af den civile retspleje I foreslået, at der skal være mulighed for kollegial behandling af civile sager i byretten 32. Det er i Strukturkommissionens betænkning lagt til grund, at cirka halvdelen af de civile 1. instanssager, der flyttes fra landsretten til byretten (på landsplan i alt sager) vil skulle undergives kollegial behandling 33. En gennemførsel af Retsplejerådets forslag medfører, at flere dommere i disse sager vil være optaget af samme domsforhandling, og at en eller flere retssale derfor ikke udnyttes fuldt ud, mens sagen domsforhandles. En sådan ledig retssalskapacitet vil imidlertid kunne udnyttes i forbindelse med retsassessorernes og dommerfuldmægtigenes retsarbejde, jf. ovenfor. Arbejdsgruppen finder, at de samme betragtninger gælder i forbindelse med eventuel gennemførsel af Retsplejerådets forslag om behandling af nævningesager ved byretten, jf. dog nedenfor om nævningeretssale. Det er forudsat af Strukturkommissionen, at antallet af nævningesager ved de fremtidige byretter bortset fra Københavns Byret - kommer til at ligge på mellem 0 og 10 årligt 34. Endelig bemærkes, at der vil opstå ledig retssalskapacitet, fordi der er sager, der falder væk umiddelbart inden domsforhandlingen, og hvor retten af tidsmæssige årsager ikke kan nå at indkalde til domsforhandling i andre sager samme dag. Ved at fastsætte antallet af retssale til 0,8 pr. dommerårsværk finder arbejdsgruppen, at der er taget højde for samtlige ovennævnte forhold, og at der samlet set vil være tilstrækkelig retssalskapacitet ved de fremtidige embeder. Da antallet af retssale angives som et minimum, skal antallet af retssale oprundes til nærmeste hele tal i forbindelse med beregning af antallet af retssale ved de enkelte retter. 29 Jf. Betænkning nr. 1454/2004 s Jf. Strukturkommissionens betænkning s Jf. Strukturkommissionens betænkning s Jf. Retsplejerådet betænkning om Reform af den civile retspleje I s. 232 ff. 33 Jf. Retsplejerådets henvendelse af 22. juni 1999 til Strukturkommissionen, som er gengivet i Strukturkommissionens betænkning s. 191 ff. 34 Jf. Strukturkommissionens betænkning s

33 Ovenstående beregningsmetode fører til, at skal etableres 6 retssale ved et embede på størrelse med retskreds nr. 17. Det er herved forudsat, at domstolschefen som udgangspunkt ikke går i retten "Normale" retssale Det er efter arbejdsgruppens opfattelse især retssalene, som afspejler domstolenes opgave som konfliktløser. Det er derfor vigtigt, at retssalene understreger rettens værdighed og autoritet. Dette hensyn har betydning for både retssalenes størrelse og loftshøjde samt materialevalget. Retssalene bør som udgangspunkt udformes som rektangulære rum, da det giver størst mulig fleksibilitet, jf. nedenfor om nævningeretssale. Retssalens størrelse er afgørende for, hvilken type af sager der kan foretages i den pågældende retssal. Der er navnlig tre forhold, der spiller ind ved fastlæggelsen af de enkelte retssales størrelse, nemlig antallet af dommere, antallet af aktører (parter, tiltalte, advokater, tolke mv.) og antallet af pladser til tilhørere. I Bygningsvejledningen er det forudsat, at hvert embede skal have mindst en retssal, der er minimum 100 kvadratmeter, og at de øvrige retssale skal have et areal på minimum 50 kvadratmeter 35. Erfaringer på retsområdet tyder imidlertid på, at antallet af retssager med flere tiltalte/forsvarere og dermed ofte tillige flere tilhørere er stigende. Dette gælder også antallet af sager, hvor der benyttes tolk, samt antallet af sager, hvor vidner i straffesager er udsat for at blive truet af tiltalte, jf. nærmere afsnit Det forhold, at der er flere aktører under sagen end tidligere, taler i sig selv for, at der for fremtiden etableres større retssale end gennemsnittet i de eksisterende retsbygninger. Den omstændighed, at vidner kan opleve det som intimiderende at sidde for tæt på tiltalte i retssalen, bør også tillægges vægt i forbindelse med overvejelserne om etablering af større retssale. Retsplejerådet har i Betænkning om reform af den civile retspleje I 36 foreslået, at vidner og sagkyndige skal kunne afgive forklaring via en videoforbindelse, når det er hensigtsmæssigt og forsvarligt. Begrundelsen for dette forslag er ifølge betænkningen dels at spare vidner for en rejse til en fjerntliggende ret, dels at gennemføre afhøringer, som måske ellers ikke ville kunne finde sted eller i hvert fald kun som en subsidiær afhøring, eksempelvis fordi vidnet befinder sig i udlandet. Hvis Retsplejerådets forslag gennemføres, medfører det efter arbejdsgruppens opfattelse, at der skal være mulighed for installering af storskærme og andet teknisk udstyr i samtlige retssale. Det bemærkes, at arbejdsgruppen ikke herved har taget stilling til ansvarsfordelingen mellem politiet og retten i forbindelse med eventuel videotransmission eller lignende. Justitsministeriets udvalg om økonomisk kriminalitet og datakriminalitet har i Delbetænkning XI om behandlingen af større straffesager om økonomisk kriminalitet mv. blandt andet overvejet muligheden for at lave en fjernsyns- eller it-præsentation af sagens dokumenter under domsforhandlingen 37. Udvalget har vurderet, at der samlet set vil kunne opnås en væsentlig procesbesparelse, hvis hele sagsforløbet fra efterforskningsstart til endelig dom sker ved anvendelse af it. 35 Jf. Bygningsvejledningen s Jf. Betænkning om Reform af den civile retspleje I s. 363 ff. 37 Jf. Betænkning nr.1454/2004 s. 92 ff. 33

34 Det må blandt andet på den baggrund forventes, at det i fremtiden vil være almindeligt med elektronisk bevisførelse, f.eks. i form af elektroniske dokumenter og billeder. Installation af de fleste former for teknisk udstyr vil efter arbejdsgruppens opfattelse kræve ekstra plads i forhold til i dag. Efter en samlet vurdering finder arbejdsgruppen, at de normale retssale som udgangspunkt bør være minimum 60 kvadratmeter og ikke 50 kvadratmeter som anført i Bygningsvejledningen. En mulig indretning af en retssal på 60 kvadratmeter er vist i bilag 5. Arbejdsgruppen finder, at der ved et embede på størrelse med retskreds nr. 17 i Strukturkommissionens forslag til retskredsinddeling bør etableres fire retssale på 60 kvadratmeter og to retssale på 100 kvadratmeter. Retssalene på 100 kvadratmeter skal imidlertid være fleksible således, at de kan slås sammen til én nævningeretssal på 200 kvadratmeter. Størrelsen heraf er fastsat ud fra de særlige pladsbehov, der er i forbindelse med afvikling af nævningesager, jf. nedenfor afsnit En mulig indretning af de to fleksible retssale er vist i bilag Nævningeretssale Et flertal i Retsplejerådet har i sin betænkning om behandling af nævningesager foreslået, at nævningesager skal behandles ved byretten i 1. instans 38. Retsplejerådet har foreslået, at sagerne skal behandles af 2 juridiske dommere og 6 nævninge. Retsplejerådets forslag medfører, at der ved alle embeder skal indrettes mindst én retssal, hvor der er mulighed for at afholde nævningesager. Dette indebærer navnlig, at der skal være plads til de 6 nævninge i retssalen, men også at der skal afsættes plads til ekstra tilhørere/presse og flere tiltalte/forsvarere i retssalen, da nævningesager ofte vil være større sager, evt. med flere tiltalte, og med en særlig interesse fra pressens side. Det bemærkes desuden, at det i nævningesager af længere varighed kan være bestemt, at en suppleant for såvel de juridiske dommere som nævningene skal overvære domsforhandlingen. Der bør derfor være plads på både dommerpodiet og nævningepodiet til en sådan suppleant. Arbejdsgruppen finder, at udgangspunktet bør være, at man - uanset antallet af tiltalte - kan behandle de fleste af sagerne i retsbygningen uden at skulle leje/låne andre lokaler. Arbejdsgruppen har lagt til grund, at nævningeretssalen skal kunne rumme en retssag med op til fem tiltalte. Det er anført i Retsplejerådets betænkning om behandling af nævningesager, at nævningene indtil voteringen bør være afsondret fra de juridiske dommere. Nævningene må således ikke tale med de juridiske dommere uden for retssalen, og nævningene skal ikke opholde sig sammen med de juridiske dommere i pauser mv. Det er på den baggrund arbejdsgruppens opfattelse, at nævningene bør placeres på et særskilt podium i retssalen adskilt fra de juridiske dommere. For at sikre, at der er tilstrækkelig plads i retssalen til samtlige aktører, herunder plads til presse og andre tilhørere, finder arbejdsgruppen herefter, at størrelsen af nævningeretssalen bør fastsættes til 200 kvadratmeter. En mulig indretning af nævningeretssalen er vist i bilag 1. Som nævnt ovenfor er det forudsat i Strukturkommissionens betænkning, at antallet af nævningesager ved de fremtidige byretter bortset fra Københavns Byret - kommer til at ligge på mellem 0 og 38 Jf. Retsplejerådets betænkning om behandling af nævningesager s. 55 f. 34

35 10 pr. år 39. Da antallet af nævningesager således vil være yderst begrænset, er der ikke behov for, at nævningeretssalen permanent er indrettet som sådan. Nævningeretssalen bør efter arbejdsgruppens opfattelse derimod indrettes som en fleksibel retssal, der til daglig fungerer som to adskilte almindelige retssale, som kan slås sammen, når der skal foretages en nævningesag. Sammenlægningen af de to mindre retssale til én nævningeretssal medfører som udgangspunkt ikke problemer med retssalsmangel, da det som nævnt er forudsat af Retsplejerådet, at nævningesagerne skal behandles af to dommere. Hvis nævningeretssagen varer i flere ikke-sammenhængende dage, kan der dog midlertidigt opstå et kapacitetsproblem. Dette skyldes, at det rent praktisk vil være for omfattende at dele nævningeretssalen op i to retssale i de mellemliggende perioder. Hvis der opstår kapacitetsproblemer, er der mulighed for, at de to retslokaler, der er tilknyttet specialafdelingerne, slås sammen og benyttes som retssal, jf. afsnit Arbejdsgruppen finder, at det vil være nødvendigt at etablere et depotrum til opbevaring af overskydende teknisk udstyr, borde mv., når nævningeretssalen er i brug. Depotrummet vil kunne placeres i kælderen, hvis det sikres, at der er lettilgængelig adgang til at transportere de opbevarede effekter til og fra retssalen. Størrelsen af depotrummet fastsættes til 2 fag. Arbejdsgruppen bemærker, at fleksible retssale kræver, at retterne i forbindelse med opsplitning og sammenlægning heraf benytter sig af ekstern bistand Lokaler til afholdelse af retsmægling Den 1. marts 2003 iværksatte Justitsministeriet, Domstolsstyrelsen og Advokatrådet en fælles forsøgsordning med retsmægling. Ved retsmægling hjælper en mægler, der enten er dommer eller advokat, parterne med selv at finde frem til konfliktens kerne og derefter blive enige om en holdbar løsning på problemet. Forsøget med retsmægling løb som udgangspunkt indtil udgangen af 2004, hvorefter der skulle foretages en evaluering af forsøget. Justitsministeriet, Domstolsstyrelsen og Advokatrådet har aftalt, at forsøgsordningen fortsætter, mens det overvejes, om der skal indføres en permanent ordning med retsmægling. Den 18. marts 2005 offentliggjorde Justitsministeriet en rapport om evaluering af forsøgsordningen med retsmægling 40. Evalueringsrapporten konkluderer blandt andet, at retsmægling samlet set i langt hovedparten af sagerne og af langt hovedparten af de involverede vurderes som vældig positiv og som en konfliktløsningsform, der indebærer en række fordele. Blandt såvel retsmæglerne som parterne og partsadvokaterne er der stor opbakning bag forsøgsordningen, og et stort flertal vil anbefale ordningen. Som nævnt i afsnit ønsker regeringen at udvide brugen af smidige og fleksible former for konfliktløsning. Da erfaringen fra retsmæglingsforsøgene har været gode, vil regeringen udbrede anvendelsen af retsmægling som konfliktløsningsmiddel til alle landets domstole. Det fremgår af Justitsministeriet evalueringsrapport 41, at det er vigtigt at sikre, at der er mulighed for separate møder under mæglingen. Det vil sige, at der bør være mindst to og helst tre mødelokaler til rådighed, så mægler kan drøfte sagen med den ene part og dennes eventuelle advokat, mens den anden part uforstyrret kan tale videre med sin advokat. Derudover påpeges vigtigheden af at anvende lokaler, der indbyder til afslappede og uformelle samtaler. 39 Jf. Strukturkommissionens betænkning s Jf. Forsøg med retsmægling en evalueringsrapport, afgivet af Justitsministeriets forskningsenhed marts Jf. rapportens s

36 Det er endvidere anført i Bygningsvejledningen 42, at de foreløbige forsøg med retsmægling tilsiger, at der indrettes et mødelokale med to tilstødende, adskilte møderum til hver af de involverede parter. Faciliteterne skal indrettes på en sådan måde, at de ikke signalerer retssystem, da formålet med retsmægling er at skabe et uformelt miljø, hvor to parter indgår et for begge parter tilfredsstillende kompromis. En almindelig retssal er derfor ikke velegnet som retsmæglingslokale. Det er efter arbejdsgruppens opfattelse afgørende at sikre optimale rammer for mæglingsmøderne med henblik på at opnå størst mulig succes med ordningen. Dette indebærer, at det skal sikres, at der er mulighed for separate møder under retsmæglingen, hvilket vil sige, at der skal være tre møderum til rådighed, så mægleren kan drøfte sagen med den ene part og dennes eventuelle advokat, mens den anden part uforstyrret kan tale med sin advokat. Der bør anvendes lokaler, der indbyder til afslappede og uformelle samtaler, hvorfor en retssal er uegnet til formålet. Arbejdsgruppen finder, at størrelsen af det centrale fælles møderum kan fastsættes til 3 fag, mens størrelsen af de separate møderum kan fastsættes til 1 fag. Med henblik på at sikre den bedst mulige udnyttelse af lokalerne, er det arbejdsgruppens opfattelse, at mæglingslokalerne også kan anvendes til visse møder i skiftesager eller i forbindelse med samtaler med børn, jf. afsnit Birum i tilknytning til retssalene Voteringslokaler Det fremgår af Bygningsvejledningen 43, der tager udgangspunkt i et to-dommerembede, at der skal etableres et særskilt voteringslokale med direkte dørforbindelse til mindst én retssal. Det fremgår desuden, at der skal være direkte adgang til toiletfaciliteter, og at der så vidt muligt bør være direkte forbindelse til et evt. venteværelse for lægdommere. For at sikre en smidig arbejdsgang finder arbejdsgruppen, at der bør etableres særskilte voteringslokaler i tilknytning til samtlige retssale. Voteringslokalerne skal samtidig fungere som venteværelser for lægdommerne, jf. afsnit Det er givet, at ét af voteringslokalerne skal placeres med direkte adgang til nævningeretssalen. Dette lokale skal anvendes i forbindelse med, at de to juridiske dommere og de seks nævninge voterer, hvilket kan vare op til flere timer. Størrelsen af lokalet bør derfor fastsættes til 3 fag. Størrelsen af de fem almindelige voteringslokaler kan fastsættes til 1½ fag. Det er arbejdsgruppens opfattelse, at voteringslokalerne, i det omfang de er ledige, også kan benyttes til andre møder, f.eks. i foged- eller skifteretten, hvilket vil sikre, at voteringslokalerne udnyttes så effektivt som muligt. 42 Jf. Bygningsvejledningen s Jf. Bygningsvejledningen s

37 4.6.2 Dommerkontorer Det er forudsat i Strukturkommissionens betænkning 44, at den interne struktur ved retterne skal opbygges sådan, at man i højere grad kan koncentrere dommernes arbejde om det egentlige retsarbejde og nedbringe den tid, som de bruger på andre opgaver, herunder navnlig på sagsforberedelse samt ledelse og administration. Det er således forudsat, at ansvaret for de generelle ledelsesmæssige og administrative opgaver ved embedet skal samles hos domstolschefen, der skal bistås med den daglige ledelse af embedet af det administrative sekretariat. Efter arbejdsgruppens opfattelse vil der være behov for, at dommerne kan drøfte sager mv. på deres eget kontor med kollegaer, herunder vejlede dommerfuldmægtige under uddannelse. Dommerne vil desuden i særlig grad have behov for ekstra plads til reoler, der kan rumme litteratur, tidsskrifter og evt. sagsmapper i tilknytning til hverv som formand for henholdsvis Taksationskommissionen og Fredningsnævnet. Dommerne er endvidere i høj grad beskæftiget med større retssager med omfattende bilagsmateriale, hvilket kræver såvel ekstra reol- som skrivebordsplads. Arbejdsgruppen finder endvidere, at der ved dimensioneringen af dommerkontorerne bør tages højde for det forhold, at der er et antal sager fortrinsvis boligretssager hvor voteringen udskydes til senere, og hvor drøftelserne med lægdommerne derfor ikke kan foregå i voteringslokalerne, som kan være optaget af andre sager. At voteringen udskydes kan f.eks. skyldes, at der under domsforhandlingen er opstået nye komplekse juridiske problemstillinger, som dommeren skal have lejlighed til at undersøge nærmere inden voteringen, eller at voteringen af tidsmæssige årsager ikke kan færdiggøres samme dag som domsforhandlingen, f.eks. fordi der er flere tiltalte og/eller mange forhold, der skal tages stilling til under voteringen. Der bør i disse situationer være plads til, at voteringen kan foregå på dommernes kontorer på et andet tidspunkt end i umiddelbar forlængelse af domsforhandlingen. Det bemærkes, at votering i andre sager forudsættes at foregå i de dertil indrettede voteringslokaler, jf. Bygningsvejledningen og afsnit ovenfor. På baggrund af det ovenfor anførte finder arbejdsgruppen, at størrelsen af dommerkontorerne - bortset fra domstolschefens kontor - bør fastsættes til 2 fag. En mulig indretning af et kontor på 2 fag er vist i bilag 6. Det sikres herved, at der er plads til et mødebord og et antal ekstra stole samt den nødvendige reolplads på dommerkontoret ud over dommerens egen arbejdsplads. I tilfælde af at der undtagelsesvist opstår behov for, at dommerne kan afholde større møder, vil man eventuelt kunne benytte domstolschefens mødefaciliteter. Det følger af Strukturkommissionens betænkning 45, at det anbefales at indføre en regel, hvorefter det pålægges domstolschefen efter forhandling med embedets øvrige dommere nærmere at fastlægge, hvem der i de enkelte tilfælde afløser domstolschefen. Afløseren vil i princippet kunne komme til at udføre alle de funktioner, der påhviler domstolschefen. Det må imidlertid tages i betragtning, at afløserfunktionen normalt sigter mod kortvarige og ofte planlagte fraværsperioder (sygdom og ferie), således at den pågældende i praksis ofte blot vil udføre de funktioner, der ikke kan og bør afvente, at domstolschefen på ny kommer til stede ved embedet. 44 Jf. Strukturkommissionens betænkning s Jf. Strukturkommissionens betænkning s. 255 f. 37

38 Afløseren vil have et vist behov for i perioder at kunne holde mindre møder på sit kontor i forbindelse med sine administrative forpligtelser. Omfanget af de opgaver, der er henlagt til afløseren, kræver imidlertid efter arbejdsgruppens opfattelse ikke etablering af yderligere mødefaciliteter på afløserens kontor end på de øvrige dommerkontorer. Ved afholdelse af større møder kan afløseren efter arbejdsgruppens opfattelse benytte de mødefaciliteter, der er tilknyttet domstolschefens kontor Lokale til samtaler med børn Det følger af lov om forældremyndighed og samvær 46, at der, hvis et barn er fyldt 12 år, skal finde en samtale sted med barnet, før der træffes afgørelse i en sag om forældremyndighed. Det fremgår af FN s Børnekonvention 47, at deltagerlandene skal sikre et barn, der er i stand til at udforme sine egne synspunkter, retten til frit at udtrykke disse synspunkter i alle forhold, der vedrører barnet; barnets synspunkter skal tillægges passende vægt i overensstemmelse med dets alder og modenhed. Dommeren/fogeden skal derfor også i forældremyndigheds- og samværssager tale med barnet, selv om barnet ikke er fyldt 12 år, hvis barnet har den fornødne modenhed. Familie- og forbrugerministeren har i overensstemmelse hermed fremsat et lovforslag 48, der blandt andet indebærer, at der skal finde en samtale sted med børn under 12 år, hvis barnets modenhed og sagens omstændigheder tilsiger det. Det følger af samme lovforslag, at samtlige forældremyndighedssager for fremtiden skal begynde hos de nye statsforvaltninger. Sagerne indbringes kun for retten, hvis der ikke under statsforvaltningernes vejledning og rådgivning kan opnås enighed mellem parterne. Det er forudsat, at statsforvaltningen på et så tidligt tidspunkt som muligt inddrager børnene f.eks. gennem samtaler. De sager, hvor der ikke kan opnås enighed mellem forældrene i statsforvaltningerne, vil skulle indbringes for retten af statsforvaltningen. Arbejdsgruppen er opmærksom på, at lovændringen formentlig vil medføre, at færre sager om forældremyndighed for fremtiden ender ved domstolene, og at antallet af samtaler med børn derfor vil mindskes. Der vil imidlertid fortsat være behov for faciliteter ved retterne, hvor disse samtaler kan afholdes. Arbejdsgruppen finder, at et kontorlokale er yderst uegnet til en samtale med et barn. En sådan samtale er en stor belastning for barnet, som på forhånd må antages at være tilbageholdende og usikker på situationen. I lighed med retsmæglingsmøder er det derfor vigtigt, at det lokale, hvor samtalen med barnet foregår, indbyder til afslappede og uformelle samtaler, jf. afsnit Det er arbejdsgruppens opfattelse, at de særlige forhold, der gør sig gældende i forbindelse med indretning af et lokale til samtaler med børn, i vidt omfang stemmer overens med kravene til indretning af retsmæglingslokalet. Arbejdsgruppen finder derfor, at børnesamtaler problemfrit kan foregå i selve retsmæglingslokalet eller i et af de tilstødende lokaler. 46 Jf. lovens Jf. art. 12. Danmark ratificerede Børnekonventionen i Jf. 29 b, stk. 2, i L 28. Forslag til lov om ændring af lov om forældremyndighed og samvær, lov om ægteskabs indgåelse og opløsning og forskellige andre love, fremsat af familie- og forbrugerministeren den 24. februar

39 4.6.4 Ventefaciliteter Det fremgår af Bygningsvejledningen, at der i tilknytning til retssalene efter behov indrettes særskilte rum til brug for vidner og lægdommere. Det er samtidig forudsat, at der indrettes advokatværelse til ventende advokater og/eller klientsamtaler 49. Arbejdsgruppen finder, at det er vigtigt med et tilstrækkeligt stort antal ventefaciliteter for at sikre gode forhold for rettens brugere, herunder vidner, lægdommere, advokater, anklagemyndighed, tolke, journalister mv. Som nævnt i afsnit bør der indrettes bænke og eventuelt mindre borde i forhallen i tilknytning til hver enkelt retssal, idet forhallen skal fungere som venteværelse for parter, tiltalte mv Venteværelse for vidner Som nævnt er det anført i Bygningsvejledningen, at der efter behov indrettes særskilte rum til brug for vidner. Dette er i overensstemmelse med rapporten Vidnebeskyttelse afgivet af en arbejdsgruppe under Justitsministeriet i juni 1998, hvoraf følgende blandt andet fremgår: Det kritiseres jævnligt, at vidner i forbindelse med retsmøder i almindelighed er nødt til at vente i fælles venterum, hvor vidnet kan komme til at vente sammen med tiltalte og eventuelt dennes vidner, familie og venner. Det skaber utryghed i sager, hvor vidnet frygter trusler eller andre overgreb fra tiltalte eller fra tiltaltes vidner, familie eller venner. I mange retsbygninger vil det næppe være muligt inden for de eksisterende bygningsmæssige rammer at afsætte plads til et særskilt venterum for vidner, der ikke før retsmødet bør konfronteres med tiltalte eller personer med tilknytning til denne. Hvor det er muligt, bør der imidlertid, f.eks. i forbindelse med større om- eller tilbygninger, indrettes særskilt venterum, så disse vidner ikke bliver konfronteret med tiltalte m.fl. før retsmødet. Ved nyopførelse eller nyindretning af retsbygninger bør der altid etableres et særskilt venterum for de nævnte vidner. Endvidere er det som nævnt i afsnit anført i EU s Ministerråds rammeafgørelse af 15. marts 2001 art. 8, stk. 3, at hvert medlemsland skal sikre, at kontakt mellem offer og gerningsmand i retsbygningerne undgås, medmindre straffesagen gør en sådan kontakt nødvendig. Det er videre anført, at når det er relevant for at opnå dette, sørger hver medlemsstat for, at der efterhånden indrettes særskilte venteværelser for ofrene. Vidnebeskyttelse har desuden været gjort til genstand for spørgsmål fra såvel Folketingets Retsudvalg som Folketingets Finansudvalg 50. Det er blandt andet på baggrund af ovenstående arbejdsgruppens opfattelse, at der skal etableres særskilte ventefaciliteter til vidner i straffesager. Her tænkes navnlig på forurettede, men også andre vidner, som gerne vil undgå at møde tiltalte i retsbygningen. Herudover er der behov for ventefaciliteter til andre vidner, herunder tiltaltes. Ved en retskreds på størrelse med retskreds nr. 17 er det derfor arbejdsgruppens vurdering, at der er behov for to vidneventeværelser. Venteværelserne placeres så vidt muligt i nærheden af vagtmesterens/servicemedarbejderens kontor. Der bør være direkte adgang fra det ene venteværelse til en af retssalene. Størrelsen af vidneventeværelserne fastsættes til 1½-2 fag. 49 Jf. Bygningsvejledningen s. 23 f. 50 Jf. justitsministerens besvarelse af Folketingets Retsudvalgs spørgsmål nr. 118 af 11. februar 2002 (alm. del bilag 261) og Folketingets Finansudvalgs spørgsmål nr. 3 af 6. september 2004 ( 11 bilag 25). 39

40 Venteværelse til lægdommere Det er arbejdsgruppens opfattelse, at lægdommere også skal kunne vente under betryggende fohold adskilt fra tiltalte. Det er imidlertid ikke nødvendigt at etablere særlige venteværelser til lægdommere, idet lægdommerne kan vente i voteringslokalerne. Der skal være mulighed for, at voteringsværelserne kan aflåses under domsforhandlingen, så lægdommerne kan efterlade deres overtøj og værdigenstande i lokalet. Det bemærkes, at der kan opstå situationer, hvor lægdommerne ikke kan blive lukket ind i voteringslokalet, som kan være optaget af andre sager. I disse situationer kan lægdommerne eventuelt vente i et af de lokaler, der etableres til klientsamtaler, jf. nedenfor Venteværelser til advokater og anklagemyndigheden Det fremgår af Bygningsvejledningen 51, at advokatværelse til ventende advokater og/eller klientsamtaler placeres i umiddelbar tilknytning til hver retssal. Det er forudsat i afsnit 3 om zoneinddeling og lokaleplacering, at samtlige retssale placeres i et plan. Det er arbejdsgruppens opfattelse, at det er tilstrækkeligt at etablere ét advokatværelse til de advokater, der færdes i retsbygningen. Advokatværelsets størrelse kan fastsættes til 1½ fag. Der bør etableres to særskilte lokaler til fortrolige klientsamtaler før og under domsforhandlingen i umiddelbar tilknytning til advokatværelset. Størrelsen af disse lokaler fastsættes til 1 fag. De to mindste advokatværelser vil selvsagt også kunne benyttes til venterum for vidner eller lægdommere efter behov. Arbejdsgruppen finder, at det kan sende et uheldigt signal til forurettede/tiltalte, hvis anklageren skal vente i samme lokale som forsvareren, mens retten holder pause eller voterer. Der bør derfor etableres et særskilt venteværelse til anklagemyndigheden på 1½ fag Venterum for anholdte/varetægtsfængslede og for vagtpersonalet Det er forudsat i afsnit 4, at retsbygningerne som udgangspunkt bør etableres som selvstændige bygninger. Retssalene vil dermed ikke nødvendigvis ligge i umiddelbar tilknytning til et arresthus, som det er tilfældet mange steder i dag. Det er derfor påkrævet, at der indrettes et antal venterum for anholdte/varetægtsfængslede i retsbygningen. Bygningsvejledningen indeholder blandt andet følgende retningslinjer for venterum for anholdte 52 : Venterum for anholdte placeres med særskilt indgang til retsbygningen Venterum for anholdte kan placeres i kælder. Til venterum er tilknyttet 1 toilet for anholdte og 1 toilet for vagtpersonalet samt et opholdsrum for vagtpersonalet. Et venterum skal have en minimumsbredde på 2 m og et minimumsareal på 6 m 2. Dagslysadgang er ikke påkrævet, men hvis der er dagslysadgang, skal vinduer være sikret i klasse B3. 51 Jf. Bygningsvejledningen s Jf. Bygningsvejledningen s

41 Arbejdsgruppen er enig i, at venterum bør have en minimumsbredde på 2 meter og et minimumsareal på 6 kvadratmeter. Arbejdsgruppen har i den forbindelse noteret sig, at disse minimumsmål svarer til de retningslinjer for venterum, der er fastsat i Justitsministeriets vejledning om indretning af nye politibygninger (august 1992). Arbejdsgruppen er bekendt med, at Europarådets komité til forebyggelse af tortur (torturkomitéen) i 2002 aflagde et besøg i Danmark. I besøget indgik blandt andet indretningen og anvendelsen af venterum på en politistation. Torturkomitéen anførte blandt andet følgende om nogle venterum på en politistation: Two of the rooms were small (2,8 m 2 ), had no access to natural light or ventilation and were wired to equipment that played loud music when the lights were switched on (i.e. whenever detained persons were being held in them). Those rooms were claustrophobic and generated an unacceptably intimidating atmosphere. Arbejdsgruppen finder blandt andet på den baggrund, at venterummene bør placeres således, at der er adgang til dagslys og ventilation. En sådan placering vil efter arbejdsgruppens opfattelse også være med til at sikre det enkelte menneskes ret til en respektfuld behandling. Under hensyn til antallet af retssale samt det forhold, at der skal behandles nævningesager i retsbygningen, vurderer arbejdsgruppen, at der bør være minimum 4 venterum for anholdte/varetægtsfængslede. I tilknytning til venterummene skal der indrettes et toilet til anholdte og et toilet til vagtpersonalet samt et fælles opholdsrum for vagtpersonalet. Opholdsrummets størrelse fastsættes til 2 fag. I henhold til Bygningsvejledningen 53 skal der være separat adgang fra venterum for anholdte til mindst én retssal. Denne adgang kan eventuelt være via trappe og/eller forrum til retssalen. Under hensyn til retsbygningens kapacitet foreslår arbejdsgruppen, at der etableres separat adgang til i alt to retssale, hvoraf den ene skal være nævningeretssalen. Arbejdsgruppen finder, at der bør etableres en sluse, så politiet kan køre den anholdte/varetægtsfængslede ind i et aflåst anlæg med direkte adgang til retsbygningen. Derved formindskes flugtmulighederne, og det undgås, at den anholdte/varetægtsfængslede udsættes for risiko for fotografering på vej til retsmødet, jf. retsplejelovens 32, stk. 4, hvoraf det fremgår, at billedoptagelse uden for rettens bygninger af sigtede, tiltalte og vidner, der er på vej til eller fra et retsmøde i en straffesag, er forbudt, medmindre den pågældende har samtykket i optagelsen. Slusen vil desuden kunne fungere som en beskyttet adgangsvej til retten for vidner, der ønsker at ankomme til retten uden at blive konfronteret med tiltalte eller pressen Ventefaciliteter til foged- og skifteret Der bør være tilstrækkelige ventefaciliteter til brugerne af foged- og skifteretten. Under hensyn til det store antal fogedsager, som berammes på en mødedag - og ofte med meget korte tidsmæssige intervaller - samt det forhold, at der i skifteretten typisk møder flere pårørende op til førstegangsmøde, bør der enten være tilstrækkelige ventefaciliteter i forhallen i tilknytning til møderummene, eller indrettes et venteværelse, der kan rumme ca. 20 personer, svarende til 3 fag. Der bør desuden indrettes et ryger-venteværelse til et mindre antal personer svarende til et 1½ fags kontor. Ryger- 53 Jf. Bygningsvejledningen s

42 venteværelset kan også benyttes af brugere, der skal møde i rettens andre afdelinger. For så vidt angår rygerum til personalet henvises til afsnit Foged- og skifteret Det bemærkes, at arbejdsgruppen ved nedennævnte beregninger har taget udgangspunkt i et embede, der har insolvensskifteret Sekretariater På baggrund af det samlede antal kontorårsværk for 2004 på landsplan har arbejdsgruppen skønnet, at der vil være beskæftiget 6 kontormedarbejdere i fogedretten og 6 i skifteretten ved retskreds nr. 17. Det er herved forudsat, at der som følge af den nye forenklede inkassoproces er overført et årsværk fra retssekretariatet til fogedretten. Der vil desuden være en medarbejder, der hovedsageligt er beskæftiget med notarialforretninger. I de perioder hvor notarialforretningerne ikke lægger beslag på den pågældende medarbejder, vil vedkommende formentlig udføre andre arbejdsopgaver i skifteeller fogedret. Arbejdsgruppen lægger til grund, at der ved et embede på størrelse med retskreds nr. 17 konstant vil være minimum to elever i foged- og skifteretten. Skatteministeren har fremsat forslag 55 om, at al restanceinddrivelse vedrørende offentlige fordringer overføres og samles hos én statslig myndighed, restanceinddrivelsesmyndigheden, under Skatteministeriet pr. 1. oktober Samlingen vil således blandt andet omfatte den inddrivelse, der i dag varetages af domstolene. Arbejdsgruppen har ikke taget højde for lovforslagets eventuelle personalemæssige konsekvenser ved retterne. Som anført i afsnit er det arbejdsgruppens opfattelse, at fælleskontorer øger fleksibiliteten og letter samarbejdet, og at kontormedarbejderne derfor som udgangspunkt bør placeres i fælleskontorer. Det er arbejdsgruppens vurdering, at behovet for kontorarbejdspladser i foged- og skifteafdelingerne kan dækkes ved etablering af fire fælleskontorer på 3 fag med fire arbejdspladser i hvert kontor. En mulig indretning af et fælleskontor på 3 fag er vist i bilag Mødelokaler Kontorfunktionærer Fogedret I overensstemmelse med flertallets holdning har arbejdsgruppen taget det udgangspunkt, at der udelukkende afholdes møder med brugerne i mødelokaler. Det er forudsat i Strukturkommissionens forslag, at retskreds nr. 17 behandler fogedsager årligt. Ved et embede af denne størrelse finder arbejdsgruppen, at der bør etableres to mødelokaler i tilknytning til fogedretten, hvoraf det ene anvendes til almindelige fogedsager, og det andet til poli- 54 Sø- og Handelsretten behandler alle konkursboer og begæring om gældssanering, ledelse af akkordforhandling og modtagelse af anmeldelser om betalingsstandsning, jf. konkurslovens 4, i de områder, der hører under Københavns Byret, Retten på Frederiksberg og retterne i Gentofte, Lyngby, Gladsaxe, Ballerup, Hvidovre, Rødovre, Glostrup, Brøndbyerne, Tåstrup, Tårnby og Hørsholm. Disse byretter har således ikke insolvensskifteret. 55 Jf. L 112. Forslag til lov om opkrævning og inddrivelse af visse fordringer, fremsat af skatteministeren den 24. februar

43 tifremstillinger og mindre juristsager. Det forudsættes i den forbindelse, at mødelokalerne udnyttes fuldt ud. Det bemærkes i tilknytning til ovenstående, at Retten i Århus, hvor der ifølge Strukturkommissionens betænkning årligt behandles ca fogedsager, i dag afvikler sagerne efter ovenstående model med to fælles mødelokaler til samtlige 17-fogeder 56. Det er arbejdsgruppens opfattelse, at det på den baggrund kun kan komme på tale at overveje at etablere yderligere ét mødelokale i tilknytning til fogedretten, hvis det konkrete embede behandler væsentligt flere fogedsager end retskreds nr. 17. Skifteret og notarialforretninger Det fremgår af Strukturkommissionens forslag, at retskreds nr. 17 behandler skiftesager årligt. Ved et embede af denne størrelse må det efter arbejdsgruppens opfattelse lægges til grund, at der er minimum 5 kontormedarbejdere med 17-fuldmagt i skifteretten. Det er endvidere lagt til grund, at en af skifterettens medarbejdere anvender ca. halvdelen af sin tid til afvikling af embedets notarialforretninger. På baggrund af erfaringer fra retterne har arbejdsgruppen lagt til grund, at en 17-fuldmægtig i skifteretten anvender ca. 50% af sin tid på mødeaktivitet. Dette medfører, at retterne skal have minimum 0,5 mødelokale pr. skiftemedarbejder med 17-fuldmagt. Arbejdsgruppen har herved forudsat, at en del boer berigtiges på skriftligt grundlag. Dette betyder isoleret set, at der ved retskreds nr. 17 skal etableres tre mødelokaler for, at der er kapacitet til at afvikle 17-fuldmægtigenes møder i skifteretten samt notarialforretningerne Jurister Som anført i afsnit vil der ikke være mulighed for at afholde møder på kontorerne. Dette medfører, at der også for så vidt angår de fogedsager og skiftesager, som juristerne skal behandle, skal etableres et antal mødelokaler til foged- og skifterettens jurister. Erfaringer fra retterne tyder på, at juristerne i specialafdelingerne anvender ca. 40% af deres tid på afholdelse af møder. Dette medfører, at der skal etableres minimum 0,4 mødelokale pr. jurist. Ved retskreds nr. 17, hvor der er 8 jurister ud over dommerne, fører ovenstående beregningsmetode isoleret set til, at der skal etableres tre mødelokaler til brug for juristerne i tilknytning til specialafdelingerne. Arbejdsgruppen har fratrukket en jurist ved beregningen og taget udgangspunkt i, at der er syv jurister ved embedet, som varetager almindelig sagsbehandling i specialafdelingerne. Dette skyldes, at de administrative opgaver, der kan forventes at blive varetaget af lederne af henholdsvis skifteafdelingen, retssekretariatet og de øvrige afdelinger i medfør af disse funktioner, efter arbejdsgruppens opfattelse må antages at modsvare samlet set en juriststilling. 56 Ikke-juridisk kontorpersonale kan ifølge retsplejelovens 17 a, stk. 3, bemyndiges til at udføre foged-, skifte, notarial- og tinglysningsforretninger samt faderskabssager, hvis der ikke skal træffes afgørelse i tvistigheder. 43

44 Samlet behov for mødelokaler i specialafdelingerne Som det fremgår ovenfor, er der samlet set som udgangspunkt behov for etablering af otte mødelokaler i tilknytning til specialafdelingerne. Retsassessorer, dommerfuldmægtige og 17-fuldmægtige har imidlertid mulighed for at benytte voteringslokalerne til afholdelse af møder i et vist omfang, jf. afsnit og Arbejdsgruppen finder derfor, at behovet for mødelokaler kan opfyldes ved etablering af syv mødelokaler. Det er arbejdsgruppens vurdering, at der ved etablering af syv mødelokaler tillige vil være tilstrækkelig lokalekapacitet til afvikling af notarialforretninger. To af mødelokalerne bør indrettes, så de kan benyttes til afholdelse af procedure eller domsforhandling i foged- og skifteret samt tvangsauktioner. Størrelsen af disse retslokaler bør derfor fastsættes til ca. 40 kvadratmeter. De pågældende retslokaler vil på grund af deres størrelse desuden kunne anvendes til domsforhandling i ægteskabs-, forældremyndigheds- og faderskabssager, idet disse typer af sager ikke kræver, at retslokalet er indrettet som en egentlig retssal. For at imødegå eventuelle kapacitetsproblemer i forbindelse med afvikling af nævningesager, bør specialafdelingernes to retslokaler være fleksible således, at de kan slås sammen til én normal retssal, når nævningeretssalen er i brug, jf. afsnit En mulig indretning af de to fleksible retslokaler og af sammenlægningen til en normal retssal er vist i bilag 3 og 4. Det fremgår af Bygningsvejledningen, at mødelokaler i foged- og skifteret som udgangspunkt svarer til ca. 1½ fag. I overensstemmelse hermed fastsættes størrelsen af et af mødelokalerne til 1½ fag. Da fogedsager generelt og særligt juristsager (tvistsager) ofte involverer flere parter og advokater samt evt. tolk, finder arbejdsgruppen, at to af de resterende fire mødelokaler skal have en størrelse på 2 fag og de øvrige to på 2½ fag. Det anbefales, at mødelokalerne ikke fast tilknyttes hverken foged- eller skifteret, hvilket vil sikre, at mødelokalerne udnyttes mere fleksibelt og effektivt på tværs af afdelingerne. Af hensyn til personalets sikkerhed er det efter arbejdsgruppens opfattelse vigtigt, at der etableres flugtveje i forbindelse med mødelokalerne, eller at sikkerhedshensyn varetages i forbindelse med indretning af mødelokalerne Kontorer Retsassessorer Det er i Strukturkommissionens betænkning forudsat, at der ved retskreds nr. 17 er 8 jurister ud over dommerne. Der er endvidere taget udgangspunkt i en indre struktur ved et idealembede, hvor de tre assessorer fungerer som daglige ledere af henholdsvis det nye retssekretariat, skifteafdelingen og de øvrige afdelinger, herunder det administrative sekretariat. Som nævnt i afsnit 4.3 og 4.4 er det arbejdsgruppens opfattelse, at retsassessorernes ledelsesmæssige opgaver kræver, at der er plads til afholdelse af mindre møder med personalet på den pågældende retsassessors kontor, herunder fortrolige samtaler med medarbejderne. Størrelsen af assessorernes kontor bør derfor fastsættes til 1½ fag. En mulig indretning af et kontor på 1½ fag er vist i bilag 7. 44

45 Som nævnt i afsnit 4.3 er det arbejdsgruppens opfattelse, at den assessor, der er leder af det administrative sekretariat, bør have kontor i tilknytning til sekretariatet uanset det forhold, at den pågældende assessor også er leder af fogedretten og eventuelt af tinglysningen, hvis sidstnævnte fortsat skal varetages decentralt. Dommerfuldmægtige På grund af kompleksiteten af de opgaver, der er henlagt til dommerfuldmægtigene finder arbejdsgruppen, at dommerfuldmægtigene skal have enkeltkontorer. Arbejdsgruppen har for så vidt angår dommerfuldmægtigene lagt til grund, at disse typisk varetager arbejdsopgaver i flere afdelinger. I konsekvens heraf og for at sikre det faglige miljø, hvor ældre fuldmægtige kan vejlede de fuldmægtige, der er under uddannelse, finder arbejdsgruppen, at dommerfuldmægtigenes kontorer bør placeres samlet i tilknytning til specialafdelingerne. Da der ikke skal afholdes møder på dommerfuldmægtigens egne kontorer, jf. afsnit 2.2.2, kan størrelsen af de fem dommerfuldmægtigkontorer fastsættes til 1 fag. En mulig indretning af et kontor på 1 fag er vist i bilag 8. Kontormedarbejdere Som anført i afsnit finder arbejdsgruppen, at medarbejderne skal placeres i fælleskontorer, hvis arbejdets udførelse tilsiger det. Det er som nævnt arbejdsgruppens opfattelse, at etablering af fælleskontorer øger fleksibiliteten, idet medarbejderne derved vil få større forståelse for og indsigt i hinandens arbejdsopgaver, og som følge deraf lettere kan afløse hinanden og besvare telefoniske henvendelser i alle sager. Placering af medarbejderne i fælleskontorer medfører desuden, at det vil være lettere at oplære nye medarbejdere og elever, idet der vil være flere til at tage over, hvis den uddannelses-/elevansvarlige er optaget eller har fri. Det er imidlertid arbejdsgruppens opfattelse, at der vil være opgaver, som på grund af deres kompleksitet og omfang bedst løses i enkeltkontorer. Der bør derfor etableres et enkeltkontor i såvel foged- som skifteafdeling, der kan benyttes af kontormedarbejderne til løsning af de mere krævende og komplekse opgaver, f.eks. revision af større dødsboer, besvarelse af mere komplekse telefoniske henvendelser, bunkeberammelser mv. Enkeltkontorerne bør ikke kun anvendes særskilt i de pågældende afdelinger, men af samtlige medarbejdere på tværs af afdelingerne, når der er behov. Det er desuden arbejdsgruppens opfattelse, at der bør etableres særskilte enkeltkontorer til afdelingslederne i de tre specialafdelinger, herunder tinglysningsafdelingen, og til afdelingslederen i retssekretariatet. Dette skyldes, at de pågældende har ledelsesmæssige beføjelser. Afdelingslederne bør derfor efter arbejdsgruppens opfattelse have mulighed for at kunne føre fortrolige samtaler med medarbejderne på eget kontor. Størrelsen af kontorerne fastsættes til 1 fag. 45

46 4.8 Tinglysning Som omtalt i afsnit 2.2 om forudsætningerne for arbejdsgruppens arbejde, foregår der for tiden overvejelser i Tinglysningsudvalget med henblik på stillingtagen til, om tinglysningsopgaven fortsat skal varetages af domstolene. Hvis opgaven fortsat skal ligge hos domstolene, overvejes i den forbindelse, om opgaven skal løses decentralt eller samles ved ét eller nogle få embeder. I det følgende er forudsat, at tinglysningsopgaverne varetages decentralt ved de enkelte embeder. På baggrund af antallet af tinglysningsårsværk for 2004 på landsplan har arbejdsgruppen skønnet, at der vil være beskæftiget ca. 12 tinglysningsmedarbejdere ved retskreds nr. 17. Arbejdet i tinglysningsafdelingen vil traditionelt være præget af mange og hyppige telefoniske og personlige henvendelser. Arbejdsgruppen er opmærksom på, at denne forudsætning kan ændre sig, hvis der træffes beslutning om digitalisering af tinglysningen. Under hensyn til opgavernes karakter og for at lette adgangen til samarbejde finder arbejdsgruppen, at kontormedarbejderne mest hensigtsmæssigt bør placeres i fælleskontorer med ca. 4 medarbejdere pr. kontor, svarende til 3 lokaler a 3 fag. I umiddelbar tilknytning hertil skal der etableres et særskilt kontor til den kontormedarbejder, der er leder af tinglysningen, jf. afsnit Der foreslås endvidere oprettet et særskilt aktrum. Ved beregningen af aktrummets størrelse er det lagt til grund, at aktskabene, som placeres frit i lokalet, skal kunne anvendes som borde, at der installeres 1-2 publikums-pc er, ligesom der bør indrettes en arbejdsplads til en ansat, der kan vejlede de brugere, der henvender sig personligt for at søge oplysninger, og som kan hjælpe disse med at finde de aktmapper, de søger. Baseret på erfaringer fra Retten i Roskilde har arbejdsgruppen lagt til grund, at lokalet til aktskabene fylder ca. 32 kvadratmeter. Der skal endvidere indrettes en arbejdsplads til en medarbejder i tinglysningsafdelingen samt 1-2 brugerpladser med pc er. På denne baggrund skønnes lokalet at skulle have en samlet størrelse på omkring kvadratmeter. Hvis der træffes beslutning om digitalisering, centralisering og/eller privatisering af tinglysningen, vil dette alt efter, hvordan den fremtidige tinglysning tilrettelægges, kunne medføre, at samtlige de lokaler, der er indrettet til tinglysningsafdelingen bliver overflødiggjort. 4.9 Bibliotek Til betjening af navnlig juristerne vil det være praktisk at indrette et egentligt bibliotek. Biblioteket bør efter arbejdsgruppens opfattelse være tilgængeligt i arbejdstiden. I konsekvens heraf bør biblioteket indrettes i et særskilt lokale og ikke placeres i et mødelokale. Et bibliotek vil kunne indrettes med reoler langs væggene og ud i rummet, hvilket vil give en bedre pladsudnyttelse. Lokalebehovet hertil skønnes at være omkring 30 kvadratmeter. Det er herved forudsat, at der også indrettes en eller flere læsepladser, ligesom cirkulationsmateriale og tidsskrifter m.m. kan være tilgængeligt her. 46

47 4.10 Fællesrum Frokoststue og tekøkken Det fremgår af Bygningsreglementet 57, at spiserum skal placeres bekvemt i forhold til arbejdspladsen, og at der skal være mindst 1 kvadratmeter pr. person, der samtidig benytter rummet. Af Bygningsvejledningen 58 fremgår, at det anbefales, at frokoststuen dimensioneres til minimum 2 kvadratmeter pr. ansat på grund af behovet for at kunne anvende den til møde/konference og sociale formål. Det fremgår videre af Bygningsvejledningen, at frokoststue med tekøkken så vidt muligt placeres med adgang til udendørs spise- og opholdsmulighed. Ved et embede, der ikke varetager tinglysning, vil antallet af ansatte inklusive elever og retsbude/servicemedarbejdere være ca. 54. Hvis personalet skal kunne anvende frokoststuen som mødelokale, svarer disse forhold til et lokale på 108 kvadratmeter, hvortil kommer indretning af tekøkken med ca. 20 kvadratmeter. Ved et embede, der varetager tinglysning, vil størrelsen af personalet være på 66 medarbejdere, og lokalebehovet derfor tilsvarende større. Det er arbejdsgruppens opfattelse, at størrelsen af frokoststuen skal fastsættes til 80 kvadratmeter, hvis det pågældende embede ikke varetager tinglysning, og 100 kvadratmeter, hvis embedet varetager tinglysning. Dertil kommer indretning af et tekøkken på 20 kvadratmeter. Arbejdsgruppen har overvejet, om der skal etableres en egentlig kantine i retsbygningen. Under hensyn til de ansattes antal skønnes en kantinedrift ikke at være rentabel, og forslaget begrænses på denne baggrund til ovennævnte. Der må imidlertid tages hensyn til, at rettens brugere i forbindelse med heldagsdomsforhandlinger mv. skal have lejlighed til at spise frokost og være tilbage i retslokalet inden for ½-1 time. Dette forudsætter, at retsbygningen er centralt beliggende, og hvis denne forudsætning ikke er opfyldt, kan det give anledning til overvejelser omkring etablering af en særskilt kantine for rettens brugere Rygerum Det fremgår af lov om røgfri miljøer i offentlige lokaler mv., at generne ved passiv rygning i offentlige lokaler skal begrænses. På statslige arbejdspladser er tobaksrygning som udgangspunkt ikke tilladt i kontorer, men i særskilte lokaler, der er indrettet til rygere, jf. 3. Tobaksrygning er ikke tilladt i statslige lokaler, hvortil der er offentlig adgang, men dog tilladt i særskilte lokaler, der er indrettet for rygere, jf. 5. Der skal ved særskilt skiltning oplyses om reglerne for tobaksrygning i de pågældende lokaler. Bygningsvejledningen nævner 59, at det bør overvejes, om der skal indrettes selvstændigt rygerum. Det foreslås, at der etableres et særskilt rygerum til brugere i forbindelse med publikumsområdet, jf. afsnit Endvidere foreslås der indrettet et selvstændigt rygerum til de ansatte såvel i stuen som på 1. sal. De tre rygerum bør have størrelse svarende til 1-1½ fag under hensyn til det ganske betydelige antal personer, der som brugere benytter retten, og de ansattes antal. 57 Jf. Bygningsreglementet (BR 95) kapitel Jf. Bygningsvejledningen s. 29 f. 59 Jf. Bygningsvejledningen s

48 Toiletter/brusebad Det følger af Bygningsreglementet 60, at der for hver 15 ansatte skal indrettes 1 wc. Wc-rummet skal have mindst 1 kvadratmeter gulv. Adgang fra arbejdsrum til wc-rum skal ske gennem forrum, og spiserum må ikke have direkte adgang til hverken wc-rum eller forrum til wc-rum. Et forrum kan være fælles for flere wc-rum. Der skal desuden indrettes mindst et wc-rum, som kan anvendes af bevægelseshæmmede, i stueetagen eller med adgang via elevator, lift eller lignende 61. Bygningsvejledningen 62 fastsætter, at der i stueetagen skal være mindst to toiletter, der er indrettet til bevægelseshæmmede: et til publikum og et til personalet. På hver af de øvrige etager skal et toilet være indrettet til bevægelseshæmmede. I Bygningsvejledningen er det videre anført, at der fra voteringslokalerne skal være direkte adgang til toiletfaciliteter 63. Arbejdsgruppen finder, at der skal etableres tre-fire toiletter til de ansatte på hver etage. Heraf indrettes det nødvendige antal toiletter til bevægelseshæmmede. Der skal endvidere etableres et antal publikumstoiletter. Der foreslås indrettet seks toiletter i publikumsområdet i stueetagen, som placeres i passende afstand fra retssalene og mødelokalerne, afhængigt af den nærmere placering af disse. Heraf indrettes det nødvendige antal toiletter til bevægelseshæmmede. Endelig finder arbejdsgruppen, at der bør etableres et toilet i tilknytning til hvert voteringslokale. For så vidt angår toiletter tilknyttet venterum for anholdte og vagtpersonalet henvises til afsnit Personalebrusebad kan indrettes i kælderen, og der skal være garderobefaciliteter for personalet med mulighed for aflåsning. Ifølge BR 95 skal der være omklædningsrum i forbindelse med brusebadsrum. Der skal desuden indrettes toiletter i forbindelse med baderum 64. Der foreslås indrettet 2 brusebadsrum til personalet, et for mænd og et for kvinder. Størrelsen af brusebadsrummene inklusive omklædning og toilet anslås til 16 kvadratmeter Printer- og kopirum Det fremgår af Bygningsvejledningen 65, at der skal placeres mindst et printer- og kopirum centralt på hver etage. Omfanget af behovet for printerrum afhænger af antallet af lokalprintere, der opstilles i møderum mv., og af antallet af medarbejdere, der skal dele centralprinter. I overensstemmelse med Bygningsvejledningen er det arbejdsgruppens opfattelse, at printer- og kopirum bør placeres centralt i forhold til de enkelte afdelinger, idet medarbejdernes spildtid i forbindelse med afhentning af udskrifter i centralprinteren derved begrænses mest muligt. 60 Jf. Bygningsreglementet (BR 95) kapitel Jf. Bygningsreglementet (BR 95) kapitel 4.4.1, stk Jf. Bygningsvejledningen s. 30 f. 63 Jf. Bygningsvejledningen s Jf. Bygningsreglementet (BR 95) kapitel 4.4.5, stk Jf. Bygningsvejledningen s. 26 f. 48

49 Af samme årsag bør der efter arbejdsgruppens opfattelse etableres et antal lokalprintere i de forskellige fælleskontorer mv. Behovet for centralprintere/kopimaskiner kan derfor dækkes ved etablering af et printer-/kopirum pr. etage. Rummets størrelse fastsættes til 1 fag. Det bemærkes, at printer- og kopirum bør placeres, så der er adgang til udluftning og vindueskøling. For så vidt angår den tekniske indretning henvises til Bygningsvejledningen afsnit Server- og telefonrum Det fremgår af Bygningsvejledningen 66, at server- og telefonrum skal placeres i kælderen i et område, hvor der kun er intern adgang. Størrelsen af rummet kan fastsættes til 1 fag. For så vidt angår den tekniske indretning henvises til Bygningsvejledningen Arkiv Det fremgår af Bygningsvejledningen 67, at arkiv placeres i bygningens kælder i nærheden af trappeog elevatorforbindelse. Arkivlokalet bør kunne rumme minimum 20 års arkivproduktion. Placering i nærheden af fyrrum, garager, vådrum og køkkener bør undgås på grund af risiko for brand- og vandskade. Reolerne bør ikke anbringes under vandrør, og direkte adgang til det fri bør undgås som følge af risiko for indbrud. Størrelsen af arkivlokalet fastsættes skønsmæssigt til 100 kvadratmeter. Det bemærkes, at eventuelle ledige kælderlokaler eventuelt efter behov vil kunne inddrages til arkiv Depotrum Bygningsvejledningen 68 omtaler alene, at der skal være mulighed for opbevaring af papir, kontorartikler, inventar, sikkerhedsaffald mv. Efter arbejdsgruppens opfattelse bør der etableres to adskilte depotrum til opbevaring af henholdsvis kontorartikler mv. og sikkerhedsaffald. Depotrummene bør som udgangspunkt indrettes i kælderniveau. Beliggenhed i nærheden af elevator/vareelevator vil være optimal. Minimumsareal skønnes at være omkring 20 kvadratmeter for hvert af disse depotrum Teknikrum Det fremgår af Bygningsvejledningen 69, at centralfunktionerne under normale forhold fordeles i to rum, varmerum og ventilationsrum. Varmerummet vil typisk indeholde opvarmningsanlæg til radiatoranlæg, brugsvandsanlæg, vandstik til med hovedvandmåler og el-tavle. Ventilationsrummet indeholder ventilationsanlæg og reguleringstavle. Rummenes størrelse vil variere under hensyn til de anlæg, som vælges, men kan skønsmæssigt fastsættes til 2 fag. Generelt skal der i rummene være tilstrækkelig plads til at udføre almindeligt forekommende drifts- og vedligeholdelsesarbejder. Der skal kunne transporteres komponenter til rummene, ligesom der skal være let adgang til inspektion. Forbrugsmålere skal så vidt muligt være separate. Der kan henvises til Bygningsvejledningen og vedrørende de mere specifikke 66 Jf. Bygningsvejledningen s. 27 f. 67 Jf. Bygningsvejledningen s. 28 f. 68 Jf. Bygningsvejledningen s Jf. Bygningsvejledningen s

50 tekniske krav til kapitel 12 i BR 95 vedrørende installationer, herunder varme-, varmtvands- og køleanlæg. Rummene vil typisk blive placeret i kælderniveau. Generelt skal tekniske installationer mv., der kræver betjening, eftersyn eller vedligeholdelse anbringes, så der er en fri passagehøjde på mindst 1,9 meter og en fri bredde på mindst 0,7 meter eller i kanal med aftageligt dæksel Rengøringsrum Der skal ifølge Bygningsvejledningen 70 placeres et rengøringsrum på hver etage, og gulvarealet skal være mindst 5 kvadratmeter. Med hensyn til sanitære installationer, herunder vask mv., henvises til Bygningsvejledningen. 70 Jf. Bygningsvejledningen s

51 51 Bilag 1 Nævningeretssal 200 m 2

52 Bilag 2 Nævningeretssal delt i 2 retssale a 100 m 2 52

53 Bilag 3 2 retslokaler a 40 m 2 til specialafdelingerne 53

54 Bilag 4 Retslokaler sammenlagt til retssal 80 m 2 54

55 55 Bilag 5 Retssal 60 m 2

56 56 Bilag 6-2-fags kontor 22 m 2

57 57 Bilag 7-1½-fags kontor 16 m 2

58 58 Bilag 8-1-fags kontor 11 m 2

59 59 Bilag 9-3-fags fælleskontor 33 m 2

60 60 Bilag 10-2-fags fælleskontor 22 m 2

61 Bilag 11 - Fortegnelse over lokalebehovet ved fremtidens byret Retssale mv.: 2 retssale på 100 m 2. Retssalene kan slås sammen til 1 nævningeretssal på 200 m 2 4 retssale a 60 m 2 5 voteringslokaler på 1½ fag 1 voteringslokale på 3 fag Mødelokaler: 2 retslokaler a 40 m 2 til specialafdelingerne. Lokalerne kan slås sammen til 1 retssal på 80 m 2 2 mødelokaler a 2½ fag 2 mødelokaler a 2 fag 1 mødelokale på 1½ fag Domstolschefens lokaler: 1 kontor på 4 fag 1 mødelokale på 5 fag Ventefaciliteter: 2 vidneventeværelser 1 venteværelse til rygere 1 venteværelse til advokater 1 venteværelse til anklagemyndigheden Kontorer: 7 kontorer a 2 fag 4 kontorer a 1½ fag 11 kontorer a 1 fag 6 fælleskontorer a 3 fag 3 fælleskontorer a 2 fag Information mv.: Kombineret information, ekspedition, omstilling og kasse med fire arbejdspladser, to-tre kasser samt to afskærmede vejledningsborde, i alt 6 fag 1 postrum/betjentstue på 2 fag Fællesrum: 1 frokoststue på m 2 inklusiv 1 tekøkken 1 bibliotek på 3 fag 2 rygelokaler til personale a 1-1½ fag 2 omklædningsrum med brusebad Arkiv, teknikrum mv.: 1 arkiv 1 server-/telefonrum 1 ventilationsrum 1 varmerum 1 depotrum til retssalsinventar mv. 61

62 1 depotrum til sikkerhedsaffald 1 depotrum til kontorartikler mv. Arrestantlokaler mv.: 1 sluse 4 celler a 6 m 2 1 venteværelse til vagtpersonale Retsmægling: 1 lokale til retsmægling på 3 fag 2 lokaler a 1-1½ fag til parterne i retsmægling Tinglysning (hvis denne opgave fortsat skal varetages decentralt) 1 kontor på 1 fag 3 fælleskontorer a 3 fag 1 aktrum Andre lokaler Hertil kommer et antal øvrige lokaler såsom gangarealer, trapper, elevatorer, toiletter, herunder handicaptoiletter, print/kopirum, små depotrum, rengøringsrum 62