Videokonference (Soldalen/Blangstedgårdsvej)

Transkript

1 EKSTRAORDINÆRT Referat LSU-LAU (fællesadministrationen) Mødedato: 3. februar 2014 Starttidspunkt: Kl. 15:.00 Sluttidspunkt: Kl. 17:00 Dokumentnavn: Dagsorden Sted: Deltagere: Videokonference (Soldalen/Blangstedgårdsvej) Ressourcedirektør Allan Kjær Hansen (formand) Studiechef Jacob jensen Teknisk chef Christian Jansson It-medarbejder Leila Damkjær Pedersen (TR HK)(næstformand) Økonomimedarbejder Sanne Gamrath (TR HK) It-medarbejder Lone Petersen (AR for fællesadm. (- bygningsområdet) i Vejle og Odense) Teknisk servicemedarbejder Jens Peder Wojcik (AR for bygningsområdet i UCL) Teknisk servicemedarbejder Jørgen Markussen (TR 3F) Afbud: Sekretariatsbetjening: HR- og kommunikationschef Carsten Vikkelsøe Personalekonsulent Bente Hammerich (ref.) DAGSORDENSPUNKTER Indhold 1. Besparelser på det studieadministrative område...2 side 1/5

2 side 2/5 1. Besparelser på det studieadministrative område Der er indkaldt til det andet ekstraordinære LSU/LAU møde i forbindelse med de besparelser, der skal gennemføres på det studieadministrative område. Besparelsens omfang af afledte konsekvenser for antal medarbejdere, der skal afskediges Allan Kjær Hansen orienterede om baggrunden for, at der er indkaldt til dette ekstraordinære møde. Det har vist sig, at der var en fejl i den beregning, som vi forelagde for udvalget sidst. Der er ikke tale om, at den samlede besparelse ændrer sig, men fordelingen er justeret. Ledelsen har besluttet at reduktionen i beskæftigelsen sker over to år med henholdsvis 6 årsværk i 2014 og forventet 6 årsværk i 2015 Allan Kjær Hansen beklager det uhensigtsmæssige forløb, der har været med at få fastlagt det eksakte grundlag for besparelserne, men er samtidig tilfreds med, at beregningerne samlet set peger i retning af en mindre reduktion end først vurderet. Der var en drøftelse om at fastholde det udmeldte med 8 årsværk til afskedigelse februar 2014 mod at man vil forsøge at finde besparelsen i 2015 ved naturlig afgang, nye opgaver og omplaceringer i UCL. Konklusion: Det blev taget til efterretning at processen med at reducere med de 6 årsværk i 2014 fortsætter, da vi har den nødvendige viden til at fastlægge dette niveau, men vi kan ikke fastlægge niveauet for 2015, så der kommer en udmelding, når der er en afklaring indenfor kort tid. Konklusionen bygger på de kendsgerninger, vi kender nu. Varsling af afskedigelse i større omfang Det har i processen været rejst, hvorvidt der er tale om et omfang i afskedigelserne, der gør, at man er omfattet af lov om varsling mv i forbindelse med afskedigelser af større omfang. Forudsætningen herfor er, at omfanget skal være mindst 30 personer i virksomheder med mere end 300 medarbejdere og der er tale om afskedigelser inden for 30 dage. Der var enighed om, at loven ikke er aktuel, da afskedigelseskompetencen i UCL ligger hos rektor Erik Knudsen. Vilkår for medarbejdere i forbindelse med besparelser Den strategiske ledelse har godkendt et oplæg om initiativer i forbindelse med de kommende afskedigelser. Alle stillinger på det teknisk-administrative område fra 1. februar 2014 skal opslås uanset varighed. Perioden er ikke tidbegrænset, da der i nærmeste fremtid vil være flere sparerunder i administrationen, og der derfor igen vil være behov for opslag af alle ledige stillinger,

3 side 3/5 at der afsættes en pulje på kr. pr. opsagt medarbejder til kompetenceudvikling, Der udarbejdes en individuel vurdering. at HR og Kommunikation afholder samtaler med de afskedigede medarbejdere for afklaring af individuelle behov i forhold til kompetenceudvikling, at HR og Kommunikation fra juni 2014 tilbyder opsagte medarbejdere at få udarbejdet en kompetenceprofil, at HR og Kommunikation afholder kursus i udarbejdelse af CV og ansøgning for de opsagte medarbejdere, at opsagte medarbejdere kan bruge arbejdstid på at gå til jobsamtaler. Der er til dagsordenen indkommet et forslag om dette emne fra medarbejdersiden (Se bilag til referatet). Sanne Gamrath og Leila Pedersen redegjorde for forskellen på forslaget fra medarbejderne og på dét som var godkendt i Strategisk Ledelse: Drøftelse af de to modeller: Allan Kjær Hansen er enig i at det er en god ide med en samlet pulje, så rammen for den enkelte ikke virker begrænsende. HR og Kommunikation har opbygget kompetencer til at kunne tilbyde denne form for rådgivning i form af bl.a. en kompetenceafklaring derfor bør denne mulighed anvendes. Det vil være med til at frigøre midler til decideret kompetenceudvikling. Det vil i øvrigt ikke være de samme personer, som deltager i afskedsprocessen og rådgivningsprocessen. Leila Pedersen pointerer vigtigheden af, at beredskabet hurtigt går i gang hurtigt efter partshøringerne er afleveret. Der blev spurgt til det tidligere niveau, der er benyttet til den enkelte i afskedssituationer. Niveauet har ligget på de , men da skulle kompetenceafklaringen ske ved et eksternt firma. I de vedtagne vilkår, vil den del af det foregå via HR og Kommunikation. Denne opgave udgjorde en væsentlig del af udgiften i tidligere forløb. Konklusion: Udover de vilkår der er aftalt i Strategisk Ledelse, blev der enighed om følgende: Opsagte medarbejdere kan deltage i det foreslåede forløb ved HK - Fra fyret til hyret med HK-kvikstart - i arbejdstiden. Der er aftalt møder på HK hhv. den 7. februar og 12. februar hvor de opsagte medarbejdere på hhv. Jyllands- og Fynssiden kan deltage i arbejdstiden. Der kan via Worklife bevilges op til 5 coachingsessioner. For ikke-hk medlemmer og AC er gives der mulighed for at deltage i møder / forløb via deres a-kasse / fagforening. Aftales konkret med Jacob Jensen. Der må bruges arbejdstid til jobsøgning, skrivning af ansøgninger og jobsamtaler.

4 side 4/5 Evt. Leila Pedersen henstiller til at hvis der er afspadsering der nødvendigvis må udbetales, skal det ske inden de sidste 3 måneder af ansættelsen, da det kan få konsekvenser for udbetalingen af dagpenge. Jacob Jensen er opmærksom herpå og vil sørge for at evt. afregning sker tidligt i forløbet. Leila Pedersen pointerer vigtigheden af at have fokus på dem der er tilbage. Der er brug for at Jacob melder ud med tydelighed om hvilke kompetencer der er brug for fremadrettet. Jacob Jensen vil holde MUS når der er gået et par måneder med fokus på behovet for kompetencer. Er ved at afdække de fremtidige behov. Jf. procesplanen vil der blive inddraget en konsulent med det formål at tage hånd om de tilbageblevne og deres samarbejde fremover. På de to nævnte datoer 6. og 10. februar vil de også have mulighed for at tale med en krisepsykolog. Leila Pedersen henstiller at det endelige afskedsbrev sendes senest den 27. februar, i stedet for op til en weekend (den 28. februar). Jacob Jensen aftaler med TR erne hvorledes de endelige opsigelser skal afleveres. Efterskrift Efter LSU/LAU-mødet den 3. februar 2014 er der som forventet på mødet fremkommet mere præcise beregninger af besparelsens størrelse. Den gode nyhed er, at besparelsen på det studieadministrative område bliver væsentlig mindre end tidligere forventet. Det skyldes, at aktivitetsstigningen (flere STÅ) begrænser faldet i taxameter-indtægten. Det bliver derfor muligt at gennemføre besparelsen gennem kun én afskedigelsesrunde i 2014 i modsætning til de forventede to runder i 2014 og Allan Kjær Hansen håber, at det vil give bedre opstartsvilkår for medarbejderne i den Fælles Studieadministration. Nedenstående er en del af en nyhed, der bringes på mit.ucl.dk i løbet af torsdag den 6. februar Besparelsen på studieadministrationen bliver mindre Det har tidligere været meldt ud, at der skulle spares 13 mio. kroner på det studieadministrative område i perioden Det var planlagt til at ske ved at reducere med otte årsværk i 2014 og seks årsværk i 2015 i den netop samlede studieadministration. - Vi har gennemgået tallene på ny og det har vist sig, at faldet i indtægterne bliver mindre på grund af en stigning i aktiviteter (flere STÅ). Vi er samtidigt nået frem til, at studieadministrationens andel af besparelsen ikke skal være helt så stor. Studieadministrationens andel bliver i stedet 6,85 mio. kroner i perioden. Det betyder, at der skal reduceres med fem årsværk i 2014 og ingen i 2015 med den viden vi har i øjeblikket om UCL s kommende indtægter, udtaler Erik Knudsen. Analysearbejde sættes i gang

5 side 5/5 UCL s indtægter fra taxameter og andre tilskud er i 2017 ca. 17 mio. kroner lavere end for Det vil sige, at der vurderet på det nuværende grundlag vil være 523 mio. kroner at drive UCL for i 2017, hvor der i 2013 har været ca. 540 mio. kroner. Denne nedgang i indtægterne er lagt ind i budgetterne for de kommende år. - Udover den besparelse, som foregår på studieadministrationen, venter der nu en betydelig opgave med at analysere og beslutte, hvordan de øvrige besparelser konkret skal ske i de kommende år. Vi undersøger i første omgang i hvilket omfang vi kan effektivisere på det pædagogisk administrative område, siger Erik Knudsen. Analysearbejdet sættes nu i gang og forventes afsluttet senest 1. maj 2014.

6 Vilkår for opsagte medarbejdere i studieadministrationen 2014 For at behandle og sikre de medarbejdere, der er blevet afskediget fra UCL, de bedste vilkår for at komme styrket gennem deres situation forslås medarbejderrepræsentanterne i LSU, at de afskedigede medarbejdere tilbydes et afklarings forløb med ekstern udbyder. Alle eksperter og sund fornuft siger, at for at tilbyde og opnå det bedste for en afskediget medarbejder, er det svært at den enhed der afskediger også er dem der skal hjælpe den afskediget videre til nyt job. Formål: Den enkelte medarbejder kan få bearbejdet evt. frustrationer vedr. opsigelsen, få styrket sit selvværd og hurtigst muligt blive klar til at komme videre. Medarbejderen bliver bevidst om egne styrker, bliver bedre til at sætte mål og nå dem UCL sender et klart signal rundt i organisationen om, at vil drage omsorg for de ansatte fra start til slut - positiv omtale. Der er flere udbyder, som kan løses opgaven. Måske kan en kombination være en god løsning. HK HK kan tilbyde et afklaringsforløb fra fyret til hyret med HK kvikstart. Se vedhæftet Fredag den 7. februar reserveret møde med HK omhandlende de varslede medarbejder Vejle/Jelling. Onsdag den 12. februar reserveret møde med HK omhandlende de varslede medarbejder på fyn. Det er orientering/afklaringsmøde og hvor HK vil fortælle om hvad HK kan gøre. Det er gratis at deltage i HK s tilbud, dog skal der bevilges arbejdstid Anden udbyder Campus Vejle, IBC/A Kolding, Tietgens skolen Odense, Konsulentfirmaer m.m. kan også leverer opgaven. Det kunne f.eks. være et outplacementsforløb som beskreven nedenfor Indhold: Individuel samtale af ca. 1-1½ times varighed, med fokus på egen situation. Samtalerne bør sker umiddelbart efter opsigelse (uge 9/10).

7 En kursusdag samlet for alle de afskedigede medarbejder med bl.a. følgende indhold: Spilleregler på jobmarkedet Jobsøgning Hvad gør, at du kommer til samtale Introduktion til det skjulte jobmarked via professionel Network ing Jobsamtalen, kommunikation og personlig fremtoning Op til 3 individuelle coaching af ca. 1 times varighed. Her vil den enkelte medarbejder støttes og vejledes i at komme på arbejdsmarked igen. Ovennævnte kan foregå i arbejdstiden og på UCL s lokaltioner. Et sådan forløb koster Kr pr. medarbejder. Vi vil forslå at der afsættes en pulje på Kr i regnskabet for Uddannelse I forbindelse med outplacement/afklarings forløbet vil der opstå et behov for uddannelsen. Derfor afsættes der en pulje på Kr hvorfra de afskediet medarbejder kan søge. Der skal undersøges om der kan søges midler fra diverse fonde. Der er ikke taget højde for, at der vil kunne søges VEU og SVU godtgørelse afhængig af uddannelse og de berørte medarbejdere. Uddannelsen kan foregå såvel i opsigelsesperioden som bagefter. Som alternativ - Kombination Vi vil anbefale en kombination af HK s fra fyret til hyret med HK Kvikstart, kombineret med op til 3 individuelle coach samtaler af 1 til 1½ times varighed og hjælp til uddannelse. Vi anbefaler at der afsættes en pulje på hvoraf de tages af regnskabet 2013 og resten i Medarbejderrepræsentanterne i LSU-LAU ønsker disse vilkår behandlet på det ekstraordinære LSU LAU møde mandag den 3. februar 2014