Et ekstranet til Håndværksrådet

Transkript

1 Et ekstranet til Håndværksrådet Løsningsforslag til det kommende ekstranet i Håndværksrådet Udarbejdet af Ulla Berg og Mikkel Thielemann September december semesters erhvervsrelateret projekt ved Danmarks Biblioteksskole

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Undersøgelsen Formål Synlighed og dokumentation Øget samarbejde Fælles arkiv Vertikal gennemsigtighed Brugerne Dokumenterne Vi tager afsæt i Vores faglige baggrund CMS et Mødeparadigmet Simpelt og skalérbart Løsningsforslaget Arkivets indretning Adgangskontrol Dokumenttyper, nomenklatur og dokumentreference Dokumenttyper...12 Effekter af arkivering efter dokumenttyper Nomenklatur og dokumentreference...14 Dokumentreference...14 Automatiseret hyperlinking Dokumenttypernes formater Beskrivelser af dokumenttyperne til brug for løsningsforslaget...16 Udvalgsdokumenter...17 Offentlige dokumenter (HVR dokumenter) Grænseflade og funktionaliteter Startside Dagsorden og referat Handlingsplan og sager...27 Handlingsplanen...28 Sager Succeskriterier Tage beslutninger Yderligere kommentarer...31

3 1 Indledning Vi har taget imod denne opgave med at udarbejde et løsningsforslag til Håndværksrådets kommende ekstranet, fordi vi som studerende ved Danmarks Biblioteksskole skal gennemføre det afsluttende, erhvervsrelaterede projekt, for at færdiggøre uddannelsen som bibliotekarer. Denne opgave har passet fint til vores interesser, som især ligger inden for områderne vidensorganisation, informationssøgning og virksomhedsportaler. Vi har forsøgt at gå til opgaven med en åbenhed for netop de vilkår, som Håndværksrådet og dets brugere befinder sig i og de metoder, der arbejdes med. Ligeledes har vi også haft opmærksomheden rettet mod de udfordringer, vores løsningsforslag måtte give anledning til. Det har således været et af vores mål, at vi med dette forslag til indretningen af et ekstranet imødekommer de fleste behov og skaber færrest mulige forandringer for såvel TAP erne som slutbrugerne, fx ved at benytte flest mulige etablerede rutiner. Vi håber, at forslaget på den ene side vil være ligetil at forstå og implementere med de ændringer, der skal til for at tilpasse den til platformen, og på den anden side vil inspirere til at modificere løsningen, så Håndværksrådets ekstranet fra start bliver mere praktisk i driften, end vi kan forudse lige nu. Inden beskrivelsen af løsningsforslaget i kapitel 3, præsenterer vi de vigtigste informationer, vi baserer forslaget på. Her beskrives og kommenteres, hvad Håndværksrådets formål er med et ekstranet, hvem brugerne er, hvilke dokumenter vi fokuserer på og hvilke mere eller mindre ufravigelige forudsætninger, der var givet på forhånd. Løsningsforslaget baserer sig først og fremmest på måden at arkivere på. Dernæst på måden at give brugervenlig adgang til dokumenterne på og ovenpå det hele, forslag til grænseflader og funktionaliteter, som tager udgangspunkt i de dokumenter, vi er blevet præsenteret for. Rapporten tager udgangspunkt i det diasshow, vi brugte ved fremlæggelsen d. 13. november 2009 i Håndværksrådet. Diasshowet er dels vedlagt som bilag og de dels har vi kopieret dias ind i rapporten, hvor det giver mening. 1

4 2 Undersøgelsen Efter en kort introduktion til opgaven, Håndværksrådet står overfor, gik vi lige til sagen med at undersøge dokumenter omkring udvalgsmøderne og hjemmesiden. Også samtaler med medarbejdere gav indsigt i de rutiner, der arbejdes efter i forbindelse med formidling og distribution af den information og det arbejde, Håndværksrådet står for. I det efterfølgende præsenterer vi de vigtigste dele af undersøgelsen, som ligger til grund for løsningsforslaget. 2.1 Formål Behovet for et ekstranet udspringer oprindeligt af, at nogle af de større medlemmer af Håndværksrådet har givet udtryk for, at det ikke var tydeligt nok, hvad og hvor meget Håndværksrådet laver. Det viser sig imidlertid, at der var flere formål med at oprette et ekstranet. Formål Synlighed Dokumentation Samarbejde mellem organisationerne Fælles arkiv Vertikal gennemsigtighed Figur 1: Dias Synlighed og dokumentation Det vigtigste formål med etableringen af et ekstranet er, at der sker en synliggørelse af Håndværksrådets effektivitet, dvs. at det politiske arbejde som Håndværksrådet udfører for deres medlemmer bliver mere synligt. Ekstranettet skal med andre ord fungere som dokumentation for Håndværksrådets arbejde og service over for medlemmerne (ikke offentligheden), så de initiativer og fremskridt som er et resultat af Håndværksrådets indsats tydeliggøres. I den forbindelse er det vigtigt, at der ikke fokuseres på resultaterne 2

5 2 Undersøgelsen alene men at også processen og fremskridtene inden for et arbejdsområde kan følges på ekstranettet. Arkiv og adgang Håndværksrådets & Bestyrelsens arkiv Offentligt arkiv (for alle udvalgsmedlemmer) HIS-udvalgets arkiv Internationalt Udvalgs arkiv Bygge&Anlægsudvalgets arkiv Fødevareudvalgets arkiv Udd. Udvalgets arkiv Autoudvalgets arkiv Figur 2: Dias Øget samarbejde Formålet med denne synliggørelse, ud over det ovenfor beskrevne, er desuden at øge samarbejdet mellem organisationerne. Det skal forstås på den måde, at hvis medlemmerne ved hjælp af et ekstranet nemt kan få et overblik over, hvad Håndværksrådet og udvalgene laver, kan de ude i medlemsorganisationerne lettere vælge at sætte ind på andre områder og bedre bidrage mere målrettet og koordineret Fælles arkiv Et væsentligt formål er at skabe et fælles arkiv, et slags fællesdrev med udvalgsarbejdets dokumenter. Der eksisterer i dag et drev til deling af dokumenter, men som de fleste steder er det ikke blevet indarbejdet i dokumenthåndteringen, så det benyttes ikke konsekvent og har derfor ingen større værdi. I stedet har hver enkelt medarbejder i Håndværksrådet deres eget lille arkiv med de dokumenter, de enten selv har produceret eller, som de har været ind over. Får man som medarbejder i Håndværksrådet således brug for et specifikt dokument, som er produceret andet steds i huset, må man rekvirere dokumentet. Det betyder også, at man skal vide hvad man skal bruge og at der ikke er mulighed for at få et hurtigt overblik over, hvilke nye dokumenter der er kommet til efter sidste møde i fx autoudvalget Vertikal gennemsigtighed Som udgangspunkt må udvalgene ikke få indblik i og adgang til andre udvalgs dokumenter, idet der kan være interessekonflikter i de sager, de behandler på 3

6 2 Undersøgelsen møderne. Der er med andre ord ikke noget ønske om horisontal gennemsigtighed med mindre, der bevidst gøres dokumenter tilgængelige fra andre udvalg. Kun bestyrelsen og Håndværksrådets medarbejdere skal have fuld indsigt i alle udvalgs dokumenter og arbejde. I Figur 2 har vi forsøgt at illustrere dette forhold. 2.2 Brugerne Der er tale om en relativt lille lukket skare af brugere. Ifølge vores optælling var der i august i alt 96 udvalgsmedlemmer, hvoraf tre er medlemmer af flere udvalg. Der sker løbende udskiftning af medlemmer i alle udvalg. Medlemmerne af udvalgene er ikke nødvendigvis brugere af nettet, som alle sidder hver dag foran skærmen og er online. Mange er håndværkere, hvis virke ikke fordrer, at de er online for at kunne udføre deres arbejde. De går på nettet, når de har et specifikt behov. Vi antager derfor, at ikke alle er lige rutinerede og selvhjulpne. Udvalgsmedlemmerne har ikke behov for at kunne følge med i, hvad der foregår i andre udvalg end det udvalg, de selv er medlem af, idet de emner, der behandles på møderne, er meget branchespecifikke. Brugerne Få brugere Løbende udskiftning af udvalgsmedlemmer Brugere er ikke lige it kyndige Ikke noget udtalt behov for indsigt i sager på tværs af udvalgene Ikke noget behov for avanceret søgning Figur 3: Dias 5 Blandt brugerne finder vi desuden Håndværksrådets bestyrelse og en række medarbejdere (TAPere) i organisationen, jf. Figur 4. Blandt disse er der en høj grad af fortrolighed med at færdes på nettet som bruger men meget begrænset kendskab til, hvordan man arbejder med CMS. 4

7 2 Undersøgelsen En sidste gruppe der skal nævnes, er gruppen af interessenter. Hvert udvalg har tilsyneladende en gruppe af interessenter, dvs. personer som ikke er medlem af noget udvalg, men som alligevel i et eller andet omfang får tilsendt dokumenter fra udvalgsmøderne. Vi har helt udeladt at undersøge søgefunktionen i Dynamicweb. Dels blev der givet udtryk for, at der ikke var det store behov for avanceret søgning, dels er dokumentmassen ikke så stor. Det forhindre ikke, at man senere uddyber denne del af ekstranettes funktioner. 2.3 Dokumenterne Output Ekstranettet Fuld adgang Begrænset adgang HVR Formandsgruppen Bestyrelsen 6 Politiske udvalg Interessenter Figur 4: Dias 12 Eftersom ekstranets primære målgruppe er udvalgsmedlemmerne, har vi sat os ind i indholdet af de helt centrale dokumenter for denne brugergruppe, nemlig de dokumenter som i dag sendes til udvalgsmedlemmerne pr. mail forud for de kvartalsvise møder. Materialet består af indkaldelser, dagsordener, referater, handlingsplaner og andre typer bilag til møderne. Der eksisterer i dag et gennemarbejdet mødeparadigme, dvs. en fast skabelon for ikke kun hvordan møderne afvikles men også for hvordan indkaldelser, dagsordener, referater, handlingsplaner osv. til hvert møde skal se ud. Dette mødeparadigme er i dag 100 % implementeret i de fire af de seks udvalg, men efter vores oplysninger er det meningen, at samme paradigme ligeledes skal implementeres i de to sidste udvalg. Vores løsningsforslag forudsætter at denne ensretning bliver en realitet, så der bliver konsistens i al fremtidig dokumenthåndtering, der vedrører mødeaktiviteterne. 5

8 2 Undersøgelsen Når vi fremover i rapporten refererer til mødeparadigmet, så mener vi den model for mødedokumenter, som er indarbejdet og som udvalgsmedlemmerne i dag er bekendt med. Dokumenterne Mødeparadigmet Indkaldelse, dagsorden, referat, handlingsplan, bilag Andre dokumenter Notater, høringssvar, pressemeddelelser etc. Sager Lukkelov, nummerplader, administrative byrder Figur 5:Dias 6 Ikke alle dokumenter, der vedrører udvalgene, er bilag til møder. Nogle af disse er publiceret på Håndværksrådets hjemmeside. Det gælder fx notater, høringssvar, pressemeddelelser osv. Som nævnt tidligere er der ikke umiddelbart behov for at se på tværs af udvalgene, da de samme problemstillinger aldrig behandles i flere udvalg. Alligevel er vi under gennemgangen af ovenstående dokumenter stødt på flere emner, som vi finder må have interesse for en bredere medlemsskare på tværs af flere udvalg, fx lukkeloven, gule nummerplader, administrative byrder osv. 2.4 Vi tager afsæt i Der er flere forhold i denne opgave, som har haft betydning for at opgaven og løsningsforslaget er blevet som det er Vores faglige baggrund Som bibliotekarer er vores faglige styrker vidensorganisation og informationssøgning ikke design. Dvs. vi har koncentreret os om indhold, informationsarkitektur og usability ikke om designet som fx farver, skrifttyper etc. 6

9 2 Undersøgelsen CMS et Der betales i dag allerede for et CMS (Dynamicweb), der også bruges til websitet. Det er denne platform som sitet skal bygges på, og dermed har de tekniske rammer ligget fast fra start. Vi har ikke sat os ind i alle Dynamicwebs muligheder. Vi har koncentreret os om informationsarkitekturen, ikke en tekniske løsning. Vi tager afsæt i.. At vi er bibliotekarer (vidensorganisation) Den eksisterende platform Det eksisterende mødeparadigme Et simpelt og skalérbart system Figur 6: Dias 7 Vi ved således ikke præcis, hvordan man kan udvikle funktionaliteter i Dynamicweb. Vi ved til gengæld med sikkerhed, at vores løsning kan implementeres i sin grundlæggende udgave Mødeparadigmet Som allerede nævnt eksisterer der en klokkeklar skabelon for hvordan udvalgsmøderne gennemføres, en model der fungerer glimrende, er indarbejdet og kendes af udvalgsmedlemmerne. Derfor tager vi afsæt i det eksisterende paradigme og de etablerede rutiner Simpelt og skalérbart Vi vil tage afsæt i den varierende it erfaring brugerne har, og det skal derfor være nemt at bruge Håndværksrådets kommende ekstranet. Brugerne skal kunne navigere intuitivt og det må ikke opleves som indviklet og tidskrævende at navigere rundt for så er der risiko for, at medlemmerne vil være mindre tilbøjelige til at bruge ekstranettet. Endelig tager vi udgangspunkt i, at systemet skal være skalérbart og fleksibelt. Det skal forstås således, at man dels skal kunne kopiere eller genbruge en 7

10 2 Undersøgelsen løsning for ét udvalg eller én dokumenttype til nye udvalg og nye dokumenttyper hvilket er ressourcebesparende og dels skal systemet nemt kunne justeres. Det bliver Håndværksrådets første udgave af et ekstranet, og der vil blive gjort mange erfaringer undervejs. 8

11 3 Løsningsforslaget Grundlæggende bygger systemet på to dele; et arkiv og en brugergrænseflade. Vores udgangspunkt er, at grænsefladens muligheder bygger på arkivets indretning. Men samtidig indretter vi grænsefladen på en måde, der kræver en særlig måde at konstruere arkivet på. Det forslag, vi kommer med, bygger på to grundlæggende antagelser: 1. Der er et udtalt behov for at kunne synliggøre Håndværksrådets arbejdsindsats 2. Der er et behov for et arkiv, der under hensyntagen til visse adgangsbegrænsninger, kan samle og dokumentere alle aktiviteter Rækkefølgen af disse to antagelser afspejler en prioritering fra Håndværksrådets side, idet det umiddelbart vigtigste for Håndværksrådet er, at der sker en synliggørelse. Vi kan dog med vores faglige udgangspunkt ikke komme uden om først at udarbejde et arkiv for derefter at udarbejde en grænseflade. Grænsefladen skal være meget andet end en grafisk adgang til arkivet. Den skal give adgang til indholdet i arkivet på en meningsfuld måde og give umiddelbar adgang til de mest aktuelle og relevante dokumenter til enhver tid, på en måde så indsatsen og processen, i det arbejde som Håndværksrådet udfører, bliver mere synlig. Som vi har set, spiller møderne den helt centrale rolle i den nuværende situation, idet det er gennem møderne, at forskelligt arbejde fra Håndværksrådets side bliver sat i spil og dermed synliggjort. Det betyder, at vi på den ene side tager udgangspunkt i de relationer, der er mellem de dokumenttyper, der har størst interesse for det daglige informationsbehov (mødedatoer, læsestof til møderne og den slags), og på den anden side holder behovet for synliggørelse for øje. For at give nem adgang til dokumenterne i arkivet indfører vi en dokumenttypologi, et referencesystem og nogle CMS sider, som vil blive gennemgået fra kapitel side 16. Men først en gennemgang af forslaget til et arkiv. 3.1 Arkivets indretning Figur 7 på side 10 er et billede af arkiveringen af udvalgsdokumenter, som vi ser, arkiveringen foregår i dag. De dokumenter, som Håndværksrådet og udvalgene arbejder med, har i store træk karakter af enten at knytte sig usystematisk til møderne, som bilag (uden bilagsnummerering) eller at være løse dokumenter. I nogle tilfælde, som fx ved høringssvar, lægges de på nettet og arkiveres hos den medarbejder, der har produceret det, måske ligger der endda også en kopi hos den medarbejder, som har læst korrektur på dokumentet. 9

12 I dag Møde Møde. Møde Møde Hør. Møde Møde Alm. bilag Press. medd. Figur 7: Dias 9, Et billede på arkiveringen før et ekstranet. De stiplede linjer viser tilfælde, hvor der er tale om det samme dokument. er altså noget, der knytter sig til udvalgsmøder, fordi det er på udvalgsmøder, at bilaget indgår i beslutningsgrundlaget. Alle bilag sendes i dag som vedhæftede filer per mail sammen med mødeindkaldelsen. Både dagsordenen og handlingsplanen, som sendes som vedlagte filer, bliver således også til en slags bilag. Det betyder bl.a., at det samme bilag (fil eller dokument) bliver sendt flere gange, og at man mentalt ser bilagene som noget med møderne. Løsningsforslaget her indebærer en noget anderledes og meget mere systematisk arkivering af alle typer dokumenter samt en frigørelse af begrebet bilag fra møderne. er fremover noget, der knytter sig til udvalgene og kaldes Udvalgsbilag, fx autoudvalgets bilag. 10

13 I morgen Møde ARKIV Møde Notat Møder Handlingsplaner Høringssvar Notater Alm. bilag Pressemeddelelser Nyheder Aktiviteter Beskeder Figur 8: Dias Adgangskontrol Kravet om, at nogle dokumenter ikke må deles med andre udvalg, løser vi ved at dele arkivet op, så der dels er et område til dokumenter som er offentlige og dels er områder hvor hvert enkelt udvalg kan have de dokumenter, der ikke må kunne ses af medlemmer fra andre udvalg, jf. Figur 2 side 3, som viser opdeling af arkivet i udvalgsarkiver og et offentligt arkiv. Med en sådan opdeling af arkivet kan man opnå følgende: Hvert udvalgsmedlem får adgang til sit eget udvalgs arkiv og det fælles arkiv Ingen udvalgsmedlemmer får per automatik adgang til andre udvalgs dokumenter Ingen udvalgsmedlemmer kan se, hvad de ikke har adgang til Et offentligt dokument er et dokument, der må læses af alle inden for ekstranettet, fx et høringssvar. Et internt dokument er et dokument, der kun må læses af udvalgets/gruppens medlemmer fx dagsordener og referater fra udvalgsmøder. En anden måde at illustrere den skarpe opdeling i offentlige og interne dokumenttyper ses i Figur 9. 11

14 Arkiv Offentlige Interne dok.typ. 1 udvalg 1 dok.typ. 2 udvalg 2 dok.typ. 3 dok.typ. 4 Figur 9: Model af den grundlæggende struktur i arkivet. Læg mærke til at alle dokumenttyper er unike. Under Udvalg 1 findes således nogle andre typer. 3.2 Dokumenttyper, nomenklatur og dokumentreference I det følgende beskriver vi det system, der tilsammen skal gøre det meget nemt at referere til arkivets indhold og give mulighed for at berige teksterne med links til de dokumenter, der refereres til Dokumenttyper En dokumenttype er et sæt af egenskaber der klart definerer dokumentets ophav, format og placering. De typer dokumenter vi har haft adgang til i Håndværksrådet plus dem, som vi selv har tilføjet ud fra de informationer, vi har trukket ud af udvalgenes dokumenter (se fx det med gul markerede i handlingsplanen i mockupen), skal beskrives meget nøje med hensyn til format og placering i arkivet. I løsningsforslaget har vi ikke taget højde for alle mulige typer, og kommer derfor med retningslinjer for hvorledes man fremover bør oprette nye typer efter behov. Oversigten nedenfor er derfor ikke endelig men skal ses som en model for det videre arbejde med dokumenttyper arbejde med dokumenttyper. Effekter af arkivering efter dokumenttyper Et arkiv opdelt efter dokumenttyper, udvalg og årgange, vil ud over at give nem og struktureret adgang til alle dokumenter, tydeliggøre hvad og hvilke mængder, Håndværksrådet producerer, idet dokumenterne let lader sig tælle. Man behøver således ikke gøre noget ekstra for at få overblik over antal, hvis man vil måle og veje. Strukturen i arkivet viser vi her som en liste med placeringer. Denne struktur svarer stort set til mockup en som vist ved præsentationen, idet mockup en 12

15 tager udgangspunkt i et eksempel fra autovalget. Mockupen skal bl.a. give en fornemmelse af, hvordan det vil være at browse sig frem til dokumenter og hvordan oversigter og lister principielt skal tage sig ud. I forhold til hele arkivet giver mockupen kun synlig adgang til undermapper i /hvr/ og /udvalg/auto/ i overensstemmelse med de krævede adgangsbegrænsninger. I mange CMS er kaldes sider og undersider for dokumenter, og for at undgå forvirring bruger vi sider om CMS ets dokumenttyper. /hvr/ oversigt over alle underliggende sider. /hvr/høringssvar/ liste, oversigt eller menu med årgange (kalenderår) /hvr/høringssvar/2009/ listevisning af undersider. Se visningseksempler nedenfor /hvr/høringssvar/2009/1/ høringssvar nummer 1 i tekst. (+ pdf) /hvr/notater/ liste, oversigt eller menu med årgange (kalenderår) /hvr/notater/2009/ liste over underdokumenter. /hvr/notater/2009/1/ notat nummer 1 i tekst. (+ pdf) /hvr/nyheder/ liste, oversigt eller menu med årgange (kalenderår) /hvr/nyheder/2009/ liste over underdokumenter. (**) /hvr/nyheder/2009/1/ nyhed nummer 1 i tekst (+ pdf) /udvalg/ skal ikke være synliggjort /udvalg/auto/ oversigt over alle underliggende sider /udvalg/auto/bilag/ liste, oversigt eller menu med mødeår /udvalg/auto/bilag/ / liste over underdokumenter. (**) /udvalg/auto/bilag/ /1/ vises ikke, da det er en pdf /udvalg/auto/notater/ liste, oversigt eller menu med årgange (kalenderår) /udvalg/auto/notater/2009/ liste over underdokumenter. /udvalg/auto/notater/2009/1/ notat nummer 1 i tekst (+ pdf) /udvalg/auto/møder/ liste, oversigt eller menu med årgange (mødeår) /udvalg/auto/møder/ / liste over samlingens møder. (**) /udvalg/auto/møder/ /1/ CMS udgave af dag/referat (+ udv.bilag) /udvalg/auto/planer/ liste, oversigt eller menu med årgange (mødeår) /udvalg/auto/planer/ / CMS udgave af dag/referat (+ udv.bilag) /udvalg/udd/ liste eller oversigt over typer** osv... Visning af kalenderår: Den simple løsning er en side à la: Men man kan udelade visningen af denne liste ved at vise årgange på foregående side, men man kan ikke udelade at oprette siderne i systemet. Man kan også bruge dropdown eller lignende. Det afhænger af CMS ets tekniske løsninger. I mockupen skal man klikke på for at se årgangene, men man kan lade årgangene stå under overskriften i stedet for, så man sparer et klik. 13

16 Visning af undersider, der indeholder det egentlige indhold (dokumenter): Titel på dokument, hentes fra undersidens titelfelt Dokumentreference: hvr (09) høringssvar 2 Dokumentets dato (ikke sidens oprettelsesdato!) Titel på dokument, hentes fra undersidens titelfelt Dokumentreference: hvr (09) høringssvar 1 Dokumentets dato (ikke sidens oprettelsesdato!) Adgangen til arkivet via et klik på et link fra startsiden (se Figur 11: Dias 16 side 23) er afhængig af hvilket udvalg, man er i. I CMS et kaldes det hvilken gruppe, man tilhører. Hvert medlem af gruppen auto får kun adgang til /arkiv/hvr/ og /arkiv/udvalg/auto/ Bestyrelsens adgang til arkiverne må klares ved at deres arkiv starter i /arkiv/, sådan at de har fri adgang til alt, eller at de starter i /best/ men og har et ekstra link fra deres startside Nomenklatur og dokumentreference Nomenklatur er en navngivningsregel. Her brugt til at tildele ethvert relevant dokument en dokumentreference, som er unik og utvetydig. En dokumentreference er et nøje bestemt, kort navn til en dokumenttype, der angiver typen og placering i arkivet Formålet med nomenklatur dvs. retningslinjer for navngivning med en særlig syntaks (præcis sammensætning og rækkefølge af tegn) er at tildele hvert dokument en unik og utvetydig tekststreng (navn), der først og fremmest viser dokumentets placering i arkivet. En anden væsentlig fordel ved at bruge en systematik er, at det er lettere at omtale og referere til et dokument, især på skrift, hvis det har et navn der er frigjort fra dokumentets titel. Af dokumenttypebeskrivelserne fra side 18 fremgår det, at ikke alle dokumenttyper behøver at få et sådan navn, fordi det ikke bliver relevant at referere til det uden for sin sammenhæng. En dagsorden er kun interessant for det pågældende udvalg og andre udvalg kommer efter vores overbevisning ikke til at skulle referere til den. De typer, det er meget relevant for, er de politiske papirer, der indgår i udvalgsarbejdet, fx notaterne og udvalgsbilagene. Dokumentreference Vi foreslår, at dokumentreferencerne udformes efter følgende syntaks: tilhørsforhold (år) type nr. Denne syntaks angiver en nøjagtig placering i arkivet, som nærmere forklaret i afsnittet om Automatiseret hyperlinking side

17 Her følger en uddybende forklaring af dokumentreferencens syntaks. Tilhørsforholdet indikerer om det er et offentligt dokument eller et udvalgsdokument. De af Håndværksrådets dokumenter, der er offentlige, får attributten hvr, mens de dokumenter, der er interne i det pågældende udvalg, får en attribut, der viser udvalget, fx auto. (år) angiver den pågældende årgang eller samling. Notater og høringssvar knytter sig til sager, der ikke nødvendigvis følger udvalgenes rytme, og kan derfor som i vores eksempel (se mockupen) inddeles i kalenderår. Udvalgsbilag er derimod en type, der i høj grad bør samles i de mødeår, en samling udgør. Man kan vælge alligevel at samle alle typer i mødeår, men det kan signalere at Håndværksrådet alene følger udvalgenes rytme og ikke det omgivende samfunds. Hvis man vælger mødeår, afføder det endnu et valg mellem at angive begge kalenderår eller blot dét kalenderår, som mødeåret begynder i, imellem parenteserne. Altså enten fx tilhørsforhold (år) type nr. eller tilhørsforhold (år-år+1) type nr. Vi tager i eksemplerne nedenfor udgangspunkt i, at der vælges den korte version (år). ( ) tankestregen er til for læsbarhedens skyld, men den kan få en teknisk betydning, hvis det lykkes at automatisere hyperlinking. (Se afsnittet om Automatiseret hyperlinking side 16). Der er forskel på bindestreg ( ) og tankestreg ( ) i tegntabellen, så der er mulighed for at udnytte forskellen, hvis man fx ønsker ikke at udløse hyperlinking i nogle situationer. Det samme gør sig i øvrigt gældende for parenteser, der kan erstattes af de kantede parenteser [ & ]. Type angiver den aktuelle dokumenttype. For bilag gælder der, at de altid knytter sig til et udvalg eller bestyrelsen, mens notat kun sammen medtilhørsforholdet afslører, om det er et almindeligt notat eller et udvalgsnotat idet der både er offentlig notater og interne notater i udvalgene. nr. er et løbenummer, der er til for ordenens skyld. Med et løbenummer kan dokumenterne listes på en nem måde; ved meddelelser om nye dokumenter indikerer det antallet af dokumenter arkiveret inden for året ; det indikerer ca. hvor langt henne i dokumentrækken det befinder sig ved en reference, om det er et ældre eller nyere dokument. Eksempel: Autoudvalget har i mødesamlingen arkiveret et bilag som nummer 5 i rækken. Det får en sigende titel (som det plejer) og tildeles dokumentreferencen auto (09) bilag 5 Et notat, der har status af at være offentligt får, udover den sigende titel, dokumentreferencen hvr (09) notat 5. Særtilfældet med notater, der kun må læses af et bestemt udvalg, fx autoudvalget kan løses ved enten: 15

18 1. at lade et sådan notat tilgå udvalget som almindeligt bilag, fx auto (09) bilag 6, med en titel der starter med Internt notat om... eller 2. ved at oprette dokumenttypen udvalgsnotater med tilhørende egen undermappe i hvert udvalg, fx /udvalg/auto/notater/3/ og fx dokumentreferencen auto (09) notat 3, der indikerer, at notatet er internt, idet alle auto (år) dokumenter er interne for autoudvalget. Automatiseret hyperlinking Fordi dokumentreferencen så nøjagtigt beskriver dokumentets placering i arkivet, er det muligt at automatisere hyperlinking til det pågældende sted på ekstranettet. Det er en smule teknisk, men vi forsøger at forklare hvordan det kan lade sig gøre. Når man laver en side i CMS et, er der ikke tale om en statisk side, men en slags skabelon for, hvordan forskelligt indhold skal vises. Indholdet, altså tekst, evt billeder og vedhæftede filer, ligger i en underliggende database. Når brugeren beder om at få vist en side ved at gå til en adresse på sitet, hentes indholdet fra databasen og skabes foran øjnene af en on the fly som man kalder det. Det vil sige, at den html tekst, som ligger i databasen, og som udgør indholdet, bliver læst og tolket af systemet. Det kan udnyttes til at lade systemet lede efter fraser med en bestemt syntaks, fx disse dokumentreferencer. Dokumentreferencen auto (09) notat 5 kan således oversættes til adressen /udvalg/auto/notater/5/ og så fremdeles. Med eksemplet auto (09) notat 5 kan man med lidt erfaring hurtigt afkode, at det er et internt notat i autoudvalget, der er udarbejdet og arkiveret i mødeåret , og at det er det femte i rækken Dokumenttypernes formater Vi kalder dét format, der benyttes i CMS et for CMS format eller blot CMS, for at angive, at indholdet findes i tekstversion. Det betyder, at der skal ske en redigering i CMS ets editor, og der kan blive et arbejde med at tilpasse de wordskabeloner, man arbejder med, for at optimere copy and paste redigering. Vi anbefaler, at man investerer den fornødne tid, der skal til, for at tilpasse de to platformes muligheder, så det bliver så enkelt som overhovedet muligt at arbejde med til daglig. Pdf filer laves som udgangspunkt af alle indkommende og udgående udvalgsbilag også e mails Beskrivelser af dokumenttyperne til brug for løsningsforslaget I det følgende har vi beskrevet de vigtigste egenskaber ved hver enkelt dokumenttype. En grundlæggende opdeling, som vist herunder, skal lette forståelsen af de forskelle, der er mellem typerne. CMS typerne er dem, der alene er sider i CMS et mens kernetyperne er dem, der traditionelt starter i et tekstbehandlingsprogram. 16

19 Dokumenttyper skematisk set CMS typer Kernetyper De offentlige (HVR) Nyhed Notat Pressemeddelelse Høringssvar De interne (Udvalg) Møde Handlingsplan Sag Besked Notat Her følger en forklaring af de betegnelser, vi anvender i dokumenttypebeskrivelserne på side 18. Typen er navnet på dokumenttypen. For Udvalgsbilag gælder. at der bliver ét for hvert udvalg, bestyrelsen og evt. flere, fx formandsgruppen og forskellige arbejdsgrupper. Format/er angiver om typen er fx CMS side eller en mere dokument lignende pdf fil alene, regnearksformat mm. eller evt. begge dele. Placering angiver den strukturelle placering. (Dynamicweb bør kunne vise siders og dokumenters URL eller brødkrummesti.) Her angiver vi en placering med udgangspunkt i, at hele arkivet er samlet i ét katalog (en mappe), det kunne hedde arkiv, men det betyder ikke noget nu. Et underkatalog starter med /katalognavn/ og et underunderkatalog på samme måde /katalognavn/katalognavn/, svarende til træstuktur eller mappehierarki. Dokumentreference angiver hvilken syntaks, der benyttes til dokumentets reference. Stemmer helt overens med dets placering i arkivet. Noter er et felt for kommentarer til hver type Udvalgsdokumenter Udvalgsdokumenter er en fællesbetegnelse for de typer, der hører til udvalgene. Det vil nok være sådan, at medlemmerne af et givent udvalg benytter denne term om deres eget udvalgs dokumenter for så, hvis overhovedet, at kalde de andre udvalgs dokumenter for fx HIS udvalgsdokumenter. Udvalgsbilag er en fællesbetegnelse for den dokumenttype, der arkiveres som bilag under hvert udvalg. Ligeledes, vil det nok være sådan, at medlemmerne, af et givent udvalg benytter denne term om sit eget udvalgs bilag, og måske endda blot bilag. Fx er det til hver en tid nok for et autoudvalgsmedlem (og for sekretæren) at referere mundtligt til bilag 5, fordi man ikke kender andre bilag end sine egne, og at der i indeværende mødesamling ikke er andre bilag 5. Men igen kan man fx omtale HIS udvalgets bilag 5, og være helt sikker på, hvad man mener. Udvalgsnotat er fællesbetegnelse for den dokumenttype, der arkiveres som notat under hvert udvalg. For hvert udvalg oprettes således følgende typer: 17

20 Type Beskrivelse og formål Format/er Placering Dokumentreference er de dokumenter, der går til og fra et udvalg og som afspejler aktivitet i udvalgsarbejdet. Alle former for breve, der indeholder information vedr. udvalgets arbejde også e mails, der kan bruges som dokumentation og som må pdf es. Primært pdf, kan være office dokumenter, fx regneark. /udvalg/bilag/samling/nr./ fx /auto/bilag/ /1/ udvalg (åå) bilag nr fx auto (09) bilag 1 Type Beskrivelse og formål Format Placering Notat Notatet er internt og kan derfor ikke arkiveres i offentlige. CMS og pdf version /udvalg/notat/kalenderår/nr./ ex /auto/notat/2009/1/ (*) Dokumentreference Ex auto (09) notat 5 Noter * kalenderår kan ændres til mødeår se side 15 om (år). Type Beskrivelse og formål Møde Format CMS side, se note 1 Placering Dokumentreference Noter Bruges til både dagsorden og referat, idet referatet svarer til dagsordenen plus referatteksten til hvert mødepunkt. Et bestemt møde skifter blot status fra dagsorden til referat. I denne udgave kan man vædiforøge indholdet med links og stukturændringer, der er tilpasset sit medium (web) /udvalg/møder/samling/nr. eller dato fx /auto/møder/ /1/ el. /auto/møder/ /mmdd/ Da det autoritative referat skal tilgå udvalget som almindeligt bilag, vil der ikke blive behov for reference til CMS udgaven. 1) pdf af dagsorden hhv. referat findes som bilag 18

21 Type Beskrivelse og formål Format Placering Dokumentreference Handlingsplan Årets handlingsplan som vedtaget men tilføjet indholdsfortegnelse, mødeliste der giver let adgang til sagerne og de dokumenter, der knytter til til sagsbehandlingen for hvert punkt. CMS side /udvalg/planer/samling/ fx /auto/planer/ / Da den autoritative handlingsplan skal tilgå udvalget som almindeligt bilag, vil der ikke blive behov for reference til CMS udgaven. Type Beskrivelse og formål Format Sag En sag er et fokusemne, der er vedtaget på Handlingsplanen. Der kan gives offentlig adgang til enkelte sager, hvis man ønsker. Sagen samler alle mødernes dele, fx referater, samt alle dokumenter, nyheder således at en Tidslinje viser en sags udvikling CMS side Placering /udvalg/sager/nr/ (*) fx /auto/sager/1/ (**) Dokumentreference Fx auto (09) sag 1 Noter (*) Placeringen skal afgøres under hensyntagen til rettighedsadministrationen. (**) Man kan opfinde et løbenummer, der afspejler starttidspunkt for sagen, fx det første dokument i sagen. Type Beskrivelse og formål Format Placering Besked En helt intern meddelelse, som alene vedrører eget udvalg. Beregnet til at give besked om fx nyt bilag til et bestemt punkt på kommende dagsorden, give besked om svar og henvendelser, eller minde om ændringer i forhold til fx mødedage. CMS /udvalg/beskeder/samling/nr./ fx /auto/beskeder/ /1/ (*) Dokumentreference Måske ikke relevant, ellers ex auto (09) besked 5 Noter (*) Kunne være kalenderårår Offentlige dokumenter (HVR-dokumenter) HVR dokumenter er en fællesbetegnelse for de typer, der produceres af Håndværksrådet og som må læses af alle, jfr. side

22 Der oprettes følgende typer: Type Beskrivelse og formål Høringssvar Format CMS og pdf version (*) Placering /hvr/h svar/årgang/nr./ ex /hvr/h svar/2009/5/ Dokumentreference Ex hvr (09) høringssvar 5 Noter (*) pdf versionen er Udskriftsvenlig udgave. Men afhængig af indekserings og søgemulighederne kan man vælge ikke at have begge versioner, men blot benytte pdf en. Evt kan CMS udgaven, ud over at give adgang til pdf en, give mulighed for at informere om svarets indhold i kort form, evt. give adgang til høringsportalen, eller andet for svaret vigtig information. Type Beskrivelse og formål Nyhed Bruges til at formidle nyheder eller forarbejdninger af begivenheder i erhvervsliv og samfundet, som kan belyse sager eller har anden interesse for et eller flere udvalg. Er offentlig men skal formidles til hver enkelt udvalg, for hvem det er relevant. Format CMS, med værdiforøgelse (*) Placering /hvr/nyhed/årgang/nr./ ex /hvr/nyhed/2009/5/ Dokumentreference Ex hvr (09) nyhed 5 Noter (*) Hvis der er tale om kommentering af nyheder, kan man linke til kilderne, evt pdf e artikler for at sikre fremtidig tilgang. Afhænger af kildernes ophavsret og licenser. Type Beskrivelse og formål Format Placering Notat CMS og pdf version (samme som ovenfor) /hvr/notat/årgang/nr./ ex /hvr/notat/2009/5/ Dokumentreference Ex hvr (09) notat 5 20

23 Type Beskrivelse og formål Format Placering Pressemeddelelser Pressemeddelelser en en kendt type CMS og pdf version /hvr/presse/årgang/nr./ ex /hvr/presse/2009/5/ Dokumentreference Ex hvr (09) presse 5 Meningen med denne gennemgang er endvidere, at Håndværksrådet arbejder dem færdige efter behov. Vi forestiller os, at hvis man når hertil, så vil der være dukket nye ideer og ændringsforslag op, som vi umuligt kan have forudset. Det skal altså i høj grad ses som en skabelon for, hvordan man bestemmer fremtidige dokumenttyper. Man kan fx nemt oprette dokumenttypen Analyse, som kendes fra hjemmesiden, efter denne model. 21

24 3.3 Grænseflade og funktionaliteter I den følgende præsentation af grænseflade og funktionalitet tager vi udgangspunkt i dias fra præsentationen. Til hvert dias er der en grundig forklaring af indretningen og de overvejelser, der ligger til grund for valgene. Vores forslag går på, at det er gennem grænsefladen, at der kan vises meningsfuld relevans mellem arkivets dokumenter. Figur 10 viser, hvad vi mener er det vigtigste en almindelig bruger, altså et almindeligt udvalgsmedlem, har brug for. I betragtning af, at denne løsning skal erstatte den nuværende praksis med at sende alting ud på mail, er det jo også de ting, man plejer at få på mail. Det nye og anderledes er de tre kasser med Vigtige beskeder, Nyheder og Aktiviteter som til sammen udgør en vigtig metode til at vise, at der sker noget i Håndværksrådet. Personlig login Startside Internt Hvem har adgang medl./gæster Offentligt Dagsorden for Kommende udvalgsmøde Referat fra seneste udvalgsmøde Aktuelle handlingsplan Vigtige beskeder Nyheder Aktiviteter Arkiv (udv.) HVR Figur 10: Dias 15 Figuren forsøger også at vise, at alle sider kommer fra et arkiv, der er opdelt i en udvalgsdel og en fælles del. Man vil måske undre sig over, at fx notater ikke fremgår af figuren, men et notat, der er relevant for et givent medlem, bliver kommunikeret via en besked indeholdende et link, helt i tråd med Figur 8 side Startside Det første man præsenteres for, når man logger på, skal give adgang til de til enhver tid mest relevante og aktuelle informationer og dokumenter. Det giver en startside som vist her under. Meningen er, at hvert udvalg får sin egen startside, men at alle seks udvalg og bestyrelsen får sin egen. 22

25 Allerøverst findes HVR.DK, som er en genvej til hjemmesiden, som åbner i et nyt vindue (eller fane) og SØG, som er CMS ets eget, simple søgefelt. Navigationen er traditionelt indrettet med en global navigationsbjælke i toppen og et mere lokalt og dynamisk felt øverst til venstre, ligesom det bruges på hjemmesiden i dag. Vi har dog ændret i den meget smalle spalteform og mener, at det er uhensigtsmæssigt ikke at benytte hele sidebredden, når man skal læse længere tekster. Startside HVR.DK Søg Startside om de andre udvalg bestyrelsen arkiv- log ud Kommende dagsorden Udvalgsmedlemmer Seneste referat Gældende handlingsplan Vigtige beskeder Besked 10 Besked 9 Besked 8 Besked 7 Nyheder Nyhed 23 Nyhed 18 Nyhed 11 Nyhed 5 Aktiviteter Aktivitet Aktivitet Aktivitet Aktivitet Figur 11: Dias 16 I den globale navigationsbjælke er der er en genvej til: Startsiden (altså denne) En side, som kan bruges til at vise, hvad der sker i de andre udvalg, bl.a. hvem der sidder i dem osv. Noget om bestyrelsen Arkivet, som kun gør eget udvalgs og det fælles arkiv tilgængeligt Log ud Ud fra den betragtning, at øjet starter med at orientere sig i øverste venstre hjørne, placeres genveje til de tre måske fire vigtigste dokumenter, nemlig den kommende dagsorden, det seneste referat og handlingsplanen, samt måske en genvej til verserende sager, hvis der gives adgang til sager på tværs af udvalg. Vi foreslår en intuitiv ordlyd af disse genveje, som vist i Figur 11. Det har de fordele, at man ikke skal omdøbe genvejene efter hvert afholdt møde, og ikke mindst at medlemmerne ikke skal forholde sig til bestemte datoer. De fleste medlemmer, der skal ind på ekstranettet som følge af, at de snart skal til 23

26 udvalgsmøde eller har modtaget en meddelelse om, at der er noget nyt og vigtigt på dagsordenen at forholde sig til, tænker nok nærmere med de ord end i eksakte datoer. Datoen, hvis man vil vide det, kan findes ved at læse dagsordenen. Til højre er der plads til ting vi ikke har forudset, men vi har placeret en genvej til noget om dette udvalgets medlemmer. Det er måske her, at en liste over årets møder placeres med datoer på. Så er der frit valg for medlemmer til at vælge en favoritvej til dagsordenen. I sammenhæng med foregående afsnit handler det altså her om en mere detaljeret tilgang i modsætning til feltet til venstre for. I nyhedsstriben nederst er overskrifterne Beskeder, Nyheder og Aktiviteter genveje til hhv. alle nyheder i arkivet, alle beskeder osv., Under hver af disse overskrifter vises et passende antal overskrifter, der linker til teksten. Om man bliver ført helt hen i arkivet, eller om der kan åbne sig en visningsboks er et spørgsmål om design og muligheder i CMS et. Læg mærke til, at vi i eksemplet har linket til nummererede beskeder og nyheder. For brugeren er numrene ikke synlige, da det jo er sidernes overskrifter. Men rækkefølgen viser, at hvor beskeder altid er ubrudte i nummereringen, fordi de alle er skrevet til lige præcis dette udvalg, er nyhederne et udvalg af alle nyheder fra det fælles arkiv. Når vi nævner det, er det fordi, det er vigtigt, at man ikke bare ukritisk bombarderer et udvalg med nyheder, men at man gør sig nogle overvejelser med hensyn til, om det er relevant eller ej. Det betyder altså, at hvis man hurtigt vil orientetere sig om andre og flere nyheder end dem, der er vurderet relevante for en selv, skal man blot gå til nyhedsarkivet, fx ved at klikke på Nyheder. Det er her det giver mening, at listevisningen af nyheder i arkivet laves med overskrift (der linker til hele teksten), dato og teaser. Aktiviteterne er fra vores side helt åbne for Håndværksrådets kommende aktivitetskalender. Om der vælges en løsning, der minder om nyheder eller beskeder, står også åbent, altså hvorvidt man vil pushe alle aktiviteter til alle udvalg eller ej. Husk at tage uaktuelle og overståede aktiviteter af nyhedsstriben her på startsiden. I CMS er kan enhver side forsynes med en udløsdato, hvorefter siden automatisk fjernes fra forsiden. Alt i alt mener vi, at man med denne startside tilfredsstiller en væsentlig del af behovene for synliggørelse af både mødeaktivitet og de andre aktiviteter, Håndværksrådet foretager sig i understøttelsen af udvalgsarbejdet. Vi tror fx, at et dagligt besøg, måske endda blot et ugentligt, vil give det almindelige udvalgsmedlem et godt overblik, fordi beskeder bruges til at meddele om nye bilag og andre begivenheder, der er væsentlige Dagsorden og referat Før vi går i dybden med dokumenttypen møde, skal det præciseres, hvordan linket fra startsiden fungerer. 24

27 I overensstemmelse med beskrivelsen af dokumenttypen møde, se side 18, skiftes linket fra forsidens Kommende dagsorden ud til det næste møde i arkivet, når mødet er afholdt og den dagsorden nu er blevet til et referat. I illustrationen herunder sker skiftet fra de massive til de stiplede pile. Link fra startsiden Kommende dagsorden Seneste referat Placering i arkiv../udvalg/møde/år/4/../udvalg/møde/år/3/../udvalg/møde/år/2/../udvalg/møde/år/1/ Linket fra forsidens Seneste referat skiftes samtidig ud til det møde, der før blev linket til fra Kommende dagsorden. Man kan kalde det rullende udskiftning, og pointen er, at de møder i arkivet, der linkes til, blot får tilføjet referatet, helt i overensstemmelse med mødeparadigmet og den måde, man behandler word versionen af dagsordnerne og referaterne. Dagsorden HVR.DK Forside om de andre udvalg bestyrelsen arkiv- log ud Søg Dagsorden i pdf Alle mødedokumenter i pdf Seneste referat Gældende handlingsplan (evt. alle møder) (Fakta om mødet, ex) Autoudvalget Dato Medlemmer - 1. Velkomst ved formanden og evt. afbud 2. Taksatorringen Sagen Indsats På mødet auto (09) bilag 2, hvr (09) høringssvar 16, hvr (09) notat 7 Figur 12: Dias 18 Altså kaldes møderne i arkivet ikke for hhv. dagsorden og referat men møder. Der bliver altid lavet en autoriseret udgave i pdf baseret på word versionen, som tilgår udvalget som bilag, og er altså altså et udvalgsbilag, med en titel, der fortæller, at det netop er et referat eller en dagsorden. Den globale navigationsbjælke er konstant og derfor uforandret. 25

28 Pdf versionen af dagsordenen må efter vores opfattelse gerne ændres løbende ved ændringer på dagsordenen og beholde sin placering i arkivet og dermed sin dokumentreference. Det vil lette det administrative arbejde. Men hvis man stiller spørgsmålet Hvem har dog brug for at skrive en foreløbig dagsorden ud, når den er læselig på skærmen?, kan man alternativt vælge et tidspunkt for fremstillingen af pdf versionen tættere på mødets afholdelse for ikke at skulle ændre på pdf versionen hele tiden. Det er klart, at den sidste udgave af dagsordenen, altså den der blev brugt på et møde, og referatet ikke skal ændres efterfølgende. Men man kan argumentere for, at når nu dagsordnerne faktisk bliver aftalt, for en stor del af indholdets vedkommende, i endog meget god tid, afspejles oprettelsen af bilaget bedre, ved at gøre det med det samme. Det vigtigste er jo nu engang, at den endelige dagsorden har den rette dato. Man bør da benytte versionsnumre for at undgå enhver tvivl om gældende dagsorden. Det lokale navigationsfelt i venstre side ændres til genveje til de i denne kontekst vigtigste dokumenter. Dagsordenen i pdf linker til det rette udvalgsbilag, og er den autoritative, udskriftsvenlige version. Alle mødedokumenter som pdf er en ekstra service til dem, der gerne nemt vil skrive alle dokmenter til dagsordenen ud i ét hug. Servicen kræver dog, at man løbende samler alle de til mødet hørende dokumenter (med eller uden dagsorden) med et program, fx PDF ReDirect. Tilbyder man ikke denne service, skal brugeren åbne og udskrive hvert eneste dokument. Link til de enkelte dokumenter findes i den nedenfor omtalte indholdsfortegnelse. Seneste referat fører en hen på det senest afholdte møde, så man lige kan orientere sig. Gældende handlingsplan linker til årets handlingsplan, hvorpå der kan være sager, der ikke tages op på mødet. I feltet øverst til højre placeres alle relevante fakta om mødet, fx en overskrift, der tydeligt viser i hvilket udvalg man befinder sig, mødets tid og sted, link til liste over indkaldte og inviterede og hvad man ellers måtte finde relevant. I bunden af siden findes hele dagsordenen i fuldtekst og fuldstændig overensstemmende med den autoriserede version i sin ordlyd. Men til forskel fra pdf versionen er denne først og fremmest beriget med en indholdsfortegnelse, som den autoriserede udgave ikke har på nuværende tidspunkt. Derudover foreslår vi, at man tilføjer så meget såkaldt verdiforøgelse af teksterne som muligt. Værdiforøgelse er fx at linke til alle de referencer/henvisniger, der benyttes i teksten. Da vi gennemgik et referat fra et autoudvalgsmøde fandt vi et stort antal løse henvisninger, som fx i et tidligere udsendt notat, se mockupens eksempel på autoudvalgets handlingsplan. Det ville øge værdien og serviceniveauet hvis man beriger teksten med præcise referencer og links til omtalte sager og dokumenter. Med dokumentreferencerne bliver det 26

29 en nem sag for dokumenter, der allerede findes i arkivet, mens eksterne kilder (webadresser) stiller det krav, at man tænker det ind allerede i udarbejdelsen af teksten og at man evt gemmer de kilder, man må, i arkivet, for at sikre den fremtidige tilgang til informationen. Alternativt øges mængden af notater, der indeholder essensen af de eksterne kilder. Som udgangspunkt kan man benytte overskrifterne i den oprettede indholdsfortegnelse som links til interne bogmærker på samme side, men det er en beslutning, der afhænger af de øvrige ønsker om funktionalitet. Mere om det i afsnittet om sager nedenfor side 28. Som det ses, er det her, man hovedsageligt vil få stor gavn af den automatiserede linking til arkivets dokumenter, idet det da ville være tilstrækkeligt at taste, eller rettere copy paste fra word udgaven, fx auto (09) bilag 2 for at linke til /arkiv/udvalg/auto/bilag/ /2/. Men igen, det er ikke noget afgørende problem, hvis man er nødt til at klikke sig frem til dokumentet, men det er blot mere tidskrævende. Afhængig af det endelige visuelle design, kan man sætte en overskrift ind mellem toppen af siden og der, hvor dagsordenen begynder. Med ét dokumentsløsningen, hvor man blot tilføjer referatteksten til dagsordenen, er det eneste, der skal til her at erstatte al tekst under indholdsfortegnelsen med den autoritative udgave af referatet vha. copy paste og tilføje links til de netop tilføjede underpunkter til hvert punkt på dagsordenen. Se evt dias 19 i diasshowet. Man skal være opmærksom på, at hvis teksten i word dokumentet ikke er identisk med teksten i CMS et med hensyn til eksterne links, vil denne berigelse blive slettet ved overskrivning. Det samme gælder links til arkivets dokumenter, hvis dokumentreferencerne ikke virker automatisk. I det tilfælde skal man copy paste referatteksten stump for stump Handlingsplan og sager Handlingsplanen, som den vedtages på mødeårets sidste møde, udløser to dokumenttyper, nemlig møder og sager, idet møderne svarer til de aftalte mødedatoer med de aftalte faste punkter og sagerne svarer til de aftalte områder, der skal være særlig fokus på i næste mødeår. Vi foreslår, at der straks oprettes dokumenter i CMS et for alle møder og sager, der er aftalt på mødet. Det giver mulighed for at sprede arbejdet ud med vedligeholdelsen, og for straks at tilføje links til dokumenter, der vedrører en sag eller et mødepunkt. Sagerne, der der som nævnt skal indrettes som en slags tidslinje med alle sagens akter, begivenheder og dokumenter i form af links til arkivet, vil efter vores opfattelse sammen med handlingsplanen være medvirkende til at fastholde medlemmernes interesse og engagement i udvalgets og Håndværksrådets arbejde. Det vil også give mulighed for gæster eller særlig interesserede at følge nogle bestemte sager, for blandt andet at afstemme deres medlemsorganisationers medvirken og bidrag i arbejdet, sådan som det ønskes. 27