Statsforvaltningens brev til et byrådsmedlem

Transkript

1 Statsforvaltningens brev til et byrådsmedlem Statsforvaltningen har den 6. januar 2010 modtaget din klage over behandlingen af en sag i Vejle Kommunes Byråds møde den 16. december Statsforvaltningen har nu afsluttet behandling af sagen. Det er statsforvaltningens opfattelse, at Vejle Byråds administration af reglerne om udsættelse og oplysning af sager, der behandles i byrådet har været i overensstemmelse med lovgivningen i den konkrete sag. Statsforvaltningen foretager ikke videre i sagen. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund: Sagen omhandler Vejle Byråds dagsordenspunkt 328 den 16. december 2009 om betalingsvedtægt for byggesager Du klager over følgende: 1. at, Dansk Folkeparti s anmodning om udsættelse af sagen efter 16, stk. 1, i forretningsordenen for Vejle Byråd ved byrådsmødets start den 16. december 2009 ikke blev imødekommet, og 2. at, det ikke har været muligt i forbindelse med sagsbehandlingen at udarbejde et ændringsforslag, da økonomiudvalgets indstilling først blev kendt under behandling af sagen. TILSYNET MED KOMMUNERNE I REGION SYDDANMARK STATSFORVALTNINGEN SYDDANMARK STORETORV AABENRAA JOURNAL NR.: /662 SAGSBEHANDLER: RHSOE DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: EAN-NR SE-NR tilsynsyd@statsforvaltning.dk EKSPEDITIONSTID: MANDAG - ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: TELEFONTID: MANDAG-ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: Du har oplyst, at borgmesteren og Vejle Byråd tillod Socialistisk Folkeparti at benytte 16, stk. 1, i forretningsordenen i en anden sag, der var til behandling i juni 2009 uden, at den konkrete sag er nærmere beskrevet. Du har videre oplyst, at borgmesteren med henvisning til 16, stk. 5, jf. 11, stk. 4, i forretningsordenen afviste anvendelse af 16, stk. 1, i forretningsordenen, og satte Dansk Folkepartis forslag om udsættelse i henhold til

2 16, stk. 1, i forretningsordenen til afstemning, hvorefter et flertal i byrådet stemte imod udsættelse af sagen. Det er din opfattelse, at byrådet har udvist mangel på respekt overfor et mindretals anmodning om udsættelse i strid med forretningsordenen. Du har også oplyst, at økonomiudvalget holdte møde om sagen den 16. december 2009 kl , og byrådets møde var den 16. december 2009 kl , samt at økonomiudvalgets indstilling først blev tilkendegivet under behandling af sagen. Du har gjort gældende, at Dansk Folkeparti har haft fuldstændig uacceptable arbejdsforhold, og derfor ikke har haft mulighed for at udarbejde ændringsforslag. Af protokoludskrift fra mødet fremgår følgende under dagsordenspunkt 328: 328. Betalingsvedtægt for byggesager 2010 Resumé Teknisk Forvaltning sender forslag til betalingsvedtægt for byggesagsbehandling i 2010 til byrådets godkendelse. Det er byrådet som kan træffe beslutning om, i hvilken grad byggesagsbehandlingen skal skattefinansieres eller om byggesagsbehandlingen, helt eller delvis, skal være indtægtsdækket via opkrævning af gebyrer. I forbindelse med budgettet for 2009 besluttede byrådet, at byggesagsgebyrerne i videst muligt omfang skulle dække samtlige omkostninger ved byggesagsbehandling, således at Vejle kommune, som en af de få kommuner i landet, finansierede byggesagsbehandlingen ved gebyrer. Erhvervs- og byggestyrelsen udsendte 29. maj 2009 en vejledning, som beskriver de udgifter, der i henhold til Bygningsreglement BRO8 kan medtages ved beregningen af byggesagsgebyret jf. forvaltningens forespørgsel til styrelsen. Ved budgetlægningen for 2010 blev indtægtsbudgettet for byggesager tilpasset vejledningen, og det blev samtidig aftalt, at der inden årets udgang skulle en sag for byrådet vedrørende byggesagsgebyrer. Vejledningen foreskriver 5 bygningskategorier, som byggesagsgebyret skal opkræves efter. Medarbejderne har tidregistreret på disse kategorier og forvaltningen har på den baggrund beregnet en takst for hver kategori, der afspejler et niveau, hvor der forventes balance mellem udgifter og indtægter. På baggrund af et udtrykt politisk ønske om, at gebyrerne i ud valgte kategorier i højere grad gøres konkurrencedygtige i forhold til vore nabokommuner, søges der om 1 mio. kr. fra den centrale om- SIDE 2

3 stillingspulje til at halvere taksterne vedrørende "Simple kon struktioner" samt "Avls- og driftsbygninger" vedrørende 2010 hvilket er indarbejdet i betalingsvedtægten. Der foreslås herefter en nedsættelse af gebyret vedrørende kategorierne "Simple konstruktioner" og delkategorien "Avls- og driftsbygninger" herun der også staklader. Desuden foreslås en beskeden justering vedrørende de øvrige bygningskategorier; "Industri og lager", "Andre faste konstruktioner" samt "Øvrigt erhvervs- og etagebyggeri", samt indførelse af et gebyr vedrørende deltilladelser. Endvidere foreslås på baggrund af de foreliggende beregninger, en forhøjelse af gebyret vedrørende kat egorien "Enfamiliehuse". Endelig foreslås, at der indføjes en bestemmelse i betalingsvedtægten, der muliggør modregning af et tidligere betalt byggesagsgebyr i et nyt byggesagsgebyr. Sagsfremstilling ( ) Beregningerne for 2009 viser, at gebyrerne samlet set ikke har kunnet dække omkostningerne ved byggesagsbehandlingen. Det er navnlig bygningskategorien Enfamiliehuse der har haft et markant underskud, mens forskellen på indtægter og udgifter for så vidt angår de øvrige kategorier er mindre udpræget. Kategorien Simple konstruktioner har tegnet sig for et marginalt overskud. ( ) Som anført kan byrådet, med respekt for princippet om balance indenfor de enkelte kategorier, selv fastsætte størrelsen på de enkelte gebyrer, herunder også gebyrer i underkategorierne i betalingsvedtægten. Følgelig er det herved også muligt at tilføre en kategori midler, med henblik på at sænke et gebyr under omkostningsniveauet. På baggrund af et udtrykt politisk ønske om, at gebyrerne i udvalgte kategorier i højere grad gøres konkurrencedygtige i forhold til vore nabokommuner, søges der om 1 mio. kr. fra den centrale omstillingspulje til at halvere taksterne i forhold til forvaltningens oprindelige beregning vedrørende Simple konstruktioner samt Avls- og driftsbygninger hvilket er indarbejdet i betalingsvedtægten. Tilførslen af midler gør det muligt at justere gebyrerne i de ønskede kategorier i nedadgående retning i ( ) Økonomi ( ) Opgørelse af mer- /mindreindtægt ( ) Opsummering af de bevillingsmæssige konsekvenser SIDE 3

4 ( ) Høring ( ) Bilag Byggesagsgebyr 2010 Notat byggesagsgebyr og betalingsvedtægt 2010 Takstblad for byggesagsgebyr 2010 Erhvervs- og Byggestyrelsens oversigt over kommuners byggesagsgebyrer Teknisk direktør indstiller, 4. december 2009, pkt. 254: at der i Betalingsvedtægten for byggesagsbehandling indføjes en særregel om byggesagsgebyr for ny byggetilladelse, hvor en tidligere tilladelse er udløbet, jf. afsnittet herom i betalingsvedtægtens pkt. 5, at Betalingsvedtægt for byggesagsbehandling for 2010 godkendes, at de bevillingsmæssige konsekvenser godkendes, jf. bevillingsskema under afsnittet økonomi, og at der tages stilling til om der skal være et permanent tilskud til kategorierne "Simple konstruktioner" og "Avls- og driftsbygninger" for 2011 og fremover i forbindelse med budgetlægningen for Teknisk Udvalg, 4. december 2009, pkt. 254: [A], [B] og [C] tog forbehold. (D], [E], [F], [G] og [H] stemte for indstillingen. Udvalget anbefalede indstillingen. [I] var fraværende. Sagens videre forløb Sagen skal behandles af Økonomiudvalget og Byrådet. Økonomiudvalget, 16. december 2009, pkt. 443: 4 medlemmer [J], [K], [H] og [L] anbefalede indstillingen fra flertallet i Teknisk Udvalg. [M] og [N] stemte imod. [O], [P] og [Q] var fraværende. Beslutning Holger Gorm Petersen begærede sagen udsat efter Forretningslovens [-ordenens] 16. Dette blev nedstemt efter Forretningslovens [-ordenens] 16 stk. 5. For Holger Gorm Petersens forslag stemte [A]. Imod stemte 23 medlemmer. 3 medlemmer Holger Gorm Petersen, [R] og [B] undlod at stemme. [N] stillede forslag om, at byggesagsgebyrerne i 2010 skal være rent gebyrfinansieret. SIDE 4

5 For ændringsforslaget stemte 11 medlemmer [N], [C], [M], [S], [T], [U], [B], Holger Gorm Petersen, [A], [R] og [Q]. Imod ændringsforslaget stemte et flertal på 16 medlemmer. Ændringsforslaget blev hermed forkastet. Indstillingen fra Teknisk Udvalg og Økonomiudvalget blev herefter godkendt. [V], [P], [E] og [X] var fraværende. Vejle Kommune har den 16. marts 2010 afgivet sålydende udtalelse: ( ) Denne sag var behandlet i møde i Teknisk Udvalg den 4. december 2009, hvor udvalget anbefalede indstillingen fra forvaltningen om godkendelse af betalingsvedtægt for byggesagsbehandling i I Økonomiudvalget blev sagen om betalingsvedtægt for byggesagsbehandling behandlet i et ekstraordinært udvalgsmøde den 16. december 2009 kl Sagen blev herefter behandlet i et byrådsmøde samme dag kl ( ) Vejle Byråd behandlede klagesagen i sit møde den 10. marts 2010, hvor Byrådet vedtog at udtale følgende: " 16 i forretningsorden for Vejle Byråd har følgende indhold: "Hvis en gruppe ved mødets begyndelse anmoder om at få en sag udsat, imødekommes dette, uden at gruppen skal begrunde udsættelsen. Ligeledes sker det uden debat og afstemning. Stk. 2. Hvis ønsket fremsættes efter behandlingen af sagen er påbegyndt, motiverer gruppen ønsket om udsættelse. Der kan være debat om ønsket, og der kan foretages afstemning. Stk. 3. Hvis der under sagens behandling fremkommer nye oplysninger, som ikke fremgår af dagsordenen med bilag, imødekommes ønsket om udsættelse dog uden afstemning. Stk. 4. Hvis sagen tidligere har været udsat eller flere gange, skal gruppen motivere ønsket om udsættelse. Der kan være debat om ønsket, og der foretages afstemning. Stk. 5. Hvis sagen er afhængig af tidsfrister, eller hvis udsættelse kan påføre kommunen udgifter eller lignende forhold, benyttes udelukkende reglerne i 11, stk. 4, i Byrådets forretningsorden." 11, stk. 4, i forretningsorden har dette indhold: "Forslag om nedsættelse af udvalg, om en sags henvisning til et tidligere nedsat udvalg eller til fortsat behandling i udvalg, kan fremsættes, så længe afstemning om sagen ikke er begyndt. Når sådant forslag fremsættes efter, at forhandlingerne er begyndt, standses disse, hvorefter Byrådet afgør spørgsmålet om udvalgsbehandling." SIDE 5

6 Dansk Folkeparti byrådsgruppe anmodede ved Holger Gorm Petersen om udsættelse af sagen. Udgangspunktet vil herefter være, at sagen udsættes uden begrundelse for udsættelsen og uden debat og afstemning. Undtagelsen fra denne hovedregel er forretningsordenens 16, stk. 5, hvorefter reglerne i forretningsordenens 11, stk. 4, anvendes, hvis sagen er afhængig af tidsfrister, eller hvis udsættelsen kan påføre kommunen udgifter eller lignende forhold. Såfremt der ikke blev vedtaget en betalingsvedtægt for byggesagsbehandling for 2010 ville der efter Byrådets opfattelse ikke være hjemmel til at opkræve gebyrer for udstedelse af byggetilladelser mv., med deraf følgende konsekvenser og tab for Vejle Kommune. Uenigheden i Byrådet omhandlede primært spørgsmålet om, hvorvidt byggesagsbehandlingen delvist skulle skattefinansieres eller ej. Der henvises til det under mødet fremsatte ændringsforslag om, at byggesagsgebyrerne i 2010 skulle være rent gebyrfinansieret (brugerfinansieret). Dansk Folkepartis gruppe stemte for det under mødet fremsatte ændringsforslag. Ved anvendelse af forretningsordenens 16, stk. 5, og 11, stk. 4, afgør Byrådet om en sag udsættes ved, at sagen sendes til yderligere behandling i udvalget, eller om sagen er afhængig af tidsfrister eller udsættelse kan påføre kommunen udgifter eller lignende og derfor ikke kan udsættes. Der henvises til udtrykket "hvorefter Byrådet afgør spørgsmålet om udvalgsbehandling." Det er således Byrådet, der afgør dette, hvilket også er sket i den konkrete sag, hvor 23 medlemmer af Vejle Byråd ikke fandt grundlag for udsættelse, 1 medlem stemte for forslaget om udsættelse, 3 medlemmer undlod at stemme og 4 medlemmer var fraværende. For så vidt angår det anførte om uacceptable arbejdsforhold i forbindelse med behandlingen af den konkrete sag henvises til 8, stk. 4, i den kommunale styrelseslov, der har følgende indhold: "Borgmesteren sørger for, at der så vidt muligt senest 4 hverdage inden kommunalbestyrelsens møder udsendes en dagsorden til medlemmerne, og at det fornødne materiale til bedømmelse af de sager, der er optaget på dagsordenen, så vidt muligt er tilgængeligt for medlemmerne mindst 3 hverdage inden mødet. Medlemmerne har med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt, endvidere ret til at gennemse det fremlagte materiale sammen med personer, der ikke er medlemmer af kommunalbestyrelsen." Sagen om forslag til betalingsvedtægt for byggesagsbehandling i 2010 var optaget på en rettidig udsendt dagsorden. Der var SIDE 6

7 samtidig udsendt 4 bilag til dagsordenspunktet. I tilknytning til sagsfremstillingen var der indføjet en indstilling af 4. december 2009 fra fagudvalget Teknisk Udvalg. En indstilling fra Økonomiudvalget ville først foreligge til byrådsmødet. De oplysninger, der tilvejebringes til brug for kommunalbestyrelsen behandling af en sag, herunder udvalgsindstillinger, skal så vidt muligt være udsendt sammen med dagsordenen eller være tilgængelige for byrådsmedlemmerne i mindst 3 hverdage inden mødet, jf. 8, stk. 4, i den kommunale styrelseslov. Møder i udvalg, som skal afgive indstilling til Byrådet, skal derfor så vidt muligt afholdes i så god tid, at Byrådets medlemmer kan nå at gøre sig bekendt med indstillingen inden mødet. Udgangspunktet er således, at nødvendigt oplysningsmateriale, herunder udvalgsindstillinger, ikke skal foreligge så sent i forhold til Byrådets møde, at medlemmerne ikke har en rimelig tid til og et rimeligt grundlag for at forberede deres stillingtagen og stemmeafgivning i sagen. Der henvises den kommunale styrelseslov med kommentarer (2004) af Hans B. Thomsen, Pernille Christensen og Christian Schønau, side 36, 134 og De angivne frister er ikke absolutte, jf. formuleringen "så vidt muligt" i 8, stk. 4, i den kommunale styrelseslov. Der må således tages hensyn til, at der på møderne kan medtages hastende sager og sager, hvortil der umiddelbart kan tages stilling. Der bør efter Byrådets opfattelse ligeledes lægges vægt på karakteren og omfanget af det oplysningsmateriale, som foreligger sent i forhold til Byrådets møde. Vejle Byråd er enig i, at behandlingen i byrådsmødet den 16. december 2009 af sagen om betalingsvedtægt for byggesagsbehandling i 2010 ikke er optimal for så vidt angår byrådsmedlemmernes kendskab til hele oplysningsgrundlaget i sagen forud for byrådsmødet den 16. december Dog må der efter Vejle Byråds opfattelse lægges vægt på omfanget af oplysninger, der blev udsendt og var tiigængeligt i forbindelse med den rettidigt udsendte dagsorden, herunder oplysninger om fagudvalgets indstilling i sagen, sammenholdt med, at Økonomiudvalgets indstilling først blev kendt på Byrådsmødet. Når dette ses i sammenhæng med sagens hastende karakter, var behandlingen af sagen i mødet den 16. december 2009 efter Byrådets opfattelse i overensstemmelse med lovgivningen. Opmærksomheden henledes på, at Dansk Folkepartis byrådsgruppe følte sig tilstrækkeligt orienteret i sagen til at stemme for det under mødet fremsatte ændringsforslag. Sammenfattende er det således Vejle Byråds opfattelse, at det var Byrådet, der havde kompetence til at afgøre om sagen skulle udsættes, ligesom det er opfattelsen, at oplysningsgrundla- SIDE 7

8 get var i overensstemmelse med lovgivningen og tilstrækkeligt til at der kunne tages stilling i sagen. ( ) Statsforvaltningens udtalelse: Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. 48, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven - lovbekendtgørelse nr. 581 af 24. juni 2009 som senest ændret ved 1, i lov nr af 27. december 2009), herunder også kommunale forskrifter udstedt i medfør af denne lovgivning. Det falder udenfor tilsynsmyndighedernes beføjelser at tage stilling til kommunernes skønsudøvelse i det omfang, skønnet er udøvet indenfor de rammer, lovgivningen sætter. Tilsynet omfatter ikke spørgsmål om hensigtsmæssighed, herunder sagsbehandlingens tilrettelæggelse eller sagsbehandlingstiden i det omfang sådanne spørgsmål ikke er reguleret i lovgivningen. God forvaltningsskik er heller ikke en del af prøvelsesgrundlaget, da disse principper ikke har karakter af retsregler. Statsforvaltningen har ingen bemærkninger til oplysningen om, at Vejle Byråd i juni 2009 tillod Socialistisk Folkeparti udsættelse af en anden sag efter 16, stk. 1, i forretningsordenen. Din henvendelse har givet statsforvaltningen anledning til at tage stilling til følgende spørgsmål: 1. Udsættelse af sagen. 1. Oplysningsgrundlag. Ad 1: Udsættelse af sagen. 2, stk. 4, i styrelsesloven er sålydende: 2. Stk. 4. Kommunalbestyrelsen vedtager selv sin forretningsorden. Af 11, 12, og 13, i styrelsesloven fremgår følgende: 11. Ethvert medlem af kommunalbestyrelsen kan for denne indbringe ethvert spørgsmål om kommunens anliggender samt fremsætte forslag til beslutninger herom. Udvalgene og kommunalbestyrelsens formand skal meddele kommunalbestyrelsen de oplysninger, denne forlanger, og er - med de begrænsninger, SIDE 8

9 oplysninger, denne forlanger, og er - med de begrænsninger, som er fastsat i lovgivningen - i enhver henseende undergivet kommunalbestyrelsens beslutninger. Stk. 2. Kommunalbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Stk. 3. Beslutninger træffes ved stemmeflertal, hvor intet andet særligt er bestemt. 12. En sags vedtagelse kræver kun én behandling i kommunalbestyrelsen, medmindre andet særligt er bestemt. 13. Kommunalbestyrelsens beslutninger indføres i en beslutningsprotokol, der efter hvert møde underskrives af de medlemmer, der har deltaget i mødet. I Københavns Kommune underskrives protokollen dog alene af Borgerrepræsentationens formand og sekretær. Stk. 2. Ethvert medlem, som har deltaget i mødet, kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen og ved sager, der skal fremsendes til en anden myndighed, kræve, at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen. Det pågældende medlem kan ved sagens fremsendelse ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt. Bestemmelsen i 11, i styrelsesloven giver et medlem af kommunalbestyrelsen ret til at få en sag optaget på dagsordenen for et kommunalbestyrelsesmøde, der tilkommer altså medlemmerne en egentlig initiativret. Retten kan benyttes både med hensyn til sager, der aktuelt er under behandling i et udvalg eller i den kommunale administration, og med hensyn til andre sager. Den initiativret, der tilkommer det enkelte medlem, går alene ud på, at en sag kan forlanges optaget til behandling på et møde i kommunalbestyrelsen. Når sagen er kommet på dagsordenen, har det pågældende medlem ikke længere rådighed over sagen. Det er kommunalbestyrelsen, der i første række har rådigheden over sagernes oplysningsniveau og dermed bestemmer, hvornår en sag er sådan oplyst, at der foreligger et forsvarligt beslutningsgrundlag. Et medlem, der ønsker tilvejebragt bestemte, nye oplysninger, må således stille forslag herom i kommunalbestyrelsen, eller at sagen undergives fornyet udvalgsbehandling med henblik på at få belyst sagen. Såfremt et sådant procedureforslag forkastes, må den pågældende i givet fald stemme imod eller undlade at stemme for beslutningen med den begrundelse, at beslutningsgrundlaget er utilstrækkeligt, samt forlange at få tilført beslutningsprotokollen en bemærkning herom. SIDE 9

10 Der kan henvises til Hans B. Thomsen m.fl., Lov om kommunernes styrelse med kommentarer, 2010, side 105 ff., og Erik Harder, Dansk Kommunalforvaltning I, Kommunalbestyrelsen, 1988, side 64 ff. Kommuner har efter almindelige grundsætninger en generel forpligtelse til at handle økonomisk forsvarligt i alle dispositioner, ligesom det følger af sådanne grundsætninger, at kommuner normalt ikke uden lovhjemmel må yde tilskud til enkeltpersoner eller enkelte virksomheder. Baggrunden herfor er, at kommunen er et fællesskab af borgere, og som sådan har til formål at varetage disses fælles interesser. Der er ingen fælles eller kommunal interesse i at yde støtte til enkelt personer alene med henblik på at øge deres levestandard eller spare dem for udgifter. I forbindelse med kommuners behandling af ansøgninger i henhold til byggeloven fastsætter Bolig- og byministeren nærmere regler om gebyrer, jf. 28, stk. 1, i byggeloven (lovbekendtgørelse nr. 452 af 24/ senest ændret ved lov nr. 158 af 16/2 2010), og disse regler er fastsat i Bygningsreglementet 08 under punkt Gebyrbestemmelserne trådte i kraft den 1. januar Statsforvaltningen kan konstatere, at Vejle Byråd s forretningsorden blandt andet havde sålydende 3, stk. 1-3, 11, stk. 1, og stk. 4, og 16: 3. Dersom et medlem senest 8 dage forud for et ordinært møde har indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sætter borgmesteren denne sag på dagsordenen for førstkommende møde. Stk. 2. Borgmesteren foranlediger, at der senest 4 hverdage inden et ordinært mødes afholdelse tilsendes hvert af Byrådets medlemmer en dagsorden. Stk. 3. Når en sag er optaget på dagsordenen for et ordinært møde, skal det fornødne materiale til sagens bedømmelse medmindre det forinden er tilsendt medlemmerne være tilgængeligt i kommunens administration i mindst 3 hverdage inden mødet. En fortegnelse over sagerne skal samtidig være fremlagt. 11. Ændrings- og underændringsforslag kan fremsættes, så længe afstemning ikke er påbegyndt, og behøver ikke at fremsættes eller forbeholdes under 1. behandling af en sag, der skal undergives 2 behandlinger, jf. dog stk. 2. stk. 4. Forslag om nedsættelse af udvalg, om en sags henvisning til et tidligere nedsat udvalg eller til fortsat behandling i et udvalg, kan fremsættes, så længe afstemning om sagen ikke er begyndt. Når sådant forslag fremsættes efter, at forhandlin- SIDE 10

11 gerne om sagen er begyndt, standses disse, hvorefter Byrådet afgør spørgsmålet om udvalgsbehandling. Retningslinier for udsættelse af sager 16. Hvis en gruppe ved mødets begyndelse anmoder om at få en sag udsat, imødekommes dette, uden at gruppen skal begrunde udsættelsen. Ligeledes sker det uden debat og uden afstemning. Stk. 2. Hvis ønsket fremsættes efter behandlingen af sagen er påbegyndt, motiverer gruppen ønsket om udsættelse. Der kan være debat om ønsket, og der kan foretages afstemning. Stk. 3. Hvis der under sagens behandling fremkommer nye oplysninger, som ikke fremgår af dagsordenen med tilhørende bilag, imødekommes ønsket om udsættelse dog uden afstemning. Stk. 4. Hvis sagen tidligere har været udsat en eller flere gange, skal gruppen motivere ønsket om udsættelse. Der kan være debat om ønsket, og der foretages afstemning. Stk. 5. Hvis sagen er afhængig af tidsfrister, eller hvis udsættelse kan påføre kommunen udgifter eller lignende forhold, benyttes udelukkende reglerne i 11, stk. 4 i Byrådets forretningsordenen. Forretningsordenen for Vejle Byråd ses ikke at indeholde bestemmelser, der måtte være i strid med styrelseslovgivningen. Spørgsmålet er, om Vejle Byråd den 16. december 2009 i forbindelse med den pågældende sags behandling har handlet i overensstemmelse med styrelseslovgivningen og byrådets forretningsorden. Statsforvaltningen kan konstatere, at et medlem af Vejle Byråd i overensstemmelse med lovgivningen kan få en sag optaget på dagsordenen for et kommunalbestyrelsesmøde, jf. 3, stk. 1, i byrådets forretningsorden, og at ændrings- og underændringsforslag kan fremsættes, så længe afstemning ikke er påbegyndt, jf. 11, stk. 1, i byrådets forretningsorden. Statsforvaltningen kan videre konstatere, at 16, i byrådets forretningsordenen vedrører retningslinier for udsættelse af sager, og at en gruppe uden begrundelse, uden debat og uden afstemning kan få en sag udsat, hvis gruppen ved mødets begyndelse fremsætter en anmodning om udsættelse, jf. 16, stk. 1, i byrådets forretningsorden. Statsforvaltningen har noteret sig, at 16, stk. 1, i forretningsordenen ikke finder anvendelse, hvis sagen er afhængig af tidsfrister, eller hvis udsættelse kan påføre kommunen udgifter eller lignende forhold, og så benyttes udelukkende reglerne i 11, stk. 4, i forretningsordenen, jf. 16, stk. 5, i forretningsordenen. SIDE 11

12 Efter 11, stk. 4, i forretningsordenen overlades proceduren for sagens videre behandling til byrådsflertallets beslutning. Statsforvaltningen har noteret sig oplysningen i sagen om, at fra årsskiftet kunne en udsættelse af sagen medføre, at kommunen ikke havde hjemmel til at opkræve gebyrer for udstedelse af byggetilladelser mv. med deraf følgende konsekvenser og tab for kommunen. Statsforvaltningen har tillige noteret sig Vejle Byråd s opfattelse af, at kommunen uden en vedtaget betalingsvedtægt for byggesagsbehandling for 2010 ikke ville have haft hjemmel til at opkræve gebyrer for udstedelse af byggetilladelser mv. Det er statsforvaltningens opfattelse, at Vejle Byråds administration i mødet den 16. december 2009 af reglerne for udsættelse af sager under en verserende sags behandling i byrådet var i overensstemmelse med lovgivningen og byrådets forretningsorden. Begrundelsen er, at byrådet har vurderet, om spørgsmålet skulle afgøres efter 16, stk. 1, eller efter 16, stk. 5, i forretningsordenen, og at byrådet i den forbindelse havde vide rammer for sit skøn, om sagen var af hastende karakter, og om en udsættelse af sagen ville påføre kommunen udgifter f.eks. i form af manglende byggesagsgebyrer. Statsforvaltningen lægger vægt på, at en udsættelse ifølge oplysningerne i sagen ville medføre, at byggesagsgebyr ikke ville kunne opkræves med virkning fra årsskiftet. Det var således i overensstemmelse med lovgivningen, at spørgsmålet blev vurderet efter 11, stk. 4, i forretningsordenen. Ad 2: Oplysningsgrundlag. Af 8, stk. 4, i styrelsesloven fremgår følgende: 8. Stk. 4. Borgmesteren sørger for, at der så vidt muligt senest 4 hverdage inden kommunalbestyrelsens møder udsendes en dagsorden til medlemmerne, og at det fornødne materiale til bedømmelse af de sager, der er optaget på dagsordenen, så vidt muligt er tilgængeligt for medlemmerne mindst 3 hverdage inden mødet. Medlemmerne har med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt, endvidere ret til at gennemse det fremlagte materiale sammen med personer, der ikke er medlemmer af kommunalbestyrelsen. Stk. 5. SIDE 12

13 Med bestemmelsen i 8, stk. 4, i styrelsesloven påhviler det kommunalbestyrelsens formand at forberede kommunalbestyrelsens møder og indkalde medlemmerne til disse. Fristerne i bestemmelsen er ikke absolutte, jf. formuleringen så vidt muligt, og der er således taget hensyn til, at der på møderne kan medtages hastende sager og sager, hvortil der umiddelbart kan tages stilling. Styrelsesloven indeholder ikke nærmere regler om indholdet af det udkast til dagsorden, som borgmesteren skal udsende til kommunalbestyrelsens medlemmer. Ved behandling af en sag skal der foreligge det oplysningsmateriale, der er nødvendigt for, at medlemmerne kan træffe deres beslutning på et forsvarligt grundlag, herunder fornødne udvalgsindstillinger. Spørgsmål om, hvorvidt der foreligger tilstrækkelige oplysninger i en sag, afgøres inden for vide rammer endeligt af kommunalbestyrelsen ved almindelig flertalsbeslutning. Hvis et medlem mener, at det foreliggende materiale er åbenbart utilstrækkeligt som beslutningsgrundlag, må medlemmet fremsætte forslag om, at der tilvejebringes nærmere angivne yderligere oplysninger, eller at sagen undergives fornyet udvalgsbehandling med henblik på at få belyst sagen. Såfremt et sådant procedureforslag forkastes, må den pågældende i givet fald stemme imod eller undlade at stemme for beslutningen med den begrundelse, at beslutningsgrundlaget er utilstrækkeligt, samt forlange at få tilført beslutningsprotokollen en bemærkning herom. Det er dog en almindelig kommunalretlig grundsætning, at en sag skal være således oplyst, at der foreligger et forsvarligt beslutningsgrundlag, og at det herefter fornødne materiale skal være tilgængeligt forud for mødet, således at medlemmerne har en rimelig tid til at forberede deres stillingtagen. Officialprincippet indebærer, at kommunalbestyrelsen er forpligtet til at sørge for, at der foreligger det nødvendige oplysningsgrundlag, inden der skal træffes afgørelse i en sag. Officialprincippet er ikke et redskab, der som en rettighed for det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem kan påberåbes over for borgmesteren eller kommunalbestyrelsen af det enkelte medlem, der ønsker bestemt materiale eller oplysninger tilvejebragt, men princippet fastsætter en ramme for kommunalbestyrelsens skøn over, hvilket oplysningsgrundlag det er nødvendigt at indhente. Den omstændighed, at sagsmateriale ikke forud for mødet har været tilgængeligt i den foreskrevne periode, er såle- SIDE 13

14 des ikke i sig selv tilstrækkelig til, at et medlem kan forlange, at sagen ikke undergives behandling og afstemning. Det må tillige kræves, at der er tale om akter eller oplysninger, der er nødvendige eller relevante for stillingtagen til sagen. Ved vurderingen af, om lovgivningen er tilsidesat i den forbindelse, må der lægges vægt på karakteren, herunder omfanget, af det oplysningsmateriale, som foreligger sent i forhold til kommunalbestyrelsens møde, ligesom der må lægges vægt på karakteren af det oplysningsmateriale, som i øvrigt er tilgængeligt til brug for kommunalbestyrelsens møde. Desuden må der lægges vægt på, om der er tale om en hastende sag eller en sag, der umiddelbart kan tages stilling til. Det er med andre ord kommunalbestyrelsen, der styrer omfanget og kvaliteten af det oplysningsmateriale, på grundlag af hvilket den vil træffe sine beslutninger. Der kan henvises til Hans B. Thomsen m.fl., Lov om kommunernes styrelse med kommentarer, 2010, side 84 ff. og side 672 f., og Erik Harder, Dansk Kommunalforvaltning I, Kommunalbestyrelsen, 1988, side 74 f. Statsforvaltningen har noteret sig, at sagen om forslag til betalingsvedtægt for byggesagsbehandling i 2010 var optaget på en rettidig udsendt dagsorden, og at der samtidig var udsendt 4 bilag til dagsordenspunktet, samt at der i tilknytning til sagsfremstillingen var indføjet en indstilling af 4. december 2009 fra fagudvalget Teknisk Udvalg. Statsforvaltningen har videre noteret sig, at økonomiudvalgets indstilling først ville foreligge til byrådsmødet. Statsforvaltningen har, som ovenfor nævnt, noteret sig Vejle Byråd s opfattelse af, at kommunen uden en vedtaget betalingsvedtægt for byggesagsbehandling for 2010 ikke ville have haft hjemmel til at opkræve gebyrer for udstedelse af byggetilladelser mv. med virkning fra årsskiftet. Statsforvaltningen har også noteret sig, at Vejle Byråd er enig med dig i, at behandlingen i byrådsmødet den 16. december 2009 af sagen om betalingsvedtægt for byggesagsbehandling i 2010 ikke var optimal for så vidt angik byrådsmedlemmernes kendskab til hele oplysningsgrundlaget i sagen forud for byrådsmødet den 16. december Statsforvaltningen kan konstatere, at et medlem af byrådet havde stillet et ændringsforslag om, at byggesagsge- SIDE 14

15 byrerne i 2010 skulle være rent gebyrfinansieret, og at du stemte for ændringsforslaget. Statsforvaltningen finder dog ikke grundlag for at til sidesætte byrådsflertallets beslutning om, at sagen havde en hastende karakter, der kunne påføre kommunen udgifter, og at der i byrådsmødet den 16. december 2009 forelå et forsvarligt beslutningsgrundlag. Statsforvaltningen har lagt vægt på, at byrådet har haft vide rammer for sit skøn om, der i mødet den 16. december 2009 forelå et tilstrækkeligt oplysningsgrundlag for at kunne træffe en beslutning, og statsforvaltningen finder ikke, at byrådet har overskredet rammerne for skønnet. Statsforvaltningen lægger vægt på, at punkt 328 på tidspunktet for udsendelsen af dagsordensforslaget indeholdte en omfattende sagsfremstilling med bilag og orientering om forvaltningens indstilling til teknikudvalget og dette udvalgs beslutning. Byrådets medlemmer havde således ved udsendelsen af dagsordenen mulighed for at sætte sig ind i sagens faktiske forhold og dermed også i vidt omfang mulighed for at forberede sin stillingtagen til sagen. Det er statsforvaltningens opfattelse, at Vejle Byråds administration af reglerne om oplysning af sager, der behandles i byrådet har været i overensstemmelse med lovgivningen i den konkrete sag. I øvrigt: Kopi af denne skrivelse er sendt til Vejle Kommune. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside på internettet: ( Med venlig hilsen Ingelise Jellesen kontorchef / Rikke Hinrichsen fuldmægtig SIDE 15