Niels Christian Lundsager Krogen 2 Langemark 8305 Samsø. Henvendelse om Samsø Kommune

Transkript

1 Niels Christian Lundsager Krogen 2 Langemark 8305 Samsø Henvendelse om Samsø Kommune Du har ved brev af 15. december 2009 rettet henvendelse til Statsforvaltningen Midtjylland, som i medfør af styrelseslovens 1 47 fører tilsynet med kommunerne i Region Midtjylland. TILSYNET Du mener, at Samsø Kommunes borgmester i forbindelse med kommunalbestyrelsens behandling af en sag på møde den 15. december 2009 om stiftelse af selskabet Samsø Spildevand har tilsidesat styrelseslovens 8, stk. 4, ved ikke at sørge for, at det materiale, der var nødvendigt for kommunalbestyrelsesmedlemmernes bedømmelse af sagen, var tilgængeligt for medlemmerne mindst tre hverdage inden mødet. Det er statsforvaltningens opfattelse, at Samsø Kommune ikke har tilsidesat regler, hvis overholdelse påses af det kommunale tilsyn. Statsforvaltningen foretager ikke yderligere i sagen. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund I juni 2009 vedtog folketinget en ny lov om vandsektorens organisering og økonomiske forhold 2. Ifølge loven skal de kommunale vand- eller spildevandsforsyningsvirksomheder, som hidtil har været en del af den kommunale forvaltning, være selskabsgjort med virkning fra senest den 1. januar STATSFORVALTNINGEN MIDTJYLLAND ST. BLICHERS VEJ 6 POSTBOX: RINGKØBING JOURNAL NR.: /612 SAGSBEHANDLER: ASMID DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: GIRO: EAN-NR midtjylland@statsforvaltning.dk TELEFONTID: MANDAG - ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: EKSPEDITIONSTID: MANDAG-ONSDAG TORSDAG FREDAG Foranlediget af den nye lov besluttede Samsø Kommunalbestyrelse enstemmigt på et møde den 16. juni 2009 at bemyndige borgmesteren og kommunaldirektøren til at antage rådgivere, som kan assistere kommunen med at fremskaffe beslutningsgrundlag og gennemføre selskabs- 1 Lovbekendtgørelse nr. 581 af 24. juni 2009 om kommunernes styrelse med senere ændringer 2 Lov nr. 469 af 12. juni 2009 om vandsektorens organisering og økonomiske forhold

2 dannelse af den kommunale vand- og kloakforsyning. Desuden bemyndigedes borgmester og kommunaldirektør til at udarbejde en række planer for og forslag til den nærmere praktiske og administrative oprettelse af selskabet, herunder bl.a. at stille forslag om medlemmer til selskabets bestyrelse og direktion eller foreslå fremgangsmåde for, hvordan valget kunne ske, og at udarbejde et forslag til vedtægter for selskabet, bestyrelsens forretningsorden og direktørkontrakt. Den 22. juni 2009 godkendte udvalget for teknik og miljø, at borgmesteren og kommunaldirektøren blev bemyndiget til at udpege tre kommunalbestyrelsesmedlemmer til interimbestyrelsen, som i samarbejde med teknisk afdeling udarbejder de nødvendige dokumenter til politisk godkendelse. I perioden 30. juli 8. december 2009 holdt interimbestyrelsen 4 møder. Sagen kom igen på kommunalbestyrelsens dagsorden på et møde den 15. december 2009 i form af punkt nr. 560 Stiftelse af Samsø Spildevand A/S. Punktet var vedlagt ét bilag i form af en step plan for selskabsstiftelsen. Step planen indeholdt en oversigt over de enkelte transaktioner mv., der skal gennemføres i forbindelse med udskillelse af den kommunale spildevandsforsyning i Samsø Kommune til et aktieselskab, Samsø Spildevand A/S. Følgende oplysninger fremgik af sagsfremstillingen på dagsordenen til mødet den 15. december 2009: at sagen var foranlediget af den ovenfor omtalte nye lov om vandsektorens organisering og økonomiske forhold, at punktets formål var, at kommunalbestyrelsen skulle træffe beslutning om at stifte Samsø Spildevand A/S ved et kontant indskud på kr , en kort gennemgang af sagens historik i relation til kommunalbestyrelsens hidtidige beslutninger i sagen, at et medlem af interimbestyrelsen ville indlede punktet på det åbne kommunalbestyrelsesmøde ved at orientere om interimbestyrelsens hidtidige arbejde, suppleret af en medarbejder fra det revisionsfirma, der har rådgivet kommunen i sagen, at den forventede beslutning om stiftelse af spildevandsselskabet ville blive efterfulgt af den nye kommunalbestyrelses udpegning af bestyrelsesmedlemmer og direktion til det nye spildevandsselskab, SIDE 2

3 mer og direktion til det nye spildevandsselskab, samt vedtagelse af bl.a. en forretningsorden. Den 15. december 2009 har du skrevet til statsforvaltningen, at du havde forstået, at borgmesteren er ansvarlig for, at vi i kommunalbestyrelsen får forelagt sager til afgørelse, der forudgående er forberedt i forvaltningen på en måde, så vi kan tage stilling på et oplyst grundlag. Det er et område, der halter gevaldigt her i kommunen. Specielt vil jeg pege på dagsordenpunkt 560. Stiftelse af Samsø Spildevand A/S, der skal behandles i aften kl Du fandt i den konkrete sag, at dagsordenteksten var kortfattet, og kritiserede, at der ikke i denne var givet udtryk for nogen bemærkninger til løsningsmuligheder, relationer til lokale målsætninger, faglige overvejelser eller overvejelser over konsekvenser. Du kritiserede endvidere, at punktet ikke var vedlagt bilag i form af vedtægter, stiftelsesdokument eller generalforsamlingsprotokollat, idet disse dokumenter efter din opfattelse skulle være udformet medio december 2009 iflg. det til punktet eneste vedlagte bilag ( stepplanen ). For så vidt angår den mundtlige redegørelse fra interimbestyrelsen og revisionsfirmaet inden behandlingen af punktet, anførte du, at du havde krav på mere end to minutter til at overveje en sådan sag, og skal jeg ikke også have mulighed for at drøfte den med mit bagland?. Du oplyste endvidere, at du flere gange såvel i teknisk udvalg som kommunalbestyrelsen har efterlyst viden om forberedelsen til selskabsdannelsen, specielt hvilke dilemmaer interimbestyrelsen så, og hvilke råd de fik af advokat og revisor, men at du intet havde fået at vide. Det fremgår af beslutningsprotokollen for kommunalbestyrelsesmødet den 15. december 2009, at kommunalbestyrelsen med 9 stemmer stemte for stiftelsen af selskabet Samsø Spildevand. Du stemte imod. Det 11. og sidste medlem af Samsø Kommunalbestyrelse havde meldt afbud til mødet. Den 26. januar 2010 behandlede Samsø Kommunalbestyrelse på et kommunalbestyrelsesmøde Samsø Kommunes udkast til udtalelse til statsforvaltningen i den aktuelle sag. Ifølge beslutningsprotokollen for mødet tiltrådte den nye kommunalbestyrelse, der blev indsat ved kommunalvalget i november 2009, enstemmigt Samsø Kommunes udtalelse til statsforvaltningen. Statsforvaltningen bemærker i den forbindelse, at du ikke længere er medlem af kommunalbestyrelsen i Samsø Kommune. Den 28. januar 2010 udtalte Samsø Kommune sig til statsforvaltningen. Kommunen anførte bl.a. følgende: SIDE 3

4 Som det fremgår af sagsfremstillingen til kommunalbestyrelsesmødet den 15. december 2009, blev det indstillet, at Samsø Kommune stifter et selskab, Samsø Spildevand A/S, kontant den 15. december 2009 uden udskillelse af den kommunale spildevandsforsyningsvirksomhed. Den kommunale spildevandsforsyningsvirksomhed er således stadig en del af Samsø Kommune, og vil først blive udskilt til Samsø Spildevand A/S i løbet af foråret 2010, når overtagelsesbalance og vurderingsberetning foreligger, ved at virksomheden indskydes i selskabet ved en kapitalforhøjelse Indtil den kommunale spildevandsforsyningsvirksomhed udskilles til Samsø Spildevand A/S senere i 2010, er selskabet således et hvilende og dermed tomt selskab uden aktiviteter. Når overtagelsesbalance og vurderingsberetning foreligger, er det hensigten, at selve udskillelsen, herunder overtagelsesbalance og vurderingsberetning, skal forelægges kommunalbestyrelsen med henblik på at give borgmester og kommunaldirektør bemyndigelse til at underskrive de nødvendige selskabsretlige dokumenter, herunder foretage de endelige tilretninger af selskabets vedtægter mv. I den forbindelse vil de selskabsretlige dokumenter til brug for kapitalforhøjelsen, herunder selskabets endelige vedtægter, samt overtagelsesbalance blive fremlagt til mødet i kommunalbestyrelsen. Beslutningen om stiftelse af Samsø Spildevand A/S blev besluttet med 9 stemmer for, Niels Lundsager stemte imod, jf. udskrift af beslutningsprotokol fra kommunalbestyrelsesmøde den 15. december Samsø Kommune anførte videre, at bestemmelsen i styrelseslovens 8, stk. 4, ikke angiver, hvilket materiale og hvilke oplysninger, der skal foreligge, for at en sag er tilstrækkeligt oplyst til, at kommunalbestyrelsen har et forsvarligt grundlag for sin beslutning. Eftersom kommunalbestyrelsen på mødet alene skulle tage stilling til et hvilende og dermed tomt selskab og ikke selve udskillelsen af spildevandsforsyningsvirksomheden, herunder de økonomiske rammer for denne virksomhed fandt kommunen, at kommunalbestyrelsesmedlemmerne til mødet havde det fornødne materiale tilgængeligt til at kunne bedømme sagen om stiftelsen af det hvilende, tomme selskab, som spildevandsforsyningsvirksomheden siden hen skal udskilles til. Kommunen anførte yderligere, at der på mødet den 15. december 2009 var en mundtlig forelæggelse af sagens aspekter, hvor kommunalbestyrelsesmedlemmerne kunne få svar på spørgsmål angående de tilvejebragte undersøgelser mv. Retsgrundlag Styrelsesloven: SIDE 4

5 8. Stk. 4. Borgmesteren sørger for, at der så vidt muligt senest 4 hverdage inden kommunalbestyrelsens møder udsendes en dagsorden til medlemmerne, og at det fornødne materiale til bedømmelse af de sager, der er optaget på dagsordenen, så vidt muligt er tilgængeligt for medlemmerne mindst 3 hverdage inden mødet. Medlemmerne har med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt, endvidere ret til at gennemse det fremlagte materiale sammen med personer, der ikke er medlemmer af kommunalbestyrelsen. 9. Ethvert medlem af kommunalbestyrelsen har som led i varetagelsen af sit hverv ret til at gennemse sagsmateriale, der i endelig form foreligger i kommunens administration. Stk. 2. Begæring om sagsindsigt efter stk. 1 skal rettes til borgmesteren. Stk. 3. Borgmesteren kan begrænse retten til sagsindsigt, når det er nødvendigt af hensyn til sagernes ekspedition, eller når en adgang til sagsindsigt i øvrigt vil være forbundet med uforholdsmæssigt store vanskeligheder. Stk. 4. Et medlem har ret til efter anmodning at få tilsendt kopi af sagsmateriale, hvori den pågældende har ret til sagsindsigt, jf. stk Kommunalbestyrelsen kan dog fastsætte nærmere retningslinjer for udøvelsen af retten til at få tilsendt sagsmateriale, herunder begrænsninger i retten hertil, når dette findes nødvendigt. 11. Ethvert medlem af kommunalbestyrelsen kan for denne indbringe ethvert spørgsmål om kommunens anliggender samt fremsætte forslag til beslutninger herom. Udvalgene og kommunalbestyrelsens formand skal meddele kommunalbestyrelsen de oplysninger, denne forlanger, og er - med de begrænsninger, som er fastsat i lovgivningen - i enhver henseende undergivet kommunalbestyrelsens beslutninger. Stk. 2. Kommunalbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Stk. 3. Beslutninger træffes ved stemmeflertal, hvor intet andet særligt er bestemt. 30. Formanden forbereder kommunalbestyrelsens møder og indkalder medlemmerne til disse. Statsforvaltningens udtalelse Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. styrelseslovens 48, stk. 1. SIDE 5

6 Det er ifølge styrelseslovens 30 borgmesteren, der forbereder kommunalbestyrelsens møder, herunder udsender forslag til dagsorden forud for møderne. Loven indeholder ikke nærmere regler om indholdet af det udkast til dagsorden, som borgmesteren skal udsende til kommunalbestyrelsens medlemmer. Når en sag er optaget på det udsendte forslag til dagsorden, skal det fornødne materiale til sagens bedømmelse så vidt muligt være tilgængeligt for medlemmerne mindst tre hverdage inden mødet, jf. styrelseslovens 8, stk. 4. Sagsmaterialet kan gøres tilgængeligt ved fremlæggelse på rådhuset eller ved udsendelse til de enkelte medlemmer af kommunalbestyrelsen. Det må antages også at kunne foregå ved elektronisk adgang til databaserede oplysninger, eller på anden måde, som sikrer, at alle medlemmer får adgang til materialet. Styrelseslovens 8, stk. 4, angiver ikke, hvilket materiale og hvilke oplysninger, der skal foreligge for, at en sag er tilstrækkeligt oplyst til, at kommunalbestyrelsen har et forsvarligt grundlag for sin beslutning. Det er kommunalbestyrelsen, der inden for vide grænser afgør, hvilke oplysninger, der skal være til stede, for at der kan træffes beslutning i en sag. Det er dog en almindelig grundsætning, at en sag skal være således oplyst, at der foreligger et forsvarligt beslutningsgrundlag. Spørgsmålet om, hvorvidt der foreligger tilstrækkelige oplysninger i en sag, afgøres af kommunalbestyrelsen. Hvis et medlem mener, at det foreliggende materiale er åbenbart utilstrækkeligt som beslutningsgrundlag, må medlemmet fremsætte beslutningsforslag om, at der tilvejebringes nærmere angivne yderligere oplysninger, eller at sagen undergives fornyet udvalgsbehandling med henblik på at få belyst sagen. Såfremt et sådant procedureforslag forkastes, må den pågældende i givet fald stemme imod beslutningen med den begrundelse, at beslutningsgrundlaget er utilstrækkeligt, samt forlange at få tilført beslutningsprotokollen en bemærkning herom. Ansvaret for et forsvarligt beslutningsgrundlag påhviler altså i første omgang borgmesteren; i anden omgang kommunalbestyrelsen, hvis enkelte medlemmer er udstyret med en retlig mulighed for at løfte ansvaret eller sige fra over beslutninger, som de mener, de ikke har grundlag for at træffe. De nævnte regler har sammenhæng med, at kommunalbestyrelsens medlemmer er retligt ansvarlige for de beslutninger, de medvirker til. Henset til at et flertal i den daværende kommunalbestyrelse ikke har haft indvendinger mod beslutningsgrundlaget, samt til det forhold, at den nye kommunalbestyrelse efter kommunalvalget i november 2009 enstemmigt har SIDE 6

7 tiltrådt Samsø Kommunes udtalelse til statsforvaltningen i den aktuelle sag, er det statsforvaltningens opfattelse, at Samsø Kommunes daværende borgmester Carsten Bruun ikke har tilsidesat styrelseslovens 8, stk. 4, i forbindelse med kommunalbestyrelsens behandling af sag om stiftelse af Samsø Spildevand A/S på møde den 15. december Statsforvaltningen har sendt en kopi af denne skrivelse til Samsø Kommune. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside på internettet (www. statsforvaltning.dk) Med venlig hilsen Ane Skak /Malene Kleist SIDE 7