Office/Outlook. Vejledning

Transkript

1 Af: Anders C. H. Pedersen Revideret: 30. april 2015 IT-AFDELINGEN Vejledning Office/Outlook Giv adgang så en anden kan modtage dine mails og mødeindkaldelser og reagere på dine vegne. Dækker også det at være stedfortræder. Norddjurs Kommune Torvet Grenå Tlf.:

2 Velkommen til Norddjurs vejledninger. Forløbet I denne vejledning gennemgår vi, hvordan du opsætter en stedfortræder i Outlook, hvilket vil sige at du giver adgang til at en anden eller flere kan besvare dine mails. Derefter følger en uddybet forklaring på hvordan du som stedfortræder skal besvare mails. Vejledningen kræver kun at du har adgang til Outlook og din mail konto. Variationer i billeder kan forekomme alt efter dit styresystem (f.eks windows 7 eller 8) og Office version (2007, 2010 osv.). Obs. Dette virker kun hvis det er en microsoft mail (Microsoft Exchange Server). # 1 Opsætning af stedfortræder # 2 Guide til stedfortræder Dette skal du bruge: Navn og på den ønskede stedfortræder 2 /16

3 # 1 Opsætning af stedfortræder Start med at åbne Outlook - alt efter din version burde du så gerne se et vindue som ligner billedet nedenfor. Klik derefter på Filer. Billede 01 så kontakt IT-Helpdesk på Helpdesk@norddjurs.dk. Retur til oversigt: 3 /16

4 INSTRUKTION 1 Klik derefter på Oplysninger (Pil 1) - Dette vil vise forskellige muligheder, hvor du skal klikke på Kontoindstillinger (Pil 2). 1 2 Billede 02 Dette får en ny menu til at komme frem. Her skal du vælge Stedfortræderadgang og klikke på den. Billede 03 så kontakt IT-Helpdesk på Helpdesk@norddjurs.dk. Retur til oversigt: 4 /16

5 INSTRUKTION 1.. fortsat Klik på Tilføj, dette vil åbne et nyt vindue, som giver dig en oversigt over dine kontakter, hvor du så kan vælge hvem der skal være stedfortræderen. Billede 04 5 /16

6 INSTRUKTION 1.. fortsat Her har du flere muligheder. Du kan søge efter det ønskede navn i søgefeltet (Pil 1) eller du kan scrolle listen igennem og finde navnet. Når du har fundet navnet på den ønskede person, dobbeltklik på det, så det kommer til at stå i bunden (Pil 2). Hvis du ønsker flere stedfortrædere kan du tilføje dem på samme måde. Ellers så klik på OK nu. 1 2 Billede 05 6 /16

7 INSTRUKTION 1 Dette leder dig til et vindue hvor du kan vælge hvilke rettigheder din stedfortræder skal have. Som standard er der sat redaktør rettigheder. Dette giver fuld adgang til det angivne område (kalender, opgaver osv.). Dog ikke til indhold markeret som privat på kalenderen. Du kan klikke på hver indstilling ud for hvert område (Kalender, Opgaver, indbakke osv.) for at markere de ønskede rettigheder vedkommende skal have til dem. Obs! Da fremgangsmåden er ens for henholdsvis Kalender, Opgaver, Indbakke (Sende, læse, modtage mails), Kontaktpersoner, Noter og Journal vil kun kalenderopsætningen blive beskrevet. Billede 06 Derudover er der 3 punkter hvor du kan sætte et hak ved: Billede 07 Dvs. skal der også sendes mailoplysninger til stedfortræderen, om f.eks ændringinger til et planlagt møde. Billede 08 Punkt 1: Informere den eller de tilføjede personer om hvad du har givet dem adgang til. Punkt 2: Intet vil være skjult for stedfortræderen med dette punkt aktivt, selvom det er markeret privat. Træf dine valg, og klik derefter på OK. 7 /16

8 INSTRUKTION 1 Dette vil føre dig tilbage til det oprindelige vindue, hvor du nu kan vælge mellem hvordan mødeindkaldelser og svar på udsendte mødeindkaldelser behandles. Der er 3 muligheder: Kun til mine stedfortrædere... Indkaldelser og svar på udsendte mødeindkaldelser, blive sendt til stedfortræderen. Ejeren vil også få tilsendt en kopi, dog kun til oplysning for ejeren. Kun til mine stedfortrædere Indkaldelser og svar på udsendte mødeindkaldelser bliver ikke sendt til ejeren, men kun til den/de udpegede stedfortrædere. Mine stedfortrædere og mig - Både ejer og stedfortræder(e) vil få sendt indkaldelser og svar på udsendte mødeindkaldelser. Begge parter vil kunne sætte svar på kalenderpunktet. Vælg den ønskede indstilling, og tryk derefter OK. Du har nu oprettet en stedfortræder og kan roligt lukke Outlook. Billede 09 8 /16

9 # 2 Guide til Stedfortræder Obs! Denne del er for stedfortrædere som får adgang til at sende mail på vegne af en anden bruger. Start med at oprette en ny mail som normalt Billede 10 9 /16

10 INSTRUKTION 2 Klik derefter på fanen Indstillinger oppe i toppen og klik på punktet Fra for at slå den funktion til. Billede /16

11 INSTRUKTION 2 Der vil nu være en mulighed for at vælge hvorfra mailen skal sendes. Klik på Fra Billede /16

12 INSTRUKTION 2 Vælg nu Anden -adresse fra mulighederne. Billede 13 Derefter skal du bare skrive mailen/navn på den person du skriver på vegne af. Signaturen for mailen vil dog stadig være din egen. Billede /16

13 INSTRUKTION 2 Navnet og mail på den ønskede person bør fremkomme af sig selv, som på billedet. Men hvis navnet ikke dukker op mens man skriver, eller hvis man ikke kan huske det korrekte, så kan man klikke på Fra i navne vinduet, for at få en liste over alle brugere i Nordjurs frem. Obs! Vælger man en person der ikke har udpeget én som stedfortræder vil man få en fejl når man trykker på send. Billede /16

14 INSTRUKTION 2 Hvis alt er gået korrekt så burde der nu stå en anden mail i fra feltet. I dette eksempel vil mailen blive sendt fra tt@norddjurs.dk. Billede /16

15 INSTRUKTION 2 For at skifte tilbage til din agen mail, skal du som før klikke på Fra i mailen. Billede /16

16 Vælg derefter Microsoft Exchange Server INSTRUKTION 2 Ved at skifte mellem disse kan du nu sende mails både fra din egen og på vegne af den som har gjort dig til stedfortræder. Billede /16