Referat fra mødet i HovedUdvalget

Transkript

1 Mødedato: 13. april 2015 kl Mødested: Møderum 2 Referat fra mødet i HovedUdvalget Mødelokalet er reserveret fra kl til formøde for personalerepræsentanterne Deltagere: Ledelsesrepræsentanter: Henning Haahr (formand), Jette Lorenzen, Leo Kristoffersen, Jørgen Larsen, Erik Bjerrum Medarbejderrepræsentanter: Rita Ernstsen (FTF), Rikke Liboriussen (HK), Jette Harlund (AC), Torben Nielsen (DLF), Lone Bay (BUPL), Jonas Tscherning Sørensen (SL), Birgit Elkær Hegelund (FOA) Thomas Jørgensen (3F) Arbejdsmiljørepræsentanter: Niels Nejst, Christa Jacobsen Arbejdsmiljø/HR: Ulla Salling Afbud: Lone Bay, for Lone mødte Sten Andersen, Christa Jacobsen, Jette Harlund, for Jette mødte Casper Overgaard Andersen) Dagsorden/Referat: Mødet startede med en kort præsentationsrunde. 1. Godkendelse af referat fra sidste møde: Godkendt, idet Arbejdsmiljømål for Odder Kommune, Virkemidler til arbejdet mod målene tilføjes en pind : Medarbejder Udviklings Samtale (MUS). 2. Godkendelse af dagsorden: Jørgen Bruun inviteres til at give en kort gennemgang af budgetprocessen på næste møde. Dagsorden godkendt. 3. Budgetoverførsler til information og drøftelse Information om overførsler af overskud og underskud på institutioner Bilag: Sagsfremstilling til Byråd vedr. overførsel af over- og underskud, doknr Henning Haahrs orientering til efterretning. 4. Til og fra Direktionen. Som udgangspunkt fastholdes nuværende normering (antallet af stillinger) i de 3 afdelinger Byggeri, Miljø og Plan, når de 3 afdelinger lægges sammen under én chef. Dokumentnr.: side 1

2 Stillingen som chef for teknik, miljø og plan besættes med bistand fra Mercuri Urval. Stillingen forventes besat Chef for teknik, miljø og plan refererer direkte til kommunaldirektøren. Afdelingerne Vej & Park og Tunø Færgen får fælles driftschef, som foreslås bliver Leo Kristoffersen. Stillingen refererer direkte til kommunaldirektøren. Ændringen forventes forhandlet på plads med virkning fra Jørgen Larsen går på pension og har sidste arbejdsdag 19. juni Der holdes fast i nuværende MED-struktur frem til næste valg som er i Status vedrørende arbejdsmiljøarbejdet til information og drøftelse Kort opfølgning på temadagen om forandringer den 4. marts. Møderne i arbejdsmiljøgruppen under Hovedudvalget har været sat i bero indtil den nye Direktion var på plads. Hovedudvalget drøfter mødernes fremtidige afholdelse herunder ledelsesrepræsentation og mulighed for deltagelse af en TR indtil Christa Jacobsen er tilbage fra barsel. Den tidligere udarbejdede arbejdsplan for gruppen kan ses på udvalget.pdf Hoveudvalget har tidligere drøftet muligheden for at vælge suppleanter for arbejdsmiljørepræsentanterne i Hovedudvalget og Områdeudvalgene. Spørgsmålet er rejst igen i Områdeudvalget for Social og Sundhed. Hovedudvalget har tidligere truffet beslutning om, at valg af suppleanter for arbejdsmiljørepræsentanter i udvalgene afventer valg til MED-organisationen i Hovedudvalget drøfter om der på baggrund af drøftelsen i Områdeudvalget for Social og Sundhed er behov for at ændre beslutningen eller denne fastholdes. Øvrig status vedr. arbejdsmiljøarbejdet behandles under særskilte punkter vedr. arbejdsmiljøregnskab, arbejdsmiljøcertificeringen og Cabi s undersøgelse af sygefravær. Besluttet at Rita Ernstsen træder ind på Christas plads i Arbejdsmiljøgruppen under Hovedudvalget, mens Christa er på barsel. Drøftet problematikken fravær f.eks. pga. barsel. Tidligere beslutning om, at valg af suppleanter for arbejdsmiljørepræsentanter i udvalgene afventer valg til MEDorganisationen i 2017 fastholdes. Dokumentnr.: side 2

3 6. Arbejdsmiljøcertificering til information og drøftelse Hovedvalget traf på sidste møde beslutning om at fortsætte arbejdsmiljøcertificeringen for endnu en periode. Kommunaldirektøren ønsker en fornyet drøftelse vedr. arbejdsmiljøcertificeringen med henblik på endelig beslutning på mødet i maj. Der ønskes en drøftelse af om pengene bruges rigtigt og om vi lærer nok. Det vi har fået ud af nuværende certificering er rigtig godt og arbejdsmiljøarbejdet skal fortsætte, men kan vi kigge på om pengene (3 x kr.)kan bruges til noget andet, f.eks. til mere fokus på sygefravær. Kommunens sygefravær ligger for højt. Arbejdsmiljøcertificeringen har givet arbejdsmiljøarbejdet et kæmpe løft, så hvad skal sættes i stedet. Hvis vi bruger tiden frem til næste certificering om 3 år til at drøfte hvad vi gør i stedet er der tid nok til at få indarbejdet nyt system? Vigtig ikke at flytte fokus det er godt med nogle udefra. Interne audit kan bevares. Nuværende arbejdsmiljøcertificering har også sin begrænsning, vi gør det samme hver gang og ingen uanmeldte besøg modsat Arbejdstilsynet der kommer uanmeldt. Vigtig at vi ikke mister det vi har fået Uanset hvilket system kan det ikke afløse ledelsesansvar og fokus på arbejdsmiljø og der vil blive meldt klart ud til lederne at et eventuelt stop for arbejdsmiljøcertificering ikke er et signal om at nedprioritere arbejdsmiljøet. Tværtimod forventes der en mere målrettet indsats og frem for alt resultater i form af faldende sygefravær og stigende trivsel på arbejdspladserne. På baggrund af drøftelse i dag udarbejder Arbejdsmiljøgruppen oplæg til drøftelse på næste møde. 7. Arbejdsmiljøregnskab 2014 til beslutning Arbejdsmiljøregnskabet indeholder en status på arbejdsmiljøforholdene, herunder statistik for sygefravær, opgørelse af arbejdsulykker, status på arbejdsmiljøcertificeringen m.m. Hovedudvalgets drøftelse af arbejdsmiljøregnskabet udgør den årlige arbejdsmiljødrøftelse i henhold til arbejdsmiljøloven, jf. også MED-aftalen. Hovedudvalget drøfter regnskabet og beslutter om der på den baggrund iværksættes nye tværgående indsatser til forbedring af arbejdsmiljøet. Det bemærkes, at mulige indsatser i forhold til sygefravær behandles særskilt under punkt 8 vedr. Cabi s undersøgelse. Dokumentnr.: side 3

4 Bilag: Arbejdsmiljøregnskab 2014, doknr Bilag 1 Sygefravær fordelt på andel af medarbejdere uden fravær, 1-5 dages fravær og mere end 5 dages fravær, doknr Arbejdsmiljøregnskabet godkendt. Arbejdsmiljøgruppen vil til næste møde komme med oplæg til indsats mod stigende sygefravær. Rikke efterlyste udmelding om hvornår der gennemføres Trivselsmåling på ledelsessiden 8. Rapport fra Cabi vedr. sygefravær til beslutning I 2014 gennemførte Cabi en undersøgelse af sygefravær på daginstitutioner i 6 kommuner 3 kommuner hvor sygefraværet var højt og 3 kommuner hvor sygefraværet var lavt. Odder Kommune var udvalgt til at deltage i undersøgelsen pga. højt sygefravær. Odder Kommune har bidraget med faktuelle oplysninger bl.a. via kvalitetsrapporten for daginstitutioner for 2013, fraværspolitik, uddannelsesniveau for ledere m.m Derudover har Cabi gennemført fokusgruppeinterviews med en række ledere og tillidsvalget for området samt konsulenter fra HR. Resultatet af undersøgelsen foreligger nu og Hovedudvalget drøfter resultatet, og beslutter, om der på den baggrund skal iværksættes fælles tværgående indsatser, der kan bidrage til nedbringelse af sygefraværet. Bilag: Resultat af Cabis undersøgelse, doknr Dias præsentation af resultat, doknr Ulla orienterede kort om baggrunden for rapporten og rapportens resultat. Arbejdsmiljøgruppen kommer med oplæg til hvordan arbejdet med nedbringelse af sygefravær kan iværksættes. 9. Introduktion til for formulering af nyt arbejdsgrundlag for Direktionens til information og drøftelse Direktionen skal i gang med at formulere et nyt fælles arbejdsgrundlag for direktionens arbejde. Henning Haahr informerer om den kommende proces. Processen blev startet op på det store ledermøde i torsdags og som konsulentfirma er valgt Mercuri Urval Dokumentnr.: side 4

5 Direktionens nye arbejdsgrundlag forventes færdig inden 1. november. HovedUdvalget vil blive orientering om status på næste møde. 10. Retningslinjer vedr. jobpulje på dagtilbudsområdet til information og drøftelse Jobpuljen er etableret i forbindelse med Fremtidens Dagtilbud og faldende børnetal. Der er uklarhed om, hvorvidt jobpuljen også omfatter pædagoger og pædagogmedhjælpere i SFO som afskediges grundet faldende børnetal. Bilag: Procedure for jobpuljen er vedlagt som bilag 4.pdf Jobpuljen omfatter også pædagoger og pædagogmedhjælpere i SFO som afskediges grundet faldende børnetal. Skrives ind i Procedure for Jobpulje i Odder Kommune, dagtilbudsområdet , dok.id Deltagelse i innovationsuddannelse Til beslutning KL og Forhandlingsfællesskabet udbyder igen den fælles innovationsuddannelse i løbet af Hovedudvalget skal tage stilling til, om vi i Odder Kommune ønsker at deltage med et antal medarbejdere og ledere. Ønsker vi at deltage skal antallet meldes ind til parterne inden 1. maj. Navne på deltagerne tilmeldes først senere. Vedlagt er informationsmateriale om uddannelsen. Heraf fremgår også at Hovedudvalget drøftelse af uddannelsen kan tage udgangspunkt i følgende spørgsmål: a. Hvordan kan uddannelsen i innovation understøtte tiltag, vi allerede har for at få bedre kvalitet, effektivitet og trivsel? b. Vil vi udpege et bestemt område, hvor vi gerne vil styrke medarbejdernes innovationskompetencer eller ønsker vi at deltage med repræsentanter for flere forskellige områder skal uddannelsen evt. uddybes frit efter først-til-mølleprincippet? c. Hvordan vil Hovedudvalget følge op på uddannelse? Såfremt Hovedudvalget beslutter at vi ønsker at deltage i uddannelsen skal der tages stilling til, hvordan deltagelsen finansieres. Bilag: Information om KL og Forhandlingsfællesskabets innovationsuddannelse, doknr Til næste møde kigger Henning, Jørgen og Ulla på hvad vi har af midler og kommer med oplæg til hvad midlerne kan bruges til. Dokumentnr.: side 5

6 12. MED-uddannelse til beslutning Lone Bay har udarbejdet et udkast til procedure for MED-uddannelse i Odder Kommune, herunder indhold af basisuddannelse. Hovedudvalget drøftet udkastet med henblik på beslutning om fremadrettet procedure for MED-uddannelse. Bilag: Udkast til MED-uddannelse for Odder Kommune, doknr Godkendt. 13. Opfølgning på Falck s psykologordning (udsat fra sidste møde), til information og drøftelse HR informerer om opfølgning med Falck Healthcare vedr. sager om stress og udbrædthed. Ulla orienterede om at sager om stress og udbrændthed fordeler sig bredt og ikke kun på et bestemt arbejdsområde. Orientering til efterretning. 14. Feriefonden (udsat fra sidste møde), til information og drøftelse Der vil i løbet af 2015 blive gennemført valg til feriefonden. Fonden udarbejder forinden nærmere informationsmateriale vedr. fondens opgaver, hvem der kan vælges m.v. Personalechefen informerer nærmere på mødet. Hovedudvalgets opgave er kun at vælge medlemmer til Feriefonden. Rikke nævnte at det er vigtigt at der er ens retningslinjer for dem der sidder i Feriefonden. 15. Status vedr. dannelse af nyt selskab på beredskabsområdet til information og drøftelse Med virkning fra 1. januar 2016 skal de kommunale beredskaber udskilles i en række nye 60 selskaber. Odder Kommune arbejder i øjeblikket sammen med Århus, Skanderborg og Samsø kommune om dannelse af et fælles selskab. Det forventes at de enkelte kommunalbestyrelsen inden sommerferien kan godkende selve selskabskonstruktionen. Status har været behandlet på Områdeudvalgsmøde for det tekniske område den 12. marts. Forventes ansat beredskabschef med start 1. september Orientering til efterretning. Dokumentnr.: side 6

7 16. Forslag om seminar for Hovedudvalget til beslutning Formand og næstformand har drøftet muligheden for at afholde seminar for Hovedudvalget efter sommerferien. Seminaret vil bl.a. kunne indeholde Hovedudvalgets strategiske drøftelse, som skal gennemføres igen i Forslag til datoer for seminaret: august eller september Datoerne reserveres. 17. Hovedudvalgets forretningsorden til beslutning Hovedudvalget drøfter den eksisterende forretningsorden og beslutter, hvorvidt der er behov for justeringer. Bilag: Forretningsorden for Hovedudvalget, vedtaget den 30. september 2013 Udsat til næste møde. 18. Årshjulet til beslutning (fast punkt) Hovedudvalget drøfter årshjulet og behov for evt. justeringer. Bilag: Årshjul for hovedudvalget Udsat til næste møde. 19. Til efterretning a. Referat fra møde i OmrådeUdvalget på børne- og ungeområdet dok.id b. Referat fra møde i OmrådeUdvalget for Rådhuset dok.id c. Referat fra møde i OmrådeUdvalget for social, sundheds og kultur området dok.id d. Referat fra møde i OmrådeUdvalget for det tekniske område dok.id Til efterretning. 20. Eventuelt Arbejder med at få HovedUdvalgets dagsorden over på e-dagsorden Formandens ambition er at holde tiden og at alle kommer til orde Dokumentnr.: side 7