Referat fra møde i OmrådeUdvalget på børne-, unge- og kulturområdet den 13. juni 2016 kl på Odder Rådhus, møderum 5

Transkript

1 Referat fra møde i OmrådeUdvalget på børne-, unge- og kulturområdet den 13. juni 2016 kl på Odder Rådhus, møderum 5 Mødelokalet er reserveret fra kl til formøde for personalerepræsentanterne Medlemmer: Ledelsesrepræsentanter: Karsten Poulsen (formand), Niels Pytlich, Jacob Brandt Rasmussen, Jette Schæfer, Medarbejderrepræsentanter: Torben Nielsen (næstformand), Lone Bay, Anne Grau, Rikke Liboriussen, Birgit Elkær Hegelund, Torben Frederiksen, Helle K. Nielsen, Sten Andersen Arbejdsmiljørepræsentanter: Morten Dam HR: Ref. Nanette Jakobsen Afbud: Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Bilag: Referat fra mødet 25. april 2016, dok.nr og referat fra ekstraordinært møde d. 28. april 2016, dok.nr Referaterne blev godkendt. 2. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 3. Orientering fra formand, næstformand Orientering om udvikling i børnetal Bilag: Udvikling i børnetal 3. kvartal 2015 til 2. kvartal 2016, dok.nr Karsten Poulsen orienterede om at der ses en svag stigning i børnetallet. Stigningen sker på grund af nye flygtninge, men også øget bosætning i øvrigt. På 0-3 års området ligger der beslutning om at Dagplejen skal være stabil og vuggestuerne skal fungere som buffer. Der er pres på systemet, idet vuggestuerne er fyldt op og for at vi kan overholde pasningsgarantien er det nødvendigt at udvide dagplejen for at holde trit med efterspørgslen. På 3-6 års området ses stigning i Odder by frem til 2018, som gør at der arbejdes på fremover også at pladsanvise udenfor byen. Der blev gjort opmærksom på arbejdsmiljøet, herunder støj/indeklima og det øgede pres på medarbejderne. Jobpulje Dokumentnr.: side 1

2 I 2014 blev der etableret jobpulje på dagtilbudsområdet. Hovedudvalget besluttede på deres møde i februar 2016 at evaluere jobpuljen med henblik på at udvide den til at omfatte hele Odder Kommune. Der blev nedsat en arbejdsgruppe og et revideret forslag til procedure for jobpuljeordning blev behandlet i Hovedudvalget den 26. maj Der blev på mødet rejst en række spørgsmål og bemærkninger til jobpuljen og det blev besluttet, at den behandles igen på næste møde i august. Karsten Poulsen orienterede kort om ovenstående. 4. Status vedr. Voldsoffererstatningsloven - til information og drøftelse På baggrund af ændret praksis hos erstatningsnævnet i forhold til erstatning efter Voldsoffererstatningsloven, er der udarbejdet notat om problemstilling og retningslinjer i forhold til politianmeldelse af vold mod ansatte. Hovedudvalget besluttede på møde i februar at anmode de lokale MED-udvalg om at behandle notatet, og drøfte hvordan man i praksis håndterer problemstillingen. Status på disse lokale drøftelser. På OU s møde i april blev der udtrykt ønske om et mere specifikt fokus på børneområdet. I den forbindelse indhentes de lokale MED-udvalgs procedurer, for derigennem at vurdere om der er brug for særskilte tiltag. Der er pt modtaget tilbagemeldinger fra Gylling Skole & Børnehus, Saksild Skole & Børnehus samt Krible Krable Huset. Bilag: Fra Gylling, dok.nr Fra Saksild, dok.nr Fra Krible Krable Huset, dok.nr Der var enighed om at til brug for vurderingen er der behov for flere tilbagemeldinger og Områdeudvalget opfordrer derfor igen institutionerne om at indsende procedurerne. Der er efter udarbejdelsen af notatet om voldsoffererstatning udsendt vejledning fra Justitsministeriet, som sendes med referatet ud. Dok.nr Status vedr. arbejdsmiljø til information og drøftelse Varsling af besøg fra Arbejdstilsynet Arbejdstilsynet har i løbet af april og maj sendt varsler om tilsynsbesøg på 8 arbejdspladser på Børn, unge og kulturområdet. Der er tale om almindelige risikobaserede tilsyn, hvor Arbejdstilsynet kommer uanmeldt på arbejdspladsen. Samlet oversigt over alle varslede besøg i Odder Kommune er vedlagt. Bilag: Oversigt over tilsynsbesøg, dok.nr Dokumentnr.: side 2

3 Karsten Poulsen orienterede kort om de varslede besøg. Status vedr. Proces God Dialog Konsulenterne har netop udsendt mail til alle deltagere i erfagrupperne med spørgsmål om opfølgning på, hvordan man har arbejdet med god dialog. Besvarelserne anvendes både i forhold til opfølgning overfor HU og OU, men også i forbindelse med planlægning af supervisions- og erfagruppemøder efter sommerferien. Der blev talt om vigtigheden af, at der kommer fokus på det der virker og at denne viden bliver delt i organisationen. Der blev spurgt til om der er en styregruppe for Proces God Dialog. Dette har HR undersøgt nærmere og svaret er, at Hovedudvalget må anses for at være styregruppe, idet HU har truffet beslutningen om at iværksætte processen og besvarelserne tilgår ligeledes HU. 6. Proces for evaluering af MED-aftalen til information og drøftelse I forbindelse med forhandling af MED-aftalen i 2012 blev der mellem parterne aftalt, at der i 2016 skal gennemføres en evaluering af MED-aftalen. Områdeudvalget bidrager til evalueringen på baggrund af vedlagte oplæg. Bilag: Evaluering af MED-aftale, Områdeudvalg for Børn, Unge og Kultur, dok.nr MED-strukturen: Udvalget tilkendegiver, at det giver god mening med 3 niveauer, idet det styrker sammenhængskraften. Udvalget anser det ikke for nødvendigt at supplere MED-strukturen yderligere. Af fordele og ulemper nævner udvalget følgende: - ting kan tage lang tid inden de bliver behandlet - forskellighed i sammensætning er en styrke og med til at kvalificere MED-arbejdet - der skal være balance i ens eget arbejde kontra MED-arbejdet Der blev rettet opmærksomhed på AMR s rolle i MED-arbejdet, idet der gives udtryk for at det kan være svært, når man i det daglige kun repræsenterer egen arbejdsplads og man i MED-sammenhæng forventes at kunne kvalificere arbejdet på tværs af hele BUK-området. Det gav anledning til overvejelser om der skal etableres netværk for AMR? Valgperiode: Udvalgets holdning er, at det er OK med 4-årige perioder. Funktion, indhold og kommunikation: - det er vigtigt at alle tager ansvar for at kommunikere ud, så området bliver styrket Dokumentnr.: side 3

4 - at der prioriteres tid til at formidle beslutninger fra MED til øvrige medarbejdere/kolleger - at de lokale møder prioriteres - udvalget har oplevet budgetprocessen som værende værdifuld, idet der er sket positiv inddragelse - direktører bør være repræsenteret i HU - vigtigt at ledelsen bakker op, så der skabes tid og rum til arbejdet - MED-uddannelsen skaber værdi for alle - forslag om konkrete temadage - forslag om at der i efteråret på MED-uddannelse laves noget for ledere og tillidsvalgte 7. Opfølgning på budget 2016 til information og drøftelse Karsten Poulsen orienterede om de beslutninger BUK-udvalget har truffet. Beslutningerne kan ses via dette link: Referat 8. Budgetproces til information og drøftelse Effektiviseringer og besparelser Første udkast til katalog for temaeffektiviseringer og besparelser er udarbejdet, og de enkelte forslag skal kvalificeres af ledere og medarbejdere frem mod 25. august 2016, hvor det endelige katalog skal være klar til politisk behandling. Hovedudvalget blev præsenteret for kataloget på deres møde den 26. maj 2016, og drøftede i den forbindelse, hvordan MED-systemet bedst inddrages i kvalificeringsprocessen. Hovedudvalget besluttede, at Områdeudvalgene er centrale aktører i denne proces. De enkelte Områdeudvalg skal særligt bidrage til kvalificering af de forslag i kataloget, som vedrører det pågældende område. Områdeudvalget beslutter i forhold til de enkelte konkrete forslag, hvordan kvalificeringsarbejdet skal foregå, herunder om og hvordan lokale MED-udvalg eller øvrige medarbejdere inddrages i processen. Områdeudvalget udvælger på mødet først de forslag i kataloget, som udvalget vil bidrage til kvalificering af. Områdeudvalget melder tilbage til styregruppen vedr. effektiviseringer, hvilke forslag udvalget bidrager til kvalificering af og hvordan. Styregruppen sikrer, at MED-systemet inddrages i kvalificeringen af forslag, der ikke kvalificeres via et af Områdeudvalgene enten via Hovedudvalget eller gennem anden involvering. Ud over katalog for temaeffektiviseringer og besparelser vedlægges projektbeskrivelse for hverdagseffektiviseringer. Det fremgår af projektbeskrivelsen, at Direktør Karsten Poulsen deltager med et oplæg på det MED-uddannelsesmodul om MEDs rolle i forandringer, der gennemføres i efteråret Områdeudvalget drøfter projektbeskrivelsen, og bemærkninger fremsendes til styregruppen. Dokumentnr.: side 4

5 Bilag: Katalog over temaeffektiviseringer og besparelser, dok.nr Projektbeskrivelse for hverdagseffektiviseringer, dok.nr Karsten Poulsen indledte med at orientere om, at regeringen har taget omprioriteringsbidraget af bordet igen, men at det ikke ændrer på beslutningen om at der skal arbejdes videre med kataloget for temaeffektiviseringer og besparelser, idet der fortsat er brug for at styrke kommunekassen. Udvalget skal bidrage til kvalificering af de forslag i kataloget, som vedrører udvalgets eget område. Det blev i den forbindelse besluttet at nedsætte en arbejdsgruppe bestående af Karsten Poulsen, Rikke Liboriussen, Torben Nielsen, Lone Bay og Jacob Brandt Rasmussen, som på udvalgets vegne udvælger hvilke forslag fra kataloget udvalget bidrager til kvalificering af og hvordan. Det blev endvidere besluttet at der afholdes ekstraordinært møde d. 15. august 2016, hvor arbejdsgruppens forslag behandles. 9. Evaluering af Fremtidens Dagtilbud Indledende drøftelser, herunder gæstedagpleje i landsbyordninger. Karsten Poulsen orienterede om at der er udarbejdet evalueringsrapport vedr. Fremtidens Dagtilbud. Rapporten skal til politisk behandling i BUK-udvalget d. 28. august Det blev drøftet på hvilket tidspunkt udvalget ønsker at blive inddraget. Beslutningen blev, at udvalget inddrages før den politiske behandling og punktet sættes derfor på dagsordenen til ekstraordinært møde d I samme forbindelse vil henvendelserne fra Hundslund Skole & Børnehus og Bifrost blive behandlet. Orientering herom fremsendes til institutionerne. Rapporten udsendes sammen med referatet: dok.nr Opfølgning på forretningsorden til beslutning Jf. udvalgets årshjul drøftes evt. behov for justeringer af forretningsordenen. Bilag: Forretningsorden, dok.nr Opfølgning på årshjul til beslutning På udvalgets møde i februar blev det besluttet, at formand og næstformand udarbejder forslag til årshjul. Bilag: Årshjul, dok.nr Gældende for punkt 10 og 11: Hvis der er forslag/ændringer kan de indsendes til Karsten Poulsen eller Torben Nielsen indenfor 1-2 uger. Dokumentnr.: side 5

6 12. Til efterretning Udvalget har modtaget skrivelse fra Bifrost vedr. arbejdsbelastning i dagtilbuddene. Bilag: Skrivelse fra institutionen, dok.nr Udvalget har modtaget skrivelse fra Hundslund Skole & Børnehus vedr. gæstedagplejen. Bilag: Skrivelse fra institutionen, dok.nr a) Referat fra MED-udvalgsmøde , Egholmgård dok.id b) Referat fra MED-udvalgsmøde , Skovbakkeskolen dok. id c) Referat fra to personalemøder (sammenklippet) med MED-status, Odder Bibliotek - dok. id d) Referat fra MED-udvalgsmøde , Dagplejen dok.id e) Referat fra MED-udvalgsmøde 5.4. og , Gylling Skole & Børnehus dok.id , Det blev drøftet, at referater fra de lokale udvalg er vigtige elementer i MED-arbejdet og udvalget opfordrer derfor til at indsendelse af referater overholdes. Referaterne indsendes til Inger Rasmussen. 13. Eventuelt Næste møde: ekstraordinært møde 15. august 2016 ordinært møde 12. september Mødet hævet kl Dokumentnr.: side 6