DATAFLOWANALYSE. Indmeldelsen på Aka.dk. Formular på hjemmesiden, hvor kommende medlemmer melder sig ind Akademikernes A-kasse

Transkript

1 Grundlæggende om processen/systemet Processens navn: Kort beskrivelse af processen: Hvem ejer processen/systemet? Hvem har udviklet systemet/processen Hvis der er flere aktører, skriv de forskellige, samt deres rolle Hvem vedligeholder/opdaterer systemet/processen Er der en databehandleraftale som overholder betingelserne i persondataforordningen? Hvem drifter systemet? Hvor lagres personoplysningerne? Indmeldelsen på Aka.dk Formular på hjemmesiden, hvor kommende medlemmer melder sig ind Akademikernes A-kasse Akademikernes A-kasse i samarbejde med NetCompany, udviklet i Episerver Akademikernes A-kasse og NetCompany, alt efter opgavetype Neji NetCompany CRM, Modulus, datawarehouse, evt GO ii Compliance forklaring/beskrivelse DATAFLOWANALYSE Hvilke personoplysninger vil blive behandlet? fx navn, adresse, , telefonnummer, IP-adresse, metadata, adfærd eller lokation Hvilke systemer/teknologier indgår i processen? fx databaser, webportaler, sociale medier eller TVovervågning Cpr-nummer Navn Adresseoplysninger Kontaktoplysninger (mail, tlf.) Status på arbejdsmarkedet Indtægt (studerende) Tidligere medlemskab af a-kasser Bopæl og ophold i Danmark Uddannelsesoplysninger (sted, periode, uddannelsesart) IP-adresse Tracking af adfærd (før udfyldelse hvilken hjemmeside/kampagne kommer medlemmerne fra) Metadata, fx indmeldelsestidspunkt mm. Der indsamles info om hvilken medarbejder der evt. har tastet indmeldelsen, hvis medlemmet har udfyldt papirversion eller hvis indmeldelsen genoptages Aka.dk, Modulus, CRM system, Google Analytics, GO, importmappe I stifinder? iii Hvordan foregår indsamlingen af personoplysninger? fx egne eksisterende data, data fra individ, tracking data eller data fra tredjepart Hvis data er indhentet direkte fra den registrerede er compliance højere end hvis vi får oplysninger fra. part, eller tracker oplysninger uden forudgående tilladelse Videregives data til andre? fx andre interne systemer, eksterne it-leverandører, Vi indhenter stort set alle personoplysninger direkte fra den registrerede, bortset fra adfærdstracking. Vi har ikke indhentet forudgående tilladelse til trackingen iv, til fagforeninger v til statistiske formål samt egne statistikker. 6 Compliance

2 eksterne samarbejdspartnere eller offentliggørelse hvis der udelukkende udveksles data med andre, hvor der foreligger en gyldig databehandleraftale, eller som er dikteret ved lov, er compliance høj. Til hvilket formål behandles personoplysningerne? fx opkrævning, udbetaling, statistik, udsendelse af nyhedsbrev, coaching, profilering etc. Indsamles der flere data end formålet tilsiger? Fx til statistik, markedsføring, tracking eller lign. - begrundelse Hvordan sikres det at data ikke bruges til andre formål? Fx har vi nogle procedurer eller retningslinjer der definerer hvad data må bruges til Fra indmeldelsen ryger data internt videre til CRM, Modulus, Google analytics (ikke personhenførbart) For at ansøgningen om indmeldelse kan behandles, der indsamles oplysninger til markedsføringsformål og statistik Det gør det ikke pt vi På hvilket retligt grundlag foretages databehandlingen Fx samtykke eller lovgivning)? Hvilken type af behandling finder sted? viii fx indsamling, læsning, redigering, beregning, sammenligning, videregivelse, opbevaring Hvis personoplysninger lagres fysisk, er der så sikkerhedsforanstaltninger? Forklar hvilke Hvem har adgang til data i processen? fx hvilke personalegrupper, hvilke eksterne samarbejdspartnere, eller individerne selv Lovgivning, cookiepolitik vii Indsamling, redigering, beregning, Der kan være lagret ældre optagelser ix Alle medarbejdere, netcompany Hvornår slettes personoplysninger? fx Sletter vi personoplysninger på et tidspunkt. Hvis ikke, har vi så juridisk hjemmel til at beholde data Hvis personoplysninger slettes når de ikke længere er nødvendige, jf. fx lovgivningen, er compliance høj De der bliver meldt ind: Alle oplysninger gemmes for evigt (uanset om de melder sig ud, dør eller lign) De der afbryder, men sætter hak i I må kontakte mig : Alle oplysninger gemmes for evigt De der afbryder, men ikke sætter hak i I må kontakte mig : Persondata gemmes som anonyme data (kun uddannelsesoplysninger og postnr) x DEN REGISTREREDES RISICI Vedrører behandlingen følsomme personoplysninger? f.eks. politik, religion, filosofi, etnicitet, fagforening, helbred, sexuel orientering, hvis JA beskriv hvilke Nej (der spørges til statsborgerskab, pga lovgivning) Sikres følsomme personoplysninger særlig beskyttelse? Fx så ikke alle har adgang til dem, så data er beskyttet af opdaterede teknologier etc. Hvis følsomme personoplysninger er sikret, således at kun relevante medarbejdere har adgang til disse, samt hvis de er sikret således at alle teknologier er opdaterede, har vi høj compliance Ikke relevant Ikke relevant

3 Kan den registrerede få indsigt i behandlingen af egne personoplysninger også tilbage i tiden? f.eks. aktindsigt, baggrund for automatisk afgørelse, brugen af personoplysninger i statistik etc. Har vi en procedure for ovenstående, og kan den registrerede få oplysningerne i et læsbart format inden en tidsfrist på en måned, har vi høj compliance Nej ikke pt. xi Er der risiko for at personoplysninger spredes til uvedkommende? f.eks. hacking eller tyveri fra ansatte med adgang til data begrundelse Hvis processen/systemet er beskyttet af opdateret virusbeskyttelse/firewall, samt hvis der ligger fastlagte procedurer for medarbejdernes adfærd i omgangen med data, der sikres overholdt, er compliance høj Kan der ske nogen skade på eller for den registrerede, hvis personoplysningerne kommer til uvedkommendes kendskab? f.eks. økonomiske konsekvenser, forfølgelse, stigmatisering eller indskrænket handlefrihed beskrivelse, den tekniske sikkerhed er høj, men der mangler sikkerhed på medarbejderadfærd xii Nej Hvor stor er den gruppe af registrerede, som kan blive berørt? Beskriv hvilken gruppe af registrerede der er talt om og hvor stor den er (ca. antal) Alle medlemmer og ikke-medlemmer, som vi har data på, over SIKKERHEDSMÆSSIGE FORANSTALTNINGER der bør ved svarene tages højde for interne trusler, eksterne trusler (herunder leverandører) og trusler uden for virksomhedens kontrol Er der en instans/leverandør eller lign., som har til opgave at sikre personoplysningernes fortrolighed, integritet og tilgængelighed? kort beskrivelse Logges adgang til personoplysninger? Kan man se, hvilken medarbejder der har behandlet personoplysningerne Foretages der sikkerhedsopdateringer af styresystemer, databaser, m.v.? Beskrivelse Er der adgang til personoplysninger fra bærbart udstyr? Beskrivelse Os, den dataansvarlige Compliance Kan man ud fra spørgsmålene i dette afsnit, vurdere at systemet/processen er sikret på et niveau der er tilstrækkeligt, har vi høj compliance INFORMATION TIL DE REGISTREREDE Besvar nedenstående spørgsmål Var den registrerede orienteret før indsamlingen af personoplysninger fandt sted? Hvis den registrerede er orienteret om, at vi har indsamlet Delvist- cookiepolitikken er ok, men skal dog opdateres og gøres mere forståelig og der skal 6

4 personoplysningerne til formålet med processen, er compliance høj Er den registrerede i denne proces orienteret om formålene med processen? Hvis data ikke bruges til andre formål end hvad medlemmet er oplyst om- og har givet samtykke til, er compliance høj. informeres om flere ting, fx statistik Desuden skal samtykket i blanketten opdateres De er orienteret om det primære formål, men der mangler info jf. ovenstående 6 Har den registrerede mulighed for at samtykke til eller at afvise, at data behandles? Hvordan informeres de registrerede? f.eks. , hjemmeside eller andet beskrivelse Har den registrerede nogen grad af direkte kontrol med personoplysningerne? f.eks. mulighed for at se og rette data via webadgang - beskrivelse og begrundelse Nej, ikke hvis de vil være medlem Hjemmeside, de kan rette flere oplysninger via selvbetjeningen efter optagelse Er der en procedure for at den registrerede kan trække samtykke for behandling af personoplysninger tilbage? Fx i markedsføringssammenhænge. Hvis nej, beskriv hvorfor (fx pga. lovgivning). Nej, ikke medmindre man melder sig ud xiii Har vi en opdateret procedure for tilbagetrækning af samtykke, eller juridisk belæg, for at samtykke ikke kan tilbagetrækkes, er compliance høj Er der en procedure for at vurdere om den registrerede skal orienteres, hvis dennes data fortabes? f.eks. hvis data stjæles af en hacker beskrivelse Hvis der er en opdateret procedure, for vurdering af hvornår den registrerede skal kontaktes ved tab af data, er compliance høj Nej xiv Orienteres den registrerede om formål, evt. videregivelse af personoplysninger, mulighed for at klage, retten til sletning, perioden for opbevaring af personoplysninger, retten til dataportabilitet (at få flyttet data fra en virksomhed til en anden), retten til indsigt, retten til berigtigelse? Nej xv Hvis du kan svare ja til alt ovenstående, er compliance høj SAMLET COMPLIANCE-VURDERING 60/11 = 5,45 GODKENDELSE Godkendt af Dato: Udfyldt af: Godkendt af ansvarlig (navn og evt. underskrift)

5 i Det skal undersøges om vi har en databehandleraftale, og såfremt det ikke haves, skal vi have denne lavet og godkendt efter gældende betingelser ii Suzi undersøger om der lagres i GO iii Suzi afklarer iv Cookiepolitikken skal være opdateret, letlæselig og i overensstemmelse med persondataforordningen - skal der være et mere aktivt samtykke? v I enkelte tilfælde videregiver vi oplysninger, hvor der kun er enkelte personer, fx en ledig mejerist i maribo- dette skal stoppes vi Dette skal sikres fremadrettet vii Dette skal uddybes og evt. opdateres (cookiepolitik og samtykke) viii Relevansen af dette spørgsmål skal overvejes ix Der skal være procedurer for oprydning, løbende sletning/makulering mm. x Der skal laves processer for at kunne slette persondata xi Der skal laves proces for at medlemmerne kan få udleveret oplysninger xii Der skal laves oplæring af medarbejdere, samt yderligere tekniske sikkerhedsprocedurer xiii Dette skal vi se nærmere på-kan man tilbagetrække samtykke til den ikke juridiske del og bør man kunne det? xiv Denne procedure skal laves xv Denne procedure skal laves