Vedtægter. for. Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S. Selskabets navn, hjemsted og formål

Transkript

1 Vedtægter for Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Selskabets navn, hjemsted og formål 1 Selskabets navn er Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S. 2 Selskabets hjemsted er Københavns Kommune. 3 Selskabets formål er at tilbyde indkøbsmæssig service til den offentlige sektor på kommercielle vilkår samt anden efter bestyrelsens skøn i forbindelse hermed stående virksomhed. Selskabets kapital og aktier 4 Selskabets aktiekapital er kr. 1 million fordelt på aktier på kr og multipla heraf. Hvert aktiebeløb på kr giver én stemme. Der kan udstedes aktiebreve omfattende flere aktier. Aktiekapitalen er fuldt indbetalt. Aktierne skal ikke være omsætningspapirer. De udstedes lydende på navn og kan ikke transporteres til ihændehaveren. Aktierne skal altid være noteret på navn i selskabets aktiebog. Til overgang af aktier kræves samtykke fra Den Danske Stat v/finansministeriet og Kommunernes Landsforening. Aktierne kan mortificeres uden dom efter de for ikke omsætningspapirer til enhver tid gældende lovregler. Omkostningerne ved mortifikationen afholdes af den, der begærer mortifikationen foretaget. Side 1 af 6

2 Generalforsamling 5 Generalforsamlingen er selskabets øverste myndighed. 6 Generalforsamlinger afholdes efter bestyrelsens nærmere bestemmelse på selskabets hjemsted eller andetsteds i Storkøbenhavn og indkaldes af bestyrelsen med mindst 14 dages og højst fire ugers varsel ved brev til aktionærerne. Indkaldelsen skal samtidig hermed indsendes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Indkaldelser skal indeholde dagsorden for generalforsamlingen med samtlige forslag, der skal behandles, og ved ekstraordinære generalforsamlinger tillige årsagen hertil. Selskabets generalforsamlinger er åbne for pressen. 7 Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden fire måneder efter regnskabsårets udløb, men så betids, at det godkendte årsregnskab kan være Erhvervs- og Selskabsstyrelsen i hænde senest fire måneder efter regnskabsårets udløb. Ekstraordinær generalforsamling, der finder sted til behandling af et bestemt angivet emne, afholdes, når bestyrelsen, en aktionær eller selskabets revisor finder det hensigtsmæssigt. Indkaldelse skal ske senest to uger efter, at bestyrelsen har modtaget begæring om indkaldelsen. 8 Forslag til behandling og afgørelse på generalforsamlingen skal fremsættes skriftligt og indgives til bestyrelsen i så god tid, at emnet kan optages på dagsordenen for generalforsamlingen. 9 Senest to uger før hver generalforsamling skal dagsordenen og de fuldstændige forslag, der skal fremsættes for generalforsamlingen, samt for den ordinære generalforsamlings vedkommende tillige kopi af årsrapport indeholdende årsregnskab og ledelsesberetning forsynet med revisionspåtegning og underskrevet af direktion samt bestyrelse fremlægges på selskabets kontor og samtidig tilstilles aktionærerne. 10 Side 2 af 6

3 Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal omfatte: 1. Valg af dirigent. 2. Bestyrelsens beretning om selskabets virksomhed i det forløbne år. 3. Forelæggelse af årsrapport til godkendelse. 4. Beslutning om decharge for bestyrelsen. 5. Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til det godkendte årsregnskab. 6. Orientering om bestyrelseskandidaters ledelseshverv i andre danske aktieselskaber. Valg af medlemmer til bestyrelsen samt valg af bestyrelsens formand og næstformand. Valg af eventuelle suppleanter. 7. Fastsættelse af bestyrelsesmedlemmernes honorar. 8. Valg af revisor. 9. Eventuelle forslag fra bestyrelsen eller aktionærer. 10. Eventuelt. 11 En aktionær kan møde på generalforsamlingen ved en befuldmægtiget person. Beslutninger på generalforsamlingen tages med simpel stemmeflerhed, med mindre Selskabsloven bestemmer andet. 12 Over det på generalforsamlingen passerede indføres en kort beretning i en dertil af bestyrelsen autoriseret protokol, der underskrives af dirigenten. Referatet skal være tilgængeligt på selskabets kontor senest to uger efter generalforsamlingens afholdelse, og skal senest samtidig indsendes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Bestyrelse og direktion 13 Bestyrelsen består af fire til otte medlemmer. Op til fem medlemmer af bestyrelsen vælges på generalforsamlingen. Generalforsamlingen kan for hver af de af generalforsamlingen valgte medlemmer vælge en personlig suppleant. Selskabets medarbejdere kan vælge et antal medlemmer af bestyrelsen og suppleanter for disse svarende til halvdelen af det antal bestyrelsesmedlemmer, der vælges af generalforsamlingen. Såfremt det antal medlemmer, der skal vælges af medarbejderne ikke udgør et helt tal, rundes opad. I øvrigt finder selskabslovens regler om medarbejderrepræsentation anvendelse. Side 3 af 6

4 Bestyrelsens generalforsamlingsvalgte medlemmer og eventuelle suppleanter vælges for to år. Valg finder hvert år sted således, at den halvdel af de generalforsamlingsvalgte medlemmer, hvis mandat er ældst, afgår, eventuelt efter lodtrækning. Såfremt det antal bestyrelsesmedlemmer, der vælges på generalforsamlingen, udgør et ulige tal, skal der ved anvendelsen af den foregående sætning afrundes opad. Fratrædende medlemmer kan genvælges. Afgår et bestyrelsesmedlem inden udløbet af sin periode, kan der vælges et nyt bestyrelsesmedlem til at indtræde i det afgåede medlems sted for resten af perioden, såfremt der ikke er valgt en suppleant. Staten og Kommunernes Landsforening kan hver især udpege en tilforordnet til bestyrelsen. De tilforordnede kan deltage med taleret i selskabets bestyrelsesmøder og generalforsamlinger og skal have adgang til alle oplysninger vedrørende selskabets forhold, som de tilforordnede finder nødvendige for varetagelsen af statens henholdsvis Kommunernes Landsforenings interesser. Formanden må ikke udføre hverv for selskabet, der ikke er en naturlig del af hvervet som bestyrelsesformand, bortset fra enkeltstående opgaver, som den pågældende bliver anmodet om at udføre af og for bestyrelsen. 14 Bestyrelsen forestår sammen med direktionen ledelsen af selskabets virksomhed i overensstemmelse med selskabslovens sædvanlige kompetencefordeling. Alle bestyrelsens medlemmer har lige stemmeret. Beslutninger træffes med almindelig stemmeflerhed. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når et flertal af dens medlemmer er til stede. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. Har formanden forfald, er næstformandens stemme afgørende. Bestyrelsen fastsætter ved en forretningsorden, der opfylder de i selskabslovens 130 anførte minimumskrav, nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. Over det på bestyrelsesmøderne passerede føres en protokol, der underskrives af samtlige tilstedeværende medlemmer af bestyrelsen. I ethvert bestyrelsesmøde forelægges revisionsprotokollen. Enhver protokoltilførsel skal underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Er et bestyrelsesmedlem fraværende ved et bestyrelsesmøde, hvor revisionsprotokollen er fremlagt med en ny protokoltilførsel, skal vedkommende straks gøres bekendt med revisionsprotokollatet. Det påhviler bestyrelsen at udarbejde og ajourføre et internt regelsæt, som sikrer selskabets overholdelse af de særlige bestemmelser i selskabsloven og årsregnskabsloven, der gælder for statslige aktieselskaber. De generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer kan under iagttagelse af lov om værdipapirhandel 36, stk.1, videregive oplysninger, der er af væsentlig betydning for Den Danske Stat eller Kommunernes Landsforenings interessevaretagelse, til den pågældende minister, henholdsvis Kommunernes Landsforenings bestyrelse. Meddelelser, der indsendes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen i medfør af selskabslovens 354, skal samtidig og uden ubegrundet ophold tilsendes selskabets aktionærer. Direktionen deltager uden stemmeret i bestyrelsens møder. Side 4 af 6

5 15 Bestyrelsen ansætter en administrerende direktør. Den administrerende direktørs ansættelsesvilkår fastsættes af bestyrelsen. Bestyrelsen kan meddele prokura. Tegningsret 16 Selskabet tegnes af den samlede bestyrelse eller af bestyrelsesformanden i forening med den administrerende direktør. Regnskab og Revision 17 Selskabets regnskaber revideres af en statsautoriseret revisor. Revisorer vælges for et år ad gangen af generalforsamlingen. Den fratrædende revisor kan genvælges. 18 Selskabets regnskabsår er kalenderåret, således at selskabets første regnskabsår løber fra 1. december 1993 til den 31. december Selskabet er undergivet reglerne i årsregnskabsloven, herunder de særlige bestemmelser for statslige aktieselskaber. 20 Bestyrelse og direktion skal for hvert regnskabsår i en årsrapport afgive et årsregnskab bestående af resultatopgørelse, balance, finansieringsanalyse og noter tillige med en ledelsesberetning. Er selskabet et moderselskab, udarbejdes også et koncernregnskab. Årsrapporten skal opfylde de i årsregnskabsloven anførte forskrifter for statslige aktieselskaber. Side 5 af 6

6 Årsrapport samt eventuelt koncernregnskab skal indsendes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, således at det er modtaget i styrelsen senest den sjette hverdag efter godkendelse på generalforsamlingen, dog senest fire måneder efter regnskabsårets afslutning. Revisor skal til brug for bestyrelsen føre den i 14 stk. 4 nævnte revisionsprotokol, der forelægges ved ethvert bestyrelsesmøde, hvor enhver tilførsel underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Tilførsler til revisionsprotokollen sendes samtidig af revisor i kopi til bestyrelsens medlemmer. 21 Bestyrelsen skal afgive en halvårsrapport, der dækker de første seks måneder af selskabets regnskabsår. Halvårsrapporten udarbejdes i overensstemmelse med kravene i årsregnskabsloven. Halvårsrapporten sendes til aktionærerne, og en bekræftet kopi af halvårsrapporten indsendes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, således at den er modtaget i styrelsen senest to måneder efter udløbet af den pågældende seksmåneders periode. Således vedtaget på ordinær generalforsamling 26. april Side 6 af 6