FORRETNINGSORDEN. Indholdsfortegnelse. 1 Formål

Transkript

1 FORRETNINGSORDEN Indholdsfortegnelse 1 Formål 2 Bestyrelsen 2.1 Bestyrelsens sammensætning 2.2 Krav til bestyrelsen 2.3 Bestyrelsens beslutningsdygtighed 2.4 Evaluering af bestyrelsen 2.5 Udtrædelse af bestyrelsen 3 Bestyrelsesmøderne 3.1 Inden bestyrelsesmødet 3.2 Bestyrelsesmødet 3.3 Efter bestyrelsesmødet 4 Årets gang i bestyrelsen 4.1 Fast dagsorden 4.2 Årsplanen 5 Formandens bemyndigelse 6 Tavshedspligt

2 1 - Formål Forretningsordenen for Basen er en praktisk udmøntning af aftalerne for bestyrelsesarbejdet. Det er både en huskeliste, men også et redskab der kan bidrage til bestyrelsens fremadrettede arbejdsopgaver. Forretningsordenen beskriver ligeledes samarbejdet mellem bestyrelsen og Basens ledelse. Forretningsordenen er underordnet bestyrelsens vedtægter for Basen Skole samt vedtægterne for Basen Bosted. 2 - Bestyrelsen 2.1 Bestyrelsens sammensætning Bestyrelsen bør dække følgende kompetencer: Økonomiske kompetencer Ledelse og organisationspsykologi Jura/lovgivning Psykologi/psykiatri Profilering og markedsføring Bestyrelsen for Basen Skole består af 6 personer og for Basen Bosted af 5 personer. Bestyrelsen består af en formand, næstformand samt øvrige bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen skal være sammensat på en sådan måde, at den samlet er i stand til at varetage sine opgaver fremadrettet og effektivt. Det være sig strategiske opgaver som den konstruktive og kvalificerede sparringspartner for den daglige ledelse. 2.2 Krav til bestyrelsen Udover deltagelse i 4 årlige bestyrelsesmøder forventes det at hvert enkelt bestyrelsesmedlem deltager i et årligt møde med ledelsen af Basen, for at bringe vedkomnes særlige kompetencer i spil ift. Basen. Det forventes at medlemmerne af bestyrelsen har en interesse i Basens virke, aktivt holder sig orienteret omkring Basens aktiviteter og deltager i bestyrelsesmøderne. Ydermere forventes det at bestyrelsesmedlemmer ikke har særinteresser der er i konflikt med de interesser der varetages i forhold til Basen. Ud over de i vedtægterne nævnte opgaver er det bestyrelsens opgave at: Bistå skolen og bostedet med råd, hjælp og vejledning

3 Inspirere til nytænkning og udvikling af skolen og bostedet Fremme skolens og bostedets faglige profil 2.3 Beslutninger i bestyrelsen Beslutninger i bestyrelsen foretages ved stemmeflertal (mindst 3 medlemmers tilstedeværelse kræves). Opnås ikke stemmeflertal er formandens (i dennes fravær næstformandens) stemme udslagsgivende 2.4 Udtrædelse af bestyrelsen Bestyrelsesmedlemmer udtræder af bestyrelsen umiddelbart efter valg. Dog i tilfælde, hvor bestyrelsen ikke har tilstrækkelige medlemmer, tilstræbes det, at afgående bestyrelsesmedlemmer bibeholder posten i bestyrelsen indtil en relevant erstatning er fundet, for herved at sikre beslutningsdygtighed. 3 - Bestyrelsesmøderne 3.1 Inden bestyrelsesmødet Der afholdes 4 ordinære bestyrelsesmøder for bestyrelsen på Basen Skole og Basen Bosted. De fire møder er placeret på hverdage i marts, maj, september og november. Møderne fastlægges for et år ad gangen. Ekstraordinære bestyrelsesmøder kan indkaldes når formanden finder det nødvendigt, eller det begæres af to bestyrelsesmedlemmer, af lederen af Basen eller af revisor. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde skal der gives 8 dages skriftligt varsel. Basens ledelse fungerer som referent, og er ansvarlig for udarbejdelse af et beslutningsreferat. Basens ledelse udarbejder en dagsorden, som udsendes til mødedeltagerne senest 14 hverdage forud for det pågældende bestyrelsesmøde. Ethvert medlem kan få punkter på dagsordenen ved henvendelse til Basens ledelse mindst 10 dage forud for mødet. Det skal tilstræbes, at punkterne hver især er beskrevet således, at det fremgår af punktet hvilken forventning, den der rejser punktet har til bestyrelsens behandling. Forfald meldes i så god tid som muligt til forstanderen.

4 3.2 Bestyrelsesmødet Forstanderen er mødeleder. Ved fravær er henholdsvis viceforstander mødeleder og næstformanden ordstyrer. Bestyrelsesformanden er ansvarlig for opsamling af hvert punkt, som skal føjes til beslutningsreferatet. På baggrund af bestyrelsesmødet d. 6. maj 2010 blev det besluttet at der skal tages udgangspunkt i det levede liv på Basen; det skal give mening her og nu det der skal tales om på møderne, og det er det primær fokus på møderne. 3.3 Efter bestyrelsesmødet Referenten udsender referatet senest 14 dage efter mødet. Eventuelle rettelser til referatet tilbagesendes senest 8 dage efter. Referatet godkendes ved bestyrelsens og Basens ledelses underskrift på det efterfølgende møde. 4 - Indholdet på bestyrelsesmøderne & årsplanen 4.1 Fast dagsordenen Der vil på hvert møde være et mindre antal faste punkter: 1. Godkendelse af dagsorden og underskrift af referat 2. Opsamling på tidligere beslutninger 3. Sidste nyt fra Basen, herunder kort om aktiviteter og økonomi 4. Eventuelt 4.2 Årsplanen 1. møde - marts; Regnskabsmøde og konstituering af bestyrelsen. a. Godkendelse af regnskab for det foregående regnskabsår b. Konstituering af bestyrelsen; valg af formand og næstformand (dog ikke samme år, idet formanden og næstformanden ikke er på valg samme år) c. Valg af revisor 2. møde maj; Åben dagsorden.

5 Åbent møde evt. temamøde med ét fagligt hovedindhold. Afdelingslederne kan inviteres med til dette møde, såfremt det findes relevant. Mulighed for at bestyrelsesmedlemmerne fremlægger fagligt indhold, som har relevans for Basen inden for det socialpædagogiske, økonomisk og ledelsesmæssige og juridiske kompetencer. 3. møde september; Visions- og strategimødet. a. Visionen for Basen b. Nuværende og fremtidige forretningsområder c. Evaluering af strategi og behandlingsgrundlag. Er dette i overensstemmelse med visionen og værdiggrundlaget? d. Der opstilles arbejdsmål for det kommende år med udgangspunkt i metoden Signs of Safety: Hvilke ressourcer ser vi/ har vi? Hvilke udviklingspunkter ønsker vi? Hvad vil vi se ske? Forslag til emner til Visions- og strategimødet: Rekruttering Metodegrundlag & implementering Opkvalificering og kvalitetssikring af behandlingsarbejdet Faglig profilering & markedsføring Organisationsudvikling Økonomi som styrringsredskab Ledelsesudvikling og uddannelse Netværk Bestyrelsens evaluering af ledelsen: Inden 4. møde afholdes et ledelsesevalueringsmøde med deltagelse af bestyrelsesformanden og 1-2 bestyrelsesrepræsentanter og ledelsen af Basen; forstander og viceforstander. Mødets formål er en ledelsesudviklingssamtale, med feedback på ledelsen af Basen, både som et ledelsesteam og individuelt. Bestyrelsen kan evt. bruge min. i slutningen af 3. bestyrelsesmøde til at kvalificerer denne evaluering. I forlængelse af dette møde gennemføres den årlige lønsamtale med forstanderen af Basen. Evaluering af bestyrelsens arbejde kan påbegyndes i slutningen af dette møde i form af spørgeskemaer, der skal indgå i en samlet evaluering på næste bestyrelsesmøde.

6 4. møde november; Evaluering af bestyrelsen samt godkendelse af budget for det kommende år. a. Evaluering af bestyrelsen: Evalueringen forestås af bestyrelsesformanden. Bestyrelsen og de individuelle medlemmer, resultater og sammensætning evalueres systematisk med henblik på at forbedre og optimere bestyrelsesarbejdet. Ved evalueringen af den samlede bestyrelse er det bl.a. nærliggende at vurdere, i hvilket omfang tidligere fastlagte strategiske målsætninger og planer er blevet realiseret. Såfremt der er behov for optimering af kompetencer blandt bestyrelsen (jf. punkt 2.1), udsendes en ønsket kompetenceprofil, som indgår i en samlet evaluering af bestyrelsen. Denne kompetenceprofil udsendes til samtlige bestyrelsesmedlemmer inden 4. møde. Opgave: Vurdering om bestyrelses sammensætning af kompetencer og komplementaritet lever op til Basens aktuelle og forudsigelige krav Danne grundlag for begrundede forslag om genvalg af eller udskiftning i den siddende bestyrelse. Der er 3 bestyrelsesmedlemmer på valg hver 2. år. Formanden og næstformanden er ikke på valg samme år. Hvert bestyrelsesmedlem samt forstander og viceforstander har én stemme. b. Forretningsordenen gennemgås med henblik på evt. revision. c. Godkendelse af budget for det kommende år. 5 - Formandens bemyndigelse Formanden har bemyndigelse til på bestyrelsens vegne at træffe akutte beslutninger, når dette skønnes at være formålstjenligt, og det er af uopsætteligt karakter. De øvrige bestyrelsesmedlemmer orienteres umiddelbart efter den akutte beslutning er truffet. Større beslutninger omkring opstart eller nedlukning af afdelinger, eller beslutninger der i øvrigt har et omfang der gør at de i ikke uvæsentlig grad vil kunne påvirke det fastlagte budget skal i videst muligt omfang vendes træffes af bestyrelsen. Dette kan ske elektronisk. Uanset formen skal der i forbindelse med bestyrelsens behandling fremlægges en nærmere redegørelse for beslutningens indhold og budgetmæssige konsekvenser.

7 6 - Tavshedspligt Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de erfarer i deres egenskab af medlem af bestyrelsen, medmindre der er tale om forhold, der er bestemt til eller ifølge lovgivningen underlagt ubegrænset offentlighed. Såfremt et medlem fratræder, skal han straks til bestyrelsesformanden tilbagelevere alt fortroligt materiale, han måtte være i besiddelse af samt eventuelle genparter heraf. Ovenstående forretningsorden er revideret på bestyrelsesmøde d. 14. november Jacob Holm Bestyrelsesformand John M. Nielsen Næstformand Lisbeth Hanne Hagenbøl - Bestyrelsesmedlem Marianne Verdel - Bestyrelsesmedlem Jon Krog - Bestyrelsesmedlem Mads Hermansen Bestyrelsesmedlem Mette Tellerup Larsen Forstander Jacob Guldager Søe Viceforstander