LUDUS Web version Den 9. august LUDUS Web

Transkript

1 LUDUS Web version Den 9. august 2017 DXC Technology, P.O. Pedersens Vej 2, DK-8200 Århus N Tlf , fax , sc-ludus@dxc.com CVR-nr

2 Indholdsfortegnelse 1. Leverancens omfang Fremgangsmåde for ibrugtagning Opdatering Nyinstallation Ændringer og rettelser Generelt... 9 Kursistnummer på udskrift af kursistskema... 9 Opdatering af skema efter rettelser... 9 Eksamensprojekt vises med korrekt prøveform... 9 Skabeloner til kursistbreve - Liggende format... 9 Sammentælling af tilmeldinger og udmeldelser... 9 Fejl ved Login rettet Ændret faneblad i menupunktet Lærerinfo Lærere Kursist-id ved registrering af tilstedeværelse Fremmøderegistrering med flere lærere på samme hold Gruppestørrelse ved skriftlige opgaver Ekstra underfaneblade med besvarelse af skriftlige opgaver kan lukkes Administration Dataudvekslingslog Gymnasiereform Ny eksamenskontrol Lokalfag Journal i Kursistadm Konfigurationen af udmeldelsesårsager Oprettelse af LUDUS Web-brugerkonti for kursister Udtræk til Uddannelsesguiden Ændrede kørsler Udmeld fra FVU-forløb via menupunktet Kursistadm Indskriv FVU kursist via menupunktet Kuristadm Fuldtidsaktivitet og fjernundervisning FVU-opfølgning Købstilbud Manglende fremmøderegistrering Fraværsårsager og -noter Detaljeret Fravær System Nye menupunkter og faneblade Infostander Den 9. august 2017 Side 2 af 25

3 4. Danskuddannelsen System Nye menupunkter og faneblade Konfiguration af depositum Udmeldelsesårsagskoder Understøttelse af nye henvisningskategorier Nye kategorier Konvertering Ny henvisningsblanket Intro-dansk ansøgninger (DU) Forny ansøgning - ændringer Prøve (DU) Bordkort - labelformater Studieprøvebeviser I Studieprøvebeviser II Kursistens prøvestatus på uddannelsesplanen Dobbeltoprettelse af kursisternes PD-skemabrikker Kursistbreve (DU) Fejl i udsøgning Skabeloner i liggende format Modultest Ny kolonne i modultestoversigten: DU antal lekt Modultestbevis Betalingstilsagn MSB2 for kursister med dispensation MSB2 for Studieprøvekursister Opfølgning, Intro-dansk takst (IDT) Nye kolonner i oversigten Depositum (DU) Sammentælling af I alt Depositumstatus ikke betalt er omdøbt til Opkrævning annulleret.. 21 Opkrævning Oversigt Udmelding af kursister Oversigt Muligt at sende opkrævning Oprettelse af depositumopkrævning ved indskrivning Depositum ved rettelse af henvisningskategori Depositum ved tilmelding til og udmeldelse fra webhold Definér kursistens videre forløb (Modultest) Udmeldelse af kursist via Prøve (DU) Depositumoversigt for kursistbrugere på LUDUS Web Kursistadm Stamdata (DU) Første DU henvisningsdato Den 9. august 2017 Side 3 af 25

4 Stamdata (DU) Bemærkningsfelt Journal Henv./Ansøg. Modtaget henvisning dato Henv./Ansøg. Afstanden i mellem tabellerne voksede Henv./Ansøg. Modul nu synlig Tilmelding (DU) Forbedret svartid Depositumstatus i oversigt Detaljeret fravær Rettelse til udsøgningsperiode Henvisningsskemaer Henvisningsskemaer >> Behandle henvisningsskemaer Henvisningsskemaer >> Indlæs henvisningsskema nyt faneblad Den 9. august 2017 Side 4 af 25

5 1. Leverancens omfang Der skal hentes og afvikles en enkelt fil fra vores hjemmeside. Den 9. august 2017 Side 5 af 25

6 2. Fremgangsmåde for ibrugtagning Læs eventuelt den generelle vejledning Installation og konfiguration af LUDUS Web, og følg anvisningerne nedenfor. LUDUS Web kan kun installeres på 64-bit-maskiner. 2.1 Opdatering 1. Der skal være installeret Java version 8 på serveren. 2. Stop servicen LUDUS Web. 3. Hent LUDUS Web fra denne internetadresse: ludus.csc.dk/a_ludus/download_ludus_web.htm. Bemærk minimumskravet på 6 GB ledig RAM til rådighed for LUDUS Web. Installationsprogrammet finder den hidtil benyttede mappe og foreslår at anvende denne dette skal normalt blot godkendes. 4. Filen konfigurator.bat skal afvikles. Denne konfigurator findes i installationsmappen til LUDUS Web. Konfiguratoren husker de senest benyttede værdier, herunder tildelt RAM. Det er derfor tilstrækkeligt blot at godkende alle valg ved afviklingen. Den samme batchfil kan benyttes til at ændre parametrene på et vilkårligt tidspunkt (ændringer har dog først effekt ved genstart af LUDUS Web). Der er disse muligheder: a. Her vises de aktuelt anvendte værdier for databaseserverens navn eller IP-adresse, samt et portnummer til kommunikationen mellem webserveren og databaseserveren. Normalt godkendes bare. Værdien VUC for databasens navn må ikke ændres. b. Her vises den aktuelt anvendte værdi for dokumentserverens navn samt et portnummer til kommunikationen mellem webserveren og dokumentserveren. Normalt godkendes bare. c. Her vises den hidtil anvendte grænse for dokumenters størrelse (default 20 MB). Angiv eventuelt en anden værdi. d. Angiv, om der skal være adgang til mobil-applikationen. e. Her vises de hidtil anvendte værdier for hukommelsesindstillingerne til Java. Normalt godkendes bare. f. Her er det muligt at skifte fra det aktuelt benyttede TLS-certifikat til et andet. Normalt bør man undlade at skifte. g. Her kan det angives, om man vil importere en nøglefil fra Doc2Mail. h. Til sidst kan du ændre adgangskoden til systemdelen af LUDUS Web og angive antallet af tilladte forsøg, inden adgangen spærres. Hvis adgangen er blevet spærret, genetableres den ved at afvikle konfigurator.bat. Den 9. august 2017 Side 6 af 25

7 5. Start servicen LUDUS Web. Hvis databasens version er en anden, end den installerede version af LUDUS Web forventer, starter servicen ikke, og der vil blive skrevet en fejlmeddelelse i LUDUSWeb.log. Den 9. august 2017 Side 7 af 25

8 2.2 Nyinstallation 1. Der skal inden installationen af LUDUS Web være installeret Java version 8 på serveren. 2. Hent LUDUS Web fra denne internetadresse: ludus.csc.dk/a_ludus/download_ludus_web.htm. Installationsprogrammet foreslår en standardmappe til installationen, men man kan vælge en anden. Bemærk minimumskravet på 6 GB ledig RAM til rådighed for LUDUS Web. 3. Ved afslutningen af installationen kommer der en fejlmeddelelse: Der opstod en fejl under afviklingen af LUDUS Web konfigurator. Når denne meddelelse kommer, skal man omdøbe en fil i en undermappe til installationsmappen. I undermappen config er der dannet en fil med navnet ludus2.ini.csc. Denne fil skal omdøbes til ludus2.ini. 4. Start filen konfigurator.bat i installationsmappen. Dette åbner et konfigurationsvindue. a. Angiv databaseserverens navn eller IP-adresse, samt et portnummer til kommunikationen mellem webserveren og databaseserveren. Værdien VUC for databasens navn må ikke ændres. b. Angiv navnet på dokumentserveren samt et portnummer til kommunikationen mellem webserveren og dokumentserveren. c. Godkend grænsen på 20 MB for dokumenters størrelse, eller indtast en anden værdi. d. Angiv, om der skal være adgang til mobil-applikationen. e. Godkend de foreslåede værdier for hukommelsesindstillingerne til Java. Kun i særlige tilfælde (store databaser) kan der være grund til at ændre. Kontakt eventuelt CSC i tvivlstilfælde. f. Her er det muligt at angive, om man ønsker at benytte det TLScertifikat, som kan genereres automatisk, eller man ønsker at benytte et separat indkøbt TSL-certifikat. g. Her kan det angives, om man vil importere en nøglefil fra Doc2Mail. h. Til sidst skal du angive en adgangskode til systemdelen af LUDUS Web og angive antallet af tilladte forsøg, inden adgangen spærres. Hvis adgangen er blevet spærret, genetableres den ved at afvikle konfigurator.bat. 5. Start servicen LUDUS Web. Hvis databasens version er en anden, end den installerede version af LUDUS Web forventer, starter servicen ikke, og der vil blive skrevet en fejlmeddelelse i LUDUSWeb.log. Den 9. august 2017 Side 8 af 25

9 3. Ændringer og rettelser 3.1 Generelt Kursistnummer på udskrift af kursistskema Ved udskrift af kursistskema er kursistnummer og eventuelt kursist-id tilføjet i bundteksten. Opdatering af skema efter rettelser Fanebladet Lærerskema i menupunktet Skemaer blev ikke straks opdateret, når en skemabrik for et webhold blev ændret. Fejlen er rettet. Eksamensprojekt vises med korrekt prøveform På fanebladet Karakterer i menupunktet *Kursist vises Eksamensprojekt nu korrekt som en mundtlig eksamen. Skabeloner til kursistbreve - Liggende format LUDUS Suite understøtter nu skabeloner i liggende format. Sammentælling af tilmeldinger og udmeldelser I fanerne Hold >> Aktive/Fremtidige/Udmeldte kursister var sammentællingen af antal kursister i bunden af oversigterne ikke korrekt, hvis samme kursist havde flere tilmeldinger eller udmeldelser på det samme hold. Dette er nu rettet. Fejl ved Login rettet. I nogle tilfælde kunne brugere få fejlen http ERROR 500, når de prøvede at logge ind på LUDUS Web. For at undgå dette har det været nødvendigt at implementere en ændring, der medfører, at brugeren skal logge ind hver gang, han/hun åbner den grå del af LUDUS Web i en ny browser-fane. Den 9. august 2017 Side 9 af 25

10 Ændret faneblad i menupunktet Lærerinfo Mange brugere oplevede, at de ikke kunne åbne det tidligere faneblad OBU- Tilmeldinger. Derfor har vi implementeret et nyt til erstatning af dette. Det nye faneblad hedder OBU Kommende evalueringer. Læs om den ændrede funktionalitet i onlinehjælpen. 3.2 Lærere Kursist-id ved registrering af tilstedeværelse Begge dialoger til registrering af tilstedeværelse via Skemaer og Lærerens arbejdsplads viser nu kursist-id i stedet for kursistnummer, hvis det findes. Fremmøderegistrering med flere lærere på samme hold Når den ene lærer har markeret en kursist Ej til stede, kan en anden lærer senere tilføje en registreringslinje med det sædvanlige plus. Tidligere blev dette plus kun vist, hvis kursisten var registreret til stede. Gruppestørrelse ved skriftlige opgaver Man får nu ikke længere en fejlbesked, når den minimale gruppestørrelse er lig med den maksimale. Ekstra underfaneblade med besvarelse af skriftlige opgaver kan lukkes I menupunktet Opgaver er der implementeret en rettelse på fanebladet Besvarelser, hvor lærere kan oprette nye midlertidige faneblade med deres egne afsluttede hold. Disse faneblade kunne ikke lukkes. De kan nu lukkes med krydset på fanen. 3.3 Administration Dataudvekslingslog I menupunktet Dataudvekslingslog kan der nu filtreres på indberetningstype og evt. et datointerval. Den 9. august 2017 Side 10 af 25

11 Gymnasiereform For at kunne ændre fagkoder og bekendtgørelser på de hold, undervisningsmoduler og eksamensmoduler, der blev oprettet til de kommende kursister, før de nye fagkoder og den nye bekendtgørelse blev implementeret i LUDUS Suite, er der indført et nyt menupunkt Oprydning med to faneblade Rediger fagkode og Rediger bekendtgørelse. Via disse faneblade kan man på en enkel måde skifte fagkode for undervisningsmoduler og eksamensmoduler samt bekendtgørelse på relevante hold. Der er implementeret en ny eksamenskontrol (se nedenfor), som fx giver en advarsel, hvis man har kopieret hold med gamle fagkoder, hvor det skriftlige eksamensmodul har særskilt fagkode på grund af netadgang. Ved efterfølgende skift af fagkoderne via funktionen Oprydning >> Rediger fagkoder vil der alene ske skift af fagkoder på undervisningsmodulet og de eksamensmoduler, der har samme fagkode som undervisningsmodulet. Ny eksamenskontrol Der er implementeret en ny eksamenskontrol 14 - Fagkode på mundtlige og skriftlige eksamensmoduler på samme hold/fag. Kontrollen undersøger, om der for hvert hold, (gia)fag og niveau findes mundtligt og skriftligt eksamensmodul i henhold til markeringen på fagkoden. Desuden kontrolleres, om fagkoderne på disse er identiske med fagkoden på undervisningsmodulet. Eventuel redigering af fagkoder sker i LUDUS kerne. Lokalfag Fagkoder oprettet efter ny bekendtgørelse med niveauet Ingen kunne ikke fremsøges. Denne fejl er nu rettet. Journal i Kursistadm Det er nu muligt at læse journalbemærkningerne fra LUDUS Kerne i menupunktet Kursistadm i LUDUS Web. Rettigheden skal tildeles til den/de relevante brugergruppe(r) i LUDUS Web systemdelen, ligesom en LUDUS Kerne-bruger skal tilknyttes LUDUS Web-brugeren i systemdelen. Den 9. august 2017 Side 11 af 25

12 Konfigurationen af udmeldelsesårsager Konfigurationen af udmeldelsesårsager er flyttet fra LUDUS Kerne til LUDUS Web Oprettelses og redigering af udmeldelsesårsager foretages nu på fanebladet Udmeldelsesårsager under menupunktet Koder. De udmeldelsesårsager, som skolerne tidligere har oprettet via LUDUS Kerne, vises nu her. Bemærk: De skoler, der skal indberette til Ungedatabasen (Gymnasier, VUC og skoler med Danskuddannelse), skal hurtigst muligt sørge for, at deres udmeldelsesårsager bliver tilknyttet de Afbrudsårsager, som Ungedatabasen (STIL) har meldt ud. Denne tilknytning foretages ved at redigere eksisterende Udmeldelsesårsager eller oprette nye. Tip: Dette er måske en anledning til at få ajourført de udmeldelsesårsager, som skolen tidligere har oprettet. Oprettelse af LUDUS Web-brugerkonti for kursister Når kursister oprettes som brugere af LUDUS Web, blev der ikke i alle tilfælde oprettet adgang til LUDUS Web for kursister, der kun var tilmeldt FVU-, OBU-, kursuseller ventelistehold. Dette er nu rettet de to steder, hvor man kan oprette brugere af LUDUS Web: o Kørsler: Diverse >> Opret kursister som brugere af LUDUS Web o System (menupunkt): Opret nye kursister som brugere af LUDUS Web Kodeord for kursister kan nulstilles via menupunktet *Kursist. Udtræk til Uddannelsesguiden Udtræk til Uddannelsesguiden foretages via menupunktet Udtræk. Ved en fejl blev deltagerbetaling udtrukket med tusindtalsseparator. Dette er nu rettet. Ændrede kørsler Der er implementeret ændringer ved flere kørsler. o SU-kørsel: o Kørslen er optimeret, så den afvikles hurtigere for skoler med enkeltfag. Den 9. august 2017 Side 12 af 25

13 o Der kan nu indberettes SU for fuldtidskursister med kursistuddannelse GIF. o Der er rettet en fejl, som kunne gøre, at kørslen ikke kunne afvikles, hvis en kursist med SU-oplysninger var blevet slettet. o Indsend brugeroplysninger til UNI-Login: o Det er nu muligt via LUDUS Web System at konfigurere denne kørsel således, at den i udtrækket til UNI-C i feltet MainGroupId medtager klassebetegnelsen i stedet for 'kursus' for de kursister, der er tilmeldt en klasse. Dette er kun relevant for fuldtidsuddannelser: STX, HHX og HF. Udmeld fra FVU-forløb via menupunktet Kursistadm. Funktionen Udmeld fra hold og forløb i menupunktet Kursistadm udmeldte fra hold, men ikke fra forløb. Fejlen er rettet. Indskriv FVU kursist via menupunktet Kuristadm. Det er nu muligt i det nye felt TMK at angive forskellige tilskudsmærker, fx ENVIR og VIRSK. Når det registreres her, kommer de automatisk med i det oprettede FVUforløb. Bemærk: Det har ikke tidligere været muligt at beregne FVU-aktivitet, hvis der var registreret fjernundervisning sammen med tilskudsmærkerne ENVIR og VIRSK. Dette er nu rettet. Se mere i versionsbrevet til LUDUS version På grund af sommerferie i ministeriet har det ikke været muligt at teste indberetningen med ministeriet. Derfor skal I afvente en meddelelse fra DXC om, at dette er færdigtestet med ministeriet, før I indberetter FVU-aktivitet hvor tilskudsmærkerne ENVIR og VIRSK skal indberettes sammen med fjernundervisning. Fuldtidsaktivitet og fjernundervisning Det er nu muligt at beregne og indberette fuldtidsaktivitet, også når der er registreret fjernundervisning på fuldtidskursister. Bemærk: På grund af sommerferie i ministeriet har det ikke været muligt at teste indberetningen med ministeriet. Derfor må I ikke indberette fuldtidsaktivitet med fjernundervisning, før I får en meddeles om dette fra DXC. Den 9. august 2017 Side 13 af 25

14 Bemærk at kursister optaget på de nye versioner af gymnasiale fuldtidsuddannelse nu har tælledag på første semester (1. tælleperiode på 1. skoleperiode) på den 60. undervisningsdag. Dette medfører, at de udløser bidrag i 4. kvartal. FVU-opfølgning I menupunktet FVU-opfølgning er der implementeret tre nye faneblade, som kan anvendes når skolen i forbindelse med kursistindberetningen til STIL skal afgøre, om en kursist er berettiget til deltagerbevis: o Mgl. afkl. af deltagerbevis o Mgl. afkl. af deltagerbevis (parallel) o Mgl. afkl. af deltagerbevis (udmeldte) Læs nærmere om disse faneblade i onlinehjælpen. Der er desuden foretaget rettelser på to faneblade: o Manglende trinplacering: Nu fremsøges der ikke FVU-forløb for FVU Start. o Manglende forløb: Ved en fejl blev der fremsøgt for mange forløb. Der er nu implementeret en rettelse således, at der kun fremsøges forløb, der overlapper med det indtastede datointerval. Købstilbud Følgende ændringer er implementeret på fanebladet Købstilbud i menupunktet Kursistadm. I visse tilfælde kunne timetallet pr. fag blive beregnet forkert. Dette er nu rettet. Ved beregning af tilbud for FVU undervisning/screening blev der ved en fejl, beregnet fuld pris, selv om der ikke var mærke i Udløser bidrag. Denne fejl er nu rettet. Ved beregning af tilbud for FVU undervisning, hvor der ikke var angivet et trin, kom der intern fejl. Dette er nu rettet, og prisen vises, uden at der angives trin i tilbuddet. Ved beregning af tilbud på baggrund af en ventelistetilmelding blev tælledato i visse tilfælde beregnet forkert. Dette er nu rettet. Den 9. august 2017 Side 14 af 25

15 Manglende fremmøderegistrering Hvis der i systemdelen er valgt fremmøderegistrering pr. hold, kan man i menupunktet Ledelsesinformation på fanebladet Manglende fremmøderegistrering fremsøge skemabrikker, hvor der ikke er registreret fremmøde. Denne funktion blev udsendt med LUDUS Web version I LUDUS Web version er der implementeret en ændring af fremsøgningen, så alle skemabrikker uden overlappende fremmøderegistrering fremsøges. Fraværsårsager og -noter Fanebladet Fraværsårsager og -noter er nu sorteret omvendt kronologisk (nyeste øverst), når fanebladet tilgås i menupunktet Kursist. Detaljeret Fravær På fanebladet FVU i menupunktet Detaljeret fravær virker de to søgekriterier Henviser og Henviser kontaktperson nu. Søgningen tager udgangspunkt i henvisninger, der er aktive i den gældende periode. På oversigten vises også kun henvisninger, der er gældende i udsøgningsperioden. 3.4 System Nye menupunkter og faneblade Der er implementeret følgende nye menupunkt, som kan tildeles administrative medarbejdere: o Oprydning Menupunktet Oprydning har de to faneblade Rediger bekendtgørelse og Rediger fagkode, som kan tildeles hver for sig. Der er implementeret følgende nye faneblade, der kan tildeles til administrative medarbejdere: o FVU-opfølgning >> Mgl. afkl. af deltagerbevis o FVU-opfølgning >> Mgl. afkl. af deltagerbevis (parallel) o FVU-opfølgning >> Mgl. afkl. af deltagerbevis (udmeldt) Den 9. august 2017 Side 15 af 25

16 Fanebladet OBU-tilmeldinger i menupunktet Lærerinfo har skiftet navn til OBU Kommende evalueringer. Brugere, der havde fanebladet tildelt under det gamle navn, har stadig adgang under det nye navn. Der er desuden nogle ændringer, som kun har med danskuddannelsen at gøre. Disse er omtalt i afsnit 4.1 Infostander 2 Der er rettet en fejl, som gjorde, at infostander 2 (infoskema) skulle genstartes for at vise ny dato. Den 9. august 2017 Side 16 af 25

17 4. Danskuddannelsen 4.1 System Nye menupunkter og faneblade Der er implementeret følgende nye faneblade, der kan tildeles til administrative medarbejdere og lærere: - Kursistadm >> Journal Der er implementeret følgende nye faneblade, der kan tildeles kursister, og dermed også til lærere og administration, som har adgang til kursisternes menupunkter. - Kursist >> Depositum (DU) Konfiguration af depositum. Det er nu muligt at konfigurere følgende standardværdier til brug for depositum: a. Betalingsfrist b. Tilbagebetalingsfrist c. Skal tilbagebetales ved udmelding d. Skal depositum oprettes/rettes løbende e. Dokumentmappe Konfigurationen skal laves én gang pr. afdelingsnummer. Læs mere om de forskellige konfigurationer ved mouse over i konfigurationsmenuen. 4.2 Udmeldelsesårsagskoder Udmeldelsesårsagskoder er flyttet fra LUDUS Kerne til LUDUS Web. Se punkt 3.4 i dette versionsbrev. 4.3 Understøttelse af nye henvisningskategorier Nye kategorier LUDUS Suite understøtter nu de nye henvisningskategorier, der trådte i kraft den 1. juli Ved oprettelse af ansøgninger/henvisninger, der har en startdato efter 1. juli Den 9. august 2017 Side 17 af 25

18 2017, vil det kun være muligt at vælge de nye henvisningskategorier. For ansøgninger/henvisninger, der har en startdato før 1. juli 2017, kan man kun vælge de gamle henvisningskategorier. Konvertering Eksisterende ansøgninger/henvisninger med startdato d. 1. juli 2017 eller senere vil få konverteret henvisningskategorien i henhold til nedenstående: I3 > S1 D > S3 A > A1 K1 > A2 K3 > A3 Bemærk: Henvisningskategorierne S1, S2, A1 og A2 har tidligere været anvendt indtil 30. september Betydningen af de gamle henvisningskategorier er forskellig fra den aktuelle betydning, og derfor vil disse blive konverteret til henholdsvis S1_udg, S2_udg, A1_udg og A2_udg, således at begreberne ikke blandes sammen. Bemærk også at skolerne selv skal ændre kategorien manuelt fra S1 til S2 for alle au pairs, da systemet ikke kan identificere dem. Ny henvisningsblanket LUDUS Suite understøtter nu nyeste version af henvisningsblanketten IN722 (07/2017). Blanketter, der dannes med startdato før , er gammel version. Blanketter, der dannes med startdato efter , er ny version. 4.4 Intro-dansk ansøgninger (DU) Forny ansøgning - ændringer Funktionen Forny ansøgning >> Afslut ID og fortsæt på DU er ændret, således at den er brugbar til konvertering af AD-kursister til DU pr , for de skoler der endnu ikke har konverteret kursisterne. Nu er det således muligt at afslutte forløbene, før 50 lektioner er tilbudt. Derudover er der tilføjet mulighed for at udsøge individuelle kursister i menuen på baggrund af personnummer, ligesom der er lavet en rettelse, så de fremsøgte kursister kan sorteres i personnummerrækkefølge ved at klikke på overskriften i kolonnen. Den 9. august 2017 Side 18 af 25

19 4.5 Prøve (DU) Bordkort - labelformater Ved udskrift af bordkort stod der i Tips & Tricks, at systemet understøttede formatet AVERY L Det format, som systemet reelt understøttede, var labels af størrelsen 70x36mm. Ved udskrift af bordkort kan man nu vælge mellem formaterne AVERY L og Labels 70x36mm. Studieprøvebeviser I Det var ikke muligt at udskrive studieprøvebeviser, når der var kursister, der tidligere havde været til prøve i studieprøven, og når resultatet var registreret efter 13-tals-skalaen. Systemet forholder sig nu udelukkende til gamle registrerede karakterer, hvis de tilhører samme karakterskala som den aktuelle prøve. Det vil sige, at der kun kan udskrives studieprøvebeviser, når kursisten har aflagt prøve i alle kompetencer, og de alle er bedømt efter den samme karakterskala. Studieprøvebeviser II Der må kun udskrives bevis for Studieprøven, når Studieprøven er bestået. Tidligere kunne systemet danne beviser, når blot kursisten havde aflagt prøve i alle delkompetencer, men nu kræves det, at alle individuelle delkompetencer er bestået. Hvis kursisten ikke har bestået alle prøvens individuelle delkompetencer, dannes der i stedet danne en attestation. Kursistens prøvestatus på uddannelsesplanen Hvis kursisten først er startet på det prøvebærende modul i samme kvartal, som prøven afholdes i, og tilmeldingsfristen for prøven er i et tidligere kvartal, så viste systemet ikke kursistens prøvestatus korrekt. Nu ser systemet på de prøver, der har tilmeldingsfrist 3 måneder tilbage i tid fra startdatoen på det prøvebærende modul i kursistens uddannelsesplan. Dobbeltoprettelse af kursisternes PD-skemabrikker Kursisternes skema viste planlægningsoplysninger om Prøve i Dansk to gange. Skemabrikkerne blev både dannet på baggrund af oplysninger fra LUDUS Web (Grøn skemabrik) og fra LUDUS Kerne (Blå skemabrik). Information om lokale og lærer i forbindelse med Prøve i Dansk findes kun i LUDUS Web, og derfor vises fremover kun den grønne skemabrik. Den 9. august 2017 Side 19 af 25

20 4.6 Kursistbreve (DU) Fejl i udsøgning I menuen Kursistbreve (DU) blev kursister ikke fremsøgt, hvis de havde en fremtidig udmeldingsdato. Dette er ændret, så man kan udsøge alle aktive deltagere på et hold og producere et kursistbrev til dem. Skabeloner i liggende format LUDUS Suite understøtter nu skabeloner i liggende format. 4.7 Modultest Ny kolonne i modultestoversigten: DU antal lekt. Modultest >> Oversigt er udvidet med en ekstra kolonne, der indeholder information om antallet af skemalagte lektioner i den periode, som det uddannelsesplanelement, som modultesten er tilknyttet, omfatter. Denne information er som udgangspunkt skjult, men kolonnen kan vælges til via den lille pil i øverste højre hjørne af oversigten. Bemærk: I forbindelse med tilføjelse af denne funktion skal kørslen Beregn skemalagte lektioner for DU kursister slettes og planlægges igen. Som noget nyt skal der nu tages stilling til antallet af måneder tilbage, som kørslen skal omfatte. Vi anbefaler, at skolerne indleder med at lave en strakskørsel, der rækker langt tilbage i tid, for at få en korrekt visning af antallet af skemalagte lektioner for allerede gennemførte moduler. Modultestbevis LUDUS Suite understøtter nu den aktuelle version af modultestbevisblanketten (IN 935 (04/2017). Samtidig er der etableret mulighed for, at man kan definere, om man ønsker at udskrive beviserne på blankt papir (hvor selve blanketten også udskrives) eller på de officielle blanketter, der skal indkøbes til formålet. Opsætningen hertil skal laves i LUDUS Web systemdel >> Indstillinger >> Modultest (DU). Den 9. august 2017 Side 20 af 25

21 4.8 Betalingstilsagn MSB2 for kursister med dispensation Der blev ikke dannet MSB2, når kursisten havde bestået modultesten med dispensation i en eller flere delkompetencer. Dette er rettet. MSB2 for Studieprøvekursister MSB2 for DU3Mo6 blev tidligere dannet, når gennemsnittet på Studieprøven var 02 eller derover. Dette var ikke korrekt - Studieprøven er kun bestået, når alle Studieprøvens individuelle delkompetencer er bestået. Opfølgning, Intro-dansk takst (IDT) I fanebladet Opfølgning >> AD blev der ikke fremsøgt noget i oversigten, hvis man havde angivet IDT i feltet Mangler betalingstilsagn med typer:, sådan som systemet som default foreslog. Lod man feltet være blankt, fungerede oversigten efter hensigten. Vi anbefaler derfor alle sprogcentre at lave en ny opfølgning på manglende dannede AD-betalingstilsagn efter opdateringen. Gerne et godt stykke tilbage i tid. Nye kolonner i oversigten På betalingstilsagnsoversigten er der efter hhv. Henviser og Betaler tilføjet kolonnerne Henviser navn og Betaler navn. Kolonnerne er som udgangspunkt skjulte. 4.9 Depositum (DU) Sammentælling af I alt Depositum (DU) >> Opgørelse viser nu det korrekte antal rækker, der vises i oversigten. Depositumstatus ikke betalt er omdøbt til Opkrævning annulleret Overalt under depositum er status Ikke betalt omdøbt til Opkrævning annulleret, da det giver bedre mening i forhold til hvordan statussen skal benyttes og tolkes. Opkrævning Det er kun S-kursister, som henvises til DU første gang efter den 1. juli 2017, som skal opkræves et depositum. For at kunne afgøre om en kursist henvises første gang, orienterer systemet sig nu i de ansøgninger og henvisninger, der er registreret på kursisten, samt på det nye felt i Kursistadm >> Stamdata (DU), der hedder Første DU Den 9. august 2017 Side 21 af 25

22 henvisningsdato. Ansøgninger/henvisninger med henvisningskategori R, S og Ø medtages ikke i denne sammenhæng, da der ikke er tale om ordinære DUhenvisninger. Oversigt Udmelding af kursister. Ved udmelding af kursister fra depositumoversigten er det nu muligt at ændre depositumstatussen fra Opkrævet til Opkrævning annulleret eller fra Betalt til Skal tilbagebetales. Ligeledes kan der afsendes et kursistbrev ved at anvende knappen Gem og send kursistbrev. Oversigt Muligt at sende opkrævning Det er nu muligt at sende/printe en depositumopkrævning fra depositumoversigten. Er der allerede lavet en depositumopkrævning, vil denne være tilgængelig via oversigten. Sendte/printede opkrævninger er desuden tilgængelige via Kursistadm >> Dokumenter. Oprettelse af depositumopkrævning ved indskrivning Når man indskriver en kursist via funktionerne Opret DU-kursist med henvisning / ansøgning, bliver det nu foreslået, at der indkræves depositum fra kursisten, hvis de øvrige betingelser for opkrævning af depositum er opfyldt. Det er muligt at opsætte standardværdier for betalingsfrist mm. i systemdelen: Indstillinger >> Depositum (DU). Depositum ved rettelse af henvisningskategori Rettes henvisningskategorien på en henvisning/ansøgning, således at der skal opkræves depositum, advares brugeren nu om det manglende depositum. Ligeledes advares brugeren om, at der er et depositum, der bør tilbagebetales, hvis henvisningskategorien rettes, således at depositumkravet bortfalder. Depositum ved tilmelding til og udmeldelse fra webhold Brugeren advares om eventuelt manglende depositum ved tilmelding af en kursist til et DU webhold. Ved udmelding, der ikke er et internt holdskifte, får brugeren mulighed for at lukke et eventuelt depositum. Har depositummet status Opkrævet kan status ændres til Opkrævning annulleret, og har depositummet status Betalt kan status ændres til Skal tilbagebetales. Den 9. august 2017 Side 22 af 25

23 Definér kursistens videre forløb (Modultest) Hvis der mangler at blive oprettet et depositum på en kursist, for hvem depositumkravet er gældende, og kursisten får registreret en bestået modultest, er det nu kun muligt at udmelde kursisten, når man benytter funktionen Definér kursistens videre forløb. Hvis depositum er oprettet, og man vælger at udmelde kursisten efter bestået modultest med funktionen Definér kursistens videre forløb, får man mulighed for at ændre depositumstatus fra Opkrævet til Opkrævning annulleret eller fra Betalt til Skal tilbagebetales. Udmeldelse af kursist via Prøve (DU) Ved udmeldelse af kursister via Prøve (DU) >> Oversigt, er det nu muligt at ændre depositumstatus fra Opkrævet til Opkrævning annulleret eller fra Betalt til Skal tilbagebetales. Depositumoversigt for kursistbrugere på LUDUS Web Kursistbrugere på LUDUS Web kan se sine egne depositummer og status for disse via Kursist >> Depositum. Oversigten viser ikke den tilknyttede bemærkning, ligesom det heller ikke er muligt at se yderligere detaljer som f.eks., hvilken medarbejder der senest har redigeret depositummet Kursistadm Stamdata (DU) Første DU henvisningsdato På kursistens stamdata er det nu muligt at angive første henvisningsdato til DU. For kursister, der ikke tidligere har været henvist til DU til den aktuelle skole, og som i henhold til henvisningskategorien skal betale depositum, kan man nu udfylde dette felt med en dato tidligere end 1. juli 2017, hvis kursisten tidligere har været henvist til DU på en anden skole, således at systemet ved, at depositumkravet alligevel ikke gælder for den pågældende kursist. Stamdata (DU) Bemærkningsfelt Der er tilføjet et simpelt bemærkningsfelt på fanebladet Stamdata (DU). Feltet er tilgængeligt under knappen OBS til højre for kursistnummeret i fanebladet. Den 9. august 2017 Side 23 af 25

24 Journal Det er nu muligt at læse journalbemærkningerne fra LUDUS Kerne under menuen Kursistadm i LUDUS Web. Rettigheden skal tildeles til den/de relevante brugergruppe(r) i LUDUS Web systemdelen, ligesom en LUDUS Kerne-bruger skal tilknyttes LUDUS Web-brugeren i systemdelen. Henv./Ansøg. Modtaget henvisning dato Dato for modtaget henvisning til DU kan nu redigeres. Det er også muligt at redigere datoen ved effektuering af DU-ansøgning fra menuen Ansøgninger (DU). Som udgangspunkt foreslås dags dato. Henv./Ansøg. Afstanden i mellem tabellerne voksede Idet man havde fanebladet Henv./Ansøg. åben og skiftede kursist, voksede afstanden i mellem tabellerne ved hvert kursistskift. Denne fejl er nu rettet. Henv./Ansøg. Modul nu synlig Modul er nu synlig på oversigten, både for henvisninger og for ansøgninger. Tilmelding (DU) Forbedret svartid Svartiden for at få vist kursistens tilmeldinger til DU er nu forbedret Depositumstatus i oversigt Det er nu muligt at tilføje status for kursistens seneste depositum i infoboksen til venstre i skærmbilledet. Infoboksen konfigureres via System >> Indstillinger >> Konfiguration >> Kursistadm Detaljeret fravær Rettelse til udsøgningsperiode Ved udsøgning på henvisningsoplysninger (Henviser, Henvisningskategori, Henviser kontaktperson), er det nu kun de henvisninger og ansøgninger, der er aktuelle for den måned, man udsøger for, der danner baggrund for søgeresultatet. Tilsvarende viser oversigten også kun de henvisere og de henvisningskategorier, der er aktuelle i udsøgningsmåneden Henvisningsskemaer Den 9. august 2017 Side 24 af 25

25 Henvisningsskemaer >> Behandle henvisningsskemaer Idet man indlæser henvisningsskemaer fra en mailserver, vil det nu være muligt at behandle de s, der kan læses, selvom der er nogle s, der ikke kan læses. Henvisningsskemaer >> Indlæs henvisningsskema nyt faneblad Det er nu muligt at indlæse et modtaget henvisningsskema uden at læse direkte i en mailserver. Brugeren skal udpege det henvisningsskema (IN722), der skal indlæses i LUDUS Suite. Se mere information i hjælpen. Den 9. august 2017 Side 25 af 25