ÅRSBERETNING FOR INTERN OVERVÅGNING EFTER VANDSEKTORLOVEN FOR PERIODEN 1. JULI DECEMBER 2010

Transkript

1 HJALLERUP VAN DFORSYN ING AN DELSSELSKAB ÅRSBERETNING FOR INTERN OVERVÅGNING EFTER VANDSEKTORLOVEN FOR PERIODEN 1. JULI DECEMBER 2010 Beskrivelse af det interne overvågningsprogram Formål med programmet Programmet skal medvirke til, at vandselskabet ved aftaleindgåelse kun varetager egne økonomiske interesser og ikke andre selskabers eller interessenters interesser. I en række tilfælde vil vandselskaber indgå aftaler med koncernforbundne selskaber eller med deres kommunale ejer om levering af forskellige ydelser - det kan dreje sig om køb eller salg af serviceydelser som fx administration og vedligeholdelse eller konkrete vareleverancer. For at vandforbrugerne ikke kommer til at betale højere takster, end hvad rimeligt er specielt i sådanne aftaler eller i andre aftaleforhold, er det derfor efter vandsektorloven bestemt, at: Aftaler skal indgås på markedsvilkår Aftaler skal foreligge skriftligt på aftaletidspunktet. Aftaler frem til 31. december 2012 om kommunal varetagelse af administrative opgaver som opregnet i bekendtgørelse nr af 16. december 2009 om kommuners varetagelse af administrative opgaver for visse vandselskaber. Nærværende program er udarbejdet med det formål at sikre at der er etableret forholdsregler og procedurer, der kan sikre, at aftaler bliver indgået på de ovennævnte betingelser. Tiltag i Hjallerup Vandforsyning Andelsselskab Hjallerup Vandforsyning Andelsselskab er ikke kommunalt ejet; men er ejet af de ca forbrugere, der er tilsluttet vandværket. Bestyrelsen i Hjallerup Vandforsyning Andelsselskab vælges af medlemmerne på den årlige generalforsamling. Der er derfor ikke sammenfald af interesser mellem kommuner - primært Brønderslev Kommune - og det centrale beslutningsorgan i Hjallerup Vandforsyning Andelsselskab. Behovet for indførelse af og omfanget af et internt overvågningsprogram er således meget begrænset. Tiltag, der skal sikre at aftaler indgås på markedsvilkår Der indkøbes ingen administrative ydelser hos kommuner. Hjallerup Vandforsyning Andelsselskab foretager en årlig aflæsning af vandmålere i Hjallerup Vandforsyning Andelsselskab's forsyningsområde til brug for opkrævning af vandafledningsafgift. Hjallerup Vandforsyning Andelsselskab forsyner offentligheden med drikkevand og er derfor et offentligretligt organ, der er omfattet EU's forsyningsvirksomhedsdirektiv. For udbud af ydelser, der overstiger tærskelværdierne for EU-udbud foretages sådan, jf. Konkurrencestyrelsen vedledning om udbud. Øvrige udbud af bygge- og anlægsopgaver sker i henhold til Tilbudsloven. Vandselskaber med drikkevandsforsyning er dog ikke omfattet af annonceringspligt. Indkøb af varer og ydelser over kr. skal godkendes af den samlede bestyrelse. Hvor indkøb af en vare eller ydelse sker for at begrænse en akut opstået eller truende skade, kan der dog undtages fra dette. Sådanne beslutninger skal efterfølgende godkendes af bestyrelsen. Bestyrelsen behandler årligt valg af serviceleverandører til: løbende reparation og vedligehold af vandproduktionsanlæg

2 2 løbende reparation og vedligehold af distributionsnettet løbende reparation og vedligehold af vandmålere Ud fra en samlet vurdering af priser og vilkår vælger bestyrelsen den eller de bedste samarbejdspartnere. I forbindelse med større renoveringsopgaver behandler bestyrelsen valg af rådgivere, og i samarbejde med rådgivere valg af leverandører til opgaven. Der indhentes så vidt muligt to eller flere tilbud. Hvor det ikke er muligt at indhente flere tilbud foretages der på anden vis en sammenligning af kontraktpriser med sammenlignelige priser. Tiltag, der skal sikre at aftaler foreugger skdftugt på aftaletidspunktet Hjallerup Vandforsyning Andelsselskab er privatejet og der er derfor ikke risiko for økonomisk sammenblanding, som beskrevet i vandsektorlovens 19. Hjallerup Vandforsyning Andelsselskab har dog valgt at væsentlige kontrakter skal indgås skriftligt. Bestyrelsens beslutninger dokumenteres i referater eller notater, som vedlægges som bilag til bestyrelsens forhandlingsprotokol. Beslutninger, der efter bestyrelsens vurdering, må anses for væsentlige for de tilsluttede forbrugere fremlægges som orienteringspunkt på en generalforsamling forud for gennemførelsen. Beslutninger om indkøb kan først gennemføres, når der foreligger en bestyrelsesgodkendt beslutning herom. Tiltag, de skal sikre at prisfastsættelse af aftaler med kommuner om administrative opgaver Vandselskaber skal sikre, at aftaler med kommuner om administrative opgaver sker i henhold til bekendtgørelse om kommuners varetagelse af administrative opgaver for visse vandselskaber. Hjallerup Vandforsyning Andelsselskab har ikke indgået sådanne aftaler om køb af administrative opgaver hos kommuner. Forpiigtelser for ansatte, rådgiver og øvrige personer Bestyrelsen sikrer ved indgåelse af aftaler, at de involverede fra værket er bekendt med de interne regler for indhentelse af tilbud mv., jf. nærværnede program. Der er ingen ansatte i Hjallerup Vandforsyning Andelsselskab, som er tildelt beslutningskompetence. Alle beslutninger træffes af bestyrelsen. Vandværkets kontrol af overholdelsen af programmet Alle beslutninger træffes i bestyrelsen, som således har fuld sikkerhed for at beslutninger er truffet i henhold til program for intern overvågning. Beslutninger i nødsituationer, jf. interne regler herfor, forlægges bestyrelsen snarrest herefter.

3 3 Gennemførelse af det interne overvågningsprogram, herunder den gennemførte kontrol Hjallerup Vandforsyning Andelsselskab har i perioden 1. juli december 2010 ikke arbejdet med større projekter om renovering af produktionsanlægget eller foretaget beslutninger om indkøb og igangsætning af større investeringer. Hjallerup Vandforsyning Andelsselskab udestående mellemværender med kommuner Ved aflæggelsen af denne årsrapport har Hjallerup Vandforsyning Andelsselskab ingen udestående mellemværender med kommuner. Mellemværender med kommuner, der er afviklet i ved aflæggelsen af årsberetningen Hjallerup Vandforsyning Andelsselskab har ikke siden aflæggelsen af den seneste årsberetning for intern overvågning haft udestående mellemværender med kommuner; og der er derfor ikke foretaget afvikling af sådanne. Hjallerup, den 3. januar 2012 /]...J

4 HJALLERUP VANDFORSYNING ANDELSSELSKAB PROGRAM FOR INTERN OVERV AGNING EFTER VANDSEKTORLOVEN Beskrivelse af det interne overvågningsprogram Formål med programmet Programmet skal medvirke til, at vandselskabet ved aftaleindgåelse kun varetager egne økonomiske interesser og ikke andre selskabers eller interessenters interesser. I en række tilfælde vil vandselskaber indgå aftaler med koncernforbundne selskaber eller med deres kommunale ejer om levering af forskellige ydelser - det kan dreje sig om køb eller salg af serviceydelser som fx administration og vedligeholdelse eller konkrete vareleverancer. For at vandforbrugerne ikke kommer til at betale højere takster, end hvad rimeligt er specielt i sådanne aftaler eller i andre aftaleforhold, er det derfor efter vandsektorloven bestemt, at: Aftaler skal indgås på markedsvilkår Aftaler skal foreligge skriftligt på aftaletidspunktet. Aftaler frem til 31. december 2012 om kommunal varetagelse af administrative opgaver som opregnet i bekendtgørelse nr af 16. december 2009 om kommuners varetagelse af administrative opgaver for visse vandselskaber. Nærværende program er udarbejdet med det formål at sikre at der er etableret forholdsregler og procedurer, der kan sikre, at aftaler bliver indgået på de ovennævnte beti ngelser. Tiltag i Hjallerup Vandforsyning Andelsselskab Hjallerup Vandforsyning Andelsselskab er ikke kommunalt ejet; men er ejet af de ca forbrugere, der er tilsluttet vandværket. Bestyrelsen i Hjallerup Vandforsyning Andelsselskab vælges af medlemmerne på den årlige generalforsamling. Der er derfor ikke sammenfald af interesser mellem kommuner - primært Brønderslev Kommune - og det centrale beslutningsorgan i Hjallerup Vandforsyning Andelsselskab. Behovet for indførelse af og omfanget af et internt overvågningsprogram er således meget begrænset. Tiltag, der skal sikre at aftaler indgås på markedsvilkår Der indkøbes ingen administrative ydelser hos kommuner. Hjallerup Vandforsyning Andelsselskab foretager en årlig aflæsning af vandmålere i Hjallerup Vandforsyning Andelsselskab's forsyningsområde til brug for opkrævning af vandafledningsafgift. Hjallerup Vandforsyning Andelsselskab forsyner offentligheden med drikkevand og er derfor et offentligretligt organ, der er omfattet EU's forsyningsvirksomhedsdirektiv. For udbud af ydelser, der overstiger tærskelværdierne for EU-udbud foretages sådan, jf. Konkurrencestyrelsen vedledning om udbud. Øvrige udbud af bygge- og anlægsopgaver sker i henhold til Tilbudsloven. Vandselskaber med drikkevandsforsyning er dog ikke omfattet af annoneeri ngspligt. Indkøb af varer og ydelser over kr. skal godkendes af den samlede bestyrelse. Hvor indkøb af en vare eller ydelse sker for at begrænse en akut opstået eller truende skade, kan der dog undtages fra dette. Sådanne beslutninger skal efterfølgende godkendes af bestyrelsen. Bestyrelsen behandler årligt valg af serviceleverandører til: løbende reparation og vedligehold af vandproduktionsanlæg løbende reparation og vedligehold af distributionsnettet

5 2 løbende reparation og vedligehold af vandmålere Ud fra en samlet vurdering af priser og vilkår vælger bestyrelsen den eller de bedste samarbejdspartnere. I forbindelse med større renoveringsopgaver behandler bestyrelsen valg af rådgivere, og i samarbejde med rådgivere valg af leverandører til opgaven. Der indhentes så vidt muligt to eller flere tilbud. Hvor det ikke er muligt at indhente flere tilbud foretages der på anden vis en sammenligning af kontraktpriser med sammeniignelige priser. Tiltag, der skal sikre at aftaler foreligger skriftligt på aftaletidspunktet Hjallerup Vandforsyning Andelsselskab er privatejet og der er derfor ikke risiko for økonomisk sammenblanding, som beskrevet i vandsektorlovens 19. Hjallerup Vandforsyning Andelsselskab har dog valgt at væsentlige kontrakter skal indgås skriftligt. Bestyrelsens beslutninger dokumenteres i referater eller notater, som vedlægges som bilag til bestyrelsens forhandlingsprotokol. Beslutninger, der efter bestyrelsens vurdering, må anses for væsentlige for de tilsluttede forbrugere fremlægges som orienteringspunkt på en generalforsamling forud for gennemførelsen. Beslutninger om indkøb kan først gennemføres, når der foreligger en bestyrelsesgodkendt beslutning herom. Tiltag, de skal sikre at prisfastsættelse af aftaler med kommuner om administrative opgaver Vandselskaber skal sikre, at aftaler med kommuner om administrative opgaver sker i henhold til bekendtgørelse om kommuners varetagelse af administrative opgaver for visse vandselskaber. Hjallerup Vandforsyning Andelsselskab har ikke indgået sådanne aftaler om køb af administrative opgaver hos kommuner. Forpligtelser for ansatte, rådgiver og øvrige personer Bestyrelsen sikrer ved indgåelse af aftaler, at de involverede fra værket er bekendt med de interne regler for indhentelse af tilbud mv., jf. nærværnede program. Der er ingen ansatte i Hjallerup Vandforsyning Andelsselskab, som er tildelt beslutningskompetence. Alle beslutninger træffes af bestyrelsen.

6 3 Vandværkets kontrol af overholdelsen af programmet Alle beslutninger træffes i bestyrelsen, som således har fuld sikkerhed for at beslutninger er truffet i henhold til program for intern overvågning. Beslutninger i nødsituationer, jf. interne regler herfor, forlægges bestyrelsen snarrest herefter. Hjallerup, den 1. ju