Program for intern overvågning for Samsø Spildevand A/S

Transkript

1 Slagterivej Samsø Tlf: Hjemmeside: Program for intern overvågning for Samsø Spildevand A/S 1. Indledning Formålet med et internt overvågningsprogram efter vandsektorloven er at sikre, at indkøbsaftaler indgås på markedsvilkår. Desuden skal overvågningsprogrammet understøtte markedsøkonomisk tankegang i virsomheden f.eks. ved at evt. salg af ydelser sker til korrekte priser samt at disse priser er gennemskuelige. Dette program udgør det interne overvågningsprogram for Samsø Spildevand A/S Ansvar Direktøren er både overvågnings- og indkøbsansvarlig, hvilket skyldes selskabets begrænsede administration. Det er således direktøren, der har ansvaret for at overvågningsprogrammet efterleves samt, at aftaler om indkøb og salg af ydelser er indgået i overensstemmelse med vandsektorloven, EU-direktiver, den danske tilbudslov samt dette overvågningsprogram. I forbindelse med der bliver indgået aftaler. Ved aftaler, hvis værdi overstiger 100 t.kr., kan der indhentes accept fra bestyrelsen forud for indgåelse Gyldighed Programmet gælder for alle aftaler om køb og salg af varer, tjenesteydelser, finansielle ydelser samt bygge- og anlægsarbejder, indgået af Samsø Spildevand A/S Referencer - Vandsektorloven, Lov nr. 469 af 12. juni 2009 Side 1 af 8

2 - Bekendtgørelse nr. 298 af 25. marts 2010 Bekendtgørelse om program for vandselskabers interne overvågning - Konkurrencestyrelsens vejledning til bekendtgørelse nr. 298, april EU s udbudsdirektiv 2004/18/EF af 31. marts Indkøbspolitik Det er Samsø Spildevand A/S s indkøbspolitik, at arbejde for at indkøb sker på markedsvilkår, under hensyntagen til de vilkår der er gældende for et mindre øsamfund med havet, som en barriere. Indkøbsproces Hovedparten af indkøbene er tilbagevendende ydelser, som el, telefon, vand, arbejdstøj mv. På disse tilbagevendende opgaver, er der typisk etableret rammeaftaler, dvs. indkøbsaftaler, der sikre en konkurrencedygtig pris. Er der tale om f.eks. køb af arbejdstøj, benyttes den relevante leverandør. Der sker en henvendelse med henvisning til indkøbsaftalen. Hvis der er tale om bygge- og anlægsarbejde skal der udarbejdes en projektbeskrivelse. Ud fra det definerede behov, vurderes hvilken form for indkøb, der skal gennemføres. Kravene til leverandøren skal stå rimeligt i forhold til det, der skal leveres. Er der tale om indkøb, hvor der ikke er indgået aftaler, så som småindkøb af dagligvarer, håndværktøj eller lignende (hyldevare), vurderes disse som indkøbt i et effektivt marked, hvorfor der ikke er et behov for en rammeaftale eller en projektbeskrivelse. Er der tale om indkøb omfattet af en rammeaftale eller kontrakt, skal denne normalt benyttes, hvis ikke andet vurderes hensigtsmæssigt. Indhente tilbud Alle indkøb og aftaler, skal ske på markedsvilkår jf. Vandsektorloven. Det betyder, at der minimum, bør indhentes et til tre tilbud på alle opgaver. Tilbud kan indhentes på flere måder. Ordreværdien de såkaldte tærskelværdier afgør om EU s Udbudsdirektiv finder anvendelse, eller om der er tale om anvendelse af Den Danske Tilbudslov (Tilbudsloven). Såfremt en aftale påtænkes gyldig i flere år, er det den samlede værdi, som udgør tærskelværdien. Eventuelle optioner på forlængelse skal medregnes i ordreværdien. Flere lignende køb hos samme leverandør(type), der hver for sig er under kr , men samlet kommer over tærskelværdien, skal medregnes som én ordreværdi. Alle aftaler skal indgås skriftligt. Side 2 af 8

3 Gyldighed EU s udbudsregler er: - Udbudsdirektivet, der gælder for alle offentlige kontrakter over tærskelværdien. Udbudsdirektivet er altså bredere end Forsyningsvirksomhedsdirektivet. Det dækker de fleste udbudspligtige kontrakter indgået i den offentlige sektor. - Regler og principper i EF-traktaten ikke diskrimination, ligebehandling og gennemsigtighed. Tærskelværdierne for henholdsvis Tilbudsloven og Udbudsdirektivet findes på Der henvises i øvrigt til Konkurrencestyrelsen for yderligere oplysninger om udbud og gældende tærskelværdier. Kontrakter, der er gennemført i overensstemmelse med EU's udbudsdirektiv eller Tilbudsloven, betragtes som værende indgået på markedsvilkår. Ved indkøb og aftaler om indkøb under kr bør det overvejes, om der skal indhentes mere end et tilbud. I overvejelserne skal indgå, hvor væsentligt og kritisk indkøbet er samt forventningerne til, at der vil være væsentlige pris- og kvalitetsforskelle ved de forskellige leverandører. Alle aftaler skal indgås på markedsvilkår og der skal være dokumentation for aftalen, der sandsynliggør at dette er opfyldt. Bygge- og anlægsarbejder Et bygge- og anlægsprojekt vil typisk bestå af en rådgiverydelse og en entreprenørydelse. For rådgivningsydelsen gælder Aftaler om rådgivningsydelser indgås i henhold til ABR 89 Almindelige betingelser for teknisk rådgivning. - Rådgivningsydelser under gældende tærskelværdier kræver ikke nogen form for udbud. - Rådgivningsydelser over gældende tærskelværdier håndteres efter det relevante direktiv. For entreprenørydelser gælder Entrepriseformer: - Fagentrepriser, hvor entreprenørarbejdet er delt op i flere fagentrepriser - Hovedentrepriser, hvor en entreprenør skal sørge for at udføre alle fagentrepriser. - Totalentreprise, hvor entreprenøren både skal sørge for alle entrepriser og stå for rådgivningsarbejdet. Byggearbejder: Ved byggearbejder er der i princippet tale om to udbudsformer underhåndsbud og licitation. Side 3 af 8

4 Underhåndsbud anvendes sædvanligvis ved mindre arbejder. Ved underhåndsbud må der normalt indhentes op til tre tilbud. Underhåndsbud må anvendes i forbindelse med arbejder op til kr Licitation: Ved licitation er der tale om to varianter offentlig licitation og begrænset licitation. Ved offentlig licitation kan alle afgive tilbud på et stykke arbejde. Ved begrænset licitation indbydes et begrænset antal entreprenører til at give tilbud på opgaven. Licitation i henhold til danske regler må gennemføres ved entreprenørydelser op til ca. kr Kontrakter indgås i henhold til AB92 Almindelige betingelser for arbejder og leverancer i bygge- og anlægsvirksomhed. Ved totalentrepriser reguleres retsforholdet ikke via AB92, men gennem ABT93 Almindelige betingelser for totalentrepriser For indkøb af maskinelt udstyr Aftaler om indkøb af maskinelt udstyr indgås som hovedregel i henhold til Underhåndsbud. Undersøge markedet Markedet undersøges for mulige leverandører. Mulige leverandører vurderes ud fra deres forventede evne til at levere den forespurgte ydelse i tilfredsstillende kvalitet. Valg af leverandør Valg af leverandør sker med baggrund i en kravspecifikation og/eller skriftlige tildelingskriterier, selskabets indkøbspolitik samt en sammenstilling af leverandørens tilbud og en vurdering af om leverandøren kan leve op til de stillede krav. Alle aftaler skal indgås skriftligt. Begrundelsen for valg af leverandør skal dokumenteres og skema Kontraktarkiv skal udfyldes. Original aftale/kontrakt skal opbevares i aftalens gyldighedsperiode sammen med de øvrige tilbud. Ejer af aftalen skal have en kopi, mens originalen arkiveres hos økonomichefen sammen med de øvrige tilbud. Dokumentation for tilbuddene skal arkiveres og gemmes i minimum 5 år. 3. Salgsproces, Det er vurderet, at denne mulighed stort set ikke vil blive benyttet, givet Samsø Spildevand A/S' volumen. For en god ordens skyld, er beskrevet en proces, skulle et salg blive aktuelt Gyldighed Processen er gyldig for salg af varer og ydelser med en værdi større end kr Alle standardydelser, dvs. faste afgifter i relation til Samsø Spildevand A/S' kerneydelser er ikke omfattet af dette program Ansvar Side 4 af 8

5 Direktøren er ansvarlig for indgåelse af evt. salgsaftaler. Det er ligeledes direktørens ansvar at timepriserne er dannet korrekt. Hvis der er tale om salg af en ydelse til fastpris, er det direktørens ansvar, at sikre dokumentation for salgsprisens sammensætning Fremgangsmåde Når Samsø Spildevand A/S sælger ydelser skal det først og fremmest fastlægges om der er tale om et salg til en ekstern virksomhed. Der anvendes en markedspris, der hvor Samsø Spildevand A/S sælger ydelser på markedsvilkår. Timepriser skal være defineret og verificerbare. Dokumentation Salg af ydelser skal ske på baggrund af skriftlige aftaler. Den skriftlige aftale skal minimum indeholde oplysninger om: - Navn og CVR nr. på sælger - Navn og CVR nr. på køber Forbrugerkøb: Navn og adresse på køber - Beskrivelse af ydelsen - Kontraktansvarlig - Kontraktperiode - Pris - Opsigelsesvarsel - Aftalevilkår i overensstemmelse med Vandsektorlovens 19 Såfremt ydelsen er baseret på en afregning efter timeforbrug, skal den aftalte timepris fremgå af aftalen. 4. Kontrol 4.1. Gyldighed Kontrollen omfatter alle indkøbs- og salgsaftaler indgået i et kalenderår med en værdi over DKK Ansvar Direktøren har ansvaret for kontrollen. Det skal med passende mellemrum vurderes, om de indgåede aftaler fortsat er konkurrencedygtige i forhold til de aktuelle markedsvilkår f.eks. pris, teknologi og lovkrav Fremgangsmåde Kontrollen gennemføres en gang årligt og sker med stikprøver. Stikprøver vælges ud fra beløbsstørrelse, væsentlighed eller, hvis der er tale om en ny type af aftale. Der Side 5 af 8

6 kontrolleres både de faste aftaler med en gyldighedsperiode samt kontrakter til konkrete ydelser f. eks. Projektrelaterede rådgivnings- eller konsulentydelser. Ved indkøbsaftaler kontrolleres at: - Aftalen/kontrakten er skriftlig - At aftalen er indgået på markedsvilkår - At betaling sker i overensstemmelse med aftalen - At aftalen er revurderet med passende mellemrum Ved salg af varer og ydelser kontrolleres at: - Aftalen/kontrakten er indgået skriftlig - At aftalen er indgået med en korrekt dannet timepris - At faktureringen sker i overensstemmelse med aftalen - At aftaler revurderes med passende mellemrum Dokumentation Kontrollen dokumenteres i en rapport. Af rapporten skal det fremgå: - Hvilke aftaler, der er kontrolleret - Hvorfor aftalen er udtaget til kontrol - Hvilken dokumentation, der er kontrolleret - Resultat af kontrollen Registeret med aftaler/kontrakter ajourføres med kontroldato. 5. Information til medarbejdere Alle medarbejdere med ansvar og beføjelser for indgåelse af indkøbsaftaler så som kontrakter og rammeaftaler og aftaler om salg af ydelser, skal have information om Samsø Spildevand A/S' interne overvågningsprogram for køb og salg af varer og ydelser. Det er blandt andet medarbejdere som er tildelt prokura og som skal følge disse regler. Desuden skal medarbejdere, der har opgaver i relation til programmet informeres. Informationen skal blandt andet omhandle oplysninger om: - Hvor kravene til intern overvågning stammer fra - Hvilket formål det har - Hvad programmet består af - Hvad markedsvilkår er - Hvilket ansvar og roller, der er i programmet Det er direktøren, der har ansvaret for at give informationen til medarbejder. Direktøren dokumenterer given information på en liste med medarbejdernavnet, dato for information samt reference til gældende informationsmateriale, der blandt andet er indholdet i denne programbeskrivelse. 6. Årsberetning Side 6 af 8

7 6.1. Ansvar Det er direktørens ansvar at der udarbejdes, offentliggøres og rettidigt indsendes en årsberetning til Forsyningssekretariatet Fremgangsmåde Årsberetningen udarbejdes umiddelbart efter den gennemførte årlige kontrol. Årsberetningen skal indeholde: - En kort beskrivelse af dette program, og om den overholder kravene til et internt overvågningsprogram - Hvilke kontroller der er gennemført - Hvilke korrigerende handlinger, der er iværksat såfremt der er konstateret afvigelser fra programmet - Hvilken information der er givet til medarbejderne - En konklusion på om programmet er overholdt 6.3. Dokumentation Årsberetningen indsendes til Forsyningssekretariatet senest 1. maj Revisorerklæring Årsberetningen skal påføres en revisorerklæring. Sammen med årsberetningen skal der udfærdiges revisorerklæring på Samsø Spildevand A/S sideordnede aktiviteter jævnfør Vandsektorlovens 18 stk.1. Godekendelse af program d. / Bestyrelsen Side 7 af 8