Referat AARHUS UNIVERSITET. Møde: Administrationens samarbejdsudvalg (ASU) Dato: 10. december 2015

Transkript

1 Møde: Administrationens samarbejdsudvalg (ASU) Referat Dato: 10. december 2015 Til stede: Brian Bech Nielsen, Anne Lindholm Behnk, Niels Damgaard Hansen, Kristian Thorn, Nikolaj Harbjerg, Helle Colding Seiersen, Søren Dam, Anders Kragh Moestrup, Uffe Engberg, Søren Harbo Jensen, Marie Louise Bro Pold, Knud Holt Nielsen, Claus Palle, Kjeld M. Søndergaard, Ole Hermansen og Lizzi Edlich (ref.) Gæst under punkt 3: Niels Jørgen Rasmussen ASU-sekretariatet Lizzi Edlich Ad pkt. 1 Bemærkninger til og godkendelse af dagsorden HR Organisationsudvikling og arbejdsmiljø Dato: 5. januar 2016 Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger. Ad pkt. 2 - Opfølgning på ASU-mødet den 24. september 2015 Side 1/8 Der var ingen bemærkninger til referatet. Ad pkt. 3 Økonomi/Budget 2016 Niels Jørgen Rasmussen fremlagde økonomioversigterne: 3a) Budget 2016 Budgetmæssigt står AU over for fire hovedudfordringer: Fremdriftsbøden, nyt årligt 2 % omprioriteringsbidrag, færre statslige konkurrencemidler og dimensioneringen. Fremdriftsbøde: I 2015 har AU ikke opfyldt fremdriftskravet og får derfor en bøde på 22 mio. kr. Afhængig af hvor godt AU fremadrettet lykkes med at opfylde fremdriftskravet kan der også komme fremdriftsbøder i de følgende år. I 2016 er der i budgettet indregnet en bøde med 50 % effekt svarende til ca. 23. mio. kr. Bøden topper i 2019, hvor den er indregnet i budgettet med 27 %, svarende til ca. 63 mio. kr. Tallene er behæftet med stor usikkerhed og kan derfor ændre sig både i nedad- og opadgående retning. AU HR Organisationsudvikling og arbejdsmiljø Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej Aarhus N Tlf.: Fax: hr@au.dk

2 Efter krav fra bestyrelsen er udgifterne i budgetårene i balance. Budgettet for 2016 er fastlagt, men den konkrete udmøntning af udgiftsreduktioner i de følgende år er endnu ikke besluttet. Side 2/8 2 % årlige omprioriteringsbidrag: Omprioriteringsbidraget udmøntes i lavere færdiggørelsesbonus. Procentsatsen vil stige med 2 % om året. I 2019 vil omstillingsbidraget udgøre ca. 150 mio. kr. Færre statslige konkurrencemidler: Som følge af den netop vedtagne finanslov vil der komme færre statslige konkurrencemidler, f.eks. fra Det frie forskningsråd, Innovationsfonden samt andre puljer. Det betyder færre eksterne midler fremadrettet. Da der er en lang indfasning, vil virkningen slå kraftigere igennem i Dimensionering: De største udfordringer ift. dimensionering ser ud til at ligge sidst i budgetperioden, hvor effekten topper med ca. 40 mio. kr., men fortsætter i overslagsårene. Dimensioneringen forventes først fuldt indfaset i På AU kan dimensioneringen indfases stille og roligt. Det er nødvendigt at udarbejde planer, men der er ikke tale om en brændende platform. Reduktioner på 2 pct. årligt på Enhedsadministrationen er indarbejdet i budgettet. Der har tidligere været orienteret om dette i ASU. Alle vicedirektører har drøftet de konkrete besparelsesplaner med Universitetsledelsen. På forespørgsel af Søren Dam oplyste Niels Jørgen Rasmussen, at både fremdriftsbøden og omprioriteringsbidraget er indarbejdet i budgettet. Samlet set er 63 mio. kr. fordelt på fakulteterne. I perioden forventes et fald i indtægter på ca. 300 mio. kr., heraf udgør faldet i eksterne indtægter ca. 120 mio. kr. Knud Holt Nielsen spurgte, hvilke tanker man fra ledelsens side har gjort sig i relation til tallene for lønudgifter, som fra FC3 til budget 2016 stiger med 90 mio. kr., men derefter ser ud til at falde fra budget 2016 til budget 2017 med 87 mio. kr. Anne Lindholm Behnk, Kristian Thorn m.fl. svarede, at der er tale om et akkumuleret budget for flere mindre budgetter, hvorfor tallene kan dække over en mængde mindre udsving. Tallene dækker også over, at der er projekter, der løber ud, og nye projekter, der sættes i gang. Udsvingene ses primært i de faglige miljøer, da Enhedsadministrationen har fastsat rammerne for de kommende 4 år. Samlet set forventes en stigning i aktiviteterne i 2016 og et fald i 2017, men det er ikke et udtryk for, at man fra ledelsens side forventer at hyre det ene år og fyre det næste år. Søren Harbo Jensen spurgte, hvilke konkrete besparelsestiltag, der kan forventes besluttet i Niels Jørgen Rasmussen svarede, at der udestår drøftelser i Universitetsledelsen og på fakulteterne om dette. Man kan eksempelvis forestille sig, at der vil blive kigget på husleje, men der kan også gennemføres strukturelle og organisatoriske ændringer, som kan give besparelser.

3 På forespørgsel af Helle Colding Seiersen om der skal kalkuleres med en indtægtsnedgang på 300 mio. kr. eller 600 mio. kr. svarede Brian Bech Nielsen, at spændet mellem de to tal afspejler, at der er usikkerhed forbundet med indtægterne. Det der især er usikkert, hvor stor en fremdriftsbøde AU risikerer at få. Side 3/8 Knud Holt Nielsen gjorde opmærksom på, at en gruppe forskere i Emdrup i begyndelsen af 2016 publicerer en rapport om, hvad der fungerer og hvad der ikke fungerer i relation til fremdriftsreformen. Knud Holt Nielsen opfordrede AU s ledelse at inddrage AU s egne eksperter i drøftelser af, hvorledes man kan minimere fremdriftsbøder. Brian Bech Nielsen bad om at få rapporten tilsendt, når den udkommer. 3b) Økonomi 2015 Niels Jørgen Rasmussen orienterede om, at AU forventer at slutte 2015 med et overskud på 65 mio. kr. Det svarer til et udsving på 1 % af budgettet, hvilket er meget tæt på balance. Bortset fra Health forventer alle fakulteter at komme ud af 2015 med et overskud. Health er ramt af særlige udfordringer ift. faldende STÅ-indtægter. Bestyrelsen har besluttet, at der inden for særlige områder kan gives overførselsadgang. Universitetsledelsen beslutter, hvordan dette udmøntes på fakulteterne. Principper for overførsel forventes implementeret fra Der har været en ekstra indtægt på 124 mio. kr., som stammer fra salg af Dalgas Avenue. Pengene er forud disponeret til finansiering af husleje på Navitas. Også i Enhedsadministrationen forventer alle enheder at holdet budgettet i Nogle steder har der været mindre udgifter. Begrundelserne herfor er, at det har taget længere tid end forventet at besætte ledige stillinger, at der i første halvår var indført et kvalificeret ansættelsesstop, større refusion på sygdom og barsel end forventet samt reduktioner på øvrig drift. Herudover har fællesudgifterne været mindre end forventet. Overskud føres tilbage til egenkapitalen. 3c) Generelle spørgsmål Anders K. Moestrup bad om en kommentar fra ledelsen på, at ASU trods fast økonomigennemgang på møderne ikke har formået at drøfte forventede afskedigelser begrundet i økonomiske forhold i AU Uddannelse og AU It. Brian Bech Nielsen sagde, at han var bekendt med, at sparekravet flere gange havde drøftet i ASU, men at den konkrete udmøntning skal drøftes i de respektive LSU er, hvad det også har været. På forespørgsel oplyste Brian Bech Nielsen, at han

4 ikke var bekendt med, at der i andre enheder i administrationen påtænkes afskedigelser som følge af økonomiske forhold. Side 4/8 Niels Damgaard Hansen tilføjede, at det ikke kan udelukkes, at der ifm. den løbende drift kan ske enkelte afskedigelser. Brian Bech Nielsen sagde videre, at det er svært at forestille sig, at besparelser på mio. kr. kan ske uden afskedigelser. Der er dog ikke taget stilling til, hvor det i givet fald vil ske. Han sagde, at man fra ledelsens side var opmærksom på, at der allerede er igangsat besparelser i administrationen, hvorfor det fmt. ikke er det første sted, man vil lede efter yderligere besparelser. Det er dog ikke muligt at udstede garantier. Kjeld M. Søndergaard, Søren Dam m.fl. stillede sig kritisk overfor de processer, som var gennemført i AU Uddannelse og AU IT. Brian Bech Nielsen tog synspunktet til efterretning, og henviste til, at besparelserne flere gange har været drøftet i de pågældende LSU er. Kristian Thorn orienterede om, at der ham bekendt ikke er generel utilfredshed i hans LSU. I AU Uddannelse har besparelserne været drøftet i marts, i maj, 2 gange i juni og i september, hvorefter en endelig plan blev i oktober. 26. oktober havde der været et stormøde blandt medarbejderne. Der har således været holdt 8 møder i rækken. Man er naturligvis kede af de afskedigelser, der er sket, men fra ledelsens side har der været gjort mest muligt for at gennemføre en ordentlig og transparent proces. Ift. ASU kunne der ikke orienteres om konkret udmøntning af besparelserne på mødet den 24. september, da beslutning herom først blev truffet i oktober. Helle Colding Seiersen anerkendte, at resultatet af besparelserne i AU Uddannelse kunne have været værre. Det ændrede dog ikke på opfattelse af, at det ikke på baggrund af den information, der var givet, havde været muligt for LSU-medlemmerne at gennemskue, at der skulle ske afskedigelser. Hun så dog frem til et godt samarbejde om de næste 4 års budgetter. Brian Bech Nielsen udtrykte tilfredshed med, at synspunkterne kom frem, således at ledelse og medarbejder sammen bliver bedre til at gribe disse processer rigtigt an. Anne Lindholm Behnk orienterede om, at AU IT ligeledes har gennemført en lang og ordentlig proces, som startede i marts. Hun sagde, at ledelse og medarbejdere på AU er i gang med at øve sig i at gennemføre disse processer på en tilpas og ordentlig måde. Overvejelser og drøftelser finder løbende sted i alle LSU er. Anders K. Moestrup anerkendte, at der er blevet kørt professionelle processer i de relevante LSU er. Han bad samtidig om, at ASU bliver inddraget ifm. fremtidige afskedigelsesrunder.

5 Søren Dam spurgte, om det er tanken igen at indføre et kvalificeret ansættelsesstop, også mhp. i højere grad at gøre brug af omplaceringer. Side 5/8 Brian Bech Nielsen sagde, at det ikke er et tiltag, han er tilhænger af, men at det ikke kan udelukkes, at det kan blive nødvendigt. De konkrete planer ift bliver først lagt i første halvår af Nikolaj Harbjerg advarede imod i udstrakt grad at benytte sig af ansættelsesstop. I stedet bør der ske en reel prioritering af opgaver frem for blot at stramme skruen. Anne Lindholm Behnk tilføjede, at AU med 4-årige budgetter har givet sig selv mulighed for at navigere på længere sigt. Et ansættelsesstop bør kun indføres, hvis det giver mening. Knud Holt Nielsen sagde, at en af grundene til, at medarbejderrepræsentanterne i ASU ønsker at drøfte dette er en bekymring for, at AU ender med at skille sig af med ældre medarbejdere for at erstatte dem med yngre og billigere arbejdskraft. Han var bekendt med konkrete eksempler på ældre medarbejdere, som havde fået afslag på ønsker om kompetenceudvikling. Han var af den opfattelse, at et kvalificeret ansættelsesstop ville tvinge ledelserne til at opkvalificere eksisterende medarbejdere. Brian Bech Nielsen var ikke enig i, at et kvalificeret ansættelsesstop vil være det rigtige værktøj til at sikre kompetenceudvikling. Bl.a. initieret af HSU lægges der nu op til, at der afsættes midler til kompetenceudvikling på budgetterne. Uffe Engberg opfordrede til, at der udarbejdes strategier, så medarbejderne har noget at navigere efter. Han opfordrede ligeledes til at være henholdende ift. genbesættelse af ledige stillinger og samtidig få en fælles forståelse for, at nogle ting vil tage lidt længere tid. På forespørgsel oplyste Niels Jørgen Rasmussen, at økonomimaterialet var fortroligt, indtil bestyrelsen havde besluttet det, hvilket skete den 3. december. Det blev aftalt, at det fremover vil fremgå af dagsordenen, hvor længe evt. fortrolighed på konkrete bilag gælder. Brian Bech Nielsen sluttede punktet af med at takke Niels Jørgen Rasmussen for gennemgangen. Ad pkt. 4 - ASU s forretningsorden Helle Colding Seiersen orienterede om, at hun selv, Anders K. Moestrup og Lizzi Edlich som aftalt på sidste møde har justeret i forslag til forretningsorden for ASU. Udvalget besluttede, at 12, stk. 2, ændres til Bortset fra de tilfælde, der er omfattet af tavshedspligten, bør medlemmerne bidrage til at orientere universitetets øvrige medarbejdere om arbejdet i ASU.

6 Det blev endvidere besluttet, at forretningsordenen træder i kraft 1. januar Side 6/8 Med de bemærkninger blev forretningsordenen godkendt. Formanden og næstformanden underskriver, når de nævnte rettelser er skrevet ind. Ad punkt 5 Forberedelse af høring af udkast til ny personalepolitik Helle Colding Seiersen orienterede om, at AU s personalepolitik er under revidering. Inden den nye personalepolitik bliver endeligt vedtaget i foråret 2016, er det besluttet at sende den i høring mhp. en vurdering af, om den afspejler de svar, der kom ifm. evalueringen i 2014/2015. Høringsfristen er den 29. februar 2016, LSU erne får dog kun frist til den 11. februar 2016 til at afgive høringssvar. Herefter skal en ASU-arbejdsgruppe sammenfatte svarene samt evt. lægge ASU-synspunkter til mhp. afgivelse af ét samlet svar fra samarbejdsorganisationen i Enhedsadministrationen. Medarbejdersiden i ASU var som udgangspunkt stemt for at afgive høringssvar for sig selv og ikke i fællesskab med arbejdsmiljøorganisationen. Mhp. udarbejdelse af det samlede høringssvar blev der udpeget en arbejdsgruppe bestående af Helle Colding Seiersen, Marie Louise Bro Pold, Heidbra Jonsdottír, Damian Goldberg og Anne Lindholm Behnk. Ad punkt 6 Kort orientering fra HSU-mødet 26. november 2016 Brian Bech Nielsen orienterede kort om drøftelserne på HSU-mødet den 26. november Der henvises i øvrigt til referat af HSU-mødet på hjemmesiden. Ad punkt 7 Orientering om lønforhandling 2016 Brian Bech Nielsen orienterede om, at lønforhandlingsbudget for 2016 har været drøftet i HSU, samt at Universitetsledelsen har besluttet et lønforhandlingsbudget på 0,4 % til lønforbedringer og 0,2 % til engangsvederlag. Samlet for AU betyder det, at næsten 22 mio. kr. kan anvendes til lønstigninger og engangsvederlag inden for de lokale vedtagne 2016-budgetter. De 22 mio. kr. er beregnet på basis af et forventet regnskabstal for lønressourcerne i Universitetsledelsen har i beslutningen vægtet de fremadrettede udfordringer højt, men også ønsket at anerkende, at 2016 ser ud til at være i balance. Medarbejderrepræsentanterne udtrykte forundring over, at man fra ledelsens side udmeldte procentangivelse af, hvad der var at forhandle om til hhv. faste tillæg (0,4%) og til engangsvederlag (0,2%). Medarbejdersiden tog i øvrigt orienteringen til efterretning.

7 Side 7/8 Ad punkt 8 Orientering om proces vedr. besættelse af stilling som universitetsdirektør Brian Bech Nielsen orienterede om, at AU pr. 1. januar 2016 har ansat Arnold Boon som universitetsdirektør. Der var 11 ansøgere til stillingen. Orientering om ansættelsen samt præsentation af Arnold Boon har været givet på hjemmesiden. Anders K. Moestrup m.fl. havde gerne set, at der havde været menige medarbejdere eller en repræsentant fra ASU med i indstillingsudvalget. Hertil svarede Brian Bech Nielsen, at han i sammensætning af indstillingsudvalget havde lagt vægt på at de medarbejdere, som den nye direktør skal arbejde direkte sammen med, var repræsenteret, ligesom udvalgets størrelse havde været taget i betragtning. Ift. ASU-repræsentation påpegede han, at udvalget havde været repræsenteret i rådgivningskomiteen. Ad punkt 9 Samarbejdsaftale for AU Ingen bemærkninger. Ad punkt 10 - Orientering om tilgang og afgang Knud Holt Nielsen spurgte med henvisning til den fremsendte oversigt over tilgang og afgang, hvorfor der er oprettet færre elevpladser i 2015 end i Han var af den opfattelse, at AU som en af de største arbejdspladser i Østjylland er forpligtet til at tilbyde elev- og praktikpladser. Brian Bech Nielsen var enig i synspunktet om, at AU er forpligtet til at tilbyde elev- og praktikpladser. Der er ikke udmeldt nogen kvote for 2015, men AU har fortsat et antal elever, som svarer til den kvote, som blev meldt ud i AU uddanner flere elever, end vi selv kan bruge. Ift. laborantpraktikanter ser billedet anderledes ud. AU uddanner ikke nok laborantpraktikanter til at imødekomme eget behov, hvilket muligvis kan være en afledt effekt af besparelsesprocessen. Dekanerne fra HE og ST er blevet gjort bekendt med problemet, og Brian Bech Nielsen forventer, at der kommer noget ud af det.

8 Ad punkt 11 - Arbejdsmiljøstatistikker Side 8/8 Ingen bemærkninger. Ad punkt 12 - Psykisk APV Ingen bemærkninger. Ad punkt 13 - Fysisk APV Ingen bemærkninger. Ad punkt 14 - Eventuelt Helle Colding Seiersen orienterede om, at formandskabet har besluttet at udskyde evaluering af ASU til foråret Begrundelsen er, at der skal dannes et nyt udvalg pr. 1. marts 2016, at udvalget står foran et formandsskifte, samt at formandskabet har fundet det mere hensigtsmæssigt at have evalueringen midt i en valgperiode. Helle Colding Seiersen meddelte, at medarbejderrepræsentanterne er opmærksomme på, at der skal udpeges nye repræsentanter inden den 1. marts Kjeld M. Søndergaard fremførte på vegne af gartnerne på AU, at det giver problemer i dagligdagen, at antallet af gartnere er blevet reduceret, men at arealet, der skal vedligeholdes, er det samme som hidtil, mens mængden af opgaver er blevet udvidet. Gartnerne foreslår selv at genindføre sprøjtning for ukrudt. Brian Bech Nielsen tog meddelelsen til efterretning og foreslog at lade den nye direktør komme lidt ind i opgaverne, inden han drøfter det med ham. Helle Colding Seiersen takkede Brian Bech Nielsen for endnu engang at have påtaget sig opgaven som formand for ASU. Hun takkede for det gode samarbejde. Brian Bech Nielsen sluttede af med at takke for et godt møde og generelt for indsatsen, som udvalgets medlemmer har ydet både for udvalget og for det samlede universitet. Han ønskede de tilstedeværende en god jul og et godt nytår