Referat AARHUS UNIVERSITET. Administrationens Samarbejdsudvalg (ASU) Møde den: 13. marts 2017

Transkript

1 Administrationens Samarbejdsudvalg (ASU) Referat Møde den: 13. marts 2017 Til stede: Arnold Boon, Anne Lindholm Behnk, Niels Damgaard Hansen, Nikolaj Harbjerg, Kristian Thorn, Helle Colding Seiersen, Claus Palle, Søren Dam, Knud Holt Nielsen, Anders Kragh Moestrup, Uffe Engberg, Søren Harbo Jensen, Kjeld M. Søndergaard, Ole Hermansen, Marie Louise Bro Pold og Lizzi Edlich (ref.) Gæst: Vicedirektør for AU IT Peter Bruun Nielsen under pkt. 3 og 4. Pkt. 1 - Bemærkninger til og godkendelse af dagsorden Ekstern hosting af Blackboard blev tilføjet som nyt pkt. 4. Årsplan for ASU- og AAMU-møder blev omdelt til orientering. Herefter blev dagsordenen godkendt. Dato: 3. april 2017 Side 1/10 Punkter til drøftelse: Pkt. 2 Økonomi Arnold Boon understregede, at økonomipunktet er fortroligt, indtil bestyrelsen har haft mulighed for at drøfte AU s regnskab og budget på et bestyrelsesmøde den 5. april Enhedsadministrationen kommer ud af 2016 med et mindre forbrug på 27 mio. kr. end budgetteret. Det skyldes, at alle områder i respekt for de kommende års faldende rammer og budgetter har udvist tilbageholdenhed på løn- og kontorhold. Der sker løbende tilpasning, hvilket indebærer, at genbesættelse af vakante stillinger overvejes nøje. Overordnet set er de fleste enheder lidt forud for besparelserne. Fællesomkostningerne i regnskab 2016 er ca. 3 mio. kr. bedre end budgetteret. Det skyldes generelle besparelser og ønske om at foretage en opprioritering af udgifterne til it og digitalisering. På et spørgsmål om, hvorvidt det forventes, at udgifter til løn- og kontorhold også i 2017 bliver mindre end budgetteret, svarede Arnold Boon, at budgettet lægges så realistisk som muligt. Udvikling & Arbejdsmiljø, Roskilde Aarhus Universitet Frederiksborgvej 399 Postboks Roskilde Tlf.: 8715 Fax: hr@au.dk medarbejdere.au.dk/administrati on/administration/auhr/kompetenceudvikling/

2 Arnold Boon bekræftede, at udgifter til it-systemer er faste udgifter. Han tilføjede, at digitalisering holdes inden for de løbende budgetter. I takt med, at nogle udviklingsprojekter stopper, kan nye udviklingsprojekter igangsættes. LEA drøfter løbende investeringer i digitalisering - både ift. arbejdskraft og de løbende driftsudgifter, som følger af en digitalisering. Side 2/10 Pkt. 3 Digitaliseringsstrategi Arnold Boon introducerede kort AU s digitaliseringsstrategi, som udstikker AU s overordnede retning på området. Digitalisering ikke er et mål i sig selv, men en måde at udnytte de teknologiske muligheder for at kunne udføre uddannelse, forskning og administration endnu bedre og mere effektivt. Digitaliseringsstrategi adskiller sig fra en it-strategi bl.a. ved samtænkning af it-systemer, opgaver og kompetencer. Derfor er det vigtigt, at digitaliseringsstrategien tager udgangspunkt i brugernes behov og er udarbejdet i en løbende dialog med de faglige miljøer. Digitalisering vil komme til at indgå overalt og dermed også forandre måden, administrationen arbejder på. Strategien vil i den kommende tid blive konkretiseret ved udarbejdelse af road maps. Arbejdet hermed er forankret i udvalg under universitetsledelsen. Målene for forskningsområdet forankres i Udvalget for Forskning og Eksternt Samarbejde (UFFE), målene for undervisningsområdet forankres i Udvalget for Uddannelse (UFU) og målene for digitale studie- og arbejdsmiljø og de administrative ydelser forankres i Ledelsen af Enhedsadministrationen (LEA). Arnold Boon lagde herefter op til en drøftelse af, hvordan administrationen bedst muligt forbereder sig på og bidrager til en mere digital hverdag. Hvad stiller det af krav til digitale kompetencer og den måde, administrationen arbejder på. Kristian Thorn fortalte, at AU Uddannelse har særlige udfordringer ift. digitalisering, idet de både skal bidrage til digitalisering af administrationen og samtidig er ansvarlig for den del af digitaliseringen, som retter sig imod de studerende, f.eks. digitalt læringsmiljø. Derfor har AU Uddannelse sat systematisk ind på flere områder. Dels er der lavet et website, der sættes fokus på kompetenceudvikling, dels drøftes udviklingsmål både strategisk på afdelingsniveau og individuelt ifm. MUS. Vigtigheden af ensartethed i udvikling af systemer blev fremhævet, idet de også bør være umiddelbart tilgængelige for lejlighedsvise brugere. Der var enighed om, at produktionsnedgang ifm. indførelse af nye systemer bør undgås. Det kan f.eks. ske ved gennem en god og vil forberedt introduktion til nye systemer, vejledninger fra starten, evt. kurser er kalendersat og mulighed for hjælp. Det blev tilføjet, at AU s strategi er at satse på at finde fælles løsninger samt standardsystemer frem for at udvikle egne systemer. Det indebærer til gengæld et arbejde med

3 systemintegration. Frem for at etablere store væg til væg systemer vil fokus være på at få kernen til at fungere og derfra bygge ud. Side 3/10 Det blev nævnt, at genbrug af kildedata er en væsentlig parameter. Lige så er inddragelse af de daglige brugere i alle dele af processen vedr. anskaffelse. På studieområdet arbejdes med personaliseret studieportal og inden for administrationen med Workzone, som på sigt bliver udgangspunkt for en stor del af sagsbehandlingen. Det vil være inden for hvert administrationscenter og vicedirektørområde, at man skal arbejde med at identificere og beskrive digitaliseringsmuligheder for efterfølgende at koble det sammen med medarbejders/leders drøftelse af kompetenceudvikling. Endvidere vil der være omfattende uddannelsesforløb ved implementering af nye it-systemer og arbejdsgange. I forhold til kompetencer blev det bemærket, at det er vigtigt at have styr på egne arbejdsgange samt have forståelse for, at systemer sætter grænser, også i forhold til kommunikation til brugere, som ofte har mange ønsker. Fra ledelsens side var der opfordring til, at administrationen også udfordrer de faglige miljøer omkring ønsker til diversitet contra, hvad man vinder eller taber ved at gå på kompromis med disse ønsker. Der skal være tungtvejende grunde til ikke at vælge samme system til samme type af opgaver. Der blev opfordret til at trække på den viden, som AU s egne forskere har inden for dette område, fremfor at hyre eksterne konsulenter. Der blev desuden opfordret til at drage nytte af de erfaringer, der allerede er gjort i administrationen med implementering af nye it-systemer. Anne Behnk sagde, at der bør tages udgangspunkt i brugernes behov og oplevelser. Digitalisering handler om arbejdsgange, og hvordan de flyder smartere og enklere for alle brugere. Nogle af de erfaringer, som HR har gjort er, at it-systemerne er relativ ok, men at der er noget at hente ved at have opmærksomhed på at udnytte systemernes faciliteter ensartet og disciplineret. På et spørgsmål om AU s muligheder for at få foretaget rettelser i store standard itsystemer forklarede Peter Bruun, at AU på dette marked er en lille aktør, men at man får en del forærende på udviklingssiden. Med den valgte strategi må AU tilpasse sig en tungere arbejdsgang på det område. Helle Colding Seiersen spurgte, hvordan en så intensiv kompetenceudvikling af medarbejderne tænkes finansieret, og om der som følge af strategien planlægges budgetmæssige forskydninger mellem områderne. Arnold Boon sagde, at uddannelse skal tænkes med ifm. implementering af digitaliseringsprojekter. Derudover arbejder LEA med omprioritering inden for fællesudgifterne; at der allerede bruges en del på kompetenceudvikling og, at det bliver en del af den løbende lokale dialog om kompetenceudviklingsbehov. Det ligger inden for de enkelte områders budgetter at beslutte,

4 hvordan der investeres og prioriteres. Som et af de væsentlige kompetenceudviklingspunkter blev nævnt medarbejdernes procesforståelse og håndtering af løbende ændringer. Side 4/10 I administrationscenter Aarhus BSS havde man sidste år disponeret et betydeligt beløb til digital modenhed. Der vil blive arbejdet videre med erfaringerne herfra. Biblioteksområdet er tænkt ind i den forventede organisering med det nye Kgl. Bibliotek, som allerede har et stort digitaliseringsprogram. Det gælder også kompetenceudvikling i den forbindelse. Hermed sluttede udvalgets drøftelse af AU s digitaliseringsstrategi, og Arnold Boon takkede for en god debat og mange gode bemærkninger. Pkt. 4 Ekstern hosting af Blackboard Kristian Thorn orienterede om, at AU i dag har to forskellige løsninger på drift af Blackboard. På Aarhus BSS hostes systemet eksternt. For de øvrige fakulteter hostes systemet internt på AU. Idet der ønskes en ensartet løsning, har overvejelserne drejet sig om det bedste set up, driftssikkerhed, systemstabilitet og brug af AU s it-ressourcer. Det er på den baggrund besluttet fremover at lade Blackboard hoste af en ekstern leverandør. Beslutningen får ikke betydning for personaleressourcerne i AU IT. Peter Bruun tilføjede, at internt har driftsstabiliteten været god, men at ekstern hosting giver AU mulighed for at få hurtig adgang til nye funktionaliteter. På et spørgsmål fra Ole Hermansen til processen forklarede Kristian Thorn, at det har været drøftet i et bredt forum, og det er lagt til grund, at der ikke er tale om personalereduktion, men alene et strategisk valg i forhold til en it-løsning. Pkt. 5 Opsamling på foregående års MUS og kompetenceudvikling Niels Damgaard Hansen orienterede om, at MUS er i god gænge over hele AU, hvor flere og flere får tilbudt MUS. Generelt set er MUS godt forankret, og efterhånden er der ved at ske en synkronisering, så MUS holdes om efteråret. Alle tager udgangspunkt i AU s koncept, men ikke alle bruger systemunderstøttelsen i AUHRA. Nogle steder på ST benyttes et andet IT-system. En vigtig komponent i samtalerne er kompetenceudvikling, som drøftes og er godt forankret i LSU erne. En af overskrifterne i næste runde bliver formentlig digitalisering.

5 I Enhedsadministrationen er der generelt stort fokus på kompetenceudvikling, men det samlede omfang af kompetenceudvikling lader sig ikke så let opgøre. Mens udgifter til egentlige kurser o. lign. forholdsvis let kan opgøres, er det noget vanskeligere at opgøre ressourceforbrug ifm. sidemandsoplæring o.lign. Side 5/10 Helle Colding Seiersen og Anne Behnk tilføjede, at HSU havde drøftet at ændre ansøgningsfristen for kompetencefondsmidler, idet den efter manges opfattelse ligger for tæt på MUS-samtalerne. Udvalget undersøger, om ansøgningsfristen kan rykkes. Niels Damgaard Hansen opfordrede til, at det bliver meldt ud, såfremt der besluttes særlige prioriterede områder i relation til kompetencefondsmidlerne, så der ikke forgæves bruges tid på at skrive ansøgninger. Helle Colding Seiersen gav udtryk for, at hun helst ikke så, at der bliver sat begrænsninger på, hvad der kan prioriteres inden for kompetencefonden. Anne Behnk lovede at bringe budskabet videre til det udvalg, som fordeler kompetencefondsmidlerne. Hun tilføjede, at kun er en mindre del af de midler, som bruges til kompetenceudvikling finansieres af kompetencefonden. Langt den største del af midlerne ligger ude lokalt og disponeres på baggrund af dialoger og aftaler mellem medarbejder og leder. Knud Holt Nielsen fremdrog en sag, som havde vakt nogen frustration blandt medarbejderne i Emdrup. Det drejede sig om ansøgning om støtte til et fælleskursus, hvor der var givet afslag med begrundelsen, at der var for mange rejseudgifter. Henset til AU s spredte geografi fandt han, at det ikke var et rimeligt kriterium at anvende og bad om, at det ikke sker fremover. Anne Behnk sagde, at det sandsynligvis bunder i reglerne for kompetencefondsmidlerne, som AU ikke har mulighed for at ændre på. Pkt. 6 AU s kursuskatalog Helle Colding Seiersen fandt, at den måde, AU s kursuskatalog fungerer på, gør det vanskeligt for medarbejderne inden for kort tid at komme på et relevant kursus. I de tilfælde, hvor der ikke er tale om et meget søgt kursus, bliver man skrevet på en interesseliste, og det pågældende kursus oprettes, når der er tilstrækkelig mange deltagere. Alternativt kan man få hjælp fra kursusadministrationen til at finde et tilsvarende kursus eksternt. Hun foreslog at sætte krav om antal deltagere på kurserne ned, samt at kommunikere tydeligere på hjemmesiden, hvad det indebærer at blive skrevet på interesseliste. Helle Colding Seiersen foreslog endvidere, at man i Enhedsadministrationen efter hver MUS-runde samler alle kursusønsker fra de forskellige enheder.

6 Anne Behnk sagde, at AU s interne kurser, som fremgår af hjemmesiden, skal dække de flestes behov. Har man et kompetenceudviklingsbehov ud over det, kan man henvende sig til AU HR, som gerne hjælper med at finde et alternativ eksternt. En del enheder henvender sig om konkrete behov og får hjælp fra AU HR med at gå i udbud og sætte kurser op. AU HR vil se på, om kommunikationen på hjemmesiden kan gøres tydeligere, samt om det økonomisk er muligt at have færre deltagere på kurserne. Side 6/10 I forhold til systematisk opsamling af kursusønsker efter MUS-runden sagde Anne Behnk, at der allerede sker en lokal opsamling inden for hvert område, at det drøftes i LEA, og at der meldes jævnligt ind til kompetenceenheden. Der er ikke behov for yderligere administration af centrale løsninger, med risiko for unødig bureaukrati. På HSU-mødet var der heller ikke opbakning til at lave systematisk central opsamling af kursusønsker. Pkt. 7 Arbejdsmiljøstatistik 2016 Anne Behnk kommenterede kort de fremsendte statistikker. Der har været en stigning i sygefraværet i Enhedsadministrationen, som sammenlignet med fakulteterne ligger forholdsvis højt. Data kan foldes ud lokalt. Inden sommer vil det blive muligt at præsentere sygefraværsdata fratrukket langtidsfravær. Knud Holt Nielsen fandt det vanskeligt på baggrund af AU s egne tal at vurdere niveauet for sygefravær. Han foreslog derfor, at statistikkerne fremover udbygges med sammenlignelige tal fra andre offentlige enheder. Marie Louise Bro Pold bemærkede, at oversigten over psykologisk rådgivning viser en stigning i området samarbejdsproblemer. Henset til den psykiske APV s indsats om god omgangstone opfordrede hun til opmærksomhed på det område. Der var bemærkninger til figur 1 på slide 18, hvor der muligvis er en fejl i det aggregerede tal (5,9), samt et ønske om forklaring til bemærkningerne til faldende tendens i arbejdsulykker. Arnold Boon konkluderede, at de faldne bemærkninger gives videre til AU HR, og at der er et ønske om lidt anderledes tal og et mindre omfangsrigt talmateriale. Punkter til mundtlig orientering: Pkt. 8 Orientering om LSU s proces i AU Uddannelse vedr. AU Library

7 Kristian Thorn orienterede om den igangværende proces i AU Uddannelse, hvor universitetsledelsen påtænker at overdrage AU s biblioteksydelser til det nye Kgl. Bibliotek. Universitetsledelsen besluttede i november 2016 principielt at ville arbejde mod en overdragelse, men at der skulle arbejders mere med det, inden endelig beslutning kunne træffes. På den baggrund blev der igangsat en høringsproces, og der blev udarbejdet et detaljeret juridisk aftalegrundlag. Derudover har der i perioden været afholdt en del møder med medarbejderne og med LSU, hvor emnet er blevet drøftet grundigt. I februar 2017 blev der gennemført endnu en høringsproces på fakulteter og betjeningssteder. Side 7/10 I LSU og blandt medarbejderne er der bekymring for, hvad et andet organisatorisk ophæng vil komme til at betyde for medarbejdernes oplevelse af nærhed og tilknytning til universitetet, adgang til systemer og deltagelse i løbende dialoger og beslutningsprocesser. De mange gode bemærkninger, som er fremkommet i løbet af processen, skal nu bearbejdes mhp. drøftelse og beslutning i universitetsledelsen den 22. marts og efterfølgende forelæggelse for bestyrelsen den 5. april. LSU i AU Uddannelse vil nu fokusere på, at der udarbejdes en god implementeringsplan og sikres gode vilkår for medarbejderne. Der vil blive nedsat dialoggrupper, som skal drøfte, hvad der skal være gældende på personaleområdet samt sikre, at medarbejdernes synspunkter afspejles i implementeringen. Rent teknisk vil virksomhedsoverdragelsesloven gælde. Ambitionen er, at man i løbet af efteråret 2017 inden for rammerne af det nye Kgl. Bibliotek vil forsøge at finde et fælles grundlag for personalepolitikker. Tillidsrepræsentanterne på bibliotekerne har fået adgang til interim samarbejdsudvalg, og der er drøftelser i gang om hvordan tingene skal være fremadrettet. Det nye Kgl. Bibliotek har skubbet processen til efteråret 2017 af hensyn til AU s medarbejdere. Uffe Engberg spurgte, om der er administrative opgaver, som ikke længere skal varetages, når en hel organisationsdel tages ud. Kristian Thorn svarede, at de administrative omkostninger i forbindelse med bibliotekerne er spredt ud over mange ting, hvorfor der ikke er planer om at foretage en reduktion på den baggrund. Helle Colding Seiersen udtrykte tilfredshed med processen og muligheden for, at medarbejderne har kunne give deres mening til kende. Tillidsrepræsentanternes fokus bliver nu at overdrage medarbejderne på bedste vis. Arnold Boon kvitterede ligeledes for nogle gode dialoger, som har været med til at kvalificere ledelsens oplæg og beslutningsgrundlag.

8 Side 8/10 Pkt. 9 Orientering om stillingsnedlæggelser i Administrationscenter Aarhus BSS Nikolaj Harbjerg orienterede om nedlæggelse af 4 stillinger i Administrationscenter Aarhus BSS som følge af, at Institut for Erhvervskommunikation er blevet nedlagt som selvstændigt institut. Via en grundig analyse af opgaver og aktivitet i forhold til de understøttende administrative funktioner er det konkluderet, at der er opgavebortfald og effektivisering i 4 afdelinger i et omfang, der har givet anledning til stillingsnedlæggelser. Der har i processen været en tæt dialog og et godt samarbejde med LSU. Marie Louise Bro Pold beklagede at skulle sige farvel til gode kollegaer, men kvitterede for, at processen trods alt var blevet gennemført på en ordentlig måde. Bl.a. havde man sikret, at tillidsrepræsentanterne var orienteret og kunne deltage i samtalerne. Der tilbagestod dog en undren over, at en så stor organisation som AU ikke lykkes bedre med omplaceringer. Hun fandt, at det både har betydning for den enkelte medarbejder, som bliver ramt, men også har en signalværdi i forhold til øvrige medarbejdere. På et spørgsmål fra Søren Dam om, hvor bredt man kigget rundt for at omplacere, svarede Nikolaj Harbjerg, at der er blevet kigget bredt inden for hele AU. Der har været tæt dialog mellem HR på tværs af AU, hvor mulighederne for omplacering til en eventuel ledig stilling er blevet vurderet. Pkt. 10 Orientering om regler og muligheder ifm. omplacering Anne Behnk orienterede om, at AU ved besparelser og stillingsnedlæggelser altid søger at omplacere medarbejdere til ledige stillinger internt. Med de generelle besparelser i administrationen kan det dog være vanskeligt. I alle tilfælde undersøger lederen, gennem HR, mulige match og omplaceringsmuligheder på hele AU. TAP-medarbejdere kan komme til samtale på ledige stillinger (på samme niveau indenfor samme overenskomstområde) - men har ikke ret til at få stillingen, hvis der mangler faglige og/eller personlige kompetencer. Ved et match mellem stilling og person kan medarbejderen omplaceres uden stillingsopslag. Generelt er opslag af alle ledige stillinger et vigtigt og grundlæggende princip for at give alle medarbejdere mulighed for at søge. Det giver også god transparens i ledige

9 stillinger på tværs af AU og dermed bedre mulighed for omplacering - uden unødig bureaukrati og administration. Side 9/10 På spørgsmål fra Søren Dam om tidsperioden for omplaceringsforpligtelse, svarede Anne Behnk, at det gælder i partshøringsperioden. Helle Colding Seiersen mente, at forpligtelsen til at undersøge mulighederne for omplacering burde gælde i hele opsigelsesperioden og ikke kun i de 14 dages partshøringsperiode. Hun havde hørt, at Administrationscenter Aarhus BSS havde ansat en ny medarbejder i samme periode, som der skete afskedigelser. Nikolaj Harbjerg svarede, at der i det konkrete tilfælde var tale om en midlertidig ansættelse inden for andet overenskomstområde end de pågældende stillingsnedlæggelser, hvor der desuden var behov for specifikke systemkompetencer. Pkt. 11 Orientering fra HSU-mødet 3. marts 2017 Helle Colding Seiersen og Anne Behnk orienterede kort om, at der af Kompetencemidlerne var blevet uddelt 2 mio. kr. Bevillingsprocent var på 42 %. Som opfølgning på drøftelse og udtalelser på HSU-mødet blev det tydeliggjort, at kompetencefonden udgøres af overenskomstmidler, og at alle medarbejdere på AU har mulighed for at få del i midlerne. Punkter til skriftlig orientering: Punkt 12 - Orientering om tilgang og afgang samt aldersfordeling i Enhedsadministration Der blev takket for oversigten over aldersfordeling i Enhedsadministrationen, ellers ingen bemærkninger til dette punkt. Punkt 13 Kommunikation fra mødet Det blev besluttet, at der kommunikeres om emnerne digitalisering, MUS og kursuskatalog i den kommende udgave af administrationens nyhedsbrev. Punkt 14 Eventuelt Anders Kragh Moestrup orienterede om vanskeligheder med at finde en afløser for en afgående tillidsrepræsentant. Han så en sammenhæng mellem det og forlydender om, at tillidsrepræsentanter nogle steder bliver bedt om at bruge ferie og fritid på

10 TR-kompetenceudvikling. Han fandt ikke denne praksis i overensstemmelse med de statslige regler og opfordrede ledelsen til at bakke op om tillidsrepræsentanterne. Side 10/10 Helle Colding Seiersen tilsluttede sig synspunktet og tilføjede, at der nogle steder blev henvist til AU s regler for medarbejdere, men at disse ikke gælder for tillidsrepræsentanter. Arnold Boon var enig i, at tillidsrepræsentanterne skal have den fornødne tid at varetage tillidsrepræsentanthvervet og lovede at undersøge, hvad reglerne præcist siger. Han lagde vægt på en god forventningsafstemning lokalt mellem den enkelte tillidsrepræsentant og leder. Knud Holt Nielsen understregede, at de fundamentale principper i den danske model skal opretholdes, bl.a. at tillidsrepræsentanter skal have den fornødne tid stillet til rådighed til opgaven og dermed bidrage til at opretholde fredspligten. Kristian Thorn tilføjede, at ledelsen er interesseret i at have kompetente samarbejdspartnere, og at der er en fælles interesse i at tale tillidshvervet op. Han foreslog også at se det som kompetenceudvikling. Det blev aftalt, punktet sættes på dagsordenen til næste møde.