Rektor var forhindret at deltage i mødets begyndelse og slutning, og mødeledelsen blev derfor forestået af Thomas Pallesen og Arnold Boon.

Transkript

1 Møde den 9. november 2017 Preben Hornungstuen Fællesmøde hovedarbejdsmiljøudvalg og hovedsamarbejdsudvalg Møde nr. 2, 2017 Referat Til stede: Brian Bech Nielsen (BBN), Arnold Boon (ABOON), Thomas Pallesen (TP), Johnny Laursen (JL), Lars Bo Nielsen (LBN), Olav W. Bertelsen (OWB), Aase Pedersen (AP), John Kapstadt (JK), Helle Colding Seiersen (HCS), Bertha B. Mortensen (BBM), Peter Kithler (PK), Steffen Junker (SJ), Anders K. Moestrup (AKM), Marie Vejrup (MV), Mini Mehlsen (MM), Steen Henrik Møller (SHM), Heidbra Jonsdottir (HJ), Tinna Meyer (TM), Anja Zimmerdahl (AZ), Jørgen B. Jespersen (JBJ), Marianne Hokland (MH), Hans-Peter Degn (HPD), Niels Jørgen Relsted (NJR), Susanna Holm Nielsen (SHN), Per Højgaard Christensen (PHC), Søren Michael Nicholson (SMN) samt Anne Lindholm Behnk (ALBE) Afbud: Berit Eika, Niels Chr. Nielsen og Anne Marie Bundsgaard Referent: Dorrit Wedendahl Rektor var forhindret at deltage i mødets begyndelse og slutning, og mødeledelsen blev derfor forestået af Thomas Pallesen og Arnold Boon. Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Referat fra fællesmøde mellem hovedarbejdsmiljøudvalg og hovedsamarbejdsudvalg 6. april APV Status for APV Årsplan for HAMU-HSU Valg til arbejdsmiljøorganisationen og valg til samarbejdsorganisationen Kommunikation fra mødet 8. Eventuelt 9. Næste fælles HAMU-HSU-møde Highlights fra mødet APV 2019: Som led i forenklingen af APV på AU bliver der i 2019 lavet én samlet APV-undersøgelse, hvor fysisk og psykisk APV skal besvares samtidigt. I undersøgelsen vil der blive taget højde for, at besvarelse af den psykiske APV er anonym, mens den fysiske APV ikke er anonym. HAMU-HSU godkendte tids- og procesplanen for APV 2019, idet det undersøges om gennemførelsen af spørgeskemaundersøgelse og offentliggørelse af undersøgelsesresultat kan foregå lidt tidligere på foråret. Tids- og procesplan for APV 2019 I opfølgningen på APV-undersøgelsens resultater opfordres til fælles møder mellem arbejdsmiljøudvalg og samarbejdsudvalg. Dorrit Wedendahl Dato: 11. december 2017 Sags nr.: Ref: dew Side 1/6 Udvikling & Arbejdsmiljø Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej Aarhus N Tlf.: hr@au.dk Web:

2 Der er nedsat en APV-følgegruppe, som repræsenterer og tager beslutninger på HAMU-HSU s vegne. Følgegruppens medlemmer er: Olav W. Bertelsen, Hans-Peter Degn, Lotte Thue Pedersen, Arnold Boon, Thomas Pallesen og Thomas G. Jensen. Følgegruppen skal bl.a. vælge leverandør af system til APV-undersøgelsen. Side 2/6 Referat 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Referat fra fællesmøde mellem hovedsamarbejdsudvalg og hovedsamarbejdsudvalg 6. april 2017 Referatet er godkendt og udsendt 9. maj APV 2019 drøftelse ABOON s indledning: Universitetsledelsen har besluttet, at lave én samlet APV-undersøgelse i foråret 2019, som en del af ønsket om at forenkle APV på AU. Der er nedsat en APV-følgegruppe med følgende medlemmer: Olav W. Bertelsen, Hans-Peter Degn, Lotte Thue Pedersen, Thomas Pallesen, Thomas G. Jensen og Arnold Boon. APV-følgegruppen er i øjeblikket ved at vurdere de indhentede tilbud på et APV-system. Navnet på leverandøren vil blive offentliggjort, når tilbudsbehandlingen er afsluttet. Der er udarbejdet en tids- og procesplan for APV 2019, og HAMU-HSU skal - godkende planen - drøfte hvordan der skabes ejerskab i organisationen til én samlet APV - drøfte hvordan APV-opfølgningen kan organiseres, så den skaber mest mulig værdi og et godt samarbejde mellem AMO og SU. HAMU-HSU s drøftelse: JBJ så gerne, at offentliggørelsen af APV-undersøgelsens resultat sker tidligere, så der er mere tid mellem offentliggørelsen og sommerferiens begyndelse. HPD foreslog, at både fase 3 og 4 (kvalitetssikring af medarbejderdata og gennemførelsen af spørgeskemaundersøgelse og offentliggørelse af undersøgelsesresultat) bliver fremskyndet. ABOON gav tilsagn hertil, hvis det kan lade sig gøre. SHN bad om, at arbejdsmiljørepræsentanterne modtager undersøgelsesresultatet, inden det offentliggøres for alle medarbejdere, således at arbejdsmiljørepræsentanterne har bedre mulighed for at kunne besvare spørgsmål fra medarbejderne. BBN svarede, at mulighederne undersøges nærmere af APVfølgegruppen og HR. Med hensyn til ejerskab til én samlet APV-undersøgelse oplyste AP, at det er

3 hendes oplevelse, at der er generel opbakning hertil. OWB bemærkede, at nogle måske synes, at det virker forvirrende, at en del af undersøgelsen er anonym, og en anden del ikke er anonym. Systemleverandørerne har oplyst, at forskelligheden vedr. anonymitet fint kan formidles både i spørgeskemaet og i kommunikationen om undersøgelsen. Så det er ikke længere et bekymringspunkt. HCS opfordrede til, at der i spørgeskemaet bliver en tydelig definition af hvilken leder, spørgsmålene om ledelse drejer sig om. Side 3/6 MH opfordrede til, at de skriftlige evalueringer, der er udarbejdet i forbindelse med APV 2016, bliver inddraget, når der skal udformes spørgsmål til undersøgelsen. Med hensyn til organisering af opfølgningen på APV-undersøgelsens resultater opfordrede ABOON til, at der holdes fælles møder mellem samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg. Fællesmøder har vist sig givtige i de tidligere/den igangværende APV-opfølgning. Konklusion: HAMU-HSU godkendte tidsplanen for APV 2019, idet det undersøges om fase 3 og 4 kan fremskyndes. 4. Status for APV drøftelse a) Status for APV på fakulteterne og i administrationen Dekaner og universitetsdirektør gav mundtlig status for hver deres område. LBN oplyste for HE, at opfølgningen på APV sker i de lokale arbejdsmiljøudvalg, og opfølgningen har desuden været drøftet i FAMU/FSU. Der er særligt fokus på at forbedre kvaliteten af MUS, at sætte rammer og retning for det daglige arbejde og tydeliggøre ledelsesstrengen. God omgangstone har været drøftet med udgangspunkt i rektors notat herom. Der er endvidere arbejdet med en stressfolder. JL oplyste for ARTS, at fakultetets fremtid og økonomi har været og er et centralt tema generelt, og det indgår også i opfølgningen på APV. Der er arbejdet med arbejdsbelastning og stress. ARTS s system til registrering af undervisningstimer har givet data, som indgår i MUS med henblik på at afvikle undervisningstime-pukler. Der har endvidere været fokus på yngre forskere med vejledning om fremtidsmuligheder. Der er gennemført et særligt kursus for ph.d ere, og der holdes trivselssamtaler med ikke-ansatte ph.d ere. Vedrørende anerkendelse og god omgangstone har det været drøftet i ledelseskredsen, og det er aftalt, at ledelsen skal være i front. Der er fokus både på VIP-TAP- relationen og tonen mellem kolleger. Der tages fat i dårlig omgangstone, når den erfares, og der arbejdes med en best pratice herfor.

4 TP oplyste for BSS, at APV-opfølgningen er i god gænge, og at både ledere og medarbejdere arbejder seriøst og positivt med opfølgningen. Der er tilbagemeldinger på status fra LSU i november med efterfølgende drøftelse i FAMU/FSU. Et fokusområde har været vejledning om fremtidsmuligheder for yngre forskere. Et andet fokusområde er samlingen af medarbejderne fra virksomhedskommunikation og Institut for Virksomhedsledelse, og samlingen er gået godt. Medarbejderne fra virksomhedskommunikation føler sig velkomne og godt modtaget i instituttet. Generelt er det opfattelsen, at handleplankonceptet fungerer. Side 4/6 I dekanens fravær oplyste JBJ for ST, at de enkelte institutters handleplaner på ST har forskelligt fokus. Alle institutter har givet tilbagemelding under overskrifterne: Hvad er lykkedes, hvad er fokus aktuelt og hvad har været svært. Tilbagemeldingerne har været drøftet i FAMU-FSU, og der er udførligt referat derfra. Der er udarbejdet to stressfoldere på ST. En til alle medarbejdere om forebyggelse af stress og en til ledere om mulighederne for at hjælpe. Fokus på arbejdsmængde, fordeling af ansvar og opgaver, onboarding, synlighed af succes og faglighed og karriereafklaring for ph.d. er nogle af de indsatser, som har fundet sted. Generelt er det svært at arbejde med at ændre adfærd og de daglige rutiner. ST vil gerne inspireres af andres gode erfaringer dermed på AU. Det er også svært at arbejde med udefra kommende rammebetingelser. Det gælder både eksternt og internt fastsatte rammebetingelser. Fremadrettet har ST fokus på rammer, god daglig ledelse, MUS og ph.d-området. ABOON oplyste for enhedsadministrationen, at handleplanarbejdet følges i de lokale arbejdsmiljøudvalg og samarbejdsudvalg og drøftes overordnet på fællesmøde i AAMU-ASU. Der arbejdes med 5 temaer. 1. God ledelses i dagligdagen, hvor prioritering og planlægning har fokus. Der er bl.a. afholdt lederkurser i MUS og driftsledelse. 2. God omgangstone, hvor fælles sociale aktiviteter indgår, og hvor ledere og tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter er rollemodeller i forhold til at sige fra, når omgangstonen ikke er ordentlig. 3. Anerkendelse. Fokus på markeringer af resultater og succeser, og der har været afholdt kursus om anerkendelse. 4. Forebyggelse af stress. Fokus på faresignaler, selvorganisering, fokus i MUS på prioritering og arbejdsomfang. 5. Samarbejde på tværs med bl.a. brug af videokonferencer og Skype for business Fremadrettet er der fokus på god omgangstone og forandringsparathed i en digital verden.

5 HAMU-HSU s spørgsmål og bemærkninger: HJ takkede for status fra fakulteter og enhedsadministration og efterspurgte skriftligt statusmateriale. Der blev henvist til udførlige referater fra statusdrøftelserne i FAMU/FSU og AAMU/ASU. HCS opfordrede til fokus på opfølgningen i Administrationscenter ARTS, Studier. HPD opfordrede til yderlig fokus på opfølgning og afvikling af undervisningstime-belastninger på ARTS. Side 5/6 HCS og AP gjorde opmærksom på, at det ikke altid er tydeligt, hvor opfølgningen i administrationscentrene hører til, på fakulteterne eller i enhedsadministrationen. BBN svarede hertil, at centrenes ophæng i både fakultetet og administrationen er besluttet med velberådet hu, og at samarbejdet i det store hele fungerer godt; f.eks. ved at administrationscheferne også deltager i FAMU. Administrationscentrene er en del af enhedsadministrationens arbejdsmiljøorganisation og indgår i AAMU. b) Orientering om workshops om god omgangstone Der afholdes workshops om god omgangstone den 23. november og 6. december 2017 for ledere, arbejdsmiljøorganisation og samarbejdsorganisation. HAMU-HSU opfordrede til deltagelse. BBN understregede, at god omgangstone skal omtales i alle fora, og at lederne har ansvar herfor. De spiller en afgørende rolle for, at alle taler ordentligt, også selv om man ikke er enige. 5. Årsplan for HAMU-HSU 2018 beslutning Årsplanen blev godkendt. Der er fælles HAMU-HSU-møde 7. juni 2018 og 22. november Valg til arbejdsmiljøorganisation og valg til samarbejdsorganisation 2018 ABOON oplyste, at der holdes valg til arbejdsmiljøorganisationen og samarbejdsudvalgene i begyndelsen af Valgperioden for de nuværende arbejdsmiljørepræsentanter i arbejdsmiljøorganisationen og medarbejderrepræsentanterne i samarbejdsudvalgene slutter med udgangen af februar Valgperioden er 3 år for arbejdsmiljørepræsentanter og 2 år for medarbejderrepræsentanter i samarbejdsudvalgene. Der er tidsplan og information om valget til arbejdsmiljøorganisationen på hjemmesiden. Valg til arbejdsmiljøorganisationen Det er de faglige organisationer, der udpeger medarbejderrepræsentanter til

6 samarbejdsudvalgene. Udpegningen skal ske inden 1. marts 2018, hvor den nye valgperiode begynder. Side 6/6 7. Kommunikation fra mødet beslutning HAMU-HSU besluttede, at APV 2019 omtales i highlights. Årsplanen offentliggøres på hjemmesiden. 8. Eventuelt. HPD nævnte, at dette møde var det sidste fællesmøde i den nuværende valgperiode, og takkede for samarbejdet med ledelse og medarbejderrepræsentanter. HPD ønskede, at ledelsen også fremadrettet stiller sig i front for arbejdsmiljøarbejdet, og så gerne at alle dekaner er medlem i HAMU. 9. Næste møde Næste fælles HAMU-HSU-møde er 7. juni 2018 kl Mødet holdes i Preben Hornungstuen.