i!l ERNST &YOUNG Indholdsfortegnelse

Transkript

1 Gladsaxe Kommune Beretning om revision af åbningsbalancen pr. 1. januar 2007

2 i!l ERNST &YOUNG Indholdsfortegnelse 1. Revision af åbningsbalancen pr. l. januar 2007 l 1.1 Revisorerklæring om åbningsbalancen l l.2 Åbningsbalancens indhold 2 l.3 Den udførte revision 5 l.4 Resultater af den udførte revision 6 2. Revisionens bemærkninger og samlede konklusioner 7 3. Lovpligtige oplysninger 10

3 Beretning om åbningsbalance pr. 1. januar 2007 Til Byrådet i Gladsaxe Kommune 1. Revision af åbningsbalancen pr. 1. januar Revisorerklæring om åbningsbalancen Vi har den 22. februar 2008 afsluttet revisionen af åbningsbalancen pr. 1. januar 2007 for Gladsaxe Kommune. Åbningsbalancen er godkendt i Gladsaxe Kommunes byråd den 28. november Vi har forsynet balancen med følgende påtegning: Den uafhængige revisors påtegning til byrådet i Gladsaxe Kommune Vi har revideret åbningsbalancen pr. 1. januar 2007 for Gladsaxe Kommune udvisende en balancesum på t.kr omfattende ledelsespåtegning, anvendt regnskabspraksis, balance og noter. Åbningsbalancen aflægges efter reglerne i Budget- og regnskabssystem for kommuner. Ledelsen har ansvaret for åbningsbalancen. Vores ansvar er på grundlag af vores revision at udtrykke en konklusion om åbningsbalancen. Den udførte revision Vi har udført vores revision i overensstemmelse med danske revisionsstandarder. Disse standarder kræver, at vi lever op til etiske krav samt planlægger og udfører revisionen med henblik på at opnå høj grad af sikkerhed for, at åbningsbalancen ikke indeholder væsentlig fejlinformation. En revision omfatter handlinger f or at opnå revisionsbevis for de beløb og oplysninger, der er anført i åbningsbalancen. De valgte handlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurderingen af risikoen for væsentlig fejlinformation i åbningsbalancen. Ved risikovurderingen overvejer revisor interne kontroller, der er relevantefor kommunens udarbejdelse og aflæggelse af åbningsbalancen, med henblik på at udforme revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne. Revisionen omfatter endvidere stillingtagen til den af ledelsen anvendte regnskabspraksis, og om de af ledelsen udøvede regnskabsmæssige skøn er rimelige. Det er vores opfattelse, at det opnåede revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for vores konklusion. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Konklusion Det er vores opfattelse, at åbningsbalancen i al væsentlighed giver et retvisende billede af kommunens aktiver og passiver opgjort i overensstemmelse med Budget- og regnskabssystem for kommuner.

4 1.2 Åbningsbalancens indhold Åbningsbalancen pr. 1. januar 2007 skal jf. Velfærdsministeriets regelsæt i sin helhed være registreret i kommunens økonomisystem og godkendt af byrådet senest den 30. november 2007 samt revideret inden udgangen af januar Åbningsbalancen for Gladsaxe Kommune udviser følgende hovedtal:

5 Åbningsbalance pr. 1. januar 2007 Aktiver Anlægsaktiver Udviklingsprojekter Immaterielle anlægsaktiver i alt tkr Grunde o g bygninger Tekniske anlæg Inventar Materielle anlægsaktiver under udførelse Materielle anlægsaktiver i alt Pantebreve og andelsbeviser Deponerede beløb Andre langfristede tilgodehavender Finansielle anlægsaktiver i alt Varebeholdninger Omsætningsaktiver til salg Udlæg vedrørende forsyningsvirksomheder Tilgodehavender hos staten Tilgodehavender i betalingskontrol Andre tilgodehavender Forudbetalte udgifter Finansielle aktiver tilhørende selvejende institutioner Likvide aktiver Omsætningsaktiver i alt Aktiver i alt

6 i!l ERNST &YOUNG Åbningsbalance pr. 1. januar 2007 Passiver Egenkapital Modpost for takstfinansierede aktiver Modpost for selvejende institutioner Modpost for skattefinansierede aktiver Reserve for opskrivninger Balancekonto Egenkapital i alt t.kr. Pensionsforpligtelser Gældsforpligtelser Gæld til realkreditinstitutioner Gæld til pengeinstitutter Langfristet gæld vedrørende ældreboliger Anden langfristet gæld Langfristede gældsforpligtelser Passiver tilhørende fonde og foreninger Nettogæld vedrørende beløb til opkrævning/udbetaling for andre Kassekreditter og byggelån Kortfristet gæld til staten Skyldige feriepenge Anden kortfristet gæld med udenlandsk kreditor Kortfristede gældsforpligtelser i alt Gældsforpligtelser i alt Passiver i alt

7 I kommunens åbningsbalance indgår en række aktiver og passiver fra det tidligere Københavns Amt. Værdier og forpligtelser vedrørende disse er indregnet i kommunens åbningsbalance med udgangspunkt i den efterregulerede delingsaftale. Sammenhængen mellem regnskaberne for 2006 og åbningsbalancen for 2007 kan opgøres således: Egenkapital ifølge regnskabet Gladsaxe andel af FBS-midler -31 Tjenestemandsforpligtelser 22 Nettoaktiver overtaget fra amter 51 Feriepengeforpligtelser -295 Øvrige reguleringer -13 Egenkapital primo Den udførte revision Revisionen er foretaget i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og under iagttagelse af gældende regler på området samt kommunens revisionsaftale. Revisionen er foretaget ved stikprøver i det omfang, det er skønnet forsvarligt ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Formålet med revisionen af åbningsbalancen er: «at efterprøve og vurdere, om kommunens åbningsbalance i al væsentlighed er udarbejdet på et endeligt, fuldstændigt og korrekt grundlag,» at efterprøve, om den af kommunen valgte regnskabspraksis er fulgt ved udarbejdelse af åbningsbalancen og» at efterprøve, om Velfærdsministeriets regelsæt (Budget- og regnskabssystem for kommuner) er iagttaget. Forud for revisionsbesøget har vi udsendt en materialeliste, hvori vi har anmodet kommunen om redegørelse og dokumentation for følgende:» Generelle forhold, fx: Vedtaget regnskabspraksis for åbningsbalancen. Processens tilrettelæggelse og gennemførelse, herunder intern kvalitetssikring.

8 =11 ERNST &YOUNG» Økonomidata, fx: Samlet balance for kommunen. Anlægskartotek for kommunen. Delingsopgørelser vedrørende Københavns Amt.» Afstemninger mv., fx: Afstemning af balancens poster i forhold til grundmaterialet (eksempelvis en aktuarmæssig beregning af pensionsforpligtelser). Afstemning af balancens poster i forhold til anlægskartotek. Redegørelse for egenkapitalens sammensætning. Vi har tilrettelagt og udført revisionen med henblik på at efterprøve:» om kommunens regnskabspraksis opfylder de af Velfærdsministeriets udmeldte retningslinjer, * om alle aktiver og passiver fra Københavns Amt er optaget (fuldstændighed),» om måling af aktiver og passiver (værdiansættelse) er sket korrekt, «om ejerskab og tilstedeværelse er dokumenteret, og. om registreringerne i bogholderiet og kartoteker er foretaget korrekt og i overensstemmelse med regnskabspraksis. Vi har fået forelagt de materialer, som vi forud for og under besøget har anmodet om og fundet, at den fornødne dokumentation har været til stede. 1.4 Resultater af den udførte revision Revisionen er gennemført i januar og februar måned De spørgsmål, som opstod i forbindelse med vores gennemgang, er derfor i al væsentlighed afklarede og indregnet i den åbningsbalance, som er forelagt til Byrådets godkendelse Nettoformuefra amtet For så vidt angår deling af Københavns Amt har grundlaget for indregning været den ureviderede delingsbalance, som er udsendt ultimo Der er dog stadig usikkerhed omkring fordeling af indkomstskatterestancer. De efterfølgende korrektioner vedrørende Københavns Amt og øvrige ændringer vil, ifølge kommunens økonomiske forvaltning, blive indregnet som værdireguleringer på balancen i takt med de endelige afklaringer.

9 2. Revisionens bemærkninger og samlede konklusioner Revisionsbemærkning : Beløbsmæssige fejl i åbningsbalancen 2007 Finansielle anlægsaktiver Saldoen på konto , værdipapirer udviser t.kr Kommunens andel i Centralkommunernes Transmissionsselskab er ikke optaget i kommunes regnskab primo 2007, jf. kommunens regnskabspraksis. Andelens værdi udgør t.kr Korrekt saldo skal udvise t.kr Saldoen på konto , andre langfristede tilgodehavender udviser t.kr Beløbet indeholder fejlagtigt amtets andel af amtskommunale ejendomsskatter i alt t.kr Kommunen har ved delingsopgørelsen overtaget amtets tilgodehavende vedrørende amtskommunale ejendomsskatter. Beløbet skulle have været posteret under konto 9.49 kortfristet gæld med henblik på udligning af amtets tilgodehavende ultimo Korrekt saldo skal udvise t.kr Kortfristet Gæld Saldoen på konto , nettogæld vedrørende beløb til opkrævning/dbetaling for andre (skal være ) udviser t.kr Beløbet indeholder fejlagtigt amtets andel af amtskommunale ejendomsskatter i alt t.kr Kommunen skulle ved kontering af aktiver overtaget fra amtet have udlignet denne gældspost. Korrekt saldo skal udvise t.kr Vi skal henstille at ovenstående poster reguleres i Revisionsbemærkning : Dokumentation for aktiver optaget i anlægsregisteret I forbindelse med vores gennemgang af anlægsregisteret har vi konstateret, at det ikke i alle tilfælde har været muligt at fremskaffe dokumentation for de aktiver, der er registreret i registeret. Det drejer sig bl.a. om følgende aktiver: Aktiv nr Etablering af storkøkken - Optaget til anskaffelsespris kr. 2,2 mio. Aktiv nr Ledninger. Optaget til anskaffelsesværdi kr. 23,1 mio. Aktiv nr Mørkhøj ledningsnet. Optaget til anskaffelsesværdi kr. 5,9 mio. Aktiv nr Renovering afvandtårne. Optaget til anskaffelsesværdi kr. 2,3 mio. Vi skal anmode om, at ovenstående aktiver dokumenteres. Vi skal endvidere henstille, at der etableres en forretningsgang, der sikrer, at grundmateriale, der dokumenterer anlægsregisteret, arkiveres betryggende.

10 3. Opfølgning på tidligere afgivne revisionsbemærkninger Vi har foretaget opfølgning af tidligere års revisionsbemærkninger i det omfang, disse ikke har været fuldt ud afklaret sidste år. Nedenstående rapportering om opfølgning foretages i forhold til tidligere bemærkninger, også selv om disse måtte være bragt på plads frem til nuværende tidspunkt. Ved læsning af denne opfølgning er det vigtigt at bemærke, at den tidligere revisionsbemærkning først gengives fuldt ud, hvorefter der under overskriften "Opfølgning 2007" kort beskrives, hvad der er sket i sagen og afslutningsvis en tilkendegivelse af, om alle forhold efter vores opfattelse er afklaret, eller om der vil være elementer af bemærkningen, som vi vil følge op på ultimo Revisionsbemærkning : Statusafstemninger Kommunen har i 2003 gennemført den i 2002 anbefalede opdeling af den finansielle status på administrative enheder til brug for placering af et entydigt afstemningsansvar. Resultatet af vores gennemgang afdækkede, at der fortsat er en række konti på den finansielle status, som ikke foreligger afstemt i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Ved stikprøvevis gennemgang af de forelagte afstemninger kunne der konstateres stor variation i kvaliteten af det afstemningsmæssige indhold. Dette medfører, at det ikke i alle tilfælde er muligt at udlede, om der er foretaget konkret stillingtagen og sagsbehandling af statusudvisende, herunder vurdering af korrekt præsentation i regnskabet. Det er fortsat vores opfattelse, at en dokumenteret gennemgang af den finansielle status er et væsentligt element i forbindelse med regnskabsaflæggelsen i forhold til en korrekt præsentation af aktiver og passiver samt periodisering (at indtægter og udgifter henføres til det rigtige regnskabsår). Vi skal derfor anbefale, at der sker yderligere fokusering på en fuldstændig gennemgang samt vurdering af indholdet af statusudvisender i forbindelse med regnskabsaflæggelsen, idet vi ikke finder, at den dokumenterede gennemgang på nuværende tidspunkt er på et tilstrækkeligt niveau. Forvaltningen har i den forbindelse oplyst, at der er igangsat kvalitetssikring af modtagne afstemninger samt yderligere tiltag med henblik på at få afstemt endnu ikke afstemte statuskonti og 2005 er der konstateret forbedringer i afstemningsarbejdet. På baggrund af udførte stikprøver kunne der dog konstateres forskelle i niveauet for afstemningerne. Der var stadig konti, som ikke forelå afstemt i forbindelse med regnskabsafslutningen.

11 =!l ERNST &YOUNG Opfølgning ultimo 2006 Afstemning af statusposter er fortsat organiseret således, at det for alle statuskonti er fastlagt, hvilke administrative enheder der bærer ansvaret for afstemningerne. I modsætning til tidligere fremsendes afstemningsmateriale ikke til regnskabsafdelingen. Der er således ingen i kommunen, der centralt sikrer, at alle konti forligger afstemt. Vi har i forbindelse med årsregnskabsrevisionen for 2006 udvalgt stikprøver af statuskonti til kontrol af kvaliteten af afstemningerne. Udvælgelsen er sket således, at der er udvalgt konti inden for forskellige forvaltninger. Konklusionen heraf er, at der på nogle områder er tilfredsstillende afstemninger, og at der på andre områder ikke foreligger, hvad vi vil karakterisere som afstemninger. Vi finder det særligt kritisabelt, at der for den pengekonto, der anvendes til flest betalinger i kommunen, ikke foreligger en afstemning ultimo året, og at kontoen senest er afstemt i juli Der foreligger ikke beskrivelser af krav til afstemningsarbejdet. På baggrund af vores stikprøvevise undersøgelser er det vores konklusion, at der er behov for forbedringer i statusafstemningsarbejdet. Vi kan således ikke udelukke, at der forekommer fejl i kommunens regnskab som følge af manglerne. Vi vil foreslå, at der udformes skriftlige retningslinjer og vejledninger i afstemninger eventuelt suppleret med instruktion. Retningslinjerne skal blandt andet indeholde følgende elementer:» Afstemningerne skal tage udgangspunkt i hovedkonto 9.» Afstemninger afpasses forholdets karakter (dagligt, månedligt, kvartalsvis, årsvis).» Fejl og mangler, der konstateres i forbindelse med afstemningerne, skal rettes, og dette skal ske i rette år.» Sikring af en uafhængig kontrol af kvaliteten af de udførte afstemningsopgaver gennem ledelsestilsyn. * Minimum en gang årligt skal der foretages en indsamling af alle afstemninger med henblik på sikring af fuldstændighed. Opfølgning 2007 Det er ledelsen i de respektive forvaltninger, der har ansvaret for, at afstemning af statuskonti sker i henhold til de aftalte intervaller.

12 Ultimo 2007 er der tilrettelagt en ny procedure. Alle starusafstemninger skal sendes til regnskabsafdelingen. Regnskabsafdelingen vil sikre fuldstændigheden, og der vil blive foretaget stikprøver til sikring af kvaliteten i afstemningerne. Vi vil ved vores revision af årsregnskabet for 2007 følge op på den tilrettelagte procedure. 4. Lovpligtige oplysninger I henhold til Erhvervs- og Selskabsstyrelsens bekendtgørelse om statsautoriserede revisorers erklæringer mv. skal vi erklære, at at vi opfylder lovgivningens habilitetsbestemmelser og vi under revisionen har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet om. København, den 29. februar 2008 Ernst & Young Statsautoriseret Revisionsaktieselskab statsautoriseret revisor 10