VEDTÆGTER FOR SØVÆRNETS IDRÆTSFORENING

Transkript

1 VEDTÆGTER FOR SØVÆRNETS IDRÆTSFORENING 1 Navn og hjemsted Foreningens navn er SØVÆRNETS IDRÆTSFORENING (SIF) og foreningens hjemsted er: Holmens Idrætsanlæg A. H. Vedels Plads 1439 København K. Foreningen er medlem af Dansk Militært Idrætsforbund (DMI) og derved tilknyttet Danmarks idrætsforbund (DIF) 2 Formål Idrætsforeningens formål er at fremme interessen for den frivillige idræt inden for forsvaret ved idrætsvirke og social virke, at skabe udfordring og fællesskab for medlemmerne samt kunne arrangere idrætskonkurrencer. 3 Medlemmer a. Som ordinære medlemmer kan følgende personelkategorier optages: Personel med ansættelse i Forsvaret, herunder Hjemmeværnet og Beredskabsstyrelsen samt ansatte i Idrætsforeningen, Værnepligtigt personel, Personel i Forsvaret med rådighedskontrakt, herunder Hjemmeværnet og Beredskabsstyrelsen samt Afskediget personel i Forsvaret. b. Som ordinære medlemmer kan optages pårørende til de i punkt a anførte personelgrupper. Ved pårørende forstår i denne sammenhæng ægtefælle/samlever og disses børn. c. Som ekstraordinære medlemmer kan optages personer, der ikke umiddelbart kan henføres til punkterne a eller b, efter bestyrelsens godkendelse. Ekstraordinære medlemmer kan ikke deltage i DMI forbundsmesterskaber. d. Som passive medlemmer kan optages personer, som ikke ønsker at udøve idræt, men blot vil være medlem af foreningen. Disses kontingent fastsættes på årsmødet. e. Som æresmedlemmer kan udnævnes medlemmer, som har ydet en særlig indsats for foreningen. Disse tildeles foreningens æresemblem. Æresmedlemmer er sidestillet med ordinære medlemmer. Æresmedlemmer er kontingentfri 4 Indmeldelse/udmeldelse a. Begæring om indmeldelse eller ændring af medlemsstatus i afdelingerne sker skriftligt via udvalg eller afdelinger til sekretariatet. Nye medlemmer modtager et velkomstbrev samt medlemsbevis.

2 b. Udmeldelse finder automatisk sted, såfremt betingelserne i 3 ikke længere opfyldes, med mindre begæring om fortsat ordinært medlemskab fremsættes. c. I andre tilfælde skal udmeldelsen ske skriftligt og regnes 3 måneder fra den 1. i den nærmest efter udmeldelsen følgende måned. 5 Eksklusion / karantæne Bestyrelsen kan, når den skønner det nødvendigt af hensyn til foreningens omdømme eller tarv, ekskluderer et medlem. Den ekskluderede har ret til at få sin sag for på førstkommende årsmøde. Afdelingerne orienterer SIF formanden om medlemmer, der som repræsentanter for SIF, idømmes karantæne af et forbund eller lignende. 6 Foreningens ledelse Foreningens øverste myndighed er årsmødet. Mellem to årsmøder vælger årsmødet en bestyrelse til at lede foreningen. Bestyrelsen samt op til 5 delegerede, der skal være ordinære medlemmer, fra hver afdeling er stemmeberettigede til årsmødet. Delegerede fra afdelingerne udpeges af afdelingsbestyrelserne i den enkelte afdeling. Foreningen har afdelinger på Holmen, i Korsør, i Aarhus og i Frederikshavn. Der kan oprettes afdelinger på Søværnstjenestesteder, som ligger mere end 30 km fra en af de fire ovennævnte afdelinger. 7 Årsmødet a. Under iagttagelse af foreningens vedtægter er årsmødet beslutningsdygtig uanset det fremmødte antal delegerede. b. Årsmødet konstituerer sig under ledelse af formanden, der straks lader foretage valg af dirigent. c. Dirigenten, der ikke må være medlem af bestyrelsen, leder forhandlingerne i overensstemmelse med dagsordenen. d. Alle sager - med de i nærværende vedtægter fastsatte undtagelser - afgøres ved simpelt stemmeflertal. e. Skriftlig afstemning skal finde sted, såfremt bestyrelsen eller mindst 1 delegeret fordrer det. f. Der føres referat over forhandlingerne. Referatet underskrives af dirigenten. 8 Ordinært årsmøde a. Hvert år i april/maj måned afholdes ordinært årsmøde med følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Beretning ved formanden 3. Godkendelse af regnskab 4. Fremlæggelse af budget samt fastsættelse af kontingenter. 5. Behandling af indkomne forslag. 6. Valg af formand. 7. Valg af revisor og revisorsuppleant. 8. Eventuelt

3 b. Årsmødet indkaldes med mindst 4 ugers skriftlig varsel (medlemsblad/hjemmeside) samt direkte til respektive formænd for afdelingerne. Dagsorden, indkomne forslag samt forslag til valg (dagsordenens pkt. 6. og 7.) udsendes 2 uger før årsmødet c. Forslag, der ønskes behandlet på årsmødet, skal indsendes skriftligt og være bestyrelsen i hænde senest den 1. april. 9 Ekstraordinært årsmøde a. Ekstraordinært årsmøde afholdes når bestyrelsen eller det ordinære årsmøde finder det nødvendigt, eller når mindst 1/3 af medlemmerne skriftligt indgiver motiveret begæring herom. b. Det ekstraordinære årsmøde afholdes snarest efter begæringens modtagelse og indkaldes med mindst 8 dages skriftlig varsel. Samtidig bekendtgøres den udførlige dagsorden, som skal være affattet i klar og tydelig form og indeholde oplysninger om de forslag, der skal behandles. 10 Bestyrelsen a. Bestyrelsen består af 1 formand, der vælges på årsmødet, samt af formanden for hver afdeling. Bestyrelsen konstituerer sig med en næstformand og en kasserer. Næstformanden er stedfortræder for foreningens formand. b. Bestyrelsen leder foreningens anliggender mellem to årsmøder og er ansvarlig for foreningens midler. c. Bestyrelsen er endvidere ansvarlig overfor årsmødet og skal i så vid udstrækning som muligt holde afdelingerne underrettet om foreningens anliggender. d. Bestyrelsen udarbejder forretningsorden samt økonomiske retningslinjier for afdelingerne. e. Indenfor bestyrelsen kan der nedsættes et forretningsudvalg som består af formanden, kassereren og 1 bestyrelsesmedlem. f. Bestyrelsen kan nedsætte udvalg g. Da foreningen er berettiget til at give våbenpåtegning, er foreningens bestyrelse forpligtet til at give orientering til politiet om fornødent at tilbagekalde våbenpåtegningen over for et medlem, der efter bestyrelsens skøn, af hvilken som helst årsag, ikke længere bør være indehaver af en meddelt tilladelse til et våben. Dette ansvarsområde er normalt delegeret til de enkelte afdelingers skydeudvalg. h. Bestyrelsen afholder møder mindst en gang i kvartalet. Derudover så ofte formanden eller mindst 2 bestyrelsesmedlemmer finder det nødvendigt. Møderne sammenkaldes af formanden og ledes af denne. i. Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved almindelig stemmeflertal, men er kun beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlemmer er til stede. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. j. Bestyrelsen træffer afgørelser om hædersbevisninger til medlemmer og andre personer, der har ydet foreningen væsentlige tjenester eller har gjort sig særlig bemærket på det idrætslige område efter indstilling fra afdelingerne.

4 k. Ved bestyrelsens møder og forhandlinger tages beslutningsreferat, i hvilket ethvert bestyrelsesmedlem har ret til at forlange sin afstemning indført ledsaget af en kort motivering. l. Bestyrelsesreferater sendes ud til godkendelse og hvis der ikke er kommet indsigelser inden 14 dage er ref. midlertidigt godkendt. Endelig godkendelse foregår på efterfølgende bestyrelsesmøde. m. Formanden repræsenterer i almindelighed foreningen udadtil, og har bemyndigelse til - når foreningens interesser kræver det at handle på bestyrelsens vegne. Formanden skal senest på førstkommende bestyrelsesmøde orientere bestyrelsen om sine dispositioner. 11 Tegningsret a. Foreningen tegnes af formanden i forening med 1 medlem af bestyrelsen. b. I tilfælde af formandens fravær tegnes foreningen af næstformanden i forening med 1 medlem af bestyrelsen. c. Bestyrelsen kan meddele fuldmagt. 12 Afdelinger a. Årsmødet kan nedsætte idrætsafdelinger. Afdelingerne varetager de idrætslige interesser via oprettelse af idrætsudvalg (når dette har etableret en udvalgsbestyrelse, og der er ti medlemmer). b. Udvalgene skal løbende holde afdelingsbestyrelserne underrettet om aktiviteterne. c. Udvalgene udarbejder en forretningsorden, som skal godkendes af afdelingsbestyrelsen. Denne skal som minimum indeholde oplysninger om udvalgets generalforsamling, der skal afholdes inden afdelingens generalforsamling, godkendelse af regnskab samt valg af udvalgsbestyrelse. d. Udvalgsledelsen skal bestå af en formand, en kasserer/regnskabsfører samt op til 3 medlemmer. e. Udvalgene udarbejder budget for det kommende år, som indsendes inden 1. oktober til afdelingens kasserer. f. Derudover afleverer udvalgene års driftsregnskab og kassebeholdning inden 15. januar i det efterfølgende år til afdelingskassereren. g. Afdelingsbestyrelsen består af 1 formand, 1 kasserer og op til 5 bestyrelsesmedlemmer. Afdelingsbestyrelsen afholder bestyrelsesmøder når formanden eller 2 bestyrelsesmedlemmer har ønske derom. h. Formanden og op til 2 bestyrelsesmedlem vælges på lige år og kassereren og op til 3 bestyrelsesmedlemmer vælges på ulige år. Derudover vælges op til 2 suppleanter og 2 revisorer samt 1 revisorsuppleant. Alle vælges for 2 år. i. Hvert år inden udgangen af marts afholder afdelingerne generalforsamling med følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Aflæggelse af beretning og visioner ved formanden 3. Godkendelse af regnskab

5 4. Behandling af indkomne forslag 5. Valg af formand 6. Valg af kasserer 7. Valg af bestyrelse og suppleanter 8. Valg af revisor og revisorsuppleant 9. Eventuelt j. Foreningens kasserer indkalder afdelingernes kasserer og formænd til budgetmøde inden 1. december, hvor budgettet for det kommende år bliver godkendt. Endelig godkendelse sker på førstkommende bestyrelsesmøde. 13 Regnskab og økonomi a. Foreningens regnskabsår er kalenderåret. b. Der føres særskilte årsregnskaber for foreningens aktiviteter, legater og fonde. Regnskaberne affattes i klar og tydelig form og afleveres til revision inden den 15. januar det efterfølgende år og skal være vedlagt attesterede bilag, bankbøger, opgørelser m.v. c. Revisionen skal være tilendebragt så betids, at en trykt regnskabsoversigt med revisorers og bestyrelsens underskrift kan udsendes sammen med indkaldelsen til årsmødet. d. Foreningens midler anbringes efter bestyrelsens bestemmelse. e. Fast ejendom kan kun handles efter en årsmødebeslutning herom. 14 Revision a. Regnskabet kan revideres af et registreret/statsautoriseret revisionsfirma. b. Til kritisk revision af foreningens regnskaber, eftersyn af kassebeholdning m.m. vælges på ordinært årsmøde 2 revisorer for 2 år, således at en afgår hvert år. Genvalg kan finde sted. Revisorerne skal til enhver tid have uhindret adgang til at efterse foreningens regnskaber og kassebeholdning m.m. c. Samtidig med valg af revisor vælges hvert år en revisorsuppleant. 15 Indskud og kontingenter a. Foreningens midler tilvejebringes ved kontingentopkrævning fastsat på årsmødet. Kontingent opkræves primært ved løntræk. b. Undlader et medlem at betale kontingent, kan vedkommende slettes som medlem. c. Genindtræden i foreningen kan kun ske efter en bestyrelsesbeslutning herom. d. Såfremt en idræt stiller særlige krav til foreningen i økonomisk henseende, kan et udvalg opkræve aktivitetskontingent. 16 Vedtægtsændringer Foreningens vedtægter kan kun ændres på et årsmøde og kun såfremt mindst 2/3 af de tilstedeværende stemmeberettigede stemmer der for. 17 Opløsning af foreningen 1. Foreningen kan kun opløses når 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede, stemmer herfor. Afstemningen, der skal vedtages på et årsmøde, skal foregå skriftligt, Evt. midler skal i så fald overføres til DMI.