BESTYRELSESMØDE - SKOLEFÆLLESSKABET SKALS/ULBJERG. Mødedato Tirsdag 13. september 2016 kl

Transkript

1 REFERAT BESTYRELSESMØDE - SKOLEFÆLLESSKABET SKALS/ULBJERG Mødedato Tirsdag 13. september 2016 kl Mødested Skals Skole/SFO (fællesrummet P I) Deltagere Thomas Mathias Madsen, bestyrelsesformand Preben Dalsgaard Pedersen, næstformand ibestyrelsen Hanne Mette Olesen, kontaktperson til Skole & Forældre Per Horn Petersen Sofie Melhedegaard Vasegaard Dorte Grønbæk Jensen van Mieghem Karsten Jørgensen Max Klitgaard Sørensen Louise Maria Løgstrup Bach Agnethe Kristiansen, medarbejderrepræsentant lærer Jonna Roersen, medarbejderrepræsentant pædagog Maj-Britt Bjerregaard, medarbejderrepræsentant pædagog Kirsten Frederiksen, medarbejderrepræsentant - lærer Jonas Gram Hauris Hansen, elevrådsformand i Skals Vakant, elevrådsformand i Ulbjerg Kirsten Frederiksen, Jess-Ole Jensen og elevrådsrepræsentanten, Jonas Gram Hauris Hansen, Skals Skole/SFO (Malene Afbud Holst Andersen deltog på vegne af ledelsesteamet) Sekretariat/referent Jesper Poulsen var referent Referat udsendt Søndag 18. september 2016 DAGSORDEN: 1. Godkendelse af referatet fra det ordinære møde, mandag 22. august 2016 (referatet fra dette møde blev udsendt lørdag 27. august 2016). Referatet godkendt. 2. Meddelelser (om muligt korte og/eller skriftlige). a) Formanden og næstformanden. Kontaktforældrene, Skals/Ulbjerg, inviteres til møde med bestyrelsen, tirsdag 15. november 2016 kl , i kantinen på Skals Skole/SFO. Emnet for dette møde fastlægges senere, men datoen udmeldes allerede nu. Bestyrelsen er enige i at Antimobbestrategien er temaet for mødet med kontaktforældrene, tirsdag 15. november 2016, kl , i kantinen på Skals Skole/SFO. Der er inviteret til Landsmøde i forældreorganisationen, Skole & Forældre, fredag 18. november og lørdag 19. november 2016, på Hotel Nyborg Strand. Formanden, Thomas Mathias Madsen, repræsenterer Skolefællesskabet, Skals/Ulbjerg.

2 Byggeri og renovering af Skals Skole/SFO samt koblingen til budgetforliget: Projektet er stadig på i budgetoverslagsårene. Planen hedder projektering i 2020 (1,3 mio.kr.). Byggeriet sker i årene 2021 og 2022 (40,0 mio.kr. og 20,85 mio. kr.). Der er samlet set afsat 62,15 mio. kr. i budgettet. b) Elevrepræsentanterne. Skals Skole/SFO: Der er afholdt konstituerende elevrådsmøde på Skals Skole/SFO, onsdag 24. august 2016: Der blev valgt formand, næstformand og sekretær. Legepladsudvalget kom på plads, og næste møde er aftalt til, onsdag 28. september Ulbjerg SDI: Der er afholdt elevrådsmøde på Ulbjerg SDI, torsdag 11. august 2016: Der afholdes Halloweenfest for indskolingen, klasse, fredag 28. oktober Der deltager en lærer i forbindelse med arrangementet. Elevrådet har stadig fokus på, at eleverne selv holder orden på skolen og efterlader skolen ren og pæn. Især toiletterne er der fokus på. Fra bestyrelsen blev det foreslået, at eleverne inddrages i udformningen af Antimobbestrategien. Bestyrelsen vil i relation hertil gerne sende en repræsentant til elevrådsmøderne. Thomas Mathias Madsen deltager i disse møder og tager selv kontakt til de respektive elevråd. Ledelsen forbereder elevrådene på arbejdet med Antimobbestrategien og sørger for deres deltagelse i arbejdet. c) Medarbejderrepræsentanterne, herunder tilbagemeldinger fra dagligdagen - pædagogisk og arbejdsmiljømæssigt. Ulbjerg Skole: Indskolingen har indført Ugeskemarevolution, og eleverne er glade for det. Mellemtrinnet afholder i uge 37 Fagcaféer her kan forældrene komme og høre om fagene (dansk, matematik og/eller engelsk). Der startes med brobygning mellem vore skoler i uge 38. I første omgang i 5. klasse og i 6. klasse. Sidstnævnte klasse tager til Skals, og 5. klasse får besøg fra Skals. Der meldes om stor travlhed blandt personalet. Ulbjerg SFO: Der afholdes Bedsteforældredag, fredag 16. september Børnehaven Møllebakken : Der arbejdes i øjeblikket med et Høstemne, som munder ud i en lille forestilling for bedsteforældrene. Skals Skoles SFO: Svømning er netop startet op. 84 børn er tilmeldt. SFO-Klubben har også et svømmetilbud og med 32 børn. Der er indmeldt 2 nye børn i Skolefritidsordningen. Alle film fra Julenissefesten, i november måned 2016, er nu placeret på hjemmesiden. Skals Skole: Orientering om Tematorsdage i indskolingen, årgang. Tiltaget er en stor succes. Der har været afholdt Fagdag for personalet fra Skals og Ulbjerg skoler. Lærere, der underviser i naturfag, har deltaget. Den øvrige del af det pædagogiske personale arbejdede med holddelt undervisning.

3 d) Ledelsesteamet. De aktuelle elevtal på vore to skoler ser medio september måned 2016 således ud: Ulbjerg SDI 101 (+1) og Skals Skole/SFO 342 (+2). Parenteserne viser forskellen i forhold til det seneste bestyrelsesmøde. Der arbejdes lige nu på en ny aftale, hvad kopiering og udprintning angår, på Skals Skole/SFO. Indkøbsafdelingen i Viborg Kommune har orienteret om nogle uhensigtsmæssigheder i den nuværende serviceaftale. Kort orientering. Kopiering: Den korte orientering bestod i et bilag, som blev omdelt på mødet. Ledelsesteamet har drøftet en række mulige fokuspunkter for det kommende år: Temaet for de kommende ledelsesteammøder vil blandt andet være holddeling. Erfaringer fra Ulbjerg SDI kan eventuelt udnyttes på Skals Skole/SFO, hvis de giver mening her. Tema-torsdagen er begyndelsen på et målrettet arbejde med holddeling. Er der et timebesparende potentiale i holddannelse? Ligeledes er der fokus på pædagogiske læringsfællesskaber, jf. det af personalet udarbejdede årshjul for samarbejdet vore to skoler imellem. Det pædagogiske personalet er udfordret i forhold til arbejdet med den nye digitale læringsplatformm, Meebook. Der vil blive et fokus på især den målstyrede undervisning samt elevplansfunktionen, som ikke var indeholdt i det første kursus for personalet. Der er arrangeret opfølgningskursus for begge vore skoler i november måned e) Andre. Legepladsudvalget har afdelingsleder, Kristian Schmidt, som tovholder, og Thomas Ambrosius er bestyrelsens repræsentant i udvalget. Tovholderen mener ikke, at det er nødvendigt med en menig forælder fra mellemgruppen i udvalget, fordi der skal indledes et samarbejde med Borgerforeningen i Skals, der også arbejder med tanker vedrørende et legepladsprojekt. Legepladsudvalget har endvidere elevrepræsentation, idet der er udpeget 3 elever fra elevrådet til udvalget. Alle 3 elever kommer fra mellemgruppen. Udvalget har tager fat på mødeaktiviteten og vil i første omgang kontakte Borgerforeningen. Tovholderen og skoleinspektøren fremsender en ansøgning til Legepladspuljen i Viborg Kommune, jf. bestyrelsens beslutning herom i maj måned Der er i 2017 afsat kr. til legepladsen på Skals Skole/SFO. Det første møde i udvalget afholdes, tirsdag 27. september Der er 5 elever med i udvalget, heraf 3 elevrådsrepræsentanter. 2 medlemmer fra Borgerforeningen i Skals deltager ligeledes. Herudover vil der være deltagelse af Thomas Ambrosius og af teknisk serviceteamleder, Ole Konnerup Pedersen. SFO- og klublederen er i gang med at indhente tilbud til inspiration for udvalget. Der er ligeledes planer om en udflugt for udvalget. Det forventes, at dele af legepladsen vil være klar i efteråret Der kan være krav om licitation, når der anvendes midler fra Legepladspuljen, hvor der for 2017 er reserveret midler ( kr.) til brug på Skals Skole/SFO.

4 3. Budgetforliget for 2017 samt overslagsårene er nu indgået og omfatter samtlige partier i Byrådet. Hvordan ser konsekvenserne ud for Skolefællesskabet, Skals/Ulbjerg? Besparelsen på det administrative område på kommunens skoler. Indholdet i det netop indgåede budgetforlig blev offentliggjort, mandag 5. september 2016, i form af en pressemeddelelse. Budgetforliget er historisk, fordi samtlige partier i Byrådet står bag det. Skolestrukturen kom alligevel ikke i spil denne gang. Skoleområdet er samlet set tilført 24 mio. kr., men de allerede reducerede budgetter for 2017 fastholdes. Det indebærer, at der er fjernet 25 mio. kr. fra skolerne på forskud. Ledelsesteamet gennemgår budgetforliget og dets mulige konsekvenser. Bestyrelsen drøfter, om der skal handles i forhold til budgetforliget, som også har nogle hensigtserklæringer (analyser) vedrørende effektiviseringer på det administrative område for skolernes vedkommende. Bestyrelsen drøfter udspillet til administrative besparelser i det kommunale skolevæsen på baggrund af det uddelte kommissorium fra det seneste bestyrelsesmøde. Hertil skal lægges yderligere effektiviseringer, jf. budgetforliget. Budgetforliget blev drøftet igennem. Bestyrelsen afventer en konkretisering af eventuelle besparelser på det administrative område. Man undrer sig over, at besparelsen er øremærket det administrative personale. Det fratager skolen både fleksibilitet og selvbestemmelse i forhold til at håndtere en eventuel besparelse, idet der jo så ikke kan foretages en generel besparelse på skolens samlede budget. Viborg Kommunes styringsfilosofi, Central styring Decentral ledelse er i høj grad udfordret med denne politiske bslutning. 4. Forældremøder, efteråret 2016, og deltagelse af forældrerepræsentanter. Der ses i den forbindelse på kontaktforældreordningen, herunder en opdateret folder i relation hertil. Talepapir, til brug på forældremøderne er udarbejdet og rundsendt til de forældrevalgte. Listen over de resterende forældremøder i efteråret 2016 udsendes til bestyrelsen inden den tilstundende weekend. På bestyrelsesmødet fordeles de forældrevalgte på forældremøderne på vore skolers respektive klasser eller hold. Den reviderede Kontaktforældrefolder drøftes kort, inden den færdiggøres og uddeles til de nyvalgte kontaktforældre. De allerede afholdte forældremøder har fået valgt nogle kontaktforældre, som har en folder til gode. Sekretariatet sørger for, at disse kontaktforældre modtager en folder snarest efter bestyrelsesmødet. Talepapiret kigges igennem med henblik på eventuelle ændringer, inden forældremøderne løber af stablen. Kontaktforældrefolderen medbringes til mødet. Der er ikke tilføjelser til Talepapiret. Papiret ønskes udleveret i god tid (det er allerede rundsendt til bestyrelsens medlemmer i sin nuværende ordlyd). Der opfordres til, at det enkelte bestyrelsesmedlem selv sorterer i materialet. Repræsentation i forhold til de kommende forældremøder vedlagt til dette referat. Kontaktforældrefolderen blev løbet igennem. Der var følgende ændringer til folderen: Ordet VIGTIGT skal slettes. Desuden skal teksten Kontaktforældrene skal ikke være konfliktløsere det er en opgave for vore respektive skoler! ikke skrives med stort og med fed skrift. Folderen rettes til inden udsendelse til de valgte kontaktforældre.

5 5. Opdatering af den nuværende trafikpolitik, så den er klar til placering på vore respektive skolers hjemmeside inden slutningen af januar måned Proces- og tidsplan blev aftalt på seneste bestyrelsesmøde. Oplægget fra Sikker Trafik til revision af den nuværende trafikpolitik (omfatter udelukkende Skals Skole/SFO) skal ses i lyset af, at undgå trafikkaos omkring vore skoler, få flere børn til at cykle til skole, skabe ansvarlige og risikobevidste unge, gøre voksne til gode rollemodeller og endelig at styrke samarbejdet mellem skole, lærere, børn forældre og politi. Interesserede forældre tænkes involveret i arbejdet med at udarbejde og revidere en fælles politik på området (kontaktforældrene bruges specifikt til arbejdet med at revidere Antimobbestrategien). Septembermødet i bestyrelsen betragtes som et opstartsmøde. Det videre arbejde delegeres til ad hoc-grupper med deltagelse af bestyrelsesmedlemmer, som bruger oktober og november måned til at komme med specifikke forslag til bestyrelsen som helhed, jf. den skabelon som Sikker Trafik har udarbejdet til formålet. Der skal etableres et relevant samspil med det pædagogiske personale, Skals/Ulbjerg. Bestyrelsen udarbejder på baggrund af udspil fra Sekretariatet et egentlig forslag til ny trafikpolitik på mødet i december måned. Januarmødet bruges til at finpudse en opdateret trafikpolitik, der efterfølgende vedtages og placeres på vore skolers hjemmesider. Den nuværende Trafikpolitik for Skals Skole/SFO er vedlagt dagsordenen som bilag. Bestyrelsen drøfter og følger op på den aftalte strategi for arbejdet. Der blev nedsat et udvalg, der skal udarbejde et oplæg til næste møde. Udvalget består af færdselskontaktlærerne, Lisbeth Mårbjerg, Ulbjerg SDI, og Kirsten Frederiksen, Skals Skole/SFO. Bestyrelsen repræsenteres af Thomas Mathias Madsen, Per Horn Petersen og Karsten Jørgensen. Fra ledelsesteamet deltager Malene Holst Andersen (tovholder) og Kristian Schmidt i udvalget. Bestyrelsesformanden griber fat i et par kontaktforældre med henblik på deltagelse i udvalget. 6. Kommunikationen mellem skole og hjem blev drøftet på det seneste bestyrelsesmøde. En arbejdsgruppe har været nedsat til at udarbejde en tilføjelse til principperne om skole/hjem-samarbejdet og nærmere bestemt afsnittet om "kommunikation". Strategi til styrkelse af den gode historie omkring vore skoler diskuteres, herunder henvendelsesformer og debattone. Arbejdsgruppen, der blev nedsat på bestyrelsens møde i august måned, skulle se på kommunikationen mellem skole og hjem på baggrund af en tidligere drøftelse. Der ønskes kort sagt en præcisering af, hvilke meddelelser der egner sig til henholdsvis opslagstavle og/eller ugeplan m.v., samt hvilke meddelelser der bedst egner sig til at blive sendt som en besked. Inden bestyrelsens beslutning bør indholdet sendes til udtalelse i MED-lokaludvalget. Den mere præcise sagsfremstilling til dette punkt modtages fra et af arbejdsgruppens medlemmer snarest, hvorefter den eftersendes. Følgende tekst er tilgået Sekretariatet og udsendt inden bestyrelsesmødet:

6 Forslag til principper for kommunikation på SkoleIntra (som tillæg til de nuværende principper for skole/hjem-samarbejdet. De ansatte skal i særlig grad være opmærksomme på at skabe tydelig kommunikation og i videst mulige omfang holde kommunikationen til de rette kanaler. Opslagstavlen bruges, når indholdet har eller burde have interesse for alle i målgruppen (f.eks. klasser, SFO, årgangen eller alle). Beskedsystemet bruges, når indholdet ikke har interesse for alle i én af skolens definerede grupper (f.eks. de, der kommer for sent, drengene i 3. klasse, de elever fra 2. klasse der går i SFO). Kalenderen skal indeholde informationer om aktiviteter, der kræver ændret mødetid og/eller særligt udstyr (f,eks. cykel eller fiskestang). Disse aktiviteter skal fremgå af kalenderen, også selv om de er omtalt på Opslagstavlen. Alle forældremøder, bestyrelsesmøder, forældrearrangementer og lignende skal fremgå af Kalenderen. Medlemmerne af bestyrelsen var enige om, at drøftelserne omkring brug af SkoleIntra forankres i MED-lokaludvalget. Det anbefales, at der i MED-lokaludvalget udarbejdes en fælles skabelon for begge skolers brug af intranettet. Det blev nævnt, at funktionen Kontaktbog med fordel kan indarbejdes i kommunikationen mellem skole og hjem. Dette f.eks. i forhold til procedurer for sygemeldinger, hvad eleverne angår. Det skal understreges, at der ikke skal sendes fysiske kopier ud, hvis der sendes besked med samme indhold på Skole- Intra. Det blev endvidere aftalt på bestyrelsens august møde, at der skulle ses på en fremgangsmåde til styrkelse af den gode historie omkring vore skoler. Dette falder godt i tråd med, at formanden ønsker et punkt til drøftelse vedrørende henvendelsesformer og debattone. Der åbnes for denne vigtige diskussion, som godt kan udbredes til de kommende bestyrelsesmøder i form af et tema. Den sidste del af dette punkt blev udsat til næste bestyrelsesmøde. 7. Klassekasser og håndteringen af disse. Forældrehenvendelser op under sommerferien Punktet er udsat fra seneste bestyrelsesmøde. På det sidste bestyrelsesmøde inden sommerfriheden blev begrebet klassekasser bragt på banen med afsæt i to forældrehenvendelser. En klassekasse er teknisk set en frivillig forældreindbetaling, som klassens kontaktforældre kan foretage indkøb for til klassens fælles bedste. Pengene kan også aftales brugt til sociale arrangementer og/eller skolerejser. Grunden til de to forældrehenvendelser er, at der ikke har været enighed forældre og kontaktlærere imellem omkring de ting, der er indkøbt til klassen. Derfra er der ikke langt til beskyldninger om misbrug. Det skal samtidig understreges, at folkeskoleloven tilsiger, at undervisningen i Danmark er gratis. Bestyrelsen drøfter det principielle vedrørende brug af klassekasser. Der tages derefter stilling til, om der skal udarbejdes principper på området dækkende vores skolefællesskab. Bilag med direkte spørgsmål til bestyrelsen fra en af de nævnte forældre vil blive udsendt til bestyrelsen i løbet af fredagen, 9. september Bestyrelsen drøftede baggrunden for forældrehenvendelserne og besluttede, at der skal udarbejdes principper for brug af klassekasser. Thomas Mathias Madsen og Jesper Poulsen udarbejder forslag til principper på dette område til næste bestyrelsesmøde i oktober måned 2016.

7 8. Ændringer til bestyrelsens mødekalender for skoleåret, 2016/2017. Et af bestyrelsesmedlemmerne anmodede på det seneste møde om, at den allerede vedtagne mødekalender for skoleåret, 2016/2017, kunne ændres for at modvirke en del afbud. Anmodningen fik formanden til at rundsende et ændringsforslag til bestyrelsens medlemmer. Ændringerne drejer sig om disse 3 møder: Onsdag 5. oktober 2016 ændres til torsdag 13. oktober Onsdag 1. februar 2017 ændres til mandag 6. februar Onsdag 24. maj 2017 ændres til tirsdag 23. maj Mødesteder og mødetidspunkter fastholdes omkring de nævnte møder. Bestyrelsen drøfter ændringsforslagene og beslutter en revideret mødekalender for indeværende skoleår. De foreslåede ændringer blev godkendt. En nyrevideret udgave af bestyrelsens mødekalender ønskes udsendt snarest. 9. Eventuelt. Orientering om at 9.-klassene på Skals Skole/SFO tager på en 3-dages tur til København. Bestyrelsen havde ingen bemærkninger hertil. Årgangen afspadserer timerne løbende i skoleåret, 2016/2017, idet eleverne kun har 34 ugentlige undervisningstimer. Lærerne, der skal med på lejrskolen, afspadserer efter deres individuelle ønsker, Evaluering af skolebestyrelsesmøder. Punkt på næste møde. Generel forventningsafstemning omkring bestyrelsens arbejde. Punkt på næste møde. Tirsdag 27. september 2016 kl er der Dialogmøde på dagtilbudsområdet. Mødet afholdes i Multisalen på Viborg Rådhus. Bestyrelsesmedlemmer er velkomne til at repræsentere børnehaverne på disse møder (de tilsvarende dialogmøder på skoleområdet har deltagelse af formand, næstformand og skoleinspektør). Næste møde: Torsdag 13. oktober 2016 kl i personalerummet på Ulbjerg SDI. BEMÆRK ændret mødedato, jf. denne dagsordens punkt 8.