Formål, kriterier og retningslinjer for Bydelspuljen 2019 og frem

Transkript

1 Borgmesterforvaltningen Formål, kriterier og retningslinjer for Bydelspuljen 2019 og frem 1. Formål for bydelspuljen Bydelspuljens formål er at fremme udviklingen og styrke identiteten i lokalområderne i Odense, herunder at fremme lokalområdernes engagement i arbejdet med et eller flere af FNs Verdensmål. 1.1 Uddybning af formålet Bydelspuljen skal styrke det gode liv i lokalområderne og skabe rammer for fællesskab, synergi og sammenhæng mellem lokalområdernes forskellige beboere. Bydelspuljen skal medvirke til lokalt engagement, relationer, tilhørsforhold og nærvær. Bydelspuljen er et incitament for borgere i byens lokalområder til at indgå i og få indflydelse på udviklingen i deres lokalområde og i byens udvikling. Odenses mange lokalområder har hver deres særegne identiteter, som Bydelspuljen yderligere kan understøtte og styrke, og som kan gøre lokalområderne til endnu bedre steder at bo. Bydelspuljen kan være med til at mobilisere nye kræfter og initiativer i lokalområderne. F.eks. kan bydelspuljen bidrage til at løfte samfundsmæssige kommunale udfordringer, dvs. at ansøgningerne skal falde inden for det, som en kommune kan støtte (f.eks. i forhold til støj, grønne indsatser og fællesskaber, bæredygtighed mv.) eller udvikle nye tiltag på en ny og innovativ måde, som gavner en bred kreds af lokalområdets borgere. Bydelspuljen kan også støtte nye samlingssteder, modernisering og udbygning af eksisterende samlingssteder og foreningsfaciliteter samt nye rekreative anlæg og etablering af fælles udendørs mødesteder. Endvidere kan Bydelspuljen ved at understøtte arrangementer og øvrige projekter bidrage til at skabe identitet og tilhørsforhold i et lokalområde, styrke de sociale netværk, fremme frivillighed og give borgerne bedre muligheder for at sætte deres ressourcer i spil. Transformation og Strategi Bystrategi Flakhaven Odense C Tlf bystrategisk@odense.dk DATO 27. juni 2018 REF. KALS JOURNAL NR S Generelle krav til ansøgninger a. Det ansøgte beløb og bevillingens størrelse skal stå i rimeligt forhold til målgruppens størrelse, og i hvor høj grad indsatserne/aktiviteterne kommer målgruppen til gavn. b. Ved ansøgning til projekter på kommunalt ejede arealer skal ansøger indgå betinget aftale om det juridiske grundlag for brug af arealet med pågældende driftsansvarlige kommunale afdeling, før ansøgning fremsendes. c. Ved ansøgning om anlægsprojekter skal ansøger redegøre for, hvordan den efterfølgende drift og vedligeholdelse håndteres. Støtte hertil kan ikke opnås gennem Bydelspuljen. d. Projekter på dele af kommunale arealer må hverken fordyre eller vanskeliggøre den øvrige kommunale vedligeholdelse. e. Såvel det juridiske som det drifts- og vedligeholdelsesmæssige ansvar for private anlæg på kommunale arealer skal være afklaret og præciseret, før anlæg påbegyndes herunder overdragelsesforretning, påtaleret og vilkår for aflevering. f. Ved alle anlægssager skal der søges de relevante tilladelser til det pågældende anlægsarbejde. g. I forbindelse med anlægsprojekter skal der efter anlæg ske en reetablering af de omkringliggende arealer. h. Odense Kommune kan ved projekter på kr. eller derover stille krav om, at der skal tilknyttes byggerådgiver med rådgiveransvar, som skal være finansieret af projektet. Endvidere c4879ff4-2e33-4f5d-af bf18e7.docm 1/8

2 skal der i større anlægsprojekter indregnes uforudsete udgifter i budgettet, idet summen af uforudsete udgifter afvejes i forhold til projektets karakter. i. Ansøgers egne midler i projekter skal anvendes sideløbende med bevillingen fra Bydelspuljen. j. Midlerne skal som udgangspunkt anvendes inden for bevillingsåret, men der kan træffes aftale om, at brug af midlerne udsættes i op til fire år. Såfremt midlerne ikke er anvendt fire år efter, at bevillingen er givet, skal bevillingen gennem en fornyet politisk behandling. 3. Bedømmelse af ansøgninger Alle ansøgninger til Bydelspuljen skal være egnede til at opfylde puljens formål. I bedømmelsen af ansøgninger lægges der herudover vægt på, at den enkelte ansøgning opfylder nedenstående kriterie nr. 1 og mindst ét af de øvrige kriterier samt eventuelle særkriterier. Kriterier 1. Projekter, der gavner og er tilgængelige og åbne for en bred kreds af lokalområdets borgere. 2. Projekter, der udvikler eller understøtter identiteten eller eksisterende tiltag i lokalområdet. 3. Projekter, der er innovative, nyskabende eller enestående. 4. Projekter, hvor lokalområdet søger midler til at fremme og udvikle deres område og dermed styrker tanken om aktive lokalområder. 5. Projekter, der har lokal forankring, eller som kan dokumentere et klart engagement fra civilsamfundet i lokalområdet. 6. Projekter med det formål at løse samfundsmæssige kommunale udfordringer, og som gavner en bred kreds af lokalområdets borgere. 7. Projekter, der løser eller er med til at løse ekstraordinære udfordringer for foreninger og selvejende institutioner. I ekstraordinære tilfælde kan der bevilges midler til foreninger og selvejende institutioner med ekstraordinære udfordringer. Målgruppen er foreninger/selvejende institutioner, der er kommet i ekstraordinære omstændigheder som følge af nedenstående forhold: Manglende forsikring eller mangelfuld forsikring mv. mod ekstraordinære udfordringer som f.eks. konkurser ved leverandører, tyveri, klimaforhold, nye myndighedskrav eller lignende. Faciliteter (kommunale, selvejende eller private), der i deres stand ikke kan videreføre en forenings kerneaktiviteter med potentiel foreningslukning som følge. Foreninger/selvejende institutioner, der som følge af myndighedskrav ikke kan opretholde aktiviteten, hvis der ikke gøres en ekstraordinær indsats. Særkriterier A. For ansøgninger over kr. skal flere foreninger, institutioner, grupper af borgere eller lignende gå sammen om projekter. B. For ansøgninger på kr. og derover skal der også søges om finansiering fra andre kilder end Bydelspuljen. Såfremt det samlede ansøgte beløb i indkomne ansøgninger, der opfylder kriterierne, overstiger midlerne i årets Bydelspulje, kan der i afvejningen af 2/8

3 ansøgningerne bl.a. lægges vægt på, hvilke ansøgninger der er bedst egnede til at opnå formålet med Bydelspuljen. Der kan også inddrages yderligere kriterier. 4. Hvem kan søge? Foreninger, organisationer og grupper af borgere med hjemsted i Odense Kommune. Projektet skal være placeret i Odense. 5. Hvem kan IKKE søge? Enkeltpersoner. Erhvervsvirksomheder. Kommunale institutioner kan ikke stå som primær ansøger, men som medansøger i samarbejde med andre lokale aktører. 6. Hvad kan der IKKE ydes støtte til? i. Projekter, der påfører Odense Kommunes forvaltninger/afdelinger yderligere drifts- og vedligeholdelsesudgifter. Bydelspuljen kan ikke anvendes til at finansiere projekters eventuelle afledte drifts- og vedligeholdelsesudgifter. ii. Projekter/aktiviteter, der i forvejen hører under kommunens anlægs- og driftsansvar. Bydelspuljen er ikke et supplement til de kommunale anlægs- og driftsbudgetter. iii. Renovering og vedligehold. Der ydes kun støtte til renovering og vedligehold, såfremt projekterne rummer et element af modernisering eller udvikling og/eller understøtter afholdelsen af aktiviteter i det pågældende anlæg. Der kan ikke forventes støtte til mindre vedligeholdelsesprojekter, der bør kunne afholdes af ansøger selv. iv. Arrangementer/projekter, der på bevillingstidspunktet er afholdt/finansierede/etablerede. v. Projekter med religiøse, kommercielle og/eller partipolitiske formål. vi. Ansøgninger på over kr., der udelukkende støtter én boligforenings beboere, én institutions brugere osv., kan ikke komme i betragtning. vii. Projekter fra ansøgere, der har igangværende bydelspuljeprojekter eller projekter finansieret via Forstadspuljen, som endnu ikke er fuldt finansierede. viii. Projekter, der allerede har modtaget midler fra Forstadspuljen eller Bydelspuljen. ix. Projekter, som har en bydækkende karakter, dvs. projekter, som i højere grad gavner hele byen end lokalområdet. Projekter kan dog godt række ud over lokalområdet, hvis de er lokalt forankrede eller kan dokumentere et klart engagement fra civilsamfundet i lokalområdet. x. Projekter uden realistisk finansieringsbudget. 7. Ansøgningsfrist Der er én årlig skriftlig ansøgningsfrist, den 1. november. For ansøgninger på maksimalt kr. er der derudover tre mundtlige ansøgningsfrister i løbet af året. Odense Kommune indhenter som udgangspunkt ikke yderligere beskrivelser af de indsendte projekter i sagsbehandlingsperioden, når ansøgningen er indsendt. Odense Kommune kan dog anmode om, at ansøger indsender manglende oplysninger eller præciseringer af ansøgningen. 8. Vedr. ansøgninger over kr. 3/8

4 Ansøgning til bevillinger over kr. skal ske skriftligt ved brug af ansøgningsskemaet for ansøgninger på over kr., som findes på Odense Kommunes hjemmeside Ansøgningen skal rumme: Projektbeskrivelse (formål, målgruppe og indhold), herunder beskrivelse af, hvorledes projektet understøtter et eller flere af FN s verdensmål. Beskrivelse af projektets involvering af lokalområdet. Projektorganisation (hvem står bag, hvem udfører, hvem er ansvarlig). Oversigt over samarbejdspartnere. Tidsplan (projektets start- og sluttidspunkt). Redegørelse for efterfølgende drift og vedligehold. Samlet budget for hele projektet og et samlet finansieringsbudget (heri indregnes evt. udgifter til rådgiver, revision, uforudsete udgifter mv.). Oplysning om, hvorvidt der tidligere er ydet støtte fra Forstadspuljen eller Bydelspuljen til projektet. 9. Vedr. ansøgninger på maksimalt kr. For ansøgninger på maksimalt stilles der ikke krav om, at ansøger skal gå sammen med andre aktører for at kunne søge. (Ovennævnte særkriterium A gælder således ikke for ansøgninger på maksimalt kr.) Der kan ansøges skriftligt den 1. november (samtidig med ansøgninger over kr.). Ved skriftlige ansøgninger anvendes ansøgningsskemaet for ansøgninger på maksimalt kr., som findes på Odense Kommunes hjemmeside Det er Økonomiudvalget, der træffer beslutning om bevilling og afslag på skriftlige ansøgninger. Ansøgningen skal rumme: Projektbeskrivelse (formål, målgruppe og indhold), herunder beskrivelse af, hvorledes projektet understøtter et eller flere af FN s verdensmål. Beskrivelse af projektets involvering af lokalområdet. Projektorganisation (hvem står bag, hvem udfører, hvem er ansvarlig). Tidsplan (projektets start- og sluttidspunkt). Redegørelse for efterfølgende drift og vedligehold. Samlet budget for hele projektet og et samlet finansieringsbudget (heri indregnes evt. udgifter til rådgiver, revision, uforudsete udgifter mv.). Oplysning om, hvorvidt der tidligere er ydet støtte fra Forstadspuljen eller Bydelspuljen til projektet. Der er også mulighed for at ansøge bydelspuljen mundtligt om maksimalt kr. på særlige ansøgningsdage tre gange årligt i 1., 2. og 3. kvartal. De konkrete ansøgningsdage annonceres på Tilmelding til mundtlig ansøgning er nødvendig og skal ske via Odense Kommunes hjemmeside forud for afholdelsen af ansøgningsdagene. Det er Borgmesterforvaltningen (og ikke Økonomiudvalget), der træffer afgørelse vedr. mundtlige ansøgninger under kr. Borgmesterforvaltningen kan dog ikke træffe afgørelse i sager, hvor kriterie nr. 7 bliver tillagt vægt. (Projekter, der løser eller er med til at løse ekstraordinære udfordringer for foreninger og selvejende institutioner). 4/8

5 Borgmesterforvaltningen kan uddele op til 1 mio. kr. hvert år til mundtlige ansøgninger på maksimalt kr. Såfremt midlerne ikke bliver uddelt, går de tilbage i bydelspuljen. 10. Udbetaling af bevillinger til projekter der opnår tilsagn om støtte Ved bevilling på kr. og derover udbetales beløbet i rater (f.eks. efter regning). Bevilling fra Bydelspuljen frigives til udbetaling, når den samlede finansiering for det pågældende projekt er på plads. Bevillingen udbetales under hensyntagen til Økonomi- og Indenrigsministeriets momsrefusionsregler. Størrelsen af beløbet afhænger af, om tilskudsmodtager har ret til fuldt momsfradrag. Er ansøger momsregistreret og har ret til fuldt momsfradrag, udbetales kun et nettobeløb. Får en ansøger på et senere tidspunkt ret til fuldt momsfradrag, har ansøgeren pligt til at oplyse Odense Kommune om dette, og der korrigeres efterfølgende i det tildelte beløb. Hvis Odense Kommune finansierer et projekt fuldt ud, og bevillingsmodtager har ret til delvist momsfradrag, eller der på et senere tidspunkt sker ændringer i retten til delvist momsfradrag, har bevillingsmodtager pligt til at oplyse Odense Kommune om deres momsfradragsprocent. Ved ændring i momsfradragsprocent foretages efterfølgende korrektion af det tildelte beløb Regnskab og evaluering Bevilling af tilskuddet gives under forudsætning af, at der ved projektets afslutning aflægges regnskab for de udbetalte midler og en redegørelse for anvendelsen. Retningslinjerne for aflæggelse af regnskab opfylder de senest vedtagne retningslinjer for økonomisk tilsyn med selvejende institutioner, fonde, foreninger mv., som byrådet har vedtaget. (Byrådets nuværende retningslinjer herom er vedtaget af byrådet den 9/ ). Der er dog foretaget nogle stramninger i kravene til regnskabsaflæggelse for bevillinger fra Bydelspuljen, således at forvaltningen kræver en revisorerklæring fra statsautoriseret eller registreret revisor i forbindelse med tilskud på kr. eller derover. (Byrådet har besluttet, at grænsen for at kræve revisorerklæring fra statsautoriseret eller registreret revisor er kr., men at forvaltningerne frit kan vælge, om man vil kræve en revisorerklæring i forbindelse med tilskud mellem kr. og kr.). Derudover stilles der krav om fremsendelse af regnskabsbilag (fakturaer) sammen med regnskabet for bevillinger op til kr. Der stilles desuden krav om regnskab med bilag for projekter under kr. (Byrådet har besluttet, at der generelt ikke stilles krav om regnskab for tilskud under kr.). Regnskabskravene oplyses bevillingsmodtager i bevillingsskrivelsen. Det skal af regnskab og evaluering af projektet klart være dokumenteret, at tilskuddet er anvendt til det angivne formål, og at øvrige forudsætninger og vilkår for tilskuddet er opfyldt. 5/8

6 Projektregnskabet skal være direkte sammenligneligt med det budget, der blev fremsendt sammen med ansøgningen. Endvidere skal der sammen med projektregnskab og evaluering fremsendes en ledelseserklæring i underskrevet stand Minimumskrav til projektregnskab og revision af projekter der har fået tilskud fra bydelspuljen Bevillinger på eller over kr. Projektregnskabet er påtegnet af statsautoriseret eller registreret revisor. Projektregnskabet skal være direkte sammenligneligt med budgettet Der aflægges ledelseserklæring Der fremsendes evaluering Midler til revisor kan tages af bevillingen. Bevillinger mellem kr. og op til kr. Projektregnskabet skal være direkte sammenligneligt med budgettet Der aflægges ledelseserklæring Der fremsendes evaluering Samtlige fakturaer vedlægges Bevillinger under kr. Projektregnskabet skal være direkte sammenligneligt med budgettet Der aflægges ledelseserklæring Der fremsendes evaluering Samtlige fakturaer vedlægges Revisionserklæring Revisionen skal foretages iht. god offentlig revisionsskik og i overensstemmelse med danske revisionsstandarder. Af revisionspåtegningen skal følgende fremgå positivt: At regnskabet er rigtigt, det vil sige uden væsentlige fejl og mangler At bevillingsbetingelserne er opfyldt og i overensstemmelse med Odense Kommunes bevillingsskrivelse til ansøger At bevillingen er anvendt til formålet At oplysningerne i ledelseserklæringen er korrekte Evaluering Evalueringen skal dokumentere, at bevillingen er brugt til formålet, og at øvrige forudsætninger og vilkår for bevillingen er opfyldt. Desuden skal evalueringen fungere som en vidensopsamling og inspiration til brug for andre projekter under bydelspuljen. Tilbagebetaling Bruges det bevilgede beløb ikke fuldt ud, skal de resterende midler tilbagebetales, med mindre andet aftales. Ved misligholdelse af ovenstående er Odense Kommune berettiget til at kræve hele eller dele af bevillingen tilbagebetalt fra tilskudsmodtager. 6/8

7 11. Særlige vilkår i forbindelse med frivillig momsregistrering for udlejning af fast ejendom Såfremt modtager af et anlægstilskud inden for en 10-årig periode (regnet fra anlæggets ibrugtagning) lader sig frivilligt momsregistrere for udlejning af fast ejendom af det anlæg, der er givet tilskud til, har modtager pligt til at oplyse Odense Kommune herom og tilbagebetale det modtagne momsbeløb, svarende til 17% af tilskuddet. 12. Udbudsregler ved modtagelse af offentlig støtte Det fremgår af Tilbudsloven, at private virksomheder og foreninger, der modtager offentlig støtte, skal følge reglerne i Tilbudsloven. Bevillingsmodtager gøres bekendt med dette i bevillingsskrivelsen, og det påhviler bevillingsmodtager at leve op til dette krav. 13. Forsikringsdækning ved anlæg, brug og vedligehold Ansvaret for gennemførelse og eventuel efterfølgende drift af projekter og aktiviteter iværksat med midler fra bydelspuljen påhviler bevillingsmodtageren. Odense Kommune yder gennem bydelspuljen alene et økonomisk tilskud til projektet eller aktiviteten, som derefter udføres i privat regi. Da projektet eller aktiviteten udføres i privat regi, kan kommunen ikke påtage sig erstatningsansvar i forbindelse med projekters gennemførelse, idet en kommune ikke lovligt kan forsikre ikke-kommunale projekter og aktiviteter. Tilskudsmodtagere opfordres derfor til at sikre sig, at de har den nødvendige forsikringsdækning i forbindelse med afholdelse af aktiviteter, ved anlægsprojekter og ved efterfølgende drift og vedligehold. Udgifter til forsikring i forbindelse med afholdelse af aktiviteter eller anlægsprojekter kan indgå i ansøgningen til bydelspuljen. Udgifter til forsikring i forbindelse med efterfølgende drift og vedligehold kan ikke finansieres gennem bydelspuljen. 14. Understøttelse af FNs 17 verdensmål Som nævnt i formålet for Bydelspuljen er det et element i puljens formål, at den skal fremme lokalområdernes engagement i arbejdet med et eller flere af FNs Verdensmål. Bydelspuljen kommer således til at understøtte Odense Kommunes øvrige strategiske arbejde med at bidrage til at indfri FNs 17 Verdensmål. Ansøger skal derfor i ansøgningen overveje og redegøre for, hvordan projektet understøtter et eller flere af FN s verdensmål. FNs 17 Verdensmål er: 1. Afskaf fattigdom i alle dens former overalt. 2. Stop sult, opnå fødevaresikkerhed og forbedret ernæring og støt bæredygtigt landbrug. 3. Fremme sundhed og trivsel for alle i alle aldre. 4. Fremme kvalitetsuddannelse og muligheder for livslang læring for alle. 5. Opnå ligestilling mellem kønnene og styrk kvinder og pigers rettigheder og muligheder. 6. Fremme adgang til, og bæredygtig forvaltning af, vand og sanitet for alle. 7. Fremme adgang til billig, pålidelig, bæredygtig og moderne energi til alle. 7/8

8 8. Fremme vedvarende, inkluderende og bæredygtig økonomisk vækst, fuld og produktiv beskæftigelse og anstændigt arbejde for alle. 9. Opbyg en modstandsdygtig infrastruktur, støt inkluderende og bæredygtig industrialisering og frem innovation. 10. Reducer ulighed i og mellem lande. 11. Gør byer og lokalsamfund inddragende, sikre, modstandsdygtige og bæredygtige. 12. Fremme bæredygtigt forbrug og produktion. 13. Hurtig indsats for at bekæmpe klimaforandringer og dens indvirkninger. 14. Bevar og sikre bæredygtig udnyttelse af verdenshavene og andre havsamt marineressourcer. 15. Beskyt, genopret og støt bæredygtig udnyttelse af økosystemer og af skove, bekæmp ørkendannelse, stands jordforringelser og tab af biodiversitet. 16. Støt fredelige on inkluderende samfund, sikre adgang til retfærdighed for alle og opbyg effektive, ansvarlige og stærke institutioner på alle niveauer. 17. Styrk det globale partnerskab for handling og øg midlerne til at nå målene. Du kan læse mere om FN s verdensmål her: Hvordan foregår sagsbehandlingen af skriftlige ansøgninger For ansøgninger over og under kr. En arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra Borgmesterforvaltningen, By- og Kulturforvaltningen, Børn- og Ungeforvaltningen, Beskæftigelses- og Socialforvaltningen og Ældre- og Handicapforvaltningen udarbejder indstilling til Økonomiudvalget, som herefter træffer beslutning om bevillinger og afslag. Svar på ansøgninger er skriftlige. 16. Hvordan foregår sagsbehandlingen af mundtlige ansøgninger For mundtlige ansøgninger på kr. eller derunder. Opgaven med bevillinger på kr. eller derunder er delegeret til Borgmesterforvaltningen. Der ansøges mundtligt på særligt angivne dage over for et panel af medarbejdere med bredt dækkende kompetencer. Forvaltningen udarbejder notat/skriftlig ansøgning, som godkendes af ansøger. Bevilling/afslag på ansøgninger er skriftlige. Ansøgninger på kr. eller derunder kan også ansøge skriftligt til bydelspuljens ansøgningsfrist den 1. november, hvor Økonomiudvalget træffer beslutning om bevillinger og afslag. 17. Ikrafttræden af reviderede kriterier Nærværende kriterier for bydelspuljen træder i kraft fra ansøgningsrunden med frist den 1. november Der udarbejdes en afrapportering og en evaluering af de nye kriterier til Økonomiudvalget ultimo Der evalueres særligt på rammerne for de mundtlige ansøgninger med mulighed for at justere på baggrund af erfaringerne, da det forud for ikrafttrædelsen af ordningen er vanskeligt at rammesætte proceduren, antallet af ansøgninger og dermed behovet for midler - mv. 8/8