STADGAR SPT Association. Gældende fra

Transkript

1 STADGAR SPT Association Gældende fra

2 Organisationens navn er SPT Association. 1 Navn 2 Formål SPT er en interesseorganisation for virksomheder, som leverer varer og/eller tjenester vedrørende distributionssystemer og anlæg til drivmidler med det formål at varetage og fremme medlemmernes fælles interesser. I overensstemmelse hermed kan SPT's aktiviteter opdeles i følgende hovedopgaver: a. Behandle branchespecifikke spørgsmål, uddannelsesspørgsmål for forskellige virksomhedskategorier i branchen samt prioritere branchen som helhed i forbindelse med forskellige kontakter til myndigheder og organisationer. b. Varetage medlemmernes fælles interesser over for organisationer, myndigheder og andre blandt andet ved at være høringsinstans. c. Arbejde for, at medlemmerne i forhold til kunder og opdragsgivere iagttager god forretningsskik og opretholder en kvalitet og en brancheviden, som mindst opfylder SPT's til enhver tid gældende kvalitetsnorm. d. Arbejde for branchens beståen og udvikling. e. Fremme erfarings- og informationsudveksling i tekniske spørgsmål mellem medlemmerne. 3 Hjemsted SPT skal have hjemsted i en by, som bestemmes af kongressen. 4 Medlemskab og indtræden i organisationen Medlemskab skal kunne bevilges til virksomheder, som leverer varer eller tjenester med relation til distributionssystemer og anlæg for drivmidler, og som med rimelighed kan forventes at følge organisationens vedtægter og beslutninger samt bidrage til at virkeliggøre organisationens formål. Virksomheder som optages som medlem i SPT skal på opfordring fra bestyrelsen, udlevere information om ansatte. Midlertidige konsulenter regnes ikke som ansatte. Virksomheden skal informere SPT om navneændring samt CVR. Nummer. Datterselskab/filial med eget CVR. Nummer kan ikke indgå i samme medlemskab. Ansøgning om medlemskab behandles og afgøres af bestyrelsen. Ansøgningen skal være vedlagt de oplysninger og forpligtelser, som fremgår af bilag 1. SPT og passivt medlemskab. Som passivt medlem i foreningen, kan bestyrelsen udvælge en person som har været aktiv i branchen eller har tilknytning til branchen, med det formål at støtte foreningen. Et passivt medlem kan ikke blive fuldbyrdigt medlem og har ikke stemmeret i foreningen. Et passivt medlem har rettighed til, at benytte sig af foreningens aftaler omkring prisreduktion på arrangementer på samme vilkår som øvrige medlemmer. Et passivt medlem har fri adgang til alle SPT arrangementer såsom, udstillinger, seminar samt foredrag. For at kunne deltage i et årsmøde uden stemmeret, skal det passive medlem have eller har en relation til en virksomhed i SPT. Rejseomkostninger, hotel omkostninger samt øvrige omkostninger betales af det enkelt passive medlem. 5 Medlemmers forpligtelser/eksklusion Medlemmer skal følge organisationens vedtægter og beslutninger samt i sine aktiviteter iagttage de forskrifter om brancheviden, kvalitet og god forretningsskik, som foreskrives i disse vedtægter samt de forskrifter, som fremgår af bilag 2. 2

3 Overtræder et medlem vedtægterne og/eller forskrifter i bilag 2, skader han foreningen, eller modarbejder han dens interesser eller dens formål, og retter han sig ikke efter en skriftlig advarsel fra bestyrelsen, eller går han konkurs, har bestyrelsen ret til at ekskludere ham. Et medlem, som ekskluderes, skal efter en karenstid på to (2) år kunne bevilges medlemskab i organisationen, hvis medlemmet da opfylder de krav, som gælder for medlemskab som beskrevet ovenfor. Beslutning om eksklusion træffes af bestyrelsen på anbefaling af den etisk komité. 6 Organisation SPT's organer er kongres og bestyrelse. SPT skal have en fælles hovedorganisation for Sverige, Norge, Danmark og Finland. Organisationen er opbygget i henhold til organisationsplanen på billede A, indtil kongressen beslutter noget andet. Organisationsplan for SPT Kongressen Generalsekretær & Vice Bestyrelsen Teknisk-Etisk komite Revisor/økonomi Landsrepræsentanter Ekspert/arbejdsgruppe Norge Danmark Finland Sverige Myndighed Oplæring Kvalitet Miljø Etter Kunder/org behov 7 Kongres og stemmeret Den ordinære kongres afholdes før den 30. juni hvert år. Ekstraordinær kongres afholdes, enten når den ordinære kongres eller bestyrelsen synes, at der er behov for en sådan, eller når det med angivet formål begæres skriftligt af revisor eller medlemmer, som repræsenterer mindst 1/4 af det samlede stemmetal for samtlige medlemmer. Senest seks uger efter fremlæggelse af anmodning om afholdelse af en ekstraordinær kongres i henhold til ovenstående skal kongressen afholdes. Tid og sted for afholdelse af kongressen afgøres af bestyrelsen. Indkaldelse af kongres med oplysninger om dagsorden udsendes pr. brev med posten mindst tre uger før kongressen. Både den ordinære og ekstraordinære kongres indledes af generalsekretæren eller i hans fravær af den person, bestyrelsen har udpeget. På den ordinære kongres skal følgende punkter behandles: 3

4 1) Valg af ordstyrer 2) Udarbejdelse af valgliste 3) Valg af referent 4) Valg af to personer ud over ordstyreren til at godkende referatet 5) Konstatering af behørig indkaldelse af generalforsamlingen 6) Bestyrelsens årsregnskab og -beretning, revisorens beretning samt spørgsmål om ansvarsfrihed for bestyrelsen 7) Bestemmelse om antallet af medlemmer og suppleanter i bestyrelsen 8) Valg af generalsekretær 9) Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter 10) Valg af en revisor samt en suppleant for denne 11) Valg af valgbestyrelse 12) Beslutning om årskontingent for administrationsperioden 13) Redegørelse fra bestyrelsen 14) Eventuelt Bestyrelsens årsregnskab og revisionsberetning skal udleveres til medlemmerne sammen med indkaldelsen til den ordinære kongres. Hvert medlem har én (1) stemme ved kongressen. Ved kongressen har et medlem ret til at udøve sin stemmeret via fuldmagt, dog skal den befuldmægtigede selv være medlem eller være ansat hos et medlem i SPT. Fuldmagten er kun gyldig, hvis den er skriftlig og ekspeditionen i hænde senest én uge før kongresdagen. Fuldmagten gælder højst 1 år fra udfærdigelsen. Ingen må repræsentere mere end 2 medlemmer via fuldmagt. Ved stemmelighed er mødelederens stemme udslagsgivende. Afstemningen er offentlig; dog foretages valget med lukkede sedler, hvis der stilles krav om dette. Et forslag fra et medlem skal for at kunne blive behandlet være bestyrelsen i hænde senest tre uge før årskongressen eller et andet møde. 8 Bestyrelse Den øverste myndighed for organisationens anliggender varetages af bestyrelsen. Bestyrelsen består af mindst fem og højst sytten medlemmer og mindst tre og højst fem suppleanter ud over generalsekretæren. Bestyrelsen udpeger en af medlemmerne til at være formand. Medlemmer og suppleanter vælges på den ordinære kongres for to år ad gangen. Mandatperioden planlægges, så mindst halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne og suppleanterne går af det ene år og de andre det næste år. Ved valg af medlemmer og suppleanter bør det tilstræbes, at forskellige lande, landsdele og virksomheder af forskellig størrelse bliver repræsenteret, og at mere end halvdelen af de valgte bestyrelsesmedlemmer skal repræsentere virksomheder, som udelukkende eller så godt som udelukkende driver virksomhed for anlæg til drivmidler. For at bestyrelsen er beslutningsdygtig skal mindst to tredjedele af antallet af medlemmer eller suppleanter være til stede. Suppleanter må kun deltage i et bestyrelsesmøde, når et ordinært bestyrelsesmedlem er forhindret, eller hvis bestyrelsen ellers tillader dette. Suppleanten indtræder i den rækkefølge, som kongressen beslutter. Hvert medlem har en stemme. Medmindre disse vedtægter foreskriver noget andet, træffes beslutninger med simpelt flertal. Ved stemmelighed er mødelederens stemme udslagsgivende. Bestyrelsen mødes mindst tre gange om året og desuden, så ofte generalsekretæren finder det nødvendigt, eller når mindst fire bestyrelsesmedlemmer kræver et møde. Indkaldelse til bestyrelsesmøde skal ske skriftligt mindst en uge før mødet. Det påhviler blandt andet bestyrelsen; at fremme SPT's formål, behandle fremsatte forslag samt forvalte SPT's midler under fælles ansvar. at behandle og afgøre ansøgninger om indtræden i og eksklusion fra SPT. at fremlægge forslag til kongressen om medlemsgebyr, budget for det følgende år og om normer for rejsegodtgørelse og dagtraktementer til bestyrelsen og generalsekretæren. at indkalde til ordinær kongres hvert år samt ekstraordinær i henhold til forskrifterne i disse vedtægter. at fremlægge årsregnskabet ved den ordinære kongres. at afgive erklæring til kongressen i forekommende sager. at repræsentere SPT i forhold til myndigheder og udenforstående. 4

5 Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i afgørelsen af spørgsmål vedrørende egne krav eller krav fra den af ham repræsenterede virksomhed over for SPT. SPT's firma tegnes af den eller de personer, som bestyrelsen udpeger til dette. Hvis en anden person repræsenterer SPT, skal denne have en skriftlig fuldmagt. 9 Generalsekretær Generalsekretæren varetager ledelsen af SPT's aktiviteter og er chef for ekspeditionen i overensstemmelse med de instruktioner, som bestyrelsen eller arbejdsudvalg har udarbejdet. 10 Regnskaber SPT's regnskab, som følger kalenderåret, og administration skal hvert år senest inden udgangen af april måned revideres af en godkendt og autoriseret revisor, som efter revisionen skal udarbejde en vurdering heraf. 11 Referat Ved kongressen og møder i bestyrelsen og arbejdsudvalg skrives referat, som underskrives af mødelederen og to andre tilstedeværende medlemmer ved kongressen og to tilstedeværende medlemmer af bestyrelsen eller arbejdsudvalget ved møder i bestyrelsen og arbejdsudvalg. Referatet skal inden for seks uger efter det afholdte møde være tilgængeligt for organisationens medlemmer. 12 Vederlag og rejsegodtgørelse Medlemmer og suppleanter af bestyrelsen samt andre medlemmer med tillidshverv modtager vederlag og godtgørelse for udlæg til rejse og ophold i henhold til de af bestyrelsen fastsatte regler. 13 Gebyrer Tilmeldingsgebyr fastsættes af kongressen. Medlemskontingent betales i henhold til kongressens beslutning. Medlemmerne afkræves et servicegebyr for at dække omkostningerne for SPT's drift. Servicegebyrets størrelse bestemmes af kongressen. Tilmeldingsgebyret, medlemskontingentet og servicegebyret benævnes samlet som årskontingent. Et nyt medlem betaler fuldt kontingent for det løbende år. Medlemmerne har pligt til at betale årskontingent og betaling af faktura fra SPT senest 30 dage efter modtagelse af fakturaen. 14 Udmelding Medlemskabet ophører efter skriftlig opsigelse af medlemskabet til SPT's ekspedition, senest den 1. november året før udmeldingen skal ske. Ved udtræden har medlemmer ikke ret til adgang til SPT's ressourcer. 15 Tvister Tvister vedrørende fortolkningen eller anvendelsen af disse vedtægter afgøres ved en almindelig domstol. 5

6 16 Vedtægtsændringer For at foretage en vedtægtsændring kræves en beslutning med to tredjedeles stemmeflertal ved en ordinær kongres, dog må ændring af 17 kun ske på den måde, som i denne angives for organisationens opløsning. 17 Opløsning Beslutning om organisationens opløsning kræver to tredjedeles stemmeflertal på to på hinanden følgende kongresser med mindst en måneds mellemrum, hvoraf den ene skal være en ordinær kongres. I forbindelse med en sådan beslutning skal det i henhold til forskrifterne meddeles bestyrelsen, hvordan organisationens aktiver skal behandles. BILAG 1 Krav ved ansøgning om indtræden i SPT Et medlem skal sammen med sin ansøgning om indtræden i SPT medsende: - Udfyldt ansøgningsformular vedtaget af bestyrelsen. - Revideret regnskab for de to seneste regnskabsår. - To skriftlige referencer fra kunder i branchen. - To skriftlige referencer fra medlemsvirksomheder. - Gyldigt registreringsbevis, der ikke må være ældre end tre måneder. - Forpligtelse til inden for to år at have gennemgået et kursus for at opnå SPT's grundlæggende kompetence for den respektive produktkategori eller fremvise dokumentation for tilstrækkelig kompetence. - Liste over ansatte i virksomhed. - Kopi af forsikringspolice på den i branchen sædvanlige ansvarsforsikring. - Oplysninger om kontaktperson. Hvis denne ikke er identisk med firmaejeren, skal ansøgningen vedlægges en fuldmagt. BILAG 2 Forpligtelser Et medlem skal - besvare oplysninger om intern kontrol i henhold til de forskrifter, som bestyrelsen har vedtaget, - skriftligt og på eget initiativ oplyse om ejerskifte eller andre væsentlige ændringer i virksomhedens drift, - følge bestyrelsens beslutninger og forskrifter i henhold til vedtægterne. Æresmedlemmer Bestyrelsen kan udpege medlemmer til optagelse som æresmedlem i foreningen, et æresmedlem er fritaget for medlems kontingent. Udvalgte medlem kan være fremtrædende medlemmer som har repræsenteret SPT på værdig vis samt virker som ambassadør for både SPT og branchen. Æresmedlemskab er gældende for livstid eller til vedkommende selv ønsker at udtræde,eller såfremt vedkommende har misbrugt sine beføjelser som æresmedlem. Æresmedlemmet deltager på bestyrelses møder såfremt bestyrelsen ønsker det. Refusion for deltagelse i bestyrelses møder samt projekter, besluttes af bestyrelsen. 6

7 BILAG 3 Organisations beskrivelse for SPT Funktion Besluttes af Vælges af Valgperiode Revisor Kongressen Kongressen 1 år Valgkomiteen Kongressen Kongressen 1 år(max 5 personer) Generalsekretæren Valgkomiteen Kongressen Indgår i bestyrelsen og teknisk/etisk komitee 2 år Bestyrelsen(5-17 Valgkomiteen Kongressen 2 år medlemmer) Vice generalsekretær Bestyrelsen Bestyrelsen 1 år Teknisk/etisk komite Bestyrelsen Bestyrelsen Etter behov e(max 5 medlemmer) Ekspert & Arbeidsgruppe Bestyrelsen Bestyrelsen Etter behov Møteleder(årsmøte) Kongressen Kongressen Kun for mødet Sekretær for årsmødet Kongressen Kongressen Kun for mødet Sekretær for bestyrelsen Bestyrelsen Bestyrelsen 1 år Revisor Bestyrelsen og generalsekretæren Økonomi Bestyrelsen og generalsekretæren 7